LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT PIM IV
SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN
TINDAK LANJUT REKOMENDASI
HASIL PEMERIKSAAN EKSTERNAL
DAN INTERNAL DI PPATK
Ratih Damayanti 2014
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 2
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan “Laporan Proyek Perubahan” dengan judul :
“Menyusun dan menetapkan design proses bisnis serta pedoman Sistem Informasi Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal”
Penyusunan laporan ini disajikan dalam rangka memenuhi syarat mengikuti dan menyelesaikan Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan Pola Baru di Pusdiklat BPK RI Angkatan I Tahun 2014.
Penyelesaian penulisan Laporan ini terlaksana berkat dukungan dan partisipasi serta motivasi baik langsung maupun tidak langsung, materiil dan non materiil dari semua pihak yang sudah membantu penulis. Oleh karena itu, dengan penuh ketulusan ijinkanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bp. Yudi Affiandi Wirasugena, sebagai Mentor (Pembimbing) penulis dan sebagai Inspektur PPATK yang saya hormati, terima kasih atas bimbingan selama ini yang dengan sabar dan penuh perhatian membantu penulis dalam menyelesaikan tugas ini. Terima kasih banyak atas diskusi-diskusi yang sangat berharga selama ini.
2. Bapak Alexandra, sebagai Coach (Pembimbing)selama mengikuti Diklatpim IV, yang telah banyak membantu penulis untuk menyelesaikan tugas ini, terima kasih atas waktu yang diluangkan, masukan-masukan yang diberikan, serta atas kesabaran dan segala bentuk perhatian yang Bapak berikan selama ini.
3. Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV BPK RI Pola Baru Anggatan I Tahun 2014 di Pusdiklat BPK RI Kalibata.
4. Kepala Pusdiklat Bp.Dwi Setiawan Susanto SE,Msi,Ak , Pejabat Pusdiklat, seluruh Widyaiswara dan Staf Pusdiklat BPK Kalibata.
5. Seluruh tim Inspektorat dan Unit Kerja di PPATK atas segala dukungannya selama menyelesaikan Diklatpim IV ini.
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 3 6. Semua pihak baik langsung maupun tidak langsung yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang
telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan ini.
Semoga segala bantuan, bimbingan dan dorongan yang diberikan kepada penulis dari berbagai pihak dapat menjadi kebaikan dan mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Dengan segala kerendahan hati dan tak lepas dari segala kekurangan dankelemahan, semoga Laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca lainnya.
Akhir kata, manfaat yang dihasilkan dari penyajian Laporan ini sepenuhnya merupakan karunia Allah SWT, sementara kekurangan yang ada merupakan hasil dari keterbatasan kemampuan penulis.
Jakarta, 20 Oktober 2014 Penulis
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 4
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 2
I.PENDAHULUAN ... 6
A.Latar Belakang ... 6
B.Tujuan Proyek Perubahan ... 7
C.Ruang Lingkup Proyek Perubahan ... 8
D.Standar/Kriteria Keberhasilan ... 9
II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ... 9
A.Deskripsi Pelaksanaan Proyek ... 9
1. Kondisi Umum ... 9
B.Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ... 10
1. Perencanaan Kegiatan ... 10
2. Hasil Pelaksanaan... 14
C.Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal ... 14
1. Stakeholder Internal ... 14
2. Stakeholder Eksternal ... 15
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholders ... 15
4. Kendala Internal dan Eksternal ... 16
5. Strategi menghadapi kendala... 17
6. Capaian ... 18
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan ... 18
III. KESIMPULAN DAN SARAN ... 20
KESIMPULAN ... 20
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 5
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Laporan Kegiatan Tahap Laboratorium Kepemimpinan Lampiran 2 Laporan Hasil Survey Proyek Perubahan
Lampiran 3A Sistem Operasional Prosedur (SOP)(Mikro) Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Inspektorat dan Lembar Pengesahannya
Lampiran 3B Sistem Operasional Prosedur (SOP)(Mikro) Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Eksternal dan Lembar Pengesahannya
Lampiran 4 Bukti Koordinasi dengan pihak Stakeholders
Lampiran 5A Kuesioner Persepsi Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Inspektorat dan Eksternal
Lampiran 5B Kuesioner Persepsi terhadap Usulan Sistem Informasi Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Inspektorat dan Eksternal
Lampiran 5C Kuesioner Survey Penggunaan Media Komunikasi Internal
Lampiran 6 Software Requirement Specification (SRS) Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Lampiran 7 Surat Edaran no SE-03/05.1/INSP/10/14 tentang Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 6
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Terkait dengan pergeseran issue pengawasan internal yang pada awalnya berperan sebagai watchdog, kemudian bergeser menjadi fungsi katalisator dan konsultasi, sehingga Inspektorat dituntut untuk dapat mengoptimalkan dan mengembangkan kapasitas organisasi melalui optimalisasi sumber daya (resources) yang dimiliki, baik dari sisi sumber daya manusia (brainware), aset dan infrastruktur (hardware) juga perangkat organisasi beserta struktur, tatalaksana dan kelembagaannya.
