A. AKUN DAN KELAS RANSAKSI DALAM SIKLUS PENJUALAN SERTA PENAGIHAN.
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penjualan dan penagihan adalah mengevaluasi apakah saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi yang diterima umum.
Sifat dari setiap akun dapat beragam, tergantung terhadap industri dan klien yang terkait. Dalam siklus penjualan dan penagihan terdapat 5 kelompok tranksaksi yaitu:
1.Penjualan (penjualan tunai dan penjualan kredit) 2.Penerimaan kas
3.Retur penjualan dan pengurangan harga 4.Penghapusan piutang tak tertagih 5.Estimasi beban piutang tang tertagih
Gambar diatas menunjukkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penjualan dan penagihan . gambar tersebut menunjukkan bahwa lima kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penaguhan antara lain : 1. Penjualan ( penjualan tunai dan kredit ) 2. Penerimaan kas 3. Retur dan pengurangan penjualan 4. Penghapusan piutang tak tertagih 5. Estimasi beban piutang tak tertagih
neraca, yaitu akun piutang usaha atau penyisihan untuk pitang tak tertagih. Untuk mudahnya, kita mengasumsikan bahwa ada pengendalian internal yang sama baik untuk penjualan tunai maupun penjualan kredit.
B. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN TERKAIT Siklus Penjualan dan Penagihan melibatkan keputusan serta proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk dijual. Hal ini diawali dengan permintaan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan konversi bahan atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya menjadi kas. Dalam siklus penjualan dan penagihan ini ada 8 fungsi bisnis yang dimasukan dalam 5 kelompok tranksaksi.
Kelas Transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan
Penjualan Penjualan piutang usaha
Pemroses pesanan
pelanggan Pemberian kredit Pengiriman barang Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan
Pesanan pelanggan Pesanan penjualan Pesanan pelanggan atau pesanan penjualan Dokumen pengiriman Faktur penjualan File transaksi penjualan Jurnal penjualan atau listing File induk piutang usaha Neraca saldo piutang usaha Laporan bulanan
Penerimaan Kas Kas di bank ( debet dari penerimaan kas ) piutang usaha
Pemroses dan pencatatan penerimaan kas
Remittance advice Prelisting penerimaan kas File transaksi penerimaan kas Jurnal penerimaan kas atau listing
Retur Dan
Pengurangan Penjualan Penghapusan Piutang tak
Retur dan
pengurangan
penjualan Pitang usaha Piutang Usaha Penyisihan untuk
Pemroses dan pencatatan retur dan pengurangan penjualan Penghapusan piutang usaha tak tertagih
Tertagih piutang tak tertagih tertagih Jurnal umum Beban Piutang
tak Tertagih
Beban piutang tak tertagih Penyisihan untuk piutang tak tertagih
Penyediaan piutang tak tertagih
Jurnal umum
Pada kolom diatas sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substansif atas transaksi harus memaham fungsi bisnis dan dokumen serta catatan suatu perusahaan.
1.Pemroses pesanan pelanggan o Pesanan pelanggan yaitu permintaan barang dagang yang diajukan oleh pelanggan. o Pesanan penjualan yaitu dokumen untuk mengkomunikasikan deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang yang dipesan oleh pelanggan. 2.Pemberian kredit o Dokumen pengiriman dibuat untuk mengawali pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi barang dagang , kuantitas yang dikirimkan, dan data yang relevan lainnya. o Bill of lading yaitu kontrak tertulis mengenai penerimaan dan pegiriman barang antara pembawa dan penjual. Bill of lading dikirimkan secara elektronik ketika barang telah dikirimkan , dan secara otomatis akan membuat faktur penjualan yang terkait serta ayat jurnal dalam jurnal penjualan.
