45
BAB IV
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisa Prosedur Kredit
Seperti dijelaskan dalam Bab 2 dimana PT Adira Quantum Multifinance merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pembiayaan konsumen. Dimana dalam hal ini PT Adira Quantum Multifinance menawarkan pinjaman individu tanpa jaminan untuk pembelian barang berupa elektronik,furniture dan perangkat rumah tangga lainnya. PT Adira Quantum Multifinance bekerjasama dengan beberapa rekanan toko sebagai penyedia barang.
Dalam proses pemberian kredit tersebut ada berapa tahap yang harus dilalui oleh calon konsumen (Gambar 4.1), tahapan tersebut adalah :
a. Tahap Pengajuan Kredit
Proses pengajuan kredit ini dimulai dari divisi sales yang pada PT Adira Quantum Multifinance untuk team sales dikenal dengan nama Sahabat Adira (SA). Order pesanan ini mereka peroleh dari berbagai sumber seperti dari rekanan toko (merchant) dimana calon konsumen mendatangi rekanan toko PT Adira Quantum Multifinance untuk memilih barang yang konsumen inginkan, melalui telemarketing dan bahkan menawarkan produk langsung ke tempat pelanggan.
Apabila konsumen berminat untuk membeli barang secara kredit maka petugas sales PT Adira Quantum Multifinance akan membantu para
46 calon konsumen tersebut untuk mengisi formulir aplikasi yang di kenal dengan nama Formulir Aplikasi Pembiayaan (FAP).
Untuk proses awal kredit konsumen wajib menyerahkan dokumen yang disyaratkan oleh perusahaan, yaitu
1. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk atau SIM yang masih berlaku 1 lembar
2. Form Aplikasi Pembiayaan (FAP) yang telah diisi lengkap dan ditandatangani oleh konsumen. FAP yang diisi sebanyak 1 lembar, sebelum konsumen menandatangani dokumen, diwajibkan untuk membaca dan memahami Syarat dan Ketentuan yang tertera di balik dokumen tersebut.
3. Fotocopy dokumen penghasilan seperti Slip Gaji atau buku tabungan.
Slip gaji yang diberikan bisa dalam karbonise ataupun tidak karbonise.
Slip gaji ini dapat di gantikan dengan Surat keterangan penghasilan yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat dimana calon customer tersebut bekerja sebanyak 1 lembar.
4. Khusus untuk konsumen dengan status wiraswasta wajib menyerahkan fotocopy tagihan Listrik/PAM/Telepon dan fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak/Surat Ijin Usaha Perdagangan/Tanda Daftar Perusahaan serta foto lokasi usaha.
Semua dokumen yang diserahkan hanya di buat 1 rangkap karena semua dokumen tersebut bila calon customer di setujui akan di simpan di
47 dalam gudang vendor dokumen sementara yang di reject akan di hancurkan.
b. Tahap Inisiasi Kredit
Kebijakan untuk melakukan proses inisiasi kredit konsumen dilakukan oleh departemen risk management. Departemen risk manajemen ini terdiri dari karyawan dengan jabatan administrasi kredit, surveyor dan analis kredit, yang terbagi ke dalam tiga proses utama yaitu :
1. Pra-Inisiasi
Proses ini dilakukan oleh administrasi kredit yang bertugas melakukan seleksi aplikasi yang akan dilakukan survei agar didapatkan data lengkap saja yang akan dilakukan proses lebih lanjut sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a. Melakukan pemeriksaan semua kelengkapan dokumen kredit yang diserahkan oleh konsumen melalui Sahabat Adira. Dimana dokumen yang diserahkan dalam 1 rangkap adalah sebagai berikut :
1. Fotocopy KTP/SIM yang masih berlaku
2. 1 Lembar FAP asli yang sudah di isi dan di tandatangani oleh calon customer
3. Fotocopy slip gaji atau buku tabungan atau Surat Keterangan Penghasilan
48 4. Khusus untuk konsumen dengan status wiraswasta wajib
menyerahkan fotocopy tagihan Listrik/PAM/Telepon dan fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak/Surat Ijin Usaha Perdagangan/Tanda Daftar Perusahaan serta foto lokasi usaha.
b. Melakukan pemeriksaan aspek legal dokumen seperti masa berlaku dan kebenaran atau keaslian dokumen yang diserahkan.
c. Melakukan pemeriksaan syarat-syarat minimal konsumen seperti usia pada saat melakukan pengajuan pembiayaan barang dan pada saat pembiayaan berakhir, masa bekerja konsumen, status pekerjaan dan kemungkinan adanya profesi negatif konsumen.
2. Survei Kelayakan Konsumen
Proses survei dilakukan oleh petugas surveyor perusahaan.
Terdapat dua model pelaksanaan survei konsumen yaitu survei yang dilakukan melalui telepon (tele survey) dan survei yang dilakukan melalui kunjungan langsung ke tempat tinggal dan atau tempat kerja konsumen (field survey). Kepentingan pelaksanaan survei konsumen dan metode, apakah dilakukan melalui telepon atau melalui kunjungan ke tempat tinggal dan atau tempat bekerja konsumen ditentukan oleh indikator-indikator sebagai berikut :
a. Kualitas dokumen kredit yang diberikan oleh konsumen b. Nilai pembiayaan yang akan diberikan kepada konsumen c. Kepemilikan nomor telepon yang dapat dihubungi
49 d. Efektifitas karena lokasi tempat tinggal konsumen yang berjauhan
dengan kantor perusahaan.
