Dokumen Pengajuan Uang Tunai
Dokumen –dokumen Pengajuan Uang tunaiDokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai
berikut :
a. Formulir pengajuan uang tunai b. Formulir penerimaan uang tunai c. Formulir pengeluaran uang tunai
a. Formulir Pengajuan Uang Tunai
Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut:
FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk Bagian : ... Periode Kas Kecil : ...s/d... Dana Awal kas Kecil : ... Saldo : ...
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui oleh :... Diterima oleh :... Tanggal : ... Tanggal : ...
Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :
1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu 2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu 3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan
Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan
5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untukapa 6. Jumlah : diisidengan jumlah uang tunai yang diajukan 7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan
Disetujui oleh :petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai
Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan.
b. Formulir Penerimaan uang tunai
Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :
BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telah diterima dari: No. Voucher :………...
Tanggal : ………...
Keterangan Jumlah
Total Disetujui Oleh :
……… Diserahkan oleh : ……… Diterima Oleh:………….
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai 5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dterima
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan
c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai
Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada : No. Voucher :…………
Tanggal : ………
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh : ……. Diterima oleh : ………
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai 5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dibayarkan
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai
Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan
CARA PENANGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN (PEDOMAN PENGELOLAAN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN)
Nah sebelum mempelajari bagaimana penanganan atau pengeolaan dokumen kepegawaiannya, kita terlebih dahulu harus mengerti apa itu arsip? Apa itu arsip kepegawaian? Apa itu dokumen kepegawian? Apa itu tata naskah kepegawaian? Apa itu jadwal retensi arsip kepegawaian? ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
Sebenarnya untuk apa dokumen kepegawaian atau arsip kepegawaian ini perlu dikelola dengan baik? Latar belakangnya apa? Tujuannya apa?
Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat untuk: 1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
2. Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
3. Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya : Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah/arsip kepegawaian Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan agar: Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian
yang terintegrasi secara nasional.
Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif. Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai 3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
Nah bagaimana sistem pengelolaannya? Kita mengenal pengelolaan tata naskah dokumen fisik dan tata naskah dokumen digital. Mari kita uraikan! Apa saja kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem/cara penyimpanan takah kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu. b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing)
terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses
penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan. 3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai
kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message
(steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
Jenis-jenis Bukti Transaksi 1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan,
pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
a. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
b. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain : 1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan
penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp
3.000,-Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d.
Nota kredit ( Credit Memo)Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para
nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
ALUR BUKTI TRANSAKSI 1. Alur transaksi pembelian
proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
melakukan survei pasar
menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
membuat daftar barang yang akan dibeli
mengirimkan surat pesanan
membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
menerima barang
menerima barang sesuai dengan pesanan
membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. Alur penjualan tunai
proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
negosiasi
membuat dan menandatangani surat perjanjian
membuat faktur ( invoice )
memeriksa barang yang dijual
menerima pembayaran
membuat bukti transaksi
mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
negosiasi
menerima aplikasi kredit
melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
membuat surat perjanjian penjualan kredit
membuat bukti transaksi
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
menghitung jumlah transaksi
menerima pembayaran
memeriksa keabsahan uang yang diterima
membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
memeriksa keabsahan bukti
melekukan pembayaran
Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi :
Neraca
Laporan laba rugi komprehensif
Laporan perubahan ekuitas
Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus kas atau laporan arus dana
Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan
Unsur yang berkaitan secara langsung dengan pengukuran posisi keuangan
adalah aset, kewajiban,dan ekuitas. Sedangkan unsur yang berkaitan dengan pengukuran kinereja dalam laporan laba rugi adalahpenghasilan dan beban. Laporan posisi keuangan biasanya
mencerminkan berbagai unsur laporan laba rugi dan perubahan dalam berbagai unsur neraca.
Perbedaan Pelaporan dan Laporan Keuangan
Haruslah dibedakan antara pengertian Pelaporan keuangan (bahasa Inggris: financial reporting) dan laporan keuangan (bahasa Inggris: financial reports). Pelaporan Keuangan meliputi segala aspek yang berkaitan dengan penyediaan dan penyampaian informasi keuangan. Aspek-aspek tersebut antara lain lembaga yang terlibat (misalnya penyusunan standar, badan pengawas dari pemerintah atau pasar modal, organisasi profesi, dan entitas pelapor), peraturan yang berlaku termasuk PABU
(Prinsip Akuntansi Berterima Umum atau Generally Accepted Accounting Principles/GAAP). Laporan keuangan hanyalah salah satu medium dalam penyampaian informasi.