Dalam rangka optimalisasi seluruh resources yang dimiliki tersebut, diperlukan suatu sistem informasi manajemen yang dapat mendukung proses bisnis pengawasan internal yang sistematis, efektif dan efisien. Untuk dapat mendukung tujuan tersebut, diperlukan adanya integrasi data antara informasi Temuan hasil pemeriksaan, baik pemeriksaan internal maupun eksternal, Rekomendasi yang diberikan serta tindak lanjut terhadap hasil pemeriksaan tersebut. Progress terhadap tindak lanjut hasil pemeriksaan hendaknya tidak hanya dilakukan untuk periode tertentu saja, namun dapat berjalan sepanjang waktu. Tindak lanjut yang dilakukan oleh auditee merupakan indikator kinerja dari auditor Inspektorat sehingga seharusnya kinerja yang terukur tidak hanya mencakup usaha untuk menggugurkan kewajiban penyampaian tindak lanjut saja mengingat adanya batas waktu respon terhadap rekomendasi tersebut, namun juga mencakup kecukupan dari tindak lanjut yang dilakukan ataupun diberikan oleh auditee.
Adanya perbedaan pendapat/sanggahan atas hasil pemeriksaan Inspektorat dan pihak eksternal lainnya, karena proses input tindaklanjut rekomendasi yang masih bersifat manual dan terdapat potensi keterlambatan dalam penginputan, sehingga temuan pemeriksaan yang seharusnya sudah tuntas namun masih dinyatakan sebagai temuan yang belum ditindaklanjuti.
Selain itu, dengan adanya sistem informasi pemantauan tindak lanjut ini, dapat memberikan feedback kepada auditor untuk melakukan penilaian terkait kualitas dari Temuan serta Rekomendasi yang telah diberikan. Pihak Inspektur sebagai pimpinan Inspektorat juga dapat menggunakan data di sistem informasi ini untuk melakukan pematauan terkait kinerja dari masing-masing auditor terutama terkait tidak hanya kuantitas tapi juga kualitas rekomendasi yang diberikan serta temuan yang telah dihasilkan.
Persentase tindaklanjut hasil pengawasan internal dan eksternal merupakan salah satu indikator utama kinerja Inspektorat dan saat ini sarana untuk membantu pelaksanaannya masih bersifat manual
Selama ini kegiatan Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Internal dilakukan per semester dengan dukungan kertas kerja dalam bentuk file excel yang secara periodik 6(enam) bulan sekali akan dilengkapi atau dilakukan updating oleh Auditor Inspektorat yang ditunjuk untuk melaksanakan proses monitoring ini. Keakuratan data hasil pemantauan ini akan sangat tergantung kepada ketelitian serta kedisplinan dari Auditor yang telah ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan pemantauannya.
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 7 Inspektur selalu pimpinan tertinggi unit kerja akan menyampaikan laporan hasil monitoring/pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan internal tersebut kepada jajaran Pimpinan untuk dapat diberikan disposisi terkait tindak lanjut yang harus dilakukan terhadap hasil pemantauan tersebut. Namun mengingat proses pemantauan hanya dilaksanakan per semester maka Pimpinan hanya akan menerima laporan terkait hasil pemantauan tersebut di tiap 6(enam) bulan saja, maka dalam periode 6(enam) bulan tersebut dapat saja sudah dilaksanakan tindak lanjut oleh auditee namun belum terinformasi ke Pimpinan sehingga terdapat potensi adanya keputusan atau kebijakan yang diambil berdasarkan informasi yang asimetris.
Proyek perubahan ini memfokuskan pada tiga tahapan waktu, dimana untuk jangka pendek, ditujukan untuk dapat menghasilkan adanya proses bisnis tindak lanjut hasil pengawasan internal yang dapat secara mudah dan cepat diakses oleh Inspektorat dan Unit kerja sebagai auditee. Dalam rangka menghasilkan proses bisnis yang tertuang di dalam Sistem Operating Procedures (SOP) tersebut, diperlukan pelaksanaan kegiatan berikut ini.
Untuk jangka menengah proyek ini akan menghasilkan sistem informasi pemantauan tindak lanjut yang secara cepat dan mudah dan dengan dukungan data yang sudah terintegrasi, dapat diakses oleh Pimpinan untuk dapat dihasilkan adanya Executive Information System (EIS) yang dapat dijadikan panduan oleh Pimpinan untuk dapat mengambil keputusan terkait unit kerja dengan lebih cepat dengan dukungan informasi yang simetris.
Untuk jangka panjang, dengan adanya integrasi data pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan ini, dapat menjadi cikal bakal sistem informasi manajemen pengawasan internal yang akan mencakup tahapan perencanaan, pelaksanaan, monitoring serta evaluasinya.
Selain itu, dengan adanya sistem informasi pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan ini, dapat terbentuk adanya database yang lengkap, memiliki integritas data dan akurat serta dapat diakses dengan gampang, mudah dan cepat.
