BAB 3
Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
3.1 Tentang Perusahaan
3.1.1 Sejarah dan Tujuan Perusahaan
PT.Christy Sejahtera adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam pembelian internasional, distribusi dan perdagangan bahan-bahan pakan yang berkualitas, produk biji-bijian dan beberapa layanan yang berkaitan dalam pasar global. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2008 dan dipimpin oleh Drs. Juniusco Cuaca, Mba. PT.Christy Sejahtera beralamat di Rukan Eksklusif Blok C No. 27-28 Bukit Golf Mediterania - Pantai Indah Kapuk, Jakarta Utara. Perusahaan ini bercita-cita untuk membuat bisnis yang sukses di tingkat nasional maupun internasional.
Berawal dari sebuah kecintaan dan perhatian pada negeri, maka perusahaan berkeinginan untuk berperan dalam menjembatani industri lokal dan internasional khusus perdagangan dibidang komoditas pertanian dan perkebunan. PT.Christy Sejahtera memiliki komitmen yaitu kepuasan pembeli adalah tujuan utama kami, oleh karena itu kami menyadari konsekuensi bahwa pembeli kita membutuhkan produk-produk dan pelayanan dengan kualitas tinggi. Dengan kesadaran ini, perusahaan telah menetapkan strategi konkret dalam setiap pembelian produk dan jasa yang luar biasa bagi pelanggan berharga kami. Strategi yang dijalankan adalah dengan dukungan maksimal dari profesional muda dan staf di lapangan yang termotivasi dengan baik telah terbukti memberikan konstribusi kepada perusahaan lebih banyak langkah-langkah untuk mencapai ke puncak sebagai nomor satu trader di Indonesia dalam perdagangan nasional maupun internasional.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
• Untuk menjadi Premier Enterprise Indonesia di lokal dan internasional khusus perdagangan komoditas pertanian.
Misi :
• Untuk menyediakan produk-produk berkualitas yang akan memuaskan pelanggan kami.
• Untuk memberikan layanan profesional untuk total solusi produk paket dari sourcing, impor untuk pengiriman.
• Untuk menjadi peran menjembatani di bidang perdagangan dan industri pertanian.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan
Seperti yang sudah dijelaskan diatas pada bagian sejarah perusahaan, bahwa PT. CHRISTY SEJAHTERA adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan komoditas pertanian baik di jalur local maupun internasional, dan mewakili produsen dan pemasok yang dikenal dalam industri pertanian dari Amerika Serikat, Kanada, Selandia Baru, Australia, Peru, Chile, Cina, India dan negara lainnya.
Adapun produk-produk yang dipasok adalah,
Animal Feed Ingredients:
• Blood Meal • Corn Gluten Meal • Corn
• Di-calcium Phosphate • Fish Meal
• Fish Oil
• Ground Nut Extraction Meal • Hydrolized Chicken Feather Meal • Meat and Bone Meal
• Poultry Meat Meal • Soya Bean Meal • Rapeseed Meal
Human Food Ingredients: 1. Beans:
• Soya Bean • Green Bean • Brown Bean • Red Kidney Bean • White Bean • Black Bean • Yellow Peas • Green Peas 2. Grains: • Corriander • Wheat Flour • Sugar • Rice • Tapioca 3. Spices: • Coriander Seed • Sunflower Seed • Cumin Seed • Sesame Seed • Pepper • Garlic 4. Peanuts: • Groundnut Kernel • Blanchet Peanut
5. Others:
• Dates
3.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja bagi setiap individu didalam sebuah perusahaan, oleh karena itu baik perusahaan besar maupun kecil sangat membutuhkan sebuah struktur organisasi yang baik, demi memelihara kelancaran kerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyadari bahwa suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik, disamping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT.CHRISTY SEJAHTERA membentuk suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi dari PT. CHRISTY SEJAHTERA yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawannya.
Berikut bagan struktur organisasi dari PT. CHRISTY SEJAHTERA :
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT.Christy Sejahtera
Commissione Director Controller Sales Division Purchase Division Accounting Division Manager Purchase
Cashier
Manager SalesSales Admin Purchase
Admin
Collector
Admin M k ti Chief Accounting Sales Inventory Warehouse3.1.5 Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab Commissioner (Komisaris)
• Komisaris memegang posisi tertinggi dalam perusahaan.
• Komisaris bertanggung jawab dan berwewenang mengawasi pengelolaan oleh direktur dan member nasihat kepada direktur jika dipandang perlu oleh komisaris. • Menerima laporan perusahaan diakhir bulan.
