JURNAL ILMIAH RANGGAGADING
Volume 6 No. 2, Oktober 2006 : 81 – 87
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN
BARANG JADI DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS
DAN EFISIENSI OPERASI PADA PT. COMPOTEC
INTERNATIONAL
Oleh
Hastoni*, Sapto Damandari* dan Sanovi Rachmawati
*Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi KesatuanABSTRACT
There are several things emerge in management cycle of finished product stock. They require attention to deal with existing problems by forming company’s good internal control system. So that conducive climate on one of company’s assets can be created. Evaluation on internal control system will not merely comprise the process and procedure of management of finished product stock. It’s also covers data completeness in the form of documents or form linked with stock that must be brought to account in the form of report and reliable accounting data.
Keywords: Internal Control, Finished Product Supply.
PENDAHULUAN
Persediaan barang jadi merupakan salah satu asset perusahaan yang melibatkan modal kerja besar. Peranan pengendalian intern dalam hal ini sangatlah penting dalam meningkatkan keamanan persediaan barang jadi sebagai harta perusahaan. Dalam persediaan barang jadi merupakan yang paling rawan terjadinya tindak penyelewengan, oleh karena itu perlunya dirancang suatu sistem pengendalian yang memadai sehingga bisa sekecil mungkin terjadinya tindak penyelewengan oleh pihak-pihak yang menangani persediaan barang jadi tersebut.
Sistem pengendalian intern yang memadai dalam pengelolaan persediaan barang jadi, yaitu harus adanya pemisahan fungsi baik yang melakukan perencanaan, penerimaan, pengeluaran, dan pencatatan dengan adanya
persetujuan dari pejabat yang berwenang. Demikian pula setiap transaksi persediaan barang jadi harus disertai bukti-bukti atau dokumen yang dapat diandalkan derajat kepercayaannya .
Peranan manajemen tertinggi sebagai pengambil keputusan memerlukan keahlian dan kecermatan dalam mengambil tindakan yang tepat berdasarkan suatu informasi yang objektif, tepat waktu dan relevan dari masing-masing bidang yang ada di perusahaan, Ia harus dapat melihat sumber-sumber yang ada yang dapat digunakan secara optimal dengan cara paling optimal secara efektif, efisiensi dan ekonomis, sehingga akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Dengan demikian, maka manajemen dituntut untuk suatu perencanaan dan pengendalian dalam menjalankan kegiatan operasinya.
METODE PENELITIAN
Dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penulisan ini, penulis memenuhi beberapa cara yaitu dengan membuat daftar pertanyaan yang relevan dengan pembahasan, melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait, dan observasi langsung ke lapangan untuk memperoleh informasi yang jelas tentang sitem pengendalian intern yang diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan dalam rangka untuk menjamin keamanan serta mutu dari persediaan barang itu sendiri.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Sistem Perhitungan Persediaan Barang Jadi di Gudang1.1 Proses Perhitungan Barang Jadi
Sistem perhitungan barang-barang di gudang PT. Compotec International dilakukan pada akhir periode. Sebelum melakukan perhitungan fisik, maka bagian gudang diharuskan untuk melakukan persiapan-persiapan agar supaya dalam pelaksanaan kegiatan perhitungan tidak terjadi masalah atau hambatan.
- Penyusunan barang-barang harus sesuai, jenis dan type dan harus dipisahkan agar memudahkan perhitungan.
- Barang-barang diatur serapih mungkin dan disimpan di tempat yang sudah ditentukan.
- Barang-barang yang sudah disusun di rak maupun di tempat tertentu lainnya yang telah diatur rapih dihitung kembali dan dicatat ulang pada kartu barang yang baru untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan.
- Pada saat kegiatan perhitungan fisik, koordinator perhitungan diwajibkan membuat peraturan yang harus dilaksanakan agar perhitungan fisik dapat berlangsung dengan baik.
- Pelaksanaan perhitungan fisik dilakukan pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan.
