TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP PADA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI
SUMATERA UTARA (BAPPEDASU)
OLEH:
TANIA AYU AUDRI 182103041
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan,pengalaman,kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
"Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara". Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Fadli SE., M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie M. Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE .M.Si selaku Sekretaris Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE., M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Ibu Dr. Tetty Yuliaty SE., M.Si selaku Dosen Penguji penulis yang selalu memberikan koreksi dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
ii
6. Kepada Pimpinan dan seluruh pegawai Bappeda Provsu yang telah memberikan banyak informasi kepada penulis.
7. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta Abdul Latif Zulkifli, Ibunda tercinta Enny Syahfitri, Abang tersayang Gilang Hafizhan Adik tersayang Dzaky Al-Afifhan dan serta yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
8. Sahabat tercinta Rania, Pia yang mendukung dan membantu penulis selama ini.
9. Dan sahabat lainnya yaitu Uma, Oka, Sherly , Adel, Cintia, dan Icun yang menemani dan membantu penulis dari awal perkuliahan sampai saat ini.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Tuhan, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, 9 Agustus 2021 Penulis
Tania Ayu Audri 182103041
iii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 3
1.5. Jadwal Kegiatan ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6
2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 7
2.3. Struktur Organisasi ... 10
2.4. Job Description ... 11
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 16
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 17
2.7. Rencana Kegiatan . ... 18
BAB III PEMBAHASAN ... 25
3.1. Arsip ... 25
3.1.1. Pengertian Arsip ... 25
3.1.2. Fungsi Arsip ... 26
3.1.3. Jenis Arsip ... 28
3.1.4. Tujuan Kearsipan ... 31
3.1.5. Peralatan Arsip ... 31
3.1.6. Penyusutan Arsip ... 33
3.2. Sistem Penyimpanan Arsip ... 35
3.2.1. Sistem Penyimpanan Arsip pada BAPPEDA 40
3.3. Pemeliharaan Arsip ... 42
3.3.1. Sistem Pemeliharaan Arsip pada BAPPEDA . 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 49
4.1. Kesimpulan ... 49
4.2. Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN ... 52
iv
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 2.2 Rencana Kegiatan BAPPEDA Provsu ... 18
v
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi BAPPEDA ... 10
vi
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman 1. Surat Riset ... 52
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Salah satu kegiatan yang penting di berbagai instansi maupun perusahaan adalah kearsipan. Arsip berperan penting sebagai ingatan dan sumber informasi serta pengawasan yang sangat diperlukan dalam rangka melaksanakan kegiatan perkantoran. Suatu instansi harus melakukan kegiatan kearsipan agar dapat memberikan data informasi yang tepat dan akurat. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip harus diperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasi dalam mencapai tujuan.
Menurut Priansa dan Damayanti (2015:41) Kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan, agar arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Sehingga kearsipan merupakan salah satu faktor penting untuk mencapai tujuan suatu instansi dan turut menentukan kemajuan instansi tersebut. Karenanya demi kemajuan suatu instansi maka setiap instansi harus memiliki suatu sistem pengendalian arsip yang efektif dan efisien.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
2
pendidikan, perusahaan, instansi politik, instansi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Meskipun kearsipan berperan penting, masih banyak instansi yang belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Banyak ditemukan arsip yang menumpuk didalam gudang sehingga berkas cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kearsipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika ditinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi.
Pada setiap perusahaan dan instansi pasti memiliki kelemahan yang dianggap perlu untuk diatasi, begitu pula pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah instansi pemerintah yang bertugas untuk membantu menentukan kebijaksanaan di bidang perencanaan dan pembangunan Provinsi Sumatera Utara. Arsip tentu menjadi bagian yang sangat penting dalam melaksanakan kegiatan pekerjaan, sehingga sistem kearsipan yang baik sangat diperlukan.
Mengingat bahwa Bappeda Provsu adalah instansi pemerintah yang bertugas untuk membantu menentukan kebijaksanaan di bidang perencanaan dan pembangunan Provinsi Sumatera Utara sehingga dari berbagai daerah di Sumatera Utara terdapat arsip-arsip yang disimpan di kantor Bappeda Provsu. Sehingga jumlah arsipnya sangat banyak dan kalau tidak dilakukan penyimpanan dengan
baik, sewaktu-waktu akan mengalami kerusakan, baik dari faktor internal maupun eksternal. Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah terdapat ruangan penyimpanan yang kurang memadai sehingga arsip bertumpuk dan bisa mengalami kerusakan.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis memilih judul “ Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang akan dibahas penulis dalam penyusunan tugas akhir adalah “Bagaimana Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan bagaimana Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi BAPPEDA Provsu
Sebagai bahan masukan yang membantu pihak instansi pada bagian sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip.
2. Bagi Penulis
4
Menambah pengetahuan mengenai sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang diterapkan pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.
