i
ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS ASSEMBLING DAN KODING BERDASARKAN TEORI WISN
DI RSUD UNGARAN TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh :
VIVIENE PITALOKA SARI DEWI D22.2013.0432
PROGRAM STUDI
D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG TAHUN 2016
ii
HALAMAN HAK CIPTA
© 2016
vii
scientific work with full of struggle.
I present my scientific work to my parents. Big thanks to my parents for
supporting me and pray for me to finish scientific work, even I always complaining
about my scientific work but you always pray for the best of me. I love you mom
and dad. Big thanks to my brother Mas Heri that always there when I needed,
especially fot the many that you always give to me. Thanks you too for uncle Sunar
and Aunt Jum that give me a place to stay when I get college in Semarang and be
my second parents in here.
Big thanks to my bestfriend Yenong and Kak zizong. You always
accompany me in the last 3 year of my college that make us like a Trio Kwek-kwek.
For Yenong who always give me motivation which sometimes doesn’t make any
sense, which always give me courage but she the one that lazy for finish her text.
For Kak izong which oldest between us, the labiles one. That always get bully for
her “faithfull”, hehehe. Thakns to all of you that make me happy and accompany me
trough all the thing that happen to me when I finish my scientific work. Thanks for
your prayer and motivation, for listening me and give me advice to become a strong
women. Thanks for let me stay in your place even I always make noise and messup
your place. We always be a bestfriend even with when we do apart in our live. We
are BENG-BENG SQUAD! Love you to the moon and back guys :*
For all you in class RMIK D22.63, you are the best. My noisy and stubborn
class, which always get interrupt by lecture. But that the place our relationship goes
till the end. From no one until someone special to me, we do everything together.
viii
Thanks guys! For all my “Team hore alay” Aning, Indah, Eby, Uma, Indri, Nurin,
Agnes thanks so much for accompany me when I do my session. We upset when
fnish our work together.
The last but not the last, thanks for my bestfriend from elementary school
which completing my life until now. For Rya Febriana Ramadhani the young
enterprenour which doesn’t want to work under pressure even she was preasure by
her mother that make her a strong woman. And for candidate sport teacher, “si anak
hits” Bondhan Pradika. Thanks you so much to both of you for your supporting me.
The both of you always support me but also always bullying me but still love you to
the moon and back guys!
Thanks to my advisor Miss Maryani Setyowati, SKM, M.Kes my lecture
which help me to finish it. Thanks to all the lectures of healthty faculty especially
for D3 Medical Record lectures which teach and learn me which a big patient even
I do something bad.
Thanks for all that give me support motivation and their participation in
finishing my scientific work its might be not finish on time without your help.
Thanks all!! :D
ix Tempat & Tanggal Lahir : Wonogiri, 18 Juli 1995 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Pelem, RT 01/RW 02, Pelem, Jatisrono, Wonogiri
Riwayat Pendidikan
1. SD Negeri 2 Pelem, Jatisrono, Wonogiri tahun 2006-2009 2. SMP Negeri 1 Wonogiri tahun 2009-2011
3. SMA Negeri 1 Wonogiri tahun 2011-2013
4. Program studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013-2016
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang btelah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyusun karya tulis ilmiah ini dengan judul “Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Petugas Assembling dan Koding Berdasarkan Teori WISN di RSUD Ungaran Tahun 2016”.
Tidak lupa saya ucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang membantu hingga terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Terimaksih saya ucapkan kepada :
1. Dr.Ir.Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Univerasitas Dian Nuswantoro Semarang
2. Dr.dr.Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
3. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
4. Dr.Setya Pinardi, M.Kes selaku Direktur Utama RSUD Ungaran
5. Siti Rahayuningsih,S.Km selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Ungaran 6. Seluruh staf rekam medis di RSUD Ungaran
7. Maryani Setyowati, M.Kes selaku Dosen Pembimbing KTI (Karya Tulis Ilmiah) 8. Seluruh dosen DIII-Rekam medis dan informasi kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro yang telah memberikan ilmu baik secara formal maupun non formal 9. Teman-teman RMIK 2013 yang saling berkerjasama dan membantu menyusun
xi
Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca semuanya khususnya bagi perekam medis.
Semarang, Juli 2016
xii
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK
VIVIENE PITALOKASARI DEWI
ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS ASSEMBLING DAN KODING BERDASARKAN TEORI WISN DI RSUD UNGARAN TAHUN 2016
xvi + 54 hal + 14 tabel + 3 gambar + 5 lampiran
RSUD Ungaran merupakan rumah sakit tipe C. Berdasarkan survei awal jumlah petugas assembling dan koding rawat inap masing-masing berjumlah 1 petugas. Di bagian assembling terjadi penumpukan dokumen yang berdampak pada pelayanan unit lain seperti kerja petugas koding rawat inap yang juga mengalami penumpukan dokumen. Untuk itu kesesuaian antara beban kerja dengan banyaknya jumlah petugas harus diperhatikan. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui beban kerja dan kebutuhan petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran pada tahun 2016.
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dan pendekatan cross sectional. Subjek adalah 1 petugas assembling dan 1 petugas koding rawat inap. Objek penelitian adalah dokumen rawat inap. Analisa data secara deskriptif.
Hasil pengamatan di RSUD Ungaran, petugas assembling dan koding rawat inap telah melakukan pekerjaan sesuai dengan deksripsi pekerjaan. Waktu kerja tersedia petugas assembling selama 1 tahun adalah 1813,5 jam/tahun sedangkan petugas koding rawat inap adalah 1794 jam/tahun. Kuantitas kegiatan pokok tahun 2016 petugas assembling adalah 14508 dokumen sedangkan petugas koding rawat inap adalah 14628 dokumen. Standar beban kerja selama 1 tahun petugas assembling adalah 27900 dokumen sedangkan koding rawat inap adalah 19570,9 dokumen. Dari hasil perhitungan dengan metode WISN didapatkan dibutuhkan 2 petugas koding rawat inap sehingga perlu penambahan 1 petugas.
Berdasarkan perhitungan diketahui bahwa penambahan tenaga kerja di bagian koding rawat inap merupakan dampak banyaknya tugas yang harus dikerjakan sehingga perlu adanya keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah petugas agar tidak timbul kelelahan yang akan mempengaruhi produktivitas kerja. Sebaiknya dilakukan penambahan 1 petugas koding rawat inap dan menempatkan petugas khusus koding rawat inap.
Kata kunci : petugas assembling, petugas koding rawat inap, beban kerja, WISN
xiii
2016 ABSTRACT
VIVIENE PITALOKASARI DEWI
ANALYSIS THE NEEDS OF ASSEMBLING AND CODING OFFICER BASED ON WISN THEORY AT RSUD UNGARAN YEAR 2016
xvi + 54 pages + 14 tables + 3 pictures + 5 appendix
RSUD Ungaran is a type C hospital. Based on the initial survey the number of assembling and inpatient coding officers each was 1 officer. In assembling, there were accumulation of documents which impact to other units such as accumulation of inpatient coding. Therefore the match between the workload and the number of officers must be considered. The purpose of this study was to determine the workload and needs of assembling and coding personnel in inpatient unit RSUD Ungaran in 2016.
