STMIK BANI SALEH
Jalan Mayor Hasibuan No. 68 Bekasi 17113 Telp. 021.8800992
PANDUAN
AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI )
STMIK BANI SALEH
Website : www.stmik.banisaleh.ac.id Email : stmik@stmik.banisaleh.ac.id
PANDUAN
AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI )
STMIK BANI SALEH
Jl. Mayor Hasibuan No. 68 Bekasi 17113
Telp. 021.880 0992
Website : www.stmik.banisaleh.ac.id Email : stmik@stmik.banisaleh.ac.id
i
ii
iii DAFTAR ISI
Kata Pengantar Ketua STMIK Bani Saleh i
Prakata Ka. SPM ii
Daftar Isi iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Tujuan Audit Mutu Internal 1
C. Kegunaan dan Manfaat Audit Mutu Internal 2
D. Dasar Hukum 2
BAB II RUANG LINGKUP AUDIT MUTU INTERNAL 3
A. Akademik 3
B. Kemahasiswaan 5
C. Pratikum/Lab. Komputer 5
D. Perpustakaan 6
E. Penelitian 6
F. Pengabdian kepada Masyarakat 6
G. Kepegawaian 6
H. Kelembagaan 8
BAB III AUDITOR DAN AUDITEE 10
A. Auditor 10
1. Rekruitmen 10
2. Penugasan Auditor 10
3. Wewenang dan Tanggung Jawab Auditor 10
4. Prinsip Auditor 11
iv
B. Auditee 11
1. Systematic selection 11 2. Ad Hoc Audit 11
C. Audit Request 12
BAB IV PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL 13
Tahapan Pelaksanaan Audit Mutu Internal 1. Sosialisasi 13
2. Jadwal 13
3. Forum Auditor 13
4. Forum Auditee 13 5. Visitasi 14
6. Laporan Pendahuluan 14
7. Forum Klarifikaasi dan Revisitasi 14
8. Penyusunan Laporan Final 15
BAB V KODE ETIK AUDITOR 16
A. Pengertian 16
B. Tujuan 16
C. Azas Auditor 16
D. Perilaku Auditor 18
E. Penegakan Disiplin 19
F. Sanksi 19
BAB VI RAPAT EVALUASI 20 A. Pengertian 20
B. Tujuan 20
C. Rapat Tinjauan Manajemen 20
D. Masukan Bahan Rapat Tinjauan Manajemen 20
v
E. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen 21
F. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen 21
G. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen 21
BAB VII PENUTUP 23
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang.
Audit Mutu Intenral ( AMI ) adalah serangkaian kegiatan yang sistimatis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif, untuk mengukur , menentukan dan mengetahui sejauh mana standar mutu dan prosedur yang telah ditetapkan telah dijadikan sebagai pedoman dan telah dijalankan dalam penyelanggaraan pengelolaan perguruan tinggi.
Dengan AMI akan dapat dikenal, diagnose dan dipetakan persoalan dan capaian kinerja lembaga dan unit-unit kerjanya dalam suatu periode tertentu. Dalam usaha meningkatkan kinerja lembaga dan unit-unit kerjanya, dari hasil AMI akan didapat gambaran secara periodik perkembangan dan perubahan antar waktu ke waktu yang berkesinabungan.
B. Tujuan Audit Mutu Internal Ada beberapa tujuan Audit Mutu Internal
1. Melakukan assessment (menemukenali) persoalan atau hambatan-hambatan yang dihadapi oleh lembaga dengan unit-unit kerjanya dalam pelaksanaan pengelolaan perguruan tinggi.
2. Mendiagnosa persoalan dan hambatan-hamabatan dalam pelaksanaan pengelolaan perguruann tinggi, melalui pemetaan sifat dan karakteristik persoalannya.
3. Menyediakan data yang telah diolah menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam usaha meningkatkan kinerja.
4. Merupakan evaluasi melekat terhadap sistem, prosedur dan mekanisme kerja dalam usaha meningkat peran partisipatif semua stakeholder.
5. Memeriksa, mengukur dan mengkaji kemungkinan ada kekurangan atau ketidak sesuaian antara standar mutu dan prosedur dengan unsur-unsur mutu yang dibutuhkan dalam mencapai visi misi STMIK Bani Saleh.