1.5 Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Penelitian berlangsung mulai tanggal 26 Juli s/d 30 Juli 2021. Pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penelitian dilakukan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
Juni Juli Agustus
Minggu
Ke - Minggu Ke - Minggu Ke -
3 4 1 2 3 4 1 2
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Tugas Akhir
Sumber: Penulis (2021)
1.6 Sistematika Penulisan BAB I: PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan Yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha
Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III: PEMBAHASAN
Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis berkaitan dengan Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip Pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Memaparkan kesimpulan dan saran terhadap Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip Pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
6 BAB II
PROFIL BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH 2.1 Sejarah Singkat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara adalah suatu instansi atau lembaga pemerintah yang bertujuan untuk mengkoordinir pembangunan di daerah Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Diponegoro No. 21A Medan. BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan dibantu oleh satu Sekretaris dan lima Bidang Perencanaan. Sejarah berdirinya BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara ialah setelah pemerintah Orde Lama digantikan oleh pemerintah Orde Baru yang secara konkrit berusaha meningkatkan pembangunan daerah agar kesejahteraan rakyat lebih diutamakan sesuai dengan amanat penderitaan rakyat, maka pemerintah melihat pentingnya suatu lembaga yang dapat menyusun program- program pembangunan yang menyeluruh dengan menitikberatkan pembangunan terutama pembangunan prasarana umum seperti membuat jalan, jembatan, dan prasarana pertanian rakyat.
Diawali pada tahun 1963 di mana pada masa itu di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dibentuk suatu Badan Koordinasi Pembangunan Sumatera Utara (BKPDSU) yang langsung diketuai Gubernur KDH Tingkat I Sumatera Utara dan Sekretaris Residen P.R.Telambanua yang merupakan badan yang mengkoordinir pembangunan di daerah yang selanjutnya diganti menjadi BAKOPASU (Badan Koordinasi Pembangunan Daerah Sumatera Utara) yang merupakan badan yang pertama sekali mengkoordinasi perencanaan pembangunan di daerah Sumatera Utara diketuai oleh Ir. M. Sipahutar dan Sekretaris oleh Netap Bukit. Setelah
melalui beberapa kali perubahan dan pergantian kepemimpinan maka sesuai dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 185 Tahun 1980 pembentukan BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara selanjutnya ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara (PERDASU) No.2 Tahun 1981 tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan disahkan Menteri Dalam Negeri dengan No.
061.134.2281 tanggal 20 April 1981. Banyak hal dalam perencanaan pembangunan yang masih menjadi kendala,masalah ketertinggalan Pantai Barat dari Pantai Timur, penanganan pengangguran dan kemiskinan, penyediaan sarana dan prasarana terutama di bidang transportasi, pendidikan dan kesehatan merupakan tugas yang terus menjadi prioritas dalam perencanaan pembangunan di Sumatera Utara.
2.2 Visi Dan Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu Visi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu
1. Menjadi Badan Perencanaan yang handal dalam Peningkatan Pembangunan Daerah menuju Sumatera Utara yang maju, sejahtera dan harmoni dalam keberagamannya.
2. Menjadikan BAPPEDA sebagai institusi yang merancang kebijakan pembangunan secara terintegrasi mulai dari rencana pembangunan jangka pendek ( tahunan ), menengah ( liam tahunan ) dan jangka panjang ( dua puluh tahunan )
3. Menjadikan BAPPEDA sebagai institusi yang komitmen terhadap arah kebijakan nasional dan daerah yang telah ditetapkan, dan dalam
8
merumuskan kebijakan senantiasa berpedoman kepada aturan dan perundang-undangan yang berlaku
4. Menjadikan BAPPEDA sebagai institusi yang memberikan informasi dan data perencanaan pembangunan yang dibutuhkan para pemangku kepentingan dalam rangka sinergitas pembangunan yang pro-poor, pro- job, dna pro-growth serta pro- environment demi menciptakan Sumatera Utara yang berdaya saing.
5. Menjadikan BAPPEDA menjadi institusi perencana yang strategis dan produktif sebagaimana kedudukan, peran, dan fungsi Bappeda sebagai institusi yang melaksanakan proses perencanaan dan menyiapkan dokumen-dokumen perencanaan Daerah yang berkualitas.
6. Menjadikan BAPPEDA sebagai unsur pelaksana Pemerintah Provinsi Sumatera Utara di bidang perencanaan daerah yang mampu menyiapkan perencanaan daerah yang aspiratif, responsive, partisipatif, implementif, realistis, dan berorientasi pada masyarakat dan daerah, serta dapat di pertanggung-jawabkan.
Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Misi BAPPEDA Provsu dalam rangka mewujudkan perencanaan yang lebih inovatif adalah melalui :
1. Mengembangkan perencanaan pembangunan daerah sesuai urusan perencanaan termasuk mengurangi kesenjangan antar wilayah / daerah melalui peningkatan profesionalitas aparat dan inovasi teknologi.
2. Mewujudkan perencanaan pembangunan daerah yang berkualitas
dengan memperhatikan kepedulian terhadap kesejahteraan masyarakat dan berwawasan lingkungan guna mewujudkan Sumatera Utara yang maju, sejahtera dan harmonis dalam keberagamannya.
