MERANCANG
PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT PIM IV
BADAN DIKLAT PROPINSI JAWA TENGAH
MERANCANG PROYEK
PERUBAHAN
Deskripsi Singkat
• Mata Diklat ini memfasilitasi peserta untuk
menuangkan hasil belajar yang telah
diperoleh ke dalam
Proyek Perubahan.
• Mata Diklat disajikan dengan metode
penulisan kertas kerja yang bersifat
mandiri.
• Keberhasilan peserta dinilai dari
kemampuannya
menyusun Proyek
Perubahan.
MERANCANG PROYEK
PERUBAHAN
Hasil Belajar
• Setelah mengikuti pembelajaran ini,
peserta diharapkan mampu
menuangkan kompetensi dalam
mengubah strategi kebijakan
organisasinya ke dalam
Proyek
Perubahan.
• KERTAS KERJA PROYEK
PERUBAHAN
Proyek perubahan
Indikator Hasil Belajar
• Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta
dapat :
1) Menjelaskan
area dan cakupan
dari strategi kebijakan organisasi;
2)
Menyusun
Proyek Perubahan.
Proyek perubahan
Materi pokok untuk mata Diklat ini adalah :
1)
Pembimbingan
Kertas Kerja;
2)
Penulisan
Kertas Kerja.
MERANCANG PROYEK
PERUBAHAN
Pengalaman Belajar
• Untuk menghasilkan Proyek Perubahan,
peserta melalui serangkaian pengalaman
belajar, yaitu membaca modul Proyek
Perubahan, mensintesakan materi-materi
Diklat, mendapatkan bimbingan, sampai
pada
menulis kertas kerja secara mandiri.
• Di penghujung pembelajaran, peserta
menunjukkan kompetensinya melalui
Kertas
Kerja Proyek Perubahan.
KOMPETENSI PEJABAT ESELON IV
Mampu mengdiagnose permasalahan
dalam pelaksanaan kegiatan.
Mampu melaksanakan kegiatan dengan
metode tertentu dan sumber daya yang
tersedia.
Mampu menggunakan peluang untuk
menciptakan terobosan guna
meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pelaksanaan kegiatan.
Mampu melaksanakan networking dengan
stakeholder terkait pelaksanaan kegiatan
AREA DAN CAKUPAN
DARI STRATEGI KEBIJAKAN
ORGANISASI
HIRARKI PROYEK PERUBAHAN
1. Perubahan pada tingkat
Arah Kebijakan
(Diklatpim I ).
2. Perubahan pada tingkat
Strategi Kebijakan
(Diklatpim II).
3. Perubahan pada tingkat
Program
(Diklatpim
III).
4. Perubahan pada tingkat
Kegiatan
(Diklatpim
IV)
1. Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN 4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 2. Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Pemerintahan 3. Peningkatan Kualitas Pengambilan Kebijakan TUJUAN RB
AREA PERUBAHAN, HASIL YANG DIHARAPKAN, DAN TUJUAN REFORMASI BIROKRASI (RB)
INDIKATOR KEBERHASIL
AN Manajemen
Perubahan (Mind Set & Culture Set)
Terbangunnya perubahan pola pikir, budaya kerja, komitmen, partisipasi, &
perubahan perilaku yang diinginkan
Penataan Peraturan Per-UU-an
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
Penataan & Penguatan Organisasi
Organisasi yang tepat ukuran dan tepat fungsi (right size & right function)
Penataan Tatalaksana
Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan
sesuai dengan prinsip-prinsip good
governance
Penataan SDM aparatur
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional,
berkinerja tinggi dan sejahtera
Penguatan Pengawasan
Peningkatan efektivitas Pengawasan Intern Pemerintah
Penguatan
Akuntabilitas Kinerja
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Peningkatan Kualitas Pelayanan publik
Meningkatnya kualitas pelayanan publik , serta pelayanan birokrasi yang makin murah, cepat, mudah
dan baik
AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN
1 2 3 4 5 6 7 8
BIDANG
ORGANISASI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA
BIDANG TATA KERJA DAN TATA
LAKSANA
BIDANG PROGRAM AREA / FIELD PROYEK
PERUBAHAN INSTANSIONAL
AREA PROYEK PERUBAHAN
INSTANSIONAL
1. Bidang Organisasi : Kebijakan Penataan Struktur Organisasi, Rightsizing Organisasi, Downsizing Organisasi, Budaya kerja Organisasi, dll.
2. Bidang Sumber daya Manusia : Kebijakan terkait Carrier Path, remunerasi, reward and punishment, placement, dll.
3. Bidang tata kerja dan tata laksana ::Kebijakan terkait Tata persuratan, Pengadaan Barang dan Jasa
(e-procurement), tata laksana monitoring (e-monitoring), tata kearsipan, Pelaporan dll.
