IMPLEMENTASI MANAJEMEN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Fauzi Zainuddin Iba
Sutoyo
(Dosen Pascasarjana Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Kebagsaan Indonesia (UNIKI) Bireuen, Aceh)
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mendiskripsikan proses manajemen dalam aktivitas komunikasi dan implementasi manajemen komunikasi dalam organisasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Metode yang digunakan adalah metode studi kepustakaan. Berdasarkan metode tersebut, penulis mengumpulkan data dengan teknik simak catat untuk mengkaji dokumentasi berupa buku, literatur dan bahan pustaka lain yang relevan. Penelitian ini mengguakan teori hubungan manusia dari Elton Mayo. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses manajemen dalam aktivitas komunikasi adalah menjadikan aktivitas komunikasi dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Karena, eksistensi suatu organisasi ditentukan oleh interaksi dari seluruh anggotanya, yang disebut dengan komunikasi organisasi. Maka, interaksi tersebut harus dikelola dengan menerapkan manajemen komunikasi. Sedangkan, implementasi manajemen dalam komunikasi organisasi adalah dengan menyelaraskan fungsi manajemen yaitu fungsi merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan melakukan pengawasan dengan komunikasi dalam organisasi (baik itu dalam posisi sebagai atasan maupun bawahan), antara lain forward communication yang mengalir secara downward (dari atas ke bawah, dalam bentuk tugas, perintah, pendelegasian dan lain-lain), sehingga menghasilkan suatu bentuk komunikasi yang efektif dan mencapai tujuan organisasi.
Kata Kunci: Manajemen Komunikasi, Komunikasi Organisasi, Hubungan Manusia
Abstract
This study aims to describe the management process in communication activities and the implementation of communication management in organizations. This research use desciptive qualitative approach. The method used is the literature study method. Based on this method, the authors collected data using the note-taking technique to review documentation in the form of books, literature and other relevant library materials. This research uses Elton Mayo's theory of human relations. The results showed that the management process in communication activities is to make communication activities carried out in a structured and systematic manner. Because, the existence of an organization is determined by the interaction of all its members, which is called organizational communication. So, these interactions must be managed by implementing communication management. Meanwhile, the implementation of management in organizational communication is to align management functions, namely the function of planning, organizing, directing and monitoring with communication within the organization (both in the position of superior and subordinate), including forward communication that flows downward (from top to bottom). , in the form of tasks, orders, delegation and others), so as to produce an effective form of communication and achieve organizational goals.
A. PENDAHULUAN
Kemampuan berkomunikasi sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Tercapainya tujuan organisasi sangat ditentukan oleh komunikasi yang efektif. Terciptanya komunikasi yang efektif antara pimpinan dan anggota dalam organisasi akan menghasilkanmkordinasi kerja yang baik sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi. Organisasi memiliki keunikan dengan adanya struktur dan anggota yang berada dalam struktur tersebut. Keunikan organisasi ini menjadi ciri pendekatan dari bidang komunikasi organisasi. Itu sebabnya dalam kajian organisasi terdapat dua pendekatan, yaitu pendekatan objektif yang membahas tentang struktur dan pendekaran subjektif yang membahas interaksi dan tindakan-tindakan yang dilakukan oleh orang-orang yang berada dalam organisasi (Pace, 2013). Interaksi dan tindakan anggota organisasi menjadi kajian komunikasi organisasi karena hal tersebut menjadi keunikan dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam organisasi masing-masing memiliki predisposisi dan ini akan berpengaruh terhadap interaksi dengan orang lain dalam organisasi tersebut. Interaksi yang menjadi keunikan organisasi ini perlu ditangani melalui manajemen komunikasi.
Menurut (Muhammad, 2014), komunikasi organisasi adalah proses pengiriman pesan dari pimpinan dan penerimaan dari anggota dalam suatu organisasi. Dengan demikian, komunikasi organisasi berfungsi untuk menyatukan ide dari anggota organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Karena itu, fokus dari komunikasi organisasi adalah bagaimana ide tersebut disampaikan kepada anggota organisasi Sedangkan menurut (Pace, 2013), komunikasi organisasi cenderung pada kegiatan penanganan pesan dan berfungsi untuk menafsirkan pesan tersebut diantara anggota organisasi.
