PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA RESTORAN DJAGO SAMBAL JAKARTA

(1)

382

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN

BAHAN BAKU PADA RESTORAN DJAGO SAMBAL

JAKARTA

Wina Widiati1, Rizki Nurmayanti2 1

AMIK BSI Jakarta e-mail: wina.wnw@bsi.ac.id

2

AMIK BSI Jakarta

e-mail: rizkinurmayanti@yahoo.com

Abstrak

Perkembangan teknologi pada saat ini sangat pesat sekali terutama teknlogi di bidang informasi dan komunikasi, baik dari sisi kecepatan maupun kemudahan masyarakat dalam mengakses informasi yang dibutuhkan juga semakin berkembang. Teknologi informasi dan teknologi ini sangat penting sekali bagi sector bisnis. Teknologi diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan segala aktifitas manusia dalam berbagai hal memenuhi kebutuhannya. Restoran Djago Sambal Jakarta sangat mernbutuhkan sekali adanya suatu sistem inforrnasi yang dapat menunjang dalam memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Untuk itulah penulis mencoba menyusun mengenai Sistem pembelian bahan baku secara tunai pada Restoran Djago Sambal Jakarta yang sampai saat ini belum terkomputerisasi sepenuhnya. Proses pembelian bahan baku yang ada saat ini sebagaian masih dilakukan secara manual sehingga seluruh data belum tersimpan terpusat dalam sebuah pusat data yang berpengaruh terhadap efesiensi waktu dan akurasi data. Teknologi informasi merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem pembelian bahan baku pada restoran ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas perusahaan. Tujuan dari penulisan ini agar dengan sistem yang terkomputerisasi akan lebih baik dari sistem yang manual, proses pengolahan data dapat berjalan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. Metode penelitian yang dilakukan adalah bersumber dari hasil observasi, wawancara dan studi pustaka untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan penulisan ini.

Keywords: Komputerisasi Akuntansi, Pembelian Bahan Baku. 1. Pendahuluan

Penggunaan komputer pada suatu organisasi sangat membantu untuk meningkatkan kinerja pelayanan dari berbagai bidang, tidak terkecuali dalam hal ini bidang akuntansi dari sebuah perusahaan yang sangat dibutuhkan oleh pelaku bisnis agar akurasi data lebih akuntabel. Salah satu contoh perusahan kuliner yang saat ini sedang digandrungi oleh para pencinta kuliner yakni Restoran Djago Sambal yang berlokasi di Jakarta. Masih minimnya dukungan TIK terutama dukungan komputerisasi akuntansi pada Restoran tersebut yang menurut penulis akan menimbulkan permasalahan – permasalahan dalam hal akurasi data dan dapat memperlambat proses identifikasi data terutama data keuangan. Hal inilah yang menjadi bahan pertimbangan sehingga

penulis tertarik untuk melakukan penelitian ini.

2. Metode Penelitian

Dalam pengumpulan data-data yang diperlukan untuk penyelesaian menyusun penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode yaitu:

a. Observasi

Yaitu mengumpulkan data dengan cara mengamati langsung jalannya kegiatan yang dilakukan pihak-pihak yang terlibat dalam mengolah data, sehingga penulis mendapatkan informasi yang jelas mengenai sistem yang sedang berjalan dan permasalahan pokok.

b. Wawancara

Wawancara dilakukan pada pihak-pihak yang terlibat baik secara langsung atau tidak langsung, untuk kemudian penulis

(2)

mengambil kesimpulan dari data-data yang diperoleh, karena penulisan mengambil kasus pembelian, maka wawancara dilakukan pada pegawai dibagian yang terkait di Restoran Djago Sambal.

c. Studi Pustaka

Studi kepustakaan digunakan sebagai penunjang landasan teori yang ada dalam penulisan ini agar hasil yang dicapai optimal.

Peralatan Pendukung (Tools Sistem) 1. Diagram Alir Data (DAD)

Menurut Kendall dan kendall, (2015:518) Diagram Alir Data adalah “ Gambaran proses-proses data, aliran data, dan simpanan data secara grafis dalam suatu

sistem perusahaan”.Dengan

mengguankan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran

proses-proses yang bisa menampilkan

dokumentasi sistem yang solid.

