ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
KEPENDUDUKAN DI DESA WANUREJO,
BOROBUDUR, MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Desy Verina Sari
10.12.4801
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
THE ANALYSIS AND PROGRAM OF A DEMOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM IN WANUREJO VILLAGE, BOROBUDUR, MAGELANG
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI DESA WANUREJO,
BOROBUDUR, MAGELANG
Desy Verina Sari Kusnawi
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In a government population census activity is an activity that always routinely implemented . Documenting the population , especially in the village Wanurejo still using a system that is not computerized , which the employee must write the data one by one resident and still have to file it again . This will inevitably lead to many problems including data collection is not as effective and efficient as it will take a lot of time searching for data archive and length of residence . Therefore , it takes a population information system that can help the population census.
With the creation of population information system is expected to be effective demographic data processing and efficient , fast and the resulting data can be relevant .
The system is able to process demographic data relating to the recording of data, creation of a certificate of residence and report generation . Software used in the manufacture of this system is Neatbeans IDE 7.0 and XAMPP for Windows 1.7.3 .
1. Pendahuluan
Sistem administrasi kependudukan mempunyai peranan penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Setiap orang berhak mendapatkan pelayanan administrasi kependudukan, peran serta dalam administrasi kependudukan dan mendukung pembangunan sistem administrasi kependudukan. Hal ini bertujuan untuk
meningkatkan pelayanan publik tanpa adanya unsur diskriminasi. Dalam
penyelenggaraannya sistem administrasi kependudukan perlu di kelola dan di tata dengan sebaik-baiknya agar memberikan manfaat dalam peningkatan kegiatan pemerintahan.
Berkaitan dengan pengelolaan administrasi kependudukan, di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang ini masih memiliki masalah yaitu pengolahannya masih belum terkomputerisasi, lamanya mengelola data penduduk dimana data tersebut saling berkaitan satu sama lain dan sulitnya mencari arsip dari data tersebut. Permasalahan tersebut sering muncul misalnya dalam mengelola data kartu keluarga ,kartu tanda penduduk, dan surat pengantar sehingga kurang efektif dan efisien. Hal tersebut pastinya akan menghambat kegiataan pelayanan administrasi di Desa Wanurejo, Borobudur.
Seiring dengan perubahan zaman, teknologi tentunya akan sangat membantu instansi pemerintahan khususnya Desa Wanurejo ini dalam mengelola data kependudukan. Selain itu peningkatan mutu sumber daya manusia juga harus terus dilakukan. Maka, untuk mendukung manajemen administrasi kependudukan disarankan untuk membuat suatu sistem informasi dimana nantinya bisa meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja pemerintahan di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Menurut Mc Leod (1995):
Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut Scoot (1996) :
Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunkan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan.
Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem
Pada pengelolaan data kependudukan di Desa Wanurejo masih menggunakan cara yang belum efektif dan efisien dimana prosesnya masih belum terkomputerisasi. Kekurangan yang terdapat pada pengelolaan data kependudukan dengan metode lama adalah :
1. Proses dari pendataan penduduk yang memerlukan waktu yang sangat lama seperti data biodata penduduk, KK, KTP, dan surat keterangan.
2. Kesulitan dalam mencari arsip –arsip data kependudukan, karena banyaknya
arsip data yang tersimpan.
Pembuatan laporan data kependudukan juga masih ditulis menggunakan blanko,
sehingga kemungkinan bisa terjadi kesalahan saat pencatatannya. Berdasarkan
permasalahan diatas maka perlu dibangun sebuah sistem baru dalam pengelolaan data di Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang. Tujuan dengan dengan dibangunnya sistem baru ini adalah untuk mengurangi segala bentuk permasalahan yang berkaitan dengan pengolahan data penduduk. Diharapkan dengan adanya sistem baru ini pengelolaan data penduduk bisa dilakukan secara efektif dan efisien .
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan adalah tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar perancangan ini sesuai dengan aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan. Rancangan sistem juga merupakan gambaran umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem baru yang akan dibangun.