- Pelaksanaan perhitungan fisik berlangsung diharuskan agar tidak
melakukan mutasi barang (penerimaan/pengeluaran barang)
- Langkah-langkah yang dilakukan pada saat perhitungan fisik berlangsung adalah :
a) Koordinator perhitungan menyediakan form untuk mencatat hasil dari perhitungan fisik.
b) Personil gudang wajib menghitung fisik barang dengan benar dengan didampingi oleh petugas pencatat (personel accounting).
c) Pada saat perhitungan dan pencatatan berlangsung, petugas pencatat berhak memperingatkan petugas penghitung untuk mengecek fisik barang. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa barang yang tidak tercatat pada kartu barang petugas pencatat wajib menambahkan/mencatat barang tersebut pada kartu barang dan form hasil perhitungan fisik. Apabila terdapat barang yang rusak 100% maka harus dicatat keadaan barang tersebut pada kartu barang dan juga pada form hasil perhitungan fisik barang. d) Setelah kegiatan perhitungan fisik
selesai dilakukan maka masing-masing pencatat membubuhkan tanda tangan pada form hasil perhitungan fisik barang dan menyerahkan pada coordinator penghubung.
e) Perhitungan ke dua dilakukan oleh petugas pengecek dan hanya mencatat kuantitas barangnya saja tanpa memperhatikan ukuran dan jenisnya.
f) Hasil dari perhitungan ke dua diserahkan ke koordinator perhitungan oleh petugas pengecek sebagai perhitungan kedua. Apabila dari kedua laporan itu terdapat perbedaan maka perlu diadakan perhitungan ulang pada saat itu juga.
83 g) Setelah semuanya sudah
dilakukan maka koordinator penghitungan membuat laporan hasil perhitungan fisik barang. Hasil perhitungan fisik ini dibandingkan dengan saldo rekening buku besar dalam buku pembantu daftar persediaan barang jadi. Bilamana ditemukan selisih kuantitas maupun selisih rupiah maka koordinator perhitungan harus membuat laporan hasil perbandingan fisik dan membuat suatu rekap dalam surat berita acara. Surat berita acara merupakan bukti yang sah apabila ada tanda tangan dari departemen yang bersangkutan dan persetujuan dari pimpinan perusahaan.
1.2 Dokumen-dokumen yang Dipergunakan
• Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi persediaan yang menunjukan kuantitas barang tanpa harganya. Dalam kartu gudang dicatat nama barang, qty, warna barang dan No. BPB. Pada saat terjadinya perpindahan atau mutasi barang maka kartu gudang harus di Up date per transaksi
• Mutasi masuk adalah transaksi penerimaan barang dari bagian produksi
• Mutasi keluar yaitu transaksi pengeluaran barang
• Kartu barang berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan untuk memudahkan pengecekan dan sekaligus mencatat mutasi kuantitas barang. Apa yang dicatat pada kartu gudang harus pula dicatat pada kartu barang.
1.3 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Perhitungan Barang Jadi
• Fungsi gudang adalah petugas penghitung dalam kegiatan perhitungan barang jadi.
• Fungsi akuntansi adalah petugas pencatat
• Internal audit/auditor adalah petugas penyelenggara perhitungan barang jadi yang bertanggung jawab penuh dalam kegiatan perhitungan barang jadi.
2. Analisa atas Proses Mutasi Barang Jadi
2.1 Proses Penerimaan Barang Selesai Diproduksi
Barang-barang yang diproduksi seyogjanya haruslah merupakan barang-barang yang sesuai dengan permintaan konsumen, baik desain maupun spesifikasi setiap barang yang akan dihasilkan. Barang-barang yang telah selesai diproduksi oleh PT. Compotec International berada dalam pengawasan quality control. Oleh sebab itu prosedur yang diterapkan oleh PT. Compotec International terhadap mutasi barang selesai diproduksi ke bagian penyimpanan barang-barang tersebut, terlebih dahulu mereka melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap barang-barang, apakah sesuai dengan bukti penyerahan barang. Apabila kondisi barang baik, maka bagian gudang akan menyimpan barang ke gudang dan sebaliknya jika barang dalam kondisi rusak maka bagian gudang akan menolak dan mengembalikan barang-barang tersebut ke bagian quality control untuk perbaikan kembali atau harus dihancurkan.
Dengan demikian bagian gudang hanya dapat menerima dan menyimpan barang ke gudang apabila kondisi barang sesuai dengan dokumen, sehingga dapat diambil kesimpulan bahwasanya prosedur telah berjalan dengan sebenarnya.
Adapun proses penerimaan barang dari Departemen Produksi dan Quality Control PT. Compotec International adalah sebagai berikut :
1. Produk yang telah lulus inpeksi (pass-on) akan dikirim ke Gudang barang Jadi dengan disertai Bukti Penyerahan Barang yang diisi oleh Kepala QC.
produk selesai (Finish Good), produk belum selesai (Produk Belum Finish), dan produk gagal (Produk No Good) dari Departement Produksi.
