BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Perpustakaan Umum
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memberikan pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan sebagai pusat informasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis yang masing-masing mempunyai ciri dan penekanan fungsi yang berbeda, salah satu dari jenis perpustakaan yang berfungsi untuk melayani informasi pengguna adalah perpustakaan umum. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang perpustakaan umum, sebaiknya diketahui terlebih dahulu pengertian tentang perpustakaan umum tersebut.
Menurut Hartono (2016, 33) “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di permukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat”.
Sedangkan menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 5) :
“Perpustakaan umum adalah lembaga layanan informasi dan bahan bacaan kepada masyarakat, oleh karenanya adanya masyarakat umum (yang tidak dibedakan lapisan, golongan, lapangan pekerjaan, dll) yang akan menggunakan dan yang menjadi sasaran layanan perpustakaan, merupakan keharusan. Hal ini berarti perpustakaan umum memberikan dan melayani kebutuhan masyarakat secara gratis, yang didukung dengan menggunakan dana umum”.
Selain pendapat di atas menurut Sutarno NS (2006, 43) :
“Perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat”.
Sebagai unit perpustakan umum harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut:
a. Organisasi, dalam Surat Keputusan pendiriannya harus tercantum secara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut ; tugas, fungsi, garis wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.
b. Gedung (ruangan), yang memadai dan cukup menampung, koleksi, pembaca, pelayanan, kegiatan pengolahan bahan pustaka dan administrasi.
c. Koleksi bahan pustaka, yang khusus untuk pustaka buku berjumlah sekurang-kurangnya 1000 (seribu) judul. Koleksi ini sudah mengalami pengolahan, sehingga siap dipinjam atau dimanfaatkan masyarakat pemakai.
d. Perlengkapan dan perabot yang terutama terdiri dari sekurang-kurangnya : rak-rak bahan pustaka, meja dan kursi untuk pegawai, lemari penyimpanan bahan pustaka yang sedang diolah, rak untuk memajang bahan pustaka.
e. Mata anggaran tetap, yang merupakan sarana yang menjamin tersedianya anggaran keuangan setiap tahun.
f. Tenaga Manusia, dan yang utama harus ada di perpustakaan umum adalah pustakawan. Dapat saja pegawai yang diangkat pertama di perpustakaan bukan seorang pustakawan, namun harus diarahkan menjadi pustakawan.
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum. Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan agama, adat-istiadat, umur, jenis dan lain sebagainya, maka koleksi perpustakaan umum pun terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan kebutuhan informasi dari pemakainya.
Perpustakaan umum melayani masyarakat pemakai tidak mengenal adanya pembatasan. Yang dimaksud yaitu, bahwa dalam layanan perpustakaan umum diperumuskan bagi semua masyarakat terutama yang berdomisili di daerah dimana perpustakaan berada. Keberadaan perpustakaan umumbiasanya terkait dengan keberadaan pemerintahan baik yang berada di tingkat pusat maupun pemerintahan daerah sampai pemerintahan desa.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa, perpustakaan umum diperuntukkan pada masyarakat umumnya, tidak membatasi umur, jenis kelamin, pendidikan, suku, mau pun agama. Oleh karena itu koleksinya juga harus umum untuk semua umur. Perpustakaan umum diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota dengan penyelenggaraannya berasal dari dana umum dan dalam pelayanannya, perpustakaan umum melayani penggunanya tanpa membeda-bedakan latar belakang, status sosial, agama, umur, pendidikan dan sebagainya.
2.2. Tujuan Perpustakaan Umum
Sebagai sarana penunjang dan pusat informasi, perpustakaan umum memiliki tujuan dan sasaran yang jelas bagi masyarakat. Pada sisi lain, masyarakat dalam kesehariannya sering membutuhkan ketersediaan dan layanan informasi, yang dapat diperoleh di perpustakaan dengan mudah dan cepat.
Tujuan perpustakaan umum harus sejalan dengan visi dan misi lembaga yang dibentuk. Perpustakaan umum didirikan untuk meningkatkan minat baca masyarakat dan menyadarkan betapa pentingnya membaca dan masyarakat memperoleh pengetahuan melalui perpustakaan.
Menurut Sutarno NS (2006, 34) “Tujuan perpustakaan adalah untuk menyediakan failitas dan sumber informasi dan menjadi pusat pembelajaran serta memperoleh kesenangan, rekreasi dan kepuasan batin yang tak ditemukan di tempat lain”.
Sedangkan menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 2) :
“Tujuan utama adalah agar para penyelenggara dan pengelola perpustakaan umum mempunyai kesamaan persepsi dan dalam melaksanakan pembentukan dan pengelolaan perpustakaan menyesuaikan dengan ketentuan dan kebijaksanaan pemerintah yang berlaku”.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan utama perpustakaan umum adalah kerja sama antara orang-orang yang bersangkutan,sehingga perpustakaan menjadi kebutuhan yang penting bagi pengguna (user).Perpustaakaan umum juga dapat membina dan mengembangkan minat
baca masyarakat, belajar mandiri, sebagai jasa informasi dengan menyediakan bahan pustaka yang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
2.3. Fungsi Perpustakaan Umum
Bermacam fungsi yang diemban oleh suatu perpustakaan. Secara khusus, setiap jenis perpustakaan mempunyai fungsi yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Hal ini dikarenakan tujuan yang akan dicapai oleh setiap perpustakaan tersebut berbeda. Untuk mencapai tujuannya, perpustakaan umum mempunyai beberapa fungsi yang harus dilaksanakan dengan baik.
Menurut Siregar, Ridwan (2011, 42) “Fungsi utama dari perpustakaan umum adalah untuk membantu orang, terutama orang-orang muda dan anak-anak , menjadi literasi informasi”
Sedangkan Hartono (2016, 33) menyatakan bahwa :
“Perpustakaan umum fungsinya untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi dan bahan bacaan guna meningkatkan pengetahuan, sumber belajar, dan sebagai sarana rekreasi sehat (intelektual)”.
Selain fungsi diatas masih ada fungsi lain dari perpustakan menurut Sutarno NS (2006, 72-75) bahwa fungsi-fungsi perpustakaan dapat dirinci sebagai berikut:
1. Pengadaan bahan pustaka, meliputi kegiatan : (a) Menghimpun / mengumpulkan, (b) membeli, (c) menerima sumbangan / bantuan, (d) tukar-menukar, (e) menggandakan, (f) penerbitkan, (f) kerjasama koleksi.
2. Pengolahan mencakup : (a) registrasi, (b) pengecapan, (c) katalogisasi, (d) klasifikasi, (e) pengetikan kartu buku, (f) pengetikan kartu katalog, (g) pembuatan nomor barcode (sistem komputer), (h) pembuatan perlengkapan buku (label, slip buku, slip tanggal, sampul,dll), (i) pembuatan lembar kerja, (j) penjajaran buku (file), (k) penyusunan koleksi pada tempat tertentu (rak buku,majalah, koran, lemari,/ laci dll), (l) memasukan data (data entry).