2 C. Kegunaan dan Manfaat Audit Mutu Internal.
Audit Mutu Internal sangat berperan dan berguna serta bermanfaat bagi Auditee dan Auditor pada sisi yang sama yaitu untuk meningkatkan mutu institusi Perguruan Tinggi. Dengan demikian Audit Mutu Internal perlu dipahami dan disadari oleh semua pihak dalam institusi bahwa AMI dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam mengambil dan membuat keputusan dalam pengembangan institusi.
Dengan Audit Mutu Internal akan didapat manfaat ;
1. Evaluasi kinerja lebih terukur dengan ketersediaan data faktual yang terspesialisasi sesuai dengan sifat dan jenis-jenis pelayanan di unit-unit kerja.
2. Dari temuan-temuan Audit Mutu Internal dapat dijadikan referensi dalam menetapkan skala prioritas dan urgensi kegiatan yang berdampak langsung kepada peningkatan mutu.
D. DASAR HUKUM
1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Undang-undang No. 12 Tahun 2012 Tentang Perguruan Tinggi
3. Peraturan Pemerintah No. 13 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan
4. Peraturan Menteri Ristek dan Dikti No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
5. Peraturan Menteri Ristek Dikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
6. Statuta STMIK Bani Saleh 7. Renstra STMIK Bani Saleh
3 BAB II
RUANG LINGKUP AUDIT MUTU INTERNAL
NO LINGKUP AUDIT AUDITEE DOKUMEN/INDIKATOR/
REFERENSI
A Akademik
1 Dokumen Akademik
Kurikulum Prodi/Jurusan Kurikulum
Sillabus, Prodi/Jurusan Silabus
RPS Prodi/Jurusan RPS
RPP dan RTM Prodi/Jurusan RPP dan RTM
Dosen tetap & dosen tidak tetap
Prodi/Jurusan Data dosen per jurusan/ per mata kuliah
2 Kegiatan Akademik
Kalender Akademik Prodi/Jurusan SK Ketua
Penetapan Dosen pengampu Prodi/Jurusan SK Ketua
Surat Tugas mengajar dosen Prodi/Jurusan SK Ketua
Penetapan dosen PA Prodi/Jurusan SK Ketua
Monitoring perkuliahan Prodi/Jurusan Rekap kehadiran dosen Rekap kehadiran mahasiwa
Program sertifikasi Mahasiswa
Prodi/Jurusan Std. & SOP dan Rekap pelaksanaan sertifikasi mahasiswa
Pratikum/lab. komputer Prodi/Jurusan/Lab Std. & SOP , Panduan dan program Kegiatan laboratorium
Jadwal ujian UTS & UAS Prodi/Jurusan SK Ketua
Standarisasi soal ujian Prodi/Jurusan Berkas Soal yg sdh disahkan oleh penanggungjawab keilmuan
Laporan pelaksanaan ujian UTS & UAS
Prodi/Jurusan Berkas laporan UTS & UAS
Penyampain Nilai dari dosen pengampu
Prodi/Jurusan Std. & SOP dan Rekapitulasi penyampaian nilai ujian oleh dosen.
4
IPK Mhs per semester &
lulusan
Prodi/Jurusan Rekap IPK per semester dan lulusan setiap mahasiswa
Kuliah Kerja Praktek Prodi/Jurusan Std, SOP, SK dosen pembimbing, dan berkas KKP serta nilai
Penetapan Dosen Pembimbing TA/Skripsi
Prodi/Jurusan SK Ketua
Pengajuan & pengesahan proposal TA/Skripsi
Prodi/Jurusan Std, SOP dan Rekapitullasi pengajuan dan pengesahan proposal TA/Skripsi
Pelaksanaan ujian TA/Skripsi Prodi/Jurusan Std, SOP dan Rekap Berita Acara sidang TA/Skripsi.
