PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN
PENYUSUNAN PEDOMAN LAYANAN KONSULTASI ARAH
PENGEMBANGAN KOTA YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN
YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT
Oleh : IDA WARASTUTI
NIP. 19760214 199503 2 001
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PEMERINTAH PROVINSI RIAU
DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS ANGKATAN III TAHUN 2014
KERJASAMA
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI RIAU DENGAN
2
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(Project Charter)
1.0 IDENTITAS PROYEK
Nama Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat
Deskripsi - Setiap orang yang akan mendirikan bangunan gedung wajib mendapatkan layanan konsultasi arah pengembangan kota dari Pemerintah Daerah. Layanan konsultasi tersebut dalam bentuk memberikan informasi rencana kabupaten.
- Untuk memudahkan aparatur dalam memberikan layanan konsultasi perlu dibuat suatu pedoman yang menjadi panduan dalam memberikan informasi rencana kabupaten. Dalam pedoman layanan konsultasi antara lain memuat ketentuan-ketentuan tentang :
Fungsi bangunan gedung yang dapat dibangun pada lokasi bersangkutan;
Ketinggian maksimum bangunan gedung yang diizinkan;
3
Garis sempadan dan jarak bebas minimum bangunan gedung yang diizinkan
Koefisien dasar bangunan yang diizinkan;
Koefisien lantai bangunan yang diizinkan;
Koefisien daerah hijau yang wajibkan;
Jaringan utilitas kota; dan
Keterangan lainnya yang terkait - Dalam memperoleh layanan konsultasi
tersebut setiap masyarakat mengajukan surat permohonan kepada Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis sesuai format yang ada, berdasarkan permohonan tersebut Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis menerbitkan surat keterangan rencana kabupaten sesuai dengan lokasi pemohon.
Sponsor Nama : SUGENG SANTOSO, S.T Jabatan : Kepala Bidang Tata Kota Project Leader Nama : IDA WARASTUTI
Jabatan : Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota Sumber Daya Tim a. Sumber Daya
Manusia
4
8. Staf Sekretariat b.
5 2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis dibentuk atas dasar Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah. Struktur organisasi Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis terdiri Sekretariat yang membawahi 3 (tiga) sub bagian, Bidang Tata Kota, Bidang Tata Bangunan, Bidang Pemukiman dan Pengendalian Lingkungan dan Bidang Tata Ruang yang masing-masing Kepala Bidang membawahi 3 (tiga) Seksi. Seksi Pelayanan Tata Kota berada pada Bidang Tata Kota yang mempunyai tugas menyelenggarakan, melaksanakan, penyiapan, kebijakan, koordinasi, pembinaan, perencanaan, pelayanan, pengadilan, pengawasan dan evaluasi serta pelaporan bidang Tata Kota, sedangkan salah satu fungsi Bidang Tata Kota adalah pelaksanaan pelayanan, pengadilan dan pengawasan dan penataan kota.
Untuk melaksanakan fungsi pelayanan, Kepala Bidang Tata Kota dibantu oleh Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota yang mempunyai tugas pemberian pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat, swasta dan instansi terkait sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 69 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok dan Fungsi serta Rincian Tugas pada Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis.
6 Informasi ini biasanya dibutuhkan pada saat masyarakat akan mendirikan bangunan gedung, sehingga pendirian bangunan gedung tersebut tidak menyalahi peraturan dan ketentuan yang berlaku yang berakibat pada pembongkaran. Selama ini keterangan rencana kabupaten tidak pernah diberikan secara tertulis dalam bentuk surat keterangan rencana kabupaten namun sebagian isi keterangan tercantum dalam berita acara pemeriksaan dokumen rencana teknis izin mendirikan bangunan gedung. Belum dilaksanakannya layanan konsultasi tentang keterangan rencana kabupaten disebabkan belum adanya regulasi yang mengatur tentang kewajiban pemerintah Daerah memberikan keterangan rencana kabupaten.
