Makalah Rancangan Sistem Kearsipan di Ke

Daftar Isi

Lampiran_____________________________________________________________________16

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pekerjaan kearsipan menjadi suatu kebutuhan dan keharusan yang perlu diperhatikan oleh setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip tercipta seiring berjalannya aktivitas instansi bersangkutan. Semakin besar instansi maka arsip yang tercipta pun semakin banyak. Permasalahan yang terkait dengan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tentunya semakin kompleks, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Permasalahan pengelolaan kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar saja, melainkan juga organisasi kecil, misalny di orgnissi tingkat pemerintah desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan kepada masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu / jam kerja. Buruknya pengelolaan arsip di desa pasti akan menjadi kendala keterlambatan

proses Kegiatan pengelolaan arsip harus dikelola berdasarkan Undang-undang kearsipan atau sesuai dengan aturan instansi, seperti arsip dinamis , merupakan arsip yang masih digunakan oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

. Pengelolaan arsip yang dilakukan sekarang masih bersifat manual dan dianggap sudah cukup baik, tidak menggunakan bantuan computer. Hal ini yang membuat pemborosan pada ruangan tempat penyimpanan arsip.

Petugas menyimpan bermacam-macam arsip dan telah dikelompokkan berdasarkan subjeknya, kemudian disusun dalam folder arsip (ordner). Masing-masing ordner diberi nomor dengan tujuan untuk mempermudah dalam pencarian arsip yang disusun dalam lemari arsip. Penomoran yang dilakukan juga masih kurang jelas, ordner diberi nomor berdasarkan tanggal surat masuk.

Kapasitas lemari arsip yang terbatas berbanding terbalik dengan banyaknya jenis arsip yang ada. Dibuktikan dengan ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun ke dalam ordner khusus, dan tidak diletakkan di dalam lemari arsip. Hal itu mengakibatkan adanya ketidakteraturan atas penataan ordner di TU. Sehingga menyulitkan dalam temu balik informasi yang kapan saja dibutuhkan.

B. Rumusan Masalah

Dalam penyusunan Makalah Perancangan Sistem Kearsipan di Kelurahan Tembalang Semarang ini, Penulis memiliki beberapa rumusan masalah, diantaranya sebagai berikut;

a. Bagaimana pemahaman objek (Kelurahan Tembalang Semarang) secara umum?

b. Bagaimana pemahaman jenis kegiatan rutin organisasi di Kelurahan Tembalang Semarang?

c. Menganalisis bagaimana prosedur kerja kegiatan rutin di kelurahan tembalang semarang? d. Bagaimana mengidentifikasi arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?

e. Bagaimana pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang?

f. Bagaimana pembentukan struktur file induk di Kelurahan Tembalang Semarang?

g. Bagaimanan penentuan sistem klasifikasi penyimpanan di Kelurahan Tembalang Semarang?

C. Tujuan

Tujuan dilakukannya penyusunan makalah mengenai perancangan system kearsipan di Kelurahan Tembalang guna

a. Mengetahui pemahaman objek (kelurahan Tembalang Semarang) secara umum. b. Mengetahui pemahaman jenis prosedur kerja rutin organisasi di Kelurahan

Tembalang Semarang.

c. Mengetahui prosedur kerja kegiatan rutin di Kelurahan Tembalang Semarang. d. Mengetahui pengidentifikasian arsip di Kelurahan Tembalang Semarang. e. Mengetahui pemberkasan arsip di Kelurahan Tembalang Semarang.

f. Mengetahui pembentukan struktur file di Kelurahan Tembalang Semarang.

g. Mengetahui penentuan system klasifikasi penyimpanan di Kelurahan Tembalang Semarang.