4. Bidang Program : Kebijakan terkait Pembiayaan (Budgeting), Penelitian, Pendidikan dan Latihan dll.
GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI
2010-2025 (PerPres no. 81 th 2010)
Reformasi birokrasi
perlu menata ulang proses
birokrasi dari tingkat (level) tertinggi hingga
terendah dan
• melakukan terobosan baru
(innovation
breakthrough),
• berfikir di luar kebiasaan / rutinitas yang ada
(out of the box thinking),
• perubahan paradigma
(a new paradigm shift),
• dan dengan upaya luar biasa
(business not
RUANG LINGKUP KEGIATAN
PROYEK PERUBAHAN
1. Mendiagnosa situasi problematik tugas organisasi 2. Apa tantangan yang memerlukan penyesuaian atau
perubahan.
3. Apa yang diinginkan untuk melakukan perubahan
4. Apa permasalahan yang terjadi untuk memenuhi gap antara yang diinginkan dengan kondisi existing
organisasi.
5. Apa saja pilihan terobosan / inovasinya. 6. Pilih judul Proyek Perubahan yang dapat
mencerminkan tujuan dan ruang lingkup Proyek Perubahan
RUANG LINGKUP KEGIATAN
PROYEK PERUBAHAN
7. Bagaimana
Peta Stakeholder
terkait
8. Bagaimana
Strategi
pelaksanaannya.
9. Siapa saja
Tim Kerjanya
dan bagaimana
mekanisme kerjanya
10.Apa saja kira-kira
kendala
pelaksanaannya
11.Rencana Kerja
pelaksanaan Proyek
Perubahan.
MEMILIH TOPIK
PROYEK PERUBAHAN SPESIFIK RELE VAN TRANSFOR MASIHOT
MULAI DENGAN TANTANGAN YANG JELAS UNTUK
MENCAPAI GAMBARAN IDEAL YANG DIINGINKAN TETAPKAN APA UKURAN KEBERHASILANNYA TETAPKAN FOKUS PROYEK (BE SPECIFIFC) PERJELAS SASARAN YANG AKAN DICAPAI
MENYUSUN
PERANAN AGENDA PROYEK
PERUBAHAN
1. MUARA DR SEMUA AGENDA
PEMBELAJARAN
2. AKTUALISASI
DARI:
1. PROSES PEMBELAJARAN
2. GAGASAN / RANCANGAN PERUBAHAN 3. KOMPETENSI KEPEMIMPINAN PESERTA
(SESUAI SCOPING)
3. JANTUNGNYA DIKLATPIM
(MENENTUKAN KOMPETEN / TIDAK KOMPETEN PESERTA)PENJELASAN PENYUSUNAN
PROYEK PERUBAHAN
• Diagnose masalah & alternatif Terapi. • Desain awal Projek.(Penulisan
Proposal)
• Pilih Konselor & identifikasi . • Identifikasi Stakeholder (calon
Timwork)
Projek Perubahan Instansional terpilih
(feasibel&implementable, scope dan content jelas)
SEMINAR Proyek Perubahan Instansi PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi Pelaksanaan projek Perubahan Instansi dan
Konsultasi dan EvaluasiPerbaikan
PROSES PENULISAN
PROYEK PERUBAHAN
GAGASAN AWAL PRESENTASI • Atasan/konselor • Stakeholder • CoachPROSES PENULISAN
PROYEK PERUBAHAN
1. Setelah mendapatkan penjelasan Proyek
Perubahan, melakukan
diagnosa
situasi
problematika pada tugas organisasi .
2. Berfikir sistem
untuk mencari gagasan alternatif
terapi termasuk kejelasan tujuan dan manfaat.
3. Membuka wawasan dengan
Benchmarking
4. Memilih Mentor
dan
Konsultasi
gagasan
penulisan
5. Memilih judul
membuat
desain awal Proyek
(proposal)
6. Diskusi dengan Coach
tentang proposal Proyek
Perubahan
PROSES PENULISAN PROYEK
PERUBAHAN
7. Perbaikan proposal
Proyek Perubahan dan
persetujuan
Mentor
8. Presentasi Proposal
Proyek Perubahan pada
Pra
Seminar
di depan Narasumber, Mentor dan Coach
9. Penulisan Rancangan Proyek
Perubahan dengan
bimbingan Coach dan Mentor
10.Identifikasi Stakeholders dan pembentukan
TimWork
11.Setelah mendapatkan pembekalan Implementasi
Proyek, memimpin
pelaksanaan Proyek Perubahan
pada tahap
Laboratorium Kepemimpinan
MEKANISME KERJA
• Perkenalan dengan Coach dan menyusun Desain awal Rencana Kerja Bersama.
• Melakukan Diagnose organisasi untuk menemukan
permasalahan yang memerlukan perubahan.
• Memilih Mentor yang cocok dan meminta advise untuk memilih alternatip Terobosan / Inovasi yang Feasibel dan
Implementabel dengan waktu yang tersedia.
• Membuat Proposal Proyek dengan bimbingan Coach dan advise dan persetujuan Mentor.
• Mengidentifikasi dan memetakan pengaruh Stakeholders
terkait.
• Presentasi Proposal Proyek kepada Nara sumber, coach dan mentor pada saat praseminar untuk mendapatkan masukan.
