45
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Hasil Penelitian
1. Tinjauan Perusahaan
a. Sejarah Singkat Perusahaan
Hotel Batara Banjarmasin merupakan badan usaha yang menyediakan sarana penunjang kegiatan bepergian yang berjarak jauh untuk tempat beristirahat yang berupa kamar tidur bagi masyarakat umum. Hotel Batara Banjarmasin termasuk golongan hotel berbintang satu, yang berdasarkan kriterianya mempunyai 4
type kamar yang akan ditawarkan kepada tamu sesuai type dan tarif harga, hotel ini juga mempunyai fasilitas pendukung berupa jasa layanan makanan dan minuman dan jasa pencuci pakaian. Hotel Batara Banjarmasin dalam pelayanan selalu ramah dan sopan dalam melayani setiap pengunjung yang menginap di hotel. Hotel Batara Banjarmasin beralamatkan di Jalan Perintis Kemerdekaan Pasar Lama Banjarmasin Tengah Kalimantan Selatan, berlokasi ditengah kota yang bertujuan memudahkan para tamu untuk mencari penginapan nyaman dengan harga yang terjangkau.
Hotel Batara Banjarmasin didirikan oleh seorang pengusaha tugboat dan kayu yang cukup dikenal masyarakat sekitar Banjarmasin dan Palangkaraya, yaitu pak Tekman Salim. Usaha dibidang perhotelan ini didirikan karena melihat banyaknya peminat masyarakat dari luar daerah maupun masyarakat lokal yang ingin mencari tempat untuk beristirahat, biasanya tamu yang menginap dihotel sebagian besar adalah masyarakat yang mempunyai acara, kunjungan, atau pun yang mempunyai urusan dari luar daerah. Sehingga dengan didirikan bisnis perhotelan bisa memudahkan masyarakat dari luar daerah maupun masyarakat lokal untuk mencari jasa penginapan. Tekman Salim memulai usahanya dibidang perhotelan ini sejak tahun 2006, dan mulai meresmikan Hotel Batara Banjarmasin pada bulan Februari 2008. Selama mengembangkan usaha perhotelannya, Tekman Salim mempercayakan anaknya yaitu Fransisca yang menjabat sebagai
Hotel Batara Banjarmasin memiliki jumlah 29 kamar, yang terdiri dari 4 type kamar, yaitu:
a. Kamar type Standar, dengan tarif Rp 285.000, sebanyak 7 kamar.
b. Kamar type Superior, dengan tarif Rp 310.000, sebanyak 18 kamar.
c. Kamar type Deluxe, dengan tarif Rp 375.000, sebanyak 2 kamar. d. Kamar type Junior Sweet, dengan tarif Rp 310.000, sebanyak 2
kamar.
Hotel Batara Banjarmasin memiliki 21 orang karyawan seperti dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2
Hotel Batara Banjarmasin Jumlah Karyawan No Posisi/Jabatan Jumlah 1. Direktur Utama 1 2. General Manajer 1 3. Supervisor/HRD 1 4. Receptionist 3 5. Roomboy 4 6. Kitchen 1
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin
Rata-rata pendapatan bersih yang diperoleh untuk setiap bulannya sebesar Rp 20.000.000.
b. Struktur organisasi
Struktur organisasi adalah gambaran yang menunjukan hubungan dan tanggung jawab terkait dengan pembagian tugas, wewenang dari masing-masing departement atau bagian yang terdapat dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan dalam melaksanakan operasinya tidak lepas dari adanya struktur organisasi perusahaan yang baik. Struktur organisasi yang baik bermanfaat untuk menetapkan hubungan kinerja dan berguna untuk mempermudah orang-orang yang bekerja agar dapat saling bekerjasama serta keseragaman untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan perusahaan.
7. Cook Helper 1 8. Houseman 2 9. Waiter 1 10. Laundry 1 11. Dishwasher 1 12. Engineering 1 13. Security 4
Adapun struktur organisasi pada Hotel Batara Banjarmasin dalam mengkoordinasikan tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini :
Bagan 5
Hotel Batara Banjarmasin Struktur Organisasi
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing Bagianyang terlihat pada struktur organisasi Hotel Batara Banjarmasin, sebagai berikut :
a. Direktur Utama
Direktur utama adalah seorang pemilik hotel.
b. General Manajer
General Manajer adalah seorang yang memimpin hotel
dan mengelola operasional dalam manajemen hotel. Adapun tugas seorang General Manajer adalah sebagai berikut:
1) Memeriksa kas yang diterimanya dari semua transaksi melalui dokumen-dokumen.
2) Menetapkan pembuatan anggaran.
3) Mengatur dan meneliti pemesanan dan penerimaan dari pelayanan sewa kamar, laundry dan Coffeshop.
4) Menilai dan memeriksa kepuasaan tamu.
5) Mengawasi persiapan keamanan sekitar lingkungan hotel dan pemeliharaan barang-barang hotel.
6) Menetapkan pemilihan karyawan.
c. Supervisor/HRD
Supervisor/HRD adalah seorang yang bertugas sebagai
asisten General Manajer. Adapun tugas seorang Supervisor/HRD adalah sebagai berikut:
2) Membuat catatan semua transaksi penerimaan kas untuk bahan laporan dan mentotalkan kas selama satu bulan untuk disetorkan kepada General Manajer.
3) Mengawasi, mengontrol, dan mengevaluasi kinerja bawahan. 4) Memberikan training kepada pegawai yang baru bekerja. 5) Mengatur kelompok dan memberikan tugas, serta
menegakkan aturan dan mendisiplinkan bawahan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
6) Memberikan informasi kepada General Manajer mengenai kondisi bawahan.
7) Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh General Manajer.
8) Memecahkan masalah sehari-hari pada Hotel Batara Banjarmasin.
d. Bagian Receptionist
Bagian Receptionist terdiri dari satu orang Head
Receptionist dan dua orang Receptionist. Head Receptionist
bertugas untuk mengarahkan serta mengawasi pekerjaan
Receptionist dan mempunyai tugas yang sama dengan
1) Melayani tamu pertama kali, menyambut dan memberi salam ke setiap tamu yang datang ke hotel.
2) Melayani tamu yang ingin melakukan check-in kamar, mendaftarkan tamu dan mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya atau pun permintaan tamu.
