ANALISIS DAN PERANCANGAN
E-PROCUREMENT PADA PT BANK
RAKYAT INDONESIA (PERSERO) TBK
Annissa Fitriani
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Proses pengadaan barang (procurement) tidak lagi menjadi proses administratif semata pada
bisnis perbankan, melainkan menjadi salah satu aktivitas utama yang mendukung keunggulan kompetitif perusahaan. Begitu juga halnya pada PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, salah satu perusahaan perbankan yang terbesar dan memiliki cakupan wilayah terluas di Indonesia. Luasnya cakupan wilayah PT Bank Rakyat Indonesia menjadi tantangan tersendiri bagi berjalannya proses pengadaan, terutama disaat kecepatan waktu, kualitas barang, dan faktor biaya diperhitungkan. Selain itu, pemilihan vendor juga menjadi salah satu aktivitas kritis dalam
proses pengadaan. Perusahaan harus mampu memilih vendor yang tepat sehingga proses
pengadaan yang berjalan dapat ikut meningkatkan nilai bagi perusahaan. Sebagai langkah awal dalam pembangunan aplikasi dilakukan analisis porter yang berfokus pada daya tarik pemasok dan analisis value chain yang berfokus pada aktivitas procurement untuk mengetahui peran pemasok serta aktivitas procurement pada keseluruhan perusahaan. Lalu dilakukan juga analisis masalah dan kebutuhan informasi dalam rangka tahapan dalam pembangunan aplikasi selanjutnya. Analisis dan perancangan aplikasi menggunakan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang digambarkan dalam notasi Unified Modelling Language (UM L). Hasil
analisis mengarahkan pada pembangunan e-procurement pada PT Bank Rakyat Indonesia.
1.
Pendahuluan
Dunia industri dan bisnis merupakan salah satu pengimplementasi internet yang unggul. Seperti yang diketahui, perkembangan dunia industri dan bisnis sangatlah pesat seiring dengan kebutuhan manusia yang terus berubah, meningkat, serta bervariasi. Setiap pelaku bisnis terus saling berkompetisi untuk dapat memuaskan pelanggannya dan mengembangkan sayap bisnisnya. Dalam perindustrian, setiap perusahaan juga berlomba untuk menciptakan barang atau jasa yang lebih unggul untuk menarik perhatian pelanggan, baik dari segi kualitas maupun biaya. Dan pemanfaatan jaringan internet merupakan salah satu kunci untuk dapat memperoleh keunggulan dalam persaingan tersebut.
Peran internet dalam dunia bisnis pun mulai meluas, tidak hanya sebagai alat pendukung pertukaran informasi saja, namun juga sebagai alat pendukung kegiatan operasional lainnya, seperti: pemesanan, penjualan, pembayaran, pemasaran, hingga pelayanan konsumen. Perkembangan pemanfaatan internet inilah yang kini marak diimplementasi dan menjadi salah satu strategi bisnis perusahaan. Begitu juga dalam dunia perbankan.
PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, atau yang lebih dikenal dengan sebutan Bank BRI, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perbankan di Indonesia. Bank BRI memfokuskan usahanya kedalam beberapa bagian, yakni simpanan,
pinjaman, jasa bank, produk konsumen, investment banking, dan priority banking.
Didirikan sejak tahun 1895, Bank BRI kini menjadi salah satu bank yang memiliki jangkauan paling luas di antara bank lainnya. Tercatat pada bulan Desember 2010, Bank BRI telah memiliki 7004 unit kerja, mulai dari kantor pusat hingga teras BRI. Dengan jumlah unit kerja yang demikian besar, tentunya Bank BRI memiliki proses pengadaan yang cukup rumit.
Seiring dengan terus meningkatnya jumlah unit kerja yang dimiliki serta keragaman produk yang dibutuhkan, maka proses pengadaan pada Bank BRI menjadi salah satu proses yang sangat penting untuk diperhatikan. Ditambah lagi jumlah
ketersediaan rekanan atau vendor semakin meningkat dengan tingkat kualitas yang
beragam. Hal ini bisa menjadi hal baik sekaligus hal buruk bagi Bank BRI jika salah memilih vendor dan berimbas pada buruknya kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.
sehingga dapat memberikan hasil secara maksimal dengan tingkat keefisienan biaya, serta keefektifan waktu, dan proses yang maksimal.