This was descriptive research with observation and interview methods and cross sectional approach. The subject were one assembling officer and one inpatient coding officer. The research object were inpatient document. Data analyzed descriptively
The observation in RSUD Ungaran, assembling officers and inpatient coding has been doing the job according to the job description. Available working time of assembling officer for 1 year was 1813.5 hours / year whereas inpatient coding officer was 1794 hours / year. The quantity of the main activities in 2016 was 14 508 document of assembling officer while the inpatient coding officer was 14628 documents. The standard of workload for 1 year was 27900 documents for assembling officers while inpatient coding was 19570.9 document. From the calculation of WISN method takes two officers of inpatient coding so it needs the addition of one officer.
Based on the calculation known that the addition of labor at the inpatient coding is the impact of the number of tasks that must be done so that it need for a balance between the workload and the number of officers in order to avoid the fatigue that effects the productivity. Preferably, the addition one officer of inpatient coding and placing specialized staff of inpatient coding.
Keywords : assembling officer, inpatient coding officers, workload, WISN
xiv
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Persetujuan ... iii
Halaman Pengesahan ... iv
Keaslian KTI ... v
Pernyataan Persetujuan Publikasi KTI ... vi
Halaman Persembahan ... vii
Halaman Riwayat Hidup ... ix
Kata Pengantar ... x
Abstrak.. ... xii
Abstrack.. ... xiii
Daftar Isi ... xiv
Daftar Tabel ... xvii
Daftar Gambar ... xviii
Daftar Lampiran ... xix
Daftar Singkatan ... xx
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
xv
F. Keaslian Penelitian ... 7
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ... 9
1. Rumah Sakit ... 9
2. Rekam Medis ... 10
3. Assembling ... 11
4. Koding ... 14
5. Ergonomi ... 15
6. Cara Pengukuran dan Pencatatan Waktu ... 20
7. Penetapan Waktu Longgar dan Waktu Baku ... 21
8. Metode WISN (Work Load Indikator Staff Need) ... 22
9. Time Series Data (Analisa Deret Berkala) ... 26
10. Metode Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan ... 28
11. Kerangka Teori ... 30
BAB III : METODE PENELITIAN ... 31
1. Kerangka Konsep ... 31
2. Jenis Penelitian ... 32
3. Variabel Penelitian ... 32
xvi
5. Populasi dan Sampel ... 34
6. Pengumpulan Data ... 37
7. Pengolahan Data ... 39
8. Analisis Data ... 41
BAB IV : HASIL PENGAMATAN ... 42
1. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 42
2. Gambaran Umum Rekam Medis ... 46
3. Deskripsi Pekerjaan ... 50
4. Kapasitas kerja ... 51
5. Hasil Perhitungan dengan Metode WISN ... 52
BAB V : PEMBAHASAN ... 62
1. Petugas Assembling ... 62
2. Petugas Koding Rawat Inap ... 65
BAB VI : KESIMPULAN SARAN ... 70
1. Kesimpulan ... 70
2. Saran ... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 72 LAMPIRAN
xvii
Tabel 2.1 tabel pengamatan The Maytag Company ... 29
Tabel 3.1 definisi operasional ... 33
Tabel 3.2 waktu merakit dan meneliti DRM ... 35
Tabel 3.3 waktu mengkode DRM ... 36
Tabel 4.1 tugas pokok petugas assembling dan koding RI ... 50
Tabel 4.2 karakteristik petugas assembling dan koding RI ... 51
Tabel 4.3 jumlah pasien keluar rawat inap berdasarkan RL.3 ... 54
Tabel 4.4 perhitungan trend dengan metode kuadrat kecil ... 54
Tabel 4.5 waktu kelonggaran petugas assembling ... 56
Tabel 4.6 waktu kelonggaran petugas koding rawat inap ... 57
xviii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 kerangka teori ... 30 Gambar 3.1 kerangka konsep ... 31 Gambar 4.1 struktur organisasi rekam medis RSUD Ungaran ... 46
xix 2. Catatan waktu kegiatan petugas assembling 3. Catatan waktu kegiatan petugas koding rawat inap 4. Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis 5. Pedoman Wawancara Petugas assembling
6. Pedoman Wawancara Petugas Koding Rawat Inap 7. Rekapan hasil wawancara
8. Pedoman Observasi 9. Hasil pedoman observasi 10. SOP Assembling
xx
DAFTAR SINGKATAN
1. RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah 2. DRM = Dokumen Rekam Medis 3. URM = Unit Rekam Medis
4. SHRI = Sensus Harian Rawat Inap 5. SHRJ = Sensus Harian Rawat Jalan 6. SHGD = Sensus Harian Gawat Darurat 7. WISN = Work Load InddikatorStaff Need
8. SOP = Standar Operasional Prosedur 9. SDM = Sumber Daya Manusia
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian. [1] Untuk menyelenggarakan pelayanan pada pasien, berdasarkan Permenkes Nomor749a/Menkes/Per/XII/1989 keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan oleh rumah sakit, karena kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk membuat rekam medis, baik pelayanan rawat inap maupun rawat inap, hal ini penting karena rekam medis sebagai sumber informasi medis pasien. [2]
Berdasarkan Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab 1 pasal 1 tentang rekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien.[3] Setiap proses penyelenggaraan rekam medis dapat terlaksana dengan baik dan dapat memberikan informasi dan data yang lengkap, akurat dan tepat waktu jika didukung sumber daya menusia yang memadai dilihat dari segi kualitas dan kuantitasnya. Kualitas meliputi keterampilan, pengetahuan dan tingkat pendidikan sedangkan kuantitas adalah jumlah tenaga kerja yang ada harus sesuai dengan beban kerja. Tenaga kerja yang sesuai dengan beban kerja sangat mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktivitas kerja. [4]
2
Unit pelayanan rekam medis terbagi menjadi dua, yaitu : unit pencatatan data rekam medis yang berada di luar unit rekam medis meliputi : TTPRJ, TPPRI, TPPGD, URJ, URI, UGD. Sedangkan unit pengolahan data rekam medis yang berada di dalam unit rekam medis meliputi : assembling, koding indeksing, filing dan analising reporting.[4]
Assembling adalah salah satu bagian URM yang sangat penting dan menjadi awal pelayanan di dalam URM. Tugas pokok dan fungsi assembling adalah merakit kembali formulir-formulir DRM menjadi urut/runtut dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti ketidaklengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis.[5]
Selain petugas assembling, keberadaan petugas koding juga sangatlah penting. Tugas dan fungsi petugas koding adalah mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.[6] Berdasarkan survey awal di RSUD Ungaran pada bulan Maret 2016 pada bagian assembling terdapat 1 (satu) orang petugas, koding rawat inap terdapat 1 (satu) orang petugas dan koding rawat jalan terdapat 1 (satu) orang petugas. Terlihat terjadi penumpukan DRM di bagian assembling dan koding. Hal itu terjadi karena petugas assembling dan koding mempunyai
3
3
beban kerja yang cukup tinggi dan minimnya jumlah petugas. Setiap paginya petugas assembling harus mengambil DRM dan SHRI (Sensus Harian Rawat Inap) ke setiap bangsal untuk kemudian merakit DRM dan meneliti kelengkapan DRM tersebut. Masalah yang terjadi di bagian assembling adalah banyak dokumen yang belum dirakit dan diteliti kelengkapannya, hal itu karena petugas hanya satu yang harus bertugas merakit sekaligus meneliti DRM. Akibatnya akan berdampak pada bagian koding yang DRMnya tidak bisa segera di kode, kemudian berdampak pada bagian analising reporting yang laporannya tidak bisa tepat waktu. Hal ini berdampak pada bagian filing yang terlambat menyediakan DRM untuk kebutuhan pelayanan rekam medis. Adanya tugas tambahan terkadang memiliki kepentingan di luar rumah sakit (diklat, rapat, dsb). Diketahui setiap hari petugas assembling dan koding mengerjakan sebanyak rata-rata 50 DRM pasien rawat inap. Sesuai dengan protap petugas wajib menyelesaikan DRM rawat inap yang harus dikoding agar tidak terjadi keterlambatan apabila pasien akan menggunakan DRM tersebut untuk kontrol rutin setelah melakukan rawat inap. Petugas perlu memperhitungkan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan. Maka dari itu petugas perlu disesuaikan dengan beban kerjanya sehingga produktivitas petugas lebih optimal. Metode yang tepat untuk penelitian ini adalah metode WISN karena dihitung berdasarkan beban kerja.