3. Layanan , meliputi kegiatan : (a) sirkulasi (peminjaman / pengembalian), (b) keanggotaan, (c) referensi, (d) bimbingan dan penyuluhan kepada pemakai, (e) layanan pembaca, (f) layanan unit perpustakaan keliling (perpustakaan umum) / layanan ekstensi, (g)
penelitian, (h) layanan lain yang mungkin dilakukan, (i) pendidikan pemakai.
4. Pemasyarakatan / sosialisasi, meliputi : (a) publikasi, (b) promosi, (c) mengundang tokoh, pakar, figur publik, (d) dan lain-lain.
5. Kerja sama layanan antara perpustakaan mencakup kegiatan : (a) pengolahan, (b) katalog induk, (c) pembinaan dan pengembangan profesi, (d) sistem jejaring / jaringan.
6. Untuk perpustakaan tertentu, dikembangkan fungsi : (a) penyusunan dan penerbitan bibliografi, (b) abstrak, (c) indeks, (d) kumpulan karangan ilmiah (makalah, skripsi, tesis, disertasi, dll, (e) artikel, kliping, (f) dan lain-lain.
7. Pengembangan Sumber Daya Manusia, mencakup : (a) seminar, loka karya, pendidikan dan penelitian, (b) program pendidikan formal, (c) keanggotaan organisasi profesi, (d) dan lain-lain.
8. Pembinaan dan pengembangan organisasi : (a) penelitian dan pengembangan, (b) pengelolaan / manajemen perpustakaan, (c) studi banding, (d) menjalin mitra kerja, (e) dan lain-lain.
9. Melakukan upaya preservasi koleksi antara lain : (a) memelihara bahan pustaka, (b) merawat bahan pustaka, (b) melakukan penyiangan, (c) melakukan fumugasi, (d) menjaga temperatur / suhu agar stabil, (e) mengatur ventilasi udara, (f) menjaga koleksi upaya tetap baik, (g) menjaga kebersihan perpustakaan, (i) dan lain-lain.
10. Membuat peraturan / tata tertib meliputi : (a) jadwal layanan, (b) persyaratan anggota, (c) peminjaman / pengembalian, (d) penghargaan dan saksi, (e) apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pengunjung dalam perpustakaan, (f) suasana tertib di perpustakaan.
11. Penerapan dan pemanfaatan teknologi informasi untuk : (a) seleksi dan pengolahan koleksi, (b) pengolahan, (c) layanan, (d) penelusuran, (e) akses informasi, (f) jaringan, (g) komunikasi dan kerja sama, promosi dan publikasi, (h) promosi dan publikasi, (i) sosialisasi, promosi dan publikasi.
12. Menciptakan dan mengembangkan iklim di perpustakaan agar : (a) masyarakat tahu tentang arti, kegunaan, kegiatan perpustakaan, (b) masyarakat tertarik, berminat, tergugah untuk ke perpustakaan, (c) meningkatkan jumlah pengunjung dan anggota perpustakaan, (d) pengunjung merasakan dilayani dengan baik dan memuaskan, (e) merasa nyaman (betah / tahan) di perpustakaan, (f) ingin sering kembali ke perpustakaan, (g) merasa mendapatkan perhatian, bimbingan atau bantuan oleh petugas perpustakaan, (h) merasa mendapatkan sesuatu yang menyenangkan, (i) memperoleh sesuatu yang berguna bagi dirinya.
Dilihat dari fungsi perpustakaan umum, dari beberapa pendapat di atas bahwa perpustakaan umum berfungsi sebagai pelayanan dan penelitian bagi masyarakat umum. Dan dapat diketahui bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan meningkatkan pengetahuan masyarakat, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal dan penggunaannya oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa terkecuali. Oleh karena itu, perpustakaan umum mempunyai nilai strategis karena fungsinya melayani semua lapisan masyarakat sebagai sarana pembelajaran.
2.4. Koleksi Perpustakaan Umum
Koleksi perpustakaan merupakan faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis sebuah perpustakaan. Oleh sebab itu, dari sumber informasi perpustakaan akan dimulai kebijakan pembentukannya. Secara khusus pembinaan koleksi dikaitkan dengan masing-masing jenis perpustakaan. Perpustakaan umum, koleksinya bersifat umum, artinya mencakup semua ilmu pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
Koleksi perpustakaan yang disediakan seharusnya dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat. Dengan itu, perpustakaan harus menyediakan berbagai jenis layanan serta memberikan kemudahan, baik akses informasi, tenaga, waktu, petunjuk, maupun sarana lainnya. Pendayagunaan koleksi sangat diperlukan karena kegiatan ini merupakan upaya perpustakaan dalam merumuskan berbagai ketentuan/kebijakan perpustakaan.
Salah satu komponen perpustakaan adalah koleksi. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.
Menurut Hartono (2016, 36) mengemukakan bahwa :
“Koleksi perpustakaan adalah seluruh bahan pustaka yang dimiliki atau dikumpulkan, diolah, dan disimpan dengan menggunakan sistem tertentu oleh suatu perpustakaan untuk disebar luaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka”.
Sedangkan menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 13) menyatakan bahwa “Koleksi adalah kumpulan buku-buku atau bahan-bahan lainnya yang dihimpun oleh seseorang atau lembaga”
Bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan dapat dikelompokkan dalam dua bentuk sebagai berikut:
1. Tercetak
a. Buku / monograf adalah terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri dari satu jilid atau lebih. Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi.
b. Bukan buku
1. Terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dalam jangka waktu terbit tertentu, dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya.
2. Peta 3. Gambar
4. Brosur, pamflet, booklet
5. Makalah, merupakan karya yang mempunyai nilai sementara, tidak diolah sebagaimana bahan pustaka lainnya.
2. Tidak tercetak
a. Rekaman gambar, seperti film, video CD, mikrofilm, dan mikrofis. b. Rekaman suara, seperti piringan hitam, CD, kaset.
c. Rekaman data magnetik/digital, seperti karya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data, dan yang dikemas secara on-line.
3. Koleksi rujukan (referensi)
Koleksi rujukan adalah buku yang isi maupun penyajiannya bertujuan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang bersifat khusus. Menurut jenisnya, koleksi rujukan dapat mencakup kamus, ensiklopedia, sumber biografi, buku tahunan, almanak, dan suplemen pada ensiklopedia, sumber geografi, seperti gezetir, buku panduan perjalanan, atlas, peta dan globe/bola dunia, direktori, sumber mutakhir, seperti buku panduan, dan pedoman serta sumber statistika, bibliografi, majalah indeks dan abstrak, sumber audiovisual dan elektronik.
4. Bahan ajar
Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum, bahan ajar untuk mata kuliah dan bahan ajar untuk memperkaya wawasan.
5. Terbitan berkala
Terbitan berkala memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecendrungan perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti mjalah umum, jurnal, dan surat kabar.
Berbagai terbitan pemerintahan seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, dan pidato resmi.
7. Bahan nonbuku
Berbagai macam jenis bahan nonbuku seperti rekaman suara, gambar hidup, bahan grafik, bahan kartografi, bentuk mikro dan sumber daya elektronik.
