BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah Bahasa Indonesia, mempunyai arti :
a. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
b. Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1, yaitu :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.
2.1.1 Karakteristik Arsip
Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam UU No. 43 tahun 2009 ciri-ciri arsip yang baik adalah :
1. Keaslian (Authenticity), yaitu memiliki struktur (format fisik dan susunan atau format intelektual), isi (data, fakta, informasi yang direkam) dan konteks (lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip), yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali.
2. Kelengkapan atau utuh (Integrity), yaitu terjaga kelengkapan dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi ataupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
3. Keterpercayaan (Reliability), yaitu isinya dapat dipercaya dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan, atau fakta sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
4. Kegunaan (Usebility), yaitu arsip dapat diketahui tempatnya, ditemukan kembali, disajikan berhubungan dengan transaksi yang menghasilkannya.
2.1.2 Tujuan Kearsipan
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 3 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
a. Mudah dilaksanakan, sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti, sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/ekonomis, sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip.
d. Tidak memakan tempat, yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes, fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan, untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.
2.1.3 Fungsi Arsip
Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut (Sambas dan Hendri, 2016:3) :
1. Mendukung proses pengambilan keputusan
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan merupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan. Informasi ini sesungguhnya berasal dari arsip.
2. Menunjang proses perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang yang hendak dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dari arsip.
3. Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang belum dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian
Di dalam pengadilan banyak menghasilkan informasi terekam yang nantinya dapat digunakan oleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Memori perusahaan
Keseluruhan kegiatan bisnis, baik itu berupa transaksi, aktivitas internal perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini nantinya dapat digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi
Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, dan salah satunya berasal dari arsip.
2.1.4 Sistem Kearsipan
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filling), namun yang umum dipakai ada 5 (lima) macam, yaitu (Verdi Yasin, 2012:263) :
1. Penyimpanan arsip sistem abjad (Alphabetic Filling)
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.
2. Penyimpanan arsip sistem tanggal (Chronological Filling)
Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
3. Penyimpanan arsip sistem wilayah (Geographic Filling)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera,Jawa,Kalimantan) atau menurut wilayah propinsi maupun wilayah kabupaten/kota serta wilayah kecamatan/desa. Namun disini pula dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
4. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah (Subject Filling)
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan tersebut. 5. Penyimpanan arsip sistem nomor (Numeric Filling)
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari satu dan terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misallnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
2.1.5 Definisi Surat Ukur
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, dijelaskan bahwa Surat Ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian.
Secara garis besar pembuatan Surat Ukur merupakan salah satu kegiatan pengukuran dan pemetaan, dimana setiap bidang tanah yang telah dipetakan dalam peta pendaftaran dibuat surat ukur guna keperluan pendaftaran haknya. Khusus untuk wilayah-wilayah pendaftaran tanah secara sporadik yang belum tersedia peta pendaftaran, maka dibuatkan dulu peta pendaftarannya atau dilakukan pemetaan bidang tanah pada peta dasar pendaftaran yang tersedia dan selanjutnya dapat disahkan menjadi peta pendaftaran. Surat Ukur itu sendiri dapat berupa kutipan/salinan gambar bidang tanah dari peta pendaftaran atau merupakan hasil penggambaran sesuai dengan data-data hasil ukuran. Surat ukur ini sendiri dibuat 2 (dua) rangkap, satu disimpan pada Kantor Pertanahan sebagai arsip dalam daftar surat ukur, dan yang satu lagi merupakan bagian tak terpisahkan dari sertipikat tanah untuk menginformasikan tanah tersebut haknya telah terdaftar pada buku tanah.
2.2 Definisi Sistem
Sistem adalah sebuah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan kemudian dikembangakan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan utama dalam bisnis.
Menurut Verdi Yasin (2012:260) Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang menjelaskan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.
2.3 Definisi Informasi
Informasi dapat juga diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Menurut Tata Sutabri (2012:29) Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah dan diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya.
Informasi yang baik yaitu informasi yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, sumbernya dapat dipercaya, valid keabsahannya, dan berguna bagi yang menerimanya. Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat, karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat Waktu (Timeline)
Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapat, mengolah, dan mengirimkannya.
3. Relevan (Relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda, misalnya informasi sebab musabah kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.