Karena nilai pembiayaan yang relatif kecil dan pembiayaan konsumen yang bersifat massal (mass credit) maka penggunaan metode survei dengan melakukan konfirmasi melalui telepon sangat efektif karena mampu untuk menghemat waktu dan biaya.
Hal ini dikarenakan segmentasi konsumen yang memilih pembiayaan ini sangat rentan terhadap waktu proses pembiayaan sehingga kecepatan proses menjadi pertimbangan yang cukup utama untuk memenangi persaingan pasar.
3. Analisa Kelayakan Kredit
Proses ini dilakukan oleh pejabat analis kredit melalui persetujuan komite yang terdiri dari minimal dua orang dengan tingkat (grade) yang berbeda. Terdapat lima grade dalam komite kredit yang dijelaskan dalam tabel berikut :
Tabel 4.1 : Kewenangan Pemberian Kredit Grade Kewenangan Persetujuan Jabatan
A 750.000 – 4.000.000 Kredit Analis Junior B >4.000.000 – 8.000.000 Kredit Analis Senior C >8.000.000 – 15.000.000 Kepala Cabang
D >15.000.000 – 30.000.000 Manajer Risk Management E >30.000.000 – 60.000.000 Kepala Divisi Risk Management F >60.000.000 – 150.000.000 Direktur Risk Management G >150.000.000 – 300.000.000 Direktur Utama
Sumber : SOP Risk Management PT Adira Quantum Multifinance
Secara teknis, dalam melakukan proses persetujuan, petugas kredit analis akan melakukan empat langkah kerja yaitu :
50 a. Melakukan pengecekan ulang aplikasi yang akan dianalisa, apakah
telah dilakukan proses screening (de-duplication) pada sistem aplikasi internal perusahaan untuk mengetahui konsumen tersebut masuk ke dalam katagori konsumen blacklist internal atau dilakukan proses BI Checking.
b. Melakukan pengecekan ulang, apakah proses survei telah dilakukan oleh petugas surveyor perusahaan.
c. Melakukan analisa kuantitatif untuk mengetahui kemampuan konsumen dalam melaksanakan kewajibannya, mencakup analisa perdapatan, biaya hidup, pendapatan lain-lain dan kekayaan yang dimiliki oleh konsumen.
d. Melakukan pengecekan nilai Debt Service Ratio (DSR) yakni untuk menetapkan bahwa angsuran yang akan dibayarkan oleh konsumen hanya diperbolehkan bernilai 35% dari total pendapatan yang diasumsikan sebagai nilai tersisa dari pendapatan konsumen setelah sebesar 65% sisanya digunakan sebagai biaya hidup atau membayar hutang-hutang yang lainnya. Konsumen yang melakukan penggabungan nilai penghasilan dengan pasangannya, total dari penghasilan tersebut yang akan dihitung sebagai total penghasilan bersama sebagai pembagi nilai angsuran.
Petugas kredit analis yang memiliki performa buruk akan diberikan sanksi bertingkat, dimulai dari penghentian kewenangan pemberian kredit sampai dengan mutasi jabatan ke jabatan kolektor untuk
51 melakukan penanganan penagihan atas aplikasi konsumen yang pernah disetujuinya.
4. Persetujuan kredit
Ini merupakan proses akhir dari proses pemberian kredit apakah kredit disetujui atau tidak dan ini merupakan kewenangan dari departemen risk and credit yaitu pejabat credit analyst yang mempunyai kewenangan untuk menentukan suatu aplikasi di setujui atau tidak sesuai dengan limit kewenangan yang dimiliki oleh credit analyst.
a. Untuk aplikasi dengan status “ditolak” wajib dilakukan penghancuran secara fisik untuk menghindari penyalahgunaan penggunaan dokumen aplikasi. Dan status aplikasi akan dinformasikan ke rekanan toko dan ke konsumen yang bersangkutan bahwa permohonan kreditnya belum bisa di setujui.
b. Untuk aplikasi yang disetujui maka akan diterbitkan Persetujuan Pembiayan yang didalamnya terdapat jenis barang, harga, tenor, dan angsuran perbulan customer. Persetujuan Pembiayaan ini akan di kirim ke rekanan toko melalui media fax atau melalui SA dan customer akan diinfokan untuk datang ke rekanan toko bersangkutan untuk menandatangani Persetujuan Pembiayaan tersebut dan dapat membawa barang yang tercantum dalam Persetujuan Pembiayaan tersebut setelah membayar DP, angsuran pertama dan biaya administrasi kepada rekanan toko tersebut.
52
53 5. Tahap Pengiriman Barang
Setelah departemen risk management mengeluarkan persetujuan pembiayaan (PP) maka team sales wajib memastikan bahwa PP tersebut telah di terima oleh toko rekanan PT Adira Quantum Multifinance dan menginformasikan kepada konsumen untuk segera melakukan transaksi kreditnya.
Barang tersebut dapat di kirim langsung oleh rekanan toko kepada customer langsung atau customer langsung datang ke rekanan toko PT Adira Quantum Multifinance untuk mengambil barang yang kreditnya telah disetujui oleh PT Adira Quantum Multifinance. Sebelum menerima barang tersebut konsumen di wajibkan membayar uang muka bila ada, angsuran pertama dan biaya administrasi yang tertera di dalam persetujuan pembiayaan tersebut.