2.5. Pengembangan Koleksi Perpustakaan Umum
Salah satu kegiatan kerja yang harus dilakukan oleh perpustakaan adalah pengembangan koleksi. Pengembangan koleksi dilakukan untuk mencapai tujuan perpustakaan yaitu untuk mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan pendidikan untuk masyarakat umum.
Menurut Hartono (2016, 64) :
“Secara definitif, pengertian pengembangan koleksi atau akuisisi bahan perpustakaan adalah proses seleksi, pemesanan, dan penerimaaan bahan-bahan untuk koleksi perpustakaan melalui pembelian, hadian, dan tukar-menukar, yang mana di dalamnya termasuk penganggaran dan negosiasi untuk menemukan sumber-sumber yang dibutuhkan oleh pengguna secara ekonomis dan tepat guna”
Sedangkan menurut Siregar, Ridwan (2004, 121) pengembangan koleksi adalah “prioritas utama dalam suatu perpustakaaan”.
Selain pendapat di atas, menurut Darmono (2001, 45) :
“Secara definitif pengertian pengembangan koleksi perpustakaan adalah mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutamas untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Kegiatan ini meliputi berbagai aktivitas seperti penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi”.
Kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan meliputi :
a. Survei kebutuhan pengguna dan pengolahan data hasil survei, b. Penyusunan daftar kebutuhan pengguna,
c. Pengumpulan alat seleksi bahan pustak,
d. Pembagian tugas seleksi di antara wakil-wakil dari bidang subjek masing-masing,
e. Seleksi judul-judul,
g. Pembuatan daftar usul pengadaan bahan perpustakaan sesuai hasil seleksi yang disususn berdasarkan prioritas kebutuhan informasi dengan memerhatikan dana yang tersedia.
Secara umum, juga menurut Darmono (2001, 49-50), pengembangan koleksi perlu merujuk pada prinsip-prinsip pengembangan koleksi, yaitu sebagai berikut:
1. Relevansi
Artinya aktivitas pemilihan dan pengadaan terkait dengan program pendidikan yang disesuaikan dengan kurikulum yang ada. Berorientasi kepada pemakai. Dengan demikian kepentingan pengguna menjadi acuan dalam pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.
2. Kelengkapan
Koleksi perpustakaan diusahakan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata pelajaran yang diberikan tetapi juga menyangkut bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada dalam kurikulum. Semua komponen koleksi mendapatkan perhatian yang wajar sesuai dengan tingkat prioritas yang ditentukan.
3. Kemutakhiran
Disamping memperhatikan masalah kelengkapan,, kemutakhiran sumber informasi harus diupayakan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Kemutakhiran bahan pustaka dapat dilihat dari tahun terbit. Jika bahan pustaka diterbitkan pada tahun terakhir, maka dilihat dari kemuktahiran dapat dikatakan mutakhir.
4. Kerjasama
Unsur-unsur yang terkait dalam pembinaan koleksi harus ada kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pembinaan koleksi berjalan efektif dan efesien. Kerjasama ini melibatkan semua komponen yang terlibat dalam pembinaan koleksi seperti kepala perpustakaa, petugas perpustakaan atau pustakawan, guru, serta pihak yang mengadakan pembelian.
Pengembangan koleksi pada perpustakaan meliputi kegiatan seleksi dan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
Menurut Hartono (2016, 64-65) yang dimaksud dengan “kebijakan pengembangan koleksi adalah konsep dan asas yang mendasar dalam bentuk garis-garis besar sebagai pedoman/arah perencanaan dalam perencanaan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan akuisisi bahan pustaka”.
Kebijakan tersebut sebaiknya dibuat secara tertulis, sehingga jika timbul beberapa masalah dapat diperiksakan kembali pada kebijakan yang telah ditetapkan.
Fungsi kebijakan pengembangan koleksi tertulis menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 17) adalah :
a. Pedoman bagi selektor
b. Sarana komunikasi, memberitahu pemakai mengenai cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana pengembangannya
c. Sarana perencanaan baikperencanaan anggaran maupun pengembangan koleksi
d. Membantu menetapkan metode penilaian bahan
e. Membantu memilih metode pengadaan membantu menghadapi masalah sensor
f. Membantu perencanaan kerjasama
g. Membantu identifikasi bahan yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi (evaluasi).
Perpustakaan juga membutuhkan kerjasama yang baik dengan pihak yang lain dan mempermudah mengidentifikasi anggaran masa depan serta mengetahui cara terbaik melakukan pengadaan. Manfaat dari kebijakan pengembangan koleksi yang dibuat oleh perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat dan sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi
2. Menginformasikan kepada setiap orang prioritas pengoleksian dan mendorong pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi 3. Menghasilkan komitmen pada tingkat tertentu sesuai dengan sasaran
organisasi
4. Menentukan standar untuk materi yang bisa masuk ke koleksi dan mana yang tidak masuk dan masalah sensor serta mengurangi pengaruh dari pemilihan tunggal dan perorangan
5. Memberikan sebuah sarana pelatihan dan orientasi bagi staf baru 6. Membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun
staf pengelola berganti
7. Memberikan pedoman kepada staf untuk membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi
8. Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran dan membantu dalam perencanaan anggaran
9. Menjadi sebuah alat dalam menilai kinerja
10. Memberikan informasi kepada pihak-pihak luar perpustakaan dan membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan
12. Dan membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaaan.
Dari kebijakan di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi harus direncanakan terlebih dahulu agar pengembangan koleksi dapat berjalan dengan terarah secara baik dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi juga merupakan salah satu dari kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan untuk mencapai visi dan misi organisasi perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan koleksi informasi penggunanya.
2.5.1. Seleksi Bahan pustaka
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan pemustakanya. Dengan itu tugas utama perpustakaan yaitu membangun koleksi yang kuat dan utuh demi kepentingan pengguna perpustakaan. Untuk itu perpustakaan mempunyai kegiatan seleksi bahan pustaka dalam proses pengembangan koleksi yang baik dan kegiatan seleksi ini merupakan kegiatan yang sangat penting di perpustakaan.
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengidentifikasi bahan pustaka yang penting dan perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan. Perpustakaan akan menjadi tidak berarti apabila koleksinya tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Menurut Hartono (2016, 66) :
“Seleksi adalah rangkaian tindakan pengumpulan bahan seleksi, pemilihan
judul, verifikasi, dan penetapan judul yang akan diadaka. Pemesanan dan negosiasi adalah rangkaian proses akuisisi setelah proses seleksi. Hal ini berhubungan dengan agen untuk mendapatkan bahan perpustakaan yang tepat”.
Sebelum melakukan seleksi perlu mengenali visi perpustakaan, mengenal masyarakat pemakai, analisis kebutuhan, dan kajian pemakai. Seleksi bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan inti perpustakaan. Seleksi berarti memilih atau menentukan apakaah bahan tersebut sesuai dengan kebutuhan, sedangkan evaluasi adalah mempertimbangkan nilai intrinsik bahan pustaka,
Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi perpustakaan, seleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi jenis koleksi sesuai kebutuhan pemustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada diperpustakaan. Dengan kata lain proses seleksi merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiataan pengadaan bahan pustaka.