Berdasarkan latar belakang di atas maka peneliti ingin mengetahui banyaknya kebutuhan petugas assembling dan koding rawat inap serta
4
koding rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran berdasarkan beban kerja sehingga penulis tertarik mengambil judul penelitian tentang : “Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Petugas Assembling dan Koding Berdasarkan Teori WISN di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran pada Tahun 2016 “
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada yaitu beban kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran cukup tinggi dan petugas assembling dan koding yang masing-masing hanya berjumlah 1 (satu) orang dengan banyaknya DRM pasien yang harus dikerjakan setiap harinya maka memunculkan pertanyaan penelitian yaitu:
“ Berapakah jumlah kebutuhan tenaga kerja pada bagian assembling dan koding berdasarkan teori WISN Tahun 2016? “
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui kebutuhan tenaga kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran berdasarkan teori WISN tahun 2016
5
5 2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan pekerjaan (job description) petugas bagian assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran
b. Mendeskripsikan kapasitas kerja petugas assembling dan koding rawat inap berdasarkan umur, pendidikan, jenis kelamin, dan lama kerja
c. Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas assembling dan koding rawat inap
d. Menghitung volume kegiatan dan hari kerja efektif selama satu tahun untuk menghitung kuantitas kegiatan pokok
e. Mengetahui standar beban kerja dan standar kelonggaran petugas assembling dan koding rawat inap
f. Menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus WISN di bagian assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran tahun 2016
D. Manfaat Penilitian
1. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan pertimbangan dalam pemenuhan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja di bagian assembling dan koding rawat inap
6 2. Bagi Institusi
Sebagai tambahan refrensi tentang ergonomi khususnya untuk bagian beban kerja di perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro 3. Bagi Peneliti
Menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan dalam bidang ergonomi khususnya tentang analisa beban kerja bagian assembling dan koding rawat inap
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan
2. Lingkup Materi
Lingkup materi yang digunakan adalah ergonomi, khususnya tentang analisa kebutuhan tenaga kerja
3. Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian di RSUD Ungaran bagian assembling dan koding 4. Lingkup Metode
7
7 5. Lingkup Objek
Lingkup objek penelitian ini adalah petugas dan beban kerja di bagian assembling dan koding rawat inap
6. Lingkup Waktu
Lingkup waktu penelitian ini dilaksanakan mulai bulan Mei tahun 2016
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1
Tabel Keaslian Penelitian
No Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil
1 1 Putri Erisda Amalia Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan WISN di Bagian Koding Indeksing RSUD Kota Semarang tahun 2013
Observasi Kuantitas kegiatan pokok koding RI 13.125 DRM, RJ 132.553 DRM dan perlu penambahan 1 petugas koding RJ 2 2 Mulki Nuzherfi
Analisa Beban Kerja Petugas Koding Rawat Inap di Rumah Sakit Permata Medika Semarang tahun 2014
Observasi Jam kerja efektif per tahun yaitu 116.340 menit dengan standar beban kerja dalam satu tahun adalah 6779,7 dokumen. Berdasarkan hasil perhitungan perlu penambahan 1 petugas koding 3 3 Febrina Hapsari setyaningrum Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Teori WISN di Bagian Assembling RSUD Kota Semarang tahun 2013
Observasi Kuantitas kegiatan pokok petugas assembling dalam 1 tahun adalah 15820 sedangkan standar beban kerja setahun adalah 6795,18. Berdasarkan perhitungan WISN Tidak diperlukan tambahan petugas
8
Persamaan antara penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan teori WISN dan tenaga kerja yang diamati adalah petugas rekam medis. Selain itu persamaan lainnya adalah metode yang digunakan adalah sama-sama menggunakan metode observasi. Sedangkan perbedaan penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya adalah pada lokasi penelitian yaitu penelitian sebelumnya dilakukan di RSUP Dr.Kariadi , RSUD Kota Semarang, RSUD Kota Salatiga, Rumah Sakit Permata Medika Semarang dan RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” sedangkan penelitian sekarang dilakukan di RSUD Ungaran.