Pemakai Laporan Keuangan
Investor
Karyawan
Pemberi Pinjaman
Pemasok dan Kreditor usaha lainnya
Pelanggan
Pemerintah
Tujuan Laporan Keuangan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan
Indonesia tujuan laporan keuangan adalah Menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan.
Laporan keuangan yang disusun untuk tujuan ini memenuhi kebutuhan bersama sebagian besar pemakai. Namun, laporan keuangan tidak menyediakan semua informasi yang mungkin dibutuhkan pemakai dalam mengambil keputusan ekonomi karena secara umum menggambarkan pengaruh keuangan dan kejadian masa lalu, dan tidak diwajibkan untuk menyediakan informasi nonkeuangan.
Laporan keuangan juga menunjukan apa yang telah dilakukan manajemen (bahasa Inggris: stewardship), atau pertanggungjawaban manajemen atas sumber daya yang dipercayakan kepadanya. Pemakai yang ingin melihat apa yang telah dilakukan atau pertanggungjawaban manajemen berbuat demikian agar mereka dapat membuat
keputusan ekonomi. Keputusan ini mencakup, misalnya, keputusan untuk menahan atau menjual investasi mereka dalam perusahaan atau keputusan untuk mengangkat kembali atau mengganti manajemen.
Karakteristik Kualitatif Laporan Keuangan
Karakteristik kualitatif merupakan ciri khas yang membuat informasi dalam laporan keuangan berguna bagi pemakai. Terdapat empat karakteristik kualitatif pokok yaitu :
Dapat Dipahami
Informasi yang disajikan dalam laporan keuangan dapat dipahami peserta dan bentuk serta istilahnya disesuaikan dengan batas para pengguna;
Relevan
Laporan keuangan dianggap jika informasi yang disajikan didalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna;
Informasi dalam laporan keuangan bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan material;
Dapat diperbandingkan
Informasi yang disajikan akan lebih berguna bila dapat diperbandingkan dengan laporan keuangan pada periode sebelumnya.
Pengelolaan Kas Kecil
Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain:
Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.
Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin.
Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil (petty cash box) atau pada sebuah amplop.
Penanganannya dilakukan oleh seorang petugas keuangan ditingkatan bawah (junior cashier).
Perlengkapan Dalam Pengelolaan Administrasi Dana pada Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.
Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil.
Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil a. Fungsi Kas
Pada fungsi ini, pengelola dana kas kecil bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi cek, serta meminta penyerahan cek pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini memberikan tanggung jawab kepada pengelola kas kecil untuk melakukan pencatatan pengeluaran, transaksi, pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
c. Fungsi Pemegang Dana
Tanggung jawab yang timbul dari adanya fungsi ini adalah melakukan penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembali dana pada kas kecil.
d. Fungsi Keperluan Pembayaran Tunai
Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil terhadap pembayaran secara tunai yang dilakukan dan mempertanggungjawabkan dana tersebut kepada pemegang dana kas kecil.
e. Fungsi Pemeriksa Intern
Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash count) yang dilakukan secara periodik dan hasil penghitungannya harus memiliki kecocokan dengan catatan kas.
Prosedur Penyediaan Dana pada Kas Kecil
Penyediaan (pembentukan) dana kas kecil harus berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Pada perusahaan dengan standar prosedur akuntansi, segala jenis pengeluaran kas memerlukan keterlibatan bagian hutang sehingga sejumlah unit organisasi yang terlibat dalam proses penyediaan dana kas kecil antara lain bagian hutang, bagian kasa, bagian jurnal dan pelaporan, serta bagian pemegang dana kas kecil.
Berikut uraian tugas dari masing-masing bagian tersebut dalam prosedur penyediaan dana kas kecil:
1. Bagian Hutang
Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil yang berasal dari kepala bagian keuangan.
Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap. Lembar satu dan tiga untuk diserahkan pada bagian kasa dan dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 untuk diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.
Melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar. Fungsinya ialah sebagai buku pembantu hutang.
Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang sudah dicap lunas oleh bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas yang sudah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang tersedia.
Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang sudah dicap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.
2. Bagian Kas
Menerima bukti pengeluaran kas lembar satu dan tiga disertai lampiran surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
Menyediakan dana sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk selanjutnya ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang dalam mengeluarkan kas.
