STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

(1)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. DINETA JAYA Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor DNT/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup PENDAHULUAN

Tujuan Memberikan Gambaran Yang Berisi Latar Belakang Dan Tujuan

Dibuatnya SOP

A. LATAR BELAKANG

1. SOP Menurut llkka Tuomi ( Helsinki ) adalah pedoman yang berisi:

A. Prosedur Operasional Standart

B. Keputusan dan tindakan Standart

Sehingga setiap individu dalam organisasi bekerja secara benar (efektif) dengan cara yang benar (efisien)

2. SOP adalah salah satu indikator berjalannya sistem manajemen

di Perusahaan

3. Sistem Manajemen adalah terciptanya Interkoneksi ( keterkaitan )

antar Departemen sehingga semua Departemen memiliki satu Key Performance Indicator (KPI ) yang sama

4. KPI perusahaan adalah tercapainya PROFIT melalui KEPUASAN

CUSTOMER baik customer internal ( antar karyawan ) dan customer eksternal ( konsumen )

5. SOP dibutuhkan untuk membantu semua individu di dalam

organisasi untuk memiliki perangkat kontrol yang membatasi setiap aspek operasional dan administrasi

6. Untuk mewujudkan Visi dan Misi PT.DINETA JAYA

3.1 VISION 2015

Menjadi Perusahaan Profesional Yang bekerja Dengan Hati Untuk Memuaskan Pelanggan Eksternal Dan Internal Dalam Mencapai Produktivitas Terbaik

(2)

3.2 MISSION

Membangun Jaringan Kemitraaan Yang Dibangun Dengan Hati Dan Saling Menguntungkan Dengan Principal, Pelanggan, Pemasok, Karyawan Dan Masyarakat Melalui Pelayanan Yang Profesional.

3.3 DELAPAN DINETA VALUE : 1. COMMITMENT

Selalu menjunjung tinggi komitmen yang dibuat atas dasar kejujuran yang professional kepada Tuhan, Diri Sendiri Dan Mitra Perusahaan, bertanggung jawab atas pertumbuhan perusahaan dengan mencapai target yang dibebankan sesuai tanggung jawab masing-masing dengan mengerjakan semua tanggung jawab secara tuntas dan tepat waktu secara mandiri dan bekerja sama dengan departemen lain secara proporsional sehingga tercipta kepuasan pelanggan eksternal (pelanggan dan principal) dan internal (karyawan)

2. CONSISTENT

Selalu menjalankan komitmen secara continue dan menjalankannya secara profesional bagi kepuasan bagi pelanggan eksternal maupun pelanggan internal

3. COMMUNICATIVE

Mengutamakan keseimbangan hubungan jangka

panjang, memberikan respon yang cepat dan membangun kepedulian yang profesional baik dengan pelanggan eksternal maupun internal

4. CONTINUOUS IMPROVEMENT

Mengusahakan perbaikan yang berkesinambungan dan tidak cepat merasa puas untuk terus belajar dari kompetitor dan dunia luar sehingga akan selalu mengejar ketinggalan dengan cara yang sehat dan profesional

(3)

5. FOCUS

Memusatkan perhatian dalam menjalankan tanggung jawab sehingga tercapai produktivitas yang optimal, dan memberikan kontribusi yang nyata dengan membuat strategy dan perencanaan yang mampu menggaransi pencapaian kontribusi terbaik bagi pelanggan eksternal dan internal

6. INNOVATIVE

Selalu mencari terobosan terobosan yang kreatif, membiasakan untuk terbuka menerima kritik, kritis, analitis dalam hal pelayanan terhadap pelanggan eksternal dan internal

7. PROFESSIONAL

Memiliki keahlian dibidangnya dan bekerja benar (efektif) dengan cara yang benar (efisien) dengan integritas yang tinggi dan menjunjung Etika dalam berkompetisi

8. SERVICE OF EXCELLENT

Selalu berusaha menjadi yang terbaik dan tidak

berkompromi dengan kejujuran, kepercayaan dan

profesionalisme terhadap pelanggan eksternal dan pelanggan internal

(4)

B. Struktur Organisasi DIREKTUR ASS DIREKTUR MANAGEMENT REPRESENTATIVE DOCUMENT CONTROL SALES DEPT SALES CUSTOMER SERVICE OPERATION DEPT WAREHOUSE EXPEDISI HR & GA DEPT HR GA F & A DEPT ACCOUNTING TAX FINANCE PURCHASING DEPT SECURITY LEGAL CLEANING & PEST CONTROL SERVICE OFFICE SUPPLY SERVICE KASIR AP AR COLLECTOR

Dibuat Mengetahui Menyetujui

(5)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. DINETA JAYA Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor DNT/SOP/002/IX/REV00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup PENDAHULUAN

Tujuan Memberikan Gambaran Tujuan Dibuatnya SOP Bagi

Perusahaan

TUJUAN

1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan

2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan dalam operasional

3. Menjamin adanya standarisasi dokumen

4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi

5. Menjamin adanya standarisasi sistem validasi

6. Menjamin adanya standarisasi sistem pelaporan

7. Menjamin adanya standarisasi sistem kontrol

8. Menjamin adanya standarisasi untuk penilaian kegiatan organisasi

9. Menjamin adanya standarisasi pelayanan baik internal maupun

eksternal

10. Menjamin adanya standarisasi koordinasi antar departemen

11. Menjamin adanya standarisasi dalam menjalankan kewajiban terhadap

Perusahaan

(6)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Input Barang Datang Ke System