10
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KABID EKONOMI KEMARITIMAN
DAN SUMBER DAYA ALAM
KASUBBID KEUANGAN, INVESTASI DAN
ASSET
KASUBBID KEMARITIMAN
DAN SUMBER DAYA ALAM
KASUBBID EKONOMI
KABID SARANA PRASARANA
DAN KEWILAYAHAN
KASUBBID TRANSFORTASI
DAN PERHUBUNGAN
KASUBBID SDA CIPTA KARYA, PEMUKIMAN DAN TATA
RUANG
KASUBBID KAWASAN STRATEGIS DAN
KERJASAMA
KABID PENGENDALIAN
DAN EVALUASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KASUBBID MONITORING DAN INFORMASI
PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KASUBBID EVALUASI PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KASUBBID PENGENDALIAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN
KEPALA BAPPEDA PROVINSI SUMATERA
UTARA 2.3 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
Sumber :www.bappeda.sumutprov.go.id (2021)
SEKRETARIS
KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
KASUBBAG PROGRAM DAN AKUNTABILITAS INFORMASI
PUBLIK
KASUBAG KEUANGAN
KABID SUMBER DAYA ALAM DAN SOSIAL BUDAYA
KASUBBID PENDIDIKAN
KASUBBID KESEHATAN DAN KESEJAHTERAAN
RAKYAT
KASUBBID PEMERINTAHAN
UMUM
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu 2.4 Job Description
Adapun uraian tugas dari BAPPEDA PROVSU adalah:
a) Kepala Badan
a. Kepala badan mempunyai tugas yaitu menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan Bappeda
b. Menyelenggarakan arahan dan bimbingan kepada pejabat struktural pada Bappeda
c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas Bappeda
d. Menyelenggarakan penyusunan program kerja dan rencana kegiatan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah
e. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar norma dan kriteria pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan pembangunan dan kriteria pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan dan pembangunan daerah
f. Menyelenggarakan penyusunan kebijakan pengembangan SDM di bidang perencanaan pembangunan daerah
g. Menyelenggarakan penyusunan rencana kerja dan rencana strategis h. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan
teknis di bidang perencanaan, menyelenggarakan penyusunan perencanaan di bidang.
b) Sekretariat
12
a. Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan
b. Menyelenggarakan pengkajian dan penyusunan kebijakan petunjuk pelaksanaan di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan pembangunan daerah dibidang ekonomi dan keuangan, menyelenggarakan kerjasama antar pemerintah provinsi dengan swasta di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan dengan mengacu pada pedoman yang ditetapkan pemerintah
d. Menyelenggarakan pengelolaan data dan informasi pembangunan daerah di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan
e. Menyelenggarakan koordinasi dan perancangan, pelaksanaan dan pembangunan daerah dibidang ekonomi dan keuangan
f. Menyelenggarakan konsultasi perencanaan dan pengendalian pembangunan daerah dibidang ekonomi dan keuangan
g. Menyelenggarakan konsultasi pelaksanaan kerjasama pembangunan antar daerah dan antar swasta dalam dan luar di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan
h. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria pelaksanaan perencanaan di bidang perencanaan ekonomi dan keuangan menyelenggarakan peningkatan kapasitas program pembangunan dibidang perkebunan, peternakan, perikanan,
kehutanan, keuangan pengembangan dunia usaha, pariwisata, perdagangan, koperasi jasa industri, sumber daya dan kelautan.
c) Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan
a. Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan tugasnya melaksanakan pembinaan pegawai pada lingkup bidang ekonomi dan keuangan
b. Melaksanakan pengumpulan data atau bahan dan referensi untuk keutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang ekonomi dan keuangan
c. Melaksanakan penyusunan rencana atau program kerja di bidang ekonomi dan keuangan
d. Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan standar, norma dan kriteria di bidang ekonomi dan keuangan
e. Melaksanakan pengolahan data atau informasi pembangunan daerah di bidang ekonomi dan keuangan.
d) Bidang Perencanaan SDM dan Sosial Budaya
a. Bidang perencanaan SDM dan Sosial Budaya tugasnya adalah menyelenggarakan,mengkoordinasikan penyempurnaan dan tahunan di bidang kesehatan kependudukan, pembinaan mental, spiritual dan budaya, kesehatan kesejahteraan masyarakat, bidang pemerintahan melakukan kajian dan studi pembangunan daerah pengendalian atas pelaksanaannya
14
b. Menyelenggarakan penyusunan dan pelaporan hasil-hasil pembangunan daerah dibidang kesehatan, kependudukan, tenaga kerja, pemberdayaan perempuan, pendiikan, pembinaan mental spiritual dan budaya, kesehatan dan kesejahteraan masyarakat bidang pemerintahan sesuai dengan standar dan ketentuan yang ditetapkan c. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian, perumusan
rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan daerah serta melakukan kajian dan studi pembangunan dibidang kesehatan, kependudukan, tenaga kerja pemberdayaan perempuan, pendidikan pembinaan mental spiritual dan budaya kesehatan dan kesejahteraan masyarakat, serta bidang pemerintahan.
e) Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana
a. Bidang perencanaan sarana dan prasarana tugasnya adalah menyelenggarakan pengkorodinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan perencanaan dan standar pelaksanaan peningkatan kapasitas perencanaan dibidang pembangunan, jalan dan jembatan, sumber daya air serta sosialisasi, evaluasi serta pengendalian atas pelaksanaannya
b. Menyelenggarakan pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan di bidang perhubungan jalan dan sumber daya air, sesuai standar yang ditetapkan
c. Menyelenggarakan evaluasi hasil-hasil di bidang sarana dan prasarana sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan d. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan
sesuai bidang tugas dan fungsinya
e. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya, menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan.
f) Bidang Tata Ruang dan Pengelolaan Lingkungan
a. Bidang tata ruang dan pengelolaan lingkungan tugasnya adalah menyelenggarakan pembinaan pegawai pada lingkup bidang tata ruang dan pengelolaan lingkungan
b. Menyelenggarakan, arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada lingkup bidang tata ruang dan pengelolaan lingkungan, menyelenggarakan pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan peningkatan kapasitas di bidang penataan ruang dan pengelolaan lingkungan, pengembangan wilayah, kelestarian lingkungan hidup dan keanekaragaman hayati, c. Menyelenggarakan evaluasi hasil-hasil pembangunan di bidang tata
ruang dan pengelolaan lingkungan, serta pengembangan wilayah d. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan,
sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya
16
e. Menyelenggarakan pelaporan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
g) Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Statistika
a. Bidang pengendalian, evaluasi dan statistika tugas adalah menyelenggarakan pelaksanaan evaluasi hasil-hasil pembangunan dibidang ekonomi, sarana prasarana, sumber daya manusia dan sosial budaya dan bidang tata ruang sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan
b. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan dan sekretaris badan sesuai dengan bidang tugasnya
c. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya
d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.