3) Bertanggung jawab untuk memberikan kunci dan mengeluarkan kunci kamar.
4) Memberikan informasi kepada tamu seputar pelayanan atau fasilitas yang tersedia di hotel.
5) Melayani pembayaran oleh tamu dan menerima kas dari transaksi sewa kamar, laundry dan Coffeshop.
6) Melayani tamu saat melakukan check-out. e. Bagian Roomboy
Bagian Roomboy terdiri dari satu orang Head Roomboy
dan tiga orang Roomboy, Head RoomBoy bertugas untuk mengarahkan serta mengawasi pekerjaan Roomboy dan mempunyai tugas yang sama dengan Roomboy. Adapun tugas
1) Memelihara kamar tamu hotel yang meliputi kebersihan, kerapian, keindahan dan kenyamanan tamu di hotel.
2) Membukakan kamar dan mencek keadaan kamar sebelum digunakan tamu saat melakukan check-in.
3) Membawakan barang-barang tamu saat check-in dan
check-out.
4) Mengunci kamar tamu setelah tamu melakukan check-out. f. Bagian Houseman
Bagian Houseman terdiri dari satu orang Head Houseman
dan satu orang Houseman. Head Houseman bertugas untuk mengawasi kebersihan lingkungan sekitar hotel dan mempunyai tugas yang sama dengan Houseman. Adapun tugas yang dilakukan Houseman adalah sebagai berikut:
1) Membersihkan seluruh area hotel, furniture, maupun benda-benda yang ada disekitar ruangan hotel.
2) Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang ada di hotel.
3) Membuang sampah-sampah sekitar area hotel.
4) Melaporkan segala kerusakan barang atau kehilangan barang yang ada di hotel kepada Supervisor/HRD.
5) Memberikan dekorasi ruangan tamu hotel setiap perayaan hari besar dengan tujuan agar hotel tampak indah, menarik dan menyenangkan tamu yang menginap maupun berkunjung ke hotel
g. Waiter
Waiter adalah seorang yang bertugas menjaga Restoran,
melayani tamu saat breakfast dan menyediakan menu breakfast
tamu.
h. Bagian Laundry
Bagian Laundry terdiri dari dua sub bagian yang mempunyai tugas kerja yang berbeda. Satu orang Laundry dan satu orang Dishwasher. Laundry bertugas untuk melayani dan menerima order laundry, mencatat order Laundry, membawa pakaian kotor tamu dan memberitahukan order laundry kepada
Dishwasher, serta mengantarkan hasil laundry tamu ke kamar.
Dishwasher bertugas untuk mencuci pakaian, menyetrika
pakaian, dan membungkuskan pakaian yang telah bersih dan rapi untuk tamu yang telah melakukan order.
i. Kitchen
Kitchen adalah sub bagian dari Coffeshop yang bertugas
untuk mengelola dapur. Adapun tugas Kitchen adalah sebagai berikut:
1) Mengawasi jalanya operasional Kitchen.
2) Melayani transaksi Coffeshop saat tamu menelepon ke Bagian Coffeshop.
3) Menerima order dan mencatat order dari transaksi
Coffeshop.
4) Mengantarkan hidangan Coffeshop yang telah dipesan tamu ke kamar.
j. Cook Helper
Cook Helper adalah sub bagian dari Coffeshop yang
bertugas untuk menetapkan daftar menu, berbelanja bahan-bahan makanan dan minuman, memasak dan membuatkan menu-menu sesuai daftar menu, mengatur tampilan makanan, takaran, serta alat penghidangan.
k. Engineering
Engineering adalah seorang yang bertugas mengawasi
biaya fasilitas hotel dan mencegah terjadinya masalah-masalah yang dapat menimbulkan kerugian, kecelakaan dan kekacauan dalam kegiatan operasi hotel.
l. Bagian Security
Security terdiri dari satu orang Head security dan tiga
orang Security. Head security bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja Security dan mempunyai tugas yang sama dengan security. Adapun tugas Security adalah sebagai berikut: 1) Menjaga dan mengatur keamanan hotel serta melakukan
pengamanan seluruh area hotel dan ikut memantau kamar-kamar hotel, terutama yang dihuni agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
2) Memantau keluar masuknya tamu di kamar hotel dan mengawasi tamu-tamu yang mencurigakan.
3) Menjaga dan mengawasi area parkir hotel untuk menjaga kendaraan tamu dan pengunjung hotel agar tetap aman untuk mencegah terjadinya kehilangan.
B. Pembahasan Penelitian
1. Penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar pada Hotel Batara Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Transaksi sewa kamar pada Hotel Batara Banjarmasin adalah dengan cara mewajibkan tamu melakukan pembayaran beserta deposit lebih dahulu sesuai dengan tarif sewa kamar yang telah dipesan, sebelum Bagian Receptionist menyerahkan kunci kamar. setelah uang diterima oleh Bagian Receptionist, kunci kamar kemudian diserahkan kepada tamu. Kemudian Bagian
Receptionist menghubungi Roomboy untuk mengantar tamu ke
kamar dan transaksi sewa kamar dicatat oleh Bagian
Receptionist.
b. Fungsi yang terkait
1) Fungsi Pemesanan Kamar: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order sewa kamar dari tamu dan menerima pembayaran kas dari tamu. Kemudian Bagian Receptionist
menginput identitas tamu ke Aplikasi Reservation, mencetak dan mengotorisasi Bukti Deposit sebanyak dua lembar. Bukti
Deposit lembar pertama diserahkan kepada tamu untuk kepentingan pembayaran harga sewa kamar ke fungsi kas dan Bukti Deposit lembar kedua diarsip permanen urut tanggal. Dalam struktur organisasi, fungsi pemesanan kamar berada di Bagian Receptionist.
2) Fungsi Kas: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar, fungsi ini bertanggung jawab menerima kas dari transaksi sewa kamar oleh tamu pada saat melakukan check-in. Fungsi kas selanjutnya menerima konfirmasi saat tamu melakukan check-out.