3. Dari penerimaan produk pada hari yang bersangkutan akan didata dalam Laporan Penerimaan. Laporan ini diberikan pada PPIC
4. Produk selesai akan ditempatkan di area storage/palet yang telah disiapkan.
5. Produk-produk retur akan dikirm kembali ke QC oleh Gudang Barang Jadi. Kiriman disertai dengan Bukti Penyerahan Barang.
6. Produk reject dikirimkan ke Gudang material disertai dengan Bukti Penyerahan barangnya 7. Produk yang akan di-rework akan
dikirimkan kembali ke Produksi untuk dikerjakan lebih lanjut. 8. Data kegiatan Quality Control
pada hari bersangkutan dicantumkan dalam Laporan Harian QC. Laporan ini dipegang Kepala QC dan juga didistribusikan ke Gudang Barang Jadi dan Gudang material.
2.2 Proses Penyimpanan Barang
Pada perusahaan manukfaktur selain mempunyai gudang persediaan bahan baku dan bahan pembantu, tentunya juga harus mempunyai gudang untuk barang jadi (finished goods), begitu pula di PT. Compotec International terdapat gudang penyimpanan produk selesai dihasilkan.
Barang-barang yang disimpan di gudang jadi pada dasarnya merupakan barang-barang dalam kondisi baik. , sebab hal itu sudah merupakan keharusan dalam prosedur penerimaan barang dari quality control. Pola penempatan barang di gudang disesuaikan dengan jenis, ukuran, dan berat barang. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kerusakan pada barang tersebut dan untuk memudahkan perawatan barang-barang di gudang.
Petugas penyimpanan barang jadi akan melakukan pengecekan kebenaran terhadap kartu barang yang diterimanya yang didalamnya tercantum nama barang, qty, warna barang, dan No BPB, untuk memudahkan pengecekan.
Dengan adanya aturan penempatan, perawatan yang baik terhadap barang, penggunaan kartu barang dan kartu stock barang jadi, maka keselamatan barang-barang di gudang dapat terjamin keamanannya. Pemeriksaan dan pengecekan terhadap gudang barang jadi dilakuakn setiap seminggu sekali. Dalam pengawasan terhadap barang jadi ini dilakukan oleh bagian gudang itu sendiri juga oleh bagain akunting.
Dengan demikian tanggung jawab kepala bagian gudang sangatlah berat untuk mengawasi semua kegiatan orang-orang yang di pimpinnya. Maka dalam hal ini peran pengawasan intern yang sudah ditetapkan oleh perusahaan diharapkan dapat membantu kepala gudang dengan lebih memfokuskan pada pengawasan barang jadi, baik dalam penyimpanan, maupun dalam kegiatan pengeapakan barang yang akan dikirim.
Adapun proses menyimpanan barang di gudang PT. Compotec International adalah sebagai berikut :
1. Kepala Produksi menerima
Injection Mould Shedule dan Order Produksi yang diberikan PPIC. 2. Kepala Produksi mengisi
Persiapan Pengaturan Produksi (P3). P3 adalah daftar peralatan yang harus dipersiapkan setiap kali memulai kegiatan produksi yang diberikan oleh PPIC sebagai umpan balik (feed back) dan bagian dari kontrol.
3. Produksi akan mengambil material dan bahan pembantu yang dibutuhkan dari Gudang material dan Gudang Bahan Pembantu.
4. Produk yang dikirimkan ke bagian Quality Control, akan disertai Bukti Penyerahan Barang, yang diisi oleh Kepala Produksi.
85 5. Produk reject dan runner akan
dikirimkan ke Gudang Material dengan disertai Bukti Penyerahan Barang yang diisi Kepala Produksi. Produk reject dan runner ini bila dapat akan diolah kembali menjadi bahan baku.
6. Data kegiatan produksi dalam hari bersangkutan akan didata dalam Laporan Harian Produksi oleh Kepala Produksi. Laporan ini selain dipegang Kepala Produksi, juga akan didistribusikan kepada PPIC, Quality Control, Gudang Material, dan Gudang Bahan Pembantu.
7. Kepala Produksi mengisi Laporan Harian Stop Time yang juga diserahkan pada PPIC. Laporan diberikan untuk tiap-tiap mesin dan berisikan data stop time nya.
2.3 Proses Pengeluaran Barang Jadi dari Gudang
Proses pelaksanaan pengeluaran barang jadi dari perusahaan ke pada pembeli hanya dapat dilakukan apabila ada permintaan dari PPB yang sudah disetujui oleh PPIC
Dengan adanya perintah penyerahan barang dari PPB maka bagian gudang melakukan penegcekan stock barang di gudang dan menyiapkan barang serta menerbitkan packing list sesuai dengan permintaan yang tertera dalam dokumen perintah penyerahan barang. Dan sebaliknya apabila permintaan tersebut belum siap, maka bagian gudang harus melakukan konfirmasi kepada Kepala Bagian Gudang.
