II. Pihak –Pihak yang Terkait - 03 Manual Prosedur Pemutusan Hak Studi

(1)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK

UNDANA

Dokumen Level : Manual Prosedur

Kode :

DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16

Judul : Manual Prosedur Pemutusan Hak Studi Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

0

I. Tujuan dan Pengertian

Tujuan manual prosedur pemutusan hak studi ini adalah :

1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pemutusan hak studi mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana.

2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pemutusan hak studi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .

Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pemutusan hak studi mahasiswa ini antara lain :

1. Hak Studi adalah hak seorang peserta didik untuk memperoleh pendidikan dan pengajaran di suatu lembaga pendidikan setelah yang bersangkutan memenuhi semua kewajiban adimnistrasi dan akademiknya.

2. Pemutusan hak studi adalah suatu proses menghentikan/memutuskan hak memperoleh pendidikan dan pengajaran bagi peserta didik dikarenakan yang bersangkutan tidak melaksanakan kewajiban administrasi dan akademiknya. Pemutusan hak studi di Undana dikenakan pada mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, tidak lolos evaluasi keberhasilan studi Tahap I dan II dan tidak dapat menyelesaikan studinya dalam batas waktu maksimal yang ditentukan yaitu untuk program sarjana selama 14 semester. Mahasiswa yang diputuskan hak studinya tidak diperbolehkan melamar ulang dan menjadi mahasiswa di Undana.

II. Pihak –Pihak yang Terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemutusan hak stidi ini adalah :

1. Sub Bagian Akademik

2. Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur)

(2)

III. Referensi

Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pemutusan hak studi ini adalah :

1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000) 2. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku II (BAAKPSI-Undana, 2002)

IV. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur pemutusan hak studi pada Fakultas Sains dan Teknik meliputi :

1. Arahan Dekan melalui Pembantu Dekan I kepada Sub bagian Akademik dan jurusan untuk mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui hak studinya.

2. Pendataan mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut oleh Sub Bagian Akademik.

3. Pendataan mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studinya oleh jurusan.

4. Pengiriman daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studinya oleh jurusan ke fakultas.

5. Arahan Pembantu Dekan I kepada Sub Bagian Akademik untuk membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor. Sementara bagi mahasiswa yang tidak diputuskan hak studinya diberikan layanan bebas DO (Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO/DPM.GJM.FST.UNDANA.13. 16.1)

6. Pembuatan daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantarnya ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik.

7. Pengesahan daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantar ke Rektor oleh Pembantu Dekan I atas nama Dekan.

8. Pengiriman daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantar ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik.

9. Pembuatan dan pengiriman SK pemutusan hak studi ke fakultas oleh BAAKPSI-Undana.

10. Pengarsipan SK pemutusan hak studi oleh Sub Bagian Akademik setelah menerima SK dimaksud dari universitas.

V. Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan prosedur pemutusan hak studi mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut :

(3)

tahap I dan mahasiswa memperoleh IPK >=2 dengan SKSD 96 pada semester VIII untuk evaluasi tahap II.

4. Jurusan mengirimkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas studinya ke fakultas.

5. Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik untuk membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor. Sementara bagi mahasiswa yang tidak diputuskan hak studinya diberikan layanan bebas DO (Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO/DPM.GJM.FST.UNDANA.13. 16.1)

6. Sub Bagian Akademik membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya.

7. Pembantu Dekan I atas nama Dekan mengesahkan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya.

8. Sub Bagian Akademik mengirimkan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor.

9. BAAKPSI Undana membuat SK pemutusan hak studi yang ditandatangani Rektor dan setelahnya dikirim ke Rektor.

10. Sub Bagian Akademik setelah menerima SK pemutusan hak studi yang dikirim BAAKPSI Undana kemudian mengarsipkannnya dalam dokumen fakultas.

VI. Bagan Alir

Bagan alir pemutusan hak studi pada Fakultas Sains dan Teknik adalah sebagai berikut :

Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

1

2

3

Dekan melalui Pembantu Dekan I

Sub Bagian Akademik Daftar registrasi mahasiswa Mulai

Arahan kepada Sub Bagian Akademik &

Jurusan untuk mendata mahasiswa yang akan diputuskan hak studinya

(4)

Daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas studi

(5)

8

9

10

Sub Bagian Akademik

BAAKPSI Undana

Sub Bagian Akademik

Daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya

VII. Lampiran – Lampiran

Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual pemutusan hak studi ini adalah :

1. Format Daftar Mahasiswa yang Tidak Registrasi

2. Format Daftar Mahasiswa Tidak Lolos Evaluasi TahapI dan II serta yang Melampaui Batas Studi 3. Format Daftar Mahasiswa yang diputuskan Hak Studinya oleh fakultas

4. Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO (DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16.1) Pengiriman usulan

daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya dan surat pengantar ke

Rektor

Pembuatan SK pemutusan hak

studi yang kemudian disahkan

Rektor serta pengiriman ke

fakultas

Pengarsipan SK pemutusan hak

(6)

Lampiran 1.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA

KARENA TIDAK REGISTRASI 2 (DUA) SEMESTER BERTURUT-TURUT

FAKULTAS :

SEMESTER : GANJIL/GENAP

TAHUN AKADEMIK : 20……../ 20………..

No. Nama Mahasiswa/

NIM

Semester Jurusan Dosen PA Ket.

Kupang,

(7)

Lampiran 2

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN ………..

Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA KARENA TIDAK LOLOS EVALUASI TAHAP I DAN II SERTA

MELAMPAUI BATAS WAKTU STUDI

FAKULTAS :

JURUSAN :

No. Nama Mahasiswa/

NIM

SMT Komulatif Dosen PA Ket.

SKS SKSD IPK

Kupang, Ketua Jurusan

(8)

Lampiran 3.

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA

FAKULTAS :

No. Nama Mahasiswa /

NIM

SMT Komulatif Alasan DO/

Putus Kuliah

Ket.

SKS SKSD IPK

(9)

Lampiran 4.

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK

UNDANA

Dokumen Level : Instruksi Kerja

Kode :

DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16.1

Judul : Instruksi Kerja Pengurusan Bebas DO Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

0

I. Tujuan

Tujuan instruksi kerja pengurusan bebas DO (drop out) ini adalah :

1. Sebagai pedoman bagi pimpinan jurusan, sub bagian akademik dan mahasiswa dalam melakukan pengurusan bebas DO .

2. Untuk memberikan kemudahan bagi pimpinan jurusan,sub bagian akademik dan mahasiswa didalam melakukan pengurusan bebas DO.

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pengurusan bebas DO ini i antara lain :

1. Bebas DO adalah suatu bukti bahwa seorang peserta didik /mahasiswa tidak diputuskan hak studinya di perguruan tinggi karena telah memenuhi kewajiban administrasi dan akademik yang ditentukan

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja pengurusan bebas DO dimulai dari pendataan mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas waktu studi sampai penerbitan surat keterangan bebas DO dari fakultas..

IV. Instruksi Kerja

Instruksi kerja pengurusan bebas DO adalah sebagai berikut :

A. Bagi Jurusan

(10)

2. Membuat daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi

3. Mengirimkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi ke fakultas.

B. Bagi Sub Bagian Akademik

1. Mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut

2. Menerima dan mengarsipkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi yang dikirim urusan.

3. Membuatkan surat keterangan bebas DO bagi mahasiswa. C. Bagi Mahasiswa

1. Mengurus surat keterangan bebas DO di Sub Bagian Akademik dengan membawa KHS asli semester sebelumnya.