4 4
Novi Alistantiya
Analisis Beban Kerja Berdasarkan Teori WISN Petugas Koding BPJS Rawat Jalan dan Rawat Inap Tahun 2014 di RSUD Kota Salatiga
Observasi Kuantitas kegiatan pokok petugas BPJS rawat jalan 58087 DRMdan rawat inap 13651 DRM. Berdasarkan perhitungan WISN diperlukan tambahan 1 petugas koding BPJS rawat jalan dan 1 petugas koding BPJS rawat inap. 4 5 Elsa Dita Rusdiana Analisa Kebutuhan tenaga Kerja Koding/Indeksing BPJS dengan Metode WISN di RS Panti Wilasa “Dr.Cipto” Semarang tahun 2015
Observasi Standar beban kerja petugas A 22.665,38 DRM, petugas B 23.625 DRM dan petugas C 30.800 DRM. Dari hasil perhitungan kebutuhan petugas koding rawat inap 2 petugas dan rawat jalan 3 petugas
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit mampu melakasanakan tugas profesional yang baik dibidang teknis medis maupun admintrasi kesehatan. Untuk menjaga dan meningkatkan mutu rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu.[1]
2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Misi dari rumah sakit memberi pelayanan kesehatan yang yang bermutu untuk masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tugas dari rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya pelayanan kesehatan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara terpadu dengan peningkatan serta pelaksanaan rujukan. Untuk menyelenggarakan fungsi rumah sakit dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Pelayanan medis
b. Pelayanan dan asuhan keperawatan c. Pelayanan penunjang medis dan non medis
10
B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab 1 pasal 1 tentang rekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien.[3]
Sedangkan menurut Huffman EK, 1992 menyampaikan batasan rekam medis adalah : rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang menurut pengetahuan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali atau mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. [7]
2. Tujuan rekam medis
Rekam medis bertujuan untuk menyediakan informasi guna memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan memudahkan pengambilan keputusan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, dan pengendalian) oleh pemberi pelayanan klinis dan adminstrasi pada sarana pelayanan kesehatan. [6]
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis menurut Gilbony 1991 rekam medis memiliki 6 manfaat yaitu :
11
11
a. Admistration
Merupakan rekaman data administratif pelayanan kesehatan
b. Legal
Dapat dijadikan sebagai bahan bukti di pengadilan
c. Financial
Dapat dijadikan dasar untuuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasien
d. Research
Data rekam medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan, dan tenaga kesehatan lainnya
e. Education
Data dalam rekam medis dapat dijadikan sebagai bahan pengajaran dan pendidikan mahasiswa kedokteran, keperawatan dan tenaga kesehatan lainnya
f. Documentation
Merupakan sarana untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan kesehatan pasien.[6]
C. Assembling
1. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling dalam Pelayanan Rekam Medis
Bagian assembling adalah salah satu bagian dalam adalah merakit kembali formulir-formulir DRM menjadi urut/runtut dengan
12
kronologi penyakit pasien yang bersangkutan, meneliti ketidaklengkapan data yang tercatat didalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, mengendalikan penggunaan nomor rekam medis dan mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis.[5]
2. Deskripsi Kegiatan Assembling dalam Pelayanan Rekam Medis a. Terhadap sesnsus harian yang diterima
1) Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap setiap hari 2) Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien
yang tercatat pada sensus harian masing-masing 3) Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti
serah terima DRM
4) Mengirimkan sesnsus harian tersebut ke fungsi analising dan reporting
b. Terhadap DRM yang diterima
1) Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan diterima dengan itu melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis sesuai dengan kasusnya
13
13
a) Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada halaman depan folder DRM
b) Kartu kendali
3) Bila DRM telah lengkap, selanjutnya :
a) Menyerahkan DRM dan KK ke bagian koding/indeksing
b) Menyerahkan sensus harian ke bagian analising/reporting
4) Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya :
a) Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder DRM
b) Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM tidak lengkap kepada unit pencatat untuk diteruskan kepada tenaga kesehatan yang bertanggung jawab terhahap kelengkapan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapinya c) Menyimpan kartu kendali berdasarkan
tanggal penyerahan DRM tidak lengkap tersebut
d) Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2x24 jam setelah waktu penyerahan
14
c. Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis 1) Mengalokasikan nomor rekam medis agar tidak
terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis
2) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dalam penggunaan nomor rekam medis
3) Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unit-unit yang memerlukan untuk proses pencatatan dan pelaporan rekam medis 4) Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan
laporan tersebut dengan menggunakan buku pengendalian penggunaan formulir rekam medis.[5]
D. Koding
1. Pengertian Koding
Koding adalah pemberian kode dengan menggunakan huruf atau angka, kombinasi huruf dalam angka mewakili komponen data.[8] Sedangkan pengkodean adalah bagian dari usaha pengorganisasian proses penyimpanan dan pengambilan kembali data yang memberi kemudahan bagi penyajian informasi.
2. Tugas Pokok dan Fungsi Koding dalam Pelayanan Rekam Medis Bagian koding adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, dan
15
15
kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.[6]
3. Deskripsi Kegiatan Koding dalam Pelayanan Rekam Medis
a. Menerima DRM yang sudah lengkap dan KK (kartu kendali) dari fungsi assembling
b. Meneliti dan mencatat serta menetapkan kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian pada saat KK (kartu kendali) dan lembar formulir rekam medis yag tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau tindakan medis dan sebab kematian utamanya pada formulir RM_1 c. Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat
bantu kode penyakit
d. Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter. [5]
E. Ergonomi
1. Pengertian Ergonomi
Ergonomi berasal dari bahasa latin yaitu ergon (kerja) dan nomos
(hukum alam) dan dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engineering, manajemen dan desain atau perancangan.[9] Ergonomi adalah ilmu, seni dan penerapan teknologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktivitas maupun
16
mental istirahat dengan kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik. [10]
2. Tujuan Ergonomi
Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah:
a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cidera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik maupun mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja.
b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial, mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna serta meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif.
c. Menciptakan keseimbangan antara berbagai aspek yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis dan budaya dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi.[10]
3. Produktifitas a. Motivasi
Adalah kekuatan atau pendorong kegiatan seseorang kearah tujuan tertentu dan melibatkan segala kemampuan yang dimiliki untuk mencapainya.
17
17 b. Kedisiplinan
Adalah sikap mental yang tercermin dalam perbuatan tingkah laku perorangan, kelompok atau masyarakat berupa kepatuhan atau ketaatan terhadap peraturan, ketentuan, etika, norma dan kaidah yang berlaku.
c. Etos Kerja
Adalah pandangan untuk menilai sejauh mana kita melakukan suatu pekerjaan dan terus berupaya untuk mencapai hasil yang terbaik dalam setiap pekerjaan yang kita lakukan.
d. Keterampilan
Faktor keterampilan baik keterampilan teknis maupun manajerial sangat menentukan tingkat percapaian produktivitas. Setiap individu selalu dituntut untuk terampil dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) terutama dalam perubahan teknologi mutakhir. e. Pendidikan
Tingkat pendidikan harus selalu dikembangkan baik melalui jalur pendidikan formal maupun informal karena setiap penggunaan teknologi hanya akan dapat kita kuasai dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang handal.[11]
18 4. Kapasitas Kerja
Untuk mencapai tujuan ergonomi, perlu adanya keserasian antara pekerja dan pekerjaannnya, sehingga pekerja dapat bekerja sesuai dengan kemampuan, kebolehan dan keterbatasannya. Secara umum kemampuan, kebolehan dan keterbatasan manusia ditentukan oleh faktor antara lain umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, pengetahuan, antropometri, status kesehatan dan nutrisi, kesegaran jasmani dan kemampuan kerja fisik.[10]
5. Beban kerja
Berdasarkan PERMENKES Nomor 81/MENKES/SK/I/2004 beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun di sarana pelayanan kesehatan. Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan proesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin, cuti, dan lain-lain.
Faktor yang mempengarui beban kerja ada 2 yaitu : a. Beban kerja oleh karena faktor eksternal.
Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja. Yang termasuk beban kerja eksternal adalah tugas itu sendiri,organisasai, dan lingkungan kerja. Ketiga aspek ini sering disebut sebagai
stressor.
