ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN
PENJUALAN PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ahmad Ihsan Adi Kurniawan
06.11.1020
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION OF PURCHASE AND SALES AT BUM MINI MART KEBUMEN
CENTRAL OF JAVA
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
Ahmad Ihsan Adi K Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Minimarket is actually a kind of "grocery stores" or stores that sell all kinds of goods and food, but not as complete and as big as a supermarket. In contrast to the grocery store, mini implement self-service, where buyers pick up their goods they need from the shelves of merchandise and pay dikasir. This system also helps that the buyer does not owe.
BUM Mini Market is a business unit of the Cooperative BUM (Independent Business Development), which was established in 2009. Recording the sale and purchase of products on the BUM Mini Market is still done manually stored in the sheet - the sheet of paper and recorded every bulanya this can lead to the accumulation of data.
The results of the analysis are still stout is overlooked in the recording and preparation of reports. BUM Mini Market need to implement a new method of data storage each transaction that can process data quickly and accurately.
1. PENDAHULUAN
Usaha kecil menengah saat ini sedang ditumbuh kembangkan di daerah pedesaan maupun perkotaan. Hal ini ditandai dengan banyaknya warung, toko, koperasi maupun mini market telah menjamur diperkotaan hingga pedesaan, dengan maraknya usaha-usaha kecil menengah berjalan dibidang yang sama, dapat menyebabkan tingkat persaingan diantara mereka lebih tinggi, untuk mengatasi persaingan-persaingan tersebut tentunya memerlukan sebuah teknik atau cara tersendiri agar dapat berjalan secara efektif dan diharapkan dapat menjadi usaha kecil menengah yang inovatif dan memiliki keunggulan dalam bersaing tanpa harus melupakan estetika-estetika dalam persaingan perdagangan.
Sejalan dengan perkembangannya teknologi informasi dapat membantu manusia memasuki peradaban yang baru diera globalisasi dan teknologi yang di ciptakan untuk membantu pekerjaan sehari – hari. Keunggulan bersaing mengacu pada penggunaan teknologi informasi untuk mendapatkan prestasi dan nama baik didalam laju perkembangan perusahaan. Salah satu pekembangan teknologi informasi yang begitu cepat dan pesat adalah teknologi informasi berbasis database yang dapat menarik perhatian dan rasa ingin tahu seseorang ketika ingin memanfaatkan teknologi tersebut.
BUM Mini Market yaitu salah satu unit usaha dari Koperasi BUM (Bina Usaha Mandiri) terletak di Jl.Kelurahan Rt.08 Rw.02 (Komplek Yayasan Al-Hikmah) Desa Selokerto Sempor Kebumen Jawa Tengah Telp. (0287) 471885 yang berdiri pada tahun 2009. Pencatatan penjualan dan pembelian produk pada BUM Mini Market masih dilakukan secara manual yang disimpan dalam lembaran – lembaran kertas dan dibukukan tiap bulanya hal ini dapat mengakibatkan penumpukan data, sehingga diperlukan metode baru dalam penyimpanan data setiap transaksi yang mampu memproses data secara cepat, tepat dan akurat.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Elemen yang terdapat di dalam sistem itulah yang disebut dengan subsistem Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi. Pendekatan yang menekankan prosedur mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu ( Richard F.Neuschel ).
2.1.2 Karakteristik Sistem 1. Komponen ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen sistem, elemen – elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari sistem.
2. Batas Sistem ( Boundary )
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukkan Sistem ( Input )
Masukkan sistem merupakan bagian dari sistem yang menerima data masukan, yang data ini dijadikan sebagai energi dari data yang dimasukan didalam suatu sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan ( agar sisem tersebut dapat beroperasi dengan baik ) dan masukan signal ( energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran ).
6. Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna tergantung dari manfaatnya. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem ( Proses )
Pengolah sistem merupakan bagian dalam sistem yang melakukan pengolahan masukan untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan. 8. Sasaran Sistem ( Objective )
Suatu sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan, pada masa kini maupun masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang sangat bermanfaat.
2.2.2 Siklus Informasi
Siklus informasi merupakan gambaran secara umum mengenai proses data yang dihasilkan dari pengolahan data – data sebelumnya yang akan digunakan kembali sebagai data untuk menghasilkan informasi berikutnya dan begitu juga seterusnya dalam perjalanan siklus informasi.