3) Fungsi Akuntansi: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar, fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Receptionist bertanggung jawab menginput jumlah kas pembayaran yang diterima dari tamu ke Laporan Pendapatan
Check-in. Kemudian, fungsi akuntansi mencetak dan
mengotorisasi Faktur Hotel sebanyak dua lembar. Setelah itu, fungsi akuntansi menyerahkan Faktur Hotel lembar pertama kepada tamu untuk kepentingan pengambilan
deposit atau pembayaran kekurangan deposit sewa kamar ke
Supervisor/HRD beserta uang. Fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penerimaan kas ke Buku Kas Hotel Batara berdasarkan Faktur Hotel lembar kedua yang diterima dari fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi berada di Bagian Receptionist dan
Supervisor/HRD.
4) Fungsi Penyerahan Kunci Kamar: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan kunci kamar yang telah dibayar harga sewa kamar kepada tamu dan menghubungi Roomboy untuk mengantarkan tamu ke kamar. Dalam struktur organisasi, fungsi penyerahan kunci kamar berada di Bagian Receptionist.
5) Fungsi Penyimpanan: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar, fungsi penyimpanan yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD bertanggung jawab untuk menyimpan kas dari transaksi sewa kamar selama satu bulan, setelah itu diserahkan ke General Manajer. General Manajer
Supervisor/HRD, kemudian memeriksa Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan kas yang diterima dari Supervisor/ HRD tersebut. Dalam struktur organisasi, fungsi penyimpanan berada di Supervisor/HRD dan General
Manajer.
c. Informasi yang diperlukan oleh manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Hotel Batara Banjarmasin adalah jumlah kas dari transaksi sewa kamar menurut type dan tarif sewa kamar yang telah ditawarkan, jumlah kamar yang telah disewa berdasarkan type dan tarif sewa kamar dan nama Receptionist yang melayani tamu check-in
berdasarkan shift kerja. d. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Hotel Batara Banjarmasin pada sistem akuntansi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar adalah sebagai berikut :
1) Bukti Deposit
Bukti Deposit adalah bukti pembayaraan sekaligus penambahan deposit dari transaksi sewa kamar yang
digunakan saat tamu melakukan check-in. Penambahan
deposit dibayar 25% dari harga sewa kamar yang telah
dipesan. Bukti Deposit digunakan sebagai jaminan tamu untuk membeli snackbar yang telah tersedia di dalam kamar atau melakukan kerusakan fasilitas kamar yang disengaja maupun tidak disengaja.
Gambar 1 Bukti Deposit
2) Faktur Hotel
Faktur Hotel adalah bukti mengenai penambahan bayar
deposit atau menerima pengembalian deposit dari transaksi
sewa kamar yang digunakan saat tamu melakukan check-out.
Gambar 2 Faktur Hotel
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin e. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai pada Hotel Batara Banjarmasin menggunakan pencatatan secara komputerisasi. Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Aplikasi Reservation
Aplikasi Reservation digunakan untuk menginput
identitas tamu yang melakukan booking atau pemesanan kamar sekaligus check-in berdasarkan tanggal pemesanan dan waktu tamu akan melakukan check-out.
Gambar 3
Aplikasi Reservation
2) Laporan Pendapatan Check-in
Laporan Pendapatan Check-in adalah catatan berbentuk laporan (dalam bentuk file) yang digunakan Receptionist
untuk menginput jumlah kas pembayaran dari transaksi sewa kamar berdasarkan type dan tarif kamar yang telah dipilih tamu.
Gambar 4
Laporan Pendapatan Check-in
3) Buku Kas Hotel Batara
Buku Kas Hotel Batara adalah catatan penggabungan dari semua transaksi hotel secara manual yang meliputi transaksi sewa kamar berdasarkan Bukti Deposit lembar kedua dan Faktur Hotel lembar kedua yang telah diarsip.
Gambar 5 Buku Kas Hotel Batara
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1) Prosedur Pemesanan Kamar: Fungsi pemesanan kamar dalam prosedur ini menerima order sewa kamar dari tamu dan menginput identitas tamu pada Aplikasi Reservation.
2) Prosedur Penerimaan Kas dari Transaksi Sewa Kamar: Fungsi kas dalam prosedur ini menerima pembayaran dari transaksi sewa kamar oleh tamu, mencetak dan mengotorisasi Bukti Deposit sebanyak dua lembar. Kemudian fungsi kas menyerahkan Bukti Deposit lembar pertama kepada tamu dan lembar kedua diarsip permanen urut tanggal. Fungsi kas selanjutnya menerima konfirmasi saat tamu melakukan check-out, kemudian mencetak dan mengotorisasi Faktur Hotel sebanyak dua lembar. Faktur
Hotel lembar pertama diserahkan kepada tamu untuk kepentingan pengambilan deposit atau pembayaran kekurangan deposit sewa kamar ke fungsi kas. Faktur Hotel lembar kedua diserahkan ke Supervisor/HRD beserta uang. 3) Prosedur Penyerahan Kunci Kamar: Dalam prosedur ini
fungsi penyerahan kunci kamar menyerahkan kunci kamar kepada tamu dan menghubungi Roomboy untuk mengantar tamu ke kamar.
4) Prosedur Pencatatan Transaksi Sewa Kamar: Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan identitas diri tamu ke Aplikasi Reservation.
5) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari Transaksi Sewa Kamar: Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi dilakukan oleh Bagian Receptionist untuk mencatat jumlah kas yang diterima dari transaksi sewa kamar ke Laporan Pendapatan
Check-in (dalam bentuk file). Sedangkan fungsi akuntansi
yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi sewa kamar ke dalam Buku Kas Hotel Batara.
g. Unsur Pengendalian Intern 1) Organisasi
a) Fungsi pemesanan kamar dan fungsi kas berada di Bagian Receptionist. Fungsi pemesanan kamar yang merupakan fungsi operasi seharusnya dipisahkan dari fungsi kas.