Untuk dapat mendukung optimalnya penggunaan dan pemanfaatan data dari sistem informasi ini diperlukan dukungan dari sumber daya manusia (SDM) sebagai pihak pengguna sistem. Inspektur dan staf serta auditor dari Inspektorat merupakan pengguna utama dari sistem ini sehingga kebutuhan para pengguna utama ini akan menjadikan dasar bagi penyusunan user requirement di tahapan analisis yang akan dilakukan di tahap jangka pendek atau 3(tiga) minggu di awal tahapan breakthrough II ini.
B. Tujuan Proyek Perubahan
Tujuan proyek perubahan ini terdiri dari tiga tahapan waktu, yaitu :
Jangka pendek (3minggu) : rancangan/design proses bisnis (manual) sistem informasi pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan internal yang terintegrasi. Tahapan kegiatan yang dapat dilakukan
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 8 untuk dapat menghasilkan proses bisnis sebagaimana tertuang di dalam SOP adalah dengan melakukan dokumentasi serta klasifikasi data terkait pengumpulan database
Jangka menengah (9minggu): rancangan/design sistem informasi (otomasi) temuan, rekomendasi serta tindak lanjut hasil pengawasan internal yang terintegrasi dan dapat diakses dengan mudah. Tahapan kegiatan yang dilakukan untuk dapat menghasilkan output design sistem informasi adalah dengan melakukan kegiatan mapping terhadap kebutuhan input,output, penentuan pengguna utama, klasifikasi informasi dari database berikut penjenjangan hak akses dan penentuan hak akses terhadap sistem, dari sisi personal dan struktural yang berjenjang.
Jangka panjang (52minggu) : hasil evaluasi terhadap sistem informasi pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan yang akan menjadi input bagi penyusunan sistem informasi manajemen yang dapat mendukung keseluruhan proses bisnis pengawasan internal, dimulai dari sisi perencanaan, pelaksanaan dan monitoring serta evaluasinya. Kegiatan yang dilakukan dalam jangka panjang ini adalah tahapan software design, implementasi serta testing, yang pada akhirnya adalah untuk dapat menghasilkan Executive Information System (EIS) yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan Pimpinan.
Dari uraian terkait usulan untuk mengatasi permasalahan yang ada di latar belakang, dapat diperoleh beberapa nilai (value) yang dapat membantu, seperti integrasi data dari data Temuan, Rekomendasi serta Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan serta laporan lain yang diterima dan dihasilkan oleh Inspektorat. Nilai kedua yang dapat dihasilkan dari sistem informasi ini adalah kemudahan dalam mengakses data dan informasi yang disajikan oleh sistem. Nilai ketiga yang dapat membantu adalah peningkatan kualitas database dari sisi kelengkapan, integritas data, serta akurasinya.
Manfaat dari sistem informasi pemantauan hasil pengawasan internal yang terintegrasi antara temuan, rekomendasi serta tindak lanjutnya serta yang memastikan bahwa adanya kemudahan akses terhadap sistem informasi ini, sbb :
Menjadi Executive Information Summary (EIS) untuk kepentingan pengambilan keputusan oleh Pimpinan (menghindari information assimetry)
Akses data dan informasi yang lebih cepat dan mudah dengan adanya sistem informasi (tidak bersifat manual)
Transparansi data Temuan, Rekomendasi serta tindak lanjut hasil pengawasan internal Data dan informasi Temuan, Rekomendasi serta tindak lanjut hasil pengawasan internal yang lebih dapat diandalkan, akurat, lengkap serta tepat waktu
Proses bisnis Inspektorat yang lebih sistematis, Efisien, dan efektif
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Proyek perubahan ini akan mencakup integrasi antara data Temuan Hasil Pemeriksaan dengan rincian jenis Pemeriksaan yang dilakukan serta jenis temuan yang dihasilkan untuk tiap unit kerja yang menjadi obyek pemeriksaann.
Data temuan Hasil pemeriksaan akan diintegrasikan dengan data Rekomendasi yang diberikan sesuai dengan temuan tersebut. Cakupan akan mencakup jenis rekomendasi (terkait monetary
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 9 unit atau tidak, dan jenis rekomendasi lainnya). Kedua jenis data dan informasi tersebut akan diintergrasikan dengan data tindak lanjut yang disampaikan oleh unit kerja sebagai auditee dan akan mencakup jumlah tindak lanjut yang harus disampaikan, pemenuhan sesuai tenggat waktu, serta terkait kecukupan/substansi materi dari tindak lanjut yang disampaikan)
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Dengan mendasarkan pada proses atau tahapan pengembangan sistem, berikut output yang dihasilkan dari tiap tahapan waktu :
1. Jangka pendek : merupakan tahapan analisis dan akan menghasilkan daftar inventarisir masalah, dan usulan proses bisnis yang merupakan tindak lanjut dari hasil inventarisir masalah di kegiatan sebelumnya
2. Jangka menengah : merupakan tahapan perancangan, yang akan menghasilkan dua output besar yaitu proses bisnis manual dan proses bisnis otomasi. Dalam proses bisnis manual maupun otomasi tersebut, akan merancang mengenai basis data, design input dan design output.