Hal ini sejalan dengan penjelasan (Katuuk, Oktaviani Margareta , Nourma Mewengkang, 2016), bahwa komunikasi organisasi menjadi kunci utama dalam memediasi diantara anggota organisasi untuk menyampaikan ide dan gagasan. Selain itu komunikasi organisasi berperan penting dalam memecahkan masalah sehingga organisasi dapat berjalan lancar. Berdasarkan definisi tersebut dapat dipahami bahwa komunikasi organisasi mengintegrasikan semua elemen organisasi sehingga memperkuat keberlangsungan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Selain itu komunikasi organisasi penting untuk memberikan pemahaman yang sama
terhadap penyampaian pesan yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi.
Goldhaber dalam (Ruliana, 2018) menjelaskan bahwa komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling bertukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau berubah-ubah. Komunikasi akan berjalan efektif jika ada nilai dan norma yang dianut oleh setiap anggota dalam suatu organisasi yang diwujudkan dalam bentuk budaya organisasi (Gutama, 2010). Keberhasilan kegiatan komunikasi banyak ditentukan oleh manajemen komunikasi yang diterapkan dalam suatu organisasi. (Kaye, 1994) menjelaskan manajemen komunikasi adalah bagaimana orang-orang mengelola proses komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam setting atau konteks komunikasi. Menurut (Diwan, 1999), manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan definisi tersebut dapat dipahami bahwa manajemen komunikasi merupakan proses pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas
pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud adalah tataran komunikasi individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan internasional. Dengan demikian, konsep manajemen dalam perspektif komunikasi pada dasarnya dapat dipahami sebagai proses memengaruhi orang lain. Karena itu, manajemen komunikasi sangat identik dengan interaksi sosial. Ada kalanya mereka yang terlibat komunikasi harus mampu untuk memposisikan diri dengan tepat dalam situasi tertentu dan sekaligus menjalin kerjasama dengan orang lain. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk mengkaji implementasi manajemen komunikasi dalam organisasi.
Penelitian yang relevan dengan kajian ini, yaitu (Hasmawati, 2018), menjelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. karena itu manajemen komunikasi merupakan perpaduan konsep komunikasi dan manajemen yang diaplikasikan dalam berbagai kegiatan komunikasi dengan tujuan untuk membuat pelaksanaann komunikasi itu berjalan
efektif, sehingga pesan atau hasil yang diharapakan dari penyampaian informasi tadi sesuai dengan yang diharapkan.
Menurut (Indarto, 2012), rendahnya penerapan keterbukaan informasi pada badan public dan minimnya partisipasi masyarakat menggunakan untuk tahu menjadikan perlu adanya manajemen komunikasi pemerintah yang efektif. Manajemen komunikasi pemerintah meliputi identifikasi isu secara fokus tentang kebijakan pemerintah, menyusun perencanaan komunikasi yang mengacu pada isu tersebut dan karakteristik yang diinginkan untuk selanjutnya mengeksekusi perencanaan komunikasi. Sedangkan (Firliandoko, Robby, Muhammad Luthfie, 2018) menyebutkan bahwa sejak lahir dan dalam menjalankan kehidupan manusia selalu membutuhkan bantuan orang lain sehingga hampir semua bergabung atau
membentuk kelompok, komunitas, atau juga organisasi demi memudahkan pekerjaan dan juga menggapai apa yang ingin digapai. Kota Bogor memiliki satu-satunya organsiasi yang mewadahi komunitas dan organisasi pegiat perubahan yang tidak banyak dimiliki oleh kota lain dengan nama Bogor Ngariung. Jejaring merupakan hal yang berdampak baik bagi organisasi, sehingga hubungan antar anggota juga baik merupakan kegiatan komunikasi organisasi yang baik dan perlu diperkuat dengan kegiatan pertemuan langsung atau Ngariung Komunitas dan pemilihan media komunikasi yang sesuai. Kepuasan anggota terhadap komunikasi organisasi didorong oleh mudahnya berjejaring dengan anggota lain dengan menggunakan media komunikasi dan integrasi kegiatan.
B. METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kepustakaan, yaitu, permasalahan dan pengumpulan data berasal dari kajian kepustakaan. Dan pendekatan kualitatif, yaitu penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah (Sugiyono, 2019). Literatur yang dikaji dalam penelitian ini adalah buku-buku tentang manajemen dan komunikasi organisasi. Sebagai penelitian kepustakaan, maka metode pengumpulan data yang
dipergunakan adalah metode dokumentasi, yaitu data tentang variabel berupa buku, catatan, transkrip, surat kabar, majalah, jurnal, dan lain sebagainya.
Sedangkan teknik keabsahan data diperlukan untuk mendapatkan data yang valid dengan diadakan pemeriksaan. Dalam penelitian ini triangulasi yang digunakan adalah triangulasi sumber data yang dilakukan dengan cara mencari data dari banyak sumber dokumentasi yang
mempunyai keterkaitan dengan manajemen dan komunikasi organisasi. Data dianalisis secara deskriptif dengan mengkosntruksikan sejumlah konsep tentang manajemen dan komunikasi organisasi. Konsep tersebut
didiskripsikan secara sistematis sesuai dengan sistematika pembahasan yang dipakai dalam penelitian ini.
C. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Proses Manajemen dalam Aktivitas Komunikasi Organisasi
Manajemen komunikasi merupakan perpaduan dari konsep manajemen dan komunikasi yang diaplikasikan dalam konteks komunikasi. Menurut (Cutlip, 2007) manajemen komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan konteks sosialnya. Manajemen komunikasi lahir karena adanya tuntutan untuk menjembatani antara teoretisi dan praktisi komunikasi. Tren baru ini dimulai dengan adanya pemikiran dari salah satu tokoh marketing yang sangat berpengaruh, yaitu Phillip Kotler bahwa ada satu kebutuhan untuk mengembangkan satu paradigma baru di mana subkultur public relations yang notabene masuk dalam spesialisasi ilmu komunikasi, digabungkan dengan bidang marketing (Cornelissen, 2004).
Konsep manajemen sebagai suatu proses menunjukkan bahwa aktivitas harus
dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Pemahaman manajemen sebagai seni menunjukkan bahwa aktivitas manajemen tidak bisa terstrukturasi dengan pasti karena berbagai keadaan yang tidak pasti dan secara terus-menerus memengaruhi jalannya suatu organisasi. Eksistensi suatu organisasi ditentukan oleh interaksi dari seluruh anggota organisasi dalam mengkoordinir tugas dan tanggungjawab masing-masing. Untuk memperlancar kinerja organisasi dapat dilakukan melalui komunikasi organisasi dengan menerapkan manajemen komunikasi sebagai dasar pengelolaannya.
Manajemen merupakan suatu proses merancang dan memelihara suatu lingkungan dimana orangorang yang bekerja sama di dalam suatu kelompok dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan seefisien mungkin. Fungsi manajemen yaitu:
1. Perencanaan
Menentukan apa yang menjadi tujuan organisasi serta menetapkan bagaimana strategi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi
tersebut kemudian dikoordinasikan secara menyeluruh sehingga terbentuk sistem yang baku yang memudahkan dalam menjalankan kegiatan organisasi. Perencanaan penti ng dalam organisasi untuk memusatkan perhatian setiap unit yang terlibat, menjadikan kegiatan lebih efisien dan memudahkan dalam melakukan pengawasan.
2. Pengorganisasian
Menetapkan tugas-tugas yang harus dikerjakan, serta menentukan siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, kapan dan di mana keputusan harus diambil. Dalam hal ini efektivitas suatu organisasi bergantung pada kemampuan manajer untuk mengerahkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Pengorganisasian berfungsi untuk mengidentifikasi keagiatan dan mengelompokkannya sesuai dengan sumber daya yang ada, serta memudahkan dilakukannya pendelegasaian wewenang.