Beberapa langkah dalam proses seleksi yaitu: (a) pelaksanaan seleksi harus mengidentifikasi kebutuhan koleksi dalam hal subjek dan jenis materi yang spesifik, (b) penentuan banyaknya anggaran tersedia untuk pengembangan koleksi dan mengalokasikannya, dan (c) melakukan penelusuran materi-materi yang diinginkan.
Pihak yang berwewenang melakukan seleksi secara umum adalah pustakawan. Spesialis subjek termasuk guru/dosen, pimpinan di organisasi induk, komisi perpustakaan, apabila ada dan anggota lain. Faktor yang paling penting dalam proses seleksi adalah penyeleksinya. Penyeleksi adalah orang yang profesional yang akan membuat keputusan apakah bahan pustaka tertentu cocok untuk perpustakaan, sedangkan yang bisa sebagai penyeleksi yaitu staf pengajar, pustakawan dan teknisi.
Prinsip seleksi adalah semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pengguna dan menurut skala prioritas yang telah diharapkan. Peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka adalah tidak gampang, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak sedikit.
Menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 58) ada tiga pandangan dalam memilih koleksi yaitu pandangan tradisional, pandangan liberal, dan pandangan pluralistik.
1. Pandangan tradisional
Prinsip ini mengutamakan nilai intrinsik untuk bahan pustaka yang akan dikoleksi perpustakaan. Titik tolak yang didasari prinsipini ialah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestariakn warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan maasyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan.
2. Pandangan liberal
Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pemakai. 3. Pandangan pluralistik
Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun liberal.
Prinsip seleksi bahan pustaka adalah (1) memperoleh dan bahan pustaka yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada dilembaga, (2) memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diinginkan oleh pengguna, (3) memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang berisi bahan hiburan dan rekreasi, dan (4) mengawetkan bahan pemustaka yang penting untuk menggambarkan perkembangan lembaga.
2.5.2. Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi bahan pustaka dalam hal ini merupakan proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting dan perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan. Dengan itu seleksi bahan pustaka perlu menetapkan suatu kebijakan dalam pengembangan koleksi, agar koleksi yang tersedia pada perpustakaan tidak menyimpang dengan tujuan perpustakan yang telah disepakati sebelumnya.
Dalam kegiatan seleksi bahan pustaka diperlukan sarana pembantu untuk memudahkan para pustakawan untuk melakukan seleksi bahan pustaka yang diperlukan.
Menurut Darmono (2001, 55-57) secara umum alat bantu seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Alat Bantu Seleksi Bahan Buku
a. Katalog penerbit dari berbagai penerbit baik dalam negeri maupun penerbit luar negri.
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku, dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku. Contoh alat bantu seleksi dari katalog penerbit adalah Haper Collins Publisher – Asia Pte.Ltd – Singapore 1997, katalog penerbit dari penerbit Gramedia 1996, penerbit Erlangga tahun 1996, UI-Press, Gajah Mada University Press dan sebagainya. b. Tinjauan buku, yang dimuat dalam majalah ilmiah.
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah populer. Karena merupakan tinjauan yang ditulis oleh orang-orang yang ternama maka ini merupakan alat evaluasi dan seleksi yang sangat baik.
c. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan oleh IKAPI dalam berkala tahunan yang sifatnya lebih merupakan alat verifikasi harga buku. Isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai penerbit serta meliputi berbagai bidang pengetahuan. d. Bibliografi Nasional Indonesia
Terbit setiap tiga bulan sekali, berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta. Informasi yang terkandung di dalamnya kurang begitu lengkap karena tidak dilengkapi dengan harga. Alat bantu seleksi ini hanya berfungsi sebagai alat verifikasi untuk melengkapi data bibliografi dari buku yang dipesan perpustakaan.
2. Alat Bantu Seleksi Bahan Rujukan
Alat bantu seleksi untuk buku-buku referens terbitan Indonesia masih menjadi satu dengan katalog penerbit. Akan tetapi untuk buku-buku referens terbitan penerbit luar negeri sudah tersedia alat bantu seleksinya seperti:
Guide to Reference Books/Conastance M. Wichell. Chicago: American Library Association,1968.
Buku ini mendaftar karya –karya sumber rujukan yang standar dari berbagai negara, meliputi seluruh sumber rujukan yang dianggap penting untuk semua bidang pengetahuan baik yang tertulis dalam bahasa Inggris maupun dalam bahasa lainnya. Secara garis besar buku
ini dibagi ke dalam sumber rujukan umum, sumber rujukan bidang kemanusiaan, bidang ilmu-ilmu sosial, bidang sejarah dan studi wilayah serta immu murni dan terapan.
3. Alat Bantu Seleksi Untuk Koleksi Serial (Terbitan Berkala)
Secara umum alat bantu seleksi bahan serial (terbitan berkala) Indonesia belum ada. Untuk menseleksi ini biasanya perpustakaan menggunakan alat bantu seleksi Ulrich’s Internasional Periodical Directory terbitan Amerika. Meskipun Ulrich’s juga memuat terbitan berseri di Indonesia, akan terjadi informasinya tidak lengkap. Banyak terbitan berseri (jurnal, majalah) yang belum terdaftar di Ulrich’s. Untuk mengisi kekurangan ini maka perpustakaan biasanya mendapatkan informasi dari surat kabar, koran dan sebagainya.
Ulrich’s Internasional Periodical Directory. Vol. 1 – 1932-. New York: R.R Bowker,. Terbitan tahunan.
Buku ini merupakan terbitan tahunan yang memuat sekitar 12600 terbitan berkala dalam lingkup internasional termasuk terbitan berkala Indonesia. Setiap entri memuat data tentang nomor klas DDC, judul, negara penerbit, diskripsi isi, bahasa, frekuensi, penerbit, harga langganan, majalah indeks dan majalah abstrak. Melihat kelengkapan informasi yang terdapat pada setiap entri maka Ulrich’s merupakan alat bantu seleksi terbitan berseri yang dapat diandalkan khususnya sebagai alat identifikasi sekaligus alat verifikasi.
Sedangkan menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 63-65) alat bantu seleksi yang sangat berperan dalam proses seleksi adalah tijauan buku.
Hal ini dikarenakan :
a. Pustakawan tidak mungkin melihat sendiri semua judul baru untuk dievaluasi;
b. Jumlah buku dan bahan pustaka lain yabg terbit setiap tahun terlalu banyak untuk dibaca dan dievaluasi;
c. Perpustakaan jarang yang mempunyai spesifikasi subyek dalam semua bidang subyek yang diwakili dalam koleksinya;
Hal-hal yang perlu diperhatiakn dalam menilai alat bantu seleksi adalah : 1. Tujuan
a. Apa tujuan alat bantu tersebut?
b. Bantuan apa yang dapat diharapkan dari alat tersebut? c. Untuk siapa?
d. Apakah informasi yang diberiakan sesuai dengan tujuan? e. Apakah sesuai dengan kebutuhan?