II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek 1. Kondisi Umum
Sebagaimana telah dijadwalkan dalam tahapan aktivitas mingguan, proyek perubahan dalam tahapan Laboratorium Kepemimpinan ini dibagi dalam tiga bagian besar, yaitu :
a) Tahapan analisis, diselesaikan dalam tiga minggu dengan kegiatan utama : identifikasi masalah
pemahaman proses bisnis dengan metode wawancara dan studi pustaka sosialisasi hasil analisis terhadap usulan proses bisnis
b) Tahapan perancangan proses bisnis manual, diselesaikan dalam tiga minggu dengan kegiatan utama :
Penyusunan SOP
Penyusunan Data Flow Diagram Penyusunan kerangka acuan kerja
c) Tahapan perancangan proses bisnis otomasi, diselesaikan dalam lima minggu dengan kegiatan utama :
Merancang basis data Desain input
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 10 Desain output
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan 1. Perencanaan Kegiatan
1.1 Dalam pelaksanaan tahapan analisis, telah dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
Menjalin komunikasi dengan stakeholders: mentor, tim Inspektorat, Unit Kerja/auditan terkait pemahaman mengenai proses bisnis dari pelaksanaan pemantauan, inventarisasi terhadap permasalahan yang ada/dihadapi dalam proses bisnis monitoring, cakupan/ruang lingkup dari pelaksanaan pemantauan, yang dilakukan melalui forum rapat, email, diskusi informal (Lampiran 1 Laporan Kegiatan Tahap Lab Kepemimpinan)
Menyebarkan kuesioner pendahuluan dengan responsen pihak Stakeholders untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi terutama mengenai persepsi stakeholders terhadap pelaksanaan pemantauan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan internal yang dilakukan oleh Inspektorat sebagai APIP dan pihak eksternal dengan target nilai indeks 4
Nilai terhadap pernyataan terdiri dari empat skala dengan keterangan Setuju (nilai 4); Kurang Setuju (nilai 3); Tidak Setujua (nilai 2) dan Sangat Tidak Setuju (nilai 1). Indikasi adanya masalah jika terdapat nilai indeks di bawah 4 untuk pernyataan yang disurvey, dan akan menjadi fokus dalam tahapan berikutnya Dari hasil pelaksanaan survey, (untuk lengkapnya dapat dilihat di Lampiran 2
Laporan Hasil Survey proyek Perubahan) terdapat delapan pernyataan yang menghasilkan nilai indeks dibawah 4. Berikut uraian pernyataan tersebut dimulai dari pernyataan dengan indeks paling kecil :
i. Pernyataan nomor 7 dan 8 berhubungan dan memberikan pernyataan bahwa “Informasi mengenai status tindak lanjut terhadap rekomendasi yang diberikan oleh Inspektorat dan pihak eksternal (dalam hal ini mengambil contoh BPK), dapat diketahui/diakses dengan mudah” menghasilkan indeks 3.3:
ii. Pernyataan nomor 3 dan 4 berhubungan dan memberikan pernyataan bahwa “rekomendasi Inpektorat dan pihak eksternal (dalam hal ini
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 11 mengambil contoh BPK) selalu dapat ditindaklanjuti” menghasilkan indeks 3.4;
iii. pernyataan nomor 11 dan 12 juga berhubungan dan memberikan pernyataan “Status tindak lanjut terhadap rekomendasi yang diberikan oleh Inspektorat dan pihak eksternal (dalam hal ini diambil contoh BPK), menunjukkan kualitas kinerja dari Unit Kerja” menghasilkan nilai rata-rata 3.6
iv. Pernyataan nomor 5 dan 6 berhubungan dan memberikan pernyataan “Pelaksanaan pemantauan terhadap tindak lanjut rekomendasi yang diberikan sebagai hasil pemeriksaan Inspektorat dan pihak eksternal (dalam hal ini diambil contoh BPK), merupakan kewajiban Inspektorat” menghasilkan nilai rata-rata 3.7
Dari hasil survey pendahuluan tersebut di atas, telah dapat dilakukan identifikasi permasalahan yang terdapat dalam kegiatan pemantauan tindak lanjut pemeriksaan internal dan eksternal yang selama ini telah dilakukan (diurut berdasarkan hasil survey) :
o Akses terhadap informasi status tindak lanjut tidak mudah o Rekomendasi yang diberikan tidak selalu dapat ditindaklanjuti
o Status tindak lanjut tidak dapat dihubungkan dengan kualitas kinerja auditan o Pemantauan terhadap tindak lanjut rekomendasi tidak selalu merupakan
kewajiban Inspektorat
Sebagai langkah selanjutnya, dilakukan penelaahan terhadap SOP yang telah disepakati selama ini terkait kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan internal dan eksternal. SOP yang ada merupakan SOP makro dimana didalamnya hanya mengatur mengenai alur dokumen penugasan terhadap proses pemantauan tindak lanjut yang terdiri dari SOP Perencanaan, SOP Pelaksanaan dan SOP Pelaporan. Dari hasil diskusi yang dilakukan dengan para stakeholders disimpulkan bahwa diperlukan suatu petunjuk teknis yang dapat memberikan panduan mengenai proses penentuan status tindak lanjut terhadap rekomendasi. Petunjuk teknis ini juga akan menjadi pedoman mutu baku untuk pelaksanaan proses pemantauan karena di
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 12 dalam Petunjuk Teknis akan mengatur jenis kegiatan, pihak terkait serta produk dan kualitas mutu bakunya.
