PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS

(1)

(2)

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS

Editor:

Erlindai, M.Kes

(3)

Judul Buku : PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS Penulis : Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Penerbit :

UIM Press, Jln. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur Kode Pos. 20239

CP: 0823-6304-1647

e-mail: [email protected] Cetakan Pertama : Agustus 2021

Penata Letak : Erlindai, M.Kes

Editor : Erlindai, M.Kes

Desain Sampul : Bagus

ISBN : 978-623-97658-6-6

Penerbit:

UIM Press

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang

Dilarang keras memperbanyak, memfotokopi sebagian atau seluruh isi buku ini, serta memperjualbelikannya tanpa mendapat izin tertulis dari penerbit.

(4)

KATA PENGANTAR PENULIS

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas tersusunnya Buku dengan judul “Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis”.

Buku yang penulis sajikan ini merupakan buku referensi bagi pelajar, akademisi maupun praktisi untuk memahami perencanaan unit kerja rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan.

Tujuan dari penyusunan buku ini adalah untuk memudahkan para mahasiswa maupun pemerhati dalam memahami bagaimana teori terkait dengan perencanaan unit kerja rekam medis dalam lingkup kerja Perekam dan Informasi Kesehatan (PMIK) di fasilitas pelayanan kesehatan yang kesannya cukup rumit sehingga menjadi lebih mudah.

Keberhasilan penyusunan buku ini tentunya bukan atas usaha penulis saja namun ada banyak pihak yang turut membantu dan memberikan dukungan untuk suksesnya penulisan buku ini. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan baik secara moril ataupun material sehingga buku ini berhasil disusun.

Buku ini tentu tidak luput dari kekurangan, sehingga, kritik, saran serta masukan dari pembaca sangat penulis harapkan dan penulis juga sangat terbuka untuk itu supaya buku ini semakin sempurna dan lengkap. Semoga buku ini bermanfaat. Terima Kasih.

Medan, Agustus 2021

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

(5)

KATA PENGANTAR EDITOR

Puji Syukur selalu penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas anugrah-Nya buku ini dapat diselesaikan dengan baik.

Buku yang berjudul “Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis” ini dimaksudkan sebagai salah satu buku yang diperuntukkan kepada mahasiswa/i program kesehatan. Dengan adanya buku ini, diharapkan dapat membantu mahasiswa dalam mempelajari dan memahami materi- materi perencanaan unit kerja rekam medis.

Akhirnya, semoga buku ini dapat memberikan pencerahan dan menambah khazanah keilmuan khususnya para pelaku pendidikan di perguruan tinggi terkait dengan perencanaan unit kerja rekam medis dalam kaitannya dengan ilmu rekam medis. Selanjutnya ucapan terima kasih sedalam- dalamnya dihaturkan kepada semua pihak yang telah membantu dan menerbitkan buku ini. Semoga buku ini bermanfaat. Terima Kasih.

Medan, Agustus 2021

Erlindai, M.Kes

(6)

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... iii

Daftar Isi ... v

Glosarium ... vii

BAB I PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DI UNIT KERJA RMIK ... 1

A. Pendahuluan ... 1

B. Konsep Perencanaan SDM ... 2

C. Kedudukan Dan Fungsi Perencanaan Sdm ... 12

D. Rangkuman ... 21

E. Daftar Pustaka ... 22

BAB II ANALISIS JABATAN DAN PENILAIAN KERJA ... 23

B. Konsep Analisis Jabatan Dan Penilaian Kinerja ... 24

C. Rangkuman ... 36

D. Daftar Pustaka ... 37

BAB III PEREKRUTAN DAN PENEMPATAN SDM ... 38

A. Pendahulun ... 38

B. Organisasi Kerja, Night Shif Work, Recruitment Dan Seleksi ... 39

C. Orientasi Dan Penempatan ... 53

D. Kompetensi , Pembelajaran, Tugas, Wewenang Dan Tanggungjawab PMIK ... 59

E. Rangkuman ... 77

F. Daftar Pustaka ... 78

BAB IV PENGELOLAAN PROSEDUR KERJA UNIT RMIK ... 79

B. Konsep Teori ... 79

C. Rangkuman ... 88

BAB V SISTEM KREDENSIAL BAGI PMIK DI UNIT KERJA RMIK ... 90

C. Rangkuman ... 99

(7)

BAB VI ANALISIS BEBAN KERJA ... 100

C. Rangkuman ... 117

BAB VII PENGEMBANGAN SDM ... 118

BAB VIII PENGAWASAN SDM DI UNIT KERJA RMIK ... 132

BAB IX PERENCANAAN SARANA KERJA RM ... 153

BAB X KONSEP ERGONOMI PADA UNIT KERJA RMIK ... 183

B. Konsep Dasar Lingkungan Kerja Dan Ergonomi ... 184

C. Kesehatan Dan Keselamatan Kerja ... 204

D. Rangkuman ... 212

E. Daftar Pustaka ... 213

BIOGRAFI PENULIS ... 214

BIOGRAFI EDITOR ... 216

(8)

GLOSARIUM

Rekam Medis : Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medsi adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Kompetensi Perekam Medis

: Kompetensi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang harus dimiliki oleh seorang profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam melakukan tanggung jawab diberbagai tatanan pelayanan kesehatan.

Jabatan fungsional perekam Medis

: Jabatan Fungsional Perekam Medis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, danwewenang untuk melakukan kegiatan pelayanan rekammedisinformasi kesehatan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil.

Ergonomi

: Ilmu yang mempelajari interaksi kompleks antara aspek pekerjaan yang meliputi peralatan kerja, tatacara kerja, proses atau sistem kerja dan lingkungan kerja dengan kondisi fisik, fisiologis dan psikis manusia karyawan untuk menyesuaikan aspek pekerjaan dengan kondisi karyawan dapat bekerja dengan aman, nyaman efisien dan lebih produktif.

Kesehatan kerja

: Upaya mencegah terjadi cidera yang banyak terjadi pada karyawan dalam melakukan pekerjaan sehari- hari. Cidera yang banyak terjadi disebabkan oleh terpeleset, tersandung, dan jatuh (slip, trip and fall).

Keselamatan kerja

: Perlindungan bagi karyawan dari luka-luka yang disebabkan kecelakaan-kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan. Kesehatan adalah bebasnya para karyawan dari sakit secara fisik atau emosi.

Disain : Proses untuk membuat dan menciptakan objek baru Lay out : Tata letak peralatan dan yang dibutuhkan

Estimasi : Perkiraan

Standar Prosedur Operasional (SPO)

: Standar Prosedur Operasional adalah suatau perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. (UU RI No. 44 Tahun 2009)

(9)

BAB I

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DI UNIT KERJA RMIK

A. Pendahuluan

Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan sub unit yang mempunyai peranan penting di setiap fasilitas pelayanan kesehatan.

Keberhasilan pelayanan yang diberikan dan berkualitas dapat dilihat dari pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan oleh tenaga- tenaga profesional. Untuk mengelola unit rekam medis yang menghasilkan informasi kesehatan bermutu perlu didukung dengan sumber daya yang memadai, baik sumber daya manusia, sarana dan prasarananya.

Bila dilihat dari pendekatan sistem, unit rekam medis dan informasi kesehatan terdiri dari beberapa sub sistem yang satu sama lain saling terkait, bekerja sama dan saling mendukung untuk menghasilkan keluaran atau output yang berkualitas. Jika dilihat dari pendekatan organisasi, unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan kumpulan dua orang atau lebih yang saling bekerja sama dan saling mendukung untuk menghasilkan keluaran yang berkualitas. Oleh karena itu, sumber daya manusia, sarana dan prasarana unit rekam medis dan informasi kesehatan perlu dikelola dengan profesional.