7 Layanan konsultasi keterangan rencana kabupaten harus dilaksanakan setelah Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung disahkan menjadi Peraturan Daerah. Agar aparatur Seksi Pelayanan Tata Kota dapat memberikan keterangan rencana kabupaten dengan baik perlu dibuat suatu pedoman layanan konsultasi.
Pedoman layanan konsultasi disusun berdasarkan asas-asas umum pemerintahan yang baik. Asas-asas umum yang digunakan dalam pemberian layanan konsultasi sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik antara lain sebagai berikut :
a. Kepentingan umum, layanan konsultasi diberikan kepada masyarakat yang memerlukan.
b. Kepastian hukum, memberikan kepastian hak dan kewajiban baik kepada pengguna layanan maupun pemberi layanan.
c. Persamaan perlakuan, dalam memberikan layanan tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.
d. Keprofesinalan, pelaksana pelayanan harus mempunyai kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas.
e. Keterbukaan, setiap pengguna layanan dapat dengan mudah mengakses dan memperoleh informasi yang diinginkan.
f. Akuntabilitas, proses penyelenggaraan pelayanan dapat dipertanggungjawabkan.
g. Kecepatan, kemudahan, keterjangkauan, pelayanan yang diberikan dilakukan secara cepat, mudah dan terjangkau.
8 3.0 TUJUAN
Tujuan Jangka Pendek
Tersusunnya pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat menjadi dasar Seksi Pelayanan Tata Kota dalam melaksanakan tugas pemberian layanan konsultasi sehingga dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat.
Tujuan Jangka Menengah
Masyarakat dapat berkonsultasi tentang arah pengembangan kota kepada Seksi Pelayanan Tata Kota secara langsung maupun secara elektronik melalui website.
4.0 MANFAAT
Dengan tersusunnya pedoman layanan konsultasi menjadi panduan bagi pegawai Seksi Pelayanan Tata kota dalam memberikan pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat.
5.0 RUANG LINGKUP
Dalam penyusunan pedoman layanan konsultasi terdapat seperangkat kegiatan meliputi :
1. Melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Tata Kota dan diskusi dengan staf Seksi Pelayanan Tata Kota terkait rencana aksi perubahan mengenai Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
9 3. Membentuk tim penyusun Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
4. Menyusun pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat
6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERADLES)
Nama Deskripsi
1. Keputusan Kepala Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis tentang pembentukan Tim Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan.
Mengupayakan Keputusan Kepala Dinas tentang pembentukan tim penyusun, tugas dan tanggung jawab tim penyusun.
2. Tersusunnya dokumen pedoman layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan Lingkungan
Tersedianya pedoman bagi pegawai Seksi Pelayanan Tata Kota untuk memberikan layanan konsultasi arah pengembangan kota.
7.0 PENTAHAPAN (MILESTONE)
10
holder (Minggu ke-1)
3. Menghimpun data dan informasi tentang penyusunan pedoman layanan konsultasi dari para narasumber
November 2014 (Minggu ke-2 dan
ke-3) 4. Penyusunan pedoman layanan konsultasi November 2014
(Minggu ke-4 dan ke-5) Desember 2014 (Minggu 6,
ke-7 dan ke-8) B. Jangka Menengah
Memberikan layanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan lingkungan kepada masyarakat yang membutuhkan tahun 2015
8.0 TATA KELOLA PROYEK
Struktur :
Deskripsi
Sponsor
Kepala Bidang Tata Kota
Project Leader
Kasi Pelayanan Tata Kota
Tim Penyusun Sekretariat Umum
Coach
11 Sponsor :
1. Sebagai pembimbing dan pengawas Project Leader (PL).
2. Memberikan dukungan penuh kepada PL dalam mengimplementasikan proyek perubahan.
3. Memberikan dukungan PL dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan.
4. Memberikan bimbingan PL dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung.
5. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat. Project Leader :
1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam yang telah dirancang dalam dokumen pelaksanaan PP dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki. 2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.
