8
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai, suatu kumpulan atau himpunan dari unsur komponen-komponen dan atau variabel-variabel yang terorganisir saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding, terutama menekan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. Kecenderungan manusia yang mendapat tugas memimpin suatu organisasi adalah terlalu memusatkan perhatian pada salah satu komponen saja dari sitem organisasi.
Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif, yang dimaksud unsur atau komponen pemebentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konsepual seperti misi, kegiatan, kelompok informal dan lain sebagainya.
Teori system melahirkan konsep-konsep futuristic. Salah satu konsep yang terkenal adalah konsep sibernetika (cybernetic). Konsep atau kajian ilmiah ini terutama berkaitan dengan upaya menerapkan berbagai disiplin ilmu, yaitu ilmu perilaku, fisika, biologi dan teknik. Oleh karena itu, sibernetika biasanya berkaitan dengan usaha-usaha otomatis tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia, sehingga melahirkan studi tentang robotika, kecerdasan buatan (artificial intelligent) dan
lain sebagainya. Dengan konsep yang mendasar, yaitu adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).
Disamping itu semua sistem tidak lepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari output. Akan tetapi juga dapat berasal dari ligkungan yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur-unsur ini.
Istilah sistem saat ini telah banyak digunakan, banyak orang yang berbicara tentang sistem perbankan, sistem akutansi, sistem pemasaran, sistem persediaan, sistem tata surya dan masih banyak lagi bentuk sistem yang ada sekarang ini. Sebuah sistem terdiri atas komponen terpadu untuk suatu tujuan dengan adanya bentuk masukan, pengelolaan dan keluaran, akan tetapi sistem ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan. Sistem dapat terbuka dan tertutup, tetapi biasanya sistem informasi terbuka dapat menerima masukan dari lingkungan luarnya.
Menurut Gaol (2008:9) Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam ranka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila satu unit macet/ terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.
1. Pengertian Sistem
Menurut Sridadi (2009:15) “Sistem adalah kombinasi unsur-unsur yang tersusun secara tertentu sedemikian rupa sehingga berbagai masukan (Input) atau gangguan (distrubance) akan menyebabkan tanggapan (response) dan keluaran (output) karakteristik sistem tertentu.”
Menurut Yakub (2012:1) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.”
Dari kedua keterangan para ahli diatas, kita dapat menyimpulkan. Sistem adalah kumpulan jaringan kerja yang berkombinasi dari segala unsur yang tersusun untuk melakukan suatu kegiatan tertentu dengan sedemikian rupa. Sehingga berbagai masukan (Input) atau ganguan (Distrubance) akan menyebabkan tanggapan (Respon) dan keluaran (Output) sistem yang berkarakteristik.
2. Karekteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni :
A. Komponen Sistem (Components).
Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub sistem. Setiap sub sistem mempunyai suatu sifat yang menjalankan fungsi tertentu sangat mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan dan suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut “supra sistem”.
B. Batasan Sistem (Boundary).
Ruang lingkup sistem merupakan suatu daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
C. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup mempengaruhi operasi sistem tersebut sehingga disebut dengan lingkungan luar sistem dimana hal ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi istem tersebut. Dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Jika tidak, akan menggangu kelangsungan proses dari sistem tersebut.
D. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sitem dengan sub sistem lainnya disebut dengan penghubung sistem (interface). Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir di dalam sistem tersebut. Dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
E. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
G. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
H. Sasaran Sistem (Objective)
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila mencapai atau mengenai sasaran atau pun tujuan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.
Menurut Yakub (2012:4) “Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Klasifikasi sistem tersebut diantaranya; sistem abstrak (abstract system), sistem fisik (Physical System), sistem tentuan (deterministic system), sistem tak tentu (probabilistic system), sistem tertutup (close system), dan sistem terbuka (open system).
A. Sistem tak tentu (probabilistic system)
Adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sitem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat diprediksi dengan pasti.
B. Sistem abstrak (abstract system)
Adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungn manusia dan Tuhan merupakan contoh abstract system.
C. Sistem fisik (physical system)
Adalah sistem yang ada secara fisik. Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh physical system.
D. Sistem tentuan (deterministic system)
Adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh physical system.
E. Sistem tertutup (close system)
Sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya; reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.
F. Sistem terbuka (open system)
Adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.
4. Daur Hidup Sistem
Menurut McLeod dan George (2007:187) “Pendekatan sistem merupakan suatu metodologi. Metodologi adalah suatu jalan atau cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk pemecahan berbagai macam permasalahan. Siklus hidup pengembangan sistem (system development life cyrcel-SDLC) adalah suatu aplikasi dari pendekatan sistem untuk pengembangan suatu sistem informasi.”