3.3 Flowchart Sistem yang Diusulkan
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan
Kartu keluarga Kartu Tanda Penduduk Biodata Penduduk Surat keterangan untuk menikah Surat keterangan belum menikah SKCK Surat Keterangan Pindah WNI Surat keterangan kelahiran Surat keterangan kematian Input KK Input KTP Input biodata penduduk
Input surat keterangan untuk menikah Input surat keterangan belum menikah Input SKCK Input Surat keterangan pindah WNI Input surat keterngan kelahiran Imput surat keterangan kematian Pengolahan KK Pengolahan KTP biodata pendudukPengolahan
Pengolahan surat keterangan untuk menikah Pengolahan surat keterangan belum menikah Pengolahan SKCK Pengolahan keterangan pindah WNI Pengolahan surat keterangan kelahiran Pengolahan surat keterangan kematian KK KTP PendudukBiodata Surat keterangan menikah Surat keterangan belum menikah SKCK surat keterangan pindah WNI Surat keterangan kelahiran Surat keterangan kematian Pembuatan laporan KK Laporan KK Pembuatan KTP Laporan KTP Pembuatan biodata penduduk Laporan biodata penduduk Pembuatan laporan surat keterangan menikah Laporan surat keterangan menikah Pembuatan laporan surat keterangan belum menikah Laporan surat keterangan belum menikah Pembuatan laporan SKCK SKCK Pembuatan laporan Surat keterangan pindah WNI Laporan keterangan pindah WNI Pembuatan laporan kelahiran Laporan kelahiran Pembuatan laporan kematian Laporan kematian User Input data user Pengolahan data user user Pembuatan laporan user Laporan user Detail KK Input Detail KK Pengolahan Detail KK Detail KK
Detail Pindah WNI Input Detail pindah
WNI Pengolahan Detail
Pindah WNI
Detail Pindah WNI
3.4 Data flow Diagarm 1. DFD level 0 Gambar 3.2 DFD level 0 User Sistem Informasi Kependudukan Desa Wanurejo, Borobudur, Magelang Kepala Desa Data Login Data Validasi Login Data biodata penduduk Data KK Data KTP Data surat keterangan belum menikah
Data surat keterangan untuk menikah Data surat ket. Pindah WNI Data surat keterangan kelahiran Data surat kematian
laporan biodata penduduk Laporan KK Laporan KTP
Laporan surat keterangan belum menikah Laporan surat keterangan untuk menikah
Laporan SKCK Laporan surat keterangan pindah WNI Laporan surat keterangan kelahiran Laporan surat keterangan kematian
Data SKCK Data Detail KK
3.5 Entity Relational Diagram
Gambar 3.3 Entity Relational Diagram
Biodata_Penduduk Detail_ KK KK KTP Memiliki *Nik Gol_darah Pekerjaan Status_perkawinan Agama Umur Jenis_kelamin Alamat Nama_lengkap Memiliki 1 1 *No_KK Kode Pos **Nik 1 1 memiliki memiliki SKCK Pindah_WNI Surat_Blm_Menikah Surat_Kelahiran Surat_Kematian memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki 1 1 m 1 1 1 1 1 m m 1 memiliki m 1 1 m User *no_surat *no_surat **No_kk **nik *no_ktp Tempat_lahir Nama_bayi **nik_ayah Hari_kelahiran **nik_meninggal Sebab_kematian **Nik_Pelapor Hari_kematian Nama_desa *no_surat **no_ktp *id_user *no_surat **No_KK Keperluan **No_KTP Tgl_berlaku Status_KK_yg_pindah Tgl_pindah Klasifikasi_pindah Alamat_tujuan **nik **no_kk Alasan_pindah Nama_user Tgl_lahir Tempat_Lahir 1 1 1 RT/RW Password Surat_Untuk_me nikah memiliki *no_surat **no_ktp memiliki memiliki **id_user **id_user m 1 m 1 Pendidkan terakhir Nama_Kepala_Keluarga Dokumen_ Imigrasi Kewarganegaraan Berlaku _Hingga Nama_Kecamatan Berlaku hingga Sampai_tanggal Ket_pidana Tgl_lahir Pukul Tgl_buat_surat Tgl_kematian tempat Tgl_buat_surat Berlaku_tanggal Sampai_tanggal Status_perkawinan Tgl_buat_surat Tgl_buat_surat Status Keperluan_surat No_surat_pengantar_RT Berlaku_tanggal Sampai_tanggal *No_KK Jenis_pindah Status_hub.keluarga Nama_ibu_pemohon Nama_ayah_pemohon Jabatan Tgl_buat_surat *no_surat **no_surat memiliki m 1 memiliki 1 m
Detail Pindah WNI
Nama_ayah **nik_ibu Nama_ibu **nik_pelapor Nama pelapor Jenis_kelamin Nama_meninggal Nama_Pelapor m m
4. Impementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap dimana menerapkan sistem yang dibuat supaya siap dioperasikan oleh pengguna. Sistem yang dibuat oleh harus melalui proses pengujian untuk menjamin tidak ada permasalahan saat pemanfaatannya nanti.
