23 Hasil Penelitian
3.1 Profil PT Primayudha Mandirijaya
1.1.1. Sejarah dan Cakupan Bisnis
PT Primayudha Mandirijaya merupakan perusahaan tekstil pemintalan benang, berlokasi di Desa Ngadirojo, Kecamatan Ampel, Kabupaten Boyolali. Kantor, pabrik, dan gudang menempati area seluas ± 16 Ha. Perusahaan in didirikan karena adanya kebutuhan tekstil dan pengupayaan pembukaan lapangan kerja baru khususnya di daerah Boyolali. Proyek pembangunan gedung dan instalasi permesinan dikerjakan pada akhir tahun 1996.
Kemudian pada bulan Januari 1998 mulai produksi komersial. PT Primayudha Mandirijaya memiliki 1480 karyawan, mencakup karyawan produksi, staff administrasi, personalia, dan teknisi dari luar negeri.
Kegiatan produksi PT Primayudha Mandirijaya terdiri dari dua jenis, yaitu pemintalan kapas yang berasal dari serat alami/ kapas asli diproduksi menjadi benang cotton, dan serat buatan yang berasal dari rayon dan polyester.
Hasil produksi PT Primayudha Mandirijaya dipasarkan baik ke dalam maupun ke luar negeri. Sebagian hasil produksi diekspor ke negara-negara Asia, Afrika, Amerika, Australia, maupun Eropa.
1.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1.1.2.1. Struktur Organisasi PT Primayudha Mandirijaya
1.1.2.2. Uraian Tugas dan Unit Kerja PT Primayudha Mandirijaya
Dari struktur organisasi perusahaan diatas maka tugas dari masing-masing bagian yaitu:
1. President Director
Menetapkan policy perusahaan yang harus dijalankan perusahaan bersama dengan
seluruh staff maupun karyawan.
Mewakili perusahaan dalam hubungan keluar.
Mengkoordinasi tugas direktur manager.
Mengembangkan kegairahan kerja yang harmonis.
President Director
General Manager
Human Resource
Material Control
Finance Production Maintenance
& Engineering
Marketing
Security Safety Polyclinic PR Welfare Recruit ment welfare
Purchase Godown Row Material Finished Despatch
Accounting Banking Audit Taxation MIS/IT
Spinning Texturi sing
Electronic Electric Utilities Civil
Local Export Adminis Tration
Da
Menyetujui job order.
2. Director Manager
Bertanggung jawab kepada presiden direktur.
Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan dengan kepala departemen.
Membina dan menjaga sistem yang baik.
Sebagai wakil perusahaan melakukan hubungan dengan pihak luar.
3. Factory Manager
Berkedudukan di bawah general manager dan mempunyai tugas pokok dalam melaksanakan tugas pokok dalam bidang PPC, Produksi, Cost, Quality Control, dan Kalkulasi. Di PT Primayudha Mandirijaya terdapat beberapa Factory Manager yaitu Material control Manager, Finance Manager, Total Productive Maintenance &
Engineering (TPM & E).
4. Direksi Finance
Melaksanakan tugas dalam bidang finance maupun accounting.
Mengawasi langsung laporan keuangan dan perpajakan.
Mengontrol transaksi keuangan.
Melakukan audit keuangan setiap akhir tahun.
5. Direksi Personalia
Bertanggung jawab akan kehadiran dan daftar gaji karyawan.
Bertanggung jawab atas keamanan, kesejahteraan, dan kesehatan karyawan.
Melakukan perekrutan dan pelatihan karyawan.
6. Direksi Material Control
Bertanggung jawab atas pembelian bahan baku.
Bertanggung jawab akan penjualan barang jadi.
7. Direksi Produksi
Bertanggung jawab atas produksi .
Bertanggung jawab atas texturizing benang.
8. Direksi Maintenance dan Engineering
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan mesin produksi, baik dibidang
electronic, engineer, sipil, maupun utility.