Menurut Sutabri (2012:20) “Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.” Adapun beberapa fase atau tahapan dalam daur hidup sistem adalah sebagai berikut:
A. Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelu segala sesuatu terjadi, pastilah terlebih dahulu timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kepastian dari sistemyang ada. Semua kebutuhan sistem harus jelas, jika tidak jelas dengan kebutuhan yang ada akan kehilangan arah efektifitasnya.
B. Pembangunan Sistem
Suatu perangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
C. Pemasangan Sistem
Tahapan ini dilakukan setelah tahap pembangunan sistem selesai, yaitu dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
D. Pengoprasian Sistem
Tahap dimana sistem yang baru itu diterapkan dan dipelihara. E. Sistem Menjadi Usang
Sistem dimana yang ada sudah tidak layak lagi dioperasikan dan sistem yang baru dibangun untuk menggantikannya.
Sumber : McLeod dan George (2007:188)
5. Definisi Sistem Informasi
Suatu sistem yang kurang dalam mendapatkan informasi akan berdampak buruk karena informasi merupakan bagian yang sangat penting di dalam berbagai bidang.
Informasi menurut Krismiaji (2010:15) mengungkapkan bahwa “data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.
Menurut Gordon B. Davis dalam Mardi (2011:5)“informasi adalah data yang telah diolah kedalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan”.
Informasi menurut Sutabri (2012:21) merupakan “proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah”. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu:
A. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. B. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
C. Informasi Teknis
Informasi ini dibuuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan, dan laporan kas harian.
6. Konsep Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Sutabri (2012:38) merupakan “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”. Dalam sistem blok-blok tersebut saling menyatu satu dengan yang lainnya, membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Adapun diantaranya adalah :
A. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Blok ini berupa dokumen-dokumen dasar.
B. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan.
C. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokementasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen, serta semua pemakai sistem yaitu produk dari sistem informasi.
D. Blok Teknologi (Technology Block)
Kotak alat atau toolbox dalam sistem informasi disebut teknologi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan keluaran.
E. Blok Basis Data (Database Block)
Database atau basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
F. Blok Kendali (Control Block)
Hal-hal yang dapat merusak informasi misalnya bencana alam, kegagalan sistem, sabotase data, dan lain-lain.
7. Pengertian Penggajian
Secara periodic pemberi Kerja berkewajiban untuk memberikan gaji atau upah kepada karyawan atas jasa yang telah mereka berikan pada prusahaan dalam rangka menghasilkan pendapatan. Menurut Hery (2009:13) “ gaji atau upah merupakan beban gaji prusahaan. Istilah gaji (salaries) umumnya digunakan untuk pembayaan atas pemakaian jasa karyawan manajerial dan administrasi.
Menurut Mulyadi (2008:373) mendefinisikan bahwa “ gaji umumnya merupakan pelayanan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karywan administrasi yang mmpuyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan tetap secara perbulan “.
Berikut penjelasan beberapa fungsi penggajian yaitu sebagai berikut : 1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi Pebuatan Gaji dan Upah
Fungsi pembuatn gaji dan upah bertanggung jawab untuk pembuatan daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang enjadi beban seiap karyawan Selama jangk waktu pembayaran gaji dan upah.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akutansi betanggung jawab untuk mecatat kewajiban yang timbul dalam hubngan dngan pembayran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan, hutang dana pension dan lain – lain ).
5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan gaji dn upah serta berbagai tunjanga kesejahteraan umum.
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Analisa terstruktur merupakan suatu metode analisis dengan menggunakan peralatan pendukung atau sarana (tools system) yang mana sarana tersebut digunakan untuk membuat spesifikasi sistem yang terstruktur. Adapun (tools system) yang akan dijelaskan sebagai model sistem adalah sebagai berikut :
1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Yakub (2012:155) “Data flow diagram (DFD) merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna. Data flow diagram terdiri dari notasi penyimpanan data (data store), proses (process), aliran data (flow data), dan sumber masukan (entity).”
Dan dalam penggunaan DFD tentunya memiliki keuntungan dan kekurangan tersendiri, Menurut Sutabri (2012:117) “Keuntungan penggunaan DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (Dekomposisi).” Sedangkan kekurangan penggunaan DFD adalah tidak menunjukan proses pengurangan (looping), proses keputusan dan proses perhiungan.
A. Simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut : 1) Kesatuan Luar (External Entit)
Dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, yang dapat disimbolkan dengan notasi kotak.
2) Arus Data (Data Flow)
Arus data ini mengalir diantara proses (process) simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entit ).
3) Proses (Process)
Merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
4) Simpanan Data ( Data Store ).
Merupakan simpanan data dari data yang dapat berupa file, kotak, arsip, table, dan agenda. Dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal, paralel yang tertutup disalah satu ujungnya.
B. Aturan main Data Flow Diagram (DFD)
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlakudalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1) Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity yang lain secara langsung.
2) Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3) Di dalam DAD tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan entity secara langsung.
4) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
C. Cara Pembuatan DAD.
1) Mulai dari tingkat yang lebih tinggi, kemudian diuraikan untuk dijelaskan sampai dengan lebih detail atau tingkat yang lebih rendah yang dikenal dengan istilah “TOP-DOWN ANALISIS”.
2) Menjabarkan proses yang terjadi didalam data flow sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi. Pemeliharaan konsistensi dimuai dari diagram yang tingkatnya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatnya lebih rendah.
3) Berikan tabel yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan: a. Nama yang jelas untuk kesatuan luar (external entity)
b. Nama yang jelas untuk arus data (data flow) c. Nama yang jelas untuk proses (process)
d. Nama yang jelas untuk simpanan data (data store). D. Tahapan Pembuatan DAD.
1) Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan dari sistem yang ada.
2) Diagram Nol
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
3) Diagram Detail
Adalah diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol.
E. Kesalahan Umum Pembuatan Data Flow Diagram (DFD). Kesalahan dalam pembuatan data flow diagram yaitu :
1) Lubang Hitam (Black Hole) adalah kesalahan yang terjadi karena adanya masukan data (input) tetapi tidak menghasilkan keluaran data (output) yang diinginkan.
2) Ajaib (Miracle) adalah dimana kesalahan terjadi karena tidak adanya proses masukan data (input) tetapi menghasilkan keluaran data (output). 2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Simarmata dan Imam (2010:67) “Entity Relationship diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antarentitas.” Dapat disimpulkan menurut ahli diatas ERD adalah suatu pemodelan yang membantu semua organisasi dalam menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lainnya.
Dalam hal yang sama pula menurut simarmata dan paryudi (2010:59) “entity relationship (ER) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan hubungan antar objek.” Dalam penerapannya, erd dapat diartikan sebagai sesuatu bentuk abtrak atau pun normal. Yang memiliki ciri-ciri atau atribut dalam setiap bentuknya, untuk menunjukan perbedaan antara entitas satu dengan yang lain.
Menurut Yakub (2012:60) “ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi.”
3. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Yakub (2012:168) “Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari sistem informasi.” Kamus data (data dictionary) merupakan daftar element data yang terorganisir dengan definisi yang tetap yang sesuai dengan sistem sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan data storage. Selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, kamus data juga dapat digunkan unuk :
Memvalidasi diagram arus data dalam hal kelengkapan dan keakuratan. a) Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan. b) Menentukan muatan data yang tersimpan dalam file-file.
c) Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram arus data. A. Isi kamus data
Kamus data berisi seharusnya mencerminkan keterangan yang jeas tentang data yang akan dicatat sehingga kamus data dapat menjelaskan hal-hal sebagai berikut :
1) Nama arus data, dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didalam data flow diagram, nama arus data harus dicatat dikamus data sehingga yang memebaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan tentang arus data dapat langsung mencarinya dengan mudah.
2) Struktur data, memerlukan arus data yang dicatat dikamus data terdiri dari item.
3) Alias, nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada, misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang sebagai tembusan permintaan persediaan.
4) Bentuk data, bentuk data perlu dicatat dikamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaanya sewaktu perancangan sistem.
5) Arus data, arus data menunjukan dari mana datang emngalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di data flow diagram agar mudah mencarinya.
6) Penjelasan, dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data, misalnya ; nama arus data adalah tembusan permintaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
7) Periode, periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data dicatat di kamus data, kapan input data harus dimasukan, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.
8) Volume, volume yang perlu dicatat adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.
9) Notasi kamus data
Penggunaan notasi kamus data diatas dapat digambarkan atau diilustrasikan dengan contoh-contoh sebagai berikut :
a) Notasi “=”, elemen data elementari adalah suatu dekomposisi yang tidak mempunyai arti dalam konteks lingkungan user.
Contoh : nama=nama_depan + nama_belakang
Nama depan dan nama belakang tidak mempunyai arti dan tidak ada komentar yang ditunjukan.
b) Notasi “()”, berdasarkan contoh diatas dapat dicatat dalam kamus data sebagai berikut.
