BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Prabu Jaya didirikan oleh Bapak Kisudjo Tjanggal pada tahun 1973, masih dengan nama UD. Prabu Jaya dan bergerak pada bidang produksi dan penjualan lokal. Selain itu, UD. Prabu Jaya juga mensuplai pintu serta produk lain ke kontraktor dan developer. Pada tahun 1992, PT. Prabu Jaya mulai melakukan penjualan ekspor dengan pengiriman barang pertama kali ke negara Hong Kong, Taiwan dan Korea. Pada tahun 1994, bagian pemasaran PT. Prabu Jaya melakukan ekspansi penjualan ke Jepang, Eropa, Afrika, Malaysia, Singapore, Thailand dan negara-negara lainnya.
Walaupun pada tahun 2002, dengan adanya ketentuan pemerintah mengenai masalah Illegal Logging, yang menyebabkan industri perkayuan mengalami dampak negatif kekurangan bahan baku, PT. Prabu Jaya dapat bertahan dengan menggunakan bahan baku kayu Plantation seperti durian, sengon, kemiri, akasia, rambung, mahoni dan jenis kayu lainnya sehingga produktifitas pabrik yang dihasilkan tidak menurun. Selain itu, dengan penggunaan kayu plantation, PT. Prabu Jaya juga turut serta mengurangi dampak global warming dan menciptakan proses dan produk ramah lingkungan.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
PT Prabu Jaya ini bergerak di bidang pengolahan kayu dimana PT Prabu Jaya ini terdiri dari dua pabrik:
1. Pabrik I: Pabrik pengolahan bahan mentah menjadi bahan setengah jadi seperti kusen pintu, papan lantai, bagian laci, dan lain-lain.
2. Pabrik II : Pabrik pengolahan bahan setengah jadi menjadi bahan jadi seperti pintu kayu dan lain-lain.
Adapun produk yang dihasilkan dapat berupa:
a. Door ( Pintu ) b. Window ( Jendela )
c. Engineering Door Jamb Profile Sets d. Flooring Prefinished Products ( Lantai ) e. Ceiling Board ( Plafon )
f. Moulding
g. Finger Joint Lamboard h. Laminating Scantling
i. Skirting, Finger Joint Laminating
2.3. Lokasi Perusahaan
PT Prabu Jaya ini memiliki dua pabrik dengan rincian sebagai berikut:
1. Pabrik I berlokasi di jalan Patumbak Km 8 no 42 Medan Tanjung Morawa, Medan-Sumatera Utara
2. Pabrik II berlokasi di jalan Patumbak Km 8 10-A Medan Tanjung Morawa, Medan-Sumatera Utara
2.4. Daerah Pemasaran
PT Prabu Jaya merupakan perusahaan berskala internasional yang selalu menjaga kualitas produk yang akan diekspornya. Adapun daerah pemasaran produk PT Prabu Jaya ke berbagai negara seperti Jepang, Belanda, Australia, Afrika, Eropa, Inggris, Belgia, Cina, Taiwan, Amerika dan Korea Selatan.
Untuk daerah lokal, pabrik ini mencakup wilayah Sumatera, Jawa dan Kalimantan.
Produk kayu yang berkualitas tinggi lebih diutamakan sebagai produk ekspor ke luar negeri sedangkan untuk produk yang memiliki kualitas yang lebih rendah atau dikatakan sebagai produk semi defect dijual dalam wilayah lokal.
Namun demikian produk semi defect ini tetap dapat digunakan sebagai produk yang layak pakai.
2.5. Organisasi dan Manajemen 2.5.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi.
Organisasi dapat diartikan sebagai kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. Sedangkan ditinjau dari segi badan dan struktur, organisasi dapat diartikan sebagai gambaran secara skematis tentang hubungan–hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan.
Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Prabu Jaya adalah bentuk lini dan fungsional dimana merupakan campuran struktur organisasi lini dan struktur organisasi fungsional. Pada struktur organisasi di PT. Prabu Jaya, komisaris membawahi direktur utama dan direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur operasional membawahi beberapa departemen dan pimpinan departemen tersebut membawahi pekerja. Struktur organisasi PT. Prabu Jaya dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Komisaris
Direktur Utama
Direktur Operasional
Manajer Personalia Manajer Keuangan
dan Pembukuan Manajer Logistik Manajer Penjualan Manajer Produksi
Chief Financing
Staf Financing
Chief Accounting
Staf Accounting
Chief Pembelian
Staf Pembelian
Chief Gudang
Staf Pergudangan
Satpam/
Umum
Staf Personalia
Chief Adm Export
Staf Adm Export
Chief Penjualan
Staf Penjualan
Chief Solid Door
Tenaga Kerja
Chief Flooring
Tenaga Kerja
Chief Door Jamb
Tenaga Kerja
STRUKTUR ORGANISASI PT. PRABU JAYA
= lini
= fungsional
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Prabu Jaya
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan di PT Prabu Jaya ini adalah:
1. Komisaris.
Komisaris merupakan pimpinan puncak dari PT Prabu Jaya yang bertugas untuk memonitor jalannya seluruh pergerakan perusahaan.
2. Direktur Utama.
Direktur utama bertanggung jawab langsung kepada komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur utama membawahi direktur operasional.
Direktur utama bertugas untuk memonitor jalannya operasional perusahaan.
3. Direktur Operasional.
Direktur operasional bertanggung jawab langsung kepada direktur utama.
Dalam melaksanakan tugasnya, direktur operasional membawahi lima manajer, yaitu manajer keuangan dan pembukuan, manajer logistik, manajer penjualan, manajer personalia dan manajer produksi. Direktur operasional bertugas untuk mengatur operasional perusahaan.
4. Manager Produksi.
Manager produksi bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional.
Manager produksi bertugas dalam memonitor pekerjaan seluruh karyawan produksi agar menghasilkan kualitas produk sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan dan bertanggung jawab dalam masalah produksi.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager produksi dibantu oleh beberapa chief atau supervisor sesuai dengan divisi masing-masing yakni bagian solid
door, bagian flooring dan bagian door jamb/pulai. Adapun jumlah pekerja untuk bagian produksi ini berjumlah lebih kurang 200 orang.
5. Manager Penjualan.
Manager penjualan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional.
Manager penjualan bertugas untuk memonitor aktivitas penjualan yang berhubungan dengan buyer (pembeli) dan bekerja sama dengan bagian produksi dalam menghasilkan produk sesuai yang diinginkan buyer. Divisi penjualan terdiri atas dua bagian, yaitu bagian administrasi ekspor yang mengurusi dokumen-dokumen ekspor impor dan bagian penjualan yang berhubungan langsung dengan buyer.
6. Manager Personalia
Manager personalia bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional.
Manajer personalia bertugas untuk menentukan tugas-tugas para karyawan yang bekerja di perusahaan serta memberikan penilaian terhadap prestasi kerja karyawan. Selain itu, manager personalia juga merencanakan dan mengorganisasi kebutuhan tenaga kerja di masing-masing bagian. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh satpam dan staf personalia.
7. Manager Logistik.
Manager logistik bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional.
Manager logistik bertugas untuk memonitor aktivitas pembelian dan persediaan barang di gudang seperti pengadaan sparepart mesin dan bahan pembantu produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik
dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief pembelian dan chief gudang.
8. Manajer Keuangan dan Pembukuan
Manajer keuangan dan pembukuan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer keuangan dan pembukuan bertugas untuk memonitor semua arus keuangan perusahaan baik dari pengeluaran ataupun pemasukan. Bagian ini melakukan rekapitulasi keuangan dan laporan penjualan dan penerimaan uang serta melaporkan secara rutin hasil kerja mereka kepada pimpinan perusahaan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief financing dan chief accounting.
9. Chief Financing.
Chief financing bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan pembukuan. Chief financing bertugas untuk mengatur finansial perusahaan yang mencakup pembukuan kas, penutupan kas setiap tahun dan pekerjaan finansial lainnya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief financing dibantu oleh staf finance.
10. Chief Accounting
Chief accounting bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan pembukuan. Chief accounting bertugas untuk mengatur proses arus kas keluar dan masuk di dalam perusahaan serta membuat laporan keuangan yang akan direkapitulasi sebagai pembukuan oleh bagian finance. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief accounting dibantu oleh staf accounting.