2. Cakupan
a. Apakah bahan pustaka dan subyek yang terdapat sesuai dengan kebutuhan?
c. Berapa tinjauan yang dimuat tiap minggu, bulan atau tahun? 3. Kecepatan
a. Apakah daftar atau tinjauan buku terbit sebelum atau sesudah buku tersebut diterbitkan dan beredar di pasaran?
b. Kalau sesudah, berapa lam? Berapa frekuensi terbitnya? 4. Penulisan
a. Siapa yang menulis tinjauan? b. Bagaimana kualifikasinya? 5. Isi tinjauan
Ada bermacam-macam jenis tinjauan, seperti berikut ini. a. Hanya deskripsi isi atau ulasan yang kritis, tetapi objektif
b. Membandingkan dengan karya lain yang serupa atau edisi sebelumnya
c. Memberi rekomendasi untuk tipe perpustakaan atau kelompok tertentu
6. Data Bibliografi
Data bibliografi apa yang diberikan dan cukup lengkapkah? 7. Penyajian
a. Apakah jelas dan memudahkan pemakaian? b. Ada beberapa pendekatan?
c. Ada beberapa macam indeks?
d. Adakah urutan informasi dalam tuiap entri seragam? 8. Kegunaan
a. Dapat dipakai untuk siapa? Sebagai alat seleksi atau verifikasi atau sumber rujukan?
b. Dapat dipakai oleh siapa? Bagian rujukan, pengadaan, pengembangan koleksi atau pemakai perpustakaan?
9. Format Fisik
a. Apakah penjilidannya kuat?
b. Apakah hurufnya tidak terlalu kecil? c. Bagaimana kualitas kertasnya? 10. Harga
a. Apakah harganya sebanding dengan isi dan kegunaanya? b. Apakah ada alat serupa yang lebih murah?
Alat bantu seksi atau pemilihan bahan pustaka sangat diperlukan untuk menyelesaikan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan di antara alat seleksi sebagai berikut :
1. Sumber informasi buku-buku yang baru diterbitkan
Adanya penerbit tertentu yang mengeluarkan buku referensi yang mendaftar buku-buku yang diterbitkan pada tahun itu, dan daftar itu dikeluarkan setiap minggu, aada yang setiap bualan, dan lain sebagainya. Data yang tercantum biasanya pengarang, judul, penerbit, kota terbit, tahun terbit, dan harga. Sebagai tambahan, daftar itu bisa juga memuat informasi mengenai ukuran buku, sifat-sifat khususdari
buku itu, keterangan mengenai seri, ISBN, dan lain sebagainya. Contoh: American Book publishing Record (bulanan) dan Forthcoming Book.
2. Katalog penerbit dalam dan luar negeri, brosur, dan lembar promosi. Katalog penerbit bisa juga memberi informasi mengenai buku yang akan diterbitkan. Informasi yang ada dalam katalog penerbit adalah pengarang, judul, tahun, ISBN/ISSN, harga, cakupan subjek, relevansi pemakai, dan penjelasan tentang isi bahan pustaka. Sumber-sumber informasi terbentuk katalog penerbit, brosur atau lembar promosi ini biasanya memuat informasi tentang buku dan pengarangnya lebih lengkap dibandingkan dengan informasi yang dicantumkan di daftar buku-buku in-print. Sumber informasi lain yang tersedia dalam format elektronik adalah program TIPS (Title Information Preview Service) dari Brodart.
3. Bibliografi Nasional maupun Internasional untuk buku dan majalah . Daftar buku yang dikeluarkan oleh perpustakaan ataupun lembaga lain baik badan pemerintahan maupun swasta. Bibliografi dapat bersifat nasional, yaitu yang mengatasnamakan suatu negara dan terbit dalam lingkup negara tersebut atau dengan perkataan lain, bibliografi nasional adalah sebuah pendaftaran dari buku-buku yang diterbitkan di sebuah negara atau tentang sebuah negara.
4. Bibliografi subjek khusus
Publikasi yang mendaftar judul-judul buku dalambidang tertentu dan biasanya dikeluarkan oleh perpustakaan di lingkungan tertentu atau lembaga lain baik instansi pemerintahan maupun swasta. Bibliografi subyek yang disusun oleh pakar di bidang subjek tersebut dan pakar itu membuat evaluasi yang kritis terhadap buku-buku yang didaftar.
Contoh; Selection of Library Materials in Applied and Interdisciplinary Fields. Bibliografi subjek yang dikeluarkan oleh perpustakaan adalah Rice Bibliography.
5. Daftar tambahan koleksi dari perpustakaan lain.
Daftar tambahan koleksi merupakan publikasi yang mendaftar buku-buku yang baru diterima oleh sebuah perpustakaan. Publikasi ini biasanya bisa diperoleh dengan Cuma-Cuma. Frekuensi terbitnya bisa setahun sekali, dua kali dalam setahun, setiap tiga bulan, dan sebagainya tergantung dari aktivitas pengembangan koleksi di perpustakaan.
6. Tinjauan dan resensi buku
Tulisan yang membahas dan menilai isi suatu judul buku dan penilaian biasanya dilakukan oleh pakar di bidang ilmu yang berkaitan dengan isi buku. Dalam uraian diutarakan kekurangan dan kelebihan, untuk golongan pembaca mana, dan perbandingan dengan judul lain tinjauan buku sering dimuat dalam surat kabar dan majalah.
Contoh: Books Review di dalam Choice, Publisher’s Weekly atau pada library Journal.
Ada 3 jenis tinjauan buku yaitu; (a) tinjauan buku bagi orang-orang yang sehari-hari berkecimpung dalam dunia buku, seperti para penjual dan agen buku profesional, serta pustakawan; (b) tinjauan buku bagi para pakar dalam bidang tertentu; dan (c) tinjauan buku bagi masyarakat umum.
7. Iklan dalam harian maupun majalah dan brosur.
Perpustakaan perlu melakukan seleksi bahan pustaka, untuk memenuhi kepuasan pengguna dengan koleksi yang tersedia diperpustakaan. Dengan itu diperlukan juga alat bantu seleksi bahan pustaka untuk lebih menyempurnakan kelayakan bahan pustaka dalam kebutuhan pengguna sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan, dan meningkatkan mutu perkembangan suatu perpustakaaan.
2.6. Pengadaan Bahan Pustaka
Koleksi bahan pustaka yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, serta terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani.
Menurut Darmono (2001, 57) :
“Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya muaranya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terkait dengan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pegembangan koleksi”.
Sedangkan menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 84) : “Pengadaan bahan pustaka adalah “proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Koleksi diadakan oleh perpustakaan sebaiknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir. Supaya tidak mengecewakan masyarakat masyarakat atau pemustaka yang dilayani”.
Selain pendapat yang di atas menurut Hartono (2016, 67) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan perpustakaan merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan”.
Dalam melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan, maka perpustakaan dapat menetapkan metode dalam memperluas koleksi, baik dengan metode pembelian, pemesanan, hadiah atau sumbangan, titipan, tukar-menukar, dan terbitan berseri.