Agar dapat memahami materi ini dengan baik, mahasiswa diharapkan mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga mempelajari contoh, mengikuti tugas yang ada. Mahasiswa juga diharapkan tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat

(10)

pustaka atau buku- buku lain yang berhubungan dengan bahasan ini.

B. Konsep Perencanaan SDM 1. Pengertian perencanaan SDM

a. Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya b. Andrew E. Sikula (1981) mengemukakan bahwa: “ Prencanaan

tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”

c. Mangkunegara (2003): “ Perencanaan tenaga kerja adalah proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis”.

2. Tujuan perencanaan SDM

Tujuan Umum Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia dan mengembangkan program- program kepegawaian dalam rangka mengeliminir penyimpangan- penyimpangan, atas dasar kepentingan individu dan organisasi.

Tujuan Khusus Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut:

a. Mengurangi beban biaya dalam bidang ketenagaan dengan cara mengantisipasi kekurangan maupun kelebihan jumlah tenaga yang diperlukan;

b. Menjadi dasar yang baik untuk merencanakan pengembangan staf dalam rangka mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya manusia;

c. Meningkatkan proses perencanaan organisasi secara menyeluruh;

d. Memberikan kesempatan anggota organisasi untuk meningkatkan karir, dan mengidentifikasi keahlian- keahlian khusus yang tersedia;

(11)

e. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen sumber daya manusia yang baik;

f. Menyediakan alat untuk menilai pengaruh segenap alternatif tindakan dan kebijakan personalia.

3. Kegunaan perencanaan SDM

Siagian (2005), mengemukakan 6 (enam) kegunaan perencanaan SDM, yaitu:

a. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik;

b. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan;

c. Sebagai dasar informasi dalam penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak;

d. Menjadi informasi yang komprehensif dalam penanganan ketenagakerjaan;

e. Sebagai penelitian pendahuluan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia;

f. Menjadi dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi.

4. Metode perencanaan SDM

a. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)

Teknik analisis beban kerja adalah serangkaian proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi atau sub posisi, dan juga membutuhkan jumlah orang untuk mengisi posisi atau sub posisi.

Analisis beban kerja sangat penting untuk menghitung berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua tugas dalam bagian atau departemen. Dalam metode ini, ada tiga tahap utama yang akan dijelaskan di bawah ini:

1) Menentukan output utama dari fungsi/ sub fungsi dan mengidentifikasi urutan pekerjaan yang diperlukan untuk memproduksi output;

2) Rincian rantai peristiwa ke dalam tugas yang lebih spesifik;

3) Menghitung jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk

(12)

Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperuntukkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

b. Teori Gillies

Prinsip perhitungan rumus Gillies dalam memberikan pelayanan keperawatan ada tiga jenis bentuk pelayanan, yaitu:

1. Perawatan langsung, adalah perawatan yang diberikan oleh perawat yang ada hubungan secara khusus dengan kebutuhan fisik, psikologis, dan spiritual. Berdasarkan tingkat ketergantungan pasien pada perawat maka dapat diklasifikasikan dalam empat kelompok yaitu: self care, partial care, total care, dan intensive care.

2. Perawat tak langsung, meliputi kegiatan- kegiatan membuat rencana perawatan, memasang/ menyiapkan alat, konsultasi dengan anggota tim, menulis, dan membaca catatan kesehatan, melaporkan kondisi pasien.

3. Pendidikan kesehatan yang diberikan kepada klien meliputi:

aktifitas, pengobatan serta tindak lanjut pengobatan. Menurut Mayer dalam Gillies (1994), waktu yang dibutuhkan untuk pendidikan kesehatan ialah 15 menit/ klien/ hari.

a. Rata- rata klien per hari adalah jumlah klien yang dirawat di suatu unit berdasarkan rata- ratanya atau menurut “Bed Occupancy Rate” (BOR).

b. Jumlah hari perawatan rumah sakit dalam waktu tertentu x 100%

c. Jumlah tempat tertentu x 365. Jumlah hari pertahun, yaitu 365 hari

d. Hari libur masing- masing perawat pertahun, yaitu 128 hari, hari Minggu= 52 hari dan hari Sabtu= 52 hari. Untuk hari Sabtu tergantung kebijakan RS setempat, kalau ini merupakan hari libur maka harus diperhitungkan, begitu juga sebaliknya, hari libur nasional= 12 hari dan cuti tahunan= 12 hari.

e. Jumlah jam kerja tiap perawat adalah 20 jam per minggu (kalau hari kerja efektif 5 hari maka 40/5 = 8 jam, kalau hari kerja efektif 6 hari per minggu maka 40/6 jam= 6,6 jam per hari)

(13)

f. Jumlah tenaga keperawatan yang dibutuhkan di satu unit harus ditambah 20% (untuk antisipasi kekurangan/

cadangan).

c. Analisis Kebutuhan Beban Kerja Nyata Setiap Kategori SDM (Work Load Indicator Staff Need)

1. Metode WISN adalah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit;

2. Metode perhitungan WISN pada saat ini telah diadaptasi dan digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung jumlah kebutuhan masing- masing kategori tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Kantor Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit Propinsi, Kabupaten/ Kota, serta disahkan melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 81/ Menkes/ SK/ 2004.

5. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Ada banyak defenisi dari para ahli dan berbagai praktisi bisnis tentang manajemen sember daya manusai (MSDM) yang semuanya berusaha menggali tentang SDM secara dalam dan komprehensif dimana pemikiran tersebut dipengaruhi oleh berbagai latar belakang yang masing- masing saling berbeda- beda seperti pendidikan, pekerjaan dan juga pengalaman.

Manajemen sumber daya manusia (human, resources, management) adalah rangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahakan tenaga kerja yang efektif.

Defenisi ini dapat dianggap sebagai defenisi yang sangat general dan tidak spesifik seperti kita mendefenisikan MSDM pendekatan pemerintah atau MSDM defenisi pendekatan industri jasa atau manufaktur. Tetapi ini defenisi yang kiranya cocok dilihat secara umum.

Sudah menjadi tujuan umum bagian MSDM untuk mampu memberikan kepuasan kerja yang maksimal kepada pihak manajemen prusahaan yang lebih jauh mampu membawa pengaruh pada nilai perusahaan (company value) baik secara jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk lebih jelasnya bagaimana konsep dasar bekerjanya

(14)

Gambar 1. Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia 6. Psychological Contract

Psychology contract memiliki peran besar dalam memberi pengaruh pada penguatan dan pengembangan SDM sebuah organisasi, dan psychological contract lebih jauh mampu mendorong peningkatan nilai perusahaan (company value). Secara khusus kontrak psikologis (psychological contract) adalah rangkaian ekspetasi yang dimiliki seorang individu menyangkut apa yang akan dia kontribusikan untuk organisasi dan apa yang diberikan organisasi sebagai balas jasa.

Dasar konsep kontrak psikologis mencoba memberikan kenyamanan psikologis kepada karyawan yang bekerja di sebuah organisasi. Karyawan bagi perusahaan bukan hanya sekedar aset namun juga mitra bisnis yang dipercaya untuk mendukung pembangunan perusahaan. Ada banyak rahasia perusahaaan yang diketahui karyawan, dan bisa saja ketidaknyamanan dalam bekerja bisa mendorong seorang karyawan untuk membuka atau menjual rahasia perusahaan pesaingan.