Konsumen di wajibkan untuk menandatangani faktur atau invoice dan persetujuan pembiayaan sebagai bukti bahwa konsumen telah menerima barang tersebut dan telah membayar sesuai dengan nominal yang tertera dalam persetujuan pembiayaan.
Apabila customer tidak memiliki waktu untuk mengambil barang tersebut maka pihak rekanan toko wajib mengirimkan barang tersebut dengan membawa serta dokumen yaitu
1. Persetujuan Pembiayaan (PP) 1 rangkap 2. Invoice sebanyak 2 rangkap
3. Faktur tanda terima barang 2 rangkap
54 Semua dokumen tersebut wajib di tandatangani oleh customer atau oleh orang yang di wakilkan untuk menerima barang tersebut. Copy invoice dan faktur rangkap 2 di serahkan kepada customer sebagai bukti barang telah di terima. Sementara Persetujuan Pembiayaan asli dan Invoice asli serta faktur asli rangkap 1 di bawa kembali oleh rekanan toko untuk kemudian akan dilakukan penagihan pembayaran ke PT Adira Quantum Multifinance.
6. Tahap Disbursement
Pada tahapan ini rekanan toko PT Adira Quantum Multifinance akan melakukan penagihan kepada PT Adira Quantum Multifinance atas telah dikirimnya barang kepada konsumen sesuai dengan persetujuan pembiayaan yang di keluarkan oleh PT Adira Quantum Multifinance. Proses pembayaran kepada merchant ini di kenal dengan proses disbursement. Adapun dokumen yang harus dilampirkan oleh rekanan toko saat melakukan penagihan adalah :
1. Persetujuan Pembiayaan (PP) yang telah ditandatangi oleh customer dan toko.
2. Invoice asli rangkap 1 yang telah di tandatangani oleh customer dan toko.
3. Faktur tanda terima barang rangkap1 yang telah di tandatangani oleh customer.
Nilai pembayaran yang dilakukan oleh PT Adira Quantum Multifinance kepada merchant adalah senilai harga jual barang,
55 dipotong dengan pembayaran yang telah dilakukan oleh konsumen, langsung dilakukan ke merchant yang bersangkutan. Invoice atau kwitansi asli merchant wajib diserahkan kepada perusahaan pembiayaan sebagai dasar penagihan.
Petugas disbursement akan menerima invoice atau kuitansi asli dan persetujuan pembiayaan yang telah di tandatangani oleh konsumen sebagai tanda barang telah di terima oleh konsumen. Petugas disbursement dibantu oleh admin risk mencari file konsumen tersebut untuk kemudian dilakukan proses pencairan dana atau disbursment pada sistem komputerisasi. Sebelum dilakukan proses disbursment petugas disbursment wajib melakukan konfirmasi kepada konsumen bahwa barang telah diterima langsung oleh konsumen dan konsumen telah membayar sesuai yang tertera dalam persetujuan pembiayaan.
Petugas disbursment juga wajib mencocokan data yang terdapat dalam sistem telah sesuai dengan yang terdapat dalam aplikasi. Nilai Invoice yang tertera juga telah sesuai dengan yang ada disistem.
7. Tahap Penerimaan Kas
Setelah proses disbursment dilakukan dan merchant telah menerima pembayaran dari PT Adira Quantum Multifinance maka konsumen akan diberikan surat pemberitahuan (confirmation letter) oleh perusahaan melalui jasa pengiriman dengan tujuan untuk menginformasikan ulang struktur kredit yang telah disetujui bersama, informasi nomor pinjaman, cara dan tempat pembayaran angsuran,
56 serta sebagai mitigasi awal apabila konsumen menggunakan alamat palsu.
Untuk proses pembayaran angsuran, customer dapat menggunakan beberapa chanel pembayaran yang di tawarkan oleh PT Adira Quantum Multifinance (Lampiran 6). Adapun cara pembayaran yang dapat digunakan oleh customer adalah melalui:
1. Teller di semua kantor PT Adira Quantum Multifinance 2. EDC di semua point of sales PT Adira Quantum Multifinance 3. Kantor Pos Online
4. ATM Bank Danamon 5. ATM Bank BCA 6. ATM Bank Mandiri
7. Teller di semua Bank Danamon
Untuk pembayaran langsung ke teller kantor PT Adira Quantum Multifinance, customer dapat mendatangi seluruh kantor cabang PT Adira Quantum Multifinance diseluruh indonesia. Karena sistem pembayaran dilakukan secara online di seluruh indonesia dimana terdapat kantor cabang PT Adira Quantum Multifinance.
Customer cukup menunjukan no kontrak kepada kasir PT Adira Quantum Multifinance, no kontrak tersebut dapat di peroleh oleh customer melalui surat konfirmasi ataupun sms yang dikirimkan oleh PT Adira Quantum Multifinance. Apabila customer tidak membawa no
57 loan maka bisa menanyakan kepada customer service dengan membawa data diri pribadi.
Teller akan mencocokan no kontrak yang di serahkan oleh customer apakah nama dan angsuran yang terdapat dalam sistem komputerisasi telah sesuai atau belum dengan data customer dan teller akan melakukan konfirmasi ulang mengenai nama dan angsuran yang tercantum dalam sistem kepada customer hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan input disistem.
Setelah data sesuai maka teller akan menerima pembayaran dan melakukan penginputan ke dalam sistem dan melakukan print out kuitansi atau tanda terima pembayaran (TTP) 2 rangkap. Dimana rangkap 1 aslinya diserahkan ke customer sebagai bukti pembayaran dan rangkap 1 copinya akan disimpan dalam file teller untuk kemudian akan di lakukan rekonsiliasi atas angsuran customer yang diterima pada waktu sore hari saat tutup kas dilakukan.