1. Pembelian
Pembelian bahan pustaka merupakan satu cara yang efektif dan efisien, melalui cara pembelian koleksi yang dibutuhkan dapat diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna dan bebas untuk menentukan pilihan bahan pustaka.
Dalam pembelian ada beberapa cara yang dilakukan berbagai saluran yang ada yaitu :
1. Toko buku 2. Penerbit 3. Agen buku
Menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 87-88) ada beberapa pertimbangan dalam pemesanan buku yaitu:
a. Memesan buku harus berdasarkan anggaran yang tersedia
b. Memesan buku berdasarkan pertimbangan kegunaan bahan bagi pengguna
c. Memesan harus berdasarkan seleksi yang sudah dilaksanakan
d. Dalam memesan bahan pustaka perlu dipertimbangkan pengarang, judul, penerbit, edisi, harga, subyek, jumlah pemesanan, kegunaan e. Dalam memesan buku harus dilakukan langkah sebagai berikut:
membuat surat pesanan diketik 3 rangkap (untuk dikirim kepada penerbit/toko buku, arsip, dan ditempel di papan pengumuman perpustakaan untuk diketahui oleh pemakai), pesanan disertai dengan harga, pesanan harus disertai surat pengantar dari pemesanan.
2. Hadiah/ Sumbangan
Hadiah adalah pengadaan bahan pustaka perpustakaan yang dapat karena perpustakaan tidak perlu meneluarkan dana untuk memperoleh bahan pustaka
Pengembangan bahan pustaka yang sangat menguntungkan bagi perpustakaan yaitu pengadaan melalui hadiah. Karena perpustakaan tidak perlu mengeluarkan dana anggaran dalam memperoleh bahan pustaka yang tersedia. Oleh sebab itu pengembangan bahan pustaka melalui hadiah sangat hemat pada
perpustakaan. Dalam penerimaan hadiah, tim seleksi (selektor) juga harus tanggap terhadap hadiah yang diterima untuk menjadi koleksi perpustakaan.
Hadiah biasanya diperoleh melalui : 1. Promosi penerbit pada perpustakaan, 2. Lembaga pendidikan,
3. Lembaga pemerintahan dan swasta, 4. Sumbangan luar negeri,
5. Hadiah perorangan, 6. Instansi pemerintah, 7. Organisasi
8. Lembaga perhimpunan profesi, dan 9. Yayasan
Menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 91-92) ada beberapa cara mendapatkan hadiah, yaitu hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan.
a. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Pustakawan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain, baik dalam negeri maupun luar negeri. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar. Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terimakasih. Selanjutnya bahan pustaka diperoses seperti biasa, yaitu inventarisasi dan seterusnya.
b. Hadiah tidak atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar; perpustakaan menuliskan surat ucapan terima kasih. Bahan pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subjeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka benar-benar telah sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada perpustakaan lain yang bahan pustaka itu sesuai dengan penggunanya.
3. Titipan
Titipan adalah bahan pustsk yang berasal dari perorangan atau lembaga yang menitipkan bahan pustakanya pada perpustakaan. Titipan buku harus lama jangka waktunya karena jika waktunya terlalu singkat, akan merugikan perpustakaan yang menerima titipan karena besarnya biaya untuk memproses buku yang dititipkan itu menurut sistem perpustakaan yang dititipkan. Perolehan koleksi terjadi tanpa terencana sehingga perlu penyeleksian yang benar. Pihak perpustakaan harus memerhatikan koleksi yang dititipkan. Sebab, jangan sampai perpustakaan menambah biaya operasional perawatan koleksi karena kondisi yang telah usang.
4. Tukar-menukar
Penambahan bahan pustaka juga dapat diperoleh dari tukar-menukar antara perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan berdasarkan kerja sama antar-perpustakaan. Pertukaran dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat dipertukarkan lagi, tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lainya. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah, dan sumbangan.
5. Terbitan Sendiri
Perpustakaan bisa melakukan penambahan koleksinya dengan cara menerbitkan sendiri tetapi, tidak semua perpustakaan dapat menerbitkan bahan koleksi sendiri. Yang dimaksud dengan penerbitan sendiri adalah penerbitan lembaga induk perpustakaan yang bersangkutan atau unit-unit di lingkungannya, termasuk perpustakaan.
Contoh terbitan sendiri di dalam perpustakaan sendiri dapat berupa tambahan koleksi bibliografi, buletin, indeks, abstrak, manual, laporan tahunan, buku pedoman, katalog, majalah, laporan penelitian, kumpulan karangan, hasil karya ilmih dan hasil karyaa lainnya.
2.7. Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima, baik dalam bentuk buku, majalah, bentik mikro atau audiovisual kedalam buku inventaris (buku induk) . Kegiatan penerimaan dan inventarisasi merupakan dua kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan. Langkah awal yang harus dilakukan pada inventarisasi bahan pustaka yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan merupakan cakupan penerimaan dan inventarisasi bahan pustaka. Kegiatan penerimaan bahan pustaka meliputi kegiatan pemeriksaan terhadap bahan pustaka yang diterima, apakah benar-benar telah sesuai dengan surat pengantar, daftar yang dipesan, memeriksa kondisi fisik buku apakah keadaan pada waktu penerimaan baik atau rusaknya bahan pustaka.
Menurut Hartono (2016, 75) Kegiatan inventarisasi adalah memeriksa, memberi stempel, dan mencatat/mendaftar semua koleksi perpustakaan dalam buku induk dan diberi nomor induk, setiap satu eksemplar satu nomor.
Sedangkan menurut Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 103) : “Inventarisasi bahan pustaka adalah “kegiatan berupa pencatatan bahan pustaka ke dalam buku inventaris atau buku induk perpustakaan, memberi nomor inventaris pada setiap bahan pustaka yang telah dicatat dalam bukuinventaris dan memberi cap/stempel tanda kepemilikan perpustakaan. Pemberian cap/stempel tanda milik perpustakaan di tempat yang ditentukan oleh perpustakaan masing-masing, tetapi biasanya di halaman sampul, judul, dan halaman rahasia”.
Pencatatan buku:
1. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis (tanggal penerimaan buku)
2. Buku induk terbagi dalam kolom-kolom sebagai berikut; tanggal terima, nomor induk, pengarang, judul, tahun terbit, cara peroleh, sumber dana, harga buku, bahasa, dan jumlah eksemplar
3. Tiap jilid buku dicatat dengan satu nomor induk (jika buku terdiridari 3 jilid buku dicatat dengan tiga nomor induk yang berbeda)
4. Tiap tahun dapat mencatat dengan memulai nomor induk baru atau berkelanjutan dalam buku induk
Cara mengisi daftar buku induk atau inventarisasi
a. Kolom nomor, diisi dengan nomor untuk buku diinventariskan
b. Kolom tanggal, diisi dengan tanggal lengkap dengan bulan dan tahun ketika buku di daftar dalam buku induk
c. Kolom nama pengarang, diisi dengan nama pengarang buku, nama pengarang kedua dan seterusnya
d. Kolom judul buku, diisi dengan judul buku, diteruskan anak judul buku bila ada. Bila buku terjemahan, saduran dituliskan judul terjemahan yang ditulis dalam buku tersebut
e. Kolom penerbit, diisi dengan nama badan penerbit yang menerbitkan buku tersebut
f. Kolom tahun, diisi dengan tahun terbit/ cetak buku tersebut.
g. Kolom asal/sumber, diisi dengan sumber buku tersebut diperoleh (pembelian, sumbangan, titipan atau tukar-menukar)
h. Kolom bahasa, diisi dengan bahasa yang digunakan dalam penulisan buku (bahasa Indonesia, Inggris, dan lain-lain)
i. Kolom jilid, diisi dengan jilid buku
j. Kolom harga, diisi dengan harga buku per eksemplar
k. Kolom keterangan, diisi dengan hal-hal yang dianggap perlu tetapi belum tercantum dalam kolom yang lain, misalnya diisi dengan buku hilang, buku rusak dan lain-lain.
