7 2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Darmawan dan Kunkun Nur Fauzi (2013:4) “Sistem didefinisikan sebagai kumpulan atau grup dari bagian atau komponen apa pun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan.”
2.1.1. Pengertian Sistem dan Informasi
Menurut Pratama (2014:7) “Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama.” Secara garis besar, sebuah sistem informasi terdiri atas tiga komponen utama. Ketiga komponen tersebut mencangkup software,hardware,dan brainware. Ketiga komponen ini saling berkaitan satu sama lain.
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Klasifikasi tersebut diantaranya:
1. Sistem abstrak, adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan.
2. Sistem fisik, adalah sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputerisasi,sistem sekolah, dan lain sebagainya.
3. Sistem tak tentu, adalah sistem dengan operasi tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
4. Sistem tertutup. Adalah sistem yang tidak dapat bertukar materi, informasi,atau energy dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan.
5. Sistem terbuka, adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Contohnya sistem perdagangan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Berikut ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya (Sutabri, 2012:14) :
1. Komponen Sistem (component) 2. Batasan Sistem (Boundery)
3. Lingkungan luar sistem (Environment) 4. Penghubung Sistem (interface)
5. Masukan Sistem (input) 6. Keluaran Sistem (output) 7. Pengolahan Sistem (proses) 8. Sasaran Sistem (objective)
2.1.3. Komponen-Komponen Sistem
Menurut Pratama (2014:11), komponen-komponen yang terdapat di dalam semua jenis sistem mencakup tujuh poin. Berikut ketujuh komponen tersebut:
1. Input (Masukan) 2. Output (Keluaran)
3. Software (Perangkat Lunak)
4. Hardware (Perangkat Keras) 5. Database (Basis Data) 6. Kontrol dan prosedur
7. Teknologi dan jaringan computer
2.1.4. Pengertian Informasi
Menurut Pratama (2014:9) “Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat”. Proses pengelolaan ini memerlukan teknologi. Teknologi memang tidak harus selalu berkaitan dengan computer, namun komputer sendiri merupakan salah satu bentuk teknologi. Pada proses pengolahan data, untuk menghasilkan informasi,juga dilakukan verifikasi secara akurat,spesifik,dan tepat waktu. Hal ini penting agar informasi dapat memberikan nilai dan pemahaman kepada pengguna. Pengguna dalam hal ini mencakup pembaca,pendengar, penonton, bergantung pada bagaimana cara pengguna terebut menikmati sajian informasi dan melalui media apa informasi tersebut disajikan.
2.1.5. Pengertian Java
Menurut Nofriadi (2015:1) Bahasa Pemograman Java merupakan salah satu dari sekian banyak bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai sistem operasi termasuk telepon genggam. Bahasa pemograman ini pertama kali dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung Sun Microsystems. Bahasa pemrograman ini merupakan pengembanagan dari bahasa pemrograman C++
karena banyak mengadpsi sintak C dan C++. Saat ini Java merupakan bahasa
pemrograman yang populer digunakan, dan secara luas dimanfaatkan dalam pengembangan berbagai jenis perangkat lunak aplikasi ataupun aplikasi berbasis web.
Kelebihan Java dari bahasa pemrograman yang lain adalah bisa dijalankan diberbagai jenis sistem operasi sehingga dikenal juga bahasa pemrograman multiplatform, bersifat pemrograman berorientasi objek (PBO), memiliki library lengkap.
2.1.6. Pengertian Netbeans
Netbeans merupakan sebuah aplikasi Integrated Development Environment (IDE) yang berbasiskan Java dari Sun Microsystems yang berjalan di atas swing. Swing merupakan sebuah teknologi Java untuk pengembangan aplikasi desktop yang dapat berjalan pada berbagai macam platform seperti windows, linux, Mac OS X dan Solaris. Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang di integrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu kode editor atau text, suatu compiler dan suatu debugger. Netbeans juga digunakan oleh sang programmer untuk menulis, meng-compile, mencari kesalahan dan menyebarkan program netbeans yang ditulis dalam bahasa pemrograman java namun selain itu dapat juga mendukung bahasa pemrograman lainnya dan program ini pun bebas untuk digunakan dan untuk membuat professional desktop, enterprise, web, and mobile applications dengan Java language, C/C++, dan bahkan dynamic languages seperti PHP, JavaScript, Groovy, dan Ruby.