Bertanggung jawab atas trouble yang terjadi pada mesin produksi.
9. Direksi Marketing
Bertanggung jawab atas pemasaran produk baik di dalam negeri (import) maupun
luar negeri ( export).
Bertanggung jawab atas administrasi pemasaran.
10. MIS (Management Information System)
Di PT Primayudha Mandirijaya MIS memiliki kedudukan setara dengan bagian Accounting, Banking, Audit, dan Taxation yang berada dibawah naungan Finance Departement, pada bagian MIS memiliki tugas sebagai berikut:
Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer.
Bertanggung jawab terhadap kesiapan dan ketersediaan sistem komputer/aplikasi
perusahaan.
Mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi
(software dan aplikasi) dan pendukung.
Mengimplementasikan kebijakan/prosedur yang telah dibuat dan disepakati, termasuk
kebijakan keamanan.
Memperbaiki komputer dan jaringan bila terjadi masalah.
3.1.2.2. Struktur Organisasi Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
HOD Maintenance
Kaur Blowroom
& Carding
Kaur Drowing
Roving
Kaur Ring Spinning
Kaur Winding
Kaur RJS &
MVS
Karu
Sekretaris
Kaur Rollershop
Karu Karu Karu Karu Karu
Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic
3.1.2.3. Uraian Tugas Karyawan Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
Dari struktur organisasi Departemen Maintenance di atas maka tugas dari masing-masing bagian yaitu:
1. HOD Maintenance
Merencanakan kebutuhan di Departemen Maintenance.
Merencanakan jadwal kebutuhan di Departemen Maintenance.
Mengontrol pengeluaran (budget) di Departemen Maintenance.
Memastikan hasil kualitas benang sesuai QAD.
2. Sekretaris HOD Maintenance
Membantu dalam menyiapkan dokumen yang dibutuhkan pimpinan.
Membantu pimpinan dan foreman dalam mencukupi kebutuhan produksi.
Membuat laporan bulanan.
Melakukan surat menyurat, mengarsip, dan bertelepon.
Membuat indent (permintaan) sparepart local maupun import.
Membuat issue (bon permintaan pengeluaran barang di gudang).
Merekap data pemakaian dan kerusakan mesin.
3. KAUR
Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas produksi.
Membuat rencana/ planning preventive mesin setiap bulan.
Mengatur alokasi man power dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Membuat persetujuan permintaan dan pengambilan sparepart.
4. KARU
Membantu Kaur dalam menjaga kualitas dan kuantitas produksi.
Membuat laporan kegiatan preventive mesin dan membuat data permintaan sparepart.
Membantu mekanik dalam menjalankan kegiatan preventive sehari-hari.
5. Mechanic
Melaksanakan kegiatan preventive sesuai dengan schedule dan rencana yang telah
ada.
Melaksanakan perintah atasan dalam menjalankan tugas terhadap kualitas dan kuantitas produksi.
Departemen Maintenance bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan seluruh mesin produksi. PT Primayudha memiliki empat unit untuk kegiatan produksi, yaitu Spinning 1, Spinning 2, Spinning 3, dan TFO.
Dari keempat unit tersebut masing-masing memiliki sub unit, yaitu Blowing Carding, Pre Drawing Roving, Drawing, Ring Frame, Winding, dan Jet Spinning.
1. Blowing Carding
Proses penguraian material dari bale menjadi kapas yang terurai. Dalam proses ini terjadi proses pembersihan kapas dari kontaminisi material lain yang kemudian akan disuplay pada mesin carding. Mesin-mesin carding berfungsi mengubah material menjadi sliver.
2. Pre Drawing Roving
Pada bagian ini, terjadi proses sliver yang besar menjadi sliver yang sedang.
3. Drawing
Di bagian drawing terjadi proses sliver besar menjadi sliver yang lebih besar.
4. Ring Frame
Terjadi proses pemintalan benang dari sliver yang sudah diproses dari pre drawing roving dan drawing menjadi benang.