Nama_pelanggan = (title) + nama_depan + (nama_tengah) + nama_belakang
Alamat_pelanggan = (alamat_rumah) + (alamat_rumah).
c) Notasi “{}”, notasi ini digunakan untuk menggambarkan suatu komponen data secara berulang.
Pemesanan = nama_tanggal + alamat_tanggal + {item}
Berarti pemesanan harus berisi nama_pelanggan, alamat_pelanggan dan 0 samapai X item.
Jenis_kelamin = [pria | wanita]
Elemen data opsional didefinisikan sebagai suatu yang dapat digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternatif.
e) Notasi “**”, untuk memberikan komentar terhadap kejelasan arti dari elemen data
Potongan pajak = *satuan pembayaran pajak yang berlaku ditentukan oleh pemerintah*
f) Notasi “alias*”, untuk memberikan nama lain dari suatu data Client = alis untuk pelanggan.
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Menunjukkan tipe data adalah karakter 9 Menunjukkan tipe data adalah angka numeric A Menunjukkan tipe data adalah Karakter alphabetic
Z Menunjukkan angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . Titik, menunjukkan sebagai pemisah ribuan
, Koma, menunjukkan sebagai pemisah pecahan - Hypen, menunjukkan tanda penghubung / Slash, menunjukkan tanda pembagi
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari + Dan ( And )
( ) Pilihan Ya ( yes ) atau tidak ( no ) { } Interasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
! Pemisah dalam pilihan tanda [ ] * Keterangan
@ Petunjuk ( Key Field )
Sumber: Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall, (2010 :338) 4. Normalisasi
Menurut Yakub (2012:70) “Normalisasi (normalize) merupakan salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam membangun desain lojik basis data relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar.” Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal dan baik. Teknik normalisasi adalah upaya agar desain lojik tabel-tabel berada dalam “normal form” (bentuk normal) yang dapat didefinisikan dengan menggunakan ketergantungan fungsi (functional dependency).
Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi atau tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi atau tabel tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondi tertentu juga. Beberapa bentuk normalisasi diantaranya adalah bentuk tidak normal (unnormalize), normalisasi pertama (1st normal form), normalisasi kedua (2nd normal form) dan normalisasi ke tiga (3rd normal form).
B. Tidak Normal
Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang direkam dan tidak ada keharusan dengan mengikuti suatu format tertentu. Pada bentuk tidak normal terdapat repeating group sehingga pada kondisi seperti ini akan menjadikan permasalahan dalam melakukan manipulasi data (insert, update, dan delete anomalies). Update anomalies terjadi apabila ada perubahan pada sejumlah data yang mubazir pada suatu tabel tetapi tidak seluruhnya diubah. Insert anomalies terjadi apabila pada saat penambahan hendak dilakukan ternyata ada element data yang masih kosong, dan element data tersebut justru menjadi kunci. Delete anomalies terjadi apabila suatu baris (record) yang tidak terpakai dihapus, dan sebagainya akibat ada data lainnya yang hilang.
C. Normalisasi pertama
Dalam relation database tidak diperkenankan adanya repeating group karena dapat berdampak terjadinya anomalies. Oleh karena itu tahap unormalisasi akan menghasilkan bentuk normal pertama.
Normalisasi ke satu, suatu relasi atau tabel memenuhi normal ke satu jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal (scalar value) dalam satu baris atau record.
D. Normalisasi kedua
Dalam perancangan basis data relational tidak diperkenankan adalah partial funcional dependency kepada primary key, karena dapat berdampak terjadinya anomalies. Oleh karena itu tahap normalisasi pertama akan menghasilakan bentuk normal ke dua yang dapat didefinisika sebagai berikut : Normalisasi kedua suatu relasi memenuhi relasi ke dua jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi normal pertama dan setiap atribut yang bukan kunci (non-key) bergantung secara fungsional (FD) secara utuh kepada kunci pertama (primary key).
E. Normalisasi ke tiga
Dalam perancangan basis data relational tidak diperkenankan adanya transitive dependency karena dapat berdampak terjadinya anomalies. Oleh karena itu harus dilakukan normalisasi tahap ketiga yang dapat didefinisikan sebagai berikut :
Normalisasi ke tiga, suatu relasi memenuhi normal ke tiga jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi normal ke dua dan setiap atribut yang bukan kunci (non-key) tidak mempunyai transitive functional dependency kepada kunci utama (primary key)