Langkah-langkah di dalam pembuatan DAD dibagi menjadi 3 tahap yaitu :

a. Diagram Konteks

Adalah diagram yang menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau diagram yang

menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Adalah diagram yang menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks dan pejabarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Adalah diagram yang menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2. Normalisasi

Menurut Sutabri, (2012:143) normalisasi adalah “ Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan kesatuan (entity) dan relasinya”. Proses ini selalu di uji beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan saat menambah (insert), mengubah (append), membaca (retrieve) pada satu database.

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi, yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk Tidak Normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data

untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/ First Normal

Form)

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record da nilai dari field berupa otomatic value. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mempunyai satu pengertian, bukan

merupakan kumpulan kata yang

mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak akan lagi memiliki sifat induknya. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second

Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primery key. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantun hanya pada primery key. Contoh pada bentuk kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga. Seluruh atribut yang ada disitu bergantung penuh pada kunci primernya. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Boyce-Codd Normal Form mempunyai

paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga untuk menjadi BCNF, relasi

harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

6. Normalisasi Bentuk keempat (Fourth Normal Form)

Relas R adalah normalisasi bentuk keempat jika relasi tersebut juga termasku BCNF dan semua ketergantungan multi

(3)

7. Normalisasi Bentuk Kelima

Disebut juga Projection Join Normal Form (PJNF) terdiri dari normalisasi keempat

dilakukan dengan menghilangkan

ketergantungna join yang bukan merupakan kunci kandidat.

3. Hierarcy plus Input-process-output

Menurut Mustakini(2005:787), HIPO (Hierarcy plus input-process-output) adalah “ alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

3. Pembahasan

Dalam upaya meningkatkan mutu dalam sebuah sistem manajemen Restoran melalui teknologi informasi komputer, penulis

mencoba memberikan solusi dari

permasalahan – permasalahan yang ada, yakni :

1. Membuat sebuah sistem informasi yang dapat mencatat data proses order, proses penerimaan barang serta pembayaran ke dalam sebuah basis data sehingga proses manajemen lebih efektif dan efisien;

2. Pembuatan laporan menjadi sangat mudah sekali dan akurasi data menjadi lebih terpercaya apabila pembuatan laporan tersebut dibuat dengan sistem komputerisasi yang datanya diambil dari basis data hasil proses sebelumnya. 3. Sistem yang sudah terkomputerisasi

menjadikan kemudahan dalam

menyimpan arsip dalam bentuk digital. Selain dari hal –hal tersebut diatas, unsur manusia sebagai pengguna juga harus terus

ditingkatkan wawasannya terhadap

pemanfaatan teknologi informasi ini. 3.1. Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem pembelian bahan baku pada Restoran Djago Sambal Jakarta adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan

Bagian Gudang cek kondisi stok persedian bahan baku dengan melihat file bahan baku, apabila stok kosong atau kurang maka akan menghubungi supplier dengan melihat data supplier dalam file untuk memesan dan negoisasi harga, apabila harga sudah disepakati maka dibuat Surat Pemesanan Barang (SPB) dan dikirimkan ke supplier, SPB dibuat berdasarkan data bahan baku dan data

supplier. Selanjutnya supplier

mengirimkan kembali SPB acc kemudian disimpan dalam arsip SPB.

2. Prosedur Penerimaan

Supplier mengirimkan barang sesuai yang dipesan disertai dengan Surat Jalan (SJ) dan Nota. Bagian Gudang mengecek kesesuaian antara barang yang datang, surat jalan dan data pemesanan barang yang ada dalam file SPB, apabila telah sesuai maka Surat Jalan ditandatangani lalu disimpan dalam arsip surat jalan serta salinan surat jalan acc diberikan ke supplier, selanjutnya nota diteruskan ke

Bagian Keuangan untuk proses

pembayaran.

3. Prosedur Pembayaran

Pada proses ini Bagian Keuangan memproses tagihan yang berbentuk nota dan menyiapkan sejumlah uang sesuai

yang tertera dalam nota lalu

membayarkan secara tunai kepada supplier. Supplier menerima salinan nota sebagai bukti penerimaan pembayaran yang sah, selanjutnya nota disimpan dalam arsip pembayaran dan diinput dalam file pembayaran.

4. Penjurnalan.

Perjurnalan mendapat masukan dari File Perkiraan dan File Pembayaran yang diinput kedalam file jurnal.

5. Pembuatan Laporan

Laporan terdiri dari 2 laporan yakni laporan pengeluaran yang terdiri dari data jurnal serta laporan pembayaran yaitu laporan yang datanya diambil dari file pembayaran. Laporan disampaikan ke Manager setiap bulan.

3.2. Diagram Alir Data

Hasil analisa yang di lakukan pada Restoran Djago Sambal, akhirnya penulis memberikan usulan sistem pembelian melalui diagram sebagai berikut :

(4)

1. Diagram Konteks Bagian Gudang Supplier Manager Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai pada Restoran Djago

Sambal Jakarta 0

Keterangan :

SPB = Surat Pemesanan Barang SJ = Surat Jalan Nota = Bukti Pembayaran LJ = Laporan Jurnal

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai

pada Restoran Djago Sambal Jakarta 0 Bagian Keuangan SPB SPB Copy SPB acc Copy SPB acc SJ SJ Nota Nota Copy SJ acc Copy SJ acc LJ Copy Nota acc

Copy Nota acc

Sumber : data olahan penulis

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Usulan Pada Restoran Djago Sambal Jakarta

2. Diagram Nol Proses Pemesanan 1.0 Bagian Gudang D1 File Bahan Baku SPB D2 File Supplier Supplier D3 Arsip SPB SPB Proses Penerimaan 2.0 SJ SJ

Copy SJ acc _{Copy SJ acc}

D4 Arsip SJ

Nota SJ

D6 Arsip Nota

Manager

Data Bahan Baku Data Supplier

Proses Pemesanan 1.0 Proses Penerimaan 2.0 Proses Pembayaran 3.0 Laporan 5.0

Copy Nota acc Copy SPB acc Copy SPB acc D5 File SPB Data pemesanan Nota Data pembayaran LJ Bagian Keuangan Nota

Copy Nota acc

Data Jurnal D5 File SPB Data Pemesanan Data Pemesanan Penjurnalan 4.0 D7 File Pembayaran Data Pembayaran Data Pembayaran D9 File Jurnal D8 File Perkiraan Data Perkiraan Data Jurnal Keterangan :

SPB = Surat Pemesanan Barang SJ = Surat Jalan Nota = Bukti Pembayaran LJ = Laporan Jurnal

Sumber : data olahan penulis Gambar 2. Diagram Nol Sistem Usulan

(5)

3.3. Normalisasi

1. Normalisasi Tidak Normal (Unnormalized Form)

Kode_Bahan_Baku

Nama_Bahan_Baku

Jenis

Merk

Satuan

Stok

Kode_Supplier

Nama_Supplier

Alamat

Kota

Provinsi

Tlp

ID_Pegawai

Nama_Pegawai

Jabatan

Username

Password

No_SPB

Tgl_pesan

Qty

Harga_satuan

Jml_harga

Total_harga

PPN

No_Pembayaran

Tgl_bayar

No_Jurnal

Tgl_Jurnal

Debet

Kredit

Kode_Perkiraan

Nama_Perkiraan

Tgl_keluar

Jml_barang_keluar

Sumber : data olahan penulis Gambar 3. Normalisasi Bentuk Tidak

Normal

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Kode_Bahan_Baku *

Nama_Bahan_Baku

Jenis

Merk

Satuan

Stok

Kode_Supplier *

Nama_Supplier

Alamat

Kota

Provinsi

Tlp

ID_Pegawai *

Nama_Pegawai

Jabatan

Username

Password

No_SPB *

Tgl_pesan

Qty

Harga_satuan

Jml_harga

Total_harga

PPN

No_Pembayaran *

Tgl_bayar

No_Jurnal *

Tgl_Jurnal

Debet

Kredit

Kode_Perkiraan *

Nama_Perkiraan

Tgl_keluar

Jml_barang_keluar

Keterangan : * Candidate Key = Kunci Tamu Sumber : data olahan penulis Gambar 4. Normalisasi Bentuk Normal

(6)

3. Bentuk Normal Kedua (2NF) Kode_Bahan_Baku * Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp No_SPB * Tgl_pesan Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN Kode_Bahan_Baku** Kode_Supplier ** ID_Pegawai ** No_Pembayaran * Tgl_bayar No_SPB ** No_Jurnal * Tgl_Jurnal Debet Kredit No_Pembayaran ** Kode_Perkiraan ** Kode_Perkiraan * Nama_Perkiraan Tabel Bahan Baku

Tabel Supplier Tabel SPB Tabel Pembayaran Tabel Perkiraan Tabel Jurnal Keterangan :

* Kunci Utama (Primary Key) ** Kunci Tamu (Foreign Key)

Relasi One To One Relasi One To Many

ID_Pegawai * Nama_Pegawai Jabatan Username Password Tabel Akun Tgl_keluar Jml_barang_keluar ID_Pegawai Kode_Bahan_Baku ** Tabel Pengeluaran Bahan Baku

Gambar 5. Normalisasi Bentuk Normal Kedua

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Kode_Bahan_Baku * Nama_Bahan_Baku Jenis Merk Satuan Stok Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Provinsi Tlp No_SPB * Tgl_pesan Kode_Supplier ** ID_Pegawai ** No_Pembayaran * Tgl_bayar No_SPB ** No_Jurnal * Tgl_Jurnal No_Pembayaran ** Kode_Perkiraan * Nama_Perkiraan Tabel Bahan Baku

Tabel Supplier Tabel SPB Tabel Pembayaran Tabel Perkiraan Tabel Jurnal Keterangan :

* Kunci Utama (Primary Key) ** Kunci Tamu (Foreign Key)

Relasi One To One Relasi One To Many ID_Pegawai * Nama_Pegawai Jabatan Username Password Tabel Akun Tgl_keluar Jml_barang_keluar ID_Pegawai Kode_Bahan_Baku ** Tabel Pengeluaran Bahan Baku Qty Harga_satuan Jml_harga Total_harga PPN Kode_bahan_baku ** No_SPB ** Detail SPB Debet Kredit No_jurnal ** Kode_Perkiraan ** Detail jurnal

Gambar 6. Normalisasi Bentuk Normal Ketiga

3.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file – file yang akan disimpan dalam pengelolaan database pembelian.mdb pada sistem yang diusulkan dan sebagai penyimpan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan spesifikasi file tersebut adalah :

(7)

Fungsi : Melihat data bahan baku

Type : File Master

Record : 63 Byte

Organisasi File : index sequential Akses File : Random

Media File : Harddisk

Software : Micrososft Access 2003

Field_Key : kd_bb

Tabel 1. Spesifikasi Bahan Baku

No Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket

1. Kode_Bahan_Baku kd_bb Text 3 Primary Key

2. Nama_Bahan_Baku nm_bb Text 20 3. Jenis jenis Text 10 4. Merk merk Text 15 5. Satuan satuan Text 10 6. Stok Stok Number 3

Sumber : database olahan penulis 2. Nama File : File Supplier

Akronim : Supplier

Fungsi : Melihat data supplier

Organisasi File : index sequential

Akses File : Random Media File : Harddisk

Field_Key : kd_Supplier

Tabel 2. Spesifikasi Supplier

No Elemen Data Akronim Jenis Jml Char Ket

1. Kode_Supplier kd_supplier Text 6 Primary Key

2. Nama_Supplier nm_supplier Text 20 3. Alamat alamat Text 50 4. Kota kota Text 15 5. Provinsi provinsi Text 15

6. Tlp tlp Text 13

Sumber : database olahan penulis 3. Nama File : File Akun

Akronim : Akun

Fungsi : Input data akun

Field_Key : id_peg

Tabel 3. Spesifikasi Pegawai

No Elemen Data Akronim Jenis Jml Karakter Ket

1. ID_Pegawai id_peg Text 5 Primery Key

2. Nama_Pegawai nm_peg Text 20 3. Jabatan jabatan Text 50

4. Username Username Text 50

5. Password Passwd Text 50 Md5

Sumber : database olahan penulis 4. Nama File : File Surat Pemesanan

Barang

Akronim : SPB

Fungsi : Mengisi data pemesanan barang

Type : File Transaksi

Organisasi File : index sequential Akses File : Random

Media File : Harddisk

(8)

Tabel 4. Spesifikasi SPB

No. Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket

1. No_SPB no_spb Text 14 Primery Key

2. Tgl_pesan Tgl_pesan Date

3. Qty Qty Number 3

4. Harga_satuan Hrg_sat Currency

5. Jml_harga Jml_harga Currency

6. Total_harga Ttl_harga Currency

7. PPN Ppn Currency

8. Kode_bahan_baku Kd_bb Text 3 Foreign Key

9. Kode_Supplier Kd_supplier Text 6 Foreign Key

10. ID_Pegawai Id_peg Text 5 Foreign Key

Sumber : database olahan penulis 5. Nama File : File Pembayaran

Akronim : Bayar

Fungsi : Isi data pembayaran

Type : File Transaksi

Organisasi File: index sequential

Field_Key : no_yar

Tabel 5. Spesifikasi Bayar

No. Elemen Data Akronim Jenis Jml Kar Ket

1. No_Pembayaran No_yar Text 5 Primery Key

2. Tgl_bayar Tgl_bayar Date

3. No_SPB no_spb Text 5 Foreign Key

Sumber : database olahan penulis 6. Nama File : File Perkiraan

Akronim : Perkiraan

Fungsi : Mengisi data perkiraan

Type : File Transaksi

Field_Key : No_Perkiraan

Tabel 6. Spesifikasi Perkiraan

No Elemen Data Akronim Jenis Jml Char Ket

1. No_Perkiraan no_perkiraan Text 5 Primery Key

2. Nama_Perkiraan nm_perkiraan Text 20

(9)

3.5. Hiraccty Input Proses Output

Sumber : data olahan penulis Gambar 7. Diagram HIPO 3.6. Hasil

1. Tampilan Menu Utama

Sumber : rancangan penulis Gambar 7. Rancangan Menu Utama 2. Tampilan Master Bahan Baku

Sumber : rancangan penulis

Gambar 8. Rancangan Menu Master Bahan Baku

3. Tampilan Master Supplier

Gambar 9. Rancangan Menu Master Supplier 4. Tampilan Master Data Akun

Sumber : rancangan penulis Gambar 9. Rancangan Data Akun

(10)

5. Tampilan Pemesanan Bahan Baku

Sumber : rancangan penulis Gambar 10. Rancangan Data Pemesanan

6. Tampilan Transaksi Pembayaran

Sumber : rancangan penulis Gambar 11. Rancangan Transaksi

Pembayaran 7. Tampilan Jurnal

Sumber : rancangan penulis Gambar 12. Rancangan Jurnal

8. Tampilan Laporan Pembelian

Gambar 13. Rancangan Laporan Pembelian

4. Simpulan

Setelah menguraikan hal – hal yang ada dalam sistem informasi berjalan maupun usulan pada Perancangan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Pada Restoran Djago Sambal Jakarta, penulis mengambil kesimpulan bahwa kegiatan dalam proses pembelian bahan baku masih dilakukan secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan – kesalahan pada pengolahan data.

1. Proses pengolahan dan pengumpulan data menjadi kurang efisien karena cenderung lebih lama.

2. Rentan terjadinya kehilangan data yang

akan berakibat fatal bagi

keberlangsungan perusahaan.

Penyusunan dan penyajian laporan masih menggunakan cara manual sehingga kurang efektif dan efisien.

Referensi

Mustakini, Jogiyanto Hartono. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kendall, Kenneth E, Julie E. Kendall. (2015).

Analisis dan Perancangan Sistem. Indeks Kelompok Gramedia.

Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. Andi Offset.