Memberikan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar satu dan tiga serta surat pembentukan dana kas kecil.
Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar satu ke bagian hutang disertai lampiran surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke-tiga diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3. Bagian Jurnal dan Laporan
Menerima bukti pengeluaran kas lembar satu yang sudah dicap lunas disertai lampiran surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
Mengarsipkan bukti pengeluaran kas beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang telah dibayarkan.
4. Pemegang Dana Kas Kecil
Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar tiga dari bagian kasa.
Mencairkan dana cek ke bank dan menyimpan dana ke kas kecil.
Mengarsipkan bukti pengeluaran diurutkan berdasarkan tanggal.
Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Terhadap Pengeluaran Dana Kas Kecil
Ada dua sistem saldo yang biasanya digunakan dalam kas kecil, sistem saldo tetap dan saldo berfluktuasi. Tentu saja hal ini juga menyebabkan prosedur dari kedua sistem tersebut menjadi berbeda.
Pada sistem saldo tetap, biasanya tidak ada pencatatan dalam catatan akuntansi terhadap pengeluaran dana yang terjadi, pemegang dana kas kecil hanya melakukan pengarsipan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil.
Sedangkan pada sistem saldo yang berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan pemakaian dana dan jumlah pengisian dana kas kecil.
Prosedur dalam Pengisian Kembali Dana pada Kas Kecil
Seperti halnya pada permintaan pengeluaran dana kas kecil, dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil juga terdapat perbedaan antara sistem saldo tetap maupun sistem saldo berfluktuasi.
Dalam saldo tetap, pengisian kembali didasarkan atas jumlah uang tunai yang sudah
dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi berdasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang dibutuhkan oleh pemegang dana kas kecil.
Awal pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara merencanakan terlebih dahulu jumlah kas yang diperlukan guna melakukan sejumlah pembayaran dalam periode tertentu, bisa dalam jangka waktu mingguan atau bulanan.
atau direktur keuangan), kemudian cek dibuat dan dicairkan sesuai besaran jumlah estimasi yang sudah disetujui tersebut.
Ayat jurnal atas penyediaan dana kas kecil ini dibuat dengan cara men-debit akun kas kecil dan meng-kredit akun kas (cash in bank).
Dana hasil pencairan cek ini kemudian disimpan oleh seorang petugas yang ditunjuk dan berwenang atas nama organisasi guna membayarkan kas dari dana kas kecil tersebut. Demi tujuan pengendalian, jumlah maksimum tertentu biasanya akan dibatasi oleh organisasi, dan jenis-jenis pembayaran yang bisa dilakukan atas dana kas kecil pun akan dibatasi pula.
Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan menggunakan sistem saldo tetap atau sistem dana tetap (imprest fund system).
Sebab, pada sistem ini tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan pada akun kas kecil, terkecuali bila memang manajemen organisasi bermaksud untuk melakukan perubahan pada jumlah kas kecil yang telah dibentuk, baik berupa penambahan maupun pengurangan. Di setiap pembayaran kas kecil, pencatatan dari rincian pembayaran tadi akan dilakukan oleh karyawan yang menangani dana kas kecil tersebut.
Pencatatan dilakukan dalam masing-masing form penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani oleh pihak yang menerima pembayaran dan karyawan yang menangani kas kecil tersebut.
Form yang ditandatangani oleh kedua belah pihak tersebut berisi tentang tanggal dan nominal pembayaran, identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, serta nama akun yang akan dibebankan. Misalnya:
Kas kecil yang dibayarkan guna pembelian vas bunga yang akan dimasukkan ke dalam akun beban lainnya.
Kas kecil yang dibayarkan untuk biaya angkut pembelian barang dagang yang akan dimasukkan ke dalam beban ongkos angkut masuk (freight-in).
Dan sebagainya.
Semua dokumen pendukung harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Besarnya pemakaian dana kas kecil yang tercantum dalam petty cash receipt ditambah dengan sisa kas yang masih tersedia dalam dana kas kecil, sepanjang waktu jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil pada awal pembentukan dana kas kecil. Agar pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil tersebut lebih terjamin, maka
diperlukan adanya pemeriksaan yang dilakukan oleh orang independen (misalnya auditor internal) secara tiba-tiba agar dapat memastikan bahwa pengelolaan dana kas kecil sudah dilakukan dengan baik, artinya tidak ada manipulasi atau penyelewengan dana yang dilakukan secara sengaja.