3.Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan Aspek paling penting dari penagihan yaitu : Semua pengiriman telah ditagih ( kelengkapan = completeness ) Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari satu kali ( keterjadian = occurrence ) Setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang tepat ( keakuratan = accuracy )
o Faktur penjualan yaitu dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga, ongkos angkut, asuransi, syarat, dan relevan lainnya.
o File transaksi penjualan yaitu file yang dihasilkan computer yang mencantumkan semua transaksi penjualan yang diproses oleh system akuntansi selama suatu periode, seperti sehari, seminggu, atau sebulan.
o Jurnal penjualan atau listing yaitu laporan yang dibuat dari file transaksi penjualan yang cantumkan biasanya mencantumkan nama pelanggan, tanggal, jumlah dan klasifikasi bagi setiap transaksi seperti divisi atau lini produk.
o Laporan bulanan yaitu dokumen yang dikirimkan melalui surat atau secara elektronik kepada setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usahanya. Pemroses dan pencatatan penerimaan kas
o Remmitance advice yaitu dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan dan biasanya dikembalikan kepada penjual beserta pembayaran kas
o Prelisting penerimaan yaitu daftar yang disusun ketika kas diterima oleh seseorang yang tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat penjualan, piutang usaha, kas dan yang tidak memiliki akses ke catatan akuntansi.
o Memo kredit yaitu dokumen yang mengindikasikan pengurangan dari jumlah pelanggan akibat retur barang atau pengurangan harga.
o Jurnal retur dan pengurangan penjualan yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan penjualan. Penghapusan piutang usaha tak tertagih
o Formulir otorisasi piutang tak tertagih yaitu dokumen yang digunakan dalam lingkungan internal untuk menunjukkan otoritas menghapus suatu piutang usaha sebagai tak tertagih.
C. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANSIF ATAS TRANSAKSI PENJUALAN
Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dalam memahami pengendalian internal untuk menilai resiko pengendalian. Terdapat empat langkah yang penting dalam pengendalian ini yaitu :
1. Auditor memerlukan kerangka kerja untuk menilai resiko pengendalian.
2. Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan kelemahannya bagi penjualan.
3. Setelah mengidentifikasi pengendalian dan kelemahannya, auditor lalu mengaitkannya dengan tujuan .
4. Auditor menilai resiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan mengevaluasi pengendalian dan kelemahannya bagi setiap tujuan.
Selanjutnya kita akan enguji aktivitas pengendalian kunci untuk penjualan.
Otoritas Yang Tepat Auditor akan memeriksa otoritas pada 3 titik kunci a. Kredit harus diotoritasi dengan tepat sebelum penjualan dilakukan b. Barang harus dikirim hanya setelah otoritasi yang tepat dilakukan
c. Harga, termasuk syarat dasar, ongkos angkut, dan diskon, harus di otorisasi.
Dokumen dan Catatan yang Memadai karena setiap perusahaan memiliki sistem penerimaan, pemrosesan, dan pencatatan transaksi yang unik, auditor mungkin sulit mengevaluasi apakah setiap prosedur klien telah dirancang untuk pengendalian maksimum.
Laporan Bulanan Pengiriman laporan bulanan merupakan pengendalian yang bermanfaat karena mendorong para pelanggan untuk segera merespons jika ada saldo yang dinyatakan dengan tidak benar.
Prosedur Verifikasi Internal Program komputer atau personil yag independen harus mengecek bahwa pemrosesan dan pencatatan transaksi penjualan memenuhi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi.
Prosedur audit pengujian substansif atas transaksi yang hanya dilakukan jika ada situasi tertentu yang memerlukan perhatian audit khusus.
Mencatat Penjualan Yang Terjadi untuk tujuan ini, auditor memperhatikan tiga jenis salah saji yang terkait.
a. Penjualan dimasukkan dalam jurnal sementara pengiriman tidak pernah dilakukan b. Penjualan dicatat lebih dari satu kali
c. Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan.
Arah pengujian Auditor harus memahami perbedaan antara menelusuri dokumen sumber kejurnal dan memvouching dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Pengujian pertama adalah untuk transaksi yang dihilangkan ( tujuan kelengkapan ). Sementara yang kedua adalah untuk transaksi yang tidak ada ( tujuan keterjadian ). Penjualan dicatat dengan akurat Pencatatan yang akurat atas transaksi penjualan
harus memperhatikan hal – hal berikt : a. Mengirimkan jumlah barang yang dipesan
b. Menagih dengan akurat sebesar jumlah barang yang dikirim
c. Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih dalam catatan akuntansi.