N o Tgl Teri ma No Inven taris Penga rang Ju dul Pene rbit Tah un Asal Bahas a Jil id Har ga K et P H T M I E L
Keterangan. Asal : P : Pembelian H : Hadiah T : Titipan M : Tukar-menukar Bahasa : I : Indonesia E : Inggris L : Lain-lain
Menurut Darmono (2001, 63-64) berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan inventaris buku di perpustakaan :
1. Setiap bahan yang baru diterima harus diberi cap tanda milik perpustakaan pada halaman tertentu atau tempat lain yang sudah ditetapkan. Pada umumnya setiap perpustakaan memiliki kode penempatan stempel tanda kepemilikan secara khusus, misalnya di setiap halaman 5 dan setiap kelipatan 50, yaitu halaman 55 ,105 ,155 ,205 dan seterusnya sesuai dengan ketebalan buku. Kode ini dapat digunakan untuk mencek buku tertentu milik perpustakaan atau bukan. 2. Setiap bahan didaftar dalam Buku Induk. Ada perpustakaan yang
mempunyai Buku Induk khusus untuk pembelian dan hadiah, ada pula yang merasa cukup satu saja.
3. Untuk bahan bukan buku (misalnya majalah) tidak mutlak harus disediakan Buku Induk tersendiri, setelah diberi cap tanda kepemilikan oleh perpustakan.
4. Apabila ada koleksi khusus, seperti peta, tape recordings, piringan hitam, dan sebagainya, sebaiknya dibuatkan Buku Induk Khusus. Kolom pada Buku Induk untuk buku antara lain:
a. Nomor urut buku dimasukkan b. Tanggal pemasukan ke buku induk
c. Nomor induk (sebaiknya dengan numerator) d. Pengarang
e. Judul
f. Edisi dan tahun g. Penerbit
h. Sumber (hadiah atau tukar menukar) i. Harga (kalau dibeli)
j. Keterangan lain yang perlu (misalnya bahasa, bentuk kemasan seperti CD, Kaset, Video, Film Strip dan sebagainya).
PERPUSTAKAAN USU No. Akses
No. Panggil Sumber Diperiksa
Gambar 2-2 : Contoh Stempel Inventarisasi
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Gambar 2-3 : Contoh Stempel Kepemilikan
Setelah pemeriksaan penerimaan dan stempel perpustakaan dan cap kepemilikan/ inventaris selesai dilakukan, maka bahan pustaka yang telah diterima diinventaris kedalam buku induk.
Fungsi buku Induk/inventarisasi bahan pustaka sebagai berikut. 1. Daftar inventaris koleksi
2. Untuk mengetahui jumlah koleksi dengan cepat
3. Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat tahun tertentu
4. Membantu mengetahui judul-judul buku yang hilang
5. Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa, dan asal perolehan buku
Kegiatan inventarisasi bahan pustaka dilakukan saat bahan pustaka datang, dengan demikian pustakawan dapat mengecek keadaan bahan-bahan pustaka tersebut. Kegiatan inventarisasi bisa dicatat secara manual atau bisa juga masuk kedalam database. Kegiatan ini harus diselesaikan dengan sebaik-baiknya sebab inventarisasi bahan pustaka sangat banyak kegunaannya bagi perpustakaan.
Dengan itu tujuan inventarisasi bahan pustaka yaitu (1) memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan bahan-bahan pustaka, (2) memudahkan pustakawan dalam dalam melakukan pengawasan terhadap
bahan-bahan pustaka yang tesedia, (3) mempermudah pustakawan dalam membuat laporan tahunan.
2.8. Perawatan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka merupakan kegiatan bahan pustaka di dalam perpustakaan agar tetap berdaya, layak dipakai dan dapat dilayankan kepada pengguna. Perawatan bahan pustaka yang baik tentu akan menghasilkan bahan pustaka yang terjaga kelestarian fisisk sehingga dapat menghemat anggaran dana dalam pengadaan koleksi dalam perpustakaan.
Menurut Darmono (2001, 70) :
“Pelestarian dan perawatan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan merupakan “kegiatan yang perlu mendapat perhatian. Tidak semua jenis perpustakaan harus melakukan pelestarian koleksi yang dimilikinya, akan tetapi perawatan bahan pustaka menjadi kegiatan yang perlu dilakukan oleh semua jenis perpustakaan. Perawatan terhadap bahan pustaka perlu dilakukan karena untuk menjamin bahan koleksi yang dimiliki perpustakaan agar selalu siap untuk digunakan olehpemakainya setiap saat”.
Selain pendapat diatas Rahmah, Elva dan Makmur, Testiani (2015, 117-118) :
“Perawatan merupakan kegiatan mencegah, melindungi dan memperbaiki semua bahan pustaka baik perlindungan dari kerusakan oleh sebab-sebab alamiah, maupun kerusakan akibat tangan-tangan usil manusia. Kegiatan perawatan bahan pustaka dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tindakan pencegahan (preventif) dan tindakan perbaikan (kuratif)”.
Faktor-faktor penyebab kerusakan bahan pustaka dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu :
a. Faktor internal
1. Kertas, kandungan asam di dalam kertas mempercepat kerusakan. Reaksi kimiawi yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisis bahan selulosa yang merupakan salah satu bahan campuran kertas. 2. Tinta, bahan dasar tinta yang mengandung ferro sulphate yang
teroksidasi menjadi sulphuric dapat membakar image pada kertas 3. Perekat, bahan dasar perekat yang banyak disukai oleh serangga
b. Faktor eksternal 1. Cahaya
Energi penggerak terjadinya reaksi kimia yang dapat merusak bahan pustak. Cahaya matahari, sinarnya secara langsung mengenai bahan pustak. Cahaya ultra ungu dari sinar matahari dapat mengubah warna sampul, mempengaruhi ketahanan kertas dan cetakan karena proses foto analisis. Untuk pencegahannya usahakan agar penempatan bahan pustaka tidak langsung kena cahaya atau sinar matahari.