Sehingga pemahaman psychological contract tidak harus dilihat secara sederhana namun memiliki nilai kompleks dan berdampak luas dalam membangun tumbuh dan berkembangnya penguatan internal dan membangun kepercayaan dari pihak eksternal.

7. Budaya Dan Karyawan

Sebuah organisasi bisnis dimanapun berada berusaha memperlihatkan dan menghidupkan bentuk budaya yang menjadi

TOP Manajemen

Manajer

MSDM Efesien

Efektif

Goal/Tujuan

(15)

cermin gaya dan orgnasisasi tersebut. Ada sebuah pendapat bahwa kerja keras dan kedisplinan itu adalah sesuatu yang mahal harganya. Namun kita dapat melihat ini sebagai pendapat yang salah karena pada dasarnya kerja keras dan kedisplinan adalah sebuah budaya. Karena budaya sendiri adalah hasil karya cipta manusia yang dibangun dan dipertahankan secara terus menerus.

Gambar 2. Kontrak Psikologis

Organisasi yang berstandar internasional selalu menerapkan standar yang tinggi pada karyawannya, dan itu bias kita temukan pada mahasiswa yang kuliah di universitas top atau berkelas dengan masuk dalam rangking dunia. Artinya lebih jauh seorang karyawan bisa memiliki budaya dengan rutinitas kerja seperti yang diidam- idamkan, yaitu dengan syarat ia harus mampu lulus dan menjadi karyawan diperusahaan tersebut.

Contoh nyata telah memperlihatkan bagaimana seorang karyawan Chevron atau Freeport dan lainnya yang berasal dari perusahaan rokok Mariboro, walaupun dua jenis perusahaan tersebut berbeda ruang lingkup aktivitasnya namun konsep budaya juga dapat menyatukan kita.

Kita dapat berbincang- bincang dengan mudah dengan orang asing karena kita memiliki budaya yang sama, budaya menunjukan pengalaman bersama kita.

Kontribusi dari individu:

 Upaya

 Kemampuan

 Kesetiaan

 Keterampilan

 Waktu

 Kompetensi

Intensif daari Organisasi:

 Gaji

 Jaminan Kerja

 Tunjangan

 Peluang Karis

 Status

 Peluang promosi

(16)

8. Keselamatan Dan Kesehatan Kerja

Dalam aktivitas sebuah perusahaan, maka di pihak karyawan dalam bekerja ada 2 (dua) sisi yang sering dilihat dan dipertanyakan yang dianggap memiliki nilai kenyamanan, yaitu:

a. Kesehatan Kerja

Kesehatan kerja adalah adanya jaminan kesehatan pada saat melakukan pekerjaan. Menurut WHO/ILO (1995), kesehatan kerja bertujuan untuk peningkatan dan pemeliharaan derajat kesehatan fisik, mental dan sosial yang setinggi- tingginya bagi pekerja di semua jenis pekerjaan, pencegahan terhadap gangguan kesehatan pekerja yang dsebabkan oleh kondisi pekerjaan; perlindungan bagi pekerja dalam pekerjaannya dari resiko akibat factor yang merugikan kesehatan; dan penempatan serta pemeliharaan pekerja dalam suatu ligkungan kerja yang disesuaikan dengan kondisi fisiologi dan psikologinya. Secara ringkas merupakan penyesuaian pekerjaan kepada manusia dan setiap manusia kepada pekerjaan atau jabatannya.

Kesehatan kerja menurut Suma’mur didefenisikan sebagai spesialisasi dalam ilmu kesehatan/kedokteran beserta prakteknya, agar masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi- tingginya, baik fisik atau mental maupun sosial dengan usaha- usaha preventif atau kuratif terhadap penyakit-penyakit atau gangguan kesehatan yang diakibatkan faktor- faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap penyakit- penyakit umum.

b. Keselamatan Kerja

Keselamatan kerja adalah perlindungan bagi karyawan dari luka- luka yang disebabkan kecelakaan- kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan. Kesehatan adalah bebasnya para karyawan dari sakit secara fisik atau emosi. Keselamatan kerja merujuk pada perlindungan atas keamanan kerja yang dialami setiap pekerja. Perlindungan mengarah pada kondisi fisik dan mental para pekerja yang diakibatkan lingkungan kerja yang ada diperusahaan. Perusahaan yang melaksanakan program keselamatan kerja akan terdapat sedikit karyawan yang mengalami cidera jangka pendek atau jangka panjang akibat pekerjaan mereka.

Seorang karyawan ketika bekerja disebuah perusahaan maka artinya ia mulai melihat bagaimana perusahaan tersebut berperan penuh dalam mendukungnya untuk menguntungkan masa depannya secara jangka panjang. Sehingga sudah sewajarnya jika jaminan keselamatan dan

(17)

kesehatan menjadi penting jika mengingat keinginan di atas. Kasus tidak adanya ganti rugi jaminan asuransi secara penuh kepada karyawan dalam bekerja itu tentunya bisa memberi nilai yang buruk pada perusahaan tersebut. Termasuk menurunkan reputasi perusahaan dimata para stakeholders’. Stakehorlders’ adalah mereka yang dianggap memiliki kepentingan penuh pada perusahaan contohnya kreditur, supplier, mitra bisnis, konsumen, pemerintah, dan lain sebagainya.

Dalam konteks kedudukan kerja posisi dan peran asuransi menjadi penting ini dapat kita lihat pada berbagai kasus kecelakaan yang terjadi pada karyawan yang menjalankan tugasnya. Ada baiknya kita pahami akan defenisi asuransi itu sendiri. Asuransi merupkan sebuah lembaga yang didirikan atas dasar untuk menstabilkan kondisi bisnis dari berbagai risiko yang mungkin terjadi, dengan harapan pada saat risiko dialihkan kepada pihak asuransi maka perusahaan akan lebih fokus dalam menjalankan usaha. Jaminan yang diberikan oleh pihak asuransi adalah pembayaran klaim kepada nasabah.

Bagi mereka yang masuk asuransi diwajibkan untuk membayar kewajiban setiap bulan selama jangka waktu yang ditetapkan. Kewajiban bagi pihak asuransi membayar klaim sebagaimana dikatakan oleh Herman Darmawi bahwa defenisi kedua dari asuransi adalah “asuransi alat penggabungan risiko dari dua atau lebih orang-orang atau perushaan- perusahaan melalui sumbangan actual atau yang dijanjikan untuk membentuk dana guna membayar klaim”.

Bagi seorang manajer perlu mengatur tingkat kecelakaan kerja dan frekuensi kecelakaan yang mungkin terjadi perusahaan tersebut, dengan tujuan agar ia bisa membuat kebijakan dan keputusan yang lebih terukur dan sistematis. Tingkat kecelakaan kerja dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

TKK =

dengan ketentuan, untuk 100 perja tetap adalah 200.000 (40 jam seminggu x 50 minggu). Dan selanjutnya kita juga dapat menghitung frekuensi kecelakaan kerja yang terjadi setiap satu juta jam kerja (bukan dalam setahun). Untuk memudahkan perhitungan ini, digunakan rumus sebagai berikut:

(18)

FK =

Untuk dipahami bahwa rumus tersebut dibuat dan disesuaikan dengan kejadian di lapangan artinya kondisi empris menjadi dasar dalam pembuatan suatu rumus, dan rumus tidak boleh bergeser dari kondisi di lapangan. Melakukan penyesuaian rumus boleh saja dilakukan atau bahkan mengembangkan rumus yang telah ada sebagai bentuk untuk menjawab setiap permasalahan dam bidang ilmu menajamen sumber daya manusia.