Tujuan Memastikan Bahwa Input Barang Datang Ke System

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku A. Ketentuan Input Barang Datang ke system

a. Barang Datang harus diinput 1 x 24 jam sejak barang datang

b. Untuk cross check setelah input harus mendapat persetujuan Kepala Gudang

B. Prosedur Input Barang Datang ke system

NO AKTIVITAS PIC

1 Melakukan Input barang datang sesuai dengan surat jalan baik

jumlah dan jenis

Purchasing

2 Melakukan verifikasi data antara surat jalan dan PO Purchasing

3 Print input pembelian dengan harga dan tanpa harga dan tanda

tangan

Purchasing

4 Tanda tangan print input pembelian sebagai crosscheck bahwa

barang yg sudah di input sesuai jumlah dan jenis

Kepala Gudang

(7)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Melalui Sales

Tujuan Memastikan Bahwa Order Melalui Sales Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Melalui Sales

a. PO yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok

b. PO harus ditulis di SP ( surat pesanan ) internal: perusahaan (

terlampir - dibuat )

c. Jika Terdapat kesalahan kirim disebabkan kesalahan Sales

maka Sales harus bertanggungjawab menyelesaiakan hingga tuntas

B. Prosedur Order Sales

1 Menerima PO dari Pelanggan Sales

2 Menyerahkan PO kepada Customer Service Sales

3 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin Invoice

4 Memberi tanda jika barang kosong Admin Invoice

5 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

kosong

Customer Service

6 Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak

lengkap (kosong) maka akan dicatat dalam Form Pending Order

Customer Service

(8)

(9)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Fax

Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Fax Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Fax

a. Fax yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok

b. Customer Service harus mengambil di mesin Fax pada pukul 07.30 dan 09.30

B. Prosedur Order Via Fax

1 Menerima Fax dari pelanggan Customer

Service

2 Mengambil SP pelanggan melalui Fax pk. 07.30 wita dan pk.09.30

wita

Customer Service

3 Memberikan PO pelanggan yang melalui Fax ke Admin Invoice Customer

Service

4 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin

Invoice

5 Menandai jika barang kosong Admin

Invoice

6 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang kosong Customer

Service

7 Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap

(kosong) maka akan dicatat dalam Form Pending Order

Customer Service

(10)

(11)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Email

Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Email Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Email

a. Email yang masuk diatas jam 10.00 dikirim esok harinya

b. Customer Service harus mengambil email ke Admin Sales pada pukul 08.30 dan 09.30

B. Prosedur Order Via Email

1. Menerima email dari pelanggan Admin Sales 2. Membuka email dari pelanggan dan cetak email Admin Sales 3. Memberikan PO pelanggan melalui email ke Admin

Invoice

Customer Service

4. Membuat invoice sesuai dengan PO Admin invoice 5. Menandai jika barang kosong Admin Invoice 6. Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

kosong

Customer Service

7. Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap (kosong), kredit block over due maka akan dicatat dalam Form Pending Order

(12)

(13)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Intruksi Kerja Cetak Faktur

Tujuan Memastikan Bahwa Cetak Faktur Berjalan Sesuai Dengan

A. Ketentuan Cetak Faktur

a. Sebelum cetak faktur, Admin Invoice harus memastikan jumlah dan jenis sama dengan Purchase Order / Surat Pesanan / Order Pelanggan.

b. Jika tidak sesuai ketentuan tanggung jawab ada pada Admin Invoice untu menindak lanjuti hingga tuntas.

B. Prosedur Cetak Faktur

NO Instruksi Kerja PIC

1 Terima Form Order dari Customer Service , Fax , email Admin Invoice

2 Cetak Faktur Admin Invoice

3 Tandai barang yang belum sesuai harga (harga belum

input) di kertas Fax atau email

Admin Invoice

4 Jika sudah sesuai dengan harga dan tidak ada kredit block

langsung buat invoice

Admin Invoice

5 Jika harga tidak sesuai atau ada kredit blok, info SPV

untuk diajukan pengajuan harga khusus

(14)

(15)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Cash Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Cash Di Gudang

(Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Cash Di Gudang (Pelanggan ambil barang)

a. Barang dapat diberikan kepada Pelanggan setelah ada bukti pelunasan di Kasir

(stempel lunas - DOC : OPR/SOP/006/IX/REV00)

b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit

B. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di Gudang (pelanggan ambil barang)

1 Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin

Invoice

2 Memberikan informasi kepada Kasir untuk menerima uang

dari pelanggan

Admin Invoice

3 Menandatangani invoice dan membubukan stempel lunas Kasir

4 Mengambil bukti pelunasan invoce ke Kasir Admin

Gudang

5 Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala

(16)

(17)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : OPERASIONAL Tanggal Berlaku 01/09/2014

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Kredit Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Kredit Di Gudang

a. Barang dapat diberikan kepada pelanggan setelah ada bukti PO asli ( jika mensyaratkan adanya PO saat penagihan ) atau Surat pengantar dari pelanggan dengan stempel resmi atau surat pesanan dari Customer Service

b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit c. Jika Pelanggan menghendaki faktur asli (diluar list master data yang

berlaku - di update setiap bulan Januari) maka pelanggan harus dibuatkan tandaterima telah menerima faktur asli dengan tandatangan dan nama lengkap (atau stempel jika memungkinkan)

B. Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di Gudang

1. Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin Invoice

2. Memberikan invoice ke gudang untuk disiapkan barang Admin Invoice

3. Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala gudang

4. Memberikan barang ke pelanggan Driver

5. Pelanggan tanda tangan, nama terang dan tanggal Pelanggan

(18)

(19)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Persiapan Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Persiapan Pengiriman Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Persiapan Pengiriman

a. Pengiriman mengacu pada MCP ( Master Call Plan ) Sales

b Pengiriman tidak melihat value tetapi dengan memperhatikan rute

c. Invoice dibuat rangkap 4

d. Mobil harus sudah dalam keadaan nyala mesin pendingin sebelum proses loading

e. Mobil harus dalam keadaan bersih sebelum pengiriman

B. Prosedur Persiapan Pengiriman

1. Merekap invoice yang sudah dibuat pada siang dan sore hari Admin

gudang

2. Merekap invoice yang sudah dibuat pagi hari Admin

gudang

3. Tanda tangani rekapan Kepala

gudang

4. Menyiapkan barang berdasarkan rekapan (jumlah dan jenis) Kepala

(20)