2.4 Definisi Sistem Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:46) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategis
dari suatu organisasi untuk dapat meyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.5 Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutarman (2012:14), komponen-komponen dasar sistem informasi antara lain sebagai berikut :
1. Hardware
Kumpulan peralatan seperti perangkat keras, processor, monitor, keyboard, dan printer yang menerima data dan informasi, memproses data, mengolahnya dan menampilkan data tersebut.
2. Software
Kumpulan program-program komputer yang memungkinkan hardware memperluas data.
3. Database
Sekumpulan file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau kumpulan record-record yang menyimpan data dan hubungan diantaranya.
4. Network
Sebuah sistem yang terhubung dan menunjang adanya pemakaian bersama sumber di antara komputer-komputer yang berbeda.
5. People
Elemen yang paling penting dalam sistem informasi, termasuk orang-orang yang bekerja dengan sistem informasi atau menggunakan outputnya.
2.6 Pengertian SDLC (System Development Life Cyle)
Pengertian SDLC adalah suatu proses berkelanjutan dari planning, analisis, desain dan implementasi. Yang pada setiap prosesnya dilakukan perbaikan secara bertahap. (Dennis,dkk : 2012).
Model perancangan SDLC adalah dengan model waterfall. Terdapat 5 langkah dalam model waterfall, adalah :
Gambar 2.1 Metode Waterfall (Dennis,dkk : 2012)
1. Planning (Perencanaan)
Dalam tahapan ini, menjelaskan dan mengargumentasi untuk melanjutkan proyek yang telah dipilih.Rencana kerja yang matang juga disusun untuk menjalankan tahapan-tahapan lainnya. Pada tahap ini ditentukan secara detail rencana kerja yang harus dikerjakan, durasi yang diperlukan masing–masing tahap, sumber daya manusia, perangkat lunak, dokumentasi, perangkat keras, maupun finansial diestimasi. Pembuatan perencanaan ini bukan langkah mudah karena untuk mengestimasi beban kerja dan durasi dari masing-masing tahap dibutuhkan pengalaman yang cukup banyak. Kesalahan pada tahap ini akan mengakibatkan keuntungan yang diperoleh tidak maksimal, bahkan bisa rugi. Pada tahapan ini peran manajemen sistem informasi berpengalaman sangat dibutuhkan.
2. Analysis (Analisis)
Tahap kedua, adalah tahap analisis, yaitu tahap dimana kita berusaha mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisi dan merealisasikan komponen – komponen sistem. Tujuan utama dari tahap analisis adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem baru. Menganalisa kebutuhan sebagai bahan dalam membuat spesifikasi di tahapan selanjutnya.
3. Design (Perancangan)
Tahap perancangan (design), dimana kita mencoba mencari solusi permasalahan yang didapat dari tahap analis.tahapan mengubah kebutuhan yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang riil untuk diimplementasikan. Jika pada
tahapan analisis (from requirement to specification), maka tahapan desain adalah (from specification to implementation). Jadi, bagaimana pembuatan spesifikasi yang detail untuk bisa diimplementasikan.
4. Implementation (Implementasi)
Tahap implementasi, dimana kita mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi nyata atau desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Di sini kita mulai berurusan dengan pemilihan perangkat keras dan penyusunan perangkat lunak aplikasi (pengkodean/coding).
5. System (Sistem)
Pada tahapan sistem dilakukan pengujian (testing) dan pemeliharaan, yang dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem/perangkat lunak yang kita buat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Jika belum, proses selanjutnya adalah bersifat iteratif, yaitu kembali ke tahap – tahap sebelumnya.Tahap pemeliharaan/perawatan di mana kita mulai melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan melakukan perbaikan – perbaikan kecil. Kemudia jika waktu penggunaan sistem habis, maka kita akan masuk lagi pada tahap perencanaan (design).
2.7 Metode Analisis PIECES
Analisis Pieces merupakan analisa yang melihat sistem dari Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service.Istilah PIECES yang setiap hurufnya bisa di terjemahkan menjadi berikut (Rahmat Taufiq : 2013) :
1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )
Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
2. Analisis Informasi ( Information )
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
2.8 UML (Unified Modelling Language)
UML (Unified Modeling Language) merupakan kosakata umum berbasis objek dan diagram teknik yang cukup efektif untuk memodelkan setiap proyek pengembangan sistem mulai tahap analisis sampai tahap desain dan implementasi (Dennis,dkk : 2012). UML diaplikasikan untuk maksud tertentu, biasanya antara lain untuk :