Barang-barang yang di keluarkan bersama packing list sudah dalam kondisi siap kirim yang kemudian diserahkan ke bagian pengiriman.
Dengan adanya penerapan prosedur seperti di jelaskan diatas, maka setiap mutasi barang dari gudang dapat dikendalikan dan dipertanggung jawabkan oleh bagian yang bersangkutan dengan
baik karena adanya prosedur yang baik, penggunaan dokumen dan sistem otorisasi atas dokumn tersebut.
Adapun proses pengeluaran barang PT. Compotec International adalah sebagai berikut :
1. Kepala Gudang Jadi menerima Bukti Penyerahan Barang dari bagian Quality Control dan memeriksa kebenaran data-datanya.
2. Kepala Gudang Barang Jadi akan menerima dokumen Injection Moulding Schedule, Order Produksi, dan Delivery Order yang telah direncanakan oleh PPIC. 3. Produk-produk yang dikirimkan
pada hari tertentu, sesuai dengan data-data pengiriman dalam
Delivery Order, akan dilaporkan dalam Laporan pengeluaran yang diberikan pada PPIC.
4. Pengiriman barang pada pelanggan dilakukan dalam beberapa tahap, sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan 5. Gudang jadi akan menerima
SPK dari Accounting. Data berupa no. PO, nama barang dan jumlah barang.
6. Output berupa Surat Jalan yang akan diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti Penerimaan Barang.
2.4 Proses Penerimaan Barang Retur dari Pelanggan
Dalam suatu kegiatan produksi di suatu perusahaan pabrik, mungkin saja terjadi penyimpangan dari apa yang diharapkan atau yang direncanakan. Kejadian-kejadian yang terjadi diluar dugaan harus segera diketahui oleh manager, sehingga dapat dilakukan perbaikan-perbaikan.
Pada saat melakukan proses produksi perusahaan banyak dihadapkan pada hambatan-hambatan untuk mencapai kualitas produk yang baik. Hambatan-hambatan tersebut dapat bersumber dari banyak faktor, misalnya : faktor manusia,
faktor Mesin, faktor metode atau faktor lingkungan.
Dengan menggunakan standar produksi yang tepat dan jelas yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan dengan didukung oleh penggunaan sampling sesuai dengan selera pelanggan diharapkan faktor-faktor yang dapat menghambat proses produksi sekidikitnya dapat diatasi . Salah satu penyimpangan dalam produksi adalah adanya pengembalian barang dari Pelanggan pada perusahaan. Retur Pelanggan yang sering terjadi pada PT Compotec International seperti :
• Barang tidak sesuai spesifikasi (warna barang, type barang)
• Barang rusak atau cacat (rapuh, tergores, patah )
• Kuantitas barang tidak sesuia pemesanan
Apapun proses penerimaan barang retur dari pelanggan adalah sebagai berikut
• Bagian Expedisi akan menerima Surat Jalan Retur dari Pelanggan.
• Surat Jalan Retur tersebut di kirimkan kepada Gudang
• Produk retur dapat diterima dalam batas waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu 7 (tujuh) hari setelah tanggal pengiriman.
• Barang retur tersebut akan dikirimkan ke bagian Quality Control untuk di cek ulang sesuai Standar ICQ.
• Apabila kondisi barang tersebut masih dapat untuk diperbaiki, maka perusahaan akan menyelesaikan produk tersebut.
• Namun apabila produk tersebut sudah tidak sesuai dengan standar produk (spesifikasi) yang telah ditetapkan, maka perusahaan akan segera menggantinya dengan produk baru.
• Produk retur tersebut dianggap reject dan akan di kirim ke GBB untuk dihancurkan.
2.5 Proses Pengendalian Peralatan Untuk Mutasi Barang Jadi
Di dalam kegiatan mutasi barang jadi, peranan peralatan sangat menentukan keselamatan barang. Perusahaan membuat
work instruction kepada bagian yang menyelenggarakan mutasi barang jadi yang menjadi pedoman dalam kerja.
Sebelum menggunakan peralatan, terlebih dahulu di lakukan pemeriksaan baik pada kelengkapan dan kebersihannya untuk menghindari timbulnya kerusakan barang. Peralatan hanya dapat digunakan sesuai dengan fungsi dan kemampuan peralatan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar peralatan tidak digunakan melebihi fungsinya sehingga dapat dipakai untuk waktu yang panjang.