3. Penugasan
Fungsi yang dijalankan berupa pengisisan posisi dalam struktur organisasi atau bidang-bidang yang telah ada melalui identifikasi kebutuhan kerja.
4. Kepemimpinan
Fungsi pengelolaan dan pengkoordinasian anggota organisasi untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Kepemimpinan, mencakup pada hal
bagaimana memotivasi bawahan sehingga mampu bekerja dengan baik sesuai tugas yang dibebankan kepadanya. Pemimpin juga diharapkan dapat mengerahkan dan memengaruhi bawahannya sehingga tercipta suasana yang kondusif dan iklim yang menyenangkan untuk bekerja, sehingga produktivitas diharapkan meningkat. Dalam hal ini keterikatan anggota dengan pemimpinnya sangat terkait untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan bersama.
5. Pengawasan (Controlling). Memonitoring atau memantau dan mengoreksi kegiatan-kegiatan yang dijalankan agar sesuai dengan yang direncanakan, Disebut juga dengan pengukuran dan koreksi-koreksi penyimpangan dari pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan membandingkan pada standar yang telah disusun, seperti standar biaya, program, sasaran dan lain-lain
Menurut (Handoko, 2011), manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Kegiatan manajer untuk mencapai tujuan organisasi dilakukan dengan mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan bukan dengan
cara melaksanakan sendiri (Stoner, 1992). Dapat dikatakan manajemen adalah perpaduan ilmu dan seni. Manajemen adalam suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaaan melalui orang lain dalam prosesnya yang meliputi perencanaan, pengorganisisasian, pengendalian serta memimpin untuk mencapai tujuan. Manajemen dikatakan sebagai ilmu karena merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang sistematis dan telah diterima sebagai kebenaran-kebenaran yang universal. Dengan ilmu manajemen, pengelola perusahaan mampu mengenali dan mempelajari masalah-masalah dengan baik; dan dengan seni manajemen, pengelola mampu menentukan sikap dan mengambil keputusan serta memecahkan masalah secara cepat dan tepat.
Sedangkan komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses dan sistem. Sebagai suatu proses, komunikasi adalah pertukaran pesan dan feedback (umpan balik) diantara individu yang berbeda lingkungan secara verbal dan nonverbal (Adler, Ronald B, 2006). Komunikasi disebut sebagai proses karena pengiriman dan penerimaan pesan dengan menggunakan lambang verbal dan nonverbal terjadi secara bertahap. Menurut (Morreale, Sherwyn P , Brian H. Spitzberg, 2007), komunikasi disebut dengan proses, karena dalam proses tersebut terdapat interaksi yang secara bertahap menuju kepada tahap yang lebih
akrab yang disebut dengan tahap transaksional. Selain itu, komunikasi disebut juga sebagai sistem, yaitu saling berkaitan, ketergantungan dan bekerjasama diantara unsur-unsur komunikasi dalam mencapai tujuan komunikasi (Barker, 1987). Dengan demikian, interaksi terjadi karena ada proses komunikasi yaitu adanya sumber sebagai pengirim pesan melalui saluran dan mendapatkan tanggapan dari penerima pesan. Dan selama interaksi terus berlangsung, maka keterkaitan diantara unsur-unsur komunikasi juga terjadi setiap saat.