b) Fungsi kas dan fungsi akuntansi berada di Bagian
Receptionist, walaupun fungsi akuntansi juga berada di
Supervisor/HRD. Berdasarkan unsur sistem pengendalian
intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Kedua fungsi pokok ini seharusnya dipisahkan untuk mencegah terjadinya penggunaan kas dari transaksi sewa kamar oleh Bagian Receptionist untuk kepentingan pribadinya. c) Transaksi pemesanan kamar dilaksanakan oleh fungsi
pemesanan kamar, fungsi kas, fungsi penyerahan kunci kamar dan fungsi akuntansi. Fungsi pemesanan kamar, fungsi kas, fungsi penyerahan kunci kamar, dan fungsi akuntasi dilaksanakan oleh Bagian Receptionist. Fungsi
akuntansi juga dilaksanakan oleh Supervisor/HRD untuk mencatat dan memeriksa kesesuaian antara jumlah uang dan jumlah kas yang tertera pada Faktur Hotel dan menyimpan kas yang diterima dari Bagian Receptionist. 2)Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Penerimaan order sewa kamar dari tamu diotorisasi oleh fungsi pemesanan kamar dengan diterbitkanya Bukti Deposit setelah menerima kas dari transaksi sewa kamar, kemudian fungsi pemesanan kamar mencetak dan mengotorisasi Bukti Deposit sebanyak dua lembar. Fungsi kas menerima Bukti Deposit lembar pertama dan konfirmasi
check-out oleh tamu. Setelah itu, fungsi kas menginput
jumlah kas dari transaksi sewa kamar ke Laporan Pendapatan Check-in. Kemudian fungsi kas mencetak dan mengotorisasi Faktur Hotel sebanyak dua lembar dan menyerahkan Faktur Hotel lembar kedua ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi menerima Faktur Hotel dari fungsi kas, kemudian mencatat ke Buku Kas Hotel Batara.
3) Praktik yang sehat
Adapun praktik yang sehat sudah diterapkan pada Hotel Batara Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a) Dokumen yang digunakan seperti Bukti Deposit dan Faktur Hotel bernomor urut tercetak dengan tujuan untuk meminimalisasi adanya kecurangan atau memanipulasi dokumen dan penerimaan kas hotel dari transaksi sewa kamar.
b) Penyetoran kas masuk dilakukan setiap hari oleh
Receptionist berdasarkan shift kerja kepada
Supervisor/HRD beserta Faktur Hotel lembar kedua.
c) Faktur Hotel lembar kedua diarsipkan oleh
Supervisor/HRD dan dicatat ke Buku Kas Hotel Batara
serta menyetorkan uang kepada General Manajer yang telah ditotalkan setiap bulannya dari transaksi sewa kamar.
h. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen untuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar pada Hotel Batara Banjarmasin sebagai berikut
Bagan 6
Bagan Alir Dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar
Mulai Menerima Order Tamu Menerima Pembayaran Tamu Menginput Identitas Tamu Data Reservation Mencetak BD 1 BD Menerima Konfirmasi Saat Check Out Menginput Jumlah Kas Pembayaran ke LPCI LPCI Mencetak FH FH 1 2 Otorisasi FH 1 Menyerahkan Kunci Kamar Tamu Menghubungi Roomboy Untuk Mengantarkan Tamu Ke kamar FH Menyimpan Uang FH 2 2 Buku Kas Buku Kas Hotel Batara Memeriksa Buku Kas Hotel
Batara Menyimpan Uang Buku Kas Hotel Batara 3 Uang 4 Selesai 4 Buku Kas Hotel Batara 2 Uang 3 T T 2 1 Otorisasi 1 2 2 Uang Fungsi Pemesanan
Kamar Fungsi Kas
Tamu
Fungsi Penyerahan
Kunci Kamar Supervisor/ HRD
Fungsi Penyimpanan
Keterangan: BD: Bukti Deposit FH: Faktur Hotel
LPCI; Laporan Pendapatan Check In
2 1 BD T BD
Berdasarkan bagan alir data diatas, sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi sewa kamar pada Hotel Batara Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
Bagian Receptionist menerima order sewa kamar dan menerima kas dari transaksi sewa kamar. Kemudian Bagian Receptionist
menginput identitas tamu ke dalam Aplikasi Reservation dan mencetak Bukti Deposit sebanyak dua lembar dan diotorisasi oleh Bagian
Receptionist. Bukti Deposit lembar pertama diserahkan kepada tamu
untuk kepentingan pembayaran harga sewa kamar sedangkan Bukti
Deposit lembar kedua diarsip permanen urut tanggal oleh Bagian
Receptionist.
Bagian Receptionist menerima konfirmasi saat tamu melakukan
check-out mengenai pengembalian deposit atau pembayaran deposit dan
Bagian Receptionist menginput jumlah kas yang diterima dari transaksi sewa kamar ke Laporan Pendapatan Check-in. Setelah itu, Bagian
Receptionist mencetak dan mengotorisasi Faktur Hotel sebanyak dua
lembar. Faktur Hotel lembar pertama diserahkan kepada tamu dan Faktur Hotel lembar kedua diserahkan kepada Supervisor/HRD beserta uang.
Bagian Receptionist juga bertanggung jawab untuk menyerahkan kunci kamar kepada tamu dan menghubungi Roomboy untuk mengantar tamu ke kamar. Selanjutnya, Supervisor/HRD menerima uang dan Faktur Hotel lembar kedua dari Bagian Receptionist.
Setelah itu, Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi sewa kamar ke Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan uang sebelum diserahkan ke General Manajer pada akhir bulan. Faktur Hotel lembar kedua kemudian diarsipkan secara permanen urut tanggal oleh
Supervisor/HRD.
General Manajer menerima uang dan Buku Kas Hotel Batara
dari Supervisor/HRD. General Manajer kemudian memeriksa Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan uang, setelah itu mengembalikan Buku Kas Hotel Batara kepada Supervisor/HRD.
2. Penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi
laundry pada Hotel Batara Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Transaksi laundry pada Hotel Batara Banjarmasin dilaksanakan oleh Bagian Laundry dengan cara mewajibkan tamu untuk melakukan pembayaran lebih dahulu kepada Bagian
Receptionist, setelah melakukan order laundry. Kemudian Bagian
Receptionist menerima uang hasil pembayaran dari transaksi
laundry, Bagian Receptionist akan memberitahukan Bagian
Laundry mengenai tamu telah melakukan pembayaran dari
transaksi laundry. Setelah itu, Bagian Laundry mengantarkan hasil
laundry ke kamar tamu dan penerimaan kas dari transaksi laundry
dicatat oleh Bagian Receptionist. b. Fungsi yang terkait
1)Fungsi Pemesanan Laundry: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi laundry, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order laundry dari tamu. Kemudian fungsi pemesanan
laundry mengisi dan mengotorisasi dokumen Dry Cleaning
sebanyak dua lembar. Dry Cleaning lembar pertama diserahkan kepada tamu untuk kepentingan pembayaran harga laundry ke
fungsi kas dan Dry Cleaning lembar kedua diserahkan ke fungsi kas sebagai tanda bukti tamu telah melakukan order laundry. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di Bagian Laundry. 2)Fungsi Kas: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi
laundry, fungsi ini bertanggung jawab menerima kas dari
transaksi laundry oleh tamu. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di Bagian Receptionist.