Ketetapan kelulusan hasil sidang TA/Skripsi
Prodi/jurusan SK Ka. Prodi/Jurusan
3 Wisuda Prodi/Jurusan 1.Std. & SOP
2.Panduan 3.SK. Kepanitiaan 4.SK Kelulusan Mhs 5.Buku Kenangan
6.Laporan Panitia Wisuda
4 Administrasi Akademik
Penerimaan Mahasiswa baru BAAK SK. Ketua
Registrasi/heregistrasi Mhs BAAK 1.Std & SOP 2.Formulir 3.Rekap
registrasi/hereregistrasi mhs
Penerbitan kartu tanda mhs BAAK 1.Std. & SOP
2.Rekap penerbitan kartu tanda mhs
Penerbitan Kartu Hasil Studi ( KHS )
BAAK 1.Std. & SOP 2.Dokumentasi KHS
Penerbitan Kartu Rencana Studi ( KRS )
BAAK 1.Std. & SOP 2.Dokumentasi KRS
Jadwal Pekuliahan BAAK 1.Std. & SOP
2.Dokumentasi Jadwal Kuliah
Pelaksanaan kuliah BAAK 1.Daftar hadir dosen
2.Daftar hadir mahasiswa 3.SAP
4.Pengecekan kesesuai penyampaian materi vs SAP
Pelaksanaan UTS & UAS BAAK 1.Berita Acara Ujian 2.Daftar hadir peserta ujian 3.Daftar pengawas ujian 4.laporan pelaksanaan ujian
Surat Keterangan BAAK 1.Std. & SOP
2.Registrasi surat keterangan ;
5
a. Surat ket. Masih kuliah b. Surat ket. Cuti
c. Surat ket. Pindah jurusan d. Surat ket. Pindah PT
Drop Out ( DO ) BAAK 1.Ketentuan DO
2.Data mahasiswa DO
Surat Keterangan Lulus BAAK 1.Std. & SOP
2.Registrasi penerbitan Surat Ket. Lulus
Ijazah BAAK 1.Std. & SOP
2.Registrasi penerbitan Ijazah
Transkrip nilai BAAK 1.Std. & SOP
2.Registrasi penerbitan transkrip
Legalisir copy ijazah dan trasnkrip
BAAK 1.Std. & SOP
2.Registrasi legalisir ijazah dan transkrip.
B Kemahasiswaan
Kepengurusan Senat Mhs Bag. Kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.SK Ketua
Pembentukan UKM Bag.Kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.Data UKM
Pembinaan lembaga kemahasiswaan dan UKM
Bag.Kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.Panduan
Pengelolaan dana kemahasiswaan
Bag.Kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Laporan Kegiatan kemahasiswaan
Pengelolaan komunitas mahasiswa
Bag.Kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Dokumentasi
C Pratikum/Lab. Komputer
Perangkat keras/hardware Lab. Komputer 1.Rekap/daftar hardware 2.Data jaringan
Perangkat lunak/software Lab. Komputer 1.Rekap/daftar software 2.sertifikat lisensi 3.Kontrak/MOU
Kegiatan pratikum di lab.komputer
Lab. Komputer 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Rekap pratikum 4.Prog. sertifikasi
5.laporan kegiatan pratikum
Petugas lab./Brainware Lab. Komputer 1.Data personalia 2.Data pelatihan dan pengembangan SDM
6 D Perpustakaan
Koleksi buku Perpustakaan 1.Katalog
2.Daftar koleksi buku
Pengadaan buku Perpustakaan 1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Rekapitulasi pengadaan
Sirkulasi Perpustakaan 1.Std. & SOP
2.Panduan
3.Rekap peminjaman dan pengembalian.
Kerjasama antar perpustakaan
Perpustakaan 1.MOU
2.Sertifikat keanggotaan, 3.Dokumen kegiatan
Jurnal Perpustakaan 1.MOU
2.Data koleksi
E Penelitian
Penelitian Dosen dan Mahasiswa
Bagian Penelitian 1. Std. & SOP 2.Panduan
3. Road Map & program 4. Proposal penelitian 5. Pengesahan proposal penelitian
6. Hasil penelitian
7. Publikasi hasil penelitian 8. Patent & Haki
Kerjasama dengan Institusi / PT lain
Bagian Penelitian 1. Kontrak/MOU 2. Laporan Kegiatan 3. Hasil kerjasama
F Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)
PkM oleh dosen dan oleh Mhs Bagian PkM 1.Std. & SOP 2. Panduan 3. Program PkM 4. Proposal PkM 5. Hasil PkM 6. Kontrak/MOU 7. Hasil kerjasama 8. Laporan PkM
Kerjasama dengan institusi/PT lain
Bagian PkM 1. Kontrak/MOU 2. Laporan Kegiatan 3. Hasil kerjasama
G Kepegawaian
7 1. Manajemen SDM
Perencanaan SDM Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Berkas Man Power Plan
Analisa Jabatan Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Berkas Analisa Jabatan
Rekruitment SDM Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Berkas rekruitmen
Penugasan, kontrak/
perjanjian kerja
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Data SK penempatan, kontrak/perjanajian kerja.