Untuk pembayaran melalui EDC (Electronic Data Captured) di point of sales PT Adira Quantum Multifinance, sama halnya dengan customer membayar melalui teller di kantor PT Adira Quantum Multifinance, hanya bedanya di EDC ini bukti pembayaran customer ini hanyalah berupa struk print out yang dikeluarkan oleh mesin EDC.
Customer memberikan no kontrak kepada petugas PT Adira Quantum Multifinance yang menerima pembayaran, petugas PT Adira Quantum Multifinance kemudian akan melakukan penginputan dalam
58 mesin EDC, sebelum di lakukan print out terlebih dahulu dilakukan konfirmasi ulang mengenai nama dan nominal angsuran yang dibayar.
Setelah customer membayar maka petugas PT Adira Quantum Multifinance memprint out bukti pembayaran berupa struk sebanyak 2 rangkap. Dimana rangkap 1 di serahkan kepada konsumen sebagai bukti pembayaran dan rangkap 2 disimpan oleh petugas PT Adira Quantum Multifinance untuk kemudian dilakukan rekonsiliasi akhir hari kemudian di file.
Untuk pembayaran melalui kantor pos, customer dapat mendatangi kantor pos online untuk melakukan pembayaran angsuran, customer cukup memberikan no kontrak kepada petugas pos, lalu petugas pos akan menerima pembayaran dan sebagai bukti pembayaran customer akan menerima bukti kuitansi pembayaran dari kantor pos.
Untuk pembayaran melakui ATM BCA, ATM Mandiri maupun ATM Danamon, customer masuk ke menu pembayaran pada mesin ATM dan memilih menu pembayaran angsuran setelah itu memilih Adira Finance. Customer lalu memasukan no kontrak secara lengkap, maka dilayar akan terlihat nama dan nominal angsuran serta angsuran keberapa yang akan di bayar oleh customer. Bila customer sudah merasa yakin dan benar akan data tersebut maka customer lalu melakukan pembayaran dan akan menerima struk ATM sebagai bukti pembayaran. Customer dapat melakukan komfirmasi ulang ke PT
59 Adira Quantum Multifinance mengenai transaksi pembayaran yang telah dilakukannya melalui ATM.
Pembayaran melalui teller Bank Danamon dapat juga dilakukan oleh nasabah dengan setor tunai ke rekening PT Adira Quantum Multifinance. Untuk pembayaran melalui teller Bank Danamon ini customer wajib membawa no kontrak karena teller Bank Danamon tidak bisa melihat data customer dalam sistem Bank Danamon. Bila customer tidak membawa no kontrak maka kemungkinan dana yang diterima di rekening PT Adira Quantum Multifinance tidak akan di ketahui siapa penyetor nya karena tidak ada nama maupun no loan. Hal ini akan sedikit menyulitkan karena dana tersebut tidak akan masuk ke dalam sistem PT Adira Quantum Multifinace dan di anggap sebagai pembayaran tanpa nama yang akan di tampung ke dalam jurnal no name.
8. Tahap Penagihan
PT Adira Quantum Multifinance dalam pengelolaan piutang dilakukan dalam empat cara yaitu :
1. Melakukan penagihan melalui telepon (desk collection), dilakukan sebagai fungsi mengingatkan jadwal kewajiban kepada konsumen, yang dilakukan kepada konsumen yang belum jatuh tempo pembayaran (current account) dan kosumen yang telah memiliki status menunggak (overdue account) maksimal 30 hari kalender.
60 2. Melakukan penagihan langsung kepada konsumen (field
collection), dilakukan apabila proses penagihan konsumen tidak
bisa dilakukan dan konsumen telah memiliki status menunggak lebih dari 30 hari kalender.
3. Pengambilalihan barang jaminan (asset settlement), dilakukan sebagai langkah penyelesaian akhir apabila konsumen tidak melakukan pembayaran angsuran lebih dari 90 hari kalender.
4. Penghapusan piutang dari sisi penagihan maupun pembukuan, yang dilakukan untuk piutang yang tidak bisa ditangani baik oleh proses penagihan maupun pengambilalihan barang jaminan dengan minimal hari menunggak selama 280 hari kalender.
Monitoring piutang bermasalah dilakukan oleh unit collection di
kantor pusat melalui pengecekan posisi piutang menunggak, aliran piutang menunggak dan laporan produktifitas baik secara harian maupun bulanan, dan dievaluasi hasilnya untuk penyusunan strategi collection lebih lanjut. Proses rehabilitation dan structuring piutang
dilakukan untuk kondisi-kondisi tertentu yang bersifat force majeur seperti bencana alam dan musibah lain seperti kebakaran dan pemutusan hubungan kerja yang bersifat massal dan disebabkan oleh kondisi perekonomian negara.
Unit collection yang menangani konsumen dengan status menunggak dilakukan secara sentralisasi di kantor pusat Jakarta, dan dilakukan dengan mekanisme penagihan melalui telepon (desk
61 collection) sampai dengan usia menunggak selama 90 hari kalendar.