3)Fungsi Akuntansi: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi laundry, fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Bagian Receptionist ini bertanggung jawab menginput jumlah kas pembayaran transaksi laundry ke Laporan Pendapatan
Laundry. Kemudian, fungsi akuntansi mencetak dan
mengotorisasi Faktur Fasilitas sebanyak dua lembar. Setelah itu, fungsi akuntansi menyerahkan Faktur Fasilitas lembar pertama kepada tamu sebagai tanda bukti tamu telah melakukan pembayaran transaksi laundry ke fungsi kas. Faktur fasilitas lembar kedua diserahkan ke Supervisor/HRD beserta uang. Fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penerimaan kas ke Buku Kas Hotel Batara berdasarkan Faktur Fasilitas lembar
kedua yang diterima dari fungsi kas Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi berada di Bagian Receptionist dan
Supervisor/HRD.
4) Fungsi Penyerahan Hasil Laundry: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi laundry, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan hasil laundry yang telah dibayar harga laundry ke kamar tamu. Dalam struktur organisasi, fungsi penyerahan hasil
laundry berada di Bagian Laundry.
5) Fungsi Penyimpanan: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi laundry, fungsi penyimpanan yang dilaksanakan oleh
Supervisor/HRD bertanggung jawab untuk menyimpan kas dari
transaksi laundry selama satu bulan, setelah itu diserahkan ke
General Manajer. General Manajer menerima Buku Kas Hotel
Batara beserta uang dari Supervisor/HRD, kemudian memeriksa Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan kas yang diterima dari
Supervisor/HRD tersebut. Dalam struktur organisasi, fungsi
c. Informasi yang diperlukan oleh manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Hotel Batara Banjarmasin adalah jumlah kas order dari transaksi laundry menurut jenis pakaian dan tarif laundry yang telah ditawarkan dan nama laundry
yang bertanggung jawab setiap kali menerima order laundry. d. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Hotel Batara pada sistem akuntansi penerimaan kas dari transaksi laundry adalah sebagai berikut :
1) Dry Cleaning
Dry Cleaning adalah berisi penawaran produk dari
transaksi laundry dan sebagai tanda bukti Bagian Laundry saat menerima order laundry dan mencatat order tamu berdasarkan jenis pakaian dan tarif laundry yang ditawarkan dari transaksi
Gambar 6
Dry Cleaning
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin 2) Faktur Fasilitas
Faktur Fasilitas adalah bukti mengenai pembayaran tamu dari transaksi laundry kepada Bagian Receptionist. Faktur Fasilitas dibuat oleh Bagian Receptionist berdasarkan Dry
Cleaning yang sudah diserahkan oleh laundry setelah
Gambar 7 Faktur Fasilitas
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin e. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai pada Hotel Batara menggunakan pencatatan secara komputerisasi. Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) Laporan Pendapatan Laundry
Laporan Pendapatan Laundry adalah catatan berbentuk laporan (dalam bentuk file) yang digunakan Bagian Receptionist
berdasarkan jenis pakaian dan tarif laundry yang telah dipilih tamu dan dilakukan Bagian Receptionist setiap kali adanya transaksi laundry.
Gambar 8
Laporan Pendapatan Laundry
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin 2) Buku Kas Hotel Batara
Buku Kas Hotel Batara merupakan catatan penggabungan dari semua transaksi hotel secara manual yang meliputi transaksi laundry berdasarkan faktur fasilitas lembar kedua yang telah diarsip.
Gambar 9
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin
f. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
1) Prosedur Pemesanan Laundry: Fungsi pemesanan laundry dalam prosedur ini menerima order laundry dari tamu.
2) Prosedur Penerimaan Kas dari Transaksi Laundry: Fungsi kas dalam prosedur ini menerima pembayaran dari transaksi laundry
oleh tamu, mencetak dan mengotorisasi Faktur Fasilitas sebanyak dua lembar. Faktur Fasilitas lembar pertama diserahkan kepada tamu sebagai tanda bukti telah melakukan pembayaran dari transaksi laundry ke fungsi kas. Faktur Fasilitas lembar kedua diserahkan ke Supervisor/HRD beserta uang.
3) Prosedur Penyerahan Hasil Laundry dari Transaksi Laundry: Dalam prosedur ini fungsi penyerahan hasil laundry bertanggung jawab untuk menyerahkan hasil laundry yang telah dibayar harga laundry ke kamar tamu.
4) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas: Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi dilakukan oleh Bagian Receptionist untuk mencatat jumlah kas yang diterima dari transaksi laundry ke Laporan Pendapatan Laundry (dalam bentuk file). Sedangkan fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi laundry ke dalam Buku Kas Hotel Batara.
g. Unsur Sistem Pengendalian Intern 1) Organisasi
a) Fungsi pemesanan laundry sudah terpisah dari fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi pemesanan laundry berada di Bagian Laundry dan fungsi kas berada di Bagian
Receptionist. Faktur Fasilitas yang diterima dari fungsi kas
akan dicek kebenarannya oleh Supervisor/ HRD.
b) Fungsi kas dan fungsi akuntansi berada di Bagian
Supervisor/HRD. Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Kedua fungsi pokok ini seharusnya dipisahkan untuk mencegah terjadinya penggunaan kas dari transaksi laundry oleh Bagian
Receptionist untuk kepentingan pribadinya.
c) Transaksi pemesanan laundry dilaksanakan oleh fungsi pemesanan laundry dan fungsi penyerahan hasil laundry. Fungsi pemesanan laundry dan fungsi penyerahan hasil
laundry dilaksanakan oleh Bagian Laundry.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Penerimaan order laundry dari tamu diotorisasi oleh fungsi pemesanan laundry dengan diterbitkanya Dry Cleaning
saat melakukan transaksi laundry, kemudian fungsi pemesanan
laundry mengisi dan mengotorisasi Dry Cleaning sebanyak dua
lembar. Fungsi kas menerima Dry Cleaning lembar kedua dari fungsi pemesanan laundry. Setelah itu, fungsi kas menginput jumlah kas dari transaksi laundry ke Laporan Pendapatan
Laundry. Kemudian fungsi kas mencetak dan mengotorisasi
Fasilitas lembar kedua ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi menerima Faktur Fasilitas dari fungsi kas, kemudian mencatat ke Buku Kas Hotel Batara.