4.2 Pembahasan
4.1.1 Pengujian Sistem
Tujuan dari pengujian sistem adalah untuk mencari dan memastikan bahwa sistem yang dibangun tidak mengalami kesalahan-kesalahan dan sistem tersebut siap untuk digunakan. Dalam pengujian ini terdapat dua macam pengujian yaitu blck box testing dan white box testing.
1. Black Box Testing
Pengujian program dengan black box testing ini dilakukan berdasarkan inputan data yang sesuai dan mengecek apakah program bisa mengantisipasi jika inputan tidak sesuai. Halaman yang diuji untuk black box testing ini adalah halaman biodata penduduk.
2. White Box Testing
Pengujian dengan white box testing adalah dengan meneliti kode-kode program ke dalam modul apakah terdapat kesalahan atau tidak. Salah satu contoh white box testing adalah saat user salah memasukkan id user atau password maka muncul pesan “id user atau password salah”. Untuk menagtasinya perlu dibuat validasi dengan beberapa kondisi didalam program yang menentukkan layak atau tidaknya validasi data pada kolom tersebut.
4.1.2 Konversi Sistem
Dalam penerapannya Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo ini menggunakan konversi pararel, dimana sistem lama dan sistem baru akan dioperasikan secara bersama-sama. Hal ini untuk memastikan agar sistem baru yang akan dipakai benar-benar berjalan dengan baik sebelum sistem yang lama dihentikan. Kelebihan dari konversi sistem ini adalah jika sistem yang baru mengalami kegagalan dalam pengoperasiannya maka sistem lama masih tetap bisa beroperasi. Tapi walaupun bisa demikian tetap ada konsekuensinya yaitu pada biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai dua sistem sekaligus.
Alasan dari penerapan dengan menggunakan konversi pararel pada sisem ini adalah dengan pertimbangan jika pada saat dioperasikan sistem baru hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan maka masih ada data pada sistem lama sehingga kegiatan pengolahan data kependudukan tidak terhambat dan masih bisa beroperasi.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab terdahulu yang telah di jelaskan oleh penulis, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Untuk membuat Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo dibutuhkan beberapa langkah yaitu melakukan penelitian masalah yang muncul pada sistem lama, melakukan interview kepada pihak desa, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan pembuatan sistem, melakukan analisis dan perancangan, melakukan implementasi dan melakukan pengujian terhadap program.
2. Berdasarkan hasil pengamatan didapatkan bahwa pelayanan dengan sistem lama membutuhkan lebih banyak waktu, dan sistem baru membutuhkan waktu yang lebih singkat dari sistem lama.
3. Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan.
4. Data kependudukan yang disimpan pasti akan saling berkaitan sehingga data tersebut disimpan dalam satu database agar keakuratan data terjamin.
5.2 Saran
Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan dalam proses perancangan Sistem Informasi Kependudukan Desa Wanurejo ini adalah
1. Hardisk terkena virus atau rusak sangat mungkin terjadi sehingga diperlukan auto backup
2. Database sistem kependudukan ini juga bisa diintegrasikan dengan data base pemerintah kecamatan maupun level yang lebih tinggi sehingga lebih mudah dalam mencocokan data.
3. Sistem Informasi Kependudukan di Desa Wanurejo ini sebatas mengolah data kependudukan, surat keterangan dan pembuatan laporan maka harapan penulis agar nantinya sistem ini bisa dikembangkan lagi.
DAFTAR PUSTAKA