Proses pengadaan Bank BRI di seluruh Indonesia dikelola oleh divisi M anajemen Aktiva Tetap dan Logistik (divisi logistik) yang ada di Jakarta. M asalah timbul pada
proses pengadaan dimulai dari proses pemilihan vendor, terutama pada metode
pengadaan penunjukkan langsung, dimana Divisi Logistik harus menunjuk satu vendor
untuk menjadi pihak ketiga dalam proses pengadaan. Divisi Logistik hingga saat ini belum memiliki kriteria formal dalam melakukan pemilihan vendor dengan penunjukkan langsung. Divisi Logistik hanya menggunakan data histori transaksi pengadaan yang pernah dilakukan dan menunjuk vendor yang sering terpilih sebagai vendor saja. Divisi Logistik mengakui sering mengalami kekhawatiran akan adanya anggapan pemilihan subjektif dalam proses penunjukkan langsung karena data yang digunakan ialah data kualitatif.
M asalah lain timbul dari proses pengontrolan proyek pengadaan. Luasnya jangkauan wilayah Bank BRI menimbulkan kesulitan tersendiri dalam melakukan pengontrolan proyek pengadaan. Divisi Logistik sulit memastikan apakah barang sudah
sampai ke tangan user atau belum. Pengawasan saat ini hanya bersifat manual, yakni
dengan menanyakan melalui telepon saja. Histori transaksi proyek juga masih tercatat dalam bentuk manual. Divisi Logistik akan menginputnya satu persatu kedalam M s. Excel per periode waktu tertentu. Hal ini menyulitkan Divisi Logistik dalam mengidentifikasi mana proyek yang sudah selesai dan mana yang belum.
Berdasarkan beberapa masalah diatas dan mengingat luasnya wilayah serta kompleksnya proses pengadaan, maka untuk meningkatkan keefektifan kinerja divisi logistik, diperlukan adanya sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mendukung kegiatan
procurement, baik untuk melakukan pengawasaan atas proyek yang berjalan maupun mengelola hubungan dengan para vendor.
2.
Metode Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini membahas tentang proses pengadaan barang yang difokuskan pada metode penunjukan langsung dan metode pengiriman langsung tanpa perantara pihak ketiga. Penelitian ini dibatasi dengan tidak membahas mengenai keamanan sistem, aliran keuangan, pembayaran, implementasi dan evaluasi sistem serta anggaran untuk perancangan dan implementasi.
2.1.
Analisis Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan saat ini dalam proses bisnis perusahaan yaitu :
Proses permintaan pembelian diawali dengan permintaan yang dilakukan oleh user terhadap suatu barang. User akan membuat surat Izin Prinsip Anggaran (IPA) yang ditujukan kepada direktur bidang terkait. Direktur bidang kemudian akan melakukan analisa sebelum menyatakan persetujuan atas IPA. Setelah disetujui, IPA akan dikembalikan kepada user dan kemudian user akan membuat Nota Dinas untuk divisi logistik, termasuk didalamnya IPA yang telah disetujui oleh direktur bidang.
Setelah staff logistik menerima Nota Dinas dari user, staff logistik
kemudian akan menentukan Owner Estimate (OE) dan langsung mencari vendor
yang sesuai dengan kriteria yang diberikan user, terutama yang memiliki barang dengan spesifikasi sama. Setelah melakukan pemilihan dan mendapatkan calon
vendor, kemudian Bagian Pengadaan akan membuat Izin Prinsip Pengadaan (IPP)
dengan mencantumkan nama vendor yang telah ditetapkan dan mengajukannya
kepada pejabat pemutus. Pejabat Pemutus kemudian akan mengevaluasi IPP dan memberi persetujuan.