3) Praktik yang sehat
Adapun praktik yang sehat sudah diterapkan pada Hotel Batara Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a) Dokumen yang digunakan seperti faktur fasilitas bernomor urut tercetak dengan tujuan untuk meminimalisasi adanya kecurangan atau memanipulasi dokumen dan pendapatan penerimaan kas dari transaksi laundry.
b) Penyetoran kas masuk dilakukan setiap hari oleh
Receptionist berdasarkan shift kerja kepada Supervisor/HRD
beserta Faktur Fasilitas lembar kedua.
c) Faktur Fasilitas lembar kedua diarsipkan oleh
Supervisor/HRD dan dicatat ke Buku Kas Hotel Batara serta
menyetorkan uang kepada General Manajer yang telah ditotalkan setiap bulannya dari transaksi laundry.
Mulai Menerima Order Laundry Mengisi Order Laundry ke DC 1 DC Menerima Pembayaran Tamu Menginput Jumlah Kas Pembayaran ke LPL LPL Mencetak FF FF 1 2 Otorisasi FF 1 Menyerahkan Hasil Laundry ke Kamar Tamu FF Menyimpan Uang FF 2 2 Buku Kas Buku Kas Hotel Batara Memeriksa Buku Kas Hotel
Batara Menyimpan Uang Buku Kas Hotel Batara 3 Uang 4 Selesai 4 Buku Kas Hotel Batara 2 Uang 3 T T 2 1 Otorisasi 2 Uang Fungsi Pemesanan
Laundry Fungsi Kas
Tamu
Fungsi Penyerahan
Hasil Laundry Supervisor/ HRD
Fungsi Penyimpanan
Keterangan: DC : Dry Cleaning FF : Faktur Fasilitas LPL : Laporan Pendapatan Laundry
2 1 DC 2 1 DC Tamu 2
4) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen untuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi laundry pada Hotel Batara Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Bagan 7
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Transaksi Laundry
Berdasarkan bagan alir data diatas, sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi laundry pada Hotel Batara Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
Bagian Laundry menerima order laundry dari tamu, setelah itu mengisi dan mengotorisasi order laundry ke Dry Cleaning sebanyak dua lembar. Dry Cleaning lembar pertama diserahkan kepada tamu sebagai tanda bukti untuk kepentingan pembayaran dan Dry Cleaning
lembar kedua diserahkan ke fungsi kas sebagai tanda bukti tamu telah melakukan order laundry dari transaksi laundry.
Bagian Receptionist menerima Dry Cleaning lembar kedua dari Bagian Laundry. Kemudian tamu melakukan pembayaran ke Bagian
Receptionist, setelah itu Bagian Receptionist menginput jumlah kas
yang diterima dari transaksi laundry ke Laporan Pendapatan Laundry. Setelah itu, Bagian Receptionist mencetak dan mengotorisasi Faktur Fasilitas sebanyak 2 lembar. Faktur Fasilitas lembar pertama diserahkan kepada tamu dan Faktur Fasilitas lembar kedua diserahkan kepada
Bagian Laundry juga bertanggung jawab untuk menyerahkan hasil laundry ke kamar tamu. Selanjutnya, Supervisor/HRD menerima uang dan Faktur Fasilitas lembar kedua dari Bagian Receptionist. Setelah itu, Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi sewa kamar ke Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan uang sebelum diserahkan ke General Manajer pada akhir bulan. Faktur Fasilitas lembar kedua kemudian diarsipkan secara permanen urut tanggal oleh
Supervisor/HRD.
General Manajer menerima uang dan Buku Kas Hotel Batara
dari Supervisor/HRD. General Manajer kemudian memeriksa Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan uang, setelah itu mengembalikan Buku Kas Hotel Batara kepada Supervisor/HRD.
3. Penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi
Coffeshop pada Hotel Batara Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Transaksi Coffeshop pada Hotel Batara Banjarmasin dilaksanakan oleh Bagian Coffeshop dengan cara mewajibkan tamu untuk melakukan pembayaran lebih dahulu kepada Bagian
Receptionist, setelah melakukan order Coffeshop. Kemudian
Bagian Receptionist menerima uang hasil pembayaran dari transaksi Coffeshop, Bagian Receptionist akan memberitahukan Bagian Coffeshop mengenai tamu telah melakukan pembayaran dari transaksi Coffeshop. Setelah itu, Bagian Coffeshop
mengantarkan hidangan Coffeshop ke kamar tamu dan penerimaan kas dari transaksi Coffeshop dicatat oleh Bagian
Receptionist.
b. Fungsi yang terkait
1)Fungsi Pemesanan Coffeshop: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order Coffeshop dari tamu. Kemudian fungsi pemesanan Coffeshop mengisi dan mengotorisasi order
lembar. Coffeshop order lembar pertama diserahkan kepada tamu untuk kepentingan pembayaran harga Coffeshop ke fungsi kas dan Coffeshop order lembar kedua diserahkan ke fungsi kas sebagai tanda bukti tamu telah melakukan order Coffeshop. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di Bagian
Coffeshop.
2)Fungsi Kas: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi
Coffeshop, fungsi ini bertanggung jawab menerima kas dari
transaksi Coffeshop oleh tamu. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di Bagian Receptionist.
3)Fungsi Akuntansi: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop, fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Bagian Receptionist ini bertanggung jawab menginput jumlah kas pembayaran dari transaksi Coffeshop ke Laporan Penjualan Restoran. Kemudian, fungsi akuntansi mencetak dan mengotorisasi Faktur Restoran sebanyak dua lembar. Setelah itu, fungsi akuntansi menyerahkan Faktur Restoran lembar pertama kepada tamu sebagai tanda bukti tamu telah melakukan pembayaran dari transaksi Coffeshop ke fungsi kas. Faktur Restoran lembar kedua diserahkan ke Supervisor/HRD beserta
uang. Fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh
Supervisor/HRD bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi
penerimaan kas ke Buku Kas Hotel Batara berdasarkan Faktur Restoran lembar kedua yang diterima dari fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi berada di Bagian
Receptionist dan Supervisor/HRD.