Pengangkatan dan Pemberhentian pejabat
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.SK Pengangkatan, SK Pemberhentian
Daftar uraian tugas/Job Desc Waket II
Bag. SDM & Umum
Berkas Job Desc.
Pembinaan dan Pengembangan SDM
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.Program pengembangan SDM
4.Laporan realisasi prog.
Pengembangan SDM
Promosi, mutasi, demosi dan PHK
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.SK promosi, mutasi, demosi dan PHK
Ijin dan Tugas belajar Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan
3.SK ijin dan tugas belajar
2 Evaluasi SDM
Laporan capaian kinerja Tenaga kependidikan
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.STD. & SOP 2.Panduan 3.Berkas laporan
Penilaian Pelaksanaan kinerja Tenaga Kependidikan
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas penilaian
Pemberian penghargaan Tenaga Kependidikan berprestasi
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
Pemberian sanksi Tenaga Kependidikan
Waket II
Bag. SDM & Umum
1. Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
Pelaksanaan Pembinaan dan Waket II 1.Std. & SOP 2.Panduan
8 Pengembangan Tenaga
Kependidikan
Bag. SDM & Umum
3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
3 Dosen
Bio Data dosen tetap Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
Bio Data dosen tidak tetap Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
Laporan Beban Kinerja Dosen ( BKD)
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
Penilaian dan Pemberian penghargaan kepada Dosen
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
Penilaian dan Pemberian sanksi kepada dosen
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
Program Kenaikan Jabatan Fungsional Akademik Dosen
Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
Program Sertifikasi Dosen Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
4 Peraturan Kepegawaian Waket II
Bag. SDM & Umum
1.Buku Peraturan
2. Sk Ketua/ pemberlakuan
H. KELEMBAGAAN
1 Kebijakan Penerimaan Mahasiswa Baru
Ketua Waket I Waket II
Ka. Prodi/Jurusan
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
2 Pembukaan dan evaluasi program studi
Ketua Waket I Waket II
Ka. Prodi/Jurusan
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 3.Berkas dokumen
3 Kerjasama Kelembagaan Ketua
Waket I Waket II
Ka. Prodi/Jurusan
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.MOU
4.Berkas dokumen
4 Akreditasi Institusi Ketua
Waket I
1.Std. & SOP
2.Panduan/ Instrumen
9
Waket II
Ka. Prodi/Jurusan
3.SK Ketua
4.Berkas dokumen
5 Akreditasi Program studi/Jurusan Ketua Waket I Waket II
Ka. Prodi/Jurusan
1.Std. & SOP
2.Panduan/Instrumen 3.SK Ketua
4.Berkas dokumen
6 Pelaksanaan Audit Mutu Internal Ketua Waket I Waket II
Ka. Prodi/Jurusan Ka. Penelitian & PkM Ka, SPM
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
7 Pelaksanaan Audit Keuangan Ketua Waket II
Ka. Bag. Keuangan
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
8 Study penelusuran alumni/Tracer Study
Waket I Ka. BAAK
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen
9 Pengadaan barang dan jasa Waket II
Ka. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
10 Perjalanan dinas Waket II
Ka. SDM & Umum
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
11 Sistem Informasi Akademik Ketua Waket I Waket II Ka. Puskom
1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen
10 BAB III
AUDITOR DAN AUDITEE A. Auditor
1. Rekruitmen
Auditor adalah dosen STMIK Bani Saleh yang ditunjuk dan memenuhi kualfikasi tertentu untuk dikaderkan sebagai Aditor, dengan memberikan pelatihan intenal dan ekternal untuk mendapatkan sertifikasi sebagai Auditor AMI.