Salah satu pihak yang paling ingin jaminan dalam melaksanakan pekerjaan adalah terutama pada wanita atau ibu rumah tangga yang bekerja. Karena berdasarkan berbagai hasil penelitian menunjukkan kalangan perempuan memiliki tingkat waspada yang tinggi dan sangat menginginkan ketenangan dalam bekerja. Itu terjadi sudah menjadi watak dan sifat perempuan yang lebih banyak mengandalkan perasaan daripada logika.

Kasus ibu hamil yang sulit mendapatkan biaya pergantian persalinan telah menyebabkan kaum wanita membentuk Lembaga perlindungan ibu dan anak yang bertugas untuk memberi perhatian lebih kepada wanita dalam memperjuangkan hak- haknya, namun dengan munculnya konsep

“kesetaraan gender” antara laki- laki dan perempuan maka telah menyebabkan kalangan perempuan harus dianggap sejajar dengan kalangan laki- laki dalam hak dan perlakuan di dunia pekerjaannya.

9. Asuransi Dan Jaminan Bekerja

Asuransi dan risiko sering dilihat sebagai sekeping mata uang logam yang saling berkaitan, walau bisa dikaji secara terpisah namun harus dilihat sebagai satu kesatuan. Alasan dasar dalam pendirian asuransi adalah untuk memperkecil risiko yang dialami oleh berbagai pihak baik organisasi/ institusi maupun individu.

Dunia penuh dengan perubahan dan setiap perubahan memberi implikasi tertentu bagi berbagai pihak seperti profit dan loss (keuntungan dan kerugian). Dalam konteks profit dan loss tersebut tentunya tidak terjadi begitu saja namun itu terjadi disebabkan oleh sebab- sebab tertentu, karena sesungguhnya profit dan loss memiliki kausalitasnya masing- masing. Dan dunia bisnis begitu rentan terhadap timbulnya risiko termasuk risiko kecelakaan kerja yang dialami oleh para karyawan.

(19)

Sehingga wajar jika pihak manajemen perusahaan memikirkan secara serius bagaimana pihak asuransi berperan sebagai pihak pemberi kenyamanan kepada para karyawan.

Instrumen dalam bentuk kebijakan yang diambil dan dilaksanakan merupakan salah satu faktor yang bisa kita terjemahkan sebagai sebabnya. Berbagai formula dan ukuran dibuat agar arah profit yang diperoleh maksimal dan memiliki nilai loss yang sekecil mungkin.

Namun sebagaimana kita ketahui kenyataan atau kondisi pasar (market condition) bisa saja berubah 45 (empat puluh lima) derajat bahkan lebih.

Atas dasar inilah lembaga asuransi didirikan, yaitu menampung, menerima, dan memberikan solusi bagi nasabahnya dengan ketentuan dan prasyarat yang mereka tawarkan. Yaitu khususnya sekali adalah sektor bisnis, ini sebagaimana yang dikatakan oleh Pieter F. Ducker bahwa “salah satu prestasi zaman perdagangan terbesar adalah pengubah resiko- resiko fisik ini ke dalam sesuatu yang dapat diramalkan sehingga dapat bersiap- siap untuk dihadapi. Bukanlah pernyataan yang berlebih- lebihan untuk mengatakan bahwa tanpa asuransi, perekonomian dan perindustrian tidak akan dapat berfungsi sebagaimana mestinya”.

Adapun pengertian asuransi menurut KUHD (Kitab Undang- Undang Hukum Dagang) Pasal 246 adalah “Asuransi atau pertanggungan adalah suatu perjanjian dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan memberikan suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya karena sesuatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, yang mungkin diderita arena suatu peristiwa yang tak tertentu”. Berdasarkan pengertian tersebut, maka dalam asuransi terkandung 4 unsur, yaitu:

a. Pihak tertanggung (insured) yang berjanji untuk membayar uang premi kepada pihak penanggung, sekaligus atau secara berangsur- angsur.

b. Pihak penanggung (insurer) yang berjanji akan membayar sejumlah uang (santunan) kepada pihak tertanggung, sekalian atau secara berangsur-angsur apabila terjadi sesuatu yang mengandung unsur tak tertentu.

c. Suatu peristiwa (accident) yang tak tertentu (yang tidak diketahui sebelumnya)

(20)

d. Kepentingan (interest) yang mungkin mengalami kerugian karena peristiwa tertentu.

Secara mendalam untuk memberikan perbandingan tentang defenisi asuransi, dapat kita lihat pada pendapat di bawah ini:

Defenisi Asuransi oleh Prof. Menhr dan Cammack:

“Asuransi adalah alat sosial untuk mengurangi resiko, dengan menggabungkan sejumlah yang memadai unit- unit yang terkena resiko, sehingga kerugian- kerugian individual mereka secara kolektif dapat diramalkan. Kemudian kerugian yang dapat diramalkan itu dipikul merata oleh mereka yang tergabung”.

Definisi Asuransi oleh Molegraff:

“Asuransi kerugian adalah persetujuan dengan mana satu pihak, penanggung mengikatkan diri terhadap yang lain, untuk mengganti kerugian yang dapat diderita oleh tertanggung, karena terjadinya suatu peristiwa yang telah ditunjuk dan yang belum tentu serta kebetulan, dengan mana pula bertanggung berjanji untuk membayar premi”.

C. Kedudukan Dan Fungsi Perencanaan Sdm

1. Pengertian Perencanaan dan Perencanaan SDM

Joel G. Seigel dan Jae K. Shim mendefenisikan perencanaan adalah pemilihan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta merencanakan taktik dan strategi untuk mencapai tunjuan tersebut. Adapun menurut George R. Terry “ planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulations of proposed activation believed necessary to achieve desired result “

Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari langkah- langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam perencanaan mampu memberi pengaruh positif dan negatif pada masa yang akan datang, sehingga suatu perencanaan yang dibuat adalah selalu memikirkan dampak jangka panjang yang mungkin akan dialami.

Ada banyak definisi yang tentang perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) baik yang bersumber dari buku teks dalam dan luar negeri. Secara teoritis “ perencanaan SDM merupkan satu paket kegiatan Sumber Daya Manusia yang terdiri dari analisa pekerjaan, rekruitmen dan

(21)

seleksi yang harus mampu menghindari kekeliruan dalam bentuk memperkerjakan SDM yang seharusnya diterima.

Perencanaan SDM yang baik adalah memiliki konsep dan dapat dijadikan pijakan dalam pembuatan pengambilan keputusan.

Perencanaan SDM harus mampu memberikan pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaan dan pengembangan SDM yang seharusnya dipekerjakan di lingkungan sebuah organisasi dan perusahaan (Nawawi, 2005).

Gambar 1. Kedudukan Perencanaan dalam Ilmu Manajemen Kualitas perencanaan SDM yang baik dimungkinkan mampu membangun suatu struktur manajemen lingkungan kerja yang nyaman dan stabil secara jangka panjang karena jika kita kembali kepada konsep dasar perusahaan bahwa tujuan penderita perusahaan ada 2, yaitu:

a. Profil, dan

b. Keberlanjutan usaha

(22)

Gambar 3. Ihtisar Proses Perencanaan

Dua tujuan ini selalu menjadi dasar pijakan dalam pengambilan keputusan termasuk keputusan dalam membangun perencanaan SDM tentunya.