Apabila konsumen tetap tidak melakukan pembayaran maka proses penagihan akan diserahkan kepada Mitra Kolektor (MK), semacam agen Debt Collector yang membantu perusahaan dalam mengembalikan asset perusahaan dari konsumen yang mengalami gagal bayar. Mekanisme pengaturan dan pembagian tanggungjawab pengelolaan piutang dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 5 : Flow Collection Process , Sumber Dokumen SOP Collection
B. Proses Pengendalian Intern Atas Prosedur Kredit
Sebagaimana di jelaskan bahwa pengendalian intern atau internal control merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Dengan adanya internal control dapat berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan dalam melindungi sumber daya organisasi. Dimana pengendalian internal itu terdiri atas lima
62 komponen yaitu pengendalian lingkungan, penilaian resiko, pengendalian aktivitas, informasi dan komunikasi serta pengawasan.
Adapun proses pengendalian internal yang telah dilakukan oleh PT Adira Quantum Multifinance atas prosedur kredit mengacu kepada lima komponen tersebut diatas adalah sebagai berikut :
1. Otorisasi Transaksi
Untuk memastikan bahwa prosedur pemberian kredit di PT Adira Quanntum Multifinance maka telah dibuat batasan-batasan agar prosedur kredit yang dilakukan telah sesuai dengan tujuan manajemen. Adapun pengendalian internal yang dilakukan antara lain adalah :
a. Standar Operational Prosedur (SOP)
Diterbitkannya SOP mengenai prosedur pemberian kredit yang wajib dijalankan oleh semua karyawan yang terlibat dalam pemberian persetujuan kredit serta aturan baku lainnya yang dituangkan dalam bentuk memo internal. Sehingga setiap karyawan mengetahui akan batas dan ketentuan yang jelas mengenai prosedur kredit.
b. Pelatihan atau training untuk jajaran risk
Dimana untuk staff risk yang berhubungan dengan proses inisiasi kredit terutama field survey, telesurvey dan credit analyst dilakukan training secara mendalam mengenai Standar Operasional Prosedure yang berlaku serta aturan memo yang berlaku pada PT Adira Quantum Multifinance. Terutama untuk field survey, tele survey dan credit analyst yang baru sebelum mereka diberi kewenangan untuk
63 melaksanakan tugasnya mereka terlebih dahulu melakukan on job tarining dengan didampingi oleh para senior mereka.
Setiap minimal seminggu sekali dilakukan sosialisasi SOP dan memo kepada semua jajaran team risk sehingga mereka memiliki pengetahuan yang semakin tajam dalam pelaksanaan proses inisiasi kredit. PT Adira Quantum Multifinance pun telah menerbitkan video mengenai proses inisiasi kredit yang sesuai dengan SOP sehingga selain mendapatlan teori mereka juga memperoleh gambaran yang jelas mengenai prosedur pemberian kredit yang benar.
Bagi para staff credit yang berhubungan dalam hal pemberian keputusan kredit ini pun diwajibkan memberikan jaminan kepada PT Adira Quantum Multifinance yaitu berupa ijazah terakhir asli, BPKB asli dan jaminan dari orang tua yang menyatakan bawah mereka bertanggung jawab apabila sewaktu-waktu anak mereka melakukan pelanggaran atau penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
2. Pemisahan Tugas dan Tanggung Jawab
Adanya pemisahan tugas yang jelas bagi setiap staf yang terlibat dalam pemberian kredit, misalnya untuk petugas credit analyst dibedakan dalam beberapa grade dalam pemberian persetujuan kredit sesuai dengan limit kewenangannya (Tabel 4.1).
Untuk Credit analyst grade A hanya dapat memberikan persetujuan kredit untuk nilai pembiayaan diangka 750.000 – 4.000.000. Bila ada
64 permohonan kredit dengan nominal diatas 4.000.000 maka persetujuannya akan dilimpahkan kepada credit analist yang lebih tinggi.
Adapun pembagian tugas untuk divisi risk dalam prosedur kredit adalah sebagai berikut :
a. CRO bertugas menerima data aplikasi customer dan menyerahkan data tersebut ke Data Entry untuk dilakukan peginputan di sistem
b. Data Entry bertugas melakukan penginputan data aplikasi customer kedalam sistem otomasi komputer mulai dari data pribadi customer hingga struktur kredit dan jenis barang yang diajukan untuk dibiayai.
c. Telesurvey bertugas melakukan phone verification data pribadi, pekerjaan dan referensi, menganalisa trend penggunaan barang dengan kondisi pekerjaan pemohon, melakukan pengecekan kebijakan kredit melalui system, memberikan rekomendasi atas aplikasi (pengalihan ke Field Survey, Reject atau approve) dan mencatatnya dalam lembar hasil
survey (LHS) untuk kemudian di serahkan kepada credit analis untuk keputusan akhirnya.
d. Credit Analyst bertugas melakukan pengecekan kembali terhadap data pemohon, mereview hasil inputan dan rekomendasi yang dilakukan oleh telesurvey dalam sistem komputerisasi. Melakukan analisa terhadap rekening tabungan/penghasilan konsumen. Memberikan rekomendasi approval/reject/Field Survey. Melakukan pengecekan reject review di sistem komputersisasi untuk kemudian dilakukan reject confirmation untuk customer yang akan di reject permanen dan
65 melakukan stage reversal bagi customer yang akan di approve. Aplikasi yang berstatus reject akan dilakukan pemberitahuan penolakan via sms.