Pada penggunaan sistem dana tetap, tidak terdapat ayat jurnal yang dibuat dalam mencatat pembayaran kas kecil.
Efek akuntansi dari semua pembayaran kas kecil baru akan mendapat pengakuan atau pencatatan dalam pembukuan (dalam jurnal akuntansi) bilamana kas kecil yang sudah dibayarkan tersebut dilakukan pengisian kembali.
Sedangkan pengisian kembali dana kas kecil akan dilakukan pada interval periode tertentu atau ketika tingkat minimum dari jumlah yang ada telah dicapai dalam dana kas kecil. Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan atau seperti yang tercantum dalam patty cash receipt.
Permintaan ini biasanya dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil yang bersangkutan atau petty cash custodian.
Pengajuan seluruh petty cash receipt disertai dokumen pendukungnya diberikan ke bagian keuangan untuk kemudian diversifikasi terkait kelayakan dan kevalidan pembayaran kas kecil yang sudah dilakukan oleh karyawan kas kecil yang bersangkutan.
Bagian keuangan akan menyetujui permintaan pengisian kas kecil yang diajukan bila memang tidak ada masalah yang terjadi, dan pembuatan ceknya dilakukan sebesar jumlah penggantian terhadap dana kas kecil tersebut.
Pada waktu yang bersamaan, semua dokumen pendukung yang terkait akan dibubuhi stempel “LUNAS” agar kejadian pembayaran berganda dapat dihindari.
Pengisian kembali dana kas kecil akan membuat dana kas kecil kembali ke jumlah semula seperti awal dibentuk.
Ketika dana kas kecil telah diisi kembali, seluruh akun yang sudah dibebankan atas pengeluaran kas kecil seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit, dan akun kas (cash in bank) akan terkredit.
Pengertian Gaji dan Upah Definisi Menurut Para Ahli Unsur serta
Sistem Pengawasan Intern
Pengertian Gaji dan Upah adalahApapun akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu mendapatkan profit semaksimal mungkin. Oleh karena itu
perusahaan harus melakukan cara yaitu dengan menggunakan Sumber Daya Manusia yang terampil dan cerdas di bidangnya masing-masing. Untuk itu pimpinan harus berusaha merangsang karyawannya agar dapat melakukan tugas dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawan yaitu dengan memberikan imbalan dalam bentuk uang atau barang yang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Balas jasa yang biasa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua pegawai.
Di dalam masyarakat masih banyak yang belum bisa membedakan antara isilah gaji dan upah. Hal ini disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan oleh atasan kepada tenaga kerja atas pekerjaannya. Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian gaji dan upah menurut para ahli:
Definisi Gaji dan Upah Menurut Para Ahli
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Yog yakarta, 2005, pa ge 95
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan
dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan baik untuk pekerja sendiri maupun keluarganya.Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 8
Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, dan dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 377
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih lebih panjang. Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja.
Dalam praktek di perusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda.
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan.
2. Untuk menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur. Upah (wage) dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung maupun tidak langsung.
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biauya tenaga kerja. unsur-unsur gaji dan upah seperti terterah dibawah ini:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya. 2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Misalnya perusahaan telah menetapkan output standar yang harus diselesaikan sebanyak 20 unit/hari, maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebhi jam kerjanya maka akan ada tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultsi dengan pemerintah dan serikat kerja. 5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti: hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang. G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Yog yakarta, 2005, pa ge 97
Unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
Latar belakang mengenai unsur-unsur tersebut yaitu:
1. Perusahaan yang ingin mendorong prestasi kerja dan produktivitas karyawannya harus memperbesar jumlah unsur-unsur tersebut yang pemberiannya dikaitkan sepenuhnya dengan prestasi kerja individu, kinerja dan produktivitas perusahaan. Sebaliknya perusahaan harus memperkecil jumlah unsur-unsur tersebut kecuali yang sifatnya “normatif”.
2. Agar pimpinan perusahaan dan terutama pimpinan bagian sumber daya manusia mengetahui dengan pasti apa saja unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas. Hal ini penting karena dalam perundingan pembuatan atau pembaharuan kesepakatan kerja bersama bisa saja pimpinan organisasi pekerja mengklaim bahwa tingkat upah atau gaji karyawan perusahaan tersebut kalah oleh perusahaan lain yang sejenis. Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 10
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksakan.
Dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lainnya.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dukurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti dan Kas Keluar
kepada fungsi keuangan, berdasarkann informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e 389
Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah : 1. Otorisasi dan Notifikasi
2. Menyiapkan gaji melalui kartu jam kerja, register penggajian dan cek pembayaran. Ge orgeH. Bodnar da n William S. Hop woo d, Sistem informasi akunt ansi, Jakarta., 2000, pag e 287
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan.
Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah, antara lain:
1. Pegawai fiktif penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi bagi perusahaan. Peristiwa ini sering sekali terjadi akibat dari keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan.
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
3. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
4. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangan jumlah yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. 6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah. 7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
Setiap perusahaan mempunya prosedur pencatatan gaji dan upah. Prosedur pencatatan ini dilakukan untuk membedakan tugas yang dilakukan oleh satu bagian dari bagian lainnya. Agar masing-masing bagian dapat bekerja semaksimal mungkin.
Prosedur pencatatan penggajian adalah proses penggajian harus terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian. Data kepegawaian diterima dari departemen kepegawaian. Laporan-laporan yam kerja diterima dari pencatat jam kerja. Daftar gaji memuat rincian perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi potongan-potongan). Cek pembayaran dikirimkan ke departemen pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditelaah dan didistribusikan rangkapan daftar gaji dikirim ke departemen utang uaha untuk dilakukan pencatatan penggajian. Ge orgeH. Bodnar da n William S. Hop woo d, Sistem informasi akunt ansi, Jakarta., 2000, pag e 286
DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH
Pendistribusian gaji dan upah pada CV X kepada para pegawainya adalah setiap tanggal 31-1 pada suatu periode. Pendistribusian gaji diberikan langsung kepada para pegawainya pada tanggal tersebut. Jika perusahaan pada tanggal tersebut belum mendapatkan keuntungan sesuai dengan target yang diinginkan maka penyerahan gaji dilakukan hingga target telah tercapai. Pada bulan berikutnya, bila gaji belum dibayar sepenuhnya maka akan dibayar pada bulan berikutnya.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada CV X dibayarkan pada setiap karyawan per tanggal 31-1 pada suatu periode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Total gaji bersih = gaji poko + komisi – potongan
Pada CV X dapat dilihat beberapa hal yang termasuk dalam perhitungan gaji dan upah, yaitu:
1. Hari Kerja Para karyawan bekerja setiap hari dalam satu minggu, karena di perusahaan ini hanya terdapat karyawan yang beragama islam, maka pada saat hari besar keagamaan maka karyawan dinyatakan libur. Bagi golongan driver maka hari liburnya adalah pada saat driver tersebt kembali ke Medan setelah mengantarkan para penumpang ke tempat tujuan. Bagi karyawan yang berada di kantor maka hari libur ditentukan sesuai pembagian shift yang ditentukan oleh sekretaris perusahaan. Jam kerja di kantor yaitu selama 6 jam per shift.
2. Waktu Istirahat.
Waktu istirahat yang ditentukan perusahaan yaitu minimal 3 jam setelah masuk kerja. Misalnya pada shift pagi yang waktu masuknya adalah pukul 09.00 WIB maka waktu istirahatnya pada pukul 12.00 WIB. Waktu istirahat ini biasanya bisa dimajukan atau dimundurkan sesuai dengan kesediaan karyawan.
3. Lembur.
Pada perusahaan ini, tidak ada istirahat lembur. Apabila karyawan bekerja melebihi jam kerjanya maka hal tersebut hanya dianggap sebagai loyalitas. Karena pekerjaan tersebut biasanya merupakan pekerjaan yang belum selesai dikerjakan pada waktu shift. Pada hari besar keagamaan maka gaji karyawan dihitung normal seperti hari biasa.
4. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut:
o Cuti Tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun secara terus menerus. Masa cuti yang diberikan perusahaan selama dua minggu. Selama cuti, maka pembayaran gaji tetap berlangsung.
o Cuti Khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan hanya dua jenis yaitu cuti pada saat pernikahan dan pada saat melahirkan. Pada saat pernikahan cuti yang diberikan selama satu minggu. Dan pada saat melahirkan cuti yang diberikan selama tiga minggu. Pada cuti khusus ini pembayaran gaji juga tetap berlangsung.