Direktur
• Bertanggung jawab dalam pengembangan dan pengelolaan perusahaan secara keseluruhan.
• Menetapkan kebijakan perusahaan dan strategi operasional dan perngembangan perusahaan.
• Mengkoordinasikan seluruh sistem kerja dan mengadakan perubahan-perubahan untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan.
• Menentukan pengambilan keputusan akhir untuk sistem intern perusahaan.
Controller (Manajer)
• Membantu direktur didalam menentukan kebijakan serta strategi perusahaan untuk jangka pendek, menengah dan panjang.
• Menjamin kegiatan operasional dan memastikan sesuai jadwal. • Memantau perkembangan perusahaan.
• Menilai dan menganalisa semua laporanyang diterima.
• Memeriksa dan menyetujui rencana kegiatan dan anggaran perusahaan.
Sales Division
• Mengawasi kegiatan penjualan dan mempromosikan produk kepada pelanggan. • Bertanggung jawab dalam penjualan produk.
• Membuat laporan penerimaan transaksi penjualan ke Bagian Keuangan.
• Membuat analisa terhadap pangsa pasar dan menentukan strategi penjualan kepada pelanggan.
• Mencari pelanggan baru yang potensial.
• Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya.
Purchase Division
• Mengawasi kegiatan pembelian dan melakukan penawaran harga dengan pemasok.
• Bertanggung jawab dalam pembelian barang dan retur pembelian.
• Membuat laporan pengeluaran transaksi pembelian ke Bagian Keuangan. • Mencari dan mendata pemasok baru.
• Menentukan strategi pemasaran.
• Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya.
Accounting Division
• Bertanggung jawab dan menjalankan kegiatan keuangan perusahaan.
• Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda terima pembayaran.
• Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan.
• Bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi. • Mengatur pemberian pembatasan kredit pelanggan.
• Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan rugi-laba dan laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada redaksi.
• Membuat laporan perpajakan baik yang bersifat bulanan maupun tahunan.
• Memeriksa bukti-bukti akuntansi sesuai dengan wewenang yang telah ditetapkan dalam prosedur akuntansi perusahaan.
• Berwenang untuk menentukan harga beli pokok dan harga jual barang. • Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya.
Manager Sales
• Menganalisa hasil penjualan dan menyusunnya dalam bentuk laporan periodik kepada manager Pemasaran.
• Mengarahkan agar semua kegiatan Penjualan sesuai dengan kondisi dan situasi pasar.
Manager Purchase
• Mengawasi kegiatan pembelian
• Menganalisa haisl pembelian dan menyusunnya dalam bentuk laporan periodik. • Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya.
Chief Accounting
• Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang serta memeriksa dan menyetujui laporan keuangan harian.
• Mengawasi pelaksanaan kergiatan koordinator keuangan.
• Mengatur dan mengawasi penyimpanan uang kas terhadap surat-surat berharga dan mengadakan pemeriksaan berkala terhadap uang kas perusahaan.
• Menjaga hubungan baik dengan pihak bank dan lembaga-lembaga keuangan lainnya.
Sales Admin
• Melakukan pencatatan atas semua transaksi penjualan yang terjadi.
• Membuat laporan mengenai transaksi penjualan secara periodik kepada Kepala Bagian Penjualan.
Marketing
• Mengawasi kegiatan pemasaran. • Menyusun terget pemasaran.
• Mengerahkan agar semua kegiatan pemasaran sesuai dengan target pemasaran yang telah ditetapkan.
• Menganalisa hasil pemasaran dan menyusunnya dalam bentuk laporan periodik kepada direktur.
• Mengawasi jalannya operasi pembelian.
• Bertanggung jawab terhadap sistem pemebelian secara keseluruhan. • Melakukan pencacatan atas semua transaksi pembelian yang terjadi.
Inventory
• Membuat surat jalan barang.
• Memberikan laporan stok ke general manager. • Menerima barang dari supplier.
• Mengirim barang ke customer.
Collector
• Melakukan tukar faktur penjualan. • Mengambil giro dari.
• Ambil pembayaran dari customer.
Warehouse (Bagian Gudang)
• Menerima, memeriksa dan menyimpan barang dari hasil pembelian. • Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya. • Bertanggung jawab dalam permintaan pembelian barang.