2.2.3 Kualitas Informasi
Tiga hal pokok yang sangat dipengaruhi pada kualitas informasi, diantaranya :
1. Akurat ( Accurate )
Sebuah informasi dapat tidak akurat karena mengalami gangguan pada sumber informasi ( data ) yang asli. Informasi harus benar – benar bebas dari kesalahan – kesalahan data yang dihasilkan, agar penerima tidak merasa dirugikan. Point yang dapat mempengaruhi keakuratan sebuah informasi antara lain pada tidak lengkapnya sebuah informasi, kebenaran suatu informasi, keamanan pada informasi.
2. Tepat Waktu ( Time Lines )
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan datangnya tidak terlambat pada penyampaian informasi dan harus tepat waktu, sebab keterlambatan suatu informasi dapat menghilangkan peluang bisnis.
3. Relevan ( Relevances )
Informasi akan relevan jika informasi tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan bagi penggunanya. Informasi tersebut dapat dikatakan berkualitas apabila yang dibutuhkan bermanfaat bagi penerima informasi.
2.2.4 Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif disbanding dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis). Tujuan dibuatnya sistem informasi yaitu agar dapat tercapainya manajemen yang baik pada suatu organisasi.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grundnitski “Bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebutkannya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok basis kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya”. Mereka membuat gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar 2.2 di bawah.
user user
1. Blok Masukan ( Input Block )
Input pada sistem informasi dapat berupa dokumen – dokumen dasar. Input termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.
2. Blok model ( Model Block )
Blok model dari kombinasi prosedur , logika dan model matematik adalah informasi yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan pada basis data.
3. Blok Keluaran ( Output Block )
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi ( Technology Block )
Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data ( Database Block )
Data yang terdapat didalam basis data perlu diorganisasikan sedimikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Data Base Management System). Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya merupakan blok basis data.
6. Blok Kendali ( Control Block )
Membantu pengendalian sistem operasional agar dapat mencegah terjadinya kesalahan sistem.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.4.1 Sistem Informasi Pembelian
Pembelian yaitu suatu aktifitas yang bertujuan mendapatkan suatu barang dari distributor, yang kemudian diolah sebelum dipasarkan kepada konsumen. Sistem informasi pembelian merupakan suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait bertujuan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi yang spesifik, tepat waktu, dan teratur untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang pembelian dengan tujuan menyempurnakan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pengadaan barang.
2.4.2 Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan merupakan suatu struktur yang belanjut dan saling terkait dari orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan memperlancar penjualan barang. Untuk mewujudkan kepuasan konsumen dalam bertransaksi perusahaan harus mempunyai sistem penjualan yang lebih baik.
2.5 Konsep Dasar Basis Data
2.5.1 Tujuan Basis Data
Basis data bertujuan untuk mengatur data seingga diperoleh kemudahan, ketetapan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :
1. Tidak Adanya Redudansi dan Inkonsistensi Data
Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan dibeberapa tempat. Akibat dari redudansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak konsisten. 2. Kesulitan Pengaksesan Data
Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi dengan menggunakan query. Selain itu, basis data bisa dihubungkan dengan program aplikasi sehingga memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi. 3. Multiple User
Basis data memungkinkan penggunaan data bersama-sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda.
2.5.2 Manfaat Basis Data
Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data, diantarana :
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokkan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga akan menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki.
3. Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antar data dapat menekan ketidakakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
4. Ketersediaan (Availability)
Menggunakan Basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.
5. Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan dan posisinya.
6. Kebebasan Data (Data Independence)
Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data, maka dengan basis data perubahan ini hanya perlu dilakukan pada DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
2.6 Perancangan Sistem Basis Data
2.6.1 Analisis PIECES
Perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan ini menggunakan metode PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ). Analisis ini akan membantu perancangan sistem yang lebih baik dan akan diperoleh berbagai usulan.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja yang peningkatan terhadap sistem yang baru menjadi lebih sangat efektif. Jumlah kinerja yang dilakukan selama periode waktu tertentu dapat diukur dari response time. Response time adalah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan.
2. Informasi ( Information )
Peningkatan pada informasi agar mendapatkan kualitas yang bermutu. 3. Ekonomis ( Economy )
Peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau penurunan – penurunan biaya yang terjadi.