1.2 Tahapan perancangan proses bisnis manual
Dalam tahapan perancangan, dilakukan mapping terhadap SOP yang telah ada, dan menentukan point kegiatan yang diperlukan untuk didukung dengan suatu Petunjuk Teknis ataupun yang dikenal dengan nama SOP Mikro di PPATK, sebagaimana hasil diskusi dengan pihak Biro Sumber Daya Manusia (lihat lampiran 3A,3B SOP Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Inspektorat dan Lembar Pengesahannya) Telah dilakukan koordinasi dan diskusi melalui kegiatan rapat dengan pihak stakeholders
terkait usulan penambahan SOP Mikro (lihat Lampiran 2 Laporan Hasil Survey Proyek Perubahan)
Dalam proses penyusunan SOP Mikro, dalam diskusi disepakati bahwa akan disusun Data Flow Diagram (DFD) yang dapat menggambarkan alur proses bisnis, keterlibatan para pihak, dokumen serta waktu yang diperlukan untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut.
Proses bisnis Inspektorat telah didukung dengan adanya sistem informasi dengan nama SIMPAI yang mengatur mengenai manajemen back office di Inspektorat. Mengingat adanya sistem informasi ini, wacana yang pertama muncul adalah upaya untuk mengoptimalkannya melalui proses penambahan proses bisnis sehingga tidak perlu untuk merancang satu sistem informasi yang baru.
Telah dilakukan koordinasi dengan pihak PTI (lihat Lampiran 4 Kegiatan koordinasi dengan pihak PTI) terutama mengenai dukungan dari sistem informasi yang dapat memungkinkan usulan proses bisnis ini dapat dijalankan. Dalam proses diskusi terungkap bahwa PTI telah melakukan integrasi terhadap seluruh sistem back office yang di setiap unit kerja, ke dalam satu sistem informasi penatausahaan dokumen yang rencananya akan dapat diakses oleh seluruh unit kerja yang ada di PPATK dan berada dalam pengelolaan Intracnet PPATK.
Dalam proses diskusi mengenai proses bisnis pemantauan tindak lanjut rekomendasi ini sangat bergantung kepada pihak stakeholders terutama pihak auditan/unit kerja. Dalam SOP Mikro mengenai pelaksanaan pemantauan telah diberikan standar waktu untuk
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 13 kualitas mutu baku pelaksanaan monitoring, namun karena penetapan dilakukan terhadap SOP Mikro yang hanya mengatur tentang pelaksanaan monitoring di internal Inspektorat, dirasakan perlu adanya produk hukum yang mengatur kepada seluruh unit kerja dan memiliki kekuatan hukum yang lebih dibandingkan dengan SOP
Telah dikirimkan memo internal kepada Direktorat Hukum untuk meminta mereka melakukan reviu terhadap Surat Edaran dengan judul Pemantauan Pelaksanaan Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal (dapat dilihat di Lampiran 7 Surat Edaran Pemantauan Tindak lanjut hasil pemeriksaan) yang pada intinya adalah :
a) Mengatur mengenai tindak lanjut yang harus dilakukan sebagai kewajiban auditan/unit kerja setelah menerima laporan pemeriksaan
b) Memberikan tenggat waktu tertentu kepada auditan/unit kerja dalam menyampaikan rencana aksi
c) Mengatur penyampaian progress pelaksanaan dari rencana aksi tersebut
1.3 Tahapan perancangan proses bisnis otomasi
Sebagaimana dinyatakan dalam rencana pelaksanaan kegiatan, tahapan perancangan proses bisnis otomasi dimulai dari tahapan basis data, design input serta design output.