2.5 Jaringan Usaha Kegiatan
Untuk melaksanakan tugas– tugas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu maka diperlukan sistem organisasi dan manajemen yang sangat baik. Sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 54 Tahun 2011 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara maka Bappeda Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah
dibidang administrasi umum perencanaan pembangunan daerah, ekonomi dan keuangan, sumber daya manusia, sosial budaya, tata ruang dan pengelolaan lingkungan, sarana dan prasarana, pengendalian, evaluasi, monitoring dan statistik serta tugas pembantuan.
Jaringan usaha yang dilakukan pada BAPPEDA Provsu adalah :
1. Menampung semua aspirasi dari Kabupaten/Kota dan Organisasi Perangkat Daerah ( OPD ) menganggarkan anggaran untuk di tahun berikutnya.
2. Menampung semua usulan anggaran yang direncanakan dari Kabupaten/Kota.
2.6 Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha terkini yang dilakukan Bappeda Provsu adalah Musyawarah Pembangunan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (Musrenbang RKPD )
1. Musrenbang RPJMD
2. Musrenbang Perubahan RPJMD 2019 – 2023 ( karena tidak sesuai dengan visi dan misi Presiden / Gubernur )
3. Rencana Strategi ( Renstra )
4. Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi ( RTRWP )
5. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional ( RPJMN ) 6. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( Lakip ) 7. Peninjauan Kembali ( PK )
8. Indikator Kinerja Utama ( IKU )
18
2.7 Rencana Kegiatan
Tabel 2.1
Rencana Kegiatan-Kegiatan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara Tahun 2021
NO NAMA PPTK URAIAN PROGRAM/KEGIATAN
1 Sekretariat Bappedasu Bagian Umum dan Kepegawaian
Penyediaan Jasa Surat Menyurat Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik
Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor Penyediaan Alat Tulis Kantor Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan
Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan Penyediaan Makanan dan Minuman Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah dan ke Luar Negeri Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah
Penyediaan Jasa Administrasi Perkantoran
Penyediaan Jasa Keamanan Kantor Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala Jaringan Pelaksanaan Pindah Kantor Sementara Pengadaan Kendaraan Dinas
Pengadaan Pakaian Dinas Harian (PDH) Pengadaan Pakaian Khusus Hari-Hari Tertentu
Peningkatan Kualitas Jasmani dan Rohani
Pendidikan dan Pelatihan Formal Pelaksanaan Musrenbang
Pelaksanaan Pameran Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Bagian Program,
Akuntabilitas dan Informasi Publik
Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun
Pembinaan sistem informasi perencanaan pembangunan daerah (SIPPD) berbasis online dengan aplikasi e-Sumut Rapat Koordinasi Perencanaan
Pembangunan Bappeda Provsu dengan Bappeda Kab/Kota se Sumatera Utara Penyusunan dan Penetapan RKPD Penyusunan dan penetapan RPJMD Provinsi Sumatera Tahun 2018-2023 2 Bidang Perencanaan Ekonomi, Kemaritiman dan Sumber Daya
Alam
Bagian Kemaritiman dan Sumber Daya Alam
Pembinaan dan Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Perencanaan Bidang Ekonomi, Kemaritiman dan Sumber Daya Alam
Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan Pembangunan Makro Ekonomi Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Pembangunan Industri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Sumatera Utara Operasional dan Sekretariat Dewan Kawasan Ekonomi Khusus di Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Dana Bagi Hasil Cukai Hasil Tembakau
Koordinasi dan Pembinaan Perencanaan Bidang Pertanian
Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Terkait Lingkungan Hidup
3 Bidang Perencanaan SDM/Sosial Budaya
Bagian Pemerintahan Umum Koordinasi Program dan Kegiatan Pembangunan Bidang SDM dan Sosial Budaya
Koordinasi dan Pembinaan Program Pembangunan Daerah Tertinggal (PDT) Bagian Pendidikan Koordinasi Program Penanggulangan
Kemiskinan di Provinsi Sumatera Utara Pembinaan dan Koordinasi Penyusunan Grand Design Pembangunan
Kependudukan di Provinsi Sumatera Utara
Koordinasi dan Pembinaan Kelompok Kerja Pengarustamanaan Gender (Pokja
20
PUG) Provinsi Sumatera Utara
Koordinasi dan Pembinaan Pelaksanaan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan Sustainable Development Goals (SDG’S) di Provinsi Sumatera Utara
Koordinasi dan Pembinaan Pelaksanaan Kegiatan Program Keluarga Harapan (PKH) di Provinsi Sumatera Utara 4 Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana
Bagian Sumber Daya Air, Cipta Karya, Permukiman dan Tata Ruang
Perencanaan dan Koordinasi
Pengembangan Pusat Data Informasi Geospasial Provinsi Sumatera Utara Pembinaan, Koordinasi, Monitoring dan Evaluasi Penataan Ruang Daerah
Pembinaan, Koordinasi dan Perencanaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara Perencanaan dan Koordinasi
Pengembangan air minum dan sanitasi (air limbah, drainase, persampahan) permukiman
Integrated Participatory Development and Management Irrigation Program (IPDMIP)
Bagian Kawasan Strategis dan Kerjasama
Perencanaan dan Koordinasi Pembangunan Kawasan Perkotaan Mebidangro, Kawasan Danau Toba dan Kawasan Perkotaan Lainnya
Pembinaan, Koordinasi dan Perencanaan Bidang Transportasi
Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Pembangunan Sistem Jaringan Jalan dan Jembatan
Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Kerjasama Pembangunan Antar
Kab/Kota,