Setelah IPP disetujui, maka kemudian staff logistik akan menghubungi
vendor dan melakukan pemesanan. Vendor akan merespon dengan memberikan penawaran harga atas barang terkait. Staff logistik kemudian melakukan proses klarifikasi dan negosiasi dengan vendor atas harga dan spesifikasi barang. Bagian Pengadaan akan melakukan penyesuaian antara OE dengan harga yang ditawarkan oleh vendor. Jika proses klarifikasi dan negosiasi tidak berhasil, dalam pengertian vendor dan staff logistik tidak mencapai kata sepakat atas harga atau sepakat namun harga yang disepakati berada diatas harga OE, maka ada beberapa pilihan yang dapat dipilih antara lain: merevisi OE dan menyesuaikannya dengan harga yang diberikan vendor atau membatalkan proses pengadaan yang berjalan.
Jika proses klarifikasi dan negosiasi berhasil maka staff logistik akan membuat Lembar Persetujuan Hasil (LPH) dan mengajukannya kepada pejabat pemutus. Pejabat pemutus akan kembali mengevaluasi LPH dan kemudian memberikan persetujuan. Setelah LPH disetujui, staff logistik akan membuat
Surat Perintah Kerja (SPK) untuk vendor.
Setelah SPK diterbitkan kepada vendor, maka vendor akan memulai
pelaksanaan kerja atau pengiriman barang. Pekerjaan atau barang yang telah selesai kemudian akan diberikan kepada user bersama dengan surat tanda terima dan user akan melakukan pengecekan kesesuaian antara barang dengan kriteria
yang diminta. Setelah itu, user akan menanda-tangani tanda terima dan
menyerahkannya kembali kepada vendor. Vendor kemudian akan membuat
penagihan pembayaran pada staff logistik disertai dengan tanda terima yang telah ditanda-tangani dan dokumen pelengkap lainnya dan menerima pembayaran oleh
staff logistik. Jika terjadi keluhan atas barang atau pekerjaan, user akan
menyampaikannya kepada staff logistik yang akan diteruskan kepada vendor
terkait. Vendor akan merespon atas keluhan tersebut dengan melakukan beberapa kebijakan sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
Dalam penelitian ini dilakukan beberapa analisis, yakni analisis porter yang berfokus pada daya tawar pemasok dan analisis value chain yang berfokus pada aktivitas procurement. Hasil yang didapatkan dari analisis porter ialah bahwa daya tarik pemasok terhadap perusahaan cenderung kuat atau dengan kata lain posisi perusahaan terhadap pemasok lemah. Hasil dari analisis value chain ialah bahwa aktivitas procurement memiliki peran yang penting baik untuk aktivitas lainnya secara individual maupun secara keseluruhan rantai nilai. Aktivitas procurement pada perusahaan dinilai baik dan memiliki kontribusi positif terhadap keseluruhan marjin perusahaan. Namun ada beberapa kekurangan yang ditemui yang dapat berakibat menurunnya performa aktivitas procurement itu sendiri dan mempengaruhi nilai margin perusahaan secara keseluruhan.
Berdasarkan hasil wawancara, observasi langsung, dan analisa yang dilakukan dapat disimpulkan terdapat beberapa masalah yang ditemui dalam proses
procurement pada PT Bank Rakyat Indonesia, antara lain : 1. Pengelolaan vendor
a. Informasi antara vendor dengan barang yang ditawarkan kurang terupdate.
b. Perusahaan telah memiliki database vendor, namun database tersebut
belum berfungsi secara maksimal.
c. Perusahaan belum memiliki media untuk berhubungan langsung dengan
2. Project control
a. Bagian pengadaan memiliki kesulitan untuk melakukan pengawasan
pelaksanaan kerja atau pengiriman barang setelah SPK diterbitkan.
b. Histori transaksi yang dilakukan antara bagian pengadaan dan vendor
hanya berupa data manual.
c. Bagian pengadaan menginginkan adanya laporan yang mendetil atas
transaksi pengadaan barang yang dapat dibuat secara otomatis dan terupdate.
