DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

(1)

DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Studi Kasus Perpustakaan Universitas Halmahera

Benisius

Abstrak

Era teknologi informasi menjadikan hampir semua sistem pelayanan manual tergantikan dengan pelayanan berbasis teknologi informasi tidak terkecuali Perpustakaan yang mengelola data dalam skala besar. Penelitian ini bermaksud mengembangkan suatu aplikasi perpustakaan yang mampu menjawab kebutuhan unit tersebut. Meskipun pengembangan sistem informasi perpustakaan cukup kompleks, namun pada penelitian ini yang dijadikan fokus pelaporan adalah menyangkut alur sirkulasi. Sistem dirancang dengan menggunakan basis data yang dimodelkan dari keterhubungan entitas (Entity Relationship/ER-Diagram) sedangkan alur dari setiap transaksi sirkulasi dijabarkan dalam bentuk algoritma. Hasil dari perancangan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual FoxPro dan database MySQL. Pengujian dilakukan dengan melakukan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian serta mengamati bagaimana keluaran yang dihasilkan oleh sistem.

Keywords: Sistem informasi, sirkulasi perpustakaan, basis data.

Pendahuluan pengembalian buku. Meskipun

Era teknologi informasi menjadikan pengembangan sistem informasi hampir semua sistem pelayanan manual perpustakaan cukup kompleks, namun pada tergantikan dengan pelayanan berbasis publikasi ini yang dijadikan fokus adalah

teknologi informasi. Keunggulan teknologi menyangkut alur sirkulasi. informasi yang menawarkan berbagai

keunggulan juga telah mendorong Perancangan dan Implementasi Basis berkembangnya sistem administrasi Data

berbasis teknologi informasi. Perpustakaan Pada perancangan basis data, model sebagai unit yang mengelola data dalam keterhubungan entitas (Entity skala besar tentu membutuhkan penetrasi Relationship/ER-Diagram) dipakai untuk teknologi informasi agar dapat memberikan menggambarkan keterhubungan data yang pelayanan yang optimal. digunakan. Pada sistem sirkulasi, ada 3

Universitas Halmahera sebagai entitas yang terlibat yakni Buku, Anggota sebuah lembaga pendidikan tinggi memiliki dan Nota. Item adalah himpunan relasi yang

unit perpustakaan namun belum berbasis muncul dari hubungan antara himpunan teknologi informasi. Penelitian ini entitas Nota, Buku dan Anggota.

ER-bermaksud mengembangkan suatu aplikasi Diagram dari proses peminjaman dan perpustakaan yang mampu menjawab pengembalian adalah tampak seperti pada

(2)

Gambar 1 ER-Diagram Peminjaman

Gambar 2 ER Diagram Pengembalian

(3)

Tabel 1 Tabel Anggota

Name Type Width Index Keterangan

Id Character 10 Ascending

Nama Character 50

Dept Character 2

Status Character 2

Kontak Character 15 Nomor telepon

Daftar Date 8 Tanggal daftar

Tabel 2 Tabel Buku

Kode Character 8 Ascending

Judul Character 50

Status Character 2 Ada atau keluar

Tabel 3 Tabel Nota Pinjam

No Character 10 Ascending No nota

Id Character 10 Id anggota

Tgl Date 8 Tgl pinjam

Jml Numeric 2 Jumlah buku

dipinjam

Limit Numeric 2 Jumlah maks pinjam

Ptgs Character 10 Petugas pencatatan

Tabel 4 Tabel Item Pinjam

Kode Character 11 Ascending Kode buku

No Character 10 No nota pinjam

Hrs_kembali Date 8 Tgl harus kembali

Tgl_kembali Date 8 Tgl kembali

Tabel 5 Tabel Nota Kembali

No Character 10 Ascending No nota

Id Character 10 Id anggota

Tgl Date 8 Tgl kembali

Jml Numeric 2 Jumlah buku

dikembalikan

Denda Numeric 10 Denda peminjaman

(4)

Tabel 6 Tabel Item Kembali

Kode Character 10 Ascending Kode buku

No Character 12 No nota kembali

Status Character 1

Telat Numeric 10

(5)

Alur Sirkulasi

Pelayanan utama perpustakaan adalah peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan ini sering diistilahkan dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya

unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (Sulistiyo-Basuki 1991 : 257).

Perpustakaan Universitas Halmahera memiliki prosedur operasional standar dalam hal sirkulasi sebagai berikut:  Peminjaman Buku

(6)

1. An

(7)

Tahap kedua dari alur peminjaman buku adalah bagian yang akan ditangani oleh sistem aplikasi. Tahap kedua dari alur peminjaman buku dapat dijabarkan ke dalam beberapa langkah yang algoritmanya tampak pada gambar 4.