Koordinasi, Pembinaan dan Perencanaan Kerjasama Pemerintah dan Badan Usaha dalam Pembangunan Infrastruktur 5 Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Statistik
Bagian Pengendalian Perencanaan Pembangunan
Pengendalian Perencanaan Pembangunan Provinsi dan Kabupaten/Kota se-
Sumatera Utara
Evaluasi Perencanaan Pembangunan Provinsi dan Kabupaten/Kota se- Sumatera Utara
Sistem Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) ProvinsiSumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Kegiatan- kegiatan Terkait Bidang Pengendalian dan Evaluasi
Sumber: Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu (2021)
NO NAMA PPTK URAIAN PROGRAM/KEGIATAN
1 Sekretariat Bappedasu Bagian Umum dan Kepegawaian
Penyediaan Jasa Surat Menyurat Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik
Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor Penyediaan Alat Tulis Kantor Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan
Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan Penyediaan Makanan dan Minuman Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah dan ke Luar Negeri Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah
Penyediaan Jasa Administrasi Perkantoran
Penyediaan Jasa Keamanan Kantor Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung Kantor
Pemeliharaan Rutin/Berkala Jaringan Pelaksanaan Pindah Kantor Sementara Pengadaan Kendaraan Dinas
Pengadaan Pakaian Dinas Harian (PDH)
Pengadaan Pakaian Khusus Hari-Hari Tertentu
Peningkatan Kualitas Jasmani dan Rohani
22
Pendidikan dan Pelatihan Formal Pelaksanaan Musrenbang
Pelaksanaan Pameran Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Bagian Program, Akuntabilitas dan Informasi Publik
Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun
Pembinaan sistem informasi perencanaan pembangunan daerah (SIPPD) berbasis online dengan aplikasi e-Sumut
Rapat Koordinasi Perencanaan
Pembangunan Bappeda Provsu dengan Bappeda Kab/Kota se Sumatera Utara Penyusunan dan Penetapan RKPD Penyusunan dan penetapan RPJMD Provinsi Sumatera Tahun 2018-2023 2 Bidang Perencanaan Ekonomi, Kemaritiman dan Sumber Daya
Alam
Bagian Kemaritiman dan Sumber Daya Alam
Pembinaan dan Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan
Pembangunan Perencanaan Bidang Ekonomi, Kemaritiman dan Sumber Daya Alam
Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan Pembangunan Makro Ekonomi Provinsi Sumatera Utara Pembinaan dan Koordinasi
Perencanaan Pembangunan Industri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Sumatera Utara
Operasional dan Sekretariat Dewan Kawasan Ekonomi Khusus di Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Dana Bagi Hasil Cukai Hasil Tembakau Koordinasi dan Pembinaan
Perencanaan Bidang Pertanian Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Terkait Lingkungan Hidup
3 Bidang Perencanaan SDM/Sosial Budaya
Bagian Pemerintahan Umum Koordinasi Program dan Kegiatan Pembangunan Bidang SDM dan Sosial Budaya
Koordinasi dan Pembinaan Program Pembangunan Daerah Tertinggal (PDT)
Bagian Pendidikan Koordinasi Program
Penanggulangan Kemiskinan di Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Penyusunan Grand Design Pembangunan Kependudukan di Provinsi Sumatera Utara
Koordinasi dan Pembinaan
Kelompok Kerja Pengarustamanaan Gender (Pokja PUG) Provinsi Sumatera Utara
Koordinasi dan Pembinaan
Pelaksanaan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan Sustainable
Development Goals (SDG’S) di Provinsi Sumatera Utara Koordinasi dan Pembinaan Pelaksanaan Kegiatan Program Keluarga Harapan (PKH) di Provinsi Sumatera Utara 4 Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana
Bagian Sumber Daya Air, Cipta Karya, Permukiman dan Tata Ruang
Perencanaan dan Koordinasi Pengembangan Pusat Data Informasi Geospasial Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan, Koordinasi, Monitoring dan Evaluasi Penataan Ruang Daerah
Pembinaan, Koordinasi dan Perencanaan Sumber Daya Air Provinsi Sumatera Utara Perencanaan dan Koordinasi Pengembangan air minum dan sanitasi (air limbah, drainase, persampahan) permukiman
24
Integrated Participatory Development and Management Irrigation Program (IPDMIP) Bagian Kawasan Strategis dan
Kerjasama
Perencanaan dan Koordinasi Pembangunan Kawasan Perkotaan Mebidangro, Kawasan Danau Toba dan Kawasan Perkotaan Lainnya Pembinaan, Koordinasi dan Perencanaan Bidang Transportasi Pembinaan dan Koordinasi
Perencanaan Pembangunan Sistem Jaringan Jalan dan Jembatan Pembinaan dan Koordinasi Perencanaan Kerjasama
Pembangunan Antar Kab/Kota, Koordinasi, Pembinaan dan Perencanaan Kerjasama Pemerintah dan Badan Usaha Dalam Pembangunan
Infrastruktur 5 Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Statistik
Bagian Pengendalian Perencanaan Pembangunan
Pengendalian Perencanaan Pembangunan Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Sumatera Utara
Evaluasi Perencanaan Pembangunan Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Sumatera Utara
Sistem Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) Provinsi Sumatera Utara
Pembinaan dan Koordinasi Kegiatan-kegiatan Terkait Bidang Pengendalian dan Evaluasi
Sumber: Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu (2021)
25 BAB III PEMBAHASAAN 3.1 Arsip
3.1.1 Pengertian Arsip
Arsip memiliki fungsi yang cukup penting sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi pemerintah, disamping itu arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Karena fungsinya yang cukup penting bagi suatu organisasi, maka arsip harus dikelola secara baik dan benar dengan sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga keasliannya.