5. Winding
Yaitu kelanjutan dari bagian ring frame, dimana bahan yang telah diproses sudah menjadi benang dan siap untuk digulung (proses penggulungan benang).
6. Jet Spinning
Merupakan kelanjutan dari penggulungan benang.
Selain memiliki empat unit produksi, PT Primayudha Mandirijaya memiliki beberapa departemen, diantaranya yaitu Departemen Maintenance, Departemen Produksi, Departemen QC, Utility, Engineering, Packing, Marketing, dan Roller Jet Spinning.
2.1 Sistem, Peralatan, dan Aplikasi Pendukung Otomatisasi Kantor 1.2.1. Sistem Otomatisasi Kantor yang ada di PT Primayudha Mandirijaya
PT Primayudha Mandirijaya memiliki Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Sistem Komunikasi Elektronik yang ada di PT Primayudha Mandiri jaya yaitu e-mail, spark, voice mail, dan facsimile.
PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang mendukung karyawan(khususnya bagian administrasi) untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka. Aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Outlook.
Sistem aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini digunakan oleh semua departemen di PT Primayudha Mandirijya, karena aplikasi ini membantu transaksi bisnis secara sistematis mulai dari dari Purchase, pengadaan dan pengambilan barang, membuat indent, purchase order, sampai dengan pembuatan issue. Didalam aplikasi ini terdapat beberapa modul untuk membantu pekerjaan, khususnya staff administrasi PT Primayudha Mandirijaya. Aplikasi Solomon dapat digunakan tanpa dukungan jaringan internet, karena menggunakan
LAN (Local Area Network), yaitu jaringan antar komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya yang dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang local.
1.2.2. Penggunaan Aplikasi Peralatan Otomatisasi Kantor Oleh Sekretaris Maintenance PT Primayudha Mandirijaya Departemen Maintenance
Aplikasi otomatisasi kantor yang ada di PT Primayudha Mandirijaya diantarannya yaitu e-mail, voice mail, facsimile, audio conference, video conference, word processing, spreadsheet, desktop publishing dan electronic scheduling, Adobe reader,foxit reader, dan 7zip. Namun mereka belum menggunakan aplikasi e-filing system. Pengarsipan masih dilakukan secara manual.
Sedangkan peralatan yang digunakan Sekretaris di PT Primayudha Mandirijaya yaitu komputer, telepon, printer, mesin fotokopi, scanner, dan Teletex. Komputer merupakan peralatan yang penting bagi sekretaris, karena hampir seluruh kerja sekretaris menggunakan komputer, mulai dari menginput data, proses, hingga output data/informasi. Jenis komputer yang digunakan di Departemen Maintenance yaitu HP LV2011, yang merupakan komputer modern dengan design slim dan memiliki layar 20”. Sekretaris menggunakan aplikasi dan peralatan otomatisasi kantor yang tersedia untuk berkomunikasi, menghimpun, mencatat, mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.
Berkomunikasi
Sekretaris menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan supplier maupun kolega pimpinan. Sebelumnya sekretaris harus bertemu langsung dengan meluangkan waktu yang cukup lama untuk bertemu langsung dengan lawan bicara
Spark
Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan fasilitas chatting khusus untuk semua staf administrasi perusahaan, yaitu Spark. Aplikasi ini dapat dijalankan tanpa dukungan jaringan internet. Aplikasi ini dirancang khusus yaitu selain untuk menghemat bandwidth, aplikasi ini juga bertujuan mendukung aktivitas kerja sekretaris dalam berkomunikasi.
Telepon
Sekretaris menggunakan telepon untuk berkomunikasi internal perusahaan maupun eksternal. Departemen Maintenance menggunakan telepon Panasonic jenis KX-TS505 MX, yang merupakan produk dari negara Malaysia. Cara penggunaannya Cukup menekan tombol nomor yang dituju dan hanya menunggu beberapa menit lalu akan segera tersambung dengan lawan bicara. Namun saat sekretaris menghubungi foreman untuk memberikan informasi yang urgent sekretaris harus mencari foreman dengan berkeliling departemen produksi, belum ada fasilitas internal yang mobile.