Adapun prosedur perhitungan gaji dan upah yang diterapkan pada CV X, yaitu:
Arti & Tujuan Sumpah dan Janji
Sebagai unsur aparatur Negara dan abdi masyarakat Pegawai Negeri Sipil memiliki akhlak dan budi pekerti yang tidak tercela, yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan, serta bersih dari korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Setiap Pegawai Negeri Sipil wajib bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, wajib memberikan pelayanan secara adil dan merata kepada masyarakat dengan dilandasi kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara, dan Pemerintah.
Untuk menjamin agar setiap Pegawai Negeri Sipi] selalu berupaya terus meningkatkan kesetiaan ketaatan, dan pengabdiannya tersebut, ditetapkan ketentuan perundang-undangan yang mengatur sikap, tingkah laku, dan perbuatan Pegawai Negeri Sipil, baik di dalam maupun di luar dinas.
Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil
Dalam rangka usaha membina Pegawai Negeri Sipil yang bersih, jujur, dan sadar akan tanggung jawabnya sebagai unsur aparatur Negara dan abdi masyarakat maka setiap Pegawai Negeri Sipil wajib mengangkat Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil.
Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil adalah pernyataan kesanggupan untuk melakukan suatu keharusan atau tidak melakukan suatu larangan.
Seorang Pegawai Negeri Sipil mengangkat sumpah/ janji berdasarkan keyakinan agama/kepercayaai terhadap Tuhan Yang Maha Esa, hal ini menandakan bahwa pernyataan kesanggupan dalam sumpah/janji yang diucapkan juga ditujukan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Calon Pegawai Negeri Sipil setelah diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil wajib mengangkat Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil. Sumpah Pegawai Negeri Sipil diucapkan dihadapan atasan yang berwenang.
Setiap Pegawai Negeri Sipil harus menaati sumpah yang diucapkan dengan sebaik-baiknya dan tidak melanggar sumpah/janji tersebut selama masih berkedudukan sebagai Pegawai Negeri Sipil.
Sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1975 tentang Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil.
Susunan kata-kata sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil adalah sebagai berikut. ” Demi Allah, say a bersumpah/berjanji .
Bahwa saya, untuk diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil, akan setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undanq-Undang Dasar 1945, Negara, dan Pemerintah;
bahwa saya, akan menaati segala peraturan perundang-undangan gang berlaku dan melaksanakan tugas kedinasan gang dipercayakan kepada saya dengan penuh pengabdian, kesadaran, tanggung jawab;
bahwa saya, akan senantiasa menjunjung tinggi kehormatan Negara, Pemerintah, dan martabat Pegawai Negeri, serta akan senantiasa mengutamakan kepentingan Negara daripada kepentingan saya sendir seseorang atau golongan;
bahwa saya, akan memegang teguh rahasia sesuatu gang menurut sifatnya atau menurut perintah harus saya rahasiakan;
bahwa saya akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk kepentingan Negara.“
Sumpah/Janji Jabatan
Pengangkatan seorang Pegawai Negeri Sipil untuk memangku jabatan terutama jabatan yang penting yang mempunyai ruang lingkup yang luas merupakan kepercayaan yang besar dari Negara. Dalam melaksanakan tugas itu diperlukan pengabdian, kejujuran, keikhlasan, dan tanggung jawab yang besar.
Berhubung dengan itu Pegawai Negeri Sipil yang langkat untuk memangku jabatan tertentu pada saat pengangkatannya wajib mengangkat Sumpah Jabatan Negeri dihadapan atasan yang berwenang menurut agama atau kepercayaannya terhadan Tuhan Yang Maha Esa.
Sumpah Jabatan Negeri menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 1959 tentang Sumpah Jabatan Pegawai Negeri Sipil Dan Anggota Angkatan Perang adalah sebagai berikut.
“Demi Allah ! Saya ber sumpah,
Bahwa saya, untuk diangkat dalam jabatan ini, baik langsung maupun tidak langsung, dengan rupa atau dalih apapun juga, tidak memberi atau menyanggupi akan memberi 4 sesuatu kepada siapapunjuga;
Bahwa saya akan setia dan taat kepada Negara Republik Indonesia;
Bahwa saya akan memegang rahasia sesuatu yang menurut sifatnya atau menurutperintah harus saya rahasiakan;
Bahwa saya tidak akan menenma hadiah atau suatu pemberian berupa apa saja dan dari siapapun juga, yang saya tahu atau patut dapat mengira, bahwa ia mempunyai hal yang bersangkutan atau mungkin bersangkutan dengan jabatan atau pekerjaan saya;
Bahwa saya dalam menjalankan jabatan atau pekerjaan saya, saya senantiasa akan lebih mementingkan kepentingan Negara daripada kepentingan saya sendiri atau golongan;
Bahwa saya senantiasa akan menjunjung tinggi kehormatan Negara, Pemerintah, dan Pegawai Negeri;
Bahwa saya akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat dan bersemangat untuk kepentingan Negara”.