(21)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Loading Barang

Tujuan Memastikan Bahwa Loading Barang Berjalan Sesuai

A. Ketentuan Loading Barang

a. Tanggungjawab barang keluar dari gudang adalah Kepala gudang b. Tanggungjawab barang masuk ke mobil adalah driver

c. Tanggungjawab atas kelayakan barang yang akan di loading adalah Checker .

d. Cetak rekap invoice rangkap 4 1. Buat gudang

2. Buat driver 3. Buat Toza

4. Buat Admin Gudang

B. Prosedur Loading Barang

1. Menyiapkan barang sesuai dengan rekapan masing-masing driver / daerah

Staff Gudang

2. Melakukan pengecekan kelayakan barang yg sudah disiapkan (exp date, kebersihan, tidak rusak)

Checker

3. Melakukan Crosschek barang yg akan naik ke mobil (jumlah , jenis barang)

Kepala gudang

4. Tanda tangan di Form Rekap Invoice setelah dipastikan sesuai jumlah dan jenisnya

(22)

5. Kembalikan form asli dan copy ke Kepala Gudang Driver

6 Serahkan Form Rekap Invoice ke petugas gudang Toza Driver

7 Siapkan barang Gudang Toza

8 Cek quatity dan jenis barang harus sesuai dengan rekap

invoice

Driver

9 Kirim barang Driver

(23)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi Kerja Pengiriman Dengan TOP

Kredit

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

a. Jika ada penolakan barang dari pelanggan, langsung di coret di invoice dengan di paraf pelanggan untuk kemudian dilakukan revisi

c. Pada saat penukaran faktur, faktur revisi dilampirkan, faktur yang coretan untuk kemudian disahkan pelanggan dengan bukti tanda terima tukar faktur

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di

invoice

Driver

2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan

kode pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari pelanggan

Driver

3 Jika invoice asli diambil oleh Pelanggan (diluar list master data

yang berlaku) maka wajib meminta tanda terima invoice asli dan stempel pelanggan

Driver

4 Invoice dimintakan stempel Pelanggan (jika memungkinkan) /

tanda tangan dan nama penerima (harus) jika pelanggan tersebut tidak memiliki stempel wajib menyebutkan nama lengkap, tanggal dan jabatan

(24)

5 Jika di penerimaan barang (receiving) sudah tutup maka pengiriman diusahakan melalui kitchen

Driver

6 Apabila diterima oleh kitchen maka driver atau helper wajib

minta stempel pada keesokan harinya

Driver

7 Jika ada penolakan kiriman barang dari Pelanggan (apapun

alasannya) diharuskan menelpon ke Customer Service

Driver

8 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver

9 Simpan gabungan invoice (asli / copy) barang tolakan serta

invoicenya untuk disetor di Admin Gudang

Driver

10 Berikan invoice ke Fakturis Admin

Gudang

(25)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi kerja Pengiriman Dengan TOP

Cash

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

a. Faktur asli diserahkan ke Pelanggan

b. Jika Pelanggan tidak membayar Cash Barang dilarang diturunkan

Dengan terlebih dahulu komunikasi ke Customer Service

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di invoice Driver

2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan kode

pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari Pelanggan

Driver

3 Terima uang pembayaran dari Pelanggan Driver

4 Jika Pelanggan tersebut tidak dapat membayar dengan alasan

apapun maka driver harus hubungi Customer Service

Driver

5 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver

6 Simpan gabungan uang tunai untuk setor ke Kasir Driver

7 Setor gabungan nota tolakan pengiriman (jika ada) ke Admin

Gudang

(26)

(27)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Tolakan Barang

Tujuan Memastikan Bahwa Tolakan Barang Berjalan Sesuai Dengan

A. Ketentuan Tolakan Barang

a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di faktur maka Driver harus komunikasi dengan Customer Service.

b. Jika Pelanggan menolak, maka Kepala Gudang harus mencoret Faktur dan memberi alasan penolakan jika pelanggan tidak mencoret atau memberikan alasan penolakan

c. Tolakan harus diselesaikan oleh Kepala gudang 1 X 24 jam

B. Prosedur Tolakan Barang

1 Menyerahkan barang tolakan ke gudang Driver

2 Menulis di Buku Retur Gudang barang sesuai dengan jumlah

dan jenis barang yang retur dari pelanggan dan tanda tangan

Driver

3 Melakukan Crosscheck barang sesuai dengan invoice yang ter

retur dan tulisan di Form Retur dan setelah sesuai tanda tangani Form Retur

Admin gudang

4 Mengembalikan barang retur ke gudang Kepala

gudang

5 Membawa invoice retur dan buku retur gudang ke Admin

Invoice untuk dilakukan retur invoice

Admin gudang

(28)

6 Melakukan proses Retur di system Admin Invoice

8 Menyerahkan invoice yang sudah clear ke Fakturis dengan

menggunakan Form Rekap Invoice

Admin gudang

(29)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat

Jalan (Ex : sample, program principal dll)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat

Jalan (Ex : sample, program principal dll) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di surat jalan maka Driver harus komunikasi dengan Customer Service .

b. Jika principal sudah mengembalikan barang maka surat jalan harus segera di retur

c. Semua barang yang keluar dari gudang tidak boleh mengunakan surat jalan manual, menyebabkan stock fisik dan system selisih

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

1 Menerima PO dari pelanggan, principal, pengajuan

sample

User

2 Membuat surat jalan Admin Invoice

3 Mengirim ke pelanggan, principal, pengajuan sample Driver / User

4 Menandatangani surat jalan User

5 Menyerahkan surat jalan ke Admin Gudang Driver

6 Membuat invoice jika surat jalan mensyaratkan dibuat

invoice

(30)

7 Meretur surat jalan jika sudah melewati ketentuan dengan terlebih dahulu menginformasikan ke User

Admin gudang

8 Menerima barang dan meretur surat jalan di Form

Retur

Admin gudang

9 Meretur Admin Invoice

(31)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Jadwal Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