Transaksi penjualan dimasukkan dengan benar dalam file Induk dan Diikhtisarkan dengan benar
Penjualan yang dicatat diklasifikasikan dengan benar Penjualan dicatat pada tanggal yang benar
Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi Pengendaian kunci yang ada
Pengujian pengendalian Defisiensi
Pengujian substansif atas transaksi
D. RETUR DAN PENGURANGAN PENJUALAN
Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dan metode yang digunakan klien untuk mengendalikan salah saji pada intinya sama seperti untuk memroses memo kredit yang telah digambarkan bagi penjualan, dengan dua perbedaan. Perbedaan yang pertama adalah matrealitas. Dalam banyak hal, retur dan pengurangan penjualan sangat tidak material sehingga auditor dapat mengabaikannya. Perbedaan yang kedua adalah penekanan pada tujuan kejadian. Untuk retur dan pengurangan penjualan, umumnya auditor menekankan pada pengujian transaksi yang tercatat untuk mengungkapkan setiap pencurian kas dari penagihan piutang usaha yang ditutupi oleh retur atau pengurangan penjualan fiktif.
Tujuan kelengkapan juga merupakan hal yang penting terutama dalam menguji saldo akun untuk menentukan apakah retur dan penjualan ditetapkan terlalu rendah pada akhir tahun. Secara alami , tujuan lainnya tidak boleh diabaikan, akan tetapi, karena tujuan dan metodologi untuk mengaudit retur dan pengurangan penjualan pada intinya sama seperti untuk penjualan, tidak dimasukkan studi yang mendalami mengenai hal tersebut. Jika ingin mengaudit retur dan pengurangan penjualan, harus dapat menerapkan logika yang sma untuk mendapatkan pengendalian, pengujian pengendalian, dan pengujian substansif atas transaksi yang sesuai guna memverifikasi jumlahnya.
Auditor menggunakan metodologi yang sama untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi penerimaan kas seperti yang digunakan untuk penjualan. Prosedur audit untuk pengujian pengendalian , pengujian substansif atas transaksi penerimaan kas dikembangkan dengan kerangka kerja yang sama seperti yang digunakan untuk penjualan, tetapi tujuan khususnya diterapkan bagi penerimaan kas. Berdasarkan tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, auditor mengikuti proses berikut ini :
Menentukan pengendalian internal kunci untuk setiap tujuan audit
Merancang pengujian pengendalian bagi setiap pengendalian yang digunakan untuk mendukung pengurangan resiko pengendalian
Merancang pengujian substansif atas transaksi untuk menguji salah moneter bagi setiap tujuan.
Proses pengujian substasif
Penyiapan Bukti Penerimaan Kas Prosedur audit yang bermanfaat untuk menguji apakah semua penerimaan kas yang dicatat telah disetorkan dalam akun atau rekening bank adalah bukti penerimaan kas ( proof of cash receipts ). Dalam pengujian ini, total penerimaan kas yang dicatat dalam jumlah penerimaan kas selama suatu periode tertentu, seperti bulan, akan direkonsiliasi dengan deposito atau setoran actual yang dilakukan ke bank selama periode yang sama.
Lapping piutang usaha yaitu penundaan ayat jurnal penagihan piutang usaha untuk menutupi kekurangan kas yang ada. Penggelapan dilakukan seseorang yang menangani penerimaan kas dan kemudian memasukkannya kedalam system computer. Penggelapan ini dapat dideteksi dengan membandingkan nama, jumlah, dan tanggalyang ditunjukkan pada remmitance advice dengan ayat jurnal penerimaan kas dan salinan slip setoran terkait.
F. PENGUJIAN AUDIT UNTUK MENGHAPUS PIUTANG TAK TERTAGIH
kecurangan ini adalah otorisasi yang tepat atas penghapusan piutang tak tertagih harus diberikan oleh tingkat manajemen yang ditunjuk hanya setelah melalui penyelidikan menyeluruh mengenai alas an pelanggan tidak mampu membayar.