Ilmu komunikasi dapat membaur di berbagai bidang ilmu lainnya, karena setiap bidang ilmu memerlukan komunikasi dalam menyampaikan informasi atau materi terkait ilmunya. Begitu juga dengan bidang manajemen pada suatu organisasi. Pendekatan komunikasi yang dapat digunakan dalam upaya kelancaran pekerjaan organisasi yaitu melalui komunikasi organisasi yang selanjutnya menggunakan manajemen komunikasi sebagai dasar dalam menerapkan kegiatan pengelolaan organisasi. Menurut (Shockley-Zalabak, 2006), komunikasi organisasi adalah proses yang saling mendukung antara orang-orang, pesan, dan makna melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dalam organisasi. Sedangkan, (Liliweri, 2014) menyebutkan komunikasi organisasi adalah jaringan kerja yang dirancang dalam suatu
system dan proses untuk mengalihkan informasi dari sesesorang/kelompok kepada orang/kelompok lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Dengan demikian, tujuan organisasi terletak pada kegiatan yang dijalankan oleh organisasi tersebut. Kualitas kegiatan tersebut ditentukan oleh kualitas orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Hal ini akan menyatukan perbedaan pemikiran orang-orang dalam organisasi terkait perannya masing-masing yang dioperasionalisasikan dalam tugas dan fungsi serta telah diatur dalam sistem yang mengikat. Sistem yang sudah tersusun dengan baik dan baku akan memudahkan koordinasi antar bagian yang disebut dengan manajemen komunikasi. Begitu juga jika terjadi permasalahan dalam organisasi dilakukan penyelesaiannya melalui komunikasi.Berbagai kegiatan dalam organisasi tidak terlepas dari prosea komunikasi baik dalam bentuk kegiatan penugasan, rapat, briefing dan kegiatan lainnya.
Komunikasi organisasi disebut juga sebagai perilaku pengorganisasi, transaksi yang terjadi pada mereka yang terlibat komunikasi dan memberi makna atas apa
yang sedang terjadi. Jadi, pada prinsipnya komunikasi organisasi adalah proses penyebaran informasi yang informasinya mengalir sesuai alur dalam struktur organisasi yaitu secara vertikal, horizontal dan dialogis. Secara vertikal aliran informasi berawal dari atas ke bawah (down-ward communication) biasa dalam bentuk perintah atau tugas. Dan sebaliknya dimulai dari bawah ke atas (up-ward communication) biasanya dalam bentuk aspirasi atau harapan. Aliran informasi secara horizontal adalah informasi yang mengalir diantara orang-orang yang berada pada level yang sama. Sedangkan secara diagonal, aliran komunikasi terjadi diantara orang-orang yang berada pada level yang tidak setara tetapi berbeda bagian.
Bidang manajemen dan bidang komunikasi saling mendukung dan melengkapi sehingga proses penyampaian pesan penugasan maupun pesan-pesan yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang berlangsung, dapat berjalan dengan efektif dan hasil yang diharapkan bisa lebih maksimal lagi. Implementasi manajemen komunikasi dalam organisasi digambarkan dalam bagan berikut
Gambar 1. Proses Manajemen dan Komunikasi
Gambar tersebut menjelaskan bahwa manajer mempunyai fungsi dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan melakukan pengawasan. Dalam proses menjalankan fungsi tersebut terjadi berbagai bentuk interaksi antara orang-orang dalam organisasi (baik itu dalam posisi sebagai atasan maupun bawahan), Komunikasi yang dilakukan manajer baik secara vertikal dengan bawahan, secara horizontal dengan sesama manajer pada bagian lain, atau juga secara diagonal dengan orang-orang yang berada pada bagian lain yang menjadi bawahan dari divisi lain.
(Effendy, 2017) mengelompokkan komunikasi dalam manajemen menjadi tiga dimensi, yaitu: 1) komunikasi vertikal, yaitu arus komunikasi dua arah timbal balik
dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bisa dari atas ke bawah (downward communication) dan bisa dari bawah ke atas (upward communication), 2) komunikasi horizontal, merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya atau pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya, 3) komunikasi eksternal, berlangsung secara dua arah antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Pada saat proses berjalan, feedback communication muncul dalam proses tersebut, beroperasi sejalan dengan penyampaian pesan. (Mulyana, 2017) menyebutkan model implementasi manajemen komunikasi tersebut menunjukkan bahwa bidang komunikasi Manager
(Planning, Organizing, Directing, Controlling)
Feedback Communication (upward flow of results
expectations and sentiment) Forward Communication
(Downward or horizontal flow of plan, expectation and
sentiment)
menjadi sangat penting untuk melancarkan operasional kegiatan organisasi.