MEKANISME KERJA
( LANJUTAN )
• Setelah ada masukan, disusun Rancangan Proyek Perubahan
yang mencakup :
1. RENCANA AKSI DAN RENCANA KERJA BERSAMA STAKEHOLDER
2. RENCANA BIAYA.
3. PEMBENTUKAN TIMWORK ,ORGANISASI PELAKSANAAN DAN PEMBAGIAN TUGAS .
4. IDENTIFIKASI KENDALA DAN STRATEGI PENANGANAN KENDALA.
5. IDENTIFIKASI FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN. 6. SISTIM MONITORING DAN PELAPORAN.
• Memimpin Pelaksanaan Proyek Perubahan selama tahap Laboratorium dengan Menyusun Jadwal Pertemuan dengan Coach, Mentor dan Stake Holder dalam memimpin
pelaksanaan Proyek terutama dalam menghadapi kendala yang ada.
• Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
• JUDUL :
– Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan
dilakukan.
• LATAR BELAKANG :
– Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
• PERMASALAHAN (di ambil dari hasil Diagnose):
– Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. – Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
• PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN
:
– Menjelaskan out come dan output dari
Perubahan yang diinginkan.
– Menjelaskan Area, Isi dan Lingkup Proyek
Perubahan.
– Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
– Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.
– Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
• STAKE HOLDER :
– Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. – Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. – Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder.
• RENCANA AKSI:
– Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan – Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan
kapan.
– Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan
– Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
– Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
• Dokumen Proyek Perubahan yang
menjadi acuan sekaligus
kontrak kinerja
dengan atasan
dan
coach
mengenai hasil
dan langkah langkah serta sumber daya
yang digunakan.
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
IDENTITAS PROYEK
Nama Nama proyek perubahan yang akan dilakukan
Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan
Sponsor Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan
Project Leader
Penanggung jawab proyek perubahan
Sumber daya tim
Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek
perubahan
• Penjelasan singkat • Penjelasan singkat • Penjelasan singkat
2.0 LATARBELAKANG (BURNING
PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan.
Berangkat
dari
yang
kondisi
ideal
atau
normatif yang akan dicapai dan permasalahan
yang
dihadapi.
Identifikasi
permasalahan
sangat
penting
untuk
menentukan
fokus
proyek perubahan.
3.0 TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik
secara jangka panjang (satu atau dua tahun),
jangka
menengah
(satu
tahun)
dan
jangka
pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim).
Dalam
kolom
ini
penulisan
tujuan
dapat
dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka
menengah.
4.0 MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung
reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggung jawab instansinya.
5.0 RUANG LINGKUP
Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan
tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Nama output kunci yang akan
dihasilkan.Output berupa output
antara (yang akan dicapai dalam
jangka pendek dan menengah) dan
output akhir yang akan dicapai
dalam jangka menengah,
Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan
7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)
No TAHAP UTAMA Waktu
• Tahapan dalam proyek
perubahan merupakan capaian capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran.
Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough 2
• Milestone bisa dibedakan antara
tahapan jangka pendek dan
panjang
Target waktu pelaksanaan (minggu,
8.0 TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR Deskripsi
(Penjelasan peran masing
masing dalam
penyelenggaraan proye perubahan)
Gambarkan struktur
tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan Contoh : • Sponsor ... • Project leader... • Pokja ... • Coach ...
Steering Committee Project Leadership Team Working Team
Sub-Team TeamSub- Team Sub-Consultant
Team
Secretariat
9.0 ANGGARAN JUMLAH Deskripsi Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
NO Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan
memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara
stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.
11 PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)
NO
Deskripsi
1 Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota tim kerja
2 Penjelasan masa berlaku tim kerja serta etika dan mekaisme tim kerja
12 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
No
Deskripsi
1 Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
2 Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang ditetapkan
13. KRITERIA DAN FKK
Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan
proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur, misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb.
Penjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
14 . DAFTAR RENCANA KEGIATAN
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa, target waktu
penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan. Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiaan. Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim
15. PERSETUJUAN
Project Sponsor: Atasan peserta
(tandatangan)
BEBERAPA TIPS
(sebagai bahan arahan coach)
• Proposal Proyek agar dipilih hasil diagnosa isu
Organisasi yang masih uptodate dan menjadi prioritas utama dalam program kerja organisasi .
• Proposal proyek sebaiknya mengajukan beberapa
alternatif terobosan / inovasi untuk dipilih bersama dengan para Stakeholder.
• Terobosan / inovasi yang dipilih sebaiknya masih dalam
program yang masih berjalan sehingga terdapat anggaran pelaksanaannya.
• Sebaiknya berfikir komprehensif mempertimbangkan betul kapasitas dukungan sumber daya dan
keterbatasan waktu dalam pelaksanaan perubahan (faktor feasibelity dan implementable).
BEBERAPA TIPS
• TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu
dikondisikan:
1. Punya KOMITMENT yang kuat.
2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB. 3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.
4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK. 5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing
ORGANISASI para STAKEHOLDER.