Dalam tahapan ini , telah dilakukan koordinasi dengan para stakeholders melalui kegiatan rapat, dan media komunikasi lain seperti email sebagaimana dapat dilihat di Lampiran 4 Bukti Koordinasi dengan para Stakeholders;
Dari hasil koordinasi dan komunikasi dengan para stakeholders, terutama dari pihak Inspektorat dan tim PTI, terinformasi bahwa pada periode 2011 telah ada sistem informasi yang ditujukan untuk pengelolaan dokumen dari Inspektorat. Dari hasil rapat terinformasi bahwa sistem informasi aplikasi tersebut tidak digunakan secara optimal karena dikategorikan tidak user-friendly
Terdapat wacana untuk dapat mengoptimalkan Sistem Informasi Aplikasi pengelolaan dokumen tersebut (SIMPAI) dan telah dilakukan koordinasi dan komunikasi dengan stakeholders terutama pihak PTI sebagaimana dapat dilihat di Lampiran 4 Bukti Koordinasi dengan para stakeholders
Dari hasil koordinasi dengan pihak PTI, diperoleh informasi bahwa pihak PTI sebagai pengelola aplikasi telah merencanakan untuk melakukan terminasi terhadap SIMPAI
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 14 tersebut sehingga tidak lagi dimungkinkan adanya rencana pengembangan terhadap aplikasi tersebut dan digantikan dengan media Intracnet
Berdasarkan hasil diskusi dengan stakeholders, alternatif lain yang ditempuh adalah dengan melakukan usulan untuk membuat suatu sistem informasi aplikasi baru yang memuat mengenai kebutuhan user, design input, design output serta proses bisnis yang diusulkan untuk dapat diakomodir oleh sistem informasi aplikasi ini
2. Hasil Pelaksanaan dan Capaian/Output
Capaian atau output dari pelaksanaan kegiatan proyek perubahan ini dapat dirinci sebagai berikut :
2.1 SOP Mikro mengenai Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Internal (Lampiran 3A) yang telah disampaikan melalui memo kepada Biro SDM
2.2 SOP Mikro mengenai Pelaksanaan Pemantauan Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Eksternal (Lampiran 3B) yang telah disampaikan melalui memo kepada Biro SDM
2.3 SRS (Software Requirement Specification) yang berisikan kebutuhan user, kebutuhan mengenai basis data, design input serta design output untuk sistem informasi aplikasi yang telah disampaikan melalui memo kepada Biro Pengelola Teknologi Informasi 2.4 Surat Edaran mengenai Pemantauan Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan
Internal dan Eksternal yang telah disampaikan melalui memo ke Direktorat Hukum 2.5 Laporan pengolahan data hasil Survey Persepsi terhadap Pelaksanaan Pemantauan
Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal dan Survey Persepsi terhadap Usulan Sistem Informasi Pemantauan Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal
C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal
Berikut adalah Netmap dari Stakeholder Internal dan Eksternal yang berhasil dimapping pada tahapan sebelumnya.
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 15 INSPEKTUR KASUBAG TU STAF UNIT KERJA UNIT KERJA STAF STAF UNIT KERJA WAKIL KEPALA KEPALA
DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR
DEPUTI DEPUTI SESTAMA
KABAG KEU PPK
PTI
PROGRAMMER
Dari gambar NetMap tersebut di atas, untuk para stakeholders dengan warna hijau menunjukkan bahwa telah terdapat dukungan dari mereka untuk pelaksanaan proyek ini. Untuk para stakeholders dengan warna abu-abu dimana sebelumnya belum didapatkan informasi mengenai ada tidaknya dukungan kepada proyek ini, dari Lampiran 4 mengenai Bukti Koordinasi dengan Stakeholders terdapat kegiatan rapat, email dan komunikasi dengan para pihak tersebut yang menunjukkan adanya dukungan terhadap proyek perubahan ini.
Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
1. Dengan mendasarkan pada salah satu hasil identifikasi masalah sebagai hasil dari kuesioner pendahuluan, yaitu mengenai akses terhadap tindak lanjut rekomendasi yang tidak mudah, telah dilakukan survey mengenai media komunikasi yang paling sering diakses oleh Stakeholders. Responden terdiri dari 50 (lima puluh) orang yang mewakili seluruh unit kerja dengan mekanisme survey yang relatif sangat simple sebagaimana dapat dilihat di Lampiran 5 Survey Media dan hasilnya.
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 16 2. Survey penggunaan media ini ditujukan untuk mengetahui pilihan komunikasi yang paling sering diakses atau digunakan oleh para stakeholders dalam berkomunikasi. Sebagaimana dapat dilihat di Lampiran 5C Survey Penggunaan Media Komunikasi Internal ini meminta agar responden memilih diantara media : Email ; Rapat; Surat, Intracnet.
3. Dari hasil survey media dengan response rate 100% ini didapatkan hasil bahwa media Email dan Surat menempati jawaban tertinggi sebagai media komunikasi internal yang paling sering diakses atau digunakan oleh stakeholders. Sebagian besar juga memilih penggunaan rapat sebagai media yang paling sering digunakan. Tidak ada seorang responden pun yang memilih Intracnet sebagai pilihan jawaban.
4. Dari hasil survey ini dapat dilihat bahwa agar permasalahan mengenai akses yang tidak mudah terhadap hasil monitoring tindak lanjut rekomendasi dapat teratasi, penggunaan media dimana hasil monitoring ini dapat diakses, juga sangat mempengaruhi optimalisasi penggunaan sistem informasinya. Dengan media email dan surat yang masih menempati rating tertinggi sebagai pilihan media paling favorit bagi stakeholders
5. Kendala Internal dan Eksternal Kendala Internal :
Pelaksanaan pemantauan rekomendasi tindak lanjut hasil pemeriksaan Inspektorat selama ini dilakukan per semester melalui kertas kerja pemantauan yang belum terintegrasi.