A. Ketentuan Pengiriman Barang Horeka

PO DITERIMA BARANG DIKIRIM

Sebelum jam 10.00 Hari itu juga

Setelah Jam 10 .00 Maksimal Besok

(32)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur

Tujuan Memastikan Bahwa Pembuatan Faktur Pajak Retur Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku A. Ketentuan Pembuatan Faktur Pajak Retur

a. Faktur Pajak Retur dapat diproses jika terdapat info pengembalian barang dari pelanggan. Harus dilampirkan bukti pengembalian barang b. Jika pengembalian dilakukan pada bulan berjalan maka tidak perlu

dilakukan Retur Faktur Pajak tetapi cukup dengan cancel proses Faktur pajak , atas persetujuan pelanggan

B. Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur

1 Bukti retur didapat dari pelanggan Driver

2 Menulis di Form Retur sesuai dengan barang yang diterima Admin gudang

3 Memberikan ke Admin Invoice Admin gudang

4 Menginput di system Admin Invoice

5 Menyerahkan invoice dan faktur pajak retur ke Fakturis

dengan memakai Form Serah Terima Pajak Retur

Admin Gudang

(33)

(34)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Monitoring Service Level

Tujuan Memastikan Bahwa Monitoring Service Level Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Monitoring Service Level

a. Pelanggan yang mensyaratkan punishment dalam service level wajib bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM

b. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Tradding term terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan punishment ke pada Perusahaan

c. Service Level harus dimonitor secara manual Form Monitoring Service Level

d. Monitoring dilakukan perbulan, perhari dengan membandingkan PO masuk dan Faktur diterima pelanggan

e. Semua Filling (PO copy, copy invoice) dilakukan oleh Admin Sales

f. Odner ditulis monitoring service level (berisi Form Monitoring Service

Level perpelanggan, perbulan dilampirkan PO copy, copy invoice dibuat perpelanggan)

g. Evaluasi Service level harus dimeetingkan OM dengan Sales Departemen, dan Finance Manager setiap business review

h. Jika service level disebabkan kesalahan kekosongan Principal maka, OM harus memiliki data yang valid yang merujuk adanya kesalahan Principal dalam membuat program dan kekosongan stock

i. Setiap PO pelanggan yang memiliki punishment service level sales

harus memberikan list data yang di update tiap tiga bulan kepada Finance Manager (jika ada pemotongan punisment perpelanggan)

(35)

(36)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

1. Pelanggan yang mensyaratkan Rebate dan Fix Rebate wajib bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM

2. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Trading term Terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan punishment ke pada Perusahaan

3. Jika ada pemotongan fix rebate dan rebate maka FAM wajib memberitahukan kepada SPV tentang pemotongan tersebut dengan terlebih dahulu membandingkan antara trading term dengan pemotonggan pelanggan

4. Jika terdapat ketidaksesuaian antara pemotongan pelanggan dengan perhitungan FAM maka SPV wajib menindaklanjuti dengan pelanggan maksimal 7 x 24 jam.

5. FAM membebankan pemotongan beban rebate dan fix rebate sesuai dengan kesepakatan perjanjian antara distributor atau principal

(37)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Barang Dari

Pelanggan

Tujuan Memastikan Bahwa Pengembalian Barang Dari Pelanggan

A. Ketentuan Pengembalian Barang Dari Pelanggan

a. Sales menginformasikan barang retur dari pelanggan ke Customer Service menggunakan Form Retur (horeka)

b. Sales memberikan Form Retur kepada admin gudang untuk menyerahkan kepada driver untuk melakukan penarikan barang di pelanggan (retail)

c. Jika tidak ada info dari Kepala gudang maka driver tidak boleh ambil barang retur dari pelanggan

d. Form dibuat rangkap 3 (asli: pelanggan, copy 1: Admin Invoice, copy 2: admin gudang)

B. Prosedur Pengembalian Barang Dari Pelanggan

1. Mengambil barang sesuai dengan Form Retur yang diberikan oleh admin gudang

Driver

2. Memberikan barang beserta Form Retur ke admin gudang Driver

3. Melakukan cek barang apakah sesuai jumlah dan jenis barang yang tertulis di Form Retur dan menandatangani

Admin gudang

4. Memberikan bukti Form Retur ke Admin Invoice Admin

(38)

5. Menginput retur ke system, print untuk file Admin Gudang Admin Invoice

6. Print Faktur pajak retur serahkan ke Admin Finance Admin

Invoice

(39)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Retur Administrasi

Tujuan Memastikan Bahwa Retur Administrasi Berjalan Sesuai

A. Ketentuan Retur Administrasi

a. Retur administrasi disebabkan karena terjadinya kesalahan input b. Admin Invoice melakukan Retur administrasi tersebut

c. Penyelesaian harus dilakukan 1 x 24 jam

B. Prosedur Retur Administrasi

1 Menerima Pengembalian Invoice dari pelanggan Driver

2 Memberikan ke Admin Gudang Driver

3 Menulis di Buku Retur Gudang Admin gudang

4 Menyerahkan buku retur gudang ke Admin Invoice Admin gudang

5 Menginput retur Admin Invoice

6 Memberikan invoice yang sudah benar / yang sudah

diretur ke Fakturis

(40)

(41)

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Biaya Operasional

Mobil Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Pengajuan Biaya Operasional Mobil

Pengiriman Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Biaya Operasional

a. Biaya Operasional dapat menggunakan petty cash atau sistem reimburse

b. Harus diselesaikan maksimal 3 x 24 jam.

c. yang dimaksud biaya operasional adalah : perbaikan mobil, bensin, parkir, perbaikan mesin pendingin

B. Prosedur Pengajuan Biaya Operasional

1 Membawa copy invoice ke OM (perbaikan mobil) koordinator

expedisi

2 Menanda tangani invoice (perbaikan mobil) OM

3 Memberikan invoice ke bagian Kasir (perbaikan mobil) Koordinator

expedisi

4 Menyerahkan realisasi biaya Kasir

5 Mengisi bensin mobil pengiriman (bensin) Operation

6 Menandatangani struk bensin (bensin) OM

(42)