Untuk yang berstatus approve maka akan di terbitkan persetujuan pembiayaan sementara yang berstatus field survey di serahkan kepada surveyor head untuk dilakukan survey oleh field surveyor.
e. Field Survey bertugas melakukam on the spot ke objek survey yang di rekomendasikan “not perfomed” dan melakukan konfirmasi dengan authorized person. Membuat dokumentasi, membuat analisa survey lapangan, membuat analisa kualitatif mengeni kondisi tenpat tinggal dan karakter serta lingkungan sosial. Hasil survey lalu akan di kembalikan kepada credit analyst untuk dilakukan proses persetujuan apakah approve atau reject sesuai dengan limit kewenangannya.
3. Supervisi
Penilaian kinerja terhadap staff yang berkaitan dengan pemberian kredit pada PT Adira Quantum Multifinance dilihat dari produktifitas kerja dari masing-masing staff tersebut apakah produktifitasnya sudah memenuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan.
Selain produktifitasnya, penilaiain kinerja juga dilihat dari berapa besar tingkat account-account yang kemungkinan berpotensial untuk menjadi kredit macet . Oleh karena itu dilakukan monitoring terhadap account-acount yang kemungkinan kan menjadi kredit macet. Monitoring tidak hanya oleh divisi collection tetapi juga oleh divisi risk setelah pemberian kredit.
66 Data account yang berpotensial bermasalah ini dikenal dengan nama MOB atau Month of Booking yaitu account dimana tidak ada pembayaran sama sekali oleh customer sejak customer melakukan transaksi kredit. Monitoring ini sangat penting karena ini merupakan Key Performance Indicator bagi team risk yang akan menentukan apakah
proses pemberian kredit yang dilakukan sudah sesuai prosedur atau apakah ada penyimpangan.
Kantor pusat setiap bulan akan mengirimkan data account-account yang berpotensial bermasalah yang kemudian oleh team credit and risk akan dikelola dengan melakukan kunjungan ulang atau on the spot terhadap account-account yang bermasalah tersebut. On the spot ini dilakukan oleh staff credit yang memberikan rekomendasi persetujuan kredit terhadap customer tersebut yaitu Field survey dan Credit Analyst.
Dari hasil kunjungan tersebut akan dapat di ketahui dan di analisa faktor-faktor penyebab kredit tersebut bermasalah. Account-account yang bermasalah tersebut menjadi tanggung jawab bagi staff yang memberikan rekomendasi persetujuan credit kepada customer tersebut. Apabila account-account tersebut menjadi macet maka terhadap staff credit yang memberikan rekomndasi persetujuan kredit akan di kenakan sanksi mulai dari pemotongan insentif sampai stop selling. Dan staff tersebut wajib menurunkan tingkat kredit macet tersebut dengan bersama-sama dengan team collection melakukan penagihan terhadap customer yang macet tersebut. Bila tingkat kredit macetnya sudah turun maka perintah stop
67 selling akan di cabut oleh kantor pusat sehingga staff tersebut dapat
kembali melakukan proses inisiasi kredit.
4. Catatan Akuntansi
Pada PT Adira Quantum Mutifinance seluruh aplikasi kredit customer diinput kedalam sistem komputerisasi mulai dari pengajuan hingga proses aproval. Hingga dapat diketahui status aplikasi kredit customer apakah di setujui atau tidak.
Seluruh dokumen aplikasi customer yang di setujui akan disimpan oleh admin risk dalam filling cabinet sampai nanti customer transaksi dan rekanan toko mengirimkan invoice untuk melakukan penagihan kepada PT Adira Quantum Multifinance atas barang yang sudah dikirimkan kepada customer.
Untuk dokumen aplikasi yang tidak disetujui dan aplikasi yang cancel transaksi akan dilakukan pemusnahan secara reguler satu kali dalam satu bulan untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan data oleh pihak- pihak yang tidak bertanggung jawab. Sementara aplikasi yang sudah dilakukan proses disbursment akan di simpan dalam gudang vendor.
5. Pengendalian Akses
Bagi masing-masing karyawan yang terlibat dalam prosedur kredit memiliki akses terhadap sistem komputerisasi berdasarkan tingkat kewenangannya dengan penggunaan user id dan password. User id dan password ini di miliki oleh maasing-masaing karyawan dan di larang keras untuk melakukan sharing user id dan password. Bagi karyawan yang
68 diketahui melakukan sharing password akan di kenakan tindakan tegas sesuai aturan perusahaan yang berlaku.
6. Verifikasi Independent
PT Adira Quantum Multifinance selain melakukan pengendalian tersebut di atas juga melakukan pengendalian berupa verifikasi independent untuk mengindentifikasi kesalahan yang terjadi.
a. Pembentukan divisi Quality Assurance
Divisi Quality Assurance (QA) merupakan suatu divisi yang bertugas untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara sistematis terhadap kebijakan management. Divisi ini melakukan evaluasi apakah kebijakan yang di keluarkan oleh manajemen sudah dilaksanakan dengan baik oleh setiap karyawan serta memastikan bahwa kegiatan operasional perusahaan sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang berlaku di PT Adira Quantum Multifinance.
Pemeriksaan yang dilakukan oleh divisi QA ini dilakukan setiap 3 bulan sekali terhadap semua departemen baik di kantor pusat maupun di kantor cabang sehingga bisa mendeteksi lebih dini apabila terdapat kesalahan yang dilakukan dan dapat segera di perbaiki sebelum team Audit Internal maupun Audit Independent datang untuk melakukan pemeriksaan
b. Pemeriksaan team Audit Internal
PT Adira Quantum Multifinance juga memiliki divisi audit internal yang bertugas melakukan pemeriksaan indenpenden terhadap kegiatan
69 operasional perusahaan dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan.