Ada yang perlu dipahami bahwa definisi perencanaan sumber daya manusia berbeda dengan perencanaan tenaga kerja jika kita merujuk pada undang- undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenaga kerjaan Bab 1 pasal 7, yang berbunyi,” perencanaan tenaga kerja adalah proses penyusunan rencana ketenagaan kerjaan secara sistematis yang dijadikan dasar dan acuan dalam penyusunan kebijakan, strategi, dan pelaksanaan program pembangunan ketenagaakerjaan yang berkesinabungan.”

2. Bentuk Perencanaan dan Permasalahan yang Timbul dalam Bidang SDM

Secara umum ada 3 (tiga) bentuk perencanaan sumber daya manusia yang dibuat oleh perusahaan, yaitu:

a. Kuantitatif, b. Kualitatif, dan

c. Penggabungan kuantitatif dan kualitatif

(23)

Perencanaan kuantitatif adalah prediksi mengenai jumlah SDM yang dibutuhkan (demand), sedang perencanaan kualitatif adalah prediksi kualifikasi (persyaratan) SDM yang relevan dengan jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya masa depan. Sedangkan yang ketiga adalah penggabungan dari kuantitatif dan kualitatif untuk menghasilkan satu buah konsep perencanaan yang memiliki nilai tambah dan lebih bernilai strategis.

Gambar 4. Tiga Konsep Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tidak bisa dipungkiri jika dalam pembuatan suatu perencanaan SDM yang baik diperlukan suatu dasar penelaahan dari berbagai sudut pandang baik informasi yang berasal dari top management dan lower management. Dengan tujuan agar perencanaan manajemen SDM yang dibuat merupakan suatu konsep perencanaan yang mewakili dari barbagai pihak.

Kadang kala sering suatu perencanaan manajemen SDM dibuat tanpa melakukakan kajian dan menerima informasi dari berbagai pihak, namun dibuat atas dasar keputusan sepihak yaitu dari sekelompok pihak manajemen saja, seperti top management. Sehingga ini bisa berdampak pada tidak matangnya rencana yang dibuat bukan timbulnya keterlambatan dalam proses jalannya rencana tersebut.

(24)

Tabel 3.1. Berbagai Pilihan Untuk Mengurangi Kelebihan Tenaga Kerja Yang Diharapkan

Pilihan Kecepatan Penderitaan

Manusia

1. Perampingan Cepat Tinggi

2. Pengurangan Gaji Cepat Tinggi

3. Penurunan Pangkat Cepat Tinggi

4. Perpindahan Cepat Sedang

5. Pembagian Kerja Cepat Sedang

6. Pembekuan Perekrutan Lambat Rendah

7. Pengurangan Tenaga Kerja

Secara Alamiah Lambat Rendah

8. Pensiun Dini Lambat Rendah

9. Pelatihan Ulang Lambat Rendah

Masalah dalam perencanaan SDM yang dihadapi pemilik perusahaan, tidak sekedar mengenai cara mengadakan SDM yang dihadapi pemilik perusahaan, tidak sekedar mengenai cara mengadakan SDM yang mampu bekerja secara efektif, efisien, produktif dan berkualitas pada saat dibutuhkan, tetapi mengenai masalah cara memperlakukannya, agar secara terus menerus mampu memberikan kontribusi terbaik dalam usaha pencapaian organisasi perusahaan.

3. Peran Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam Membangun

Dalam suatu organisasi bisnis peran bagian human resource menjadi penting saat dihadapkan dengan penciptaan tenaga yang berkualitas.

Karena itu bagian sumber daya manusia (SDM) memiliki peran strategis dalam membangun dan merencanakan karyawan yang benar- benar berkualitas.

Ini seperti yan dikemukakan oleh Melayu S.P. Hasibuan bahwa, “ perencanaan sumber daya manusia atau Human Resource Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia.”

Sebuah organisasi yang berkeinginan membangun kualitas kinerja yang baik tidak akan tercapai tanpa adanya dukungan dari kinerja para pegawainya. Sehingga merencanakan pengembangan kualitas para pegawai artinya organisasi tersebut berusaha membangun dan

(25)

menciptakan suatu kekuatan yang bersinergi dalam satu kerangka yaitu organisasi manajemen yang berkinerja.

Ini sebagaimana dikatakan oleh Harbani Pasolong” kinerja pegawai adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi. Sedangkan kinerja organisasi adalah totalitas hasil kerja yang dicapai suatu organisasi.”

Sehingga sangat tidak mungkin suatu organisasi bisa mencapai kinerja yang maksimal jika tanpa dukungan dari kinerja karyawan.

Seorang manajer dituntut mampu mempergunakan ilmu dan seni dengan mendorong para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan secara baik.

Ini sebagaimana definisi dari manajemen itu sendiri; yaitu: manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Ditempatkannya kata proses karena untuk melaksanakan dan mewujudkan suatu cita- cita diperlukan proses. Dan proses itu dimulai dari awal hingga akhir, dengan begitu seorang manejer dalam menjalankan suatu rencana manajemen kinerja yang dimaksud harus memiliki tingkat kesabaran dan ketenangan yang tinggi.

Di sisi lain Melayu S.P. Hasibuan mengatakan bahwa tujuan perencanaan SDM adalah:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mis manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga diharapkan produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan dan kelebihannya karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrut, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian.

(26)

Dalam menetapkan suatu perencanaan SDM yang berkualitas maka selanjutnya harus diikuti dengan konsep penilaian kinerja karyawan yang bersangkutan. Suatu rencana SDM yang baik tidak akan berjalan jika tidak diikuti dengan penilaian yang bersifat berkelanjutan (suistainable value). Kebijakan suistainable value bertujuan untuk terus mempertahankan perencanaan yang telah dibut sehingga seorang karyawan dapat terus bekerja sesuai dengan target- target yang ditentukan tersebut.

Ada beberapa metode penilaian kinerja yang sering dipakai dan dipergunkan di berbagai perusahaan, secara umum ada empat metode penilaian kinerja yang biasa dipakai, yaitu:

1. Metode penilaian kategori, metode yang paling sederhana dalam penilaian kinerja adalah metode penilaian kategori, yang meminta manajer memberi nilai untuk tingkat- tingkat kinerja karyawan dalam formulir khusus yang dibagi dalam kategori- kategori kinerja, penilaian kinerja dengan metode ini mempergunakan skala penilaian secara grafik dan selanjutnya diikuti checklist, tujuan checklist adalah agar penilaian menjadi lebih akurat dan terukur. Sedangkan penilaian grafik memberi kemudahan dalam melihat yang mana dari grafik tersebut memiliki tingkat pergerakan tertinggi, sedang dan terendah.

2. Metode perbandingan, metode perbandingan menurut para manajer untuk secara langsung membandingkan kinerja karyawan mereka satu sama lain. Metode perbandingan ini bertujuan melihat perbandingan dari satu karyawan dengan karyawan lainnya.

3. Metode naratif. Dalam metode ini para manajer bagian SDM diharuskan untuk membuat dan memberikan berbagai bentuk informasi bersifat tertulis tentang kondisi dan situasi dari berbagai kejadian dan tindakan yang dilakukan oleh para karyawan.