2.2. Pengertian Basis data
Menurut Simarmata dan Imam Prayudi (2010:1) “Basis data adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan”. Dengan basisdata,pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan kedalam basisdata, dimodofikasi,dan dihapus.
Basis data (Database) dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang menurut Fathansyah (2015: 2) seperti :
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang siorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Untuk selanjutnya di dalam buku ini, kita akan menggunakan istilah Tabel (Table), sebagai komponen utama pembangun Basis Data.
2.2.1. MySQL
Menurut Raharjo (2011:21) menjelaskan bahwa:
MySQL merupakan software (atau server database) yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-threaded).
2.2.2. Model Pengembangan Perangkat Lunak A. Model Pengembangan Waterfall
Menurut Sukamto dan M.Salahudin (2016:28):
Model SDLC air terjun waterfall sering disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis,desain,pengodean dan pengujian.
Tahapan-tahapan waterfall yaitu:
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan
menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pengkodean
Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak.
Hasil dari tahap ini adalah program computer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
2.3. Peralatan Pendukung (tools system)
Peralatan pendukung yang digunakan dalam perancangan sistem ini, antara lain :
2.3.1. Diagram Alir Data
Menurut Kendall dan Julie E. Kendall (2010:305) “Diagram alir data adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan penganalisis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian alir data yang saling berkaitan.”
Adapun beberapa symbol yang digunakan dalam diagram alir data (DAD) yaitu:
1. Entitas (Kotak rangkap dua)
Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal ( bagian lain dari suatu perusahaan, seseorang, atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas eksternal atau hanya entitas, disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap diluar batas-batas sistem.
Entitas-entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalu- jalur aliran data.
2. Aliran Data (Tanda panah)
Tanda panah menunjukan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Aliran data yang muncul secara simultan bisa digambarkan hanya dengan menggunakan tanda panah pararel. Karena sebuah sebuah tanda panah menunjukan seseorang, tempat atau sesuatu, mka harus digambarkan dalam kata benda.
3. Proses (Bujur sangkar dengan membulat sudut)
Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya proses tranformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukan perubahan di dalam perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan
suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.
Proses-proses yang menunjukan hal itu didalam sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan.
a. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses level yang lebih tinggi. Contohnya ialah sistem kontrol inventaris.
b. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan nama-nama seperti subsistem pelaporan inventaris atau sistem pelayanan konsumen internet.
c. Menggunakan format kata kerja, kata sifat, dan kata benda untuk proses-proses mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis kegiatan seperti ini, misalnya menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak ataumenambahkan. Kata benda menunjukan hasil utama proses, seperti laporan atau record. sedangkan kata sifat mengilustrasikan keluaran yang mana, seperti urutan kebelakan atau invenstasri., dihasilkan. Contoh-contoh nama-nama proses yang lengkap ialah menghitung pajak penjualan, memverifikasi, status rekening konsumen, menyiapkan invoice pengpalan, mencetak laporan yang diurutkan kebelakang mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu kredit, dan menambah record investasi.
4. Penyimpanan data dengan (Bujur sangkar dengan ujung terbuka)
Bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukan penyimpanan data yang digambarkan dengan dua garis parallel yang tertuup oleh sebuah
garis pendek disisi kiri dan ujungnya terbuka disis sebelah kanan. Simbol- simbol ini digambarkan hanya dengan leher secukupnya saja sehingga memungkinkan mamadai bentuk huruf-huruf deantara garis-garis paralel yang ada. Dalam diagram alir logika,jenis penyimpanan fisik (sebagai contoh tipe, disket) tidak untuk data yang memungkinkan penambah dan perolehan data.
Tahapan pembuatan Diagram Alir Data(DAD) dibagi menjadi tiga
tingkatan konstruksi Diagram Aliran Data menurut Kendal dan Julie E.Kendal (2010:305) yaitu:
a. Diagram kontek
Diagram kontek adalah tingakatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses menunjukan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukan pada diagram konteks berikut aliran data menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen.
b. Diagram Nol
Diagram nol adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya
dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah kesudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukan ke dalam diagram nol.
c. Diagram Detail
Setiap proses diagram nol bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yeng lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang dikembangkan itu disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan anak,keseimbangan wertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran dta yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukan mengalir ke dalam atau keluaran dari diagram anak.