Audit Internal di lakukan dalam periode setahun sekali terhadap semua departemen baik di kantor pusat maupun di kantor cabang PT Adira Quantum Multifinance.
Selain verifikasi independent yang dilakukan oleh Quality Assurance dan Audit Internal, juga dibentuk unit-unit lain guna meningkatkan control terhadap proses yang berjalan, yaitu :
1. Risk and Control Self Assesment (RCSA)
RCSA merupakan suatu konsep dimana manajemen melakukan pengindentifikasian sendiri terhadap pengendalian atas aktivitas pada pada unit operasional masing-masing. Konsep ini lebih menekankan pada pemahaman bahwa yang mengenal diri kita termasuk kelemahan kita adalag diri kita sendiri.
Dalam hal ini manajemen melakukan identifikasi resiko bisnis serta mengevaluasi apakah telah ada pengendalian yang dapat mengurangi resiko tersebut serta mengembangkan action plan untuk meningkatkan pengendalian yang ada. Manfaat utama dari RCSA ini adalah adanya kesadaran bahwa tanggung jawab untuk menilai resikodan pengendalian aktivitas suatu organisasi berada di tangan semua sumber daya manuasi yang ada dalam organisasi tersebut sehingga dapat meningkatkan ownership of control.
Pada PT Adira Quantum Multifinance ini proses RCSA sudah dilakukan sejak tahun 2007. Dimana setiap 3 bulan sekali seluruh
70 supervisor di semua divisi diwajibkan untuk melakukan penilaian sendiri terhadap kinerja dari divisinya dengan mengisi aplikasi RCSA.
Dimana data yang digunakan adalah sampling dari data selama 3 bulan periode penilaian berjalan tersebut. Dari sampling tersebut dapat di ketahui apakah ada penyimpangan maupun resiko yang timbul dari proses kredit yang telah berjalan.
2. Pembentukan Unit Internal Fraud
Unit ini dibentuk untuk melakukan investigasi atas modus penyalahgunaan kewenangan yang telah diberikan kepada karyawan termasuk didalamnya melakukan rekomendasi pmberian sanksi kepada karyawan yang terlibat.
Dari hasil investigasi yang dilakukan oleh team fraud ini beberapa karyawan yang terlibat dalam penyaahgunaan wewenang ini sudah diberikan rekomendasi sanksi mulai dari SP 1 sampai dengan pemecatan secara tidak hormat dan bahkan ada yang berakhir di meja hiaju atau dipidanakan. Rekomendasi sanksi ini tergantung dari ringan atau beratnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
3. Pembentukan Unit Customer Care
Unit ini bertanggung jawab untuk menerima keluhan, kritik dan saran dari konsumen serta menindak lanjutinya kepeda internal unit perusahaan melalui mekanisme penanganan secara sentralisasi di kantor pusat.
71 Unit ini juga melakukan sampling terhadap data customer yang melakukan transaksi kredit melalui PT Adira Quantum Multifinance.
Dimana unit ini melakukan konfirmasi ulang terhadap customer yang mengajukan transaksi terutama pengajuan repeat order untuk memastikan bahwa customer tersebut benar-benar melakukan pengajuan kredit di PT Adira Quantum Multifinance.
4. Pembentukan Merchant Management
Merchant Management adalah suatu konsep yang harus dijalankan
dengan baik oleh pihak perusahaan pembiayaan karena fungsi pentingnya dalam membantu perusahaan penbiayaan untuk mendapatkan aplikasi dan memberikan fasilitas bagi perusahaan pembiayaan dalam menawarkan jasa di dalam area merchant. Pada bisnis pembiayaan, merchant disebut juga sebagai konsumen eksternal karena dapat memberikan kontribusi aplikasi kepada satu perusahaan pembiayaan ditengah kompetisi yang cukup ketat. Untuk menilai performa merchant, dilakukan melalui evaluasi kontribusi dan performa kredit secara periodik terhadap semua merchant yang telah bekerjasama dengan perusahaan. Apabila terjadi permasalahan terkait dengan performa merchant, langkah awal yang dilakukan adalah melakukan komunikasi mengenai permasalahan yang terjadi dengan tujuan untuk menemukan solusi konkret atas masalah tersebut.
Pemberian sanksi tegas kepada merchant tidak menjadi prioritas karena memiliki risiko terhadap nilai piutang-piutang yang dikelola
72 oleh merchant tersebut sehingga akan kontra produktif dan mengakibatkan terputusnya layanan purna jual yang menjadi kewajiban merchant sesuai kesepakatan pada Perjanjian Kerjasama yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.
Terdapat dua jenis merchant yaitu merchant modern yang merupakan merchant besar dengan jaringan yang cukup banyak, dan merchant tradisional yang merupakan toko-toko keluarga dan bersifat
satuan. Walaupun tidak memiliki jaringan yang banyak, namun kuantitas merchant tradisional yang tersebar cukup banyak mampu mendorong kerjasama dengan perusahaan pembiayaan dengan lebih baik, karena sifatnya yang lebih fleksibel dengan harga jual kepada konsumen.
C. Faktor-faktor Penyebab Kredit Macet Pada PT Adira Quantum Multifinance
Ada beberapa faktor yang mengakibatkan terjadinya kredit macet pada PT Adira Quantum Multifinance, dari hasil sampling yang dilakukan oleh team risk dengan melakukan kunjungan kepada customer yang menunggak didapati beberapa hal yang menyebabkan customer tersebut menunggak.