3.2 Gambaran Sistem
3.2.1 Data Flow Diagram
Diagram Alur Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur. Hal ini jelas saja memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Bagian Penjualan Bagian Persediaan Pelanggan Pimpinan Bagian Keuangan Supplier Bagian Pemasaran Produk Penjualan Pembelian Retur Barang Proses Retur Barang Persediaan Barang Administrasi Keuangan Pemasaran Produk Sales Sales Order Purchase Order Bagian Pembelian Membuat Mengirimkan Mengirimkan Shipping-ETA Mengirimkan Membuat Laporan Melihat Pembelian Mengirimkan Barang Memberi Laporan Memberi Laporan Mengupdate Persediaan Mengecek Persediaan Update Setelah Retur Mengecek Retur Lihat Retur Mengirimkan Retur Update Retur Cetak Retur Lihat Laporan Cek Keuangan Pembukuan Melihat Lihat Pesanan Update Membuat Nota Memberi Nota Terima Retur Memasarkan Produk Cek Pemasaran Menentukan Pemasaran Beli Barang Terima Barang Penjualan Lihat Produk Penjualan Data Penjualan
3.2.2 Prosedur dalam System 3.2.2.1 Prosedur Pembelian
Prosedur Pembelian yang sedang berjalan di PT.CHRISTY SEJAHTERA adalah sebagai berikut :
a) Bagian Persediaan memeriksa persediaan barang, lalu dilaporkan kepada Bagian Pembelian.
b) Bagian Pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga untuk diberikan kepada Supplier.
c) Supplier membuat surat Penawaran Harga untuk di berikan ke Bagian Pembelian.
d) Setelah penawaran di setujui, Bagian Pembelian membuat dua Faktur Pembelian untuk diberikan kepada Supplier dan Bagian Persediaan
e) Setelah sepakat dengan pihak supplier, maka Bagian Pembelian akan membuat surat pemesanan pembelian (Purchase Order). Pada surat pemesanan pembelian terdapat hal-hal yang terkait seperti harga beli dan biaya EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) baik normal maupun di luar normal beserta SPPB (Surat Pernyataan Pengiriman Barang).
f) Supplier membuat bukti penerimaan pemesanan, dan mengirimkan barang.
g) Bagian Gudang Menerima dan Mengecek barang yang dikirim oleh Supplier, bila sesuai dengan Pemesanan lalu di terima, membuat laporan penerimaan kepada Bagian Pembelian dan mengidentifikasi adanya penyusutan di luar batas normal yang kemudian dilaporkan ke Bagian Pembelian untuk difollow up kepada Supplier.
h) Supplier akan membuat Surat Tagihan Pembelian dan mengirimkannya ke bagian Keuangan dan mengirimkan Faktur Pembelian Asli jika pembayaran telah Lunas.
1.2.2.2 Prosedur Persediaan
Prosedur persediaan yang sedang berlangsung di PT.CHRISTY SEJAHTERA adalah sebagai berikut :
a) Bagian Persediaan memeriksa keberadaan dan jumlah barang-barang yang ada di gudang kemudian membuat laporan persediaan dua rangkap yang akan
dikirimkan kepada Bagian Pembelian dan yang satunya lagi disimpan oleh Bagian Persediaan.
b) Setelah menerima laporan persediaan, Bagian Pembelian melakukan update pada database persediaan.
3.2.2.3 Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada PT.CHRISTY SEJAHTERA adalah sebagai berikut :
a) Customer melakukan permintaan atau pemesanan barang kepada Bagian Pemasaran
b) Bagian Pemasaran menerima Purchase Order dari Customer lalu mengkonfimasi kembali kepada Customer tentang ketersediaan barang dan harga.
c) Bagian Penjualan membuat Faktur Penjualan dan mengirimkannya ke Bagian Pengiriman agar ditentukan jadwal pengiriman barang dan melakukan koordinasi dengan Customer untuk memberitahukan estimasi barang akan tiba.
d) Bagian Pengiriman membuat rencana pengiriman barang ke Customer baik dari PT.CHRISTY SEJAHTERA ke Customer maupun TL (Truck Loosing). Untuk TL, pihak pengiriman melakukan koordinasi dengan pihak EMKL untuk memperoleh tanggal SPPB (tanggal barang tiba). Untuk pihak PT. CHRISTY SEJAHTERA, Bagian Pengiriman membuat jadwal pengiriman terutama untuk menghasilkan Franco (pengiriman barang dari PT. CHRISTY SEJAHTERA WH ke Customer WH).
e) Bagian Pengiriman akan segera mengirimkan barang kepada customer.
f) Setelah barang sampai pada Customer, Customer akan membandingkan surat bukti pengiriman dengan Purchase Order, jika isi dokumen sesuai maka Customer menerima barangnya, jika tidak sesuai maka tidak menerima barangnya.
g) Setelah barang diterima, Bagian Keuangan membuat surat tagihan yang ditujukan kepada Customer
h) Setelah Bagian Keuangan menerima pembayaran, maka Customer memperoleh bukti lunas pembayaran berupa Faktur penjualan asli.