Tujuan manajemen dalam komunikasi adalah: 1) untuk menyatakan ide diantara orang-orang yang terlibat dalam organisasi terkait tigas dan fungsi masing-masing, 2) untuk berbagi informasi terkait dan memberi makna yang sama terhadap visi misi organisasi, 3) untuk menyatakan perasaan dan emosi diantara orang-orang dalam suatu organisasi, dan 4) untuk mengelola kegiatan komunikasi sehingga secara efektif dan efisien dapat mencapai tujuan yang diharapkan (Ruslan, 2018). Dengan demikian, proses manajemen dalam komunikasi organisasi bertujuan untuk menyatakan pikiran, pendapat, perasaan, emosi dalam suatu organisasi. Selain itu juga untuk berbagi informasi sehingga dengan berkomunikasi diharapkan dapat menelola kegiatan agar dapat mencapai tujuan organisasi. Dengan berkomunikasi, maka fungsi manjerial yang dumulai dari perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai. Karena itu, seorang manajer yang berhasil dalam suatu organisasi adalah mereka yang dapat menjalankan komunikasi secara efektif.
Kemampuan komunikasi yang efektif pada seorang manajer tampak pada kemampuannya dalam menyesuaikan pesan, kemampuan berkomunikasi dua arah, kemampuan dalam mendengarkan dan kemampuan menerima bawahan yang
bermasalah (Fattah, 2014). Menurut (Sutapa, 2006), membangun komunikasi yang efektif penting memperhatikan prinsip-prinsip yaitu: 1) prinsip-prinsip human relation, membangun hubungan yang baik diantara anggota organisasi, 2) prinsip membina hubungan dengan memberikan dorongan dan motivasi, 3) prinsip informatif, kemampuan mengelola dan menyampaikan pesan secara strategis, 4) prinsip partisipatif, kemampuan menggali aspirasi dalam mengambil suatu keputusan, 5) prinsip persuasi, kemampuan mempengaruhi, dan 6) prinsip komunikasi interpersonal, kemampuan membangun komunikasi dialogis.
2. Implementasi Manajemen Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi dinilai sebagai elemen penting dalam kegiatan manajemen organisasi. George R. Terry dalam (Sukarna, 2011) menyebutkan bahwa management is communications, karena tujuan organisasi ditentukan oleh pergerakan. Pergerakan merupakan dorongan dari pimpinan kepada seluruh anggota supaya lebih keras lagi berusaha untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu faktor yang diperlukan untuk pergerakan adalah komunikasi. Komunikasi berfungsi untuk mempertemukan antara tujuan organisasi dengan target hasil yang akan dicapai. Komunikasi juga berfungsi
untuk membina hubungan antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi, Itu sebabnya, kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku organisasi.
(Barker, 1987) menyebutkan manajemen komunikasi adalah proses yang sistematis antara anggota organisasi dalam
menjalankan fungsi-fungsi manajemen
untuk menyelesaian pekerjaan melalui proses negosiasi pengertian/ pemahaman antara satu individu maupun lebih yang
bertujuan mencapai tujuan bersama.
Sedangkan (Irwin, 1994) menyebutkan
manajemen komunikasi sebagai proses yang
menggunakan manusia, keuangan dan sumber teknik yang berfungsi membentuk komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. Dengan demikian, manajemen komunikasi adalah proses timbal balik untuk memberi, membujuk dan memberikan perintah dari suatu informasi kepada orang lain serta merupakan tuntutan untuk menjembatani teoritisi komunikasi dan praktisi komunikas. Manajemen komunikasi akan membentuk suatu alur komunikasi agar tercipta koordinasi yang tidak saling tumpang tindih dan untuk memberikan solusi jika terjadi perbedaan pendapat antar individu.