Biasanya, verifikasi atas penghapusan piutang hanya memerlukan waktu yag relatif singkat. Yaitu, auditor hanya memeriksa persetujuan oleh orang yang tepat. Menyangkut sampel piutang yang dihapus, biasanya auditor juga harus memeriksa korespondensi dalam file klien yang menyatakan ketidaktertagihannya. Dalam beberapa kasus, auditor juga memeriksa lapora kredit. Setelah auditor menyimpulkan bahwa penghapusan piutang oleh ayat jurnal umum sudah benar, pos tertentu harus ditelusuri ke file induk piutag usaha untuk menguji apakah penghapusan telah dicatat dengan benar.
Estimasi beban piutang tak tertagih, yang merupakan kelas transaksi kelima dalam siklus penjualan dan penagihan, berkaitan dengan penghapusan piutang tak tertagih . akan tetapi, karena estimasi piutang tak tertagih didaarkan pada saldo piutang usaha akhir tahun, auditor mengevaluasi estimasi piutang tak tertagih.
G. PENGENDALIAN INTERNAL TAMBAHAN TERHADAP SALDO AKUN SERTA PENYAJIAN DAN PENGUNGKAPAN.
Pengujian pengendalian, dan pengujian substansif atas transaksi bagi kelima kelas transaksi yang mempengaruhi saldo akun dalam siklus penjualan dan penagihan. Jika pengendalian internal untuk kelima kelas tersebut sudah dianggap efektif dan pengujian substansif atas transaksi yang terkait mendukung kesimpulan itu, kemungkinan salah saji dalam laporan keuangan akan berkurang.
Selain itu, pengendalian internal juga berkaitan langsung dengan saldo akun dan penyajian serta pengungkapan yang mungkin terjadi, meskipun belum diidentifikasi atau diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian atau pengujian substansif atas transaksi. Untuk siklus penjualan dan penagihan, hal tersebut kemungkinan besar akan mempengaruhi tujuan yang berkait dengan saldo nilai yang dapat direalisasi dan hak serta kewajiban dan empat tujuan penyajian serta pengungkapan.
Idealnya, klien harus menetapkan beberapa pengendalian untuk mengurangi kemungkinan piutang tak tertagih. Dua pengendalian lainnya adalah :
Penyusunan neraca saldo umur piutang usaha periodik untuk review dan tindak lanjut oleh personil manajemen yang tepat.
Kebijakan menghapus piutang tak tertagih apabila sudah tidak mungkin lagiuntuk ditagih.
Hak dan kewajiban serta penyajian danpengungkapan hampir bukan merupakan masalah yang signifikan bagi piutang usaha. Karena itu, personil akuntansi yang kompeten biasanya sudah merupakan pengendalian yang cukup bagi tujuan audit.
H. DAMPAK PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANSIF TRANSAKSI.
Hasil dari pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap sisa audit, terutama terhadap pengujian substansi atas rincian saldo. Bagian dari audit yang paling diprngaruhi oleh pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan adalah saldo piutang usaha, kas, beban piutang tak tertagih, dan penyisihan untuk piutang tak tertagih.
Lebih lanjut, jika hasil pengujian tidak memuaskan, auditor harus melakukan pengujian substansif tambahan atas penjualan, retur dan pengurangan penjualan, penghapusan piutang tak tertagih, dan pemrosesan penerimaan kas. Auditor perusahaan publik juga harus mempertimbangkan dampak hasil pengujian yang tidak memuaskan terhadap audit pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
Pada tahap penyelesaian pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi, auditor harus menganalisis setiap pengecualian, baik dalam audit perusahaan ublik maupun nonpublik, untuk menentukan penybab dan implikasi dari pengecualian itu terhadap penilaian resiko pengendalian, yang mugkin mempengaruhi resiko deteksi yang didukung dan pengujian substansif terkait yang tersisa.