4. Pengendalian ( Control )
Peningkatan terhadap pengendalian untuk memperbaiki kesalahan – kesalahan yang akan terjadi.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Peningkatan terhadap efisiensi yang berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimun. Efisiensi diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.2 Flowchart
Sistem flowchart merupakan diagram aliran data, penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urut - urutan prosedur dari suatu program. Untuk memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan dalam menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian.
2.6.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram ( DFD ) merupakan gambaran sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan / dikembangkan.
2.6.4 Konsep Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan lojik basis data relasional yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan – aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Teknik normalisasi itu sendiri merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Apabila terjadi kesulitan dalam memecahkan relasi tersebut maka dipecahkan menjadi beberapa tabel lagi atau perancangan yang dibentuk dalam mencapai database yang optimal. Bentuk – bentuk normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Normal Pertama
Bentuk normal tahap pertama ( 1NF ) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama.
2. Bentuk Normal Kedua
3. Bentuk Normal Ketiga
Bentuk normal ketiga ( 3NF ) relasi haruslah ada dalam normal kedua dan semua atribut bukan kunci bergantung pada primary key secara menyeluruh yang terbentuk dalam foreign key.
2.7 Perangkat Lunak 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman berorientasi objek yang sering digunakan pada saat ini. Selain mudah dipelajari sendiri, visual basic juga cukup handal untuk digunakan dalam pembuatan berbagai aplikasi, terutama aplikasi database. Visual basic merupakan bahasa pemrograman terkendali ( event drive ), dimana program menunggu sampai ada respon dari pemakai berupa kejadian atau event, ( Ema Utami dan Sukrisno : 2005 ). Dibandingkan dengan pemrograman yang lain seperti pascal yang mengharuskan penulisan kode program untuk segala sesuatu yang diinginkan dalam penulisan kejadian, maka visual basic memberikan berbagai macam kemudahan untuk pemula.
2.7.2 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL server 2000 merupakan aplikasi database yang dibuat oleh microsoft. Fungsi utamanya sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Microsoft SQL server 2000 juga merupakan pendobrak dan inovasi database yang modern dengan mengetengahkan kemudahan, kecepatan, ketepatan dan kecanggihan dalam mengelola sebuah database modern berskala kecil, menengah dan besar.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum BUM Mini Market
Yayasan Al-hikmah sebagai salah satu wadah riil aktualisasi (wajihah amal) para insan dakwah adalah berawal dari kumpulan insan dakwah yang mempunyai visi, misi dan manhaj yang sama. Dengan kegiatan yang meliputi Bidang Pendidikan, Bidang Sosial dan Bidang Dakwah semuanya berorientasi ’social oriented’. Tidak ada muatan ’business oriented’, yayasan berjalan dengan semangat motto ”Isilah Hidup Dengan Dakwah”.
Pada perjalanannya tidak dipungkiri bahwa kendala kegiatan telah banyak dialami. Kendala manajemen pengelolaan (non materiil) harus diatasi dengan pembenahan manajemen pengelolaan, kendala maliyah dan pembiayaan (materiil) harus diatasi dengan solusi bagaimana ada ketersediaan sumber pembiayaan yang memadai.
Sumber pembiayaan yang sudah ada sekarang lebih bersifat pasif dari penyelenggaraan pelayanan / jasa yakni pada bidang pendidikan yang bersifat pasti tetapi terbatas, maupun pada bidang dakwah dan Bidang Sosial yang bersifat tidak pasti tetapi tidak terbatas.
BUM mini market merupakan salah satu unit usaha koperasi dari Yayasan Al-Hikmah yang didirikan untuk menciptakan sumber pembiayaan yang bersifat pasti dan tidak terbatas sebagai solusi ekonomi yang mampu memberikan sumber pembiayaan kegiatan yayasan.
3.2 Analisis Sistem
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada BUM Mini Market, dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut :
a. Proses pelayanan administrasi serta pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
b. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih berbentuk hard document.
3.2.2 Penyebab Masalah
Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :
a. Pencatatan transaksi yang masih manual
b. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data barang dan jenis barang.
c. Pembuatan laporan membutuhkan waktu untuk merekap data transaksi penjualan maupun pembelian agar bisa menjadi laporan yang utuh.