8 Memeriksa karcis mobil (pastikan tidak ada nomor yg berurutan) dan menanda tangani Karcis

Operation

9 Memberikan ke Kasir untuk claim (karcis) Operation

(43)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Program Principal Yang Bisa

Dieksekusi Di Pasar

Tujuan Memastikan Bahwa Program Principal Yang Bisa

Dieksekusi Di Pasar Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar

Aktivitas Principal dapat dieksekusi ke pasar jika sudah dibuatkan surat resmi

B. Prosedur Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar

1 Semua instruksi Principal yang berkaitan dengan aktivitas

pasar wajib dibuat hitam di atas putih (Fax, email, surat resmi)

Semua Principal

2 Semua surat dari Principal wajib dibuat surat resmi oleh

SPV/SM/ASM yang ditujukan kepada semua pelanggan atau pelanggan yang ditunjuk dengan menembuskan pada OM sebagai penanggung jawab legalitas surat menyurat perusahaan

OM

3 Ketentuan nomor dua menjadi syarat mutlak sebelum

dieksekusi dalam system Komputer

(44)

(45)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

Tujuan Memastikan Bahwa Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

A. Ketentuan Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

a. Surat Masuk harus dimasukkan ke Document Control (DC)

b. Surat Masuk yang dimaksud adalah surat masuk yang hard copy diluar kepentingan pribadi, surat masuk yang berupa tagihan atau invoice dibuat Buku Jurnal Tagihan.

c. Khusus untuk surat pribadi dibuat buku serah terima tersendiri (tidak wajib mengikuti prosedur ketentuan SOP)

d. DC yang bertanggungjawab melakukan jurnal dan sirkuler ke bagian terkait (dalam Buku Jurnal Surat Masuk)

e. Untuk sirkuler maksimal adalah 1 x 24 jam sejak diterima

B. Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

1 Menerima surat masuk Document

Control

2 Mencatat di buku jurnal surat masuk Document

Control

3 Mensirkulerkan kepada semua pihak yang ditujukan dalam

surat masuk

Document Control

4 Menerima copy surat dan menandatangani di Stempel

Tanda Terima

(46)

5 Memfile surat asli dalam odner surat masuk, dan disimpan dalam file MR

Document Control

(47)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Kendaraan

Operasional Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Kendaraan Operasional

Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan

a. Penanggungjawab kendaraan operasional adalah yang menerima di dalam tandaterima yang diserahkan oleh General Affairs

b. Mobil Operasional wajib dirawat seperti mobil sendiri

c. Form Serah Terima kendaraan dibuat 2 rangkap, asli (GA ) copy (koordinator expedisi)

B. Prosedur Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan

1 Foto kendaraan sesuai keadaan terkini GA

2 Print foto dan Form Serah Terima Mobil GA

3 Memeriksa mobil (sesuaikan dengan foto) GA/Driver/koordinator

expedisi

4 Menandatangani Form Serah Terima Driver

(48)

(49)

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perawatan Kendaraan

Operasional

Tujuan Memastikan Bahwa Perawatan Kendaraan Operasional

Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perawatan Kendaraan Operasional

a. Perawatan dilakukan secara berkala setiap 3000 km b. Mobil dicuci setiap pagi

c. Mobil dicuci di bengkel setiap bulan sekali d. Harus Mengisi Buku Kontrol Kendaraan B. Prosedur Perawatan Kendaraan Operasional

1 Ganti oli sesuai dengan jadwal pergantian oli berdasarkan

kilometer

User

2 Ganti oli di tempat yang telah ditentukan User

3 Berikan copy invoice ke koordinator expedisi User

4 Menandatangani copy invoice OM

5 Berikan copy invoice yang sudah ditandatangani OM ke Kasir Koordinator

(50)

(51)

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perbaikan Kendaraan

Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Perbaikan Kendaraan Perusahaan

A. Ketentuan Perbaikan Kendaraan Perusahaan

a. Perbaikan kendaraan dapat dilakukan secara rutin atau tidak rutin

b Jika ada hal yang urgent maksimal 1 x 24 jam harus dilaporkan ke OM

dengan mengisi Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang c. Cek kerusakan mobil maksimal 1 x 24 jam sejak diterimanya laporan

B. Prosedur Perbaikan Kendaraan Perusahaan

1 Melaporkan kerusakan mobil pada GA memakai Form

Permintaan Perbaikan Barang

User

2 Melakukan pengecekan kendaraan GA

3 Instruksikan tempat perbaikan mobil ke user GA

4 Membawa mobil ke bengkel yang sudah di instruksikan User

5 Membawa invoice ke OM User

6 Menandatangani invoice perbaikan OM

(52)

(53)

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin

Pendingin (Cold Storage)

Tujuan Memastikan Bahwa Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin

(Cold Storage) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage) a. mesin pendingin harus bersuhu minus 15 derajat

b. Jika ada hal diluar ketentuan 1 X 24 jam harus melaporkan kepada GA mengetahui OM

B. Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage)

1 Laporkan kerusakan mesin pendingin Kepala

Gudang

2 Tulis laporan pada Form Permintaan Perbaikan Dan

Pembelian Barang

Suhu terakhir dilaporkan pada Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang

Kepala Gudang

3 Tanda tangan Form Permintaan Perbaikan Dan

Pembelian Barang

GA dan OM

4 Menelpon Teknisi GA

5 Perbaikan mesin pendingin Teknisi

(54)

(55)

Nomor OPR/SOP/027/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Minimum Order

Tujuan Memastikan Bahwa Minimum Order Berjalan Sesuai

a. Order yang dapat dilayani minimal Rp. 100.000,-

b. Jika Terdapat kekurangan dari minimal order harus dikomunikasikan kepada pelanggan 1 x 24 jam oleh Admin Invoice, Sales ,Pelanggan servive

(56)

Nomor OPR/SOP/O28/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Surat Pernyataan

Tujuan Memastikan Bahwa Surat Pernyataan Berjalan Sesuai

A. Ketentuan Surat Pernyataan

1. Surat Pernyataan harus dibuat segera setelah diketahui adanya penyimpangan, walaupun hasil penyelidikan belum selesai dan angka Final yang di simpangan belum Final perhitungannya. Jika diperlukan satu kasus dapat terdiri lebih dari satu surat pernyataan.