Menurut Muhidin dan Winata (2016:1) yang mengatakan bahwa arsip dalam bahasa belanda dikenal dengan archief, di inggris dikenal dengan istilah archives dan amerika dikenal dengan record dan archives. Kata kata istilah itu memiliki arti yaitu catatan tertulis yang disimpan.
Menurut Barthos (2015:1) yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan- keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Menurut Sedarmayanti (2015:38) arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi, adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan .
26
Menurut Saransi (2014:40) arsip sebagai salah satu sumber informasi yang membutuhkan suatu pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bagi organisasi.
Dapat disimpulkan dari istilah bahasa dan beberapa pengertian diatas bahwa arsip berperan sebagai pusat ingatan atau sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan.
Arsip sangat membantu organisasi dalam menjalankan suatu kegiatan seperti kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban dan penilaian.
3.1.2 Fungsi Arsip
Menurut Muhidin dan Winata (2016:3), Beberapa fungsi arsip diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a) Mendukung proses pengambilan keputusan.
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
b) Menunjang proses perencanaan.
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai. Pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan informasi yang mendukung tercapainya tujuan.
Informasi itu dapat diperoleh oleh arsip.
c) Mendukung pengawasan.
Dalam melakukan pengawasan dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.
d) Sebagai alat pembuktian.
Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam bentuk pembuktian.
e) Sebagai memori organisasi.
Seluruh kegiatan organisasi baik berupa transaksi aktivitas internal maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan datang.
f) Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi.
Kegiatan publik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi.
Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.
Menurut Priansa dan Garnida (2013:158-159) Fungsi Arsip adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada organisasi besar.
3. Sebagai alat bantu bagi pimpinan dan manajemen.
4. Sebagai alat perekam perjalanan organisasi.
28
5. Sebagai alat untuk memecahkan permasalahan dalam organisasi.
6. Sebagai sumber informasi peristiwa yang terjadi di kantor.
7. Sebagai alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan.
3.1.3 Jenis Arsip
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa jenis-jenis arsip yaitu:
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu:
a. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi/ instansi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan
b. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi / instansi.
Contohnya : Rapot c. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan
2. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Contohnya : Surat Keputusan.
3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contohnya : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya.
4. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Contohnya : KTP
Adapun jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:13) yaitu sebagai berikut.
1. Jenis Arsip menurut subyek atau isinya, terdiri dari : b. Arsip Keuangan
Contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.
c. Arsip Kepegawaian
Contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
d. Arsip Pemasaran
30
Contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar pelanggan,daftar harga dan sebagainya.
e. Arsip Pendidikan
Contoh: kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa,rapor, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnya, terdiri dari :
a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.
b. Gambar, foto, dan peta.
c. Compact Disk(CD), DVD d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain
Beberapa pendapat mengenai jenis arsip yang dilihat dari berbagai aspek yang berbeda-beda, akan tetapi peran arsip tetap sama yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sumber informasi tersebut bermanfaat sebagai bahan penelitian atau sebagai bahan pengambilan keputusan.
Berdasarkan hasil riset, jenis arsip yang ada pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara yaitu aktif dan inaktif. Yang termasuk berkas aktif yaitu berkas tahun 2018 sampai 2021. Sedangkan berkas inaktif yaitu berkas tahun 2015 kebawah. Berkas arsip aktif pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang tidak aktif dikelola di sentral arsip.
3.1.4 Tujuan Kearsipan
Menurut Endang (2015:45) Tujuan kearsipan secara umum adalah:
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi berkas arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat dan tidak ada yang rusak ataupun hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali jika dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.
Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Menerima warkat.
2. Mencatat warkat.
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.
3.1.5 Peralatan Arsip
Keberhasilan dari kegiatan pengelolaan arsip secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan tersebut digunakan untuk membantu kegiatan kearsipan agar berjalan secara efektif dan efisien. Agar pemakaian peralatan tersebut dapat berjalan dengan baik, harus ditunjang oleh sumber daya manusia yang mampu mengoperasikannya secara
32
baik dan benar. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan pengelolaan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Menurut Mulyadi (2016:42) Adapun macam peralatan dan perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Folder. Folder adalah alat untuk menyimpan tempat arsip, folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau litle, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertikal atau lateral.