3.2.3 Analisis Kelemahan Sistem
Penulis menggunakan metode PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Security ), untuk mengidentifikasi masalah – masalah ataupun kelemahan – kelemahan yang terdapat pada sistem manual yang diterapkan pada BUM Mini Market.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja diukur dari jumlah produksi ( Troughtput ) dan waktu tanggap ( Response Time ). Kelemahan kinerja pada sistem manual yang diterapkan pada BUM Minimarket dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1 Analisis Kinerja Parameter Kelemahan
Troughput Pelayan merekap data setiap harinya untuk
mempermudah pembuatan laporan bulanan. Roesponse time
( Waktu Tanggap )
Membutuhkan waktu lebih dari 2 menit dalam melayani setiap permintaan calon pembeli, sehingga mengakibatkan antrian.
2. Informasi ( Information )
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi dan menangani masalah yang muncul. oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan
Tabel 3.2 Analisis Informasi Parameter Kelemahan
Akurat Koperasi sering mengalami kerugian akibat kesalahan dari karyawan dalam memberikan informasi harga barang.
waktu untuk mencari informasi data barang tersebut. Relevan Para pelayan sering tidak mengetahui barang yang
diminta tersedia atau tidak, sehingga informasi yang diberikan oleh calon pembeli sering kali tidak sesuai dengan data yang ada.
3. Ekonomi ( Economy )
Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan manfaat. Dengan adanya kelemahan – kelemahan yang ada pada sistem yang lama maka akan mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal atau dikenal. Dalam pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tiggi sehingga membutuhkan banyak biaya.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Parameter Kelemahan
Biaya Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan usaha,pencatatan transaksi penjualan dan pemesanan yang mengakibatkan biaya operasional sistem menjadi dua kali lebih besar.
Manfaat Informasi yang disampaikan tidak jelas dan tidak lengkap karena masih bersifat dokumen, sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
4. Pengendalian ( Control )
Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan yaitu untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi serta untuk menjamin keamanan data atau informasi, dengan adanya pengendalian maka tugas – tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.
Tabel 3.4 Analisis Control Parameter Kelemahan
Hak akses Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang, karena tidak adanya pembatasan hak akses.
Keamanan data Data disimpan dalam bentuk dokumen manual yang mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan ataupun kehilangan data.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemempuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan.
Tabel 3.5 Analisis efisiensi Parameter Kelemahan
Pencatatan data transaksi
Setiap dokumen transaksi penjualan, pembelian, dan pemesanan harus dibedakan satu dengan yang lain, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Tingkat kesulitan dalam pencatatan dan penyimpanan data transaksi sangat tinggi karena masih berbentuk hard document.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari kualitas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Penyimpanan laporan serta dokumentasi mengenai pengolahan data akan menurunkan kualitas pelayanan dan akan mengakibatkan pegawai menjadi terganggu, sehingga pelayanan perlu ditingkatkan.
Tabel 3.6 Analisis pelayanan Parameter Kelemahan
Kualitas pelayanan Proses pencarian data masih lambat karena banyaknya arsip yang menumpuk, sehingga pelayanan yang diberikan bagi pelanggan kurang memuaskan.
Waktu pelayanan Jika melayani satu konsumen yang membeli banyak barang, waktu yang dibutuhkan cukup lama.
3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis system digunakan untuk menentukan seluruh kebutuhan secara lengkap, maka untuk mempermudahnya analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis yaitu kebutuhan fungsional ( Functional requirement ) dan kebutuhan nonfungsional.
3.2.4.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses yang di lakukan oleh sistem dan informasi – informasi yang dihasilkan oleh sistem. Adapun proses yang dilakukan sistem dan informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah :
1. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi penjualan. 2. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi pembelian. 3. Pengguna dapat melakukan pendataan karyawan ( pelayan )
a. Pengguna dapat merubah data karyawan apabila alamat dan no telepon berubah.
b. Pengguna dapat memasukkan data karyawan baru dengan memasukkan nama, alamat, dan no telepon karyawan.
4. Sistem dapat melakukan transaksi penjualan.
a. Pengguna dapat menyimpan semua data transaksi penjualan. b. Pengguna dapat memasukkan jumlah barang yang terjual. 5. Sistem dapat melakukan transaksi pembelian.
a. Pengguna dapat melihat dan mencari data barang. b. Pengguna dapat mengganti kode barang.
c. Pengguna dapat menghapus data barang beserta atribut dari barang yang dihapus tersebut.
d. Pengguna dapat menghitung jumlah stok barang secara keseluruhan. e. Pengguna dapat memasukkan jenis data barang yang dibeli dari
pemasok beserta dengan kode barang, nama barang, jenis barang, dan lain – lain.