2. Surat Pernyataan harus dibuat dengan tulisan tangan yang melakukan penyimpangan dengan dibimbing

3. Surat pernyataan harus dibuat harus dibuat diatas materai, atau kertas bersegel

4. Surat Pernyataan harus ditandatangani dengan minimal dua orang saksi ikut tandatangan (saksi adalah orang yang mengetahui atau pihak yang berkaitan langsung dengan kasus penyimpangan yang dibuat)

5. Surat Pernyataan harus dikonfirmasikan kepada Legal atau Management Representetif pada saat yang bersangkutan masih berada di pihak perusahaan (jika dianggap ada tambahan atau koreksi harus dilakukan saat itu )

6. Dalam Surat Pernyataan jangan dibuka peluang untuk melakukan pembayaran bertahap atau cicilan

7. Jika ada kesanggupan secara damai maka pernyataan baik dari yang bersangkutan atau keluarga harus membuat SURAT KESEPAKATAN BERSAMA diatas materei atau kertas bersegel tetap dengan tidak memberikan peluang mencicil

(57)

8. SURAT KESEPAKATAN BERSAMA harus memnuhi syarat sbb : a. Surat Dibuat diatas kertas segel atau materai

b. Surat Ditandatangani yang bersangkutan atau keluarga c. Saksi dua orang

9. Semua proses dilakukan oleh Departemen head didampingi HRD

(58)

Ruang Ligkup Ketentuan Laporan Kejadian Khusus

Tujuan Memastikan Bahwa Laporan Kejadian Khusus Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Pelaporan Atas Kejadian Khusus : 1. Kejadian Khusus

Dalam Hal ini diartikan sebagai kejadian yang terjadi dengan akibat potensi kerugian terhadap perusahaan dan atau membahayakan keselamatan karyawan

Contoh : Penggelapan uang, kecelakaan

2. DH segera melakukan report mengunakan form laporan kejadian khusus saat itu juga kepada OM Jika Jumlahnya diatas Rp.5.000.000 ( lima Juta Rupiah )

3. OM segera menindaklanjuti jika dalam waktu 7 x 24 jam tidak mendapatkan jalan keluar segera melaporkan ke TOP Managemen

4. Jika terjadi kecelakaan laporan kepada Departemen Head saat itu juga dan ditembuskan ke HRD

(59)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/030/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Depo Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Depo:

1. Definisi Depo adalah cabang yang mengcover area yang ditetapkan perusahaan

2. Depo dipimpin oleh Kepala Depo ( Unior Manager ) 3. Depo memiliki 3 indikator kerja :

a. Sales b. Collection

c. Oporational ( penginputan invoice, pengiriman, penagihan dll ) 4. Syarat Minimal Operational depo :

a. AR

b. Admin Invoice c. Gudang d. Pengiriman

e. Operational Cabang lainnya

5. Team Minimal depo adalah pemenuhan standart minimal cabang 6. SOP mengikuti SOP regular

(60)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Cancel dan Retur Produk

Tujuan Memastikan Bahwa Cancel Dan Retur Produk Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penjualan:

Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu jika ada principal menolak Retur menjadi beban kepala gudang

B. Prosedur Cancel Dan Retur Produk

NO AKTIVITAS PIC Formulir

1 Menerima Order dari pelanggan Customer

Service

PO/Fax/telp

2 Menginput PO Pelanggan Admin

Invoice

3 Menyerahkan Invoice ke Gudang , beserta rekap invoice Admin

Invoice

4 Mengirim ke Pelanggan Supir Invoice

5 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,

segera menyerahkan barang ke gudang

Kepala Gudang

6 Melaporkan kepada Admin Sales mengenai

pengembalian barang dari outlet

Kepala Gudang

(61)

7 Membuat Retur Invoice, pembatalan harus dibuat jika ada pembatalan total , jika pembatalan sebagian harus melakukan proses Retur

Admin Invoice

8 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan

penerima barang Retur harus menandatangani bukti penerimaan barang Retur

Gudang

9 Mencocokkan invoice yang diRetur dengan nota Retur

demikian jika ada pembatalan harus ada laporan yang jelas

AR

(62)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penjualan Toza

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penjualan Toza Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penjualan Toza :

1. Penjualan Toza akan dibuat Rekap setiap 3 hari sekali dengan form

standart yang tidak boleh dirubah (terlampir) ..\..\SOP DINETA NON

ISO\monitoring penjualan toza.xls

2. Dalam Rekap harian terdapat beberapa laporan sbb :

a. Kode Barang b. Nama Barang

c. Tanggal d. Qty Jual

e. Qty Extra f. Harga Jual

g. Nilai Jual h. Ppn Jual

i. Netto Jual j. Qty Retur

k. Harga Retur l. Nilai Retur

m. Ppn Retur n. Sales Luar

o. Nomer Transaksi

3. Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu team Toza berhak menolak dan Retur menjadi beban kepala gudang

4. Setiap akhir bulan semua report harus disclose dan sesuai dengan laporan API Diselesaikan (PIC Sales Admin Sdri. Cathrine)

(63)