3. Melaporkan progress implementasi PP kepada coach minimal satu minggu sekali.
4. Mengacu rumusan milestones dalam rancangan proyek sebagai dasar pencapaian target perubahan.
5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan eksternal).
6. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan.
7. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari proses penyusunan rancangan proyek sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan (deskripsi dan analisis terhadap critical path dan strategi mengatasi kendala yang muncul)
Coach :
12 Laboratorium Kepemimpinan.
2. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan PL.
3. Menginformasikan progress yang dicapai PL kepada penyelenggara diklat.
4. Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan PL selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi informasi (IT).
5. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek perubahan yang disampaikan PL minimal seminggu sekali.
6. Melakukan intervensi bila PL mengalami permasalahan selama tahapan Laboratorium Kepemimpinan.
Tim Penyusun :
1. Menyusun pedoman layanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat.
2. Kepala Bidang Tata Ruang dan Kasi Pengendalian Tata Ruang sebagai narasumber.
Sekretariat Umum :
1. Membantu secara administrasi proyek perubahan.
2. Mempersiapkan jadwal koordinasi, rapat dan pendukungnya. 3. Membantu pelaksanaan, pengumpulan dan pengolahan serta
penyusunan laporan.
9.0 ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
Belanja Bahan Pakai Habis Rp. 500.000,00
13 pembuatan surat keputusan Kepala Dinas tentang pembentukan tim penyusun dan dalam rangka penyusunan pedoman layanan konsultasi. Belanja makan dan minum rapat
Rp. 600.000,00
Belanja makan dan minum rapat digunakan untuk pembelian snack pada saat rapat-rapat dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No. Deskripsi
1. Kepala Dinas yang mempunyai kewenangan membuat Surat Keputusan dan sebagai pengarah
2. Sekretaris mempunyai kewenangan dalam proses legalitas Surat Keputusan dan penyusunan anggaran
3. Kepala Bidang Tata Ruang bertindak sebagai narasumber 4. Kepala Seksi Pengendalian Tata Ruang (sarjana planologi)
bertindak sebagai narasumber
5. Kepala Bidang Tata Kota, Kepala Bidang Tata Bangunan, Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota dan staf Seksi Pelayanan Tata Kota mempunyai tugas untuk menyusun dokumen pedoman layanan konsultasi.
6. Kepala Sub Bagian Penyusunan Program membantu dalam perumusan kegiatan pembuatan website Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman.
7. Staf Tata Usaha Sekretariat membantu pelaksanaan kegiatan. 8. Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan
14 berwewenang menerbitkan Surat Izin Mendirikan Bangunan 9. Kepala UPT Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman
yang berwenang melakukan pemeriksaan dokumen teknis di kecamatan.
10. Masyarakat yang akan mendirikan bangunan.
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
No. Deskripsi
1. Komitmen Tim Penyusun untuk menyelesaikan proyek perubahan sesuai dengan jadwal.
2. Kepala Bidang Tata Ruang yang baru dilantik belum menguasai rencana detail tata ruang.
12. RESIKO
No. Deskripsi
1. Penyusunan pedoman layanan konsultasi dapat terhambat pelaksanaanya karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan pegawai. Oleh sebab itu bantuan teknis dari narasumber sangat penting dalam penyusunan pedoman ini.
13. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Tata Kota Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis tentang Tim Penyusun pedoman layanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat (1 dokumen).
15 3. Tersedianya dokumen pedoman layanan konsultasi bagi
masyarakat yang akan mendirikan bangunan.
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Adanya dukungan dari sponsor (Kepala Bidang Tata Kota).
2. Adanya komitmen dan dukungan dari seluruh stakeholder untuk melakukan perubahan.
3. Tersedianya sarana yang mendukung terlaksananya proyek perubahan.
15. DISETUJUI
Bengkalis, 17 Oktober 2014 Project Sponsor :
Kepala Bidang Tata Kota
SUGENG SANTOSO, S.T, M.T