3.2.4.2 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan yang berisi properti yang perilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan nonfungsional ini meliputi antara lain :
1. Operasional
Operasional ini menjelaskan secara teknis tentang bagaimana sistem baru akan bekerja.
2. Kinerja
Peningkatan terhadap sistem yang baru dalam mengolahkan data dan menampilkan informasi secara keseluruhan dalam menyelesaikan proses yang ditangani. Adapun kinerjaaa yang diharapkan dari sistem yang baru ini antara lain :
a. Memudahkan membuat laporan dan cepat.
3. Keamanan ( Security )
Keamanan yang diimplementasikan pada sistem berisi keamanan aplikasi, keamanan data, dan keamanan transaksi. Adapun kebutuhan yang mencakup dengan keamanan antara lain :
a. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda – beda.
b. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan nama (username) dan kata sandi ( Password ).
4. Informasi
Informasi yang dapat dilakukan oleh pengguna pada sistem aplikasi ini berisi hal – hal yang dilakukan. Antara lain :
a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya.
b. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi ( Password ) yang dimasukkan salah.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan yang bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada perancangan program. Adapun perancangan sistem yang diusulkan antara lain :
3.3.1 Perancangan Proses 3.3.1.1 Bagan Alir Sistem (Flowchart)
Bagan alir sistem ( Flowchart ) merupakan bagan yang menunjukkan aliran kerja sistem secara keseluruhan dan menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.
Gambar 3.1 Bagan Alir Sistem ( Flowchart )
3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
3.3.2 Perancangan Basis Data 3.3.2.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan utama dari normalisasi database adalah mencegah terjadinya insertion anomayi ( kesalahan penambahan data kedalam database ), delection anomaly ( kesalahan dalam menghapus data yang ada didalam database ), dan update anomaly ( kesalahan dalam mengubah data, baik dalam penambahan data atau pengurangan data ).
3.3.2.2 Relasi Antar Tabel
Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan tabel yang saling berelasi dan mempunyai hubungan keterkaitan antara satu tabel dengan tabel yang lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data. Relasi antar tabel / field merupakan perancangan lanjutan yang mempunyai tujuan tujuan agar perancang program dapat memahami arah dan hubungan dari masing – masing tabelnya. Dengan adanya hubungan antar tabel maka masing – masing tabel akan terkait dan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Berikut adalah perancangan relasi antar tabel dalam sistem ini.
4. PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Program
Implementasi program merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar nantinya sistem terebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Pada aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini, diimplementasikan dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1 Pemrograman
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan.
4.1.1.1 Membuat Database
Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database.
4.1.1.2 Membuat Form
Form bisa juga disebut halaman interface, digunakan untuk meletakan komponen – komponen yang dibutuhkan dalam mendesain tampilan progam aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket
Penulis mengggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 untuk membuat desain tampilan. Untuk membuat form yaitu dengan cara membuka Microsoft Visual Basic 6.0 pada start menu komputer, pilih standard exe dan klik open.
4.1.2 Pembahasan Program
Program aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini memiliki dua level pengguna yaitu Admin dan Kasir. Perbedaan level pengguna terdapat pada hak akses untuk dapat mengoperasikan menu-menu tertentu.
Administrator (admin) dapat mengakses semua menu yang terdapat pada sistem ini, sedangkan Kasir tidak dapat mengakses menu pengolahan data karyawan dan menu pengolahan data pengguna.
Menu utama merupakan halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login, menu utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain sistem, master data, transaksi, laporan, bantuan dan informasi.
4.1.3 Pengetesan Program
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Sebelum program diterapkan, program tersebut harus terbebas dari kesalahan – kesalahan. Oleh karena itu program harus diuji untuk menemukan kesalahan yang mungkin dapat terjadi.
4.2 Instalasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak dalam hal ini adalah perangkat lunak yang telah dihasilkan dari pengkodean sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi penjualan BUM MiniMarket, dan sistem ini akan ditempatkan pada sistem komputerisasi dengan cara instalasi. Untuk menginstal program aplikasi penjualan BUM MiniMarket, ikuti langkah berikut.