Manajemen dalam komunikasi organisasi berperan sebagai penggerak aktivitas komunikasi untuk mencapai tujuan
komunikasi. Maka dalam hal ini kegiatan komunikasi harus dipadukan dengan prinsip-prinsip manajemen untuk kemudian disesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai. Paduan antara pendekatan manajemen dengan pengelolaan komunikasi dalam manajemen komunikasi tersebut akan mewujudkan keharmonisan dalam komunikasi. Karena, jika ditilik dari karakteritik komunikasi yaitu bersifat irreversible, kompleks, berdimensi sebab akibat, dan mengandung potensi problem maka proses komunikasi sangatlah rumit. Untuk itu tindakan komunikasi harus dikelola dengan tepat. Dalam hal ini kontribusi manajemen komunikasi sangat dibutuhkan. Dengan menguasai manajemen komunikasi, diharapkan komunikasi yang terjadi merupakan komunikasi yang efektif.
Pada dasarnya manajemen komunikasi dapat dipahami adalah berperannya fungsi-fungsi manajemen yang duterapkan dalam komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen sebagai penggerak dalam melaksanakan komunikasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari pesan yang akan disampaikan. Dalam manajemen komunikasi, asas dan fungsi dari manajemen diselaraskan dengan komunikasi, sehingga menghasilkan suatu bentuk komunikasi yang efektif dan mencapai sasaran yang dituju. Karena itu, (Simmons, 1990) menyebutkan
implementasi manajemen komunikasi dalam organisasi terjadi pada beberapa tahap yaitu: a. Pada tahap pertama, dengan mengenal banyak informasi dan kemudian dilakukan pengkategorian, akan memudahkan orang-orang dalam organisasi memahami informasi tersebut untuk kemudian melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kebijakan dan arahan pimpinan.
b. Tahap ke dua, memilah informasi yang penting dan mengurangi informasi yang tidak penting, bertujuan agar pelaksana pekerjaan lebih mendahulukan pekerjaan dengan memulai membahas informasi yang lebih penting.
c. Tahap ke tiga, manajer membuat spesifikasi pekerjaan dan menjelaskan tentang inti pekerjaan, sehingga tidak terjadi miss communication dalam memahami makna penugasan.
d. Tahap ke empat, dengan perumusan strategi dasar yang disampaikan manajer kepada pelaksana akan memudahkan pelaksana dalam mengimplementasikan pekerjaan.
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi ditentukan oleh kebijakan dan arus informasi yang ada dalam organisasi tersebut. Arus informasi akan membentuk pola-pola hubungan atau jaringan komunikasi, Kegiatan komunikasi oganisasi dapat berjalan efektif bila manajer mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen melalui sistem manajemen komunikasi yang terpadu. Dalam hal ini manajer mampu mengimplementasikan kemampuan berkomunikasinya (communication skills) pada kegiatan organisasi dalam segala situasi, baik situasi formal maupun nonformal. Sebagaimana dijelaskan dalam gambar berikut:
Gambar 2. Impleemntasi Manajemen dalam Komunikasi Organisasi
Manajer Manajemen Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan Staff Pengarahan Pengawasan Evaluasi Komunikasi Formal dan Informal Dialog Media Breifing Group Discussion, dll Kelompok Kerja Tujuan Feed Back
Gambar tersebut menjelaskan bahwa seorang manajer harus mampu melakukan inovasi dalam suatu organisasi dengan menjalankan fungsi manajerialnya yaitu funsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan, pengawasan sampai dan evaluasi. Selain itu, dituntut untuk memperhatikan iklim kepercayaan dan keterbukaan dengan melakukan komunikasi dialogis sehingga mendorong mendorong orang untuk saling berkomunikasi dan terbuka. Juga mengembangkan dan menggunakan saluran komunikasi formal ke semua arah dan memadukan saluran komunikasi berganda yaitu formal dan informal. Karena, melalui komunikasi dialogis pesan mengalir pada berbagai level yang memungkinkan mereka saling memahami dan berbagi sudut pandang tentang topik pekerjaan.