Kualifikasi Dosen untuk Calon Auditor ; a. Dosen tetap STMIK Bani Saleh b. Pendidikan minimal Magister
c. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer dan teknologi informasi
d. Memiliki dasar kemampuan metode dan teknis audit serta kemampuan berkomunikasi yang baik.
e. Lulus tes seleksi calon Auditor AMI
2. Penugasan Auditor
Jabatan, tugas dan wewenang Auditor AMI ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua STMIK Bani Saleh yang berlaku 1 (satu) tahun atau dua kali masa penugasan (semester gasal dan genap). Dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya auditor diberi fasilitas dan instrument kerja, diantaranya adalah ;
a. Staf pelaksana
b. Perangkas/alat kerja teknis c. Pembiayaan
d. Dan lain-lain yang dibutuhkan
3. Wewenang dan Tanggungjawab Auditor a. Menyusun program audit
b. Melakukan komunikasi dengan auditee untuk menyepakati pelaksanaan AMI.
11
c. Mengkoordinasikan dan melaksanakan audit kinerja Institusi, Prodi/Jurusan dan Bagian/unitkerja dilingkugan STMIK Bani Saleh
d. Melakukan evaluasi terhadap isntitusi, prodi/jurusan dan bagian/unit kerja dilingkungan STMIK Bani Saleh, sesuai dengan instrument AMI yang berlaku.
e. Menetapkan status atau penilaian kinerja terhadap auditee.
f. Memberikan catatan, saran dan rekomendasi terhadap auditee dan pihak-pihak lain yang memiliki keterkaitan dalam rangka meningkatkan kinerja sesuai regulasi dan standar dan prosedur yang ditetapkan.
g. Membuat laporan pelaksanaan audit AMI
4. Prinsip Auditor
a. Menjaga etika pelaksanaan ( ethical conduct )
b. Perlakuan dan penyampaian yang adil ( fair presentation) c. Menjaga cara kerja yang professional ( due professional care) d. Objektif dan tidak memihak ( independence and objective) e. Fakta/bukti (evidence)
B. Auditee
Auditee adalah entitas organisasi atau prodi/jurusan, bagian/unit-unit kerja dari STMIK Bani Saleh, termasuk proses aktivitas dan kondisi tertentu yang perlu diaudit.
Seleksi atau pemilihan auditee dapat dilakukan dengan ; a. Systematic selection
Ka. SPM menyusun suatu jadwal tahunan . yang secara tipikal jadwal tersebut dikembangkan dengan mempertimbangkan resiko yang tinggi yang dijadikan auditee potensial.
b. Ad Hoc Audit
Dengan berbagai pertimbangan , Ketua STMIK Bani Salerh atau Ka. SPM dapat menugaskan Auditor untuk mengaudit bidang/area fungsional tertentu yang dipandang perlu/bermasalah.
12 C. Auditee Request
Ketua STMIK Bani Saleh, Ka. SPM atau pihak-pihak auditee tertentu dapat meminta untuk dilakukan audit, untuk meng-evaluasi kelayakan , efektivitas kinerja tertentu atau kemungkinan pengaruhnya/dampak terhadap operasional institusi secara . keseluruhan, auditee dapat mengajukan permintaan untuk diaudit.
13 BAB IV
PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL Tahapan Pelaksanaan AMI
1. Sosialisasi
Sosialisasi AMI dilaksanakan oleh Bag. SPM sebagai organisai pelaksana, hal-hal yang disampaikan pada sosialisasi AMI ;
a. Sasaran dan tujuan AMI b. Alokasi waktu AMI c. Instrumen AMI d. Aturan dan etika AMI e. Pelaporan AMI
2. Jadwal
Tahapan-tahapan AMI dan rentang waktu ditetapkan oleh Ka. SPM. Jadwal visitasi auditor ke Auditee sesuai kesepakatan keduanya, selama dalam rentang waktu yang sudah ditetapkan.
3. Forum Auditor
Merupakan forum untuk melakukan kesepahaman antara auditor dengan Ka. SPM yang membahas ;
a. Sasaran , tujuan dan ruang lingkup AMI
b. Instrument dan pelaporan pelaksanaan visitasi c. Etika auditor dan auditee dalam pelaksanaan AMI d. Jadwal visitasi dan komposisi auditor
4. Forum Auditee
Merupakan forum diskusi untuk mempersiapkan auditee dalam pelaksanaan AMI.