3. Evaluasi vendor
a. Bagian pengadaan belum memiliki sistem evaluasi vendor atas kinerja
sebelumnya. Kriteria-kriteria yang ada belum diperhitungkan secara maksimal dan belum ada bentuk resmi dalam evaluasi vendor.
b. Belum ada standar resmi atas kriteria untuk metode penunjukan langsung
sehingga bobot kriteria yang diperhitungkan belum jelas. Bagian pengadaan
harus memeriksa secara hati-hati apakah vendor yang ditunjuk telah
memenuhi kriteria yang ada karena jika tidak dikhawatirkan akan muncul anggapan adanya ketidak-adilan atau tindak kecurangan dalam proses penunjukan langsung tersebut.
Berdasarkan dari analisa permasalahan yang dihadapi diatas, disimpulkan bahwa PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk membutuhkan sebuah sistem yang mengatur tentang proses procurement berbasis web, sehingga dapat diakses oleh seluruh unit kerja yang tersebar di seluruh Indonesia. Sistem tersebut harus dapat :
1. M elancarkan arus pertukaran informasi antara user, divisi logistik, dan vendor
secara online realtime.
2. M empermudah proses pencarian vendor sesuai dengan kriteria yang
diinginkan serta memiliki fitur yang dapat mempermudah hubungan antara
vendor dengan perusahaan.
3. M emiliki fitur pencatatan atau laporan atas transaksi pengadaan yang
dilakukan secara detail sehingga dapat mempermudah divisi logistik dalam melakukan pengawasan terhadap proyek tersebut.
4. M embuat perhitungan atas performa vendor dan dapat merekomendasi vendor
sesuai dengan hasil evaluasi performa tersebut. Perhitungan performa vendor dilakukan dengan menggunakan metode linear average dan coefficient of
variation dengan mengukur tiga kriteria evaluasi, yakni on time delivery, quality, dan total cost. Berikut ialah rumus yang digunakan dalam mengevaluasi performa vendor.
Hasil rata-rata diatas kemudian dihitung dengan menggunakan rumus
coefficient of variation untuk mendapatkan hasil akhir evaluasi. Hasil akhir tersebut yang akan dibandingkan antar satu vendor dengan vendor lainnya untuk mendapatkan vendor terbaik.
% 100 : CV Population x CV μ σ =
2.2.
Perancangan Sistem
Perancangan sistem e-procurement yang diusulkan pada PT Bank Rakyat
Indonesia merupakan sebuah sistem yang berfungsi mendukung proses bisnis antara
perusahaan dengan vendor-nya. Sistem akan dirancang dengan melakukan penyesuaian
terhadap proses bisnis berjalan dan infrastruktur yang dimiliki PT Bank Rakyat Indonesia.
Aplikasi yang digunakan untuk merancang sistem adalah aplikasi object oriented
yang berbasis web dengan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Sistem yang
dirancang berguna untuk mendukung proses pengadaan barang, dimulai dari permintaan atas barang, pemilihan vendor, pemesanan, pembelian, pengiriman, penerimaan, serta retur barang.
Pada sistem yang diusulkan, proses procurement dimulai pada saat User ingin
melakukan pembelian barang. User, yang merupakan setiap divisi pada PT Bank Rakyat
Indonesia, akan membuat pernyataan kebutuhan akan barang dengan mengajukan Izin Prinsip Anggaran (IPA) kepada Direktur Bidang. Direktur Bidang akan melakukan
OTD = Number parts received on time x 100%
Number of total parts expected
Angka Kualitas = Jumlah Barang yang di tolak x 100% Total barang yang diterima
Total Cost = 1 – Biaya yang harus dikeluarkan x 100% M aximum Reasonable Price
review atas IPA dan kemudian membuat persetujuan atas IPA yang diajukan. Setelah IPA disetujui, maka secara otomatis, User dapat membuat Nota Dinas untuk diajukan kepada Divisi Logistik.
Setelah User membuat Nota Dinas, maka sistem akan mendistribusikannya
kepada Divisi Logistik. Divisi Logistik akan menerima notifikasi adanya Nota Dinas baru
dan mulai mereview Nota Dinas tersebut. Hal yang pertama dilakukan ialah mengecek
stok barang. Jika stok barang dapat memenuhi jumlah Permintaan, maka Divisi Logistik dapat langsung membuat Surat Pengeluaran Barang dan mengirimkan barang tersebut
langsung kepada User. Namun jika stok barang tidak mencukupi, maka Divisi Logistik
harus melakukan pengadaan barang.