11. Chief Pembelian
Chief pembelian bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief pembelian bertugas untuk mengatur proses pembelian di dalam perusahaan dimana proses ini berkaitan langsung dengan konsumen atau perusahaan pemesan produk PT Prabu Jaya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief pembelian dibantu oleh staf pembelian.
12. Chief Gudang
Chief gudang bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief gudang bertugas untuk mengatur proses penyimpanan bahan baku ataupun produk jadi yang siap dipasarkan dimana produk atau bahan dikelompokkan sesuai dengan karakter produk atau bahan yang ditentukan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief gudang dibantu oleh staf pergudangan.
13. Chief Adm. Export
Chief adm. export bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan.
Chief adm. export bertugas untuk mengatur proses ekspor produk ke luar negeri mulai dari proses transportasi, pembayaran ataupun pertemuan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief adm. export dibantu oleh staf adm. export.
14. Chief Penjualan
Chief penjualan bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan.
Chief penjualan bertugas untuk mengatur proses penjualan baik secara lokal maupun internasional. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief penjualan dibantu oleh staf penjualan.
15. Chief Solid Door
Chief solid door bertanggung jawab langsung kepada manager produksi.
Chief solid door bertugas untuk mengatur proses pembuatan solid door.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief solid door dibantu oleh para tenaga kerja.
16. Chief Flooring
Chief flooring bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief flooring bertugas untuk mengatur proses pembuatan flooring. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief flooring dibantu oleh para tenaga kerja.
17. Chief Door Jamb
Chief door jamb bertanggung jawab langsung kepada manager produksi.
Chief door jamb bertugas untuk mengatur proses pembuatan door jamb.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief door jamb dibantu oleh para tenaga kerja.
18. Staf Finance.
Staf finance bertanggung jawab langsung kepada chief financing. Staf finance bekerja di dalam bidang finansial atau masalah pembukuan keuangan yang terjadi pada perusahaan.
19. Staf Accounting.
Staf accounting bertanggung jawab langsung kepada chief accounting. Staf accounting bekerja di dalam bidang akuntansi atau pelaporan arus masuk dan keluar kas di dalam perusahaan.
20. Staf Pembelian.
Staf pembelian bertanggung jawab langsung kepada chief pembelian. Staf pembelian bertugas melayani proses pembelian oleh konsumen dan mengatur semua proses pembelian dengan prosedur yang ditentukan.
21. Staf Pergudangan.
Staf pergudangan bertanggung jawab langsung kepada chief gudang. Staf pergudangan bertugas untuk mengawasi proses masuk dan keluar bahan atau produk dari gudang.
22. Staf Adm.Export.
Staf adm.export bertanggung jawab langsung kepada chief adm.export. Staf adm.export bekerja di bidang ekspor produk.
23. Staf Penjualan.
Staf penjualan bertanggung jawab langsung kepada chief penjualan. Staf penjualan bekerja di bidang penjualan produk sekaligus juga bisa melakukan promosi produk.
24. Staf Personalia
Staf personalia bekerja di dalam bidang personalia perusahaan. Staf personalia bertanggung jawab langsung kepada manager personalia.
25. Satpam/Umum
Satpam/ umum bertugas untuk menjaga dan mengawasi keamanan dan ketertiban umum di lingkungan perusahaan. Satpam bertanggung jawab langsung terhadap manager personalia.
26. Tenaga Kerja.
Tenaga kerja bertanggung jawab langsung kepada chief solid door, chief flooring, dan chief door jamb. Tenaga kerja bekerja di bidang produksi.
2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja 2.5.3.1. Jumlah Tenaga Kerja
Untuk memperoleh tenaga kerja, perusahaan menggunakan beberapa sumber, yaitu:
1. Dari dalam perusahaan (internal)
Untuk memperoleh tenaga kerja dari dalam perusahaan, diterapkan manajemen System Promotion Within, dimana untuk mengisi jabatan yang lowong dilakukan dengan mengangkat jabatan dari dalam perusahaan sendiri dengan cara melakukan mutasi, promosi, dan rotasi. Dengan demikian perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan yang mempunyai bakat, keterampilan, dan kompetensi untuk berkembang.
2. Dari luar perusahaan (eksternal)
Penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan dapat diperoleh dari:
a. Keluarga atau famili karyawan perusahaan.
b. Teman-teman atau kenalan karyawan perusahaan.