File kertas kerja pemantauan dan laporan serta dokumen lain terkait disimpan dalam suatu file Sharing Folder yang dari sisi manajemen risiko relatif memiliki risiko tinggi sebagai media penyimpan
Mekanisme pelaksanaan pemantauan diakomodir melalui SOP internal yang tidak memiliki daya “tekan” kepada pihak lain dalam hal ini auditan/unit kerja untuk dapat mematuhinya
Rencana pengadaan sistem informasi pemantauan ini belum diakomodir di RKAKL 2014 sehingga masih mengalami kendala jika ingin direalisasikan di tahun 2014
Usulan sistem informasi pemantauan ini juga belum termasuk dalam Blue Print Teknologi Informasi di tahun 2015
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 17 Dengan mendasarkan kepada contoh kasus sistem informasi aplikasi sebelumnya yang tidak berjalan secara optimal karena tidak user friendly, peran serta dari para stakeholders, baik internal dan eksternal sangat berpengaruh terhadap fungsionalitas dan optimalisasi sistem informasi ini
Kendala Eksternal :
Peran serta pihak eksternal dalam sistem informasi ini sangat signifikan mengingat keaktifan mereka sebagai auditan diharapkan lebih meningkat dibandingkan dengan sebelumnya karena sistem informasi ini meminta mereka untuk dapat lebih aktif dalam melakukan tindak lanjut terhadap rekomendasi Keengganan untuk memberikan data profil responden yang jelas terkait nama,
unit kerja pada saat pengisian kuesioner
6. Strategi Mengatasi Kendala
Untuk selalu mengadakan komunikasi aktif dengan kegiatan formal seperti rapat koordinasi, rapat tim teknis, pembentukan tim teknis. Dan juga kegiatan komunikasi informasi seperti makan siang bersama, komunikasi bilateral, kuesioner, email
Dari hasil komunikasi yang intens dengan pihak Biro Perencanaan Keuangan, didapatkan informasi bahwa untuk mengatasi kendala penganggaran di tahun 2015, pihak Biro Perencanaan Keuangan berkomitmen untuk mengajukan pengadaan sistem informasi pemantauan ini dalam usulan APBNP di triwulan 1 tahun 2015
Kepada pihak auditan, dengan diterbitkannya Surat Edaran Pelaksanaan Pemantauan ini dapat memberikan “tekanan” yang lebih kepada mereka untuk dapat lebih proaktif dalam menindaklanjuti rekomendasi hasil pemeriksaan Dari hasil diskusi dengan pihak Biro Keuangan, telah disepakati bahwa sistem
informasi pemantauan ini akan diintegrasikan dengan sistem informasi pemantauan kinerja dan hal ini akan dapat menjawab permasalahan yang ditemui dari hasil survey pendahuluan dimana responden tidak menganggap adanya kaitan antara tindak lanjut yang dilakukan dengan kinerja mereka sebagai unit kerja
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 18 Dari hasil survey media, dimana email dan surat masih menempati posisi tertinggi dalam media internal yang menjadi pilihan stakeholders, dan intracnet yang merupakan media komunikasi virtual masih sama sekali belum dapat menarik bagi stakeholders, terdapat potensi untuk mengoptimalkan intracnet ini sebagai media internal yang aktif. Sebagai contoh, terhadap hasil/output/laporan dari sistem informasi ini, untuk kepentingan Pimpinan, diberikan opsi (sesuai hasil survey media ), dapat di hyperlink dengan intracnet, atau email tiap awal bulan terkait statistik tindak lanjut rekomendasi
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Kuesioner kedua ditujukan untuk mendapatkan gambaran persepsi dari Stakeholders terhadap usulan sistem informasi pelaksanaan pemantauan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan Inspektorat dan eksternal. Hasil survey ini diharapkan dapat memberikan saran, rekomendasi dan masukan terhadap usulan sistem informasi monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan Inspektorat dan eskternal yang rencananya akan di aplikasikan di Inspektorat, mengingat salah satu Indikator Kinerja dari Inspektorat adalah pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi. Selain itu hasil survey ini juga diharapkan agar dapat diambil langkah tindaklanjut yang tepat guna dan tepat sasaran yang pada akhirnya ditujukan untuk peningkatan kinerja Inspektorat. (Lihat Lampiran 2 laporan Hasil Survey Proyek Perubahan)
Dari pelaksanan survey persepsi usulan sistem informasi ini, kuesioner terdiri dari 6 pernyataan tertutup dengan pilihan jawaban Sangat Setuju (skoring 4); Setuju (skoring 3); Kurang Setuju (skoring 2) dan Tidak Setuju (skoring 1).