Menurut Kendal dan Julie E.Kendal (2010:272) di dalam pembuatan DAD terdapat aturan ketentuan yang berlaku adapun aturan dalam pembuatan diagram dalam arus data adalah:
a. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya secara langsung.
c. Tidak bolehmenghubungkan datastore dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.
2.3.2. Entity Relationship Diagram
Menurut Simarmata dan Imam Prayudi (2010:67) “Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama danakan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas– entitas dan menentukan hubungan antar entitas”.
A. Entitas (Entity)
Entitas adalah sesuatu yang nyata atau abstrak di mana kita akan menyimpan data. Ada 4 entitas, yaitu misalnya pegawai, pembayaran, kampus, dan buku.
B. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas, misalnya proses pembayaran pegawai. Kardinalitas menentukan kejadian suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan.
C. Atribut (Attribute)
Atribut adalah ciri umum semua atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu. Sebutan lain atribut adalah properti,elemen data,dan field. Sebuah atribut atau kombinasi atribut mengidentifikasi satu dan hanya satu instansi suatu entitas disebut kunci utama atau pengenal.
E R
a
Himpunan Entitas E
Atribut a sebagai key
Himpunan Relasi R
Link
Gambar II.1. Simbolik Diagram E-R 1. Kardinalitas Relasi
Berikut adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya.
1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one) Contoh:
Adanya relasi antara himpunan entitas Dosen dengan himpunan entitas Jurusan. Himpunan relasinya kita beri nama ‘Mengepalai’. Para relasi ini, setiap dosen paling banyak mengepalai satu jurusan (walaupun memang tidak semua dosen yang menjadi ketua jurusan). Dan setiap jurusan pasti dikepalai oleh paling banyak satu orang dosen. Maka penggambarannya adalah:
Dosen mengepalai Jurusan
nama_dos
alamat_dos
nama_dos
nama_jur kode_jur
kode_jur
1 1
Gambar II.2 Diagram E-R untuk Relasi Satu ke Satu
2. Relasi satu-ke-banyak (one-to-many) Contoh:
Adanya relasi antara himpunan entitas Dosen dengan himpunan entitas Kuliah. Himpunan relasinya kita beri nama ‘Mengajar’. Pada relasi ini, setiap dosen dapat mengajar lebih dari satu mata kuliah, sedang setiap mata kuliah diajar hanya oleh paling banyak satu orang dosen. Maka penggambarannya adalah:
Dosen Mengajar Kuliah
nama_dos
alamat_dos
nama_dos kode_kul
waktu ruang
nama_kul kode_kul
sks
semester
1 N
Gambar II.3 Diagram E-R untuk Relasi Satu ke Banyak
3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many) Contoh:
Adanya relasi antara himpunan entitas Mahasiswa dengan himpunan entitas Kuliah. Himpunan relasinya kita beri nama ‘Mempelajari’. Pada relasi ini, setiap mahasiswa dapat mempelajari lebih dari satu mata kuliah. Demikian juga sebaliknya, setiap mata kuliah dapat dipelajari oleh lebih dari satu orang mahasiswa. Maka penggambarannya adalah:
Mahasiswa
Mempelajari
nim nim
Kuliah kode_kul
alamat_mhs tgl_lahir
nama_mhs kode_kul nama_kul
sks indeks_nilai
semester
N N
Gambar II.4 Diagram E-R untuk Relasi Banyak ke Banyak
2.3.3. Logical Relationship Structure
Menurut Dhanta (2009:193) “Logical Record Sructure (LRS) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas, menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan Foreign Key (FK).”
Menurut Frieyadie dalam jurnal Implementasi Informasi Pembayaran Kredit Berbasis Web oleh Hutapea dan Muningsih (2017:13) “LRS merupakan suatu hasil dari pemodelan Entity Relatioship (ER) beserta dengan atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-hubungan antar entitas yang ada”.
LRS bertujuan untuk menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan foreign key (FK). Hal yang perlu diperhatikan untuk mengubah ERD kedalam bentuk LRS yaitu tingkat hubungan (cardinality) apakah 1:1, 1:M atau M:M.
a. Kardinalitas Logical Relationship Structure yaitu :
1. Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
Gambar II.5 Diagram LRS untuk Relasi Satu ke Satu
2. Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
Gambar II.6 Diagram LRS untuk Relasi Satu ke Banyak 3. Banyak ke banyak (many to many), Setiap entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya.