1. Faktor Internal
Faktor internal ini dilakukan oleh pihak internal PT Adira Quantum Multifinance sendiri.
73 1. Adanya oknum-oknum pegawai yang melakukan penyalahgunaan
kewenangan (fraud). Adapun beberapa kasus mengenai penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh karyawan internal perusahan PT Adira Quantum Multifinance antara lain sebagai berikut :
a. Pengajuan aplikasi kredit oleh karyawan dengan menggunakan nama keluarga dan data yang sudah dikondisikan untuk mengelabui sehingga semua barang bisa dipakai oleh pelaku sendiri. Kasus ini terbongkar setelah adanya informasi dari konsumen yang menyatakan tidak pernah menerima dan menggunakan barang tersebut.
b. Adanya conflict of interest dimana karyawan memiliki toko yang dikelola secara pribadi dan didaftarkan sebagai rekanan toko PT Adira Quantum Multifinance dan menggunakan fasilitas dan kewenangannya untuk meningkatkan penjualan dan keuntungan pribadi dari usahanya tersebut.
2. Konwledge analisa kelayakan yang masih kurang
Pengetahuan dari team credit yang masih kurang dalam menganalisa kredit misalnya:
- Field Survey kurang menggali informasi mengenai status kepemilikan rumah maupun usaha customer.
- Analisa survey dan cek lingkungan kurang mendalam.
74 - Kurangnya analisa kecocokan penggunaan barang dengan profesi
customer.
2. Faktor Eksternal
Merupakan faktor yang timbul dari luar internal PT Adira Quantum Multifinance dan lebih kepada kondisi dari customer itu sendiri pasca kedit.
1. Kondisi keuangan customer
Pada saat pengajuan kredit, customer ini telah memenuhi semua kriteria kredit yang ditetapkan. Namun seiring berjalannya waktu kredit customer ini mempunyai masalah keuangan misalnya :
a. Customer terkena PHK sehingga mengalami masalah keuangan.
b. Dana digunakan untuk berobat.
c. Dana digunakan untuk membiayai sekolah anak.
d. Usaha macet sehingga tidak mampu membayar angsuran.
2. Kurangnya informasi mengenai tata cara pembayaran
Customer tidak mengetahui tata cara pembayaran karena surat konfirmasi mengenai tatacara pembayaran tidak sampai ke alamat customer. Sehingga customer tidak tahu harus melakukan pembayaran kemana.
3. Barang bukan untuk customer
Customer pada saat pengajuan awal cukup meyakinkan bahwa barang digunakan untuk customer sendiri, namun setelah menunggak di
75 ketahui bahwa barang bukan untuk konsumen melainkan barang untuk orang lain.
4. Fraud merchant
Ini merupakan “kenakalan” yang dilakukan oleh oknum rekanan toko atau merchant PT Adira Quantum Multifinance. Adapun cara yang dilakukan oleh oknum merchant-merchant nakal ini diantaranya : 1. Cash Money : artinya yang diterima oleh customer bukanlah
barang sebagaimana yang tercantum dalam persetujuan pembiayaan melainkan uang cash.
2. Penyalahgunaan atas persetujuan pembiayaan yang dikeluarkan oleh PT Adira Quantum Multifinaance dimana customer yang tidak jadi melakukan transaksi, ditransaksikan oleh oknum rekanan toko dan mengirimkan invoice penagihan atas transaksi tersebut. Dana yang dicairkan oleh PT Adira Quantum Multifinance kepada rekanan toko tersebut digunakan oleh oknum rekanan toko untuk meningkatkan penjualan dan untuk kepentingan pribadi oknum rekanan tersebut.
5. Mafia kredit
Adanya sekelompok orang yang tidak bertanggung jawab melakukan tindakan kriminal demi keuntungan mereka. Adapun modusnya adalah menggunakan data yang dimanipulasi sedemikian rupa sehingga memperoleh persetujuan pembiayaan lalu mendapatkan barang atau uang atas kegiatan mereka tersebut dan menghilang. Data yang mereka
76 gunakan asli tapi palsu. Adapula mereka menggunakan data dari orang awam yang tidak mengerti akan kredit diminta untuk mengajukan kredit dan mereka mengkondisikan keadaan orang tersebut agar permohonan kreditnya di setujui. Setelah disetujui customer yang namanya digunakan untuk pengajuan kredit tersebut lalu mendatangi rekanan toko untuk mengambil barang tersebut berdasarkan Persetujuan Pembiayaan. Setelah barang diterima lalu barang tersebut di berikan kepada mafia tersebut dan atas jasanya tersebut si customer yang namanya digunakan memperoleh sejumlah uang. Hal ini terbongkar pada saat customer di tagih untuk melakukan pembayaran karena nilai pembiayan yang di setujui tidak sesuai dengan uang jasa yang customer tersebut terima.
Itu merupakan salah satu modus yang digunakan oleh mafia untuk mengambil keuntungan.
Untuk meminimalkan faktor kredit macet tersebut maka diperlukan suatu pengendalian internal, dimana pengendalian internal memiliki beberapa manfaat antara lain :
1. Membantu perusahaan dalam mencegah kesalahan dan penyimpangan sejak awal. Jika kesalahan atau penyimpangan terjadi, kontrol internal akan membantu memastikan terdeteksi dengan cepat.
2. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang di tentukan 3. Pemisahan tugas dan tanggung jawab sehingga masing-masing pihak
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
77 4. Adanya check and balance atas setiap aktivitas yang dilakukan masing-
masing pihak.
