BAB 1_Memahami Komunikasi Bisnis

1 | P a g e

BAB 1

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat lepas dari dunia komunikasi. Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik elektronik maupun nonelektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah penggunakan bahasa lisan, bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (seperti surat, majalah, tabloid, surat kabar, dll). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain seperti TV, radio, internet, telepon, dll.

Dalam dunia bisnis, para pelaku bisnis tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi. Seorang pimpinan suatu organisasi dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan secara lisan meliputi penyampaian pesan bisnis melalui telepon, rapat, pengarahan (brifing), dan radio. Pesan-pesan bisnis secara tertulis dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang, surat pengaduan, surat edaran, surat pengumuman, proposal usaha, dll. Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Himstreet dan Baty, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah Mempelajari Bab ini, mahasiswa akan dapat: 1. Menjelaskan pengertian komunikasi bisnis 2. Membedakan komunikasi verbal dan nonverbal 3. Menjelaskan proses terjadinya komunikasi

4. Mengidentifikasi sebab-sebab munculnya kesalahpahaman dalam komunikasi 5. Menjelaskan cara memperbaiki komunikasi

2 | P a g e perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

Pada umumnya pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Dalam dunia praktis, kita juga mengenal komunikasi antar pribadi dan komunikasi lintas budaya, selain komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.

Tabel 1.1.

Perbedaan antara Komunikasi Antarpribadi dengan Komunikasi Bisnis

Uraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis

• Orientasi/tujuan

• Pokok bahasan

• Bahasa yang digunakan

• Format penulisan

• Gaya penulisan

• Kertas surat yang digunakan

• Tidak standar, fleksibel

• Tidak standar

B. BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.

1. Komunikasi Verbal

Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal? Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.

Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, seperti:

• Membuat dan mengirim surat penolakan kerja

3 | P a g e

• Berdiskusi dalam suatu kerja tim

• Teleconference dengan perusahaan

• Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet

Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal. Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan suatu pesan kepada pihak lain. Sebagai contoh, jika ingin membahas suatu kejadian masa lalu, ide atau abstraksi, seseorang tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, dengan menyusun kata-kata ke dalam suatu pola yang memiliki arti atau makna dalam bentuk tertulis atau lisan.

Komunikasi bisnisyang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

a. Berbicara dan Menulis

Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis, dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis relatif lebih jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis tidak

Membaca 16% Menulis 9%

4 | P a g e penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan. Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan secara tertulis.

b. Mendengar dan Membaca

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading) yang baik.

Dalam hal keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986, yang termuat di majalah Fortune Amerika Serikat menunjukkan bahwa kira-kira 38% dari orang dewasa mengalami kesulitan memahami iklan di berbagai surat kabar, 14% mengalami kesulitan mengisi cek dengan benar, 26% mengalami kesulitan dalam penjumlahan dan pengurangan dalam buku cek, dan sekitar 20% mengalami kesulitan membaca dengan baik.

Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi. Hal ini berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya.

Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar.

2. Komuikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusi menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.

5 | P a g e Mengkomunikasikan

Pesan-pesan Positif

Mengkomunikasikan Pesan-pesan Negatif

Ekspresi Wajah Senyum, mulut santai, perhatian tajam, siap

Mata Tatapan melebar, kontak mata

yang baik, mata terbuka melebar

Melihat ke bawah, tidak ada kontak mata, mata menyempit

Kepala Tegak lurus, mengangguk ke

atas dan ke bawah

Menggeleng ke belakang dan kedepan, miring, menunduk Posisi Tubuh Terbuka, tegak, bersandar

kedepan

Lengan bersilang, kaki bersilang, acuh tak acuh Sikap Tangan Tangan terbuka, meninggi,

tangan ke dada, menyentak

Memetik jari, menutup mulut, mengayunkan jari, tegang

2.1. Pakaian dan Penamilan

Ada satu bentuk komunikasi non verbal yang dapat tetap kita kendalikan, yaitu penampilan fisik kita. Pakaian tidak akan mengubah pria atau wanita namun penampilan kita akan membri kesan pertama. Tujuan berpakian telah berubah banyak sejak manuasia pertama menguliti kulit hewan untuk menutupi tubuh. Dewasa ini pakaian dianggap sebagai suatu ekspresi seseorang, dan satu cara untuk mengidentifikasi seseorang sebagai anggota kelas tertentu atau profesi tertentu.

Petunjuk-petunjuk Berpakaian

1. Untuk Pria

Setelan

Pakaian wol, bersuasana tropis, untuk musim panas

Warna gelap adalah yang terbaik, begitu pula warna biru laut atau hitam pekat. Warna abu-abu pun bisa diterima

Pakaian bergaris-garis diterima di sebagin besar industri

Rompi tidak direkomendasikan, karena akan sangat mengganggu pernapasan dan mengganggu kebebasan bergerak

Biarkan Jas Anda terkancing, kecuali waktu duduk Baju

Bahan katun atau campuran katun adalah yang berbaik

Dianjurkan memilih warna putih, kecuali jika tampil di hadapan cahaya terang (Studio TV, tempat pembuatan Video, dll)

6 | P a g e Dasi

Yang terbaik adalah dari bahan sutera dengan corak yang terang atau sederhana Dianjurkan warna yang konservatif

Perhiasan

Baik kalau memakai jam tangan dan cincin Hiasan peniti juga boleh dipakai

Hindari jenis-jenis perhiasan yang sangat mencolok an menarik perhatian orang Sepatu

Dianjurkan sepatu warna hitam yang konservatif Semirlah sepatu sebaik-baiknya

Rambut

Rambut dipotong bersih dan rapi di atas telinga

2. Untuk Wanita

Setelan

Setelan merupakan pilihan yang akan diterima dengan baik. Coraknya pilihlah yang konservatif.

Rok sepanjang lutut dianjurkan sebagai pakaian standar Blus

Yang terbaik dari bahan katun atau sutra Warna dan corak haruslah konservatif

Bagian depan yang rendah bisa diterima asal tidak berlebihan Gaun

Warna dan gaya haruslah konservatif

Corak yang ramai dan berkerah jatuh juga dapat diterima asal tidak berlebihan Dasi

Hanyalah berupa pilihan, bukan keharusan Perhiasan

Jagalah agar tetap menjaga kesederhanaan, dan hidarilah mengenakan perhiasan telingan dan leher yang mencolok mata

Sepatu

Gunakan sepatu dengan ujung tertutup dan sedikit tinggi tumitnya. Pilihlah warna konservatif dan cocok dengan warna pakaian

Janganlah memakai sepatu karet, sepatu terbuka dan bertali. Rambut

7 | P a g e Jagalah agar rambut Anda tidak menutupi wajah, khususnya mata

Jika menggunakan pemarna rambut, gunakanlah yang konservatif, sesuaikanlah dengan warna kulit dan jangan terlalu nyata sehingga ketahuan bahwa rambut Anda di cat.

Dandanan

Dandanan merupakan suatu keharusan, tetapi jangan berlebihan

Dandanan yang mencolok dituntut untuk penampilan di depan TV atau video

Apabila Anda akan tampil pada suatu acara presentasi atau pidato penting, pastikanlah untuk mengenakan sesuatu yang Anda sukai dan menurut Anda akan membuat Ada merasa aman. Jika pakaian membuat Anda merasa baik, maka Anda akan merasa percaya diri.

2.2. Kontak Mata

Mata dikatakan sebagai jendela hati, dan mata menunjukkan arti yang dalam di balik kata yang diucapkan. Namun banyaknya kontak mata yang tepat sangat bervariasi dari satu budaya ke budaya lain. Misalnya, orang Amerika Serikat menganggap kontak mata langsung sebagai isyarat kejujuran dan ketulusan. Kontak mata ini menunjukkan minat dan perhatian, sedangkan kurangnya kontak mata atau mata yang tidak dapat dipercaya dianggap sebagai tanda ketidakjujuran.

”Menatap seseorang” atau mungkin sebuah kerlingan menjelaskan ekspresi wajah dengan kontak mata yang mengindikasikan ketertarikan. Di Spanyol dan Inggris, lirikan mata dikenal sebagai curi-curi pandang. Tatapan ini dipakai oleh orang yang suka kerahasiaan, yang ingin memandang tanpa harus tertangkap basah.

2.3. Ekspresi Wajah

Para ahli memperkirakan bahwa wajah manusia mampu menciptakan lebih dari seperempat juta ekspresi yang berbeda. Di sebagian besar budaya, emosi, sperti kegembiraan atau kesedihan, tidak mudah disembunyikan oleh ekspresi wajah. Kemampuan menghasilkan ekspresi yang tepat saat yang tepat dapat menjadi cara yang berpengaruh untuk menekankan kata yang diucapkan. Namun, bahakan ekspresi wajah yang paling dasar, senyum, dapat berarti berbeda dalam budaya yang berbeda.

”Mata seseorang berbicara banyak hal seperti lidah, keuntungannya adalah bahasa mata tidak membutuhkan kamus, namun bisa dipahami

diseluruh dunia.”

Jane Templeton, seorang psiko ”How Salesman Can Find Out W

Jika mata seoran terjadi. Ia tersenyum pada dirin

Senyum Simpul, gigi individu. Senyum ini sering dip anak-anak menyambaut orang

Senym Lebar, umumn diasosiasikan dengan tertawa; sering terjadi.

sikolog menulis sebuah artikel untuk majalah pemas ut What’s Really on a Customer’s Mind”:

orang calom pembeli terlihat putus asa dan wajahny diminta untuk diam. Sebaliknya, jika mulutnya te tkan senyuman dingin dan dagunya agak m n orang tersebut sedang memikirkan presentasi And

atanya bertemu untuk beberapa detik, kemudi g setidaknya sampai batas hidung, dia sedang da. Lalu jika kepalanya berubah arah sampai set , tersenyum tenang, dan terlihat antusias, sebuah k telah tercapai.

s senyum yang umum kita temui, yaitu Senyum Se erlihat saat seseorang tidak berpartisipasi dalam ak dirinya sendiri.

Gambar 1.1. Senyum Sederhana

gigi seri bagian atas terlihat dan biasanya terjadi dipergunakan sebagai salam saat bertemu teman, a rang tua mereka.

Gambar 1.2. Senyum Simpul

umnya terlihat saat seseorang sedang bersenang awa; gigi seri bagian bawah dan atas terlihat, dan aktivitas yang sedang

adi kontak mata antar an, atau terkadang saat

2.5. Jarak Pribadi

Dalam beberapa buda tidak suka adanya pelanggaran kita atau antara kita dengan o komunikasi non verbal. Sebera diskusi dapat mengkomunikasi

2.6. Bahasa Tubuh Positif Vs B

Dari seluruh budaya, t sama. Memahaminya tidaklah positif diantaranya adalah:

ANGGUKAN. Anggukan ke persetujuan dengan apa ya pendengar untuk member saja, serentetan kepala na angguk karena mengantuk BERGERAK MENDEKAT, M hampir tidak dapat dikontr berarti bahwa kita telah timbul. Jika kita membuat MEMBUAT CATATAN. Ini u untuk mendengarkan. Nam budaya lain. (Orang Am membekali diri dengan bu (Jerman salah satu conto mereka menganggap mem

Gambar 1.3. Senyum Lebar

udaya, orang menganggap ruang sebagai wilayah aran atas teritori mereka. Istilah formal untuk jumlah an orang lain adalah proxemics. Ini, juga bisa merup berapa dekat orang memposisikan dirinya terhadap ikasikan jenis hubungan apa yang terjalin antara mer

Vs Bahasa Tubuh Negatif

ya, terdapat beberapa isyarat dan gerak dasar yang klah harus operasi otak. Beberapa contoh bahasa

n kepala yang agak cepat dan hampir tidak dis a yang dikatakan pembicara. Ini bisa menjadi sinyal beri dukungan pada pembicara dan membangun a naik turun yang lebih lambat bisa berarti penden

tuk ingin tidur.

T, MENYORONG KE DEPAN. Ini merupakan tindaka ontrol ketika mereka benar-benar tertarik dengan su lah mengatasi resistensi mendasar serta hambata uat orang ke ujung kursinya, kita membuat mereka b Ini umumnya menunjukkan minat dan keseriusan y Namun ini lebih nyata di Amerika Utara dibanding

Amerika hampir selalu menghadiri pertemuan n buku catatan dan pena). Meskipun demikian, d ontohnya), mencatat adalah tugas sekretaris dan

embuat catatan akan merendahkan statusnya.

9 | P a g e yah pribadi dan sangat mlah ruang di sekeliling erupakan suatu bentuk adap orang lain selama mereka.

yang memiliki arti yang hasa tubuh dan isyara

disadari menandakan nyal yang berguna bagi gun antusiasme. Tentu dengar kita

terangguk-dakan pendengar yang n suatu subjek. Ini juga atan komunikasi yang ka bersemangat. an yang semakin tinggi dingkan dalam

10 | P a g e BANYAK GERAKAN TANGAN, TELAPAK TANGAN TERBUKA. Semakin banyak tangan bergerak, semakin terbuka dan terlibat pembicara dengan pendengar.

Para ahli sepakat, bahwa bahasa tubuh negatif kurang diandalkan sebagai sebuah indikator suasana hati atau minat dibandingkan bahasa tubuh positif. Beberapa isyarat dan gerakan dasar yang dapat berkonotasi negatif mencakup:

MENARIK DIRI, MENJAUH DARI PEMBICARA. Ini berarti kebalikan menyorong mendekati pembicara. Ini mungkin suatu sinyal negatif yang paling kuat dan tidak dapat dikendalikan yang dikirimkan oleh pendengar.

MELIPAT TANGAN. Aksi menentang menunjukkan bahwa kita perlu mengatasi halangan sebelum berharap dapat mencapai pendengar.

TANGAN DI MUKA. Ini merupakan tanda bahwa pendengar mungkin mendengarkan apa yang kita ungkapkan, namun tidak sepenuhnya setuju dengannya, memegang dagu sementara menempatkan siku di atas meja biasanya berarti si pendengar bosan (Di Asia, ini juga bisa menunjukkan ketidakbahagiaan).

MENGGESER POSISI. Ini menunjukkan rasa bosan, tidak setuju, dan mungkin tidak sabar dengan panjang isi presentasi.

MENGUAP. Cukup jelas. Kita telah kehilangan pendengar kita. Potong detil-detilnya dan tempatkan lebih banyak energi pada diskusi.

MATA MENGEMBARA. Mata bergerak ke sekliling ruangan, mencek jam tangan, adalah indikasi kurangnya minat dan perhatian. Jika kita melihat ini pada bagian akhir presentasi, sudahi segera presentasi kita.

2.7. Rasa Percaya Diri

Orang yang percaya diri lebih sering melakukan kontak mata dibandingkan yang merasa ragu-ragu atau mencoba bersembunyi dari sesuatu, dan durasi dari kontak tersebut lebih lama. Kepercayaan diri juga menyebabkan mata lebih sedikit berkedip, karena itu, orang yang percaya diri kelihatannya merupakan seorang pendengar yang lebih baik.

Sikap-sikap yang menunjukkan Kepercayaan Diri

Steepling. Bahasa tubuh ini terlihat ketika seseorang menyatukan jari-jari tangannya dan

kita pun mengadopsinya untuk diri sendiri, keegoisan, atau sik merasa sangat yakin terhadap

2.8. Rasa Gugup

Seorang pria berjalan diminta akhirnya ia duduk ju menyilangkan tangan dan ka padanya apakah semua nya kursinya ke arah pintu.

Dengan adanya perta tertekan, sehingga ia akan men acuh.

Beberapa Sikap yang berhubu

Berdehem. Setiap ora

baik itu besar ataupun kecil, te mengucapkan kata-kata pert kegelisahan atau ketakutan, ja membuat suara-suara seperti ” Pria melakukannya leb sering dibandingkan anak-anak apakah kerongkongan Anda y Anda.

Perokok Sigaret. Berba

cara memegang rokok, ketika memakai rokok sebagai alat pe

ntuk menandakan kepercayaan diri, dan terkadang j u sikap bangga. Sikap ini juga dengan cepat menyam dap apa yang dikatakannya.

Gambar 1.4. Stepling

lan memasuki sebuah ruangan. Namun, ia tidak seg k juga, tetapi ia memilih sebuah kursi yang letakn kakinya, memandang ke luar jendela. Ketika o nya baik-baik saja, dengan cepat ia mengalihkan

pertanyaan, terkadang orang yang sudah ”gelisa menghindar, ataupun jika tetap tinggal, maka ia aka

ubungan dengan rasa gugup.

orang yang pernah menjadi pembicara di hadapan il, tentunya mampu mengingat persaan berat di kero

pertama. Lendir yang adan atau di kerongk n, jadi hal-hal yang biasa dilakukan adalah menjer erti ”berdehem”.

a lebih sering dibandingkan dengan wanita, dan o anak. Apabila lain kali Anda akan berdehem, cobalah da yang menjadi penyebabnya atau mungkin itu ek

erbagai macam perilaku yang mereka tunjukkan saa etika menyalakan, menghisap, atau mematikannya

t penenang dan meletakkannya di mulut saat menga

11 | P a g e ng juga rasa puas pada nyampaikan bahwa dia

segara duduk; setelah taknya jauh. Lantas ia a orang lain bertanya kan tubuh dan posisi

elisah” justru merasa akan bersikap acuh tak

pan sebuah kelompok, u ekspresi kegelisahan

Merasa Gelisah Saat

alasan diantaranya adalah: 1 menstimulasi mereka untuk m mulai merespon dalam waktu ini adalah saatnya istirahat; 4) lain.

2.9. Kebosanan

Mengetuk-ngetuk Me

atau bangku dengan irama m tentang perasaannya. Mungk lainnya, seperti bunyi ”klik” memperlihatkan sebuah sikap

Bertopang Dagu. Di a mata yang menurun juga meng untuk menyembunyikan peras

Mencoret-Coret. Dar mengindikasikan bahwa sa ketertarikannya berkurang. Ak karena kebanyakan orang mengagumi dan mengevaluasi k mendengar secara intens; 3) Mereka telah menga ktu yg spesifik – katakanlah, saat makan siang – dan t; 4) kursinya tidak cukup nyaman; 5) Mereka terta

Meja dan Kaki. Seseorang yang memukulkan jari a monoton, sebenarnya sedang mencoba untuk ngkin apa yang dilakukannya ini sama dengan b ik” pulpen atau hentakan / ketukan kaki pada la kap kebosanan.

Di antara semua bahasa tubuh yang ada, bertopa engisyaratkan kebosanan. Orang seperti ini tidak m erasaan atas apa yang terjadi.

Gambar 1.5. Bertopang Dagu

Dari hasil penelitian terhadap negosiator saat seseorang melakukan aktivitas men . Aktivitas ini akan mengganggu proses komunikas ng yang melakukan corat-coret memiliki kece luasi kerajinan tangan mereka yang berbentuk abstr ngar mereka pun bisa terganggu.

Indikator lain dari kebosanan adalah sebu ku melihatmu, tetapi tidak mendengarmu”. Tatapan

12 | P a g e gelisah dengan

alasan-katakan tidak mampu ngatur tubuhnya untuk dan tubuh mengatakan tertarik dengan hal-hal

13 | P a g e seperti zombie yang datang dari seseorang yang kita yakini sedang mendengarkan, tetapi kemudian kita mencurigai bahwa dia sedang tertidur dengan mata terbuka. Tanda-tanda ketidaktarikannya yang jelas adalah matanya hampir tidak berkedip sama sekali. Kurannya kedipan mata dapat mengidindikasikan bahwa orang tersebut berada dalam keadaan tidak sadarkan diri, tertidur dengan mata terbuka, amat sangat terganggu, atau sedang memikirkan apa yang sedang terjadi.

2.10. Isyarat-isyarat di Seluruh Dunia

Dunia penuh dengan isyarat non verbal yang dapat berarti saja kebalikannya di budaya yang berbeda. Beberapa contoh jenis isyarat yang kemungkinan akan dijumpai:

TANDA OKE

Semuanya Sangat Memuaskan : Amerika Serikat, Jerman Simbol Uang Koin : Jepang

Gerakan Vulgar : Spanyol, Rusia, Paraguay, Brazil, Urugay Ancaman Menyakiti : Tunisia

Tidak Ada Artinya (Nol) : Prancis, Sebagian besar Eropa

IBU JARI KE ATAS

Setuju : AS, Inggris Raya, Rusia Sangat Menyerang : Iran Kasar : Australia

IBU JARI KE BAWAH

MENGGELENG KEPALA Tidak : AS, sebagian besar Ya : Bulgaria, Arab Saudi,

TANGAN DI SAKU Kasar: Semuar Eropa, Jep

GENGGAMAN TERTUTUP

Gerakan Tidak Senonoh : Pakistan Jika Diangkat di Udara – Cabul : Leb

esar dunia udi, Malaysia

MENGANGGUKKAN KEP Ya: AS, Sebagian besar n Tidak: Bulgaria

TEPUKAN DI PUNDAK Memberi Semangat / Simpat Menyerang : Thailand

MENGANGKAT ALIS Terkejut : AS

Hallo atau Sapaan Umum :

, Jepang, Cina

14 | P a g e an

Lebanon

KEPALA

sar negara dunia

pati : AS

15 | P a g e C. PROSES KOMUNIKASI

Sesuatu yang dapat dinikmati saat ini seperti buku yang sedang dibaca, MP3 yang sedang didengarkan, acara-acara TV yang beraneka ragam, internet yang banyak membawa informasi baru, tidaklah muncul begitu saja, tetapi melalui suatu proses yang cukup panjang. Demikian pula komunikasi memerlukan proses.

Perhatikanlah seseorang yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau membaca, kegiatan komunikasi yang mereka lakukan terdiri dari lebih dari satu tindakan. Sebagai suatu proses, komunikasi memiliki persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan, yang sama, serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.

Sumber : Modul Pelatihan Keterampilan Manajerial, 2003.

Gambar 1.6. Proses Komunikasi

Penjelasan :

1.

Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Gangguan Gangguan

Balikan

Pengirim Pesan

Penerima Pesan

Simbol/Isyarat Mengartikan

Kode/Pesan Media

16 | P a g e Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi b. Ajakan c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

2.

Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seseorang menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3.

Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4.

Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbol/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5.

Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari si pengirim meskipun dalam bentuk kode/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.

6.

Balikan (feedback)

Balikan (feedback) adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa feedback seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Feedback dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Feedback yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan feedback langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus

merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.

Feedback yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi feedback

17 | P a g e untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga feedback dapat memperjelas persepsi.

7.

Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

D. MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI

Dalam suatu komunikasi, pidato misalnya, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan dalam 4 masalah utama mencakup antara lain:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan

Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keraguraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas di sini adalah faktor fisik. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound system, kualitas suara sound system yang kurang baik, audiens terhalang oleh pilar, salinan teks yang tidak terbaca, dll. Masalah lain yang muncul dalam penyampaian pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.

3. Masalah dalam menerima pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan

18 | P a g e budaya pihak lain dengan baik, akan terjadi banyak kesalahpahaman di antara mereka yang diakibatkan oleh kesalahan dalam menafsirkan pesan.

a. Perbedaan latar belakang

Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan, komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, budaya, popularitas, agama dapat mempersulit atau menganggu proses komunikasi.

b. Perbedaan penafsiran kata

Perbedaan penafsiran kata sering kali terjadi karena majemuknya latar belakang budaya yang ada

c. Perbedaan reaksi emosional

Seseorang mungkin berekasi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

E. BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Dalam melakukan komunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak efektif. Untuk itu, agar dapat melakukan komunikasi secara efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu:

a. Persepsi b. Ketepatan c. Kredibilitas d. Pengendalian e. Keharmonisan

RINGKASAN

Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu orgnaisasi. Tetapi, sering kali orang mengabaikan arti pentingnya komunikasi dalam dunia bisnis.

19 | P a g e lisan, seperti menggunakan bahasa isyarat (body language), simbol, seragam, ekspresi wajah, lambang (logo) perusahaan, jarak saat berbicara, dan warna.

Dalam kaitannya dengan proses komunikasi, ada lima tahapan yang perlu diperhatikan: adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan, menyampaikan pesan, menerima pesan, menafsirkan pesan, dan memberikan respon dan umpan balik.

Dalam komunikasi, sering kali muncuk kesalahpahaman dalam mengembangkan pesan, dalam menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun dalam menafsirkan pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan, dan kemampuan mengendalikan pesan.

TUGAS

1) Mahasiswa dikelompokkan ke dalam beberapa kelompo, misalnya lima kelompok. Setiap kelompok terdiri dari 6-8 mahasiswa. Masing-masing menerima selembar kertas kosong. Selanjutnya mahasiswa diminta untuk menggambar secara bebas, dengan catatan:

Maasiswa diminta untuk menentukan akan menggambar apa

Mahasiswa dilarang menginformasikan gambar yang Anda pilih tersebut kepada temannya. Artinya cukup Anda yang tahu tentang gambar tersebut.

Waktu menggambar dilakukan secara bersamaan dengan aba-aba dari dosen

Pada saat menggambar masih berlangsung, gambar tersebut digeser searah atau berlawanan arah jarum jam

Pergeseran gambar tersebut dilakukan setiap 1-2 menit, sampai pada akhirnya gambar yang beredar tersebut kembali kepada si pemilik

Setelah permainan tersebut selesai, maka coba perhatikan gambar mahasiswa tersebut masing-masing. Apakah gambar tersebut sesuai atau tidak dengan ide semula, mengapa hal litu bisa terjadi?

2) Bukalah homepage dua perusahaan airline berikut: www.ual.com dan www.singaporeair.com Selanjutnya identifikasi sinyal verbal dan nonverbal yang ada pada kedua perusahaan tersebut, sehinggan Anda dapat memahami produk dan jasa perusahaan tersebut dengan baik dan benar.

REFERENSI:

Michell, Charles. 2001. Memahami Budaya Bisnis Internasional. PPM. Jakarta. Modul Pelatihan Keterampilan Manajerial. 2003. Jakarta.