4. Metode tujuan/perilaku. Pada metode penilaian prilaku ini melihat pada berbagai bentuk prilaku yang terjadi dan terlihat di setiap karyawan, seperti bagaimana ia melayani konsumen, bagaimana reaksi emosinya dalam menghadapi berbagai bentuk permasalahan yang timbul, bagaimana perilaku jika berhadapan dengan pimpinan, bagaimana perilakunya sesama teman kerja, dan berbagai bentuk prilaku lainnya.

(27)

Gambar 5. Ukuran Fokus dalam Perencanaan SDM 4. Kinerja yang Berkualitas

Salah satu tujuan dalam mengevaluasi perencanaan SDM adalah termasuk untuk menganalisis pekerjaan yang telah laksanakan oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tujuan agar pekerjaan yang dilaksanakan menjadi terukur dan terkerjakan secara sistematis.

Sehingga perlu bagi kita mengetahui apa poin yang menjadi pertanyaan dalam analisis pekerjaan. Tujuan analisis pertanyaan adalah memberikan jawaban atas enam pertanyaan penting.

a. Tugas- tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksankan karyawan?

b. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?

c. Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?

d. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?

e. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?

f. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?

Dalam melaksanakan evaluasi SDM maka perlu diterapkan beberapa metode yang dianggap mampu menjawab evaluasi tersebut. Secara umum ada empat bentuk evaluasi tersebut adalah:

a. Interview. Interview merupakan pengajuan pertanyaan kepada para karyawan dari setiap bagian yang menjadi ruang lingkup pekerjaanya untuk diketahui bagaimana kondisi dan situasi yang terjadi.

b. Observasi. Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan dengan

(28)

c. Penyebaran kuisioner. Penyebaran kuisioner adalah dalam bentuk beberapa pertayaan yang diajukan dengan berbagai pilihan jawaban dan selanjutnya diolah dengan mempergunakan alat bantu analisis statistik seperti SPSS, Lisrel, dan lain sebagainya.

d. Laporan perperiode. Laporan perperiode bisa dalam bentuk catatan harian, mingguan, bulanan, kwartel, semesteran hingga tahunan.

Catatan laporaan tersebut selanjutnya dievaluasi dan dipahami secara sistematis.

Dalam suatu organisasi sangat diharapkan agar pelaksanaan pekerjaan berdasarkan pada konsep rencana, dan rencana juga perlu dievaluasi dengan tujuan agar rencana tersebut betul- betul matang.

Evaluasi rencana bertujuan untuk melihat secara lebih dalam dan detil tentang bagaimana rencana- rencana tersebut berjalan dan apakah rencana- rencana tersebut masih tetap dapat dipertahankan seperti yang dimaksud, atau perlu diperbaharui dalam artian pembaharuan yang dilakukan masih bertujuan untuk memberi peningkatan dan mempertahankan kualitas manajemen kerja.

Kegiatan evaluasi SDM tidak boleh dianggap sebagai aktivitas seederhana, namun itu memiliki dimensi penting terutama untuk melihat bagaimana kondisi dan situasi perkembangan SDM pada saat ini. Seluruh bagian SDM di suatu organisasi dituntut untuk secara rutin melakukan pembenahan terhadap berbagai kondisi di lingkungan perusahaan.

Gambar 6. Ketertarikan antara Rencana Strategis Perusahaan dan Keselurhan Fungsi SDM

Kompetensi SDM di suatu organisasi mempengaruhi kompetensi organisasi tersebut secara keseluran. Sehingga sangat wajar jika perusahaan go public cenderung melakukan evaluasi dan pertemuan rutin untuk mengetahui dimana permasalahan dari setiap kondisi SDM di lingkungan perusahaan.

Atas dasar pandangan seperti ini maka seorang manajer SDM bukan hanya mampu mengerjakan tugas SDM secara baik namun ia juga perlu memiliki kompetensi dalam bidang lain, yaitu:

Rencana Strategis Menyeluruh

Perencanaan SDM Strategis

Fungsi-fungsi SDM

(29)

a. Memahami konsep audit manajemen personalia b. Memiliki ilmu psikolog manusia

c. Bisa mem- forecast (meramalkan) setiap dampak dari suatu keputusan yang diambil

d. Mampu mengaplikasikan konsep the right man place secara baik dan benar

e. Mampu menyelesaikan masalah dan cenderung senang menerima masukan serta nasehat yang bersifat membangun

f. Mengutamakan kekompakan dan kebersamaan

Sehingga wajar jika seorang manajer SDM di sebuah perusahaan besar ditempatkan orang- orang yang dianggap benar- benar memiliki kompetensi tinggi dan pemahaman bagus mengenai manajemen sumber daya manusia, seperti yang memiliki pengalaman sebagai manajer human resource development dengan masa kerja 10 s/d 15 tahun. Dengan tujuan agar dengan pengalaman yang dimilikinya ia mampu lebih akurat dalam mengambil keputusan. Karena pusat keputusan dan kebijakan SDM ada di manajer SDM tersebut, artinya keputusannya sangat mempengaruhi dan menentukan maju mundurnya SDM perusahaan.

D. RANGKUMAN

1. Unit rekam medis dan informasi kesehatan sebagai sebuah organisasi yang terdiri dari sumber daya perlu dikelola dengan baik dan profesional

2. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya 3. Manajemen sumber daya manusia (human, resources, management) adalah

rangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahakan tenaga kerja yang efektif.

4. Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari langkah-langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam perencanaan mampu memberi pengaruh positif dan negatif pada masa yang akan datang, sehingga suatu perencanaan yang dibuat

(30)

adalah selalu memikirkan dampak jangka panjang yang mungkin akan dialami.

5. Perencanaan SDM yang baik adalah memiliki konsep dan dapat dijadikan pijakan dalam pembuatan pengambilan keputusan.

Perencanaan SDM harus mampu memberikan pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaan dan pengembangan SDM yang seharusnya dipekerjakan dilingkungan sebuah organisasi dan perusahaan.

E. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

(31)

BAB II

ANALISIS JABATAN DAN PENILAIAN KERJA

A. Pendahuluan

Pada Bab ini memperkenalkan tentang Analisis Jabatan dan Penilaian Kerja. Adapun bahasan pada Bab ini yaitu: (1) Job Analysis, (2) Job Description, (3) Job Specification, (4) Contoh Analisa Jabatan, (5) Penilaian Kerja, (6) Manfaat Penilaian Kerja, (7) Teknik Penilaian Kerja, (8) Template Penilaian Kerja, (9) Produktifitas Kerja. Mengingat peranannya yang cukup vital di dalam manajemen perusahaan, analisis jabatan ini perlu dibahas secara mendetail agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu.

Analisis jabatan menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, fisik, emosional serta keahlian pribadi seseorang untuk bisa melakukan pekerjaan dan mengisi posisi yang dibutuhkan. Hal ini dikarenakan analisis jabatan juga bisa digunakan untuk membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau karyawannya.

Penilaian kinerja merupakan evaluasi sistematis yang dilakukan oleh Manajemen SDM terhadap kinerja karyawan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Dengan kata lain, penilaian ini dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, pencapaian serta pertumbuhan seorang karyawan. Perusahaan sering menggunakan performance appraisal sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi,

(32)

bonus, atau bisa juga sebagai dasar untuk melakukan penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja.

Agar dapat memahami materi ini dengan baik, mahasiswa diharapkan mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga mempelajari contoh, mengikuti tugas yang ada. Mahasiswa juga diharapkan tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat mempelajarinya dari sumber- sumber lain seperti yang terdapat dalam daftar pustaka atau buku- buku lain yang berhubungan dengan bahasan ini.