2. Suhu dan kelembaban udara
Pengaruh pada ruang penyimpanan disesuaikan dengan jenis koleksi. Kelembaban udara yang derajat kelembaban nisbinya lebih dari 65% akan mempercepat kerusakan bahan pustaka, terutama dari daerah tropis, seperti Indonesia. Suhu udara yang tinggi dalam udara yang lembab merupakan faktor penyebab kerusakan kertas dan bahan lainnya. Kelembaban udara dapat dikurangi dengan pengaturan ventilasi ruangan dengan baik atau dengan alat pendingin udara.
3. Polusi udara
Polusi udara, sumber keasaman menyebabkan kertas mudah menyerap gas yang berbahaya. Debu dan kotoran, terjadi karena kurang bersihnya ruang perpustakaan dan koleksi tidak dibersihkan secara rutin. Hendaknya kebersiahan gedung dipelihara dengan baik. Pencemaran udara yang ditimbulkan oleh gas-gas SO, NO, H, S, pada konsentrasi tinggi akan menghasilkan asam-asam kuat yang merusak bahan kertas, film, dan alat-alat logam. Pencemaran udara oleh gas-gas pembentuk asam kuat dalam dikurangi dengan mengatur peredaran udara yang baik dalam ruang perpustakaan. 4. Jamur atau cendawan
Jamur mudah tumbuh di ruangan yang lembab, gelap dan buruk sirkulasinya. Cara mengatasi kerusakan yang disebabkan oleh cendawan adalah (1) mengurangi kelembaban udara; (2) menghindari adanya debu, kotoran, minyak atau bahan organik lainnya pada kertas; (3) melarang pengunjung dan petugas untuk makan, minum atau merokok dalam ruang baca perpustakaan; (4) tidak menggunakan bahan perekat yang mengandungamylim untuk menjilid; (5) mengatur suhu udara dalam ruang agar tidak terlalu tinggi; (6) menggunakan bahan fungisida untuk membasmi cendawan dengan bantuan orang yang ahli dan; (7) menggunakan larutan bahan kimia yang tidak berbahaya bagi manusia.
5. Serangga, kecoa, kutu buku, memakan zat-zat organik pada kertas, perekat dan lain-lain. Kerusakan karena serangga dapat dikurangi dengan cara sebagai berikut; (1) mengatur kelembaban udara dalam ruang sekitar, (2) mengatur suhu ruangan sekitar 20-24 0C,
(3) memelihara kebersihan ruangan, (4) menggunakan pestisida, dan (5) mengadakan fumigasi.
6. Binatang perekat
Kerusakan karena hewan pengerat dapat dicegah dengan cara yaitu (1) memelihara kebersihan perpustakaan dan sekitarnya, (2) tidak meninggalkan sisa makanan dalam perpustakaan, (3) menggunakan bahan pembasmi tikus.
7. Penggunaan, kecerobohan dan penanganan yang salah.
Abrasi (keausan) yang terjadi pada bahan pustaka dalam pengiriman, penempatan pada rak, frekuensi pemakai, pemakaian oleh pembaca atau petugas pada waktu pengambilan dan penempatan kembali pada rak. Hendaknya bahan pustaka di perlakukan dengan hati-hati pada waktu pengiriman, penempatan dan pengambialan pada rak, waktu membaca,membuka dan menutup buku. Bahan yang mudah rusak perlu dijilid terlebih dahulu. Bagi halaman buku yang getas dapat ditempatkan kertas pada halaman kosong, apabila salah satu halamannya kosong tanpa tulisan. Kerusakan yang disebabkan manusia dapat dicegah dengan sebagaiberikut.
a. Menata ruang baca dan ruang koleksi sedemikian rupa sehingga memudahkan pengawasan terhadap pengguna;
b. Petugas secara berkala berjalan mengelilingi rak-rak koleksi dan tempat-tempat yang tidak bisa dihindari posisinya kurang terlihat oleh khalayak ramai;
c. Membuat peraturan untuk melindungi koleksi dari perusakan yang dilakukan oleh pengguna;
d. Adakan kontrol yang ketat pada pengembalian buku;
e. Memberikan sanksi kepada peminjaman yang merasakan bahan pustaka
8. Bencana alam
Bencana alam, seperti badai/topan, tsunami, banjir, gempa bumi, kebakaran, dan lain-lain. Membuat perencanaan terhadap menghadapi bencana ini dirancang untukpersiapan menghadapi hal-hal atau kejadian yang tidak diduga yang tak diinginkan yang akan mengakibatkan kerusakan pada koleksi perpustakaan.
9. Faktor lain
Faktor lain seperti pengaruh kondisi sosial dan politik negara diman perpustakaan itu ada, misalnya kerusakan karena adanya kerusuhan, dan kerusakan lain.
Tujuan perawatan dan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yang cukup lama. Perawatan koleksi bahan pustaka meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu
resproduksi bahan pustaka, penjilidan dan laminasi, dan pencegahan faktor-faktor perusak koleksi.
2.9. Faktor Penghambat Pengembangan Koleksi
Dalam membangun koleksi yang kuat, perpustakaan selalu dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mutakhir (up to date) yang dibutuhkan oleh masyarakat. Pengembangan koleksi merupakan pedoman dalam setiap perencanaan pustakawan dalam menciptakan informasi yang sifatnya mendukung pelayanan kepada masyarakat.
Pustakawan sering menghadapi berbagai hambatan dalam kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan. Kegiatan ini memungkinkan timbulnya kesulitan dalam menentukan bahan pustaka yang sesuai dengan kebijakan perpustakaan yang dibutuhkan oleh masyarakat.
Secara umum, beberapa kendala-kendala yang sering dihadapi pustakawan dalam pengembangan koleksi yaitu :
a. Anggaran (dana) yang diberikan untuk perpustakaan terbatas jumlahnya. b. Harga buku mahal dan ada kecenderungan setiap tahun harga naik. c. Masalah sensor, dalam hal ini pustakawan sulit menentukan buku mana yang dilarang atau dibaca pengguna.
Menurut Yulia (1993, 19) ada beberapa faktor penghambat yang mempengaruhi pengembangan koleksi yaitu :
1. Ledakan informasi
Dalam desawarsa terakhir dunia mengalami peningkatan dalam produksi buku. Diperkirakan sekitar 600.000 judul buku baru terbit setiap tahun. Untuk Indonesia dugaan buku yang terbit berkisar antara 5.000-7.000 judul pertahun. Dengan banyaknya buku baru terbit, perpustakaan mengalami kesulitan dalam memilih buku yang sesuai dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
2. Kebijakan pemerintah
Banyak perpustakaan, terutama perpustakaan pemerintah menerima anggaran menurut tahun anggaran. Tahun anggaran dimulai pada tanggal 1 april dan berakhir tanggal1 Maret tahun berikutnya. Dalam kenyataan sering mengalami keterlambatan sehingga pustakawan mengalami kesulitan dalam pengaturan anggaran.
Buku yang di pesan dari luar negeri memakan waktu lama sekali sekitar 2 sampai 12 Bulan, sehingga pemakai baru bisa membaca setelah satu tahun kedepan.
4. Penawasan Bibliografi Pustakawan mengalami kesilitan mengenai buku dalam negeri kerena sedikit data yang kurang tersediannya sarana bibliografi di Indonesia.
