PROGRAM
MOBILITI PELAJAR
PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA
UTM
Summer
School
Lawatan
Akademik
Malaysia-Indonesia
-Thailand
(M-I-T)
Program
Internship
/
Non-graduatin
g Student
(NGS)
Lain-lain
Malaysia-Indonesia
-Thailand
(M-I-T)
Program
Summer
School
Program
Internship
/
Non-graduatin
g Student
(NGS)
Global
Outreach
program
KLASIFIKASI PROGRAM
MOLIBITI PELAJAR
DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR
No.
Jenis Mobiliti
Mobiliti
Terlibat
Justifikasi Program
Peruntukan
Yuran
Tempoh
Kredit
1.
UTM Global
Outreach
Program
Outbound
Satu program pengantarabangsaan
yang menggalakkan pelajar UTM
untuk melawat universiti di luar
negara dan melakukan aktiviti
akademik seperti pembentangan
kajian, menyertai seminar, program
pertukaran budaya, khidmat
masyarakat
Disediakan
maksimum
RM1000
Tiada
7 – 14 hari
Tiada
2.
Lawatan
Akademik
Inbound
Pelajar dari universiti luar negara
datang ke mana-mana fakulti di
UTM dan menjalani program
akademik seperti pembentangan
kajian, menyertai seminar, program
pertukaran budaya
Tidak disediakan,
Dibiayai oleh
pelawat
Hostel
Maksima 7
hari
Tiada
Samb…
No.
Jenis Mobiliti
Mobiliti
Terlibat
Justifikasi Program
Peruntukan
Yuran
Tempoh
Kredit
3.
Non-Graduating
Student (NGS)
Outbound
Pelajar UTM pergi ke universiti luar
negara untuk menjalani latihan
ilmiah/ latihan industri/ research
collaboration
Disediakan
Tiada
Lebih
daripada 2
minggu dan
kurang dari
1 semester
Jika
Berkaitan
4.
Non-Graduating
Student (NGS)
Inbound
Pelajar universiti luar negara
datang ke UTM untuk menjalani
latihan ilmiah/ latihan industri/
research collaboration/ lab
attachment
Tidak Disediakan.
Dibiayai oleh
pelajar
Hanya pelajar dari
Indian Institute of
Technology (IIT),
India sahaja yang
dibiayai RM 4000
Ada
2 minggu
hingga 1
tahun
kalendar
akademik
Ada
5.
Study Abroad
(Termasuk
Program
Summer School
contoh : M-I-T
Program,
Harvard Summer
School, Hanyang
International
Summer School)
Outbound
Pelajar UTM menjalani program
akademik seperti pengajian satu
semester atau pengajian pada
musim pana (summer school
program) di universiti luar negara
Disediakan
Bergantung
kepada
universiti
yang
disertai
1 bulan
hingga 1
tahun
kalendar
akademik
Ada
CARTA ALIR
PROSIDUR
TANGGUNG
JAWAB
DOKUMEN
Rujuk 1.1 Rujuk 1.2 Rujuk 1.3PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM
Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh program
PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN PIHAK LUAR
Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni).
PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN
Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
PEMANTAUAN PROGRAM
Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari
Permohonan keluar negara : Jadual KN HEMA E-form Tuntutan Permohonan Pendahuluan Pelbagai / E-form tuntutan lain-lain perbelanjaan (Bayaran Balik Wang) - Sistem UTMFin Laporan Program PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM TAMAT PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA.PENAJAAN PIHAK LUAR PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN MULA
1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND)
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
PEMANTAUAN PROGRAM
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan.
1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan.
1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program)
1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan
1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iProgram) dan diproses.
1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah HEA untuk semakan aktiviti program dan sokongan
1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan Fakulti HEA HEA HEA HEA Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) 1) Surat permohonan fakulti
2) Kertas Kerja Proram
*Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan.
Templete Kertas Kerja
*Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1 Letter 1 – Borang permohonan GOP (Sistem iProgram) 1) Contoh 1 – memenuhi syarat 2) Contoh 2 – Tidak memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan
HEA
1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA
Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor
(Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa
Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram
Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah HEA
Semak nama pelajar. Lengkap? TIDAK YA
Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
TAMAT Semak aktiviti program. Lengkap? TIDAK YA
HEMA
1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG-
JAWAB
DOKUMEN
Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni).
Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program;
1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara:
a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal
c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad)
1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program
1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan
1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan.
Fakulti / Penganjur
Pejabat TNC (HEM & A) Pejabat TNC (HEM & A)
1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B
4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA Surat kelulusan program ke luar negara MULA
Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan
Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)
Semakan. Lengkap?
Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A)
TAMAT
TIDAK
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang
1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang
1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai
1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses
1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan
Pegawai Pengiring
Pejabat TNCAA Pejabat TNCAA Pejabat Bendahari/ Pegawai Pengiring
Dokumen –dokumen bagi permohonan wang pendahuluan 1) E-form tuntutan pendahuluan pelbagai dalam portal UTMFin
2) Surat kelulusan program
1.3 PROSIDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PROGRAM
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA
Permohonan wang pendahuluan ke Pej. TNCAA melalui e-from tuntutan kewangan UTMFin
Permohonan diproses ke Pej. Bendahari
Urusan mentunaikan cek, pembelian tiket dan lain-lain
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
***Selepas tamat program
Penganjur perlu menghantar Laporan Program dan laporan Kewangan selepas 14 hari dari tarikh program berjalan
1.4.1 Selepas tamat program dan kembali ke UTM, penganjur diwajibkan untuk menyediakan laporan
1.4.2 Laporan kewangan dikemukakan ke Pej. Bendahari untuk penyelarasan dan tutup akaun
1.4.3 Laporan program perlu dikemukakan ke Pejabat HEA untuk pengrekodan dan dinaik turun ke dalam laman web
1.4.4 Sijil penyertaan akan diberikan kepada penganjur yang menghantar laporan program ke Pejabat HEA
Pegawai Pengiring
Fakulti Fakulti/ Pej. Bendahari Fakulti/ Pejabat HEA
Pejabat HEA 1.4.2 : 1) Laporan kewangan
2) Resit dan bukti pembelian yang telah disahkan 1.4.3 : 1) Laporan program (hardcopy dan softcopy di dalam CD) Format laporan Lampiran C1 & C2 1.4.4
Contoh Sijil GOP
1.4 PEMANTAUAN SELEPAS PROGRAM TAMAT
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA Pelaporan program TAMAT Pelaporan program/ aktiviti sebenar dijalankan Laporan kewangan kepada Pej. Bendahari untuk penyelarasan kewangan dan tutup
akaun
1.4 PEMANTAUAN PROGRAM
Perlaksanaan Program GOP oleh pelajar dan pengiring
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Rujuk 2.1
Rujuk 2.2
Program Pelajar Tanpa Ijazah (NGS) termasuklah program-program seperti internship,lab-attachment,one-two semester abroad dan student exchange Semua permohonan pelajar dari universiti luar negara yang ingin belajar di UTM perlu melalui pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
PERMOHONAN
Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 2 bulan sebelum ketibaan pelajar. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada pemohon setelah proses permohonan tamat
SELEPAS KETIBAAN PELAJAR
Pelajar NGS yang tiba di UTM perlu melalui proses pendaftaran yang telah ditetapkan termasuklah perlu membuat pembayaran yuran dan perlu menyediakan laporan untuk dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
2.0 PROSIDUR PERMOHONAN MENERIMA PELAJAR TANPA IJAZAH/
NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND
MULA
MULA
•Permohonan dari fakulti •Permohonan dari universiti
luar negara/ pelajar
Prosidur selepas ketibaan pelajar
2.1 PROSIDUR MENERIMA PERMOHONAN DARI FAKULTI BAGI PELAJAR TANPA IJAZAH/
NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG-
JAWAB
DOKUMEN
PERMOHONAN DARI FAKULTI
Prosedur 2.1 terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh pihak fakulti apabila pihak fakulti menerima permohonan terus daripada universiti luar negara/ pelajar
2.1.1 Pihak fakulti yang telah menerima permohonan terus daripada pelajar, perlu mengemukakan permohonan ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) selewat-lewatnya dua bulan sebelum kedatangan pelajar
2.1.2 Pejabat HEA akan menyemak status pelajar. Permohonan bagi pelajar pasca-ijazah (PG) akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk pemprosesan
2.1.3 Permohonan pelajar pra-ijazah (UG) akan disemak dan diproses oleh HEA. Maklumat yang tidak lengkap dimohon dari fakulti
2.1.4 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A)
2.1.5 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti.