19
19
Faktor internal beban kerja yaitu faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Reaksi tubuh tersebut dikenal sebagai strain.[10]
6. Waktu Kerja
Waktu kerja berpengaruh pada efisiensi dan produktivitas seseorang. Semakin lama waktu kerja yang dimilki oleh seseorang tenaga kerja maka akan menambah tinggi beban kerja petugas dan begitu pula sebaliknya. Lamanya waktu kerja seseorang dapat bekerja dengan baik umumnya 6-8 jam perhari. Memperpanjang waktu kerja lebih dari kemapuan dapat terjadi penurunan produktifitas dan memicu timbulnya kelelahan, penyakit, dan kecelakaan. Personal Fatique and Delay (PFD) merupakan kebutuhan personal terbesar yang sebesar 15% dari waktu normal.[11]
7. Kelelahan Kerja
Kelelahan adalah suatu mekanisme perlindungan tubuh agar tubuh terhindar dari kerusakan lebih lanjut sehingga terjadi pemulihan setelah istirahat. Penyebab kelelahan antara lain :
a. Aktivitas kerja fisik b. Aktivitas kerja mental c. Sikap kerja tidak ergonomis d. Sikap paksa
e. Kerja bersifat monoton f. Psikologis
20 g. Lingkungan kerja
h. Waktu kerja sampai istirahat tidak tepat [10]
F. Cara Pengukuran dan Pencatatan Waktu
Terdapat 3 (tiga) metode yang biasa digunakan untuk mengukur elemen-elemen kerja dengan mengunakan jam henti (stopwatch), yaitu :
1. Pengukuran waktu secara terus menerus (continous timing)
Pada pengukuran waktu secara terus menerus pengamat kerja akan menekan tombol stopwatch pada saat elemen kerja pertama kali dimulai dan membiarkan jarum petunjuk stopwatch berjalan secara terus menerus sampai periode atau siklus kerja selesai berlangsung.
2. Pengukuran waktu secara berulang-ulang (repetitive timing)
Pada pengukuran waktu secara berulang-ulang jarum stopwatch
akan selalu dikembalikan lagi ke posisi nol pada setiap akhir dari elemen kerja yang diukur. Setelah dilihat dan dicatat waktu kerja diukur kemudian tombol ditekan lagi dan segera jarum penunjuk bergerak untuk mengukur elemen kerja berikutnya.
3. Pengukuran waktu secara penjumlahan (accumulative timing) Pada pengukuran waktu secara penjumlahan menggunakan dua atau lebih stopwatch. Apabila stopwatch pertama dijalankan, maka
stopwatch nomor dua berhenti, apabila elemen kerja sudah berakhir maka tuas ditekan agar menghentikan gerakan jarum dari
21
21
mengukur elemen kerja berikutnya, selanjutnya pengamat bisa mencatat data waku yang diukur oleh stopwatch pertama.[11]
G. Penetapan Waktu Longgar dan Waktu Baku
Waktu normal semata-mata menunjukan bahwa seorang operator yang berkualifikasi baik akan bekerja menyelesaikan pekerjaan pada kecepatan/tempo kerja yang normal. Tapi kenyataannya operator akan sering menghentikan kerja dan membutuhkan waktu khusus untuk keperluan seperti needs, istirahat melepas lelah dan alasan lain yang diluar kontolnya. Waktu baku adalah sama dengan waktu normal kerja dengan waktu longgar. Waktu longgar yang dibutuhkan bisa diklasifikasi menjadi :
a. Kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal (personal allowance)
Jumlah waktu longgar untuk kebutuhan personil dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh atau dengan metode sampling kerja. Personal allowance untuk pekerjaan yang berat dan kondisi kerja yang tidak enak personal allowancenya lebih dari 5%.
b. Kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah (fatique allowance) Kelelahan fisik manusia bisa disebabkan oleh beberapa penyebab diantaranya adalah kerja yang membutuhkan pikiran banyak dan kerja fisik. Waktu yang diperlukan untuk keperluan istirahat akan sangat tergantung pada individu yang bersangkutan, interval waktu dan siklus kerja dimana pekerja
22
akan memikul beban kerja secara penuh, kondisi lingkungan fisik pekerjaan, dan faktor-faktor lainnya. Yang sering dilakukan adalah memberikan satu kali periode istirahat pada pagi hari dan sekali lagi ada saat siang menjelang sore hari, lama waktunya berkisar antara 5-15 menit.
c. Kelonggaran waktu karena keterlambatan-keterlambatan (delay allowance)
Keterlambatan-keterlambatan yang terjadi dari saat ke saat umumnya disebabkan oleh mesin, operator, ataupun hal-hal lain yang diluar kontrol. Macam dan lamanya keterlambatan untuk suatu aktivitas kerja dapat ditetapkan dengan teliti dengan melakasanakan aktivitas time study secara penuh atau pun bisa juga dengan kegiatan sampling kerja.
Dengan demikian waktu baku tersebut dapat diperoleh dengan menggunakan rumus [11] :
H. Prosedur Penghitungan Kebutuhan SDM Kesehatan dengan Metode WISN (Work Load Indikator Staff Need)
WISN (Work Load Indikator Staff Need) merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional.
Standar time = normal time + (normal time x % allowance)
Atau
Standar time = normal time x
23
23
Cara perhitungan dengan teori WISN, kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran diperoleh dari rumusan sebagai berikut :
1. Jumlah waktu kerja tersedia
Untuk menghitung jumlah waktu yang tersedia diperlukan data sebagai berikut :
a. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit yaitu 6 hari kerja (selama seminggu) x 52 minggu
b. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memilki hak cuti 12 hari kerja tiap tahun
c. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit
d. Hari libur nasional berdasarkan keputusan Menteri terkait e. Ketidakhadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidakhadiran
kerja selama kurun waktu 1 tahun karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan
f. Waktu kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku di rumah sakit pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah jam 07.30 – 14.30 6 jam sehari dengan jam istirahat selama 1 jam.[12]
Keterangan :
K : hari kerja M : cuti tahunan
L : libur nasional P : personal, ijin, sakit,diklat R : jam kerja dalam satu hari
24 2. Menetapkan Unit Kerja
Menetapkan unit kerja dengan cara merinci pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil sehingga memudahkan pengamatan, pengukuran, dan analisis. Data dan informasi yang dibutuhkan dalam menetapkan unit kerja dan kategori SDM antara lain yaitu mengenai struktur organisasi, uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit.[13]
3. Standar Kegiatan
Standar kegiatan adalah waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan standar profesional dalam keadaan setempat (Indonesia dan provinsi/daerah) yang semaksimal mungkin dilakukan petugas suatu unit dalam catatan tahunan.[12]
4. Menyusun Standar Beban Kerja
Beban kerja standar adalah banyaknya kerja (dalam satu kegiatan pelayanan utama) yang dapat dilakukan oleh seorang tenaga kerja dalam setahun. Sedangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin, cuti, dan lain-lain dalam menyusun standar beban kerja dihitung rata-rata waktu per kegiatan pokok sesuai kegiatan yang dilakukan petugas setiap unit di bagian
Kuantitas kegiatan per tahun = volume kegiataan x hari kerja
25
25
rekam medis, sehingga hasilnya akan berbeda-beda sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.[12]
5. Menghitung Faktor Kelonggaran
Kelonggaran bertujuan untuk memberikan kesempatan pada pekerja untuk memulihkan diri dari kelelahan fisik dan psikologis dalam melakukan pekerjan tertentu, perhitungannnya :
a. Mengubah standar kelonggaran kategori dari setiap kegiatan penunjang yang penting menjadi presentase waktu kerja b. Mengalikan masing-masing standar kelonggaran individu
dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut c. Menjumlahkan semua hasil yang diperoleh diatas kemudian
membagi hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia, maka faktor kelonggaran kategori :
Faktor kelonggaran individu memperhitungkan waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan-kegiatan tambahan. FKI menghitung beberapa petugas yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan ini secara “setara purna waktu” (whole time equivalent, WTE), FKI baru ditambahkan dalam perhitungan akhir dari keseluruhan kebutuhan staf. Perhitungannya sebagai berikut :
a. Kalikan masing-masing standar kelonggaran individu dengan jumlah orang yang melakukan kegiatan tersebut
Standar beban kerja =
26
b. Jumlahkan semua hasil yang diperoleh di atas
c. Bagilah hasil tersebut dengan waktu kerja tersedia (WKT)[11]
6. Menetapkan Kebutuhan Jumlah Tenaga Per Unit
Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja bertujuan untuk memperoleh jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama satu tahun. Data-data yang diperlukan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi : waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran dan jumlah kegiatan tiap unit kerja selama satu tahun, rumusnya[12] :
a. Menghitung kebutuhan staf pada kegiatan pelayanan utama, rumusnya :
b. Kemudian dikalikan dengan faktor kelonggaran sehingga kegiatan penunjang penting yang dilakukan setiap orang rumusnya :
I. Time Series Data / Trend Data (Analisa Derat Berkala)
Pengertian analisa deret berkala adalah analisa variasi variabel dari waktu ke waktu dalam bentuk-bentuk angka indeks. Schumper merumuskan deret berkala sebagai variabel historis (historical variabel) dan merupakan hasil perpaduan antara kekuatan yang beraneka ragam.