3.2.2.4 Prosedur Retur Pembelian
Prosedur Retur Pembelian yang sedang berlangsung pada PT.CHRISTY SEJAHTERA adalah sebagai berikut :
a) Bagian Persediaan Memeriksa kesesuaian dan ada-tidaknya permasalahan pada barang yang diterima dari Supplier. Bila ditemukan ketidaksesuaian atau masalah pada barang, Bagian Persediaan membuat surat pemberitahuan retur yang berisi barang-barang bermasalah tersebut.
b) Bagian Pembelian menerima surat pemberitahuan retur dari Bagian Persediaan kemudian diproses lebih lanjut sehingga terhasilkan Retur Pembelian yang terdiri dari dua rangkap.
c) Retur Pembelian diberikan kepada Supplier.
d) Retur Pembelian diberikan kepada Bagian Keuangan.
e) Supplier menerima Retur Pembelian beserta barang yang dikembalikan kemudian membuat surat receive atau bukti penerimaan retur.
f) Bagian Keuangan menerima bukti penerimaan retur yang kemudian diproses dengan Retur Pembelian agar dihasilkan surat permohonan perubahan untuk pembayaran kepada Supplier.
3.2.2.5 Prosedur Retur Penjualan
Prosedur Retur Penjualan yang sedang berjalan pada PT.CHRISTY SEJAHTERA adalah sebagai berikut :
a) Customer membuat surat retur penjualan yang diserahkan kepada Bagian Penjualan.
b) Pada Bagian Penjualan memeriksa retur penjualannya, jika surat retur sesuai maka retur diterima dan jika tidak sesuai retur dikembalikan. Lalu dibuat surat retur penjualan 2 rangkap untuk diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Customer.
c) Bagian Penjualan membuat retur untuk Bagian Keuangan. Agar dapat segera memprosesnya.
d) Customer segera mengirimkan barang yang bermasalah atau tidak sesuai.
e) Bagian Persediaan menerima barang tersebut dan membuat surat bukti receive dan diberikan ke Bagian Keuangan untuk diperiksa.
f) Akhirnya pada Bagian Keuangan membuat surat pemotongan pembayaran untuk diberikan kepada Customer.
3.3 Analysis Kebutuhan Informasi 3.3.1 Mission Statement
Mission statement untuk database project mendefinisikan tujuan utama dari aplikasi database. Mengarahkan database project, biasanya mendefinisikan perintah tugas (mission statement). Mission statement membantu menjelaskan kegunaan dari database project dan menyediakan alur yang lebih jelas untuk mencapai efektivitas dan efisiensi penciptaan dari suatu aplikasi database yang diinginkan.
Kita bias memulai proses pembuatan mission statement untuk databse application dengan cara melakukan interview dengan pimpinan dan beberama staff yang bersangkutan. Contoh pertanyaan yang dapat digunakan adalah:
- Apa tujuan dari perusahaan?
- Apa alas an sehingga anda berpikir membutuhkan database?
- Bagaimana anda tahu bahwa database bisa menyelesaikan masalah anda?
Mission statement pada PT.Christy Sejahtera adalah untuk merancang, mengelola,dan memelihara data yang dibutuhkan mengenai pelanggan dan karyawannya sehingga memudahkan kegiatan persediaan, penjualan, dan pemasaran perusahaan.
3.3.2 Mission Objective
Ketika mission statement telah didefinisikan, maka mission objectives didefinisikan. Setiap objectives (tujuan) harus mengidentifikasikan tugas khusus yang harus didukung oleh databse. Dapat juga disertau dengan beberapa informasi tambahan yang menspesifikasikan pekerjaan yang harus diselesaikan, sumber daya yang digunakan dan biaya untuk membayar kesemuanya itu.