D. Manfaat

LURAH

a. Nama organisasi/unit: Kelurahan Tembalang Semarang b. Alamat organisasi/unit: Jalan Banjar Sari no 35

c. Bidang usaha di Kelurahan Tembalag ini adalah memberikan layanan kepada masyarakat terkait mengenai kependudukan, pertanahan, perkawinan dan lain-lain.

d. Sifat kegiatan di Kelurahan Tembalang adalah rutin karena kelurahan tembalang setiap hari memberika jasa pelayanan kepada masyarakat yang bermukim di sekitar kelurahan tembalang. Meliputi :

e. Produk/jasa yang diberikan oleh Kelurahan Tembalang adalah jasa pelayanan masyarakat. Target pasar atau warga yang mendapat pelayanan dari Kelurahan Tembalang adalah warga yang tinggal di sekitar tembalang meliputi 11 Desa yang ada. f. Personalia (Struktur organisasi) dan job kerja

g. Sarana operasional yang digunakan itu meliputi:

 Lemari arsip

 Rak Arsip

 komputer

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pemahaman Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang

Prosedur kerja yang dilakukan dalam menjalankan fungsi organisasi, contohnya prosedur pembelian barang, prosedur penyimpanan barang, prosedur penjualan dan lain-lain. Prosedur kerja dilakukan sesuai organisasi yang ada. Seperti prosedur kerja yang ada pada Kelurahan Tembalang ini meliputi prosedur kerja penyimpanan dokumen karena yang Penulis ambil adalah penyimpanan barang berupa arsip. Prosedur penyimpanan dokumen pada Kelurahan Tembalang meliputi :

1. Input : surat/ dokumen yang masuk bisa berupa surat perizinan usaha, nikah, pindah dan lain-lain.

2. Proses : disini surat atau dokumen yang masuk diproses menurut fungsi masing-masing. Misalnya surat perizinan izin usaha masuk kebagian staf yang bertanggung jawab sesuai dengan tanggung jawab mereka.

3. Penyimpanan : disini surat/dokumen yang masuk diarsipkan dan disimpan oleh masing-masing bagian yang menerima surat/dokumen yang ada.

Analisa pemahaman prosedur kerja arsip pada kelurahan tembalang

Prosedur kerja arsip dikeluranhan tembalang yaitu adanya input, proses, dan penyimpanan. Disini penulis akan mencoba untuk mengganalisa prosedur arsip yang ada di kelurahan tembalang.

1. Input :

Surat/dokumen yang masuk diteliti guna untuk mengetahui untuk siapa dokumen/surat itu ditunjukkan misalnya kepada lurah, Setelah sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu ditunjukkan maka tahap kerja arsip kelurahan tembalang dilanjutkan ketahap selanjutnya yaitu pemprosesan.

2. proses

Surat/ dokumen yang sudah diketahui untuk siapa surat/dokumen itu ditunjukkan maka akan diproses oleh masing-masing penerima surat/dokumen tersebut. Staf tersebut akan mencatat surat tersebut dalam buku suarat masuk , serta menuliskan jenis surat dan tanggal masuknya.

3. penyimpanan

Setelah surat ataupun dokumen sudah diproses oleh pejabat yang menerima surat atau dokumen tersebut, surat atau dokumen tersebut menjadi arsip yang disimpan oleh masing-masing penerima surat ataupun pejabat yang menerima.

B. Pemahaman Jenis Kegiatan di Kelurahan Tembalang

Kegiatan utama kearsipan di Kelurahan Tembalang adalah :

 Penciptaan Arsip

Kegiatan Penciptaan arsip di Kelurahan Tembalang bisa berupa mengenai pembuatan surat pengantar untuk kecamatan setempat, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT, Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah, surat cerai, surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.

 Kegiatan Penyimpanan Arsip dan Temu Kembali

Kegiatan penyimpanan arsip di Kelurahan Tembalang masih sangat manual. Arsip-arsip yang masuk akan disimpan sesuai dengan subjek. Uniknya penyimpanan Arsip di Kelurahan Tembalag ini disimpan sendiri-sendiri oleh pegawai yang bekerja di Kelurahan Tembalang sesuai dengan kewenangan mereka setelah di catat dibagian pencatatan surat.

Kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang tergolong masih biasa saja. Arsip yang masuk akan di rawat seperti berkas-berkas yang lain. Tidak ada kegiatan khusus dalam kegiatan penyelamatan arsip di Kelurahan Tembalang.

 Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan di Kelurahan Tembalang dilakukan kira-kira sekitar lima tahun sekali. Namun menurut keterangan dari narasumber, selama beliau bekerja di Kelurahan Tembalang belum pernah melihat ataupun melakukan kegiatan penyusutan arsip sehingga tidak bisa memberikan keterangan lebih lanjut mengetahui kegiatan penyusutan arsip.

 Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang

Kegiatan penunjang di Kelurahan Tembalang ada beberapa acara seperti pelatihan kearsipan yang dilakukan oleh mahasiswa D3 Kearsipan Universitas Diponegoro kepada pegawai Kelurahan Tembalang pada waktu tertentu. Selain itu kegiatan penunjang lainnya seperti penyuluhan kesehatan dan lain-lain. untuk mendapatkan dana tambahan dalam pegelolaan kearsipan maka dibuat aturan dalam tambahan biaya administrasi bagi masyarakat dalam pembuatan dokumen yang dikelola oleh staf di kelurahan Tembalang yang membutuhkan dokumen-dokumen penting .

C. Analisa Prosedur Kerja di Kelurahan Tembalang

Analisa prosedur kerja dilakukan dalam beberapa tahap yaitu :

1. menentukan nama sub aktivitas, yaitu aktivitas yang dilakukan , seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar yang ada, petugas melakukan penataan, penyusutan , penyimpanan dan kegiatan lainnya sesuai dengan prosedur yang ada.

2. menguraikan tentang pelaksanaan sub aktivitas, pencatatan surat masuk surat keluar harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan instasni kelurahan Tembalang, misalnya penentuan jadwl kegiatan, dokumen yang ditangani, jumlah arsip yang ditangani, keadaan fisik dokumn, arsip yang akan diseleksi dan dimusnahkan,

3. pihak yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur kerja adalah staf yang berwenag menangani surat masuk dan keluar sesuai dengan divisi mereka masing-masing, misalnya bapak Keso bagian kesejahteraan social, maka dokumen yang ditangani

adalah yang berhubungan dengan kesejahteraan social, seperti surat keterangan tidak mampu untuk mengurus beasiswa para pelajar, pajak bumu dan bangunan, dan lainya. 4. Periode pelaksanaa aktivitas di kelurahan Tembalang tidak terjadwal karena belum adanya aturan atau pedoman serta staf yang ahli dalam megurusi dokumen dan kearsipan.

5. Faktor yang mempengaruhi pengembangan aktivitas di kelurahan Tembalang tidak ada hambatan , karena prosedur kerja yang sederhana dan tidak memerlukan surat ijin, dana atau aturan yang ketat

D. Identifikasi Arsip di Kelurahan Tembalang

 Arsip Masuk

Arsip yang masuk di Kelurahan Tembalang di catat oleh Pak Ali Widiyanto sebagai staf yang bertanggungjawab, di dalam buku masuk akan dicatat jenis dokumen serta penanggalan saat surat masuk kemudian arsip atau surat yang masuk akan diserahkan kepada yang dituju stelah itu akan disimpan oleh pegawai yang berwenang yang dalam subjek arsip tersebut.

 Arsip yang Dibuat

Arsip yang dibuat di kelurahan Tembalang meliputi arsip peratura undang-undang, Perda, surat edaran, peraturan bupati, peraturan desa, pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), arsip Kartu keluarga, surat keterangn, BLT, Surat Jamkesmas, Raskin, Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan kependudukan, Surat nikah, surat cerai, surat thalaq, surat rujuk, Arsip pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk data perekonomian, data keagamaaan, arsip pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.

Arsip yang dibuat dicatat dalam bentuk table agar mudah ditemubalik kembali, formulir tersebut berisi :

- Menentukan bentuk dokumen, missal ukuran dokumen, isi dokumen - Pencatatan jumlah dokumen yang dicatat.

E. Struktur File Induk di Kelurahan Tembalang

Struktur file induk atau susunan dari file-file yang akan disimpan diurutkan berdasarkan tingkat tertinggi ke tingkat terendah seperti :

1. Struktur / klasifikasi utama

Arsip disusun bedasarkan subjek-subjek yang ada, misalnya jika ada seseorang yang mengurus surat keterangan pindah, maka arsip akan disimpan dalam subyek Kependudukan serta diberi penomoran.

2. Sub-struktur

Yaitu klasifikasi dari masing-masing struktur utama, atau struktur yang rincian agak sempit, misalnya disimpan berdasarkan tanggal masuk arsip.

F. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang

Klasifikasi arsip di kelurahan Tembalang di kelompokkan berdasarkan subjeknya, kemudian arsip tersebut dimasukkan kedalam map yang sesuai dengan kodenya untuk disimpan di lemari arsip masing-masing pejabat yang terkait.