4)Fungsi Penyerahan Hidangan Coffeshop: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan hidangan Coffeshop yang telah dibayar harga Coffeshop ke kamar tamu. Dalam struktur organisasi, fungsi penyerahan hidangan Coffeshop berada di Bagian Coffeshop.
5)Fungsi Penyimpanan: Dalam transaksi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop, fungsi penyimpanan yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD bertanggung jawab untuk menyimpan kas dari transaksi Coffeshop selama satu bulan, setelah itu diserahkan ke General Manajer. General Manajer menerima Buku Kas Hotel Batara beserta uang dari Supervisor/HRD,
kemudian memeriksa Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan kas yang diterima dari Supervisor/HRD tersebut. Dalam
struktur organisasi, fungsi penyimpanan berada di
Supervisor/HRD dan General Manajer.
a. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Hotel Batara Banjarmasin adalah jumlah kas dari transaksi Coffeshop menurut pilihan menu dan tarif Coffeshop yang telah ditawarkan dan nama Bagian Coffeshop yang bertanggung jawab setiap kali menerima
order dari transaksi Coffeshop.
Dokumen yang digunakan Hotel Batara pada sistem akuntansi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop adalah sebagai berikut :
1) Coffeshop Order
Coffeshop Order adalah bukti saat menerima order
Coffeshop dan digunakan Bagian Coffeshop untuk mencatat
paket dan tarif biaya dari transaksi Coffeshop dan sebagai tanda bukti pembayaran tamu kepada Bagian Coffeshop.
Gambar 10
Coffeshop Order
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin 2) Faktur Restoran
Faktur Restoran adalah bukti mengenai pembayaran tamu dari transaksi Coffeshop kepada Receptionist. Faktur
dari tamu dan dilihat dari Coffeshop Order lembar pertama dari Bagian Coffeshop.
Gambar 11 Faktur Restoran
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin b. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai pada Hotel Batara menggunakan pencatatan secara komputerisasi. Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) Laporan Penjualan Restoran
Laporan Penjualan Restoran adalah catatan berbentuk laporan (dalam bentuk file) yang digunakan Bagian
Receptionist untuk menginput jumlah kas pembayaran dari
transaksi Coffeshop berdasarkan pilihan menu dan tarif
Coffeshop yang telah dipilih tamu dan dilakukan Bagian
Receptionist setiap kali adanya transaksi Coffeshop.
Gambar 12
Laporan Penjualan Restoran
2) Buku Kas Hotel Batara
Buku Kas Hotel Batara merupakan catatan penggabungan dari semua transaksi hotel secara manual yang meliputi transaksi Coffeshop berdasarkan Faktur Restoran
lembar kedua yang telah diarsip. Gambar 13 Buku Kas Hotel Batara
Sumber : Hotel Batara Banjarmasin
c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
1)Prosedur Pemesanan Coffeshop: Fungsi pemesanan Coffeshop dalam prosedur ini menerima orderCoffeshop dari tamu.
2)Prosedur Penerimaan Kas dari Transaksi Coffeshop: Fungsi kas dalam prosedur ini menerima pembayaran dari transaksi
Coffeshop oleh tamu, mencetak dan mengotorisasi Faktur
Restoran sebanyak dua lembar. Faktur Restoran lembar pertama diserahkan kepada tamu sebagai tanda bukti telah melakukan pembayaran dari transaksi Coffeshop ke fungsi kas. Faktur Restoran lembar kedua diserahkan ke Supervisor/HRD beserta uang.
3)Prosedur Penyerahan Hidangan Coffeshop dari Transaksi
Coffeshop: Dalam prosedur ini fungsi penyerahan hidangan
Coffeshop bertanggung jawab untuk menyerahkan hidangan
Coffeshop yang telah dibayar harga Coffeshop ke kamar tamu.
4)Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas: Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi dilakukan oleh Bagian Receptionist untuk mencatat jumlah kas yang diterima dari transaksi Coffeshop ke Laporan Penjualan Restoran (dalam bentuk file). Sedangkan fungsi akuntansi yang dilaksanakan oleh Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi Coffeshop ke Buku Kas Hotel Batara.
d. Unsur Pengendalian Intern 1)Organisasi
a) Fungsi pemesanan Coffeshop sudah terpisah dari fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi pemesanan Coffeshop
berada di Bagian Coffeshop dan fungsi kas berada di Bagian
Receptionist. Faktur Restoran yang diterima dari fungsi kas
akan dicek kebenarannya oleh Supervisor/HRD.
b) Fungsi kas dan fungsi akuntansi berada di BagianReceptionist, walaupun fungsi akuntansi juga berada di
Supervisor/HRD. Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Kedua fungsi pokok ini seharusnya dipisahkan untuk mencegah terjadinya penggunaan kas dari transaksi Coffeshop oleh BagianReceptionist untuk kepentingan pribadinya.
d) Transaksi pemesanan Coffeshop dilaksanakan oleh fungsi pemesanan Coffeshop, fungsi penyerahan hidangan
Coffeshop. Fungsi pemesanan Coffeshop, fungsi penyerahan
hidangan Coffeshop dilaksanakan oleh BagianCoffeshop. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Penerimaan order Coffeshop dari tamu diotorisasi oleh fungsi pemesanan Coffeshop dengan diterbitkanya Coffeshop Order
saat melakukan transaksi Coffeshop, kemudian fungsi pemesanan Coffeshop mengisi dan mengotorisasi Coffeshop
Order sebanyak dua lembar. Fungsi kas menerima Coffeshop
Order lembar kedua dari fungsi pemesanan Coffeshop. Setelah
itu, fungsi kas menginput jumlah kas dari transaksi Coffeshop
ke Laporan Penjualan Restoran. Kemudian fungsi kas mencetak dan mengotorisasi Faktur Restoran sebanyak dua
lembar dan menyerahkan Faktur Restoran lembar kedua ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi menerima Faktur Restoran dari fungsi kas, kemudian mencatat ke Buku Kas Hotel Batara.