Untuk mewujudkan komunikasi yang efektif (adanya common meaning) dilakukan dengan penyusunan pesan yang baik, tanpa merendahkan (under estimate) orang lain. Dalam menyusun pesan, penting memperhatikan pilihan kata-kata yang tepat yang disusun menjadi kalimat-kalimat yang mudah dipahami, bermakna dan santun. Selain itu juga dengan mengintegrasikan lambang verbal dengan lambang nonverbal yang positif merupakan paket lengkap yang
akan memberi kesan positif. Sehingga ketika kegiatan organisasi dilakukan (rapat, briefing, diskusi, dan lain-lain), maka akan terbangun suasana nyaman, menyenangkan tanpa merasa ditekan sehingga orang-orang dalam organisasi akan dengan sendirinya menjalankan seluruh kegiatan organisasi secara maksimal.
Manajer juga harus memperhatikan feedback (umpan balik) untuk mengetahui apakah pesan sudah dapat diterima dengan baik atau tidak oleh bawahan. Dengan memperhatikan feed back sama halnya dengan melakukan monitoring setiap langkah kegiatan, sehingga kesalahan pekerjaan relatif sangat berkurang. Kemampuan dalam menangani krisis pun perlu dimiliki oleh para manajer perusahaan, sehingga krisis tidak sampai berlanjut. Dan peneyelesaian krisis tersebut dilakukan melalui manajemen komunikasi, Pentingnya komunikasi bagi seorang manajer dalam usaha mempengaruhi orang lain dan inilah haklikat dari manajemen yaitu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Untuk mencapai tujuan organisasi, para manajer melakukannya dengan cara mengatur orang lain dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
D. TEORI HUBUNGAN MANUSIA (HUMAN RELATION THEORY) Teori hubungan manusia (Human
Relations Theory) dari Elton Mayo menjelaskan bahwa untuk meningkatkan hasil kerja perlu dibina hubungan didalam organisasi secara dinamis dan harmonis. Organissasi yang dinamis dan harmonis akan dapat meningkatkan prestasi kerja (Sugiono, 2009). Dari teori ini dapat diketahui bahwa pimpinan dapat melakukan pendekatan terhadap bawahannya dengan berorientasi terhadap kondisi bawahan. Kondisi bawahan dalam suatu lembaga akan berbeda satu sama lain. Dalam hal ini Mayo memprediksi bahwa kepemimpinan dengan persepsi orientasi hubungan manusiawi akan dapat mencapai tujuan organisasi.
Teori ini juga menekankan betapa pentingnya aspek hubungan manusia dalam organissasi. Karena manusia mempunyai hasrat untuk bersatu dan keinginan agar hidup mereka lebih bermakna. Manausia ingin bekerjasama, bersaing dengan rekan sekerja dan ingin hidup secara berkelompok. Salah seorang ahli teori organisasi, Barnard mendukung teori Mayo ini. Menurut Barnard dalam (Mathis, Robert L., 2010), organisasi merupakan suatu sistem kerjasama. Sikap kerjasama antara pimpinan dan bawahan mesti lahir secara spontan dan bukan didorong oleh motif keuntungan. Sikap kerjasama ini lahir karena hasrat bersama untuk mencapai tujuan organisasi yang akan memberikan keuntungan bagi
kedua belah pihak. Karena pada dasarnya perspektif hubungan manusia berusaha meningkatkan perhatian kepada para pegawai. Apabila pimpinan kurang menghargai dan memperhatikan para bawahan, maka mereka akan mempunyai semangat kerja yang rendah dan kurang memuaskan.
Teori hubungan manusia pada umumnya berpendapat bahwa setiap bimbingan dan pengarahan yang berorientasikan kemanusiaan, akan meningkatkan prestasi kerja bawahan dalam suatu organisasi, karena ia dapat memenuhi keperluan psikologis mereka. Artinya bawahan melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya secara maksimal dan bertanggung jawab. Prestasi kerja bawahan ini ditandai dengan semakin meningkatnya kedisiplinan dalam menyelesaikan pekerjaan. Potensi keberhasilan model hubungan manusia dalam kontek komunikasi antara pimpinan dan bawahan tergantung kepada dua aspek penting hubungan komunikasi, yaitu mewujudkan suasana lingkungan yang saling mempercayai, saling menghormati, membina dan mendorong komunikasi secara terbuka. Tanpa adanya sifat kepercayaan dan saling keterbukaan antara pimpinan dengan