Dengan demikian penulis dapat simpulkan bahwa proses pengendalian perusahaan mulai dari proses produksi barang sampai pada pengiriman barang jadi kepada pelanggan serta penggunaan peralatan cukup memenuhi persyaratan.
3. Analisa Atas Pengendalian Intern Perusahaan
Prinsip dalam penyusunan struktur organisasi, selain fleksible adalah efektivitas mekanisme pengawasan, rentang kendali atau
span of control. Hal ini menyangkut pengawasan dari atasan terhadap pelaksanaan di bawahnya.
Jika dilihat dari adanya pemisahan fungsi, sistem wewenang, praktek yang sehat, serta kecakapan pegawai melakukan tugasnya dalam pengendalian barang jadi diterapkan di perusahaan PT. Compotec International maka pengendalian intern yang diterapkan perusahaan di dalam pengendalian barang jadi adalah sebagai berikut :
a) Adanya pemisahan fungsi operasional dan fungsi pencatatan yang jelas dengan menetapkan batas wewenang, dimana bagian pengawasan/pengendalian persediaan terpisah dari bagian pencatatan. Tujuan pengendalian ini dilakukan agar bagian akuntansi benar-benar mencatat jumlah persediaan berdasarkan mutasi barang yang terjadi, dan data akuntansi tersebut dilaporkan kepada pihak yang berhak
87 menggunakannya secara tepat waktu,
dapat dipercaya kebenaran dan keandalannya, sehingga diharapkan dapat menjamin keamanan kekayaan perusahaan.
b) Dalam melaksanakan fungsi masing-masing, setiap pelaksanaan harus bertindak independent sesuai dengan prosedur dan tingkat kewenangannya. Tidak ada satu pekerjaan yang dilakukan dari awal oleh satu bagian hingga akhir. Dengan demikian, dapat adanya perangkapan fungsi agar tidak terjadi kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
c) Pengiriman barang kepada pembeli baru dapat dilaksanakan jika ada bukti pendukung yang sah sebagai bukti pengiriman barang tersebut.
d) Digunakannya dokumen atau formulir dalam kegiatan pengendalian barang jadi yang merupakan media untuk merekam suatu transaksi keuangan yang terjadi baik itu penjualan barang maupun mutasi barang jadi, yang akan berfungsi sebagai bukti adanya suatu transaksi e) Setiap pemesanan barang yang
dilakukan oleh pembeli harus mendapat persetujuan dari manager penjualan. Dengan demikian transaksi ini dianggap sah untuk dibukukan apabila dokumen atau formulir tersebut telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang .Hal ini telah mencerminkan adanya sistem otorisasi yang cukup baik dalam pemesanan dan pengiriman barang.
KESIMPULAN
1. PT. Compotec International telah menerapkan sistem pengendalian/pengawasan intern persediaan barang jadi dengan cukup baik,
karena terdapat struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik, praktek yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi-fungsi dalam organisasi, serta adanya suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya. 2. Aktivitas pengelolaan persediaan barang
jadi pada PT. Compotec International masih memerlukan perhatian yang lebih baik terutama dalam pengendalian terhadap produk retur.
3. Sistem dan prosedur yang diterapkan oleh PT. Compotec International belum menciptakan efektivitas dan efisiensi operasi, walalupun dalam pelaksanaannya sistem dan prosedur tersebut melibatkan beberapa bagian dengan menggunakan dokumen-dokumen dan formulir-formulir pendukung guna terlaksananya sistem dan prosedur tersebut
DAFTAR PUSTAKA
Alvin. A. Arens and James K. Loebbecke,
“Auditing Terpadu I”, Edisi Indonesia, Cetakan ke-2, 1997.
Amir Abadi Yusup, “Sistem Informasi Akuntansi”, Penerbit:Salemba Empat, Jakarta, 2000.
Amir Widjaya Tunggal, Drs., Ak., MBA.,
“COSO-Based Auditing”, Harvarindo, 2000.
Bambang Hartadi, Drs., M.M., Akt, “Sistem Pengendalian Intern” dalam hubungannya dengan manajemen audit, Edisi ke tiga, Penerbit BPFE-Yogyakarta, 1999. Chairul Marom, “Sistem Akuntansi Perusahaan
Dagang”, Penerbit PT Grasindo, Jakarta, 2002
Fauzi, Drs., “Kamus Akuntansi Praktis”,
Penerbit Indah Jaya, Surabaya, 1995 Ikatan Akuntansi Keuangan, ”Standar Profesional