1. Merancang perangkat lunak.
2. Sarana komunikasi antara perangkat lunak dengan proses bisnis.
3. Menjabarkan sistem secara rinci untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan sistem.
4. Mendokumentasikan sistem yang ada, proses-proses dan organisasinya.
Blok pembangun utama UML adalah diagram.Beberapa diagram, ada yang rinci (jenis timing diagram) dan lainnya ada yang bersifat umum (misalnya diagram kelas).Para pengembang sistem berorientasi objek menggunakan bahasa model untuk menggambarkan, membangun dan mendokumentasikan sistem yang mereka rancang. UML memungkinkan para anggota team untuk bekerja sama dengan bahasa model yang sama dalam mengaplikasikan beragam sistem. Intinya, UML merupakan alat komunikasi yang konsisten dalam mensupport para pengembang sistem saat ini. Sebagai perancang sekedar membaca diagram UML buatan orang lain.
Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram. Namun kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai dengan kebutuhan. Diagram yang sering digunakan adalah Diagram Use case, Diagram Aktivitas (Activity Diagram), Diagram Sequence, Diagram Class.
2.8.1 Use Case Diagram
Use case diagram merupakan suatu diagram yang menangkap kebutuhan bisnis untuk sistem dan untuk menggambarkan interaksi antara sistem dan lingkungannya (Dennis,dkk : 2012). Komponen pembentuk diagram Use case, adalah :
Tabel 2.1 Simbol Use Case Diagram (Dennis,dkk : 2012)
1. Aktor (actor), menggambarkan pihak-pihak yang berperan disebuah sistem. 2. Use case, aktifitas / sarana yang disiapkan oleh bisnis / sistem.
3. System boundary, adalah sebuah kotak yang mewakili sebuah sistem.
4. Hubungan (link), aktor mana saja yang terlibat dalam Use case, dan bagaimana hubungan Use case dengan Use case lain. ada hubungan antar Use case. Digolongkan menjadi 2 : yaitu extend digambarkan dengan keterangan <<extend>>, dan include digambarkan dengan keterangan <<include>>, berikut perbedaanya :
Tabel 2.2 Perbedaan include dan extend pada Use Case Diagram (Dennis,dkk : 2012)
Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram (Dennis,dkk : 2012)
Include Extend
Use case terpanggil (included use case) selalu diperlukan oleh use case dasar
Use case ekstensi tidak selalu dibutuhkan oleh use case dasar Yang memutuskan kapan dipanggilnya use
case included adalah use case dasar Yang dipanggilnya use case extend adalah memutuskan kapan use case extend itu sendiri
Panah hubungan dari use case dasar ke use case include
Panah hubungan dari use case extend ke use case dasar
2.8.2 Activity Diagram
Pengertian diagram Activity adalah yang menggambarkan alur kerja bisnis independen dari class, aliran kegiatan dalam Use case, atau desain rinci sebuah metode (Dennis,dkk : 2012).
Tabel 2.3 Simbol Activity Diagram (Dennis, dkk : 2012) Actor
Digunakan untuk melakukan tindakan .
Activity
Digunakan untuk mewakili serangkaian tindakan. Object Node
Digunakan untuk mewakili suatu objek yang terhubung ke satu set Arus Obyek.
Control Flow
Menunjukkan urutan eksekusi. Object Flow
Menunjukkan arus dari sebuah objek dari satu kegiatan (atau tindakan) untuk kegiatan lain (atau
tindakan). --->
Initial Node
Menggambarkan awal dari serangkaian tindakan atau kegiatan
Initial activity Node
Digunakan untuk menghentikan semua arus kontrol dan arus objek dalam suatu kegiatan (atau tindakan)
Decision Node
Digunakan untuk mewakili kondisi tes untuk memastikan bahwa aliran kontrol atau aliran objek hanya turun satu jalur
Fork Node
Adalah node kontrol yang memiliki satu dan dua atau lebih aliaran keluar.
Actor
Activity
Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram (Dennis,dkk : 2012)
2.8.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram merupakan urutan model dinamis yang menggambarkan contoh class yang berpartisipasi dalam use case dan pesan yang lewat di antara mereka dari waktu ke waktu. (Dennis,dkk : 2012)
Sequence diagram merupakan diagram interaksi yang disusun berdasarkan urutan waktu. Cara membaca diagram sekuensial dari atas ke bawah. Setiap diagram sekuensial mempresentasikan satu flow dari beberapa flow didalam use case.