G. Pemberkasan di Kelurahan Tembalang

Pemberkasan atau Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

Berkas arsip dikelompokan berdasarkan subyek arsipnya, misal :

 Nama berkas : arsip kependudukan

Arsip harus diberi nama agar mudah mencarinya, Jadi di depan map arsip dituliskan arsip kependudukan Kelurahan Tembalang yang diberi keterangan berdasarkan nama desa tertentu

 Arsip penunjang aktivitas : arsip Akta kelahiran desa tertentu

Arsip penunjang adalah arsip tambahan berupa surat keterangan , misal gaji, keuangan, karyawan,

 Pola pencarian kembali : berdasarkan subyek yang telah dibuat.

Untuk memudahkan temu balik informasi arsip maka dibuat suatau aturan yang berjalan kontinue, di kelurahan Tembalang, arsip dokumen diklasifikasikan berdasarkan subyek. Tujuanya agar memudahkan karyawn menemukan arsip yang dibutuhkan suatu saat.

H. Penentuan Klasifikasi Dokumen di Kelurahan Tembalang

a. Penentuan Klasifikasi Dokumen

1. Penentuan Struktur/ klasifikasi utama, Sistem pengklasifikasian arsip dikelurahan Tembalang yang digunakan adalah sistem subjek. Untuk dapat melaksanakan sistem pengklasifikasian ini, maka staf kelurahan menentukan lebih dulu masalah atau kegiatan apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam kegiatan kearsipan. Kegiatan-kegiatan tersebut dikelompokkan menjadi satu masalah pokok selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan subjek.misalnya subyek kependudukan kelurahan Tembalang.

2. Penentuan substruktur / sub klasifikasi dan pemberian kode sub struktur. Sub struktur dikelola berdasarkan subyek utama menjadi sub subyek dalam memudahkan temu balik dokumen , misalnya subjek yang ada adalah kependudukan , maka sub subyeknya adalah dokumen kartu keluarga, KTP, akte., dan lainya.

3. Penentuan sub struktur/sub klasifikasi dan pemberian kode sub struktur. Sub Klasifikasi di kelola berdasarkan subyek besar, menjadi sub subyek untuk memudahkan dalam temu balik dokumen, misalnya, subyek yang ada adalah kependudukan , maka sub subyek adalah akte kelahiran , kartu keluarga, akte nikah dan lainnya.

b. Penentuan Tempat Penyimpanan Dokumen

c. Pengkaplingan Tenpat Penyimpanan

Pengkaplingan tempat penyimpanan di Kelurahan Tembalang disimpan sampai lima tahun kedepan. Namun dokumen yag ada di Kelurahan Tembalang tidak pernah dihitung sehingga Kelurahan Tembalang tidak mengetahui jumlah arsip yang diciptakan atau arsip yang diterima.

I. Contoh Penghitungan Pengkaplingan Tempat Penyimpanan di Kelurahan Tembalang

Di kelurahan Tembalang, arsip yang sudah ada belum ada terjadinya penyusutan arsip , karena dokumen masih sedikit, belum memenuhi 5 lemari yang tersedia. Jenis dokumen yaitu kertas dengan ukuran rata-rata A4 dan kertas legal.

J. Pelabelan dan Pemberian Guide di Kelurahan Tembalang

Label diberikan pada map-map yang berjudulkan subyek dan penomoran berdasarkan surat masuk, di depan lemari juga disediakan label untuk memudahkan akses pencarain dan temu balik dokumen yang dibutuhkan.

- Guide, diberikan pada masing laci yang tersedia serta daftar file di masing-masing map yang ada.

Dibawah ini ada contoh pelabelan dan guide :

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam pengelolaan kearsipan di kelurahan Tembalang masih menggunakan sistem manual sehingga belum terorganisir dengan baik, meskipun begitu menurut mereka sudah cukup baik karena tidak adanya staff yang ahli dalam bidang kearsipan ini di Kelurahan Tembalang. Pengelompokkan yang didasarkan pada klasifikasi subjek, menurut para staff Kelurahan Tembalang membuat dokumen arsip mudah ditemukan.

B. Saran

Lampiran