Proses pengadaan barang yang pertama ialah mereview vendor yang tersedia
untuk menyediakan suatu jenis barang. Sistem akan merekomendasikan vendor terbaik
untuk setiap jenis barang yang dipesan. Rekomendasi tersebut merupakan hasil dari
evaluasi performa vendor dalam proses pengadaan sebelumnya. Sistem juga akan
meminta Divisi Logistik untuk menginput data vendor yang dipilih. Jika Divisi Logistik tidak menyetujui rekomendasi vendor tersebut, maka Divisi Logistik dapat mengakses halaman evaluasi vendor dan melakukan perubahan bobot atau pemilihan pada alternatif
vendor lainnya.
Divisi Logistik akan dapat membuat Izin Prinsip Pengadaan (IPP) ketika telah
memilih sebuah vendor untuk tiap barang yang dipesan. IPP kemudian akan diajukan
kepada Pejabat Pemutus untuk persetujuan. Jika Pejabat Pemutus telah menyetujui, maka barulah Divisi Logistik dapat menghubungi vendor.
Setelah IPP disetujui, maka sistem akan mengarahkan Divisi Logistik untuk
membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada vendor terpilih. SPPH akan
dibuat per vendor dan sistem kemudian akan mendistribusikannya kepada vendor terkait.
Setelah menerima SPPH, vendor kemudian akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
sebagai balasan atas SPPH yang dikirimkan oleh Divisi Logistik. Sistem akan kembali mendistribusikan SPH kepada Divisi Logistik.
Setelah melalui proses klarifikasi dan negosiasi, maka tercapailah kesepakatan antara divisi logistik dan vendor. Divisi logistik akan mencatat kesepakatan tersebut dalam Lembar Persetujuan Hasil (LPH). LPH merupakan dokumen baru yang dibuat
berdasarkan IPP dan mencantumkan SPH yang diberikan oleh vendor. LPH kemudian
disetujui, maka divisi logistik akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk vendor.
SPK dibuat untuk setiap vendor secara terpisah. Setelah dibuat, SPK kemudian akan
didistribusikan kepada vendor.
Saat proses pengiriman dilakukan, maka vendor akan langsung mengirimkan
barang kepada user. User kemudian akan melakukan pengecekan fisik dan kemudian
membuat Surat Penerimaan Barang (STB). STB dapat dibuat secara berkali-kali, sesuai dengan barang yang dikirim dan waktu penerimaan. Hal ini akan berguna ketika vendor
melakukan pengiriman secara bertahap sehingga butuh pengawasan atas jumlah barang yang masuk setiap pengiriman dilakukan.
Ketika user mengecek barang dan kemudian mendapati bahwa ada cacat,
kerusakan, atau kesalahan spesifikasi pada barang, maka user berhak untuk melakukan
pengembalian barang. Pengembalian barang dimulai dengan user membuat Surat
Pengembalian Barang (SKB) dan mengajukannya pada divisi logistik. Sistem kemudian akan mendistribusikan SKB kepada divisi logistik untuk persetujuan. Setelah SKB disetujui maka divisi logistik akan meneruskannya kepada vendor terkait.
Terakhir ialah sistem ini mendukung untuk pembuatan laporan. Pembuatan laporan terdiri dari laporan pembelian beserta status pengirimannya dan laporan penilaian
performa vendor. Setiap laporan diharapkan dapat ditampilkan dengan tampilan yang
informatif dan mudah untuk dianalisis.
Berikut adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara sistem dengan penggunanya.
Diagram dibawah ini mengambarkan hubungan antara class dan atribut serta method yang dimiliki setiap class, dimana diagram di bawah ini digunakan sebagai acuan untuk pembuatan database sistem.
3.
Kesimpulan
Setelah melakukan analisis dan perancangan e-procurement ini, maka simpulan yang dapat ditarik adalah :
1. Sistem pengadaan barang yang berjalan dalam perusahaan masih bersifat manual, yakni dengan menggunakan kertas dan mendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait. Hal inilah yang memicu diperlukannya sebuah sistem yang dapat meningkatkan nilai proses pengadaan barang.