Join Node
Adalah gabungan dari satu atau lebih activity aliran masuk
Swimline
Digunakan untuk memecah sebuah diagram aktivitas dalam baris dan kolom untuk menetapkan aktivitas individu (atau tindakan) kepada individu atau benda yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan (atau tindakan)
Tabel 2.4 Simbol Sequence Diagram (Dennis, dkk : 2012)
Term and Definition Symbol
An Actor (Aktor)
Orang atau sistem yang berasal dari luar sistem yang dapat memberikan manfaat.
Berpartisipasi secara berurutan oleh mengirim dan / atau menerima pesan.
Ditempatkan dibagian atas diagram. An Object (sebuah Objek)
Berpartisipasi secara berurutan oleh mengirim dan / atau menerima pesan.
Ditempatkan dibagian atas diagram. A Lifeline (sebuah garis hidup)
Menandakan kehidupan sebuah objek selama sequance.
Berisi sebuah X pada titik dimana kelas tidak lagi berinteraksi
A Focus of Control (Sebuah Fokus kontorl)
Menandakan sebuah persegi panjang yang sempit ditempatkan diatas sebuah garis hidup.
Menandakan ketika suatu objek mengirim atau menerima pesan.
A Massege (sebuah Pesan)
Menyampaikan informasi dari satu objek ke objek yang lain.
Object destruction (Objek Penghabisan)
Merupakan sebuah X ditempatkan pada akhir suatu garis hidup untuk menunjukkan bahwa itu akan keluar dari eksistensi.
2.8.4 Class Diagram
Class Diagram adalah ilustrasi hubungan antara class yang dimodelkan didalam sistem. Class Diagram sangat mirip dengan diagram hubungan entitas (ERD). Diagram class menggambarkan class yang meliputi atribut, perilaku dan states, sementara dalam ERD hanya mencakup atribut.(Dennis,dkk : 2012). Komponen class diagram :
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram (Dennis,dkk : 2012)
Term and Definition Symbol
A Class (sebuah class)
Mewakili jenis orang, tempat atau hal yang sistem harus menangkap dan menyimpan informasi.
Memiliki nama yang diketik dengan huruf tebal dan berpusat diatas kompartemen.
Memiliki daftar atribut ditengah Kompartemen.
Memiliki daftar operasi An Attribut (sebuah atribut)
Merupakan sifat yang menggambarkan bagian suatu objek
Dapat diturunkan dari atribut lain, ditunjukkan oleh penempatan garis miring sebelum nama atribut.
Attribut name / derived attribut name
A Method (sebuah metode)
Merupakan tindakan atau fungsi bahwa sebuah class dapat melakukan.
Dapat diklasifikasikan sebagai konstruktor, query, atau memperbaharui operasi.
Termasuk tanda kurung yang mungkin mengandung parameter khusus atau informasi yang dibutuhkan untuk melakukan operasi.
Operation name ()
An Association (sebuah asosiasi)
Merupakan hubungan antara beberapa class atau class dirinya sendiri.
Diberi label oleh kata kerja frase mana yang merupakan hubungan yang tepat.
Bisa ada diantara satu atau lebih class
Berisi banyaknya simbol yang mewakili minimum dan maximum misalnya waktu class dapat dikaitkan dengan contoh class lain.
Class diagram menggambarkan class dan hubungan antar-class didalam sistem.Class diagram dibangun berdasarkan use case diagram, sequence diagram, atau collaboration diagram yang telah dibuat sebelumnya.
Diagram class memberikan pandangan secara luas dari suatu sistem dengan menunjukkan kelas-kelasnya dan hubungan mereka.
Diagram Class bersifat statis, menggambarkan hubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjadi jika mereka berhubungan. Sebuah Class memiliki tiga area pokok :
1. Nama, merupakan nama dari sebuah kelas.
2. Atribut, merupakan properti dari sebuah kelas. Atribut melambangkan batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari class.
3. Operasi, adalah sesuatu yang bias dilakukan oleh sebuah class atau yang dapat dilakukan oleh class lain terhadap sebuah class.
Gambar 2.5 Contoh Class Diagram (Dennis,dkk : 2012)
2.9 Pencil Project
Pencil Project dibangun dengan tujuan untuk menyediakan alat prototyping GUI gratis dan bersifat open source sehingga siapapun bisa dengan mudah menginstall dan menggunakannya dalam membuat mockup pada platform desktop yang populer. Adapun cara kerja dari software ini yaitu user cukup melakukan drag-drop collection yang ada