Dalam membuat mission objectives, meliputi interview dengan para pegawai tertentu. Pertanyaan open-ended biasanya merupakan pertanyaan yang berguna dalam proses ini. Untuk mendapat tahap lengkap dari mission objectives ini, pegawai-pegawai dengan jabatan yang berbeda diinterview dengan pertanyaan-pertanyaan yang meliputi:
- Anda bekerja dengan menggunakan data apa saja? - Laporan jenis apa yang anda gunakan?
- Pelayanan apa yang perusahaan anda berikan kepada buyer?
Respon dari pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu dalam menyusun mission objective.
Mission objectives :
- Mengelola (insert, update, delete) Retur Barang. - Mengelola (insert, update, delete) Laporan Penjualan - Mengelola (insert, update, delete) List Produk
- Menampilkan Retur Barang - Menampilkan Laporan Penjualan - Menampilkan List Produk
- Membuat Laporan Penjualan
- Melakukan pencarian pada Laporan Penjualan - Melakukan pencarian pada List Produk
3.3.3 System Boundaries
Pada bagian ini, analisa dalam pembuatan sistem dibatasi dalam ruang lingkup seperti yang terdapat pada gambar System Boundaries di bawah.
Gambar 3.3 System Boundaries
Gambar 3.9 System Boundaries
Pengiriman Pemesanan Penjualan Persediaan Pemasaran Keuangan Pembelian
3.3.4 Analysis User View
User view menjelaskan apa yang diperlukan oleh aplikasi database dari sudut pandang peran pekerjaan tertentu (seperti pimpinan dan bagian-bagian penting lainnya) atau aplikasi enterprise (seperti marketing, personnel, atau kontrol stok). Data Access Type Pimpinan Bagian Persediaan Bagian Pemasaran Bagian Keuangan Bagian Penjualan Bagian Pembelian Produk Maintain X X X Query X X X X Report X X X X X X Penjuala n Maintain X Query X X Report X X Pembelia n Maintain X Query X X Report X X Retur Barang Maintain X X X Query X X X X Report X X X X
Tabel 3.1 Analysis User View
1. Produk
Informasi yang berisi tentang data produk yang dijual dan stock produk tersebut. 2. Penjualan
Informasi yang berisi tentang penjualan yang telah dilakukan oleh pelanggan. 3. Retur Barang
Informasi yang berisi tentang produk yang dikembalikan oleh pelanggan. 4. Pelanggan
3.3.5 Transaction Requierments Data Entry
- Memasukkan detail data untuk Produk - Memasukkan detail data untuk Penjualan - Memasukkan detail data untuk Retur Barang - Memasukkan detail data untuk Pelanggan
Data Update / Deletion
- Update / Delete detail data untuk Produk - Update / Delete detail data untuk Penjualan - Update / Delete detail data untuk Retur Barang - Update / Delete detail data untuk Pelanggan
Data Queries
- Mencatat dan memasukkan penjualan ke dalam database berdasarkan pesanan pelanggan.
- Mencatat informasi perubahan jumlah Produk berdasarkan Retur Barang.
- Mencatat informasi perubahan jumlah Persediaan berdasarkan Produk
3.4 Permasalahan yang dihadapi
Dari hasil analisis prosedur kerja yang berjalan pada PT.CHRISTY SEJAHTERA didapatkan beberapa masalah antara lain sebagai berikut:
• Apabila program di akses secara bersamaan oleh beberapa user maka dapat menyebabkan koneksi terganggu, dimana akan menghambat pekerjaan dari bagian pembelian, persediaan, dan penjualan.
• Terjadi kelemahan dimana pada saat dilakukan manipulasi data seperti update, delete, dan insert di lakukan secara bersamaan oleh beberapa user, koneksi akan mengalami gangguan seperti kegagalan untuk akses database.
• Proses akses ke data yang lambat, misal untuk melakukan akses pada tabel Persediaan, hal ini sangat tidak efisien dipenggunaan waktu.
3.5 Solusi Pemecahan Masalah
Dari analisa permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi yang dapat ditawarkan adalah :
• Membangun sebuah aplikasi yang dapat menunjang proses pengaksesan ke data yang lebih cepat, yang lebih efisien dalam penggunaan waktu.
• Memberikan rancangan user interface yang lebih user friendly, yang lebih mudah untuk digunakan user.
• Merancang aplikasi basisdata yang terkomputerisasi untuk mengetahui transaksi pembelian, persedian, dan penjualan barang.
• Menyediakan aplikasi yang menunjang kinerja dari program untuk dipakai pada perusahaan.