Saat ini PT. Prabu Jaya pada bagian Agro Produksi memperkerjakan karyawan tetap pada bagian produksi sebanyak 150 orang dan karyawan tidak tetap pada bagian produksi sebanyak 50 orang.
Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja
NO. JABATAN JUMLAH (ORANG)
1 Komisaris 1
2 Direktur Utama 1
3 Direktur Operasional 1
4 Manager Produksi 1
5 Manager Penjualan 1
6 Manajer Personalia 1
7 Manager Logistik 1
8 Manajer Keuangan dan Pembukuan 1
9 Chief Financing 1
10 Chief Accounting 1
11 Chief Pembelian 5
12 Chief Gudang 5
13 Chief Adm. Export 4
14 Chief Penjualan 6
15 Chief Solid Door 2
16 Chief Flooring 8
17 Chief Door Jamb 10
18 Staf Finance 14
19 Staf Accounting 14
20 Staf Pembelian 30
21 Staf Pergudangan 20
22 Staf Adm.Export 18
23 Staf Penjualan 22
24 Staf Personalia 9
25 Satpam 3
26 Tenaga Kerja 200
JUMLAH 380
(Sumber: Bagian Umum PT Prabu Jaya)
2.5.3.2. Jam Kerja
Jam kerja di PT Prabu Jaya adalah 7 jam pada hari Senin – Jumat dengan waktu istirahat sebanyak 1 jam, dan 5 jam pada hari Sabtu. Sistem pembagian jam kerja dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Sistem Pembagian Jam Kerja
HARI JAM KERJA
PAGI (WIB) ISTIRAHAT (WIB) JAM KERJA SORE (WIB) Senin – Jumat 08.00 – 16.00 12.00 – 13.00 13.00-16.00
Sabtu 08.00 – 13.00 - -
(Sumber: Bagian Umum PT Prabu Jaya)
Pada karyawan bagian boiler diterapkan jam kerja non stop, jam kerja non stop dibagi dalam bentuk shift yaitu shift I dimulai dari 06.00-18.00 WIB dan shift II dimulai dari 18.00-06.00 WIB. Shift non stop ini terdapat pada bagian pembakaran kayu dan abu untuk menghasilkan uap pemanasan yang digunakan untuk menghangatkan kayu yang telah disimpan agar tidak cepat rusak serta memiliki kualitas yang baik pada saat produksi.
2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya Sistem pengupahan pada PT Prabu Jaya adalah:
1. Gaji Pokok.
Adapun penjelasan mengenai gaji pokok di PT Prabu Jaya sebagai berikut:
a. Karyawan tetap, gaji pokok diberikan setiap bulan dengan besar gaji sesuai dengan UMK (Upah Minimum Kota) ditambah masa kerja dan uang makan karyawan tersebut.
b. Karyawan tidak tetap, gaji pokok diberikan setiap bulan dengan besar gaji sesuai dengan hasil kerja karyawan tersebut.
2. Insentif Perusahaan
Selain pemberian kompensasi/upah, perusahaan juga memberikan insentif bagi karyawan seperti:
a. Memberikan THR (Tunjangan Hari Raya) kepada karyawan. THR ini hanya diberikan kepada karyawan tetap PT. Prabu Jaya.
3. Fasilitas Perusahaan
Fasilitas perusahaan yang disediakan oleh perusahaan seperti:
a. Perusahaan menyediakan tempat ibadah dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melaksanakan ibadah. Fasilitas ini dapat digunakan oleh seluruh karyawan PT. Prabu Jaya baik karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap.
b. Perusahaan mengasuransikan karyawan berupa JAMSOSTEK (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) kepada karyawan PT. Prabu Jaya. Program ini diberikan hanya kepada karyawan tetap PT. Prabu Jaya.
c. Adanya bantuan untuk kesehatan dan kesejahteraan karyawan.
Bantuan itu berupa:
i. Bantuan pembayaran biaya pengobatan atau biaya rumah sakit ii. Bantuan untuk perkawinan, kelahiran dan musibah.
Bantuan kesehatan ini diberikan kepada semua karyawan PT. Prabu Jaya baik karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap.