(8)

Mulai

Generate nomor nota pinjam

Input ID peminjam

ID _Tdk _{Jalankan menu cari anggota}

ditemukan?

Ya

ID bias

Tdk Tampilkan pesan “ID tidak

meminjam? diperbolehkan meminjam”

Ya

Limit pinjam < total pinjam

Kode buku _Tdk Tampilkan pesan “kode buku_{tidak ditemukan”}

ditemukan? _{Jalankan menu cari buku}

Ya

Catat data peminjaman Set status buku dipinjam

Selesai

(9)

 Pengembalia pencatatan buku yang

dikembalikan.

Pada tahap kedua, hal utama yang akan dilakukan oleh sistem adalah menghitung besaran denda yang akan

(10)

Gambar 5 Algoritma pencatatan pengembalian buku

Untuk menampilkan daftar buku yang dipinjam maka sistem akan merefer ke tabel Nota Pinjam, Item Pinjam. Perintah SQL join table yang dibutuhkan pada proses ini adalah:

SELECT nota_p.no, item_p, buku.judul, lamapinjam(item_p.hrs_kembali) as telat,

item_p.hrs_kembali

FROM nota_p

LEFT JOIN item_p ON nota_p.no = item_p.no;

LEFT JOIN anggota ON nota_p.id = anggota.id;

INNER JOIN buku ON item_p.kode = buku.kode;

(11)

Sedangkan algoritma untuk menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian buku adalah sebagai berikut:

Gambar 6 Algoritma menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian

Algoritma pada gambar 6 akan menghitung jumlah hari peminjaman yang diperoleh dari pengurangan tanggal hari ini – tanggal harus kembali. Selanjutnya dengan melakukan pengulangan dicek apakah setiap tanggal yang ada di antara

tanggal-tanggal itu merupakan hari libur? Jika tidak maka lama hari denda akan ditambahkan 1.

Implementasi Sistem

(12)

Gambar 7 Tampilan menu utama aplikasi

Menu utama seperti pada gambar 7 dapat dilakukan dengan memilih tombol adalah tampilan yang akan muncul pertama peminjaman atau pengembalian yang

kali sewaktu aplikasi dijalankan. Di sini berada di pojok kiri atas. pencatatan peminjaman dan pengembalian

Gambar 8 Tampilan form peminjaman

Segera setelah tombol peminjaman ditekan maka tampilan seperti pada gambar 8 akan muncul. Pencatatan dapat dilakukan

(13)

(14)

Ketika tombol Baru ditekan maka sistem akan mengenerate nomor nota dan tanggal peminjaman. Untuk pencatatan, terlebih dahulu nomor id peminjam harus

(15)

(16)

Apabila

nomor id

ditemukan maka selanjutnya sistem akan mengecek status anggota dan menginformasika n apabila

(17)

Apabila nomor id bernilai valid maka langkah selanjutnya adalah mendaftarkan kode buku yang dipinjam.

Pada setiap kali pencatatan buku, sistem akan senantiasa mengecek apakah limit masih memungkinkan. Sistem akan menolak melakukan pencatatan apabila

(18)

(19)

Tampilan seperti pada gambar 13 adalah antarmuka yang muncul sewaktu menu pengembalian dijalankan. Di sini sistem

(20)

(21)

Gambar 14 adalah cuplikan dua nota pengembalian dengan tanggal yang berbeda. Tampak bahwa pada gambar kiri, buku berkode 20000049.1 dikembalikan tepat waktu (17/05/2013) sehingga sistem tidak mengenakan denda.

Berbeda dengan gambar kanan dimana buku baru dikembalikan pada tanggal 21/05/2013 sehingga sistem mengembalikan jumlah hari keterlambatan = 2 hari dengan total denda sebesar 4.000. Tanggal 17/05/2013 s.d. 21/05/2013 berjarak 4 hari, namun dikarenakan 18/05/2013 dan 19/05/2013 adalah hari sabtu dan minggu maka keduanya tidak diperhitungkan ke dalam hari keterlambatan.

Penutup

Sistem informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dimaksudkan untuk mempermudah pelayanan sirkulasi. Dengan teknologi informasi, pelayanan dapat menjadi lebih mudah, cepat dan tepat.

Daftar Pustaka

Aryanto, 2001, Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Fatansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung.

Kristanto, Harianto, 1996, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta. Nugroho, Adi, 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi Offset,

Yogyakarta.