Pengucapan sumpah/janji dilakukan menurut agama yang diakui Pemerintah, yakni:
b. diakhiri dengan ucapan “Semoga Tuhan menolong soya”, untuk penganut agama Kristen Protestan/Katolik;
c. diawali dengan ucapan “Om Atah Parama Wisesa”, untuk penganut agama Hindu;
d. diawali dengan ucapan “Demi Sang Hyang Adi Budha”, untuk penganut agama Budha.
Tata Cara Pengambilan Sumpah
Pengambilan sumpah/janji dilakukan dalam suatu upacara khidmat. Yang hadir dalam upacara tersebut adalah :
1. Pejabat yang mengambil sumpah/janji, sebaga Pembina Upacara,
2. Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah
3. Saksi-saksi,
4. Rohaniwan,
5. Undangan
Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah/janji didampingi oleh seorang rohaniwan sesuai agama masing-masing. Saksi-saksi terdiri atas Pegawai Negeri Sipil yang pangkat serendah-rendahnya sama dengan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah/janji. Jumlah saksi sekurang-kurangnya 2 (dua) orang untuk semua Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah/janji.
Pejabat yang mengambil sumpah/janji mengucapkan susunan kata-kata sumpah kalimat-kalimat dan diikuti oleh Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah/janji. Pada waktu pengucapan sumpah semua hadirin dalam upacara itu berdiri.
Pejabat yang mengambil sumpah/janji membuat berita acara pengambilan sumpah. Berita acara yang maksud ditandatangani oleh pejabat yang mengambil sumpah/janji, Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah/janji dan saksi-saksi.
Pengambilan sumpah dapat dilakukan secara perorangan dan dapat pula dilakukan secara bersama-sama (2 orang atau lebih).
Aplikasi Keadministrasian Pegawai
TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja. Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan
membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja. Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.
A. Tata Persuratan (Mail Handling)
Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.
1. Sistem Buku Agenda
Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
1. Buku Agenda Surat Masuk
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan
1. Buku Agenda Surat Keluar
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan
1. Buku Ekspedisi Intern
Kegunaannya yaitu :
1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah
didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
1. Buku Ekspedisi Ekstern
Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar
perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk
1) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai
kebutuhannya.
3) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4) Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.
7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
1) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
2) Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)
5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)
6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat
tindasan di sebelah kiri salam penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani
9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern
11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.
2. Sistem Kartu Kendali
Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)
2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu
dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.
Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut: 1. Surat Penting
1) Surat Masuk
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan
e) Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat
f) Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g) Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha
i) Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan
j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah
pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
l) Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat
m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha
n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip
2) Surat Keluar
a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat
b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
c) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah
d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah
e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata Arsip
g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim
h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip
1. Surat Biasa
1) Surat Masuk
a) Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
c) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d) Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa
rangkap 2
b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d) Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.
1. Surat Rahasia
1) Surat Masuk
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b) Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.
B. Tata Kearsipan (Filling System)
Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu : 1. Sistem Tanggal 2. Sistem Abjad 3. Sistem Masalah 4. Sistem Wilayah 5. Sistem Nomor 6. Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip, sedangkan prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper
b. Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar
d. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
e. Siapkan Guide dan Tab
f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper
b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
a. Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3
b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Rekrutmen
Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.
Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan
memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu. Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan.
Setelah pasti ada formasi yang kosong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
1 Media Penarikan Pegawai
Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.
Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan, dan open house.
Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.
Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media
massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.
Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :
a. Jumlah dan jenis lowongan,
b. Syarat yang harus dipenuhi,
c. Alamat tempat lamaran diajukan,
d. Batas waktu pengajuan lamaran,
e. Lain-lain yang dianggap perlu.
Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar
permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.
Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar. Daftar itu berguna sebagai bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.
Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :
Uni t Kerj a Ja ba ta n J u m l a h L Syar at Lebih Disuka i (1) (2) ( 3 ) ( (5) (6)