a) Responden terdiri dari 20 (dua puluh) yang mewakili seluruh unit kerja/auditan dan pihak internal Inspektorat dengan respon rate sebesar 100%;
b) 55% responden merupakan wanita dengan usia yang terbanyak berada di range 30 tahun ke atas, dengan jabatan terbanyak berada di posisi staf dengan masa jabatan paling banyak berada di range 2 tahun ke atas;
c) Berdasarkan hasil survey, dari 20 responden tersebut, menghasilkan indeks persepsi terhadap usulan sistem informasi monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan dan menghasilkan nilai indeks 3.8;
d) Survey ini juga memberikan satu pertanyaan terbuka di nomor 7 dan dari hasil pelaksanaan survey ini juga didapatkan feedback dari pihak responden terkait dengan usulan sistem informasi monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan internal dan eksternal yang diusulkan, sebagai berikut :
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 19 Harus dilakukan pengawalan terhadap usulan yang baik ini
Usulan yang sangat baik
Semoga realisasinya sebaik usulannya
Harus didukung dengan SDM yang kompeten dan PTI yang memahami agar hasil dapat sempurna
Realisasi terhadap aplikasi ini harus sesuai dengan usulan, agar dapat berguna bagi pengguna
Agar dapat diaplikasikan, sistem informasi harus user-friendly
Secara teori sistem informasi ini dapat membantu akuntabilitas kinerja Inspektorat
Harus ada petugas yang kompeten dan bertanggungjawab
Sangat mendukung dalam rangka mewujudkan sistem informasi terkait TLHP yang terintegrasi
Mendukung akuntabilitas kinerja,diharapkan sudah dapat diimplementasikan di 2015, agar diintegrasikan dengan sistem monitoring kinerja,
Sistem informasi mempermudah akses bagi pengguna untuk mengetahui hasil TLHP Internal, selain itu dapat meminimalkan risiko pengulangan rekomendasi, meningkatkan kualitas dokumentasi hasil pengawasan internal
Pemeriksa mudah memantau, auditee dapat memantau point-point rekomendasi mana yang harus ditindaklanjuti (dapat memantau status tindak lanjut yang sudah/belum dilakukan)
Memberikan informasi yang lengkap mengenai tindaklanjut yang harus dilakukan dan dapat digunakan untuk keperluan cross check, apabila rekomendasi/tindaklanjut memerlukan jangka waktu lebih dari satu tahun, akan mudah untuk melacak/menelusuri tindaklanjut yang telah selesai dilakukan adalah untuk rekomendasi/temuan yang mana;
Dalam sistem pemantauan yang berkelanjutan, database adalah unsur yang sangat penting. salah satu yang menunjukkan kualitas suatu database adalah keakuratannya;
Agar data tidak disalahgunakan dan apabila terjadi kesalahan input, dapat diketahui sumbernya;
Bila database tidak dapat diandalkan, maka keseluruhan proses akan menjadi sia-sia;
sistem informasi monitoring tindak lanjut hendaknya relatif mudah digunakan, dengan otorisasi berjenjang dan memiliki database yg lengkap, akurat, valid dan dapat diandalkan karena database adalah inti dari sistem itu sendiri
Tersedianya sistem informasi tersebut dapat mempercepat perbaikan pada unit kerja yang telah diaudit
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 20
III. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Proyek perubahan dapat terlaksana atas dukungan dan partisipasi dari para stakeholders;
Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek ini adalah Inspektur, Tim Inspektorat, Unit Kerja sebagai Auditan, dan Pimpinan;
Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam tiga tahapan yaitu tahapan analisis, tahapan design proses bisnis manual dan proses bisnis otomasi;
Output yang dihasilkan dari proyek ini yaitu SOP tentang Pelaksanaan pemantauan Tindak lanjut Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal, Software Specification Requirement (SRS) yang merupakan gambaran dari Kebutuhan User , cakupan basis data, design input dan ouput, serta Surat Edaran tentang Pelaksanaan pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Internal dan Eksternal;
Outcome yang dihasilkan dari tahapan jangka pendek dan menengah yang berhasil dilalui pada tahap Laboratorium Kepemimpinan ini adalah dalam upayanya untuk menghasilkan usulan sistem informasi yang dapat memberikan akses yang memudahkan bagi user dan menghasilkan data hasil tindak lanjut atau status rekomendasi yang update, accessible, transparant dan reliable
Keberhasilan dari proyek ini diukur melalui kuesioner yang disebarkan kepada 20(dua puluh) responden yang merupakan perwakilan dari unit kerja yang ada di PPATK yang nantinya akan berperan aktif dalam mengoptimalkan sistem informasi pemantauan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan internal dan eksternal ini
B. Saran
Belajar dari pengalaman terdahulu dengan aplikasi sebelumnya, dimana kendala terbesar dalam optimalisasi penggunaan sistem informasi sangat tergantung kepada partisipasi aktif dari sisi user, dimulai dari tahapan awal design, sampai dengan penggunaan dari sistem informasi tersebut
Komunikasi dan koordinasi dengan para stakeholders mutlak untuk dilakukan mengingat begitu banyak manfaat yang dapat dirasakan dari hasil komunikasi seperti contohnya
Diklat PIM IV ANGK I/2014 Pusdiklat BPK RI Page 21 komitmen dari pihak Biro Perencanaan Keuangan untuk mengusulkan alokasi anggaran di tahun 2015
Usulan sistem informasi ini juga harus diimbangi dengan internalisasi dengan kadar yang bervariasi, mulai dari yang memiliki konsekuensi hukum seperti Peraturan Kepala, memiliki penekanan yang lebih seperti Surat Edaran, untuk dapat meningkatkan partisipasi aktif dari pihak stakeholders jika dirasakan bahwa SOP saja tidak mencukupi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan dapat berhasil guna
DAFTAR PUSTAKA
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor KEP/40/M.PSN/4/2004 tanggal 6 April 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan, Pemantauan, dan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan pada Instansi Pemerintah
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 42 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Ikhtisar Laporan Hasil Pengawasan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah
3. Peraturan Badan Pemeriksa Keuangan Repubik Indonesia Nomor Tahun 2010 tanggal 30 Juli 2010 tentang Pemantauan Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK
