I. PENDAHULUAN
Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai
tujuan memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva‘i (2004:35) ―tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka
organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya,
mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang. Oleh karena itu,
diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan,
fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Organisasi publik maupun bisnis saat ini dihadapkan pada suatu perubahan
kondisi lingkungan yang semakin cepat. Keselarasan antara perencanaan sumber
daya manusia (SDM) dapat membangun kinerja organisasi yang mampu
mengadaptasi dengan perubahan tadi. Untuk merancang dan mengembangkan
perencanaan sumber daya manusia yang efektif bukanlah pekerjaan yang mudah,
dia membutuhkan suatu pemikiran, pertimbangan jangka pendek maupun jangka
panjang.
Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan
proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi
dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah
seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer
sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi
yang terkait dengan manusia.
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti
mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan
rencana organisasi (Andrew E. Sikula, 1981;145).
Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,
pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai
kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat,
yang secara otomatis lebih bermanfaat (George Milkovich dan Paul C. Nystrom
(Dale Yoder, 1981:173).
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi
permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi-kondisi tersebut. Di mana secara lebih sempit perencanaan sumber daya manusia
berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga
kerja organisasi di waktu yang akan datang (Handoko (1997 : 53).
Pandangan lain dikemukakan oleh Mangkunegara (2003: 6) bahwa
perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan
kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan,
pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi
dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai
yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Berdasarkan studi dari Laporan Pembangunan Manusia Global 2002 (UNDP
2002) terhadap 173 negara di dunia, bahwa kinerja pendapatan per kapita tertinggi
adalah dari negara Luxembourg yaitu sekitar $US 50 ribu ($US 50,061) dan
terrendah (pendapatan per kapita terrendah) adalah dari negara Sierra Leone yaitu
$US 490. Hal ini berarti secara kasar dapat disimpulkan bahwa pendapatan per
kapita penduduk NTT yang sebesar $US 200-an—katakanlah berkisar $US 200 -
$US 300, masih lebih rendah daripada pendapatan per kapita penduduk negara
termiskin di dunia (Sierra Leone) yang sebesar $US 490.
Hasil studi dari Laporan Pembangunan Manusia Indonesia 2001 (BPS,
BAPPENAS, dan UNDP 2001) menyatakan bahwa kinerja pendapatan per kapita
tertinggi (PDRB real per kapita—tanpa minyak dan gas) pada lingkup provinsi di
495.250 per bulan dan terrendah adalah dari Provinsi Nusa Tenggara Timur yaitu
Rp 712.000 per tahun atau Rp 59.333 per bulan, atau hanya sekitar 12 persen
daripada pendapatan per kapita penduduk DKI Jakarta. Kinerja pendapatan per
kapita di Nusa Tenggara Timur adalah yang paling rendah (paling buruk) di
Indonesia. Kinerja pendapatan per kapita lingkup kabupaten/kota tertinggi (PDRB
real per kapita—tanpa minyak dan gas) adalah dari Kota Madya Jakarta Pusat
(Provinsi DKI Jakarta) yaitu Rp 15.820.000 per tahun atau Rp 1.318.333 per bulan
dan terrendah adalah dari Kabupaten Timor Tengah Selatan (Provinsi Nusa
Tenggara Timur) yaitu Rp 497.000 per tahun atau Rp 41.417 per bulan, atau hanya
sekitar 3,14 persen daripada pendapatan per kapita penduduk Jakarta Pusat.
Terdapat dua kabupaten di NTT yang memiliki kinerja pendapatan per kapita
terrendah di Indonesia (ranking 293 dan 294 dari 294 kabupaten yang dipelajari),
yaitu Kabupaten Timor Tengah Selatan (pendapatan per kapita Rp 497.000 per
tahun ranking 294 dari 294 kabupaten di Indonesia) dan Kabupaten Sumba Barat
(pendapatan per kapita Rp 501.000 per tahun ranking 293 dari 294 kabupaten di
Indonesia).
Data tersebut mengindikasikan bahwa, perencanaan SDM menjadi hal yang
urgen, vital dan strategis dalam mewujudkan pembangunan sumber daya manusia
yang berkualitas dan professional di setiap negara khususnya di Indonesia.
Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya
tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan
tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan
perencanaan SDM. Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja
di masa depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumberdaya manusia
yang efetif. Peramalan kebutuhan sumberdaya manusia dimasa depan serta
perencanaan pemenuhan kebutuhan sumberdaya manusia tersebut merupakan
bagian dalam perencanaan sumberdaya manusia yang meliputi pencapaian tujuan
dan implementasi program-program.
Dalam perkembangannya, perencanaan sumberdaya manusia juga meliputi
pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan
program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencanaan bagi
pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program pada saat diperlukan.
Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus
organisasi. Dengan demikian, perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu
proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumberdaya manusia
baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.
II. PEMBAHASAN
A. Perencanaan Kebutuhan SDM
Fungsi manajemen menurut George R. Terry ada 4 (empat) yaitu ‗Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggerakan), dan Controlling (pengawasan)‘. Khusus mengenai fungsi perencanaan, yang dalam kamus Bahasa Indonesia disinonimkan dengan kata program, tindakan atau
kegiatan yang akan dilaksanakan. Sedangkan perencanaan bermakna tindakan
merencanakan. Oleh karena itu, dalam perencanaan ada yang merencanakan
(disebut perencana atau Planner) dan ada pula yang direncanakan (to be planning)
Alexander,ER (1986) menyatakan bahwa perencanaan sebagai suatu
kegiatan masyarakat dan organisasi untuk mengembangkan strategi yang optimal
terkait tindakan masa depan untuk mencapai seperangkat tujuan yang diinginkan,
guna mengatasi permasalahan yang nyata dalam konteks yang kompleks dan di
dukung oleh kewenangan dan keinginan untuk mengalokasikan sumber daya serta
bertindak sesuai yang diperlukan untuk melaksanakan strategi-strategi yang sudah
ditetapkan.
Dikatakan Branch, MC (1983) bahwa perencanaan (merencanakan)
merupakan proses mengarahkan kegiatan manusia dan sumber daya alam dengan
berorientasi ke masa depan. Kapasitas sumber daya alam bersifat terbatas
sedangkan populasi semakin meningkat maka pemanfaatan hendaknya bersifat
tepat guna dan tepat sasaran.
Konsep dasar perencanaan adalah rasionalitas, ialah cara berpikir ilmiah
dalam menyelesaikan problem dengan cara sistematis dan menyediakan berbagai
alternatif solusi guna memperoleh tujuan yang diinginkan. Perencanaan berkaitan
dengan pengambilan keputusan (decision maker), sedangkan kualitas hasil
pengambilan keputusan berkorelasi dengan pengetahuan (knowledge), pengalaman
(experience), informasi berupa data yang dikumpulkan oleh pengambil keputusan
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang harus bisa menjawab
rumus 5W1H. WHAT (apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan
apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa. Perencanaan
(planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara
keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.
Perencanaan merupakan penentuan tindakan untuk waktu yang akan datang
dan jika perencanaan diperlukan lebih metodis, maka dapat menguraikannya
dengan pengkoordinasian kegiatan-kegiatan yang akan datang pada waktunya.
Perencanaan berisi perumusan dari tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk
mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan.
Suatu perencanaan harus menunjukan pula maksud dan tujuan dari suatu
pekerjaan dan bagaimana cara-caranya untuk mencapai tujuan, termasuk juga
rencana untuk mengadakan pengawasan agar penyelengaraan pekerjaan dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan dapat diartikan sebagai
keputusan terhadap apa yang akan dilakukan di kemudian hari.
George R Terry (1996) mengemukakan bahwa
Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumtions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired result. Artinya perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Dalam kaitan itu, Bukhari Zainun dalam Inu Kencana (1998:50) menyatakan
bahwa:
Perencanaan adalah persiapan bagi setiap perbuatan, dan juga merupakan proses peletakan dasar bagi setiap perbuatan yang akan dilaksanakan. Jadi perencanaan pada dasarnya terdapat pada setiap perbuatan manusia yang sadar , secara ilmiah bergerak terus-menerus. Sehingga dengan demikian jelas apa yang dituju, sederhanakah rencana tersebut, stabilkah, mendasarkah dan diperlukankah.
Herujito (2001:89) mengemukakan empat langkah dalam proses
perencanaan, sebagai berikut :
Perencanaan pertama-tama harus menetapkan apa yang dibutuhkan atau yang
diinginkan oleh suatu organisasi sehingga sumber daya organisasi tidak terpancar
dan dapat digunakan secara efektif dan efisien.
2. Mendefisikan situasi saat ini
Informasi keadaan organisasi saat ini tentang barapa jauhkah jarak organisasi dari
sasarannya, sumber daya yang dimliki, data keuangan dan statisticharus
dirumuskan sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancer.
3. Menentukan faktor penghambat dan pendukung
Dengan menganalisis faktor-faktor eksternal dan internal organisasi dapat
diketehui faktor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan
masalah. Pengetahuan tentang faktor-faktor ini membantu perencanaan dalam
meramalkan situasi dimasa yang akan datang.
4. Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan Langkah ini menyebabkan bebagai alternatif arah tindakan untuk mencapai
sasaran, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih yang paling
sesuai atau mengutungkan diantara alternatif tersebut.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan :
1. Harus berdasarkan fakta, data dan keterangan yang konkrit
2. Suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan
kesanggupan melihat ke masa yang akan datang
3. Menyangkut masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan
apa yang apat dilakukan terhadap hambatan yang diadapi.
Berbagai pandangan mengenai perencanaan sumber daya manusia seperti
yang dikemukakan oleh Handoko (1997 : 53) Perencanaan sumber daya manusia
atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi
di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja
perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik
permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan
datang.
Pandangan lain mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia
dikemukakan oleh Mangkunegara ( 2003, p. 6) Perencanaan tenaga kerja dapat
diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja
berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian
kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta
jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.
Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: perencanaan sumber
daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses
menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan
tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi.
George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) menyatakan
bahwa perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,
pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai
kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat,
yang secara otomatis lebih bermanfaat.
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM)
dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai
dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua
pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus
didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.
Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam
reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan
memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang
selama ini kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada dua hal penting
menyangkut kondisi SDM Indonesia, yaitu:
1. Adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja dan angkatan kerja.
sekitar 92,73 juta orang, sementara jumlah kesempatan kerja yang ada
hanya sekitar 87,67 juta orang dan ada sekitar 5,06 juta orang
penganggur terbuka (open unemployment). Angka ini meningkat terus
selama krisis ekonomi yang kini berjumlah sekitar 8 juta.
2. Tingkat pendidikan angkatan kerja yang ada masih relatif rendah. Struktur
pendidikan angkatan kerja Indonesia masih didominasi pendidikan dasar
yaitu sekitar 63,2%.
Kedua masalah tersebut menunjukkan bahwa ada kelangkaan kesempatan
kerja dan rendahnya kualitas angkatan kerja secara nasional di berbagai sektor
ekonomi. Lesunya dunia usaha akibat krisis ekonomi yang berkepanjangan sampai
saat ini mengakibatkan rendahnya kesempatan kerja terutama bagi lulusan
perguruan tinggi. Sementara di sisi lain jumlah angkatan kerja lulusan perguruan
tinggi terus meningkat. Sampai dengan tahun 2000 ada sekitar 2,3 juta angkatan
kerja lulusan perguruan tinggi. Kesempatan kerja yang terbatas bagi lulusan
perguruan tinggi ini menimbulkan dampak semakin banyak angka pengangguran
sarjana di Indonesia.
B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa
faktor, (Handoko, 1997 : 55-57) antara lain:
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek
dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit
diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga
sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan
sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia,
perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c. Perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi
juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh
jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya
d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, ―pembajakan‖ manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber
daya manusia.
2. Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan
sumber daya manusia.
a. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai
sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar
baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan
yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana
strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran
adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan
sumber daya manusia.
c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga
menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
e. Reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara
radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan
yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.
3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan
Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan
karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya
menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor
tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman
perencanaan yang akurat.
C. Manfaat Perencanaan SDM
Perencanaan SDM diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik
bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut (Rivai, 2004:
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu
diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang
sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:
a. Jumlah karyawan yang ada
b. Berbagai kualifikasinya
c. Masa kerja masing-masing karyawan
d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal
maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
e. Bakat yang masih perlu dikembangkan
f. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas
pekerjaan
Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka
pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas
sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di
masa depan, yaitu:
1) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih
tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
2) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
3) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan
ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan.
4. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga
dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai
pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif,
perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia
telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah
berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta
penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan
beban kerja.
5. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang
pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya
manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan
kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan
dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan
disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam
menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan
perusahaan.
6. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk
mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
7. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan
semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan
tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi
perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang
banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri
maupun di luar negeri).
Adanya informasi tersebut akan memudahkan manajemen melakukan
perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang
berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat
dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
8. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan
perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.
Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk
kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman
yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah,
jenis, kualifikasi dan lokasinya.
b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar
belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.
Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat
disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.
9. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program
kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam
perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan
karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi
sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun
program kerja yang realistik.
10. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk
mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima
(recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber
daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan
kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang
memerlukan sumber daya manusia.
11. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu
sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya
data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih
mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat
dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui
manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan
sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan
dari perusahaan
D. Proses Dalam Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya
kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat
mencapai tujuannya.
1. Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM),
yaitu: kepentingan Individu, kepentingan organisasi, dan kepentingan
Nasional.
2. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan
SDM, yaitu:
a. Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan
kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan
kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari
mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
b. Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan
organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat
produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun
pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu
memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan
penawaran, dan perencanaan karir.
Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan
dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan
pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja.
Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan
dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu
organisasi.
c. Syarat – syarat perencanaan SDM
1) Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
2) Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang
SDM.
3) Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi
dan situasi persediaan SDM.
4) Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa
mendatang.
5) Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6) Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah.
3. Proses Perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi
untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM.
Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana
kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.
mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka
panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan.
Alokasi membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa
yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan
perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
a. Prosedur perencanaan SDM
b. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
c. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
d. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
e. Menetapkan beberapa alternative.
f. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
g. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
4. Metode Perencanaan PSDM
Metode perencanaan SDM (PSDM) terdiri atas metode nonilmiah dan
metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya
didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari
perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar,
misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang
merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.
Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala
sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
5. Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a. Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap
dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
b. Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi
ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan
c. Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat
karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah
tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.
d. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan
golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.
Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Kendala-kendala Perencanaan SDM
1) Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi
kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja
yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM
untuk menghitung potensi SDM secara pasti.
2) Manusia (SDM) Mahluk Hidup
Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti
mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan
segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau
melepaskan kemampuannya.
3) Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung
kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang
baik dan benar.
4) Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis
kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana
yang baik dan tepat.
E. Sistem Perencanaan SDM
Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM :
1. Inventarisasi persediaan SDM
Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan
tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau
pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum,
sekarang atau yang sedang terjadi.
Peramalan SDM berguna untuk memprediksi permintaan karyawan
dimasa datang. Metode peramalan ketersediaan /penawaran tenaga kerja
(supply) dari sumber eksternal terdiri atas:
a. Perencanaan rekrutmen dan seleksi
b. Pasar tenaga kerja
Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit
dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena
banyak faktor yang mempengaruhinya. Adapun faktor-faktor yang
mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas:
1) Perubahan lingkungan eksternal
2) Perubahan kondisi organisasi
3) Perubahan kondisi tenaga kerja
3. Penyusunan rencana SDM
Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses
menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan
pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut
yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah
pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
4. Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa
saja tentang manusia dalam organisasi. Yang lain dapat pula mengenai
dayanya sendiri atau orangnya sendiri yang juga memerlukan pengawasan
dan evaluasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan
fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya.
Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia ini sama
pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan
langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua
fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan
apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan
1. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan
salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi
pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya
manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah
dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen
dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya
saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data
sebagai pedoman perencanaan di masa depan .
2. Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan
kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian
tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang,
termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program
yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi
pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program daat diperlukan.
3. Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan
dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya
kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi
keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus
diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat
berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis .
4. PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD
menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat. Hal yang paling penting di
dalam suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus
dan penting untuk diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM
yang baik akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan.
Atas dasar itu maka dapat dikemukakan rekomendasi atau saran bahwa :
SDM yang saat ini tersedia bisa di daya gunakan secara baik sehingga
meningkatkan kualitas perusahaan, visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi
dan misi perusahaan, dan perusahaan harus bisa melakukan pengadaan