Hal-hal yang perlu dibahas adalah ;
14 a. Instrumen visitasi AMI
b. Penjadwalan visitasi
c. Hal-hal teknis yang harus dipersiapkan d. Hak dan kewajiban auditee
5. Visitasi
Adalah kunjungan auditor kepada auditee, untuk memperoleh data audit dari standar mutu yang telah ditetapkan dan perangkatnya. Data audit ini akan dijadikan sebagai basis bagi auditor untuk melakukan evaluasi dan analisis terhadap pencapaian standar mutu yang diberlakukan.
6. Laporan Pendahuluan AMI
Laporan pendahuluan merupakan risalah auditor AMI atas tahapan visitasi pertama, risalah ini sebagai bahan sumbang saran antara auditor AMI dengan auditee untuk merumuskan hasil dan evaluasi AMI . berdasarkan risalah ini diharapkan pengambilan keputusan hasil dan evaluasi AMI dapat disepakati dan diterima oleh pihak-pihak terkait.
7. Forum Klarifikasi dan Revisitasi
Merupakan forum pertemuan antara auditor dan auditee pasca visitasi audit, auditor menyampaikan laporan pendahuluan yang berisi temuan-temuan auditor.
Pada forum ini dibahas ;
a. Memastikan bahwa rumusan hasil audit dapat diterima oleh pihak-pihak terkait b. Kemungkinan auditee mengajukan dan minta waktu untuk melakukan perbaikan
sesuai dengan temuan atau rekomendasi pendahuluan dari auditor c. Bila diperlukan, merumuskan jadwal ulang revisitasi.
15 8. Penyusunan Laporan Final
Auditor diberikan batas waktu tertentu untuk menyusun laporan pelaksanaan final audit. Isi laporan memuat hal-hal sbb. ;
a. Pendahuluan, menguraikan tentang metode dan tahapan audit b. Profil singkat auditee
c. Ruang lingkup dan kegiatan-kegiatan audit d. Temuan-temuan audit
e. Perbaikan-perbaikan yang dilakukan atas temuan awal atau atas rekomendasi pendahuluan
f. Kesimpulan, yang berisi ; penilaian auditor dan rekomendasi .
16 BAB V
KODE ETIK AUDITOR A. Pengertian
Etika adalah keseluruhan nilai-nilai atau norma-norma moral yang mendasari perilaku manusia, yang berfungsi sebagai panduan untuk berbuat, bertindak, berprilaku dan bersikap, sekaligus berfungsi sebagai kriteria untuk menilai benar atau salah suatu perbuatan atau perilaku.
Kode etik merupakan komitmen moral organisasi yang berisi ; 1. Tujuan dan cita-cita luhur profesi
2. Hal-hal yang diperbolehkan dan yang dilarang oleh profesi
3. Hal-hal yang menjadi prioritas dilakukan bila menghadapi stuasi konflik atau dilematis.
4. Diberikan sanksi kepada anggota profesi yang melanggar kode etik.
Kode etik diberlakukan untuk ;
1. Melindungi kepentingan auditee atau pengguna layanan dari kemungkinan kelalaian, kesalahan, atau pelecehan, baik disengaja ataupun tidak disengaja oleh anggota profesi.
2. Melindungi keluhuran profesi dari perilaku menyimpang oleh anggota profesi.
B. Tujuan
Kode etik auditor bertujuan agar tercapai dan terpeliharanya budaya etis dikalangan auditr AMI. Dan kode etik menumbuhkan kepercayaan diri auditor dalam melaksanakan tugas AMI.
C. Azas Auditor
Auditor AMI harus mampu menerapkan dan menegakkan azas-azas AMI :
1. Integritas, auditor mampu membangun kepercayaan orang lain bahwa keberpihakan yang dimiliki semata mata ditujukan kepada kebenaran dan fakta-fakta. Integritas ini
17
menjadi dasar bagi auditor dalam mengambil keputusan dan penilaiannya terhdap auditee. Untuk mewujudkan auditor yang berintegritas tinggi, standar perilaku yang ditetapkan adalah ;
a. Malukukan pekerjaan dengan kejujuran, ketekunan dan tanggung jawab.
b. Tidak terlibat dalam aktivitas ilegal atau tindakan yang dapat menurunkan wibawa profesi auditor AMI atau lembaga.
c. Menghormati dan berkontribusi pada tujuan yang sah dan etis
d. Mentaati hukum, peraturan dan ketentuan profesi dalam membuat laporan.