Gambar II.7 Diagram LRS untuk Relasi Banyak ke Banyak
2.3.4. Kamus Data
Menurut Sukamto dan M.Salahudin (2016:23)” Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan(input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan).” Kamus Data (data dictionary) dipergunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DAD.
Kamus data dalam implementasi program dapat menjadi parameter masukan atau keluaran dari sebuah fungsi atau prosedur. Kamus data biasanya berisi:
a. nama - nama dari data
b. digunakan pada - merupakan proses-proses yang terkait pada c. deskripsi – merupakan deskripsi data
d. informasi tambahan – seperti tipe data, nilai data , batas nilai data, dan komponen yang membentuk data.
Kamus data pada DAD nanti harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan basis data yang dilakukan sebelumnya. Jika ada kamus data yang tidak dapat dipetakan pada tabel hasil perancangan basis data berarti hasil perancangan basis data dengan perancangan DAD masih belum sesuai, sehingga harus ada yang diperbaiki baik perancangan basis datanya, perancangan DAD-nya, atau keduanya.
1. Hal-hal yang dimuat dalam kamus data a. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data megalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data untuk memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram (DAD).
b. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didalam data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu didata flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
c. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk seperti ini perlu dicatat dikamus data.
d. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen.
e. Alias
Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena dapat membedakan yang sama mempuyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya.
f. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya
arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukan volume terbanyak.
g. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
h. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
2. Notasi Tipe Data
Notasi merupakan bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan.
Untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data.
Tabel II.1.
Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai peisah pecahan Sumber: Kendall(2010:344)
3. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data Tabel II.2.
Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And (dan)
() Pilihan (boleh ya atau tidak) {} Iterasi/pengulangan proses
[] Pilih salah satu
I Pemisah pilihan didalam tanda []
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (Key Field) Sumber: Kendall(2010:174)
2.3.5. Pengkodean
Menurut Mustakini (2014:384) menjelaskan “ Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.
Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka,huruf, dan karakter-karakter khusus. Didalam merancang suatu kode harus memperhatikan beberapa hal yaitu:
1. Harus mudah ingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar atau sama.
3. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan diluar computer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan yang telah dipergunakan.
6. Harus distandarisasikan
Kode harus distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7. Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.
8. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir mirip serupa bentuk dan bunyi pengucapanya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Menurut Fathansyah (2015:105) ada 3 (tiga) bentuk pengkodean yakni:
1. Sekuensial
Dimana pengkodean dilakukan dengan mengasosiasikan data dengan kode terurut (biasanya berupa bilangan asli atau abjad).
2. Mnemonic
Dimana pengkodean dilakukan dengan membentuk suatu singkatan dari data yang ingin dikodekan.
3. Blok
Dimana pengkodean dilakukan dalam format tertentu, misalnya sata no.induk mahasiswa dengan format XXYYY yang terbentuk atas XX=dua digit terakhir angka tahun masuk dan YYY = no.urut mahasiswa.
2.3.6. Hipo (Hierarchy plus Input-Proses-Output)
Menurut Puspitawati dan Anggini (2011:114) “HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output) merupakan serangkaian diagram yang terdiri dari
serangkaian level yang mengalir dari atas ke bawah yang menggambarkan sistem yang lebih detail.” Diagram hipo dirancang sebagai alat bantu dan alat dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah. Selain itu diagram ini juga digunakan untuk menguraikan keseluruhan pemrosesan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan.
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari program.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan- kebutuhan pemakai.
Berikut adalah tahap-tahap yang dapat dipakai sebagai pedoman membuat diagram rinci maupun diagram ringkasan :
1. Siapkan input kosong, proses dan kotak output dari kertas HIPO.
2. Tuliskan semua output yang terdapat pada kotak output.
3. Kembangkan lagi isi kotak proses dan kotak input serta isikan semua output intermediate yang tidak ditentukan sebelumnya.
4. Jelaskan masing-masing fungsi dalam kotak proses dengan kata-kata yang sesedikit mungkin.
5. Hubungkan item-item input yang berkaitan serta hubungkan pula langkah- langkah proses dengan tanda panah; hubungkan tahap-tahap proses yang berkaitan dengan item output juga dengan menggunakan anak panah.