FKK = 1 : {1 - (total FKI : 100)}
27
27
Analisa trend penelitian menggunakan metode kuadrat terkecil (least square).
Dalam analisa deret berkala, metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil. Persamaan garis yang kita cari berbentuk Y = a+ bX, dimana :
Y : nilai variabel Y pada suatu waktu tertentu
a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak (Y) a = nilai Y, jika X = 0
b : keiringan garis trend, besarnya perubahan variabel Y yang terjadi pada setiap perubahan satu unit variabel X
X : periode waktu deret berkala
Pada metode kuadrat terkecil langkah-langkah yang digunakan adalah : 1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya
2. Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun
3. Hitung nilai XY dan X2 kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan jumalh X2
4. Mencari harga a dengan rumus : a = ∑ Y
n
dan harga b dengan rumus : b = ∑ XY
∑X2
28
6. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang maka lanjutkan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat, sampai pada kode tahun yang akan diramalkan.[11]
J. Metode Untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan
Untuk membuat prediksi jumlah pengamatan, The Maytag Company telah memperkenalkan prosedur sebagai berikut :
1. Melaksanakan pengamatan awal dari kegiatan yang ingin diukur waktunya dengan ketentuan :
a. 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus sekitar 2 menit atau kurang
b. 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu yang lebih dari 2 menit.
2. Menentukan nilai range ( R ) yaitu perbedaan nilai terbesar (H) dari nilai terkecil (L) dari hasil pengamatan yang diperoleh.
3. Menentukan nilai rata-rata (average) yaitu X yang merupakan jumlah hasil waktu (data) pengamatan yang diperoleh dibagi dengan banyaknya pengamatan (N). nilai N disini seperti yang telah ditetapkan, berkisar antara 1/10 kali pengamatan. Harga rata-rata tersebut secara kasar bisa didekati dengan cara menjumlahkan nilai data yang tertinggi dan terendah dibagi dengan 2 atau dengan formulasi (H/L) / 2
4. Menentukan nilai range dibagi dengan nilai rata-rata (R/X)
5. Menentukan jumlah pengamatan yang perlu dilaksanakan dengan menggunakan tabel berikut (95% convidence)
29
29
6. Apabila harga (R/X) tidak didapatkan sama persis seperti tabel maka diambil yang paling mendekati.[11]
Jumlah pengamatan yang diperlukan (N) untuk 95% convidence level
dan 5% degree of accuracy (precission)
Tabel 2.1
30
K. Kerangka teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : 11,13
Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap
Standar beban kerja: a. Jam kerja per
tahun
b. Waktu kerja per kegiatan c. Standar kelonggaran Kuantitas kegiatan pokok : a. Deskripsi pekerjaan b. Volume kegiatan
c.
Jumlah harikerja per tahun Kapasitas kerja : a. Umur b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Antropometri e. Status kesehatan
Analisa Kebutuhan Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap dengan Metode WISN
73 BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep Gambar 3.1 Kerangka Konsep Kapasitas kerja : a. Umur b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Lama kerja
e.
Tugas pokokf.
g.
Kuantitas kegiatan pokok: a. Deskripsi pekerjaan b. Volume kegiatan
c. Jumlah hari kerja per tahun
Kebutuhan Petugas Assembling dan Koding Rawat Inap
Standar beban kerja: a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per
kegiatan
32
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif yaitu jenis penelitian yang menggambarkan keadaan objek yaitu beban kerja petugas assembling dan koding/indeksing rawat inap. Sedangkan metode yang digunakan adalah observasi yaitu melihat objek secara langsung keadaan masalah yang akan diamati dengan pendekatan cross sectional
yaitu rancangan penelitian dengan melakukan pengukuran atau pengamatan pada saat yang bersamaan atau sekali waktu dan wawancara.
C. Variabel Penelitian
Variabel dalam penelitian ini adalah :
1. Kebutuhan tenaga kerja di bagian assembling dan koding rawat inap 2. Kapasitas kerja petugas di bagian assembling dan koding rawat inap
a. Umur
b. Jenis kelamin c. Pendidikan d. Lama kerja e. Tugas pokok
3. Kuantitias kegiatan pokok per tahun a. Deskripsi pekerjaan
b. Volume kegiatan
33
33 4. Standar beban kerja per tahun
a. Jam kerja per tahun b. Waktu kerja per tahun c. PFD / standar kelonggaran D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional n N o
Variabel Definisi operasional
1
Kapasitas kerja Karakteristik petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran meliputi :
a. Umur, yaitu berapa lama seseorang hidup dalam satuan tahun dihitung dari lahir sampai hari ini.
b. Jenis kelamin, yaitu yang membedakan seseorang secara biologis yaitu laki-laki dan perempuan.
c. Pendidikan, yaitu pendidikan terakhir yang ditempuh seseorang dengan ukuran tingkat pendidikan meliputi : SD,SMP, SMA, Perguruan Tinggi, dst.
d. Lama kerja, yaitu berapa lama seseorang bekerja dihitung dari mulai bekerja sampai hari ini dalam satuan tahun.
e. Tugas pokok, yaitu kewajiban utama yang harus dikerjakan seorang petugas
2
Kuantitias kegiatan pokok per tahun
Jumlah kegiatan pokok yang dikerjakan oleh petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran dengan rumus :
a. Deskripsi kegiatan, yaitu kegiatan yang wajib dikerjakan oleh petugas assembling dan koding rawat inap sesuai dengan Standar Operasional Prosedur/SOP.
b. Volume kegiatan, yaitu beban kerja petugas petugas assembling dan koding rawat inap.
c. Jumlah hari kerja efektif, yaitu jumlah hari kerja petugas assembling dan koding rawat inap.
3
Standar beban kerja per tahun
Standar pelayanan petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran diperoleh dengan rumus :
34
a. Jam kerja efektif per tahun, yaitu hari kerja efektif dalam satu tahun dikali dengan jam kerja per hari.
b. Waktu kerja per kegiatan, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
c. PFD, yaitu kelonggaran waktu untuk kebutuhan personal untuk melepas lelah dan keterlambatan-keterlambatan. 4
Kebutuhan tenaga kerja
Prediksi kebutuhan tenaga kerja petugas assembling dan koding rawat inap di RSUD Ungaran diperoleh dengan rumus :
a. Kuantitas kegiatan pokok per tahun, yaitu beban kerja petugas assembling dan koding rawat inap dalam satu tahun.
b. Standar beban kerja per tahun, yaitu beban kerja dalam satu tahun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di bagian assembling dan koding rawat.
E. Populasi dan Sampel
1. Populasi
Populasi penelitian ini terdiri dari subyek yaitu kepala rekam medis, petugas assembling, petugas koding rawat inap RSUD Ungaran yang masing-masing berjumlah 1 (satu) orang. Sedangkan objek penelitian yaitu jumlah DRM rawat inap periode bulan Juni.
35
35 2. Sampel
a. Sampel petugas assembling
Sampel penelitian dengan 10 kali pengamatan didapatkan hasil :
Tabel 3.2
Waktu merakit dan meneliti DRM
Sumber : data primer
Range (R) = nilai terbesar – nilai terkecil = 2.54 – 1.56 = 0.98
Rata-rata ( ) = = 2.1 R / =
= 0.46
Dengan hasil R / X = 0,46 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 36 DRM (dengan 95% convidence & 5% degree accurancy. No Waktu (menit) No Waktu (menit) 1 1.56 6 2.25 2 2.25 7 2.32 3 2.45 8 1.55 4 2.54 9 2.28 5 1.58 10 2.50
36 b. Sampel petugas koding rawat inap
Sampel penelitian dengan 10 kali pengamatan didapatkan hasil :
Tabel 3.3
Waktu mengkode DRM
Sumber : data primer
Range (R) = nilai terbesar – nilai terkecil = 2.41 – 01.30 = 1.12 Rata-rata ( ) = = 1.87 R / = = 0,59 = 0.6
Dengan hasil R / X = 0,6 maka dari data sampel 10 kali pengamatan didapatkan jumlah pengamatan yang harus dilakukan sebanyak 61 DRM (dengan 95% convidence & 5% degree accurancy) No Waktu (menit) No Waktu (menit) 1 1.32 6 2.55 2 2.42 7 2.19 3 1.52 8 1.49 4 1.30 9 1.38 5 2.26 10 2.34
37
37
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer
Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu meneliti, mengamati, dan mengukur waktu yang digunakan petugas assembling dan koding rawat inap untuk melakukan tugasnya secara langsung menggunakan stopwatch dan melalukan wawancara untuk mengetahui karakteristik petugas assembling dan koding rawat inap.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang telah ada dari rumah sakit yang diperoleh dari bagian rekam medis. Data yang dibutuhkan adalah jumlah kunjungan pasien, jumlah hari kerja, waktu cuti, ketidakhadiran, dan hari libur nasional. Data tersebut akan digunakan untuk menghitung waktu kerja tersedia berdasarkan rumus WISN.
2. Metode Pengumpulan Data a. Observasi
Dalam penelitian ini secara langsung mengamati pekerjaan yang dilakukan oleh petugas assembling dan koding rawat inap.
38 b. Wawancara
Pada penelitian ini, peneliti melakukan wawancara secara terstruktur dan secara langsung dengan mengajukan pertanyaan yang ditujukan kepada petugas assembling dan koding rawat inap tentang karakteristik petugas seperti umur, jenis kelamin, lama kerja, pendidikan terakhir, jam kerja, tugas pokok, hambatan kerja serta tentang Standar Operasional Prosedur/SOP.
3. Instrumen Penelitian Data a. Pedoman Observasi
Mengamati secara langsung pekerjaan yang dilakukan petugas assembling dan koding rawat inap
b. Pedoman Wawancara
Yaitu mewawancarai petugas assembling dan koding rawat inap tentang karakteristik petugas
c. Tabel Penelitian
Digunakan untuk memasukan data pengamatan waktu dan perhitungan beban kerja
d. Stopwatch
Digunakan untuk menghitung lamanya petugas menyelesaikan kegiatannya
39
39 e. Kalkulator
Digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan teori WISN
G. Pengolahan Data
1. Editing
Suatu cara pengolahan data yang dilakukan dengan cara meneliti atau mengoreksi kelengkapan data sehingga didapatkan data yang bisa diolah menjadi informasi.
2. Tabulasi
Adalah memasukkan dan menyusun hasil penelitian ke dalam tabel. 3. Perhitungan WISN
Rumus umtuk menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan metode WISN :
Adapun kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran diperoleh dari rumus :
a. Jumlah Waktu Kerja Tersedia
Keterangan :
K :harikerja M : cuti tahunan
L :libur nasional R : jam kerja dalam satuhari
40 P : personal, ijin, sakit,diklat b. Menetapkan Kuantitas Kegiatan
Menetapkan kuantitas kegiatan per tahun menggunakan rumus analisa trend untuk perhitungan DRM tahun 2016, menggunakan rumus :
c. Menyusun standar beban kerja
d. Penyusunan standar kelonggaran
Standar kelonggaran diperoleh dari faktor kelonggaran yang ada meliputi :
1) Rapat
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
e. Menetapkan kebutuhan jumlah tenaga per unit berdasarkan kegiatan pelayanan dikali dengan faktor kelonggaran kategori (FKK), dengan rumus :
Kuantitas kegiatan per tahun = volume kegiataan x hari kerja
Standar beban kerja =
FKK = 1 : {1 - (total SKK : 100)}
41
41
H. Analisis Data
Digunakan analisa deskriptif untuk menggambarkan keadaan sebenarnya sehingga berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat diambil kesimpulan tentang beban kerja petugas untuk mengetahui kebutuhan jumlah petugas assembling dan koding rawat inap dengan membandingkan menggunakan tabel WISN.
73
BAB IV
HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit
Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran adalah rumah sakit umum yang dimiliki oleh pemerintah kabupatan Semarang yang mempunyai tugas melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan, yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan dan melaksanakan upaya rujukan.
Berdasarkan surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 1152/menkes/SK/XII/1993 tentang peningkatan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran, maka Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran ditetapkan sebagai rumah sakit tipe C, pada tanggal 29 Maret 2010 RSUD Ungaran telah lulus akreditasi penuh tingkat lanjut.
Dalam pelaksanan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran diatur dengan peraturan daerah kabupaten Semarang nomor ; 25 tanggal 22 September tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja badan perencanaan pembangunan daerah, inspektorat lembaga teknis daerah dan kantor pelayanan perijinan terpadu kabupaten Semarang.
1. VISI
Menjadi pilihan utama masyarakat dalam memperoleh pelayanan rumah sakit.
43
43 2. MISI
Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan cara
a. Mewujudkan pelayanan prima.
b. Mewujudkan budaya kerja yang berlandaskan pengabdian, keikhlasan, disiplin serta profesionalisme.
c. Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang komprehensif dan terjangkau serta berdaya saing.
d. Mewujudkan pelayanan yang bermutu dengan mengikuti perkembagan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan atau kedokteran.
3. Tujuan
a. Terwujudnya rumah sakit yang mampu memberi pelayanan medis yang yang bermutu dengan fasilitas yang memadai, memilik sumber daya manusia yang profesional dengan biaya yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.
b. Terwujudnya kerjasama yang baik dan harmonis serta meningkatkan kesejahteraan seluruh staf dan karyawan.
4. Motto
S - enyum dalam bertegur sapa E - fektif, efesien dan terjangkau
R - amah dan profesional melayani pelanggan A - kurat dalam diagnosis dan terapi
44 S - impati dalam menanggapi keluhan pelanggan
I khlas dan berintegritas tinggi dalam melayani pelanggan 5. Filosofi
a. Kesembuhan, keselamatan, dan kepuasan adalah kebahagian kami b. Keterbukaan, kerjasama, profesional, dan kesejahteraan sumber
daya manusia merupakan modal utama untuk menghasilkan produk jasa yang bermutu
c. Pelayanan kesehatan yang spesifik dan menambah daya tarik pelanggan
Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran kabupaten Semarang telah memiliki beberapa sarana dan prasarana dalam menunjang kegiatan pelayanan kesehatan terhadap pasien.
1. Jenis pelayanan rumah sakit a. Instalasi Rawat Jalan
1) IGD 2) Spesialis Dalam 3) Spesialis Bedah 4) Spesialis Anak 5) Spesialis Obsgyn 6) Spesialis THT 7) Spesialis Mata 8) Spesialis Saraf
45 45 9) Spesialis Kulit 10) Spesialis Jiwa 11) Gigi 12) BP Umum 13) Fisioterapi b. Instalasi Rawat Inap
1) Ruang Melati 2) Ruang Anggrek 3) Ruang Cempaka 4) Ruang Dahlia 5) Ruang Mawar 6) Ruang Flamboyan 7) Ruang Perynatologi 8) ICU c. IPP 1) Laboratorium 2) Rontgen 3) EKG 4) Instalasi Farmasi 5) Instalasi Gizi
6) IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Rumah Sakit) 7) Instalasi Bedah Sentral
46 9) Instalasi Gawat Darurat
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
1. Struktur organisasi unit rekam medis
Gambar 4.1
Struktur organisasi rekam medis RSUD Ungaran
2. Visi dan Misi Visi
Rekam medis RSUD Ungaran sebagai pusat informasi medis yang dapat digunakan sebagai alat untuk manajemen rumah sakit, bukti proses pelayanan medis, bukti hukum, pengembangan rumah sakit dan penelitian
Misi
Terselenggaranya pelayanan rekam medis dalam proses pelayanan di RSUD Ungaran yang melihat pasien sebagai manusia seutuhnya
Kepala RM Koordinator filing Filling Koordinator asembling
Assembling
Koordinator TPPTPP
Koordinator Analising reporting A/R Koordinator Koding/indeksing K/I Pelaksana TPPRJ Pelaksana TTPRI/DG Pelaksana Pelaksana Pelaksana47
47
sehingga informasi medis dapat berkesinambungan dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
3. Tugas pokok dan fungsi unit rekam medis
Pelayanan rekam medis juga merupakan hal yang wajib dilakukan dalam suatu rumah sakit sesuai dengan undang-undang dan peraturan pemerintah yang telah ditetapkan. Pelayanan rekam medis ini dibagi berdasarkan tempat kerja dan bagian masing-masing petugas. Uraian tugas rekam medis meliputi :
a. Kepala rekam medis
1) Mengordinir, merencanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan rekam medis
2) Mengevaluasi dan memantau kegiatan urusan-urusan yang berada dibawah tanggung jawabnya
3) Membina seluruh petugas yang berada dibawah tanggung jawabnya
4) Mengadakan kordinasi degan unit lain yang terkait dalam rangka penyelengaraan rekam medis
5) Bertanggung jawab masalah administrasi umum, logistik dan kebutan URM sesauai peraturan yang berlaku
6) Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis
7) Menjadi sumber informasi untuk mendukung pelayanan medis b. Urusan penerimaan pasien rawat jalan
48
2) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru yang dialokasikan no RM-nya
3) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarga tentang pelayanan rumah sakit
4) Mencarikan no. RM lama bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB
5) Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ kemudian ke poli yang di tuju
6) Melakukan registrasi pasien rawat jalan
7) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulanan, tahunan kepada kepala rekam medis
8) Melaksanankan tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan mengenai rawat jalan
c. Urusan penerimaan pasien rawat inap
1) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan UDG yang akan dirawat inap
2) Menyediakan dokumen RM pasien yang akan dirawat inap di bangsal yang di tuju atau sesuai dengan admission note (catatan masuk)
3) Menyediakan informasi tentang rawat inap :
a) Nama – nama pasien yang dirawat inap di rumah sakit tersebut sesuai dengan bangsal atau ruang perawatan
49
49
c) Pelayanan BPJS,ASKES,ASTEK,Dll
d) Informasi lain yang diperlukan berbagai pihak
4) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulanan maupun tahunan kepada atasan atau kepala bagian URM
5) Melaksanankan tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan mengenai rawat inap
d. Assembling
1) Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-unit pelayanan
2) Meneliti kelengkapan dokumen rekam medis dan merakit kembali 3) Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya
belum lengkap kemudian di kembalikan ke ruangan supaya dilengkapi
4) Mengalokasikan dan mengendalikan no. RM
5) Menyerahkan dokumen yang lengkap kebagian koding e. Koding indeksing
1) Mencatat dan meneliti tulisan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter
2) Mengkode diagnosa penyakit berdasarkan ICD X dan ICD 9 CM 3) Input data pasien RI dan RJ
4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) laporan kematian (mortalitas)
51
51 f. Filing
1) Menerima dan mencatat dokumen dari poli dan menerima dokumen dari koding indeksing
2) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap degan metode angka ahir dan di urutkan sesuai nomor urut
3) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya
4) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non aktif
5) Melayani peminjaman dokumen RM 6) Mengusulkan pemusnahan dokumen RM
7) Membuat laporan kegiatan tentang bagian filing setiap bulannya untuk diserahkan kepada kepala unit rekam medis
C. Deskripsi Pekerjaan
Petugas assembling berjumlah 1 (satu) petugas sedangkan koding rawat inap juga berjumlah 1 (satu) petugas yang memiliki tugas yaitu :
Tabel 4.1
Tugas pokok petugas assembling dan koding RI
No Kategori SDM Tugas Pokok
1 Petugas Assembling Petugas assembling di RSUD Ungaran bertugas mengambil DRM ke bangsal, merakit DRM, meneliti kelengkapan isi DRM kemudian mendistribusikan DRM lengkap ke petugas koding. Selain itu petugas assembling mempunyai tugas tambahan membantu mengambil DRM ke bangsal rawat inap, melengkapi DRM