2. Guide. Guide adalah sekat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer dengan rincian sekunder dan tersier).
3. Rak lemari terbuka. Rak lemari terbuka adalah alat untuk menyimpan arsip yang fisiknya seukuran surat, ada dua jenis alat yang dapat digunakan yakni rak terbuka dan rak tertutup seperti filing cabinet.
4. Filing Cabinet. Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua, tiga, empat atau lima laci.
5. Rotary (alat penyimpanan berputar). Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.
Berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 16 sampai dengan 21 mengenai Peralatan Kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi.
2. Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
3. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
4. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
5. Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet.
Berdasarkan hasil riset pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara peralatan yang digunakan dalam pemberkasan arsip adalah sebagai berikut.
1. Sekat (guide) 2. Map folder 3. Box arsip 4. Filling Cabinet
5. Map Gantung 6. Folder
7. Brief ordner 8. Rak arsip
9. Perangkat Komputer 10. Lemari arsip
3.1.6 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip ialah suatu tahapan penting yang harus dilaksanakan dalam suatu perusahaan atau instansi. Dengan kata lain yaitu penyusutan arsip
34
untuk mengurangi volume yang ada. Selain itu untuk mencegah penumpukan arsip dan menjadi arsip masih layak disimpan dan dipelihara. Tujuan dari penyusutan arsip adalah menghemat tempat, peralatan dan biaya. Selain itu menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja, lalu memudahkan pengendalian arsip yang tercipta, mempercepat dalam penemuan kembali arsip dan menyelamatkan arsip yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.
Menurut Sedarmayanti (2015:127) menyatakan bahwa kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna. Dengan melaksanakan kegiatan penyusutan dapat memungkinkan pengelolaan arsip yang lebih efektif karena pengelolaan arsip yang sedikit akan dapat lebih mudah dilaksanakan daripada pengelolaan arsip yang terlalu banyak.
Berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:
a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip pada Lembaga Kearsipan.
Penyusutan arsip menurut Barthos (2013:101) merupakan kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintah masing- masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Berdasarkan hasil riset pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara, arsiparis sedang melakukan proses untuk penyusutan arsip. Penyusutan arsip belum pernah dilakukan sebelumnya.
3.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:71) Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2014:33) Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap kali diperlukan.
Menurut Rahmawati (2014:57) ada 3 (tiga) sistem penyimpanan arsip.
1) Sistem Sentralisasi
Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan secara terpusat. Unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dapat menghubungi untuk dapat
36
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Beberapa manfaat sistem sentralisasi, antara lain:
a. Mencegah duplikasi b. Layanan lebih baik c. Adanya keseragaman d. Menghemat waktu
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor f. Jasa kepada bagian lain
g. Memungkinkan pengamanan yang terpadu
h. Adanya keseragaman dalam pengamanan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap.
Beberapa kerugian sistem sentralisasi adalah:
a. Kesulitan fisik b. Kebocoran informasi
c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan 2) Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing- masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:
a. Dekat dengan pemakai
b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
c. Hemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.
Sementara kerugian dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu:
a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
c. Karena proposisi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.
d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
f. Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat.
3) Kombinasi kedua sistem
Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen yang menyangkut kepegawaian, gaji, keuangan, dan catatan keuangan. Pada sistem kombinasi tanggungjawab sistem berada pada puncak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen.
38
Keuntungan sistem kombinasi:
a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang
c. Menekan duplikasi dokumen
d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
e. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Kerugian sistem kombinasi:
a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa
ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
Menurut Asriel (2018:105) Sebuah kantor dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan arsip tertentu. Secara umum sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu :
1. Sistem Abjad (Alfabetic Filing System)
Alfabetic Filing System atau disebut juga penyimpanan arsip sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, penemuan kembali surat/warkat maupun dokumen yang dibutuhkan dengan menggunakan kata petunjuk berdasarkan abjad
2. Sistem Subjek
Dalam penerapan filing sistem subjek yang harus diutamakan adalah menyusun klasifikasi. Adapun daftar ini memuat semua kegiatan yang dikerjakan di kantor yang bersangkutan yang menggunakan filing sistem subjek.
3. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan disebut sistem nomor (numeric filing system).
Berdasarkan sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor
4. Sistem Kronologis
Sistem Waktu adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat
5. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Dalam penggunaan sistem ini dapat digunakan nama wilayah seperti kota, kabupaten, provinsi, Negara dan sebagainya sebagai pokok permasalahan dan tata tangkap penemuan dokumen.
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang memungkinkan yaitu:
40
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah:
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan.
b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang- undangan.
3.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Dalam penyimpanan arsipnya Bappeda Provsu mempunyai petugas khusus untuk mengurus penyimpanan arsip, yaitu di masing-masing bidangnya. Dan masing-masing bidang tersebut mempunyai tempat untuk menyimpan arsipnya sendiri. Namun ada juga ruangan khusus untuk menyimpan arsip secara menyeluruh. Peralatan atau perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah lemari penyimpanan arsip dengan pintu biasa, sekat (guide), box arsip, filling cabinet, map gantung, folder, ordner, rak arsip, dan juga map order .