Telepon genggam
Sekretaris Departemen Maintenance juga memanfaatkan teknologi yang ada dizaman modern ini, yaitu Blackberry Messenger dan Whats App. Sekretaris dan pimpinan sering berkomunikasi dengan menggunakan Whats App ataupun Blackberry Messenger saat ada informasi yang mendesak yang harus segera ditindaklanjuti.
Surat
untuk berkomunikasi tertulis sekretaris melakukan korespondensi antar departemen maupun antar relasi bisnis dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word.
Sekretaris Departemen maintenance kadang juga menggunakan Telex dalam kerjanya, yaitu saat menerima balasan offer dari supplier.
Menghimpun
Selain untuk berkomunikasi e-mail juga digunakan untuk membantu kerja sekretaris dalam menghimpun informasi dari pimpinan, supplier, departemen lain, dan kolega pimpinan. Namun masih ada pekerjaan yang dilakukan secara manual, yaitu menghimpun data-data dari foreman dan karyawan, sehingga menyebabkan ruang kerja sekretaris menjadi sempit karena banyak tumpukan buku yang berisi data dan informasi.
Mencatat
Word processing (Microsoft Word)
Dalam pencatatan file-file penting, jadwal perawatan mesin, Purchase Order record, indent, dan issue sekretaris Departemen Maintenance menggunakan aplikasi word processing. Word processing (Microsoft Word) juga digunakan dalam akivitas menyusun surat, membuat memo dan membuat laporan.
Namun dalam pencatatan data over time karyawan Maintenance, presensi karyawan Maintenance dan data cuti karyawan masih dilakukan secara manual dengan mencatat dibuku besar yang diberi kolom-kolom.
Meja sekretaris juga banyak daftar kontak supplier yang tidak diinput di komputer. Sehingga ketika pimpinan memerintahkan sekretaris untuk menelepon salah satu supplier, sekretaris harus mencari satu persatu di buku name card secara manual.
Spreadsheet
Dalam aktivitas kerjanya sekretaris menggunakan aplikasi pendukung otomatisasi kantor yaitu spreadsheet, yaitu aplikasi yang digunakan untuk menghitung cost, stock ageing, dan jumplah pembayaran sebelum melakukan pembelian sparepart.
Solomon
Aplikasi khusus yang dimiliki PT Primayudha Mandirijaya ini digunakan oleh sekretaris departemen maintenance untuk mencatat indent dan issue dari barang/ sparepart yang dipesan.
Mengirim
Sekretaris menggunakan e-mail dalam mengirim gambar sample yang akan dipesan. Apabila sekretaris harus mengirimkan foto sampel sparepart untuk segera di indent namun ukuran gambar terlalu besar maka sekretaris terlebih dahulu meng compress file tersebut supaya menjadi ukuran yang agak kecil dengan menggunakan aplikasi 7Zip.
Memperbanyak
Mesin Fotokopi
Sekretaris menggunakan mesin fotokopi yang telah disediakan oleh perusahaan untuk memperbanyak file dalam bentuk hard copy, misalnya file purchasing order yang harus digandakan untuk di file, ataupun file memo buang oli yang harus diperbanyak untuk dibagikan disetiap unit kerja departemen maintenance.
Printer
Sekretaris menggunakann printer untuk mencetak dan memperbanyak cetakan untuk dokumen yang diperklukan. Jenis printer yang dimiliki departemen maintenance yaitu HP printer Laser Jet P1505, yaitu jenis printer yang metode pencetakannya menggunakan tinta bubuk/toner dengan perangkat infra merah. Printer jenis ini dipilih karena menghasilkan cetakan yag lebih bagus dari pada printer jenis dot matric maupun ink jet.