2.1.6 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti Tamat proses permohonan
Fakulti HEA HEA HEA HEA HEA 1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)-1B1 MULA Permohonan Status Pelajar? SPS Lengkap ? Mohon data dari fakulti Terima Data Lengkap ? Permohonan No. Matrik Terima No. Matrik
dari BPA Surat Tawaran
Edar Surat Tawaran
Permohonan Kolej Kediaman Kelulusan Pej. HEMA
Maklum pada fakulti
TAMAT
TIDAK
TIDAK UG PG
2.2 PROSIDUR PERMOHONAN DARI UNIVERSITI LUAR NEGARA/
INSTITUSI BAGI PELAJAR NGS - INBOUND
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG-
JAWAB
DOKUMEN
PERMOHONAN DARI UNIVERSITI/ INTITUSI LUAR Prosedur ini terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh universiti luar negara/ pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
2.2.1 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) Menerima permohonan dari universitI luar
2.2.2 Menyemak status pelajar samada Pra-Ijazah (UG) atau Pasca-Ijazah (PG). Permohonan bagi pelajar PG akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk diproses.
2.2.3 Menyemak permohonan samada lengkap atau tidak
2.2.4 Mohon maklumat tambahan bagi permohonan yang tidak lengkap dari pemohon
2.2.5 Permohonan yang lengkap akan dimajukan ke fakulti yang bersesuaian dengan pemohon untuk semakan & persetujuan
2.2.6 Menerima maklumbalas fakulti samada menerima atau menolak permohonan HEA 1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)- IB1 MULA Terima Permohonan Status Pelajar? SPS Lengkap ? Mohon data dari fakulti Terima Data Lengkap ? Hantar Permohonan ke fakulti Maklumbalas fakulti TIDAK TIDAK UG PG A
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
2.2.7 Tamat proses permohonan bagi pemohon yang tidak diterima fakulti.
2.2.8 Permohonan yang diterima akan melalui proses
persetujuan tawaran subjek. Fakulti mencadangkan subjek untuk diambil pemohon. HEA menjadi perantara antara pemohon dan fakulti dalam penawaran subjek
2.2.9 Pemohon yang tidak bersetuju dengan subjek yang ditawarkan akan membatalkan permohonan.
2.2.10 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A)
2.2.11 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti. 2.2.12 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti
Tamat proses permohonan
HEA/FAKULTI
BPA/ HEMA
HEA
Surat
Tawaran
- Contoh
Surat
Tawaran
A Terima? TAMAT Tawaran Subjek Maklum pemohon Setuju? Permohonan No. Matrik Terima No. Matrikdari BPA Surat Tawaran
Edar Surat Tawaran
Permohonan Kolej Kediaman Kelulusan Pej. HEMA
Maklum pada fakulti
TAMAT TIDAK YA TIDAK YA
Samb…
YACARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR
2.3.1 Pelajar daftar masuk ke kolej kediaman. Fakulti membantu urusan menyambut ketibaan pelajar
2.3.2 Bagi pelajar PG, pendaftaran perlu dilakukan di Sekolah Pengajian Siswazah (SPS),
2.3.2.1 Bagi pelajar UG, pengaktifan No. ISID di Bahagian Pengurusan AKademik (BPA), dan
2.3.2.2 Bagi pelajar PG, permohonan kad matrik dibuat di SPS dan pelajar PG di Bah. Pengurusan & Pentadbiran Organisasi (BPPO)
2.3.3 Pembayaran yuran di Pej. Bendahari
2.3.5 Pendaftaran pelajar di fakulti
2.3.6 Medical Check-up di Pusat Kesihatan Universiti (jika perlu visa pelajar)
2.3.7 Permohonan visa di Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC) jika perlu
2.3.8 Penghantaran laporan program oleh fakulti setelah program tamat
2.3.9 Pengeluaran sijil oleh Pejabat HEA selepas menerima laporan program
Fakulti/
Pelajar
Perlajar/SPS
Pelajar/BPA
Pelajar/Pej.
Bendahari
Pelajar/SPS/
BPPO
Pelajar/Fakulti
Pelajar/ PKU
Pelajar/ISC
Fakulti
HEA
Visa 1)Gambar 4 keping (latarbelak ang biru) 2)Salinan Paspot (Entrance Sta,p & Muka hadapan) 3)Salinan surat tawaran Laporan Pogram 1) SijilDaftar Masuk Kolej Kediaman
Pembayaran Yuran di Pej. Bendahari Permohonan Kad
Matrik di SPS
Permohonan kad Matrik dari BPPO
TAMAT TIDAK UNDEGRADUATE MULA POSTGRADUATE Pendaftran di fakulti Visa? Medical Check up Permohonan Visa di ISC Program Berjalan Program Tamat Laporan dari Fakulti
Sijil Pelajar YA
2.3 PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR NGS
Pengaktifan No. ISID di Pej. BPA