3) Praktik yang sehat
Adapun praktik yang sehat sudah diterapkan pada Hotel Batara Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a) Dokumen yang digunakan seperti faktur Restoran bernomor urut tercetak dengan tujuan untuk meminimalisasi adanya kecurangan atau memanipulasi dokumen dan pendapatan penerimaan kas dari transaksi
Coffeshop.
b) Penyetoran kas masuk dilakukan setiap hari oleh
Receptionist berdasarkan shift kerja kepada
Supervisor/HRD beserta Faktur Restoran lembar kedua.
c) Faktur Restoran lembar kedua diarsipkan oleh
Supervisor/HRD dan dicatat ke Buku Kas Hotel Batara
serta menyetorkan uang kepada General Manajer yang telah ditotalkan setiap bulannya dari transaksi Coffeshop.
Mulai Menerima Order Coffeshop Mengisi Order Coffeshop ke CO 1 CO Menerima Pembayaran Tamu Menginput Jumlah Kas Pembayaran ke LPR LPR Mencetak FR FR 1 2 Otorisasi FR 1 Menyerahkan Hasil Coffeshop ke Kamar Tamu FR Menyimpan Uang FR 2 2 Buku Kas Buku Kas Hotel Batara Memeriksa Buku Kas Hotel
Batara Menyimpan Uang Buku Kas Hotel Batara 3 Uang 4 Selesai 4 Buku Kas Hotel Batara 2 Uang 3 T T 2 1 Otorisasi 2 Uang Fungsi Pemesanan
Coffeshop Fungsi Kas
Tamu
Fungsi Penyerahan
Hasil Coffeshop Supervisor/ HRD
Fungsi Penyimpanan
Keterangan:
CO : Coffeshop Order FR : Faktur Restoran
LPR : Laporan Penjualan Restoran
2 1 CO 2 1 CO Tamu 2
4) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen untuk sistem informasi akuntasi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop pada Hotel Batara Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Bagan 8
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Transaksi Coffeshop Mulai Menerima Order Coffeshop Mengisi Order Coffeshop ke CO 1 CO Menerima Pembayaran Tamu Menginput Jumlah Kas Pembayaran ke LPR LPR Mencetak FR FR 1 2 Otorisasi FR 1 Menyerahkan Hidangan Coffeshop ke Kamar Tamu FR Menyimpan Uang FR 2 2 Buku Kas Buku Kas Hotel Batara Memeriksa Buku Kas Hotel
Batara Menyimpan Uang Buku Kas Hotel Batara 3 Uang 4 Selesai 4 Buku Kas Hotel Batara 2 Uang 3 T T 2 1 Otorisasi 2 Uang Fungsi Pemesanan
Coffeshop Fungsi Kas
Tamu
Fungsi Penyerahan Hidangan
Coffeshop Supervisor/ HRD PenyimpananFungsi
Keterangan: CO : Coffeshop Order FR : Faktur Restoran LPR : Laporan Penjualan Restoran
2 1 CO 2 1 CO Tamu 2 Sumber :Penulis
Berdasarkan bagan alir data diatas, sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari transaksi Coffeshop pada Hotel Batara Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
BagianCoffeshop menerima orderan Coffeshop dari tamu, setelah itu mengisi dan mengotorisasi order Coffeshop ke Coffeshop order
sebanyak dua lembar. Coffeshop order lembar pertama diserahkan kepada tamu sebagai tanda bukti untuk kepentingan pembayaran dan
Coffeshop order lembar kedua diserahkan ke fungsi kas sebagai tanda
bukti tamu telah melakukan order Coffeshop dari transaksi Coffeshop. BagianReceptionist menerima Coffeshop order lembar kedua dari BagianCoffeshop. Kemudian tamu melakukan pembayaran ke BagianReceptionist, setelah itu BagianReceptionist menginput jumlah kas yang diterima dari transaksi Coffeshop ke Laporan Penjualan Restoran. Setelah itu, BagianReceptionist mencetak dan mengotorisasi Faktur Restoran sebanyak 2 lembar. Faktur Restoran lembar pertama diserahkan kepada tamu dan Faktur Restoran lembar kedua diserahkan kepada Supervisor/HRDbeserta uang.
BagianCoffeshop juga bertanggung jawab untuk menyerahkan hidangan Coffeshop
ke kamar tamu. Selanjutnya, Supervisor/HRD menerima uang dan Faktur Restoran lembar kedua dari BagianReceptionist. Setelah itu,
Supervisor/HRD mencatat penerimaan kas dari transaksi sewa kamar ke
Buku Kas Hotel Batara dan menyimpan uang sebelum diserahkan ke
General Manajer pada akhir bulan. Faktur Restoran lembar kedua
kemudian diarsipkan secara permanen urut tanggal oleh
Supervisor/HRD.
General Manajer menerima uang dan Buku Kas Hotel Batara dari
Supervisor/HRD. General Manajer kemudian memeriksa Buku Kas
Hotel Batara dan menyimpan uang, setelah itu mengembalikan Buku Kas Hotel Batara kepada Supervisor/HRD.
Berdasarkan analisis yang telah dijabarkan sebelumnya pada
Sub Bab Unsur SPI, poin (1) organisasi, tampak bahwa dalam setiap prosedur pada sistem akuntansi penerimaan kas di Hotel Batara
Receptionist memegang kewenangan yang sangat besar. Hal tersebut
terjadi karena Receptionist memegang dua fungsi yaitu sebagai fungsi kas dan fungsi akuntansi. Perangkapan fungsi ini memicu potensi
kecurangan tersebut beberapa alternative solusi dapat diberikan yaitu sebagai berikut:
1) Mengaktifkan pita register kas pada BagianReceptionist. Dengan sistem pita register kas, setiap transaksi uang masuk akan terekam ke dalam pencatatan kas masuk sehingga Supervisor/HRD dapat cepat mendeteksi jika terjadi kecurangan oleh Receptionist.
2) Menambah fungsi akuntansi untuk menghindari perangkapan fungsi kas dan fungsi kasir
3) Integrasi data dari Receptionist ke Supervisor/HRD, sehingga selalu
ada cross check dokumen oleh Supervisor/HRD. Cross check- data
ini diperlukan untuk menjamin kehandalan dan kebenaran antara data transaksi real yang terjadi dengan jumlah uang masuk.
4) Pengecekan/pengawasan langsung oleh Supervisor/HRD dengan lebih intensif sehingga indikasi kecurangan bisa cepat terdeteksi.