2. Sistem e-procurement yang dirancang dapat memberikan kebutuhan informasi setiap
pihak yang terkait sesuai dengan hak aksesnya masing-masing, memberikan rincian data dan informasi mengenai karyawan, vendor, barang¸ serta transaksi-transaksi yang dilakukan, serta mendukung divisi logistik dalam mengambil keputusan pemilihan
Daftar Pustaka
[1]. Aczel, Amir D., Sounderpandian, Jayavel. (2009). Complete Business Statistics (7th Edition). M c Graw Hill. New York
[2]. Bennett, Simon, et al. (2006). Object Oriented System Analysis and Design Using
UML. 3rd Edition. M cGraw-Hill, New York.
[3]. Chaffey, Dave. (2007). E-Business and E-Commerce Management : Strategy,
Implementation, and Practise (3rd Edition). England. Prentice Hall.
[4]. Cormican, Kathryn dan Cunningham, M ichael. (2007). Supplier Performance
Evaluation : Lessons From A Large Multinational organization. Journal Of M anufacturing Technology M anagement. Pp352-366
[5]. David, Fred R. (2010). Konsep Manajemen Strategis (Edisi 12). Penerbit Salemba
Empat. Jakarta
[6]. Gordon, Sherry. (2005). Seven Steps To Measure Supplier Performance.
[7]. Groebner, David F., Shannon, Patrick W., Fry, Phillip C., Smith, Kent D. (2001).
Business Statistics : A Decision-Making Approach (5th Edition). Prentice-Hall. New Jersey.
[8]. Howmet Corporation. Supplier Performance. (2001). Howmet Corporation. Whitehall,
USA.
[9]. Kalakota, Ravi; Robinson. (2001). E-business 2.0 : Roadmad for Success. Reading
M assachusetts. Addison-Wesley
[10]. Kendall, Kenneth E., Kendall, Julie E. (2005). Systems Analysis and Design ( 8th Edition). Pearson Prentice Hall. New Jersey.
[11]. Kotler, Philip dan Keller, Kevin Lane. Marketing Management 12th edition. Prentice Hall. New Jersey.
[12]. Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P. (2004). Management Information System ( 8th edition). New Jersey. Pearson Prentice hall.
[13]. M artin, E. Wainright & Brown, Carol V. & Dehayes, Daniel W. & Hoffer, Jeffry A. & Perkins, William C. (2009). Managing Information Technology 6th edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall.
[14]. M athiassen, lars; munk-madsen, andreas; nielsen, peter A. stage, Jen. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Forlaget M arko. Denmark
[15]. M cLeod, Raymond Jr; Schell, George. alih bahasa, Hendra Teguh, SE, Ak. (2004).
Sistem Informasi Manajemen (9th Edition). PT. Prenhallindo. Jakarta.
[16]. O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
[17]. Porter, M .E. (1998). Competitive Strategy : Technique for analyzing industries and competitors. Simon and Schuster.
[18].Porter, M .E. (2008). The Five Competitive Forces That Shape Strategy. Harvard
Business Review. January 2008. pp. 79-93.
[19]. Post, Gerald V. & Anderson, David L. (2006). Management Information System :
Solving Business Problems with Information Technology (4th edition). M c Graw Hill. New York.
[20]. Pujawan, I Nyoman. (2005). Supply Chain Management. Guna Widya. Surabaya
[21]. Robbin, Stephen P., Coulter, M ary. (2002). Management 7th Edition. Pearson Prentice hall. New Jersey.
[22]. Turban, Efraim & Volonino, Linda. (2010). Information Technology for Management : Transforming Organization in the Digital Economy (7th edition). Wiley. New Jersey. [23].Turban, Efraim. (2010). Electronic Commerce : A Managerial prespective. Prentice
Hall. New Jersey
[24].Whitten, J.L., Bentley L.D., Ditmann K.C. (2004). System Analysis and Design Method (6th Edition). Prentice Hall. London.