2. Objektivitas , Auditor AMI harus menunjukkan objektivitas profesional tingkat tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi dan mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau proses yagn sedang diaudit. Auditor AMI membuat penilaian yang seimbang dari semua keadaan yang relevan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan mereka sendiri atau orang lain dalam membuat penilaian.
Untuk mewujudkan objektivitas auditor AMI adalah ;
a. Tidak berpartisipasi dalam kegiatan atau hubungan apapun yang dapat atau dianggap mengganggu penilaian.
b. Tidak akan menerima apapun yang dapat atau dianggap mengganggu profesionalitas penilaian.
c. Mengungkapkan semua fakta material yang diketahui yang jika tidak diungkapkan dapat mengganggu pelaporan kegiatan yang sedang diaudit.
3. Kerahasiaan, auditor AMI menghormati nilai dan kepemilikan informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan informasi tanpa izin, kecuali atas ketentuan peraturan atau kewajiban profesional untuk melakukannya.
Untuk mewujudkan prinsip kerahasiaan ;
a. Berhati-hati dalam penggunaan dan perlindungan informasi yang diperoleh dalam tugas.
b. Tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan pribadi atau yang dengan cara apapun akan bertentangan dengan ketentuan peraturan atau merugikan tujuan yang sah dan etis dari lembaga.
18
4. Kompetensi, auditor AMI menerapkan pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang diperlukan dalam pelaksanaan layanan AMI.
Perilaku yang harus ditunjukkan auditor untuk mewujudkan kompetensi adalah ; a. Melakukan AMI sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
b. Terus menerus meningkatakan kemamapuan dan efektivitas serta kualitas layanan auditor.
5. Independensi, auditor AMI tidak terlibat konflik kepentingan (conflict of interest ) dengan pihak pihak lain yang terkait terutama auditee.
Hal hal yang perlu dilakukan auditor AMI untuk menjaga independensinya adalah ; a. Menghindari pertemuan dengan auditee diluar kegiatan audit selama proses
AMI.
b. Melakukan proses AMI secara kelompok.
c. Tidak melakukan audit pada auditee dimana ia menjadi bagian dari unit organisasi tersebut/unit tersebut.
D. Perilaku Auditor
Dalam melaksanakan AMI, auditor harus memiliki sikap sebagai berikut : 1. Tidak menggurui ( never challenge person )
2. Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan adil ( always present a true and fair view)
3. Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele ( go fact finding no fault finding ).
4. Berpikir sistematis ( use systemetics methods)
5. Selalu mengejar kesesuaian dengan standar (never lose sight of the product)
6. Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee, bukan pemahaman Auditor ( find out the auditee’s interpretation, not yours)
7. Segala sesuatunya selalu dipersiapkan dengan baik ( always be properly prepared) 8. Selalu membantu Auditiee ( always help the auditee)
19
9. Menjalin komunikasi se-efektif mungkin dengan auditee (communicate effectively with auditee)
10. Selalu menindaklanjuti permintaan perbaikan (always follow up corrective action request)
E. Penegakan Disiplin
Apabila Ketua STMIK Bani Saleh menerima laporan resmi secara tertulis, mengenai adanya pelanggaran kode etik auditor AMI, Ketua STMIK Bani Saleh akan melaksanakan penegakan hukum sebagai berikut ;
1. Ketua STMIK Bani Saleh membentuk Komisi Etika Auditor yang terdiri minimal 3 orang yang akan bertugas dalam jangka waktu 2 (dua) bulan.
2. Komisi Etika Auditor segera mempelajari isi laporan tersebut.
3. Komisi Etika Auditor mengadakan rapat untuk mendengarkan klarifikasi auditor terlapor dan juga pelapor secara terpisah.
4. Setelah mendengarkan penjelasan terlapor dan pelapor, apabila tidak terbukti dan ada kesepakatan kedua belah pihak, maka prosedur pemeriksaan tidak dianjurkan.
5. Apabila terbukti ada pelanggaran kode etik auditor AMI, maka auditor terlapor segera memperbaikia laporan yang dibuatnya.
6. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil kerjanya kepada Ketua STMIK Bani Saleh.
F. Sanksi
Auditor yang tidak mematuhi atau melanggar kode etik auditor AMI akan dinilai dan ditindak sesuai prosedur penegakan disiplin yang berlaku.
Jenis sanksi yang diberikan adalah : 1. Peringatan lisan
2. Peringatan tertulis pertama. Kedua dan ketiga
3. Pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu 4. Pemberhentian sebagai auditor
20 BAB VI RAPAT EVALUASI A. Pengertian
Rapat avaluasi, dilakukan oleh jajaran manajemen terhadap penerapan sistem Penjaminan Mutu disetiap prodi/jurusan dan bagian/unit kerja. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh, dihadiri oleh Waket I, Waket II, Ka. Prodi/Jurusan dan Kepala Bagian.
B. Tujuan
Memberikan keyakinan kepada pihak manajemen, bahwa Sistem Penjaminan Mutu telah mampu meningkatkan kualitas berbagai aspek pengelolaan perguruan tinggi, secara berkesinabungan. Dan perlunya melakukan evaluasi terhadap kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, prosedur, instruksi kerja , formulir dan kepuasan pelanggan.
C. Rapat Tinjauan Manajemen
1. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh atau yang ditunjuk/ditugaskan oleh Ketua.
2. Dilaksanakan secara berkala 3. Tujuan rapat ;
a. untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu.
b. Koreksi/perbaikan pelaksanaan.
c. Peningkatan mutu ; perbaikan/revisi standar, prosedur, instruksi kerja dan fomulir.
D. Masukan Bahan Rapat Tinjauan Manajemen 1. Hasil audit
2. Umpan balik dari pengguna layanan/pelanggan
21
3. Temuan dalam proses pemenuhan kegiatan/produk 4. Tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya
5. Perubahan sistem penjaminan mutu 6. Rekomendasi peningkatan
E. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen
1. Keputusan untuk tindakan perbaikan/koreksi
2. Keputusan untuk peningkatan perbaikan proses pengendalian mutu 3. Keputusan untuk peningkatan standar penjaminan mutu
4. Keputusan alokasi sumber daya.
F. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen 1. Ketua, Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II 2. Kepala dan petugas SPM
3. Kepala Bagian
4. Team leader Auditee prodi/jurusan dan/atau bagian
5. Rapat dapat juga dihadiri oleh pejabat struktural atau personel lain yang menurut Ketua STMIK Bani Saleh diperlukan hadir.
G. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen
1. Undangan Rapat Tinjauan Manajemen beserta agenda/materi rapat disiapkan dan didistribusikan oleh Ka. SPM, paling lambat 3 (tiga) hari sebelum hari/tanggal pelaksanaan rapat. Undangan rapat ditandatangani oleh Ketua STMIK Bani Saleh.
2. Peserta rapat diharapkan memberikan masukan secara tertulis disamping yang disampaikan/dibahas / didiskusikan dalam rapat.
3. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh atau personil yang ditunjuk.
4. Semua keputusan rapat dicatat oleh Ka. SPM atau personel yang ditunjuk.
22
5. Sebelum rapat ditutup, notulis membacakan hasil atau keputusan rapat beserta penanggungjawab permasalahan, tindak lanjut dan tanggal target selesai.
6. Notulen rapat harus sudah dibagikan kepada peserta rapat , paling lambat satu minggu setelah tanggal rapat selesai.
7. Semua dokumen rapat tinjauan manajemen didokumentasikan dan diarsipkan oleh Ka. SPM
23 BAB VII PENUTUP
Audit Mutu Internal ( AMI) dilaksanakan untuk memberi jaminan kepada semua stakeholder bahwa proses dan pencapaian standar mutu yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik.
Untuk meyakinkan itu diberikan mandat kepada Auditor untuk melakukan audit yang akan memberikan penilaian atau pendapat terhadap pelaksanaan Sistem Pengendalian Mutu di prodi/jurusan dan unit-unit kerja lainnya.
Prodi/J urusan dan unit-unit kerja lainnya berkewajiban memberikan bantuan dan kerjasama kepada team aditor untuk memberikan data, dokumen dan narasi yang diperlukan oleh Auditor dalam melaksanakan tugasnya.
24