4.3 Pengetesan Sistem
1. Pengetesan sistem informasi BUM Minimarket dengan cara menjalakankan aplikasi apakah sudah bekerja dengan baik dan benar.
2. Pengetesan input data, simpan data dan pembuatan laporan, Jika semua sudah berjalan dengan baik maka aplikasi layak diterapkan.
3. Interaksi tampilan dengan pengguna, untuk mengetahui apakah program aplikasi dan langkah-langkah pengoperasian mudah dipahami oleh pengguna atau tidak. Jika masih terdapat kesulitan atau kendala dalam menjalankan program aplikasi maka perlu ditinjau lagi atau pengguna perlu dilatih kembali dalam menjalankan sistem.
4.4 Pelatihan
Pelatihan pada sistem yang baru dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu sebagai beriku :
4.1.1 Pelatihan prosedur ( Procedural Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur – prosedur tertulis pada personil yang akan dilatih.
4.1.2 Pelatihan tutorial ( Tutorial Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan cara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk tugas – tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung.
4.1.3 Pelatihan langsung dengan pekerjaan ( On The Job Training )
Merupakan pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja sebenarnya.
4.5 Manual Program
Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai rancangan antarmuka ( Interface ), untuk tempat penyimpanan data ( Database ) menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1 Form Login
Sebelum masuk menu utama, pengguna diwajibkan untuk login kedalam sistem terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hak akses pengguna.
Gagal login terjadi jika salah memasukan username atau password. Sistem akan member informasi jika terjadi kesalahan login. Gambar dibawah ini merupakan tampilan form login ketika salah memasukan username.
Gambar 4.42 Tampilan Informasi Salah Username
Gambar dibawah ini merupakan tampilan form login ketika salah memasukan password.
4.1.2 Form Pengguna
Agar pengguna dapat melakukan login kedalam sistem, maka perlu membuat data pengguna didalam sistem. Untuk membuatnya, buka terlebih dahulu form pengguna dengan cara buka menu pengguna yang berada di sub menu sistem pada menu utama. Setelah form pengguna terbuka, klik tombol baru untuk menambahkan pengguna baru. Masukan semua data yang diperlukan beserta status pengguna.
4.1.3 Form data barang
Form ini digunakan untuk mengisi daftar data barang yang nantinya akan digunakan pada pengisian data penjualan. Untuk melakukan pengentrian data barang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.47 Form Data Barang
4.1.4 Form Transaksi Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar pembelian barang dari pemasok yang dilakukan oleh BUM Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data pembelian dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.48 Form Transaksi Pembelian
4.1.5 Form Transaksi Penjualan
Form ini merupakan form yang digunakan untuk melakukan pengentrian data penjualan barang.
4.1.6 Form Transaksi Retur Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar retur yang diakukan oleh BUM Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data penjualan barang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
4.6 Pemeliharaan Sistem
4.1.1 Penggunaan sistem
Yaitu menggunakan sistem sesuai dengan fungsi tugasnya masing – masing untuk operasi rutin atau sehari – hari.
4.1.2 Audit sistem
Yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerjahal semacam ini dapat dilakukan oleh seorang auditor internal.
4.1.3 Penjagaan sistem
Yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga sistem dapat beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran sistem jika sewaktu – waktu terjadi perubahan lingkungan sistem atau modifikasi rancangan software.
4.1.4 Perbaikan sistem
Yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan dalam program atau kelemahan rancangan yang terdeteksi saat tahap pengujian sistem.
4.1.5 Peningkatan sistem
Yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat potensi peningkatan sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu, biasanya adanya potensi peningkatan sistem tersebut terlihat oleh manajer kemudian diteruskan kepada spesialis informasi untuk dilakukan modifikasi sesuai keinginan manajer.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya maka penyusun mengambil kesimpulan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi penjualan yang dapat memberikan kemudahan bagi para pegawai pada koperasi BUM MiniMarket, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak koperasi. Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data, pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat memberikan kemudahan dalam menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
2. Dengan adanya sistem ini dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada koperasi menjadi lebih efisien.
5.2 SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak koperasi di dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, penyusun mempunyai beberapa saran-saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak koperasi guna untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Emma Utami. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database Dengan SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