B. Prosedur Penjualan TOZA

NO AKTIVITAS PIC Formulir

1 Menerima Order dari pelanggan Customer

Service

PO/Fax/telp

2 Menginput PO Pelanggan Admin

Invoice

3 Menyerahkan Invoice ke Gudang, beserta Rekap

invoice

Admin Invoice

Invoice

4 Mengambil barang ke Gudang Toza Supir Rekap

invoice

5 Mengirim ke Pelanggan Supir Invoice

6 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,

segera menyerahkan barang ke gudang PT. Dineta

Kepala Gudang

7 Melaporkan kepada admin sales mengenai

pengembalian barang dari outlet

Kepala Gudang

8 Membuat Retur Invoice Admin

invoice

9 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan

penerima barang Retur harus menandatangani bukti penerimaan barang Retur

Gudang Toza

5 Setiap 3 hari sekali melakukan crosceck invoice yang

diterima dengan rekap by system di sales admin PT Dineta Team Toza ..\..\SOP DINETA NON ISO\monitori ng penjualan toza.xls

(64)

6 Jika ada yang tidak sesuai segera melaporkan ke admin sales

Team Toza

7 Melacak jika ada yang selisih hingga diketemukan

selisihnya

Admin Sales

(65)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo Singaraja

Tujuan Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Depo Singaraja :

1. Hanya memiliki gudang Beverage

2. Coverage Food dengan system taking order

3. Surat Jalan Manual dibuat dengan nomer urut, jika salah harus dikembalikan kembali ke buku di staples

4. Surat jalan Manual harus di invoice setiap hari sabtu, dan diserahkan ke admin AR hari yang sama, dengan tanda terima dari Admin Invoice ke AR (Dokumen tanda terima)

5. AR harus menyerahkan piutang jatuh tempo kepada sales untuk ditagihkan setiap hari sabtu

B. Prosedur Depo

NO AKTIVITAS BEVERAGE PIC

1. A Mengajukan permintaan persediaan gudang Sales

2. Pengiriman barang ke depo Principal

3. B Melakukan Pengisian kartu stock di depo Supir/gudang

4. C Pengeluaran barang penjualan harus ditulis di kartu stock dan surat jalan

manual ( 4 Rangkap : putih pelanggan ( cash ) putih AR ( kredit ) merah ( outlet ) hijau ( gudang ) kuning ( gudang )

Supir/Gudang

5. E Menyerahkan Surat jalan Manual asli ( kredit) merah ( cash ) kepada

Admin invoice untuk dicetak invoice

Sales

6. Stock opname bulanan setiap akhir bulan untuk fisik gudang Sales

(66)

(67)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERATIONAL

Tanggal Berlaku 1 April 2015

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemeriksaan Mobil Operasional :

1.Pemeriksaan dilakukan seminggu sekali setiap hari Sabtu

2.Pemeriksaan dilakukan oleh General Affairs dan Koordinator Expedisi

B.Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional

1 Meginformasikan ke GA bahwa mobil siap untuk diperiksa

dan di check

Koordinator Expedisi

2 Mengecek seluruh mobil operasional GA dan

Koordinator Expedisi

3 Menulis perubahan yang ada pada mobil operasional GA

4 Menandatangani hasil pengecekan seluruh mobil

operasional

GA dan koordinator Expedisi

(68)

Dbuat Mengetahui Menyetujui

(69)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERATIONAL

Tanggal Berlaku 1 April 2015

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke Principal Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke

Principal Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengembalian / Retur Barang Ke Principal :

1. Retur Barang Ke Principal mengunakan surat jalan yang sudah disahkan oleh OM dan Kagud

2. Penyesuaian disistem dilakukan oleh accounting mengunakan surat jalan yang sudah disahkan oleh OM, Kagud dan pihak Ekspedisi / Principal

3. Surat Jalan barang retur maksimal diterima oleh accounting maksimal 1 x24 jam

B.Prosedur Pengembalian /Retur Barang Ke Principal

1 Mengirim barang retur ke principal Kagud

2 Meminta persetujuan Operasional manager atas surat jalan

yang dikeluarkan saat kirim barang retur

Kagud

3 Mengecek dan mengesahkan surat jalan retur barang OM

(70)

5 Memberikan copy surat jalan yang sudah ditanda tangani oleh expedisi ke Accounting

Kagud

6 Menerima surat jalan barang retur ke principal dan

menyesuaikan stock secara sistem

Accounting

(71)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPRERASIONAL

Tanggal Berlaku 1 Mei 2015

Nomor OPR/SOP/036/IX/REV 00 Nomor / Tanggal

Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penanganan Produk Mendekati

Kadaluarsa Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :

1. Kepala Gudang Memberikan data produk-produk yang sudah mendekati Kadaluarsa (minimal setengah umur dari Kadaluarsa) dan produk yang tidak pernah keluar (slow moving) setiap bulan, minggu pertama kepada Sales Manager, Operational Manager,Purchasing dan Kepala Cabang (Kacab)

2. Jika Kepala Gudang sudah memberikan data untuk produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving setiap bulannya maka yang bertanggung jawab jika terjadi Kadaluarsa gudang adalah Purchasing, Sales Manager dan Kacab

3. Sales Manager, Purchasing dan Kacab mengevaluasi data yang diberikan Kepala Gudang untuk pengajuan program menunjang penjualan kepada General Manager diperiksa oleh Operational Manager

4. Tanggung jawab Kepala Gudang atas barang Kadaluarsa meliputi :

 Tidak memberikan data rutin setiap bulan sesuai ketentuan di atas

(produk-produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving)

 FIFO dan FEFO produk yang tidak jalan

5. Tanggung jawab purchasing atas barang Kadaluarsa meliputi :

 Purchasing kelebihan order (dilihat dari forecast team sales)

(72)

6. Tanggung jawab Sales Manager atas barang Kadaluarsa meliputi :

 Sales manager tidak action (pembuatan program atau pengajuan disc

untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh Kepala Gudang

 Permintaan produk yang di pesan khusus diluar produk yang regular

oleh team sales

7. Tanggung Jawab Kacab atas barang Kadaluarsa meliputi :

 Kacab kelebihan Order

 Kacab salah order

 Kacab tidak action (pembuatan program atau pengajuan discount

untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh Kepala Gudang

 Permintaan produk yang dipesan khusus diluar produk regular.

B. Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :

1

Memberikan data produk produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving kepada Sales Manager, Operasional Manager, Purchasing dan Kacab secara tertulis dengan menggunakan Form Rekap Produk Kadaluarsa dan Slow Moving

Kepala Gudang

2

Menerima, menandatangani serta mengevaluasi data produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving yang diberikan Kepala Gudang

Sales Manager, Purchasing dan Kacab

3

Membuat pengajuan program untuk menunjang

penjualan atas produk mendekati kadaluarsa dan slow moving diketahui oleh Operasional manager dan Purchasing

Sales Manager dan Kacab

(73)

4 Menandatangani pengajuan program dari Sales Manager

atau Kacab GM

5

Memberikan pengajuan program yang sudah di approve oleh GM kepada admin sales untuk perubahan data (discount atau Trade promo)

Sales manager dan Kacab

6

Memberikan copy pengajuan program yang sudah di approve oleh GM kepada admin invoice untuk cetak Invoice jika ada permintaan dari customer

Admin sales

7 Membuat nota sesuai pengajuan oleh Sales Manager dan

Kacab yang telah di Approve oleh GM Admin Invoice

8

Me-review dan memonitoring stok produk-produk mendekati exp. dan slow moving yang sudah diajukan dan diapprove oleh GM dan melaporkan kepada sales manager

Purchasing dan Kacab

(74)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima COD

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Cash On Delivery (COD)

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan serah terima COD :

1. PIC COD : Kasir, Pengiriman, Sales

2. Kesalahan atau selisih penerimaan tunai karena keteledoran PIC dalam penerimaan maka selisih akan dibebankan ke PIC

B. Prosedur serah terima COD :

1 Mengisi Form Register Serah Terima COD antara Gudang dengan

Sopir atau Sales

Driver, Sales

2 Cek dan menyerahkan Uang Tunai serta Copy Invoice COD ke

Gudang

Driver, Sales

3 Menerima, cek dan menandatangani jika uang tunai yang diterima

telah sesuai dengan Form Register Serah Terima COD dan copy Invoice COD.

Admin Gudang

(75)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : Finance Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor FIN/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Penyetoran Tunai,

CEK, BG

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Penyetoran Tunai, Cek

Dan BG Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah terima :

1. PIC serah terima penyetoran tunai, Cek, BG adalah : Kasir, Kolektor, Sales

2. Uang tunai, cek dan BG disimpan oleh Kasir dalam brankas, kunci asli di pegang FAM, Duplikat oleh Kasir

3. Penerimaan Cek atau Giro wajib memperhatikan keabsahan : a. Tanggal Cek, BG

b. Tanggal Jatuh Tempo c. Nominal

d. Terbilang e. Tanda tangan

f. Stample, Penebalan

B. Prosedur Serah Terima

1 Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan sesuai jumlah

yang dibayar Pelanggan, lampirkan bukti potong pembayaran jika ada

Sales, Kolektor

2 Mengisi Buku Setoran Penagihan dan menyerahkan hasil

tagihan

Sales, Kolektor

(76)

3 Menerima dan cek hasil tagihan. Jika sesuai menandatangani Buku Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan

Kasir

4 Jika terdapat selisih pembayaran koordinasikan ke sales, kolektor

dan AR

Kasir

5 Mengkonfirmasi penyebab selisih ke Pelanggan, menyerahkan

pembayaran Pelanggan ke Kasir

AR

6 Menerima pembayaran Pelanggan Kasir

(77)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan COD, Tunai, CEK, BG

Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan COD, Tunai, Cek Dan BG

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelunasan COD, Tunai, Cek, BG : - Pelunasan piutang maksimal H+1

B. Prosedur pelunasan COD, TUNAI, CEK DAN BG

1 Melakukan input pelunasan di system lampirkan dokumen pendukung Kasir

2 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan, mencetak Form

Laporan Mutasi Kas

Kasir

3 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan

Pelanggan, serahkan ke akunting

Kasir

4 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah

ditandatangani dan file

Finance

(78)

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Transfer

Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan Transfer Berjalan Sesuai

A. Ketentuan Pelunasan Transfer :

1. PIC pelunasan transfer : AR, Kasir, FIN

2. Mutasi harian Bank (Rekening Koran) di print 2 kali sehari 3. Fax bukti transfer serta rincian oleh Pelanggan

4. Pelunasan piutang dilakukan dengan posisi dokumen telah lengkap tanpa selisih

B. Prosedur Pelunasan Transfer

1. Mencetak mutasi harian bank dan menyerahkan ke AR Akunting

2. Menerima Mutasi harian Bank, menyiapkan rincian pembayaran dan

copy Invoice serta Form Jurnal Bukti Bank Masuk (BBM), serahkan ke FIN untuk dilakukan crosscheck

AR

3. Menerima dan cek Form Jurnal Bukti Bank Masuk serta bukti

pendukung, menandatangani menyerahkan ke Kasir

FIN

4 Menerima dan cek serta menginput pelunasan di system Kasir

5 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan lalu cetak Form Laporan Mutasi Kas

Kasir

6 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan

Pelanggan, serahkan ke Akunting

(79)

7 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah ditandatangani dan file

Finance

(80)

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Produk Sample

Tujuan Memastikan Bahwa Produk Sample Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Produk Sample Dan Pelunasannya

1. Sample diberikan ke Pelanggan sebagai bentuk promosi penjualan 2. Pengajuan sample wajib menyertakan tandatangan DH Sales 3. Budget sample Rp. 500.000,- / bulan

B. Prosedur Pelunasan Produk Sample

1. Menyerahkan Surat Pesanan (SP) Sample ke Admin Invoice untuk proses pembuatan Invoice.

Sales

2. b Menerima dan menandatangai Invoice Sales,

Gudang

3. c Serahkan Invoice Asli (putih) ke Kasir untuk pelunasan Sales