Bappeda Provsu melakukan sistem penyimpanan gabungan antara sentralisasi (terpusat) dan desentralisasi (masing-masing bagian/unit), dengan metode pokok masalah. Dimana setiap masalah arsip dikumpulkan di dalam map-map yang diberi label menurut subyek masing-masing. Arsip yang masih aktif disimpan di
masing-masing bagian, sedangkan arsip-arsip inaktif disimpan di sentral arsip.
Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Adapun prosedur penyimpanan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stopmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
42
3.3 Pemeliharaan Arsip
Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan. Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya atau isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:71) pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna, untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlulah diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya.
Menurut Barthos (2015:50) kerusakan dan kemusnahan datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut.
Menurut Mulyono dan Kuswantoro (2012:56-60), “Berdasarkan pasal 40 ayat 5 UU No.43 Tahun 2009 tentang pengelolaan arsip dinamis. Keamanan arsip didalamnya termasuk aman informasi yang terkandung dalam arsip‟. Artinya informasi yang seharusnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Jadi, selain aman dari kerusakan dan kehilangan, arsip harus aman dari bocornya informasi.”. Arsip sebagai bahan informasi harus dijaga dari kerusakan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan. Kerusakan arsip secara fisik terjadi karena dua faktor yaitu:
a. Faktor internal yaitu kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak.
Disebabkan oleh berbagai unsur yaitu:
1. Unsur kertas, kertas yang kualitasnya kurang baik yang digunakan menjadi penyebab percepatan kerusakan arsip. Sebaiknya menggunakan kertas dengan kualitas baik untuk menghindari hal tersebut.
2. Unsur tinta, tanda-tanda kerusakan arsip karena tinta adalah identitas arsip mulai sulit dibaca. Mencegah hal tersebut dengan menggunakan tinta dengan kualitas yang baik.
3. Unsur perekat, lembar arsip yang terkena perekat yang berasal dari bahan sintetis dapat mempercepat rusaknya arsip karena sifat-sifatnya organik dari bahan tersebut.
b. Faktor eksternal yaitu kerusakan arsip yang disebabkan hal-hal di luar arsip yang bersangkutan. Penyebabnya adalah karena hal-hal berikut ini:
1. Kondisi lingkungan, tempat penyimpanan arsip yang tidak mendukung keawetan arsip yaitu kelembaban ruang penyimpanan lebih dari 75%
(diukur dengan hygrometer)
2. Sinar matahari, arsip terkena sinar matahari secara langsung membuat arsip mudah rusak. Masuknya sinar matahari ke ruang tempat penyimpanan arsip sebaiknya harus diatur.
3. Debu, debu yang menempel pada kertas arsip membuat arsip cepat rusak.
4. Serangga, kerusakan arsip disebabkan serangga tertentu yang suka makan kertas. Kerusakan arsip terjadi karena ada serangga atau kutu pemakan kertas masuk ke tempat penyimpanan arsip.
44
5. Tumbuh jamur, arsip yang ditumbuhi jamur dalam waktu yang tidak lama akan rusak karena molekul kertas menjadi rapuh dan berakibat hancurnya kertas.
Faktor-faktor tersebut perlu dilakukan tindakan pencegahan terjadinya kerusakan arsip sehingga arsip terjamin keamanannya. Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. Pemeriksaan secara rutin harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a) Ruang tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering.
Ruangan harus cukup terang, harus memiliki penghawaan (ventilasi) yang memadai. Tempat penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b) Fumigasi
Fumigasi merupakan proses yang dilakukan untuk mencegah agar kerusakan fisik pada arsip dapat dihindari atau bahkan diperbaiki, dengan mengurangi dan menghilangkan faktor-faktor perusak yang bersifat biologis juga mensterilkan arsip dari berbagai macam bakteri dan faktor negatif lainnya.
c) Tindakan preventif.
Menjaga arsip dengan tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapa pun untuk tidak merokok diruangan dan memasang tabung pemadam kebakaran didalam ruangan.
d) Tempat dan letak arsip.
Kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan empat arsip yang memadai, sebaiknya tempat arsip terbuat dari bahan logam, jika terbuat dari kayu sebaiknya pilih kayu yang berkualitas.
e) Kondisi arsip
Dilakukan dengan membersihkan arsip, memperbaiki arsip yang rusak, arsip yang basah sebaiknya diangin-anginkan. Apabila kerusakan arsip cukup berat sedangkan arsip mempunyai nilai statis, sebaiknya dikirim ke Lembaga Kearsipan untuk segera diperbaiki.
Upaya pencegahan kerusakan arsip dapat dilakukan dengan secara rutin diadakan perawatan seperti:
1. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab) ruang harus cukup terang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai ventilasi yang memadai.
Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas dan air.
2. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot cairan anti serangga atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.
Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding dan rongga ruangan. Kapur barus juga bisa digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku yang dapat diletakkan di sela-sela arsip.
46
3. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas arsip atau siapa pun membawa makanan ke ruang kearsipan. Larangan merokok di ruang arsip bagi petugas arsip atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
4. Memperhatikan kondisi arsip dengan cara membersihkan arsip dengan kemoceng, spon, sikat halus atau kuas maupun dengan peralatan modern dan mengeringkan arsip basah dengan kipas angin.
3.3.1 Pemeliharaan Arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Pemeliharaan arsip yang diterapkan pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu adalah :
1. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga dengan adanya AC.
2. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu disimpan di dalam lemari yang berbentuk rak dengan deretan yang panjang untuk memudahkan pengurutan arsip.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provsu digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.