Scanner
Seringkali sekretaris menggunakan scanner untuk memperbanyak (menggandakan) dokumen, dari hard copy mendadi soft copy. Misalnya Sekretaris mengirimkan sertifikat calibrasi untuk dikirim ke departemen keuangan, maka sekretaris harus men scann dokumen sertifikat yang dalam bentuk hard copy menjadi soft copy untuk dapat dikirimkanlewat e-mail.
Dengan dukungan printer dan komputer sekretaris juga menggunakan aplikasi Foxit Reader dan adobe Reader untuk membaca, mencari dan mencetak dokumen bentuk PDF.
Menyimpan
Dalam penyimpanan file-file yang harus diarsip sekretaris belum memiliki aplikasi electronic filing system, sehingga kegiatan pengarsipan masih dilakukan secara manual dengan menggunakan owdner.
Penyimpanan name card masih menggunakan cara menual dengan menggunakan buku name card.
3.1 Efisiensi Kerja Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
Efisiensi kerja dapat dilihat dari lima unsur yaitu ruang, waktu, pikiran, tenaga dan biaya. Efisiensi kerja sekretaris dapat dilihat mulai dari aktivitasnya dalam berkomunikasi, menghimpun, mencatat, mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.
Menurut sekteraris Departemen Maintenance efisiensi dapat terwujud dengan penggunaan telepon, email, spark dalam melakukan komunikasi dengan lawan bicaranya, sekretaris merasa bahwa waktu yang dibutuhkan dalam melakukan semua aktivitas kerjanya menjadi lebih singkat dan menghemat biaya. Namun masih ada aktifitas sekretaris dalam hal komunikasi yang belum menggunakan otomatisasi kantor.
Melalui penggunaan telepon, email dan spark beberapa unsur efisiensi dapat terwujud, yaitu dalam hal penghematan ruang, waktu dan biaya. Karena sebelum menggunakan peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor sekretaris harus meluangkan waktu dan menggunakan biaya untuk bertemu dengan lawan bicaranya, kini dengan penggunaan peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor semuamenjadi lebih mudah. Walaupun sekretaris belum memaksimalkan fungsi dari telepon, karena sekretaris masih berkomunikasi langsung tanpa perantara dengan para foreman, sehingga sewaktu ingin berbicara dengan para foreman sekretaris darus mencari dengan berjalan kaki keliling departemen.
Sekretaris menggunakan email dalam mendukung aktifitas kerjanya. Dengan menggunakan email sekretaris dapat mengirim dokumen dengan cepat dan hemat biaya tanpa terbebani biaya pengiriman. Dokumen-dokumen yang dikirim lewat email seperti surat, laporan, item request, informasi sampel, item pembelian, dan issue.
Dalam pencatatan data dan pembuatan laporan, sekretaris menggunakan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Exel. Dengan aplikasi ini pekerjaan sekretaris menjadi lebih cepat, rapi, dan menghemat ruang, karena kegiatan pencacatan data langsung dapat dilakukan lewat komputer tanpa berbelit-belit menulis di buku, yang tentunya hal
itu menggunakan waktu yang tidak sedikit. Akan tetapi masi ada aktivitas kerja sekretaris Departemen Msintenance yang msih menggunakan cara manual, yaitu pencacatan presensi dan cuti karyawan, masih menggunakan buku isi tebal yang harus digaris-garis untuk dibuat kolom dan proses pencatatan baru dapat dimulai. Pencatatan secara manual ini memerlukan biaya dalam hal penggunaan buku dan alat tulis kantor, serta memakan ruang untuk menyimpan buku tersebut.
Selain pencatatan, sekretaris juga harus menyimpan dokumen-dokumen penting, dalam proses penyimpanan sekretaris masih menggunakan owdner, sehingga sewaktu pimpinan memerlukan dokumen sekretaris harus mencari satu per satu dengan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Dokumen yang diarsip di owdner juga memerlukan ruangan yang tidak sedikit.