B. Konsep Analisis Jabatan Dan Penilaian Kinerja 1. Job Analysis

Salah satu cara untuk mengidentifikasikan pekerjaan agar dapat terlaksana sesuai dengan tujuan (goal) yang diharapkan, maka perlu melakukan analisis pekerjaan (job analysis). Analisis pekerjaan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.

Bagi seorang manajer SDM adalah 3 (tiga) kondisi yang harus diperhatikan dalam membuat analisis pekerjaan, yaitu :

a. Kondisi diawal berdirinya organisasi tersebut b. Kondisi disaat organisasi tersebut beroperasi

c. Kondisi disaat terjadinya keadaan yang diluar dari yang diperkirakan atau direncanakan, seperti perubahan- perubahan atau kebijakan yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal.

Pemahaman ketiga kondisi ini diharapkan akan memberi gambaran penguatan bagaimana membentuk job analysis yang dimiliki nilai berkelanjutan (suitainable value), tujuannya agar analisis pekerjaan yang dibuat memiliki kerangka nilai strategis (strategic value), dengan kata lain perusahaan ingin merancang suatu kerangka kerja (framework) yang berdimensi kompetitif.

Sebelum kita masuk ke pembahasan selanjutnya maka perlu juga bagi kita memahami tujuan analisis pekerjaan tersebu. Tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan jawaban atas enam pertanyaan penting : a. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?

b. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?

c. Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?

(33)

d. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?

e. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?

f. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?

Tujuan memahami ke enam pernyataan ini agar job analysis yang dibuat lebih memiliki nilai ukuran (measure value) yang bisa dipertanggungjawabkan. Karena suatu analisis tanpa ukuran menjadi tidak ada artinya, dan dengan ukuran juga kita bisa mempetakan serta mensistematiskan secara prioritas mana yang dianggap perlu mendesak untuk diselesaikan dan seterusnya. Karna harus diingat bekerja tanpa ukuran maka itu artinya manajer tersebut tidak memiliki target yang jelas sementara dalam ligkungan perusahaan ukuran dianggap sebagai bagian penting dalam pekerjaan.

Termasuk bagi nasabah perusahaan agar melihat dan mempelajari dengan teliti yang mana saja perusahaan asuransi dianggap layak memasuki dan tidak layak untuk dimasuki. Artinya untuk menghindari pada saat klaim asuransi dilakukan. Dan semakin bagus pelayanan dari perusahaan asuransi maka semakin maju dan berkembangnya perusahaan asuransi tersebut pada masa yang akan datang, termasuk mampu meraih keuntungan yang tinggi serta mampu memuaskan pemegang saham perusahaan suransi tersebut.

2. Job Description

Setelah kita memahami tentang job analysis maka selanjutnya adalah memahami tentang job description (deskrpsi pekerjaan). Job description ini menjelaskan tentang tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan oleh seorang karyawan terhadap ia ditempatkan.

(34)

Gambar 1. Proses Analisis Pekerjaan

Job Description ini mengurai secara detil apa- apa saja yang menjadi tanggung jawab dan juga wewenang tugas yang menjadi garis pekerjaan (job line), termasuk semua itu harus terjelaskan pada Surat Keterangan (SK) yang diberikan kepada karyawan tersebut dimana ia ditempatkan.

Detil dari SK tersebut termasuk membuat tentang keterangan besaran gaji, tunjangan, mekanisme perhitungan bonus, dan berbagai fasilitas lainnya.

Dasar keterangan dari SK tersebut dapat dijadikan pegangan kuat dalam melaksanakan pekerjaan termasuk jika nantinya di kemudian hari tidak terpenuhi hak- hak karyawan sebagimana dicantumkan dalam setiap pasal di Surat Keterangan. Sehingga wajar dalam pembuatan job description dilakukan dengan mengedepankan prinsip ketegasan dan kehati- hatian (prudent) yang tinggi. Dengan tujuan menghindari timbulnya masalah yang tidak diinginkan di kemudian hari nantinya.

(35)

3. Job Specification

“Spesifikasi pekerjaan (job specification) merupakan uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalanakan satu jabatan dengan baik dan kompeten.” (Hasibuan,2010).

Secara mudahnya spesifikasi pekerjaan ini merupakan rincian karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan. Spesifikasi pekerjaan dinamakan pula kualifikasi personal (personal qualification). Kualifikasi personal ini secara garis besar dapat dibagi dua. Pertama adalah kualifikasi umum (general qualification), yaitu kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati suatu pos tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun kualifikasi yang kedua adalah kualifikasi spesifik (specific qualification), yaitu kualifikasi tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi pengisisian jabatan tertentu.

Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan direkrut meenjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar untuk menyeleksi dini di tingkat luar perusahaan, artinya sebelum perusahaan menyeleksi sendiri dari sekian banyak calon pelamar dengan sendirinya jumlah peminat atau pelamar akan berkurang setelah membaca persyaratan yang tertulis dalam job spesifikasi. Job specification juga sangat memegang peranan penting sebagai variabel pendukung keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan kualitas SDM yang memadai maka produktivitas perusahaan juga akan meningkat seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang ikut berperan serta di dalamnya. Secara umum, job spesifikasi memuat hal- hal sebagai berikut :

a. Tingkat pendidikan pekerja

Menetapkan Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

 Membuat draf deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

 Mengesahkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

(36)

c. Pengetahuan dan kecakapan pekerja d. Batas umur pekerja

e. Nikah atau belum f. Minat pekerja

g. Emosi dan temperamen pekerja h. Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan yang pada setiap perusahaan yang dibutuhkan berbeda. Misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, memakai kacamata atau tidak, serta cantik atau tidak.

4. Contoh Analisa Jabatan Kepala Instansi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instansi Rekam Medis Direktorat : Direktorat Medik dan Keperawatan Uraian Tugas :

a. Menyusu rencana kerja Instalasi Rekam Medis;

b. Menyusun tata kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

c. Menyiapkan tata usulan program di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

d. Menyiapkan tata usulan anggran di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

e. Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

f. Membuat data usulan pendidikan dan pelatihan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

g. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

h. Membuat data usulan pemeliharaan saran dan prasarana non kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

i. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian informasi RS;

j. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksaan kegiatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

(37)

k. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

dengan cara menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja ke dalam DP3 untuk pengembangan pegawai;

l. Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

m. Melaksanakan rapat berkala di Lingkungan Rekam Medis;

n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit.

Hasil Kerja :

a. SPO, juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis;

b. Uraian tugas bawahan;

c. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur;

d. Petunjuk kerja bawahan;

e. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan;

f. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak;

g. Rencana kerja dan anggran kebutuhan Instalasi Rekam Medis;

h. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis;

i. Laporan informasi kinerja Rumah Sakit.

Bahan Kerja :

a. Kebijkan, pedoman, juknis Kemenkes RI;

b. Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit, Informasi Langsung/

tidak langsung tentang kegiatan bawahan;

c. Surat tugas dari manajemen;

d. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti Instalasi Rekam Medis;

e. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja : a. Komputer & ATK b. Telepon

Sifat jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin- Jumat : Jam 08.00- 16.00

(38)

Tanggung jawab :

a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di instalasi rekam medis;

b. Ketetapan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO, juknis yang ditetapkan:

1) Pendaftaran pasien, baik rawat jalan, IGD, dan rawat inap;

2) Pelayanan berkas rekam medis

Meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis;

3) Pengolahan data rekam medis

Meliputi assembling, coding dan pelaporan pelayanan rumah sakit;

c. Ketetapan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi;

d. Kebenaran dan ketetapan laporan managemen.

Wewenang :

a. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis;

b. Mengatur rencana kegiatan penyelenggraan Instalasi Rekam Medis;

c. Meminta arahan dari atasan;

d. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait;

e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung:

a. Koordinator Pelayanan Rekam Medis Dan Staf b. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis Dan Staf Korelasi Jabatan :

Tabel 1. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Organisasi Dalam Hal

1 Ka. Instalasi rekam medis Penunjang medis Pelaporan Pengarahan 2 Koordinator pelayanan

rekam medis Instalasi rekam medis

Penugasan Pengokoordinasian kegiatan

3 Koordinasi pengolahan

data rekam medis Instalasi rekam medis

Penugasan Pengokoordinasian kegiatan

4 Ka. Instalasi dan Ka. Ru.

Rawat Jalan Bagian medis dan

keperawatan Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

(39)

5 Ka. Instalasi dan Ka. Ru.

Rawat Inap Bagian medis dan

keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

6 Ka. Instalasi dan Ka. Ru

Gawat Darurat Bagian medis dan keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien IGD

7 Sub. Bag Perlengkapan

dan Rumah Tangga Bagian Umum Pengadaan ATK dan Sarana Pendukung Lainnya 8 Kepala Unit Lain yang

terkait Bagian lain yang

terkait Koordinasi tugas Kondisi Lingkungan Kerja :

Tabel 2. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja : Ruang pengolahan dara

rekam medis Di ruang tertutup dan berventilasi

2 Tempat kerja : Pendaftaran pasien Di ruang tertutup, strategis dan berventilasi

3 Tempat kerja : Arsip rekam medis Di ruang tertutup dan berventilasi Resiko Bahaya :

Tabel 3. Resiko Bahaya

No Aspek Faktor

1 Stress Manajerial Tanggungjawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

Tabel 4. Syarat Jabatan

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering No Jenis

Pendidikan Pelatihan Pengalaman

1 Minimal DIII Rekam Medis

 Pelatihan manajemen rekam medis

 Pelatihan pelaporan rumah sakit

Pengalam di rekam medis min 5 tahun

(40)

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki- laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur maksimal : 22 tahun

5. Pengertian Kinerja

a. Sulistiyani 2003, Kinerja merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha, dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya

b. Bernardin dan Russel dalam Sulistiyani 2003, Kinerja merupakan catatan outcome yang dihasilkan dari fungsi pegawai tertentu atau kegiatan yang dilakukan selama periode waktu tertentu

c. Simamora 1997, Kinerja karyawan adalah tingkatan dimana para karyawan mencapai persyaratan- persyaratan pekerjaan

d. Masrukhin dan Waridin 2004, Kinerja merupakan perbandingan hasil kerja yang dicapai oleh pegawai dengan standar yang telah ditentukan.

Menurut A.A Anwar Prabu Mangkunegara dalam buku “Evaluasi Kinerja SDM”, 2000

a. Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

b. Penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari pekerjaan.

6. Manfaat Penilaian Kinerja

a. Sebagai dasar dalam pemberhentian karyawan dan sistem pengupahan;

b. Mengukur sejauh mana karyawan mampu melaksanakan pekerjaannya;

c. Untuk menilai metode kerja, kondisi kerja dan pengawasannya;

d. Untuk menentukan kebutuhan latihan karyawan;

e. Untuk menentukan cara pemberian motivasi karyawan;

f. Untuk melihat kekurangan, kelemahan, dan kelebihan;

(41)

g. Untuk menentukan seleksi dan penempatan;

h. Sebagai alat memperbaiki dan mengembangkan keahlian, keterampilan, dan kecakapan.

7. Teknik Penilaian Kinerja

Terdapat beberapa metode dalam mengukur prestasi kerja, sebagaimana diungkapkan oleh Gomes (2003), yaitu:

a. Metode Tradisional

Metode ini merupakan metode tertua dan paling sederhana untuk menilai prestasi kerja dan diterapkan secara tidak sistematis maupun sistematis yang terdiri dari :

1) Rating scale metode penilaian yang paling tua dan banyak digunakan, dimana penilaian yang dilakukan oleh atasan atau supervisior untuk mengukur karakteristik, misalnya mengenai inisiatif, ketergantungan, kematangan, dan kontribusinya terhadap tujuan kerjanya.

2) Employee comparation metode penilaian yang dilakukan dengan cara membandingkan antara seorang pegawai dengan pegawai lainnya. Metode ini meliputi : (1) Alternation ranking : mengurutkan peringkat (ranking) pegawai dimulai dari yang terendah sampai yang tertinggi berdasarkan kemampuan yang dimilikinya. (2) Paired Comparation : membandingkan pegawai dengan seluruh pegawai lainnya, sehingga terdapat berbagai alternatif keputusan yang akan di ambil. Metode ini dapat digunakan untuk jumlah pegawai yang relatif sedikit. (3) Porced Comparation (grading) : metode ini sama dengan paired comparation, tetapi digunakan untuk jumlah pegawai yang relative banyak.

3) Check list metode ini hanya memberikan masukan/ informasi bagi penilaian yang dilakukan oleh bagian personalia.

4) Freeform essay metode ini seorang penilai diharuskan membuat karangan yang berkenaan dengan orang/ karyawan/ pegawai yang sedang dinilainya.

5) Critical Incident metode ini penilai harus mencatat semua kejadian mengenai tingkah laku bawahannya sehari- hari yang kemudian dimasukan ke dalam buku catatan khusus yang

(42)

terdiri dari berbagai macam kategori tingkah laku bawahannya.

Misalnya mengenai inisiatif, kerjasama, dan keselamatan.

b. Metode Modern

Metode ini merupakan perkembangan dari metode tradisional dalam menilai prestasi kerja yang terdiri dari :

1) Assesment centre metode ini dilakukan dengan pembentukan tim penilai khusus dari luar, dalam, maupun kombinasi dari luar dan dalam.

2) Management by obyektive (MBO=MBS) pegawai langsung diikutsertakan dalam perumusan dan pemutusan persoalan dengan memperhatikan kemampuan bawahan dalam menentukan sasarannya masing-masing yang ditekankan pada pencapaian sasaran perusahaan.

3) Human asset accounting faktor pekerja dinilai sebagai individu modal jangka panjang sehingga sumber tenaga kerja dinilai dengan cara membandingkan terhadap variabel- variabel yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan.

8. Template Penilaian Kinerja

Tabel 1. Penilaian Kinerja

Nama Karyawan: Jabatan: Periode Penilaian Dari:…./…./….

Sampai:…./…./….

Departemen: Tanggal Masuk Kerja:

Sp5/ Manager: Gaji Sekarang:

Tanggal Rating: Usulan Kenaikan Gaji:

Sumber :

Evaluasi Kinerja SDM, A.A. Anwar Prabu Mangkunegara 2005

5= Sangat Memuaskan; 4= Memuaskan; 3= Cukup; 2= Perlu Perbaikan;

1= Tidak Dapat Diterima 9. Produktifitas Kerja

a. Pengertian Produktifitas

1) Produktifitas adalah pelaksanaan cara- cara produktif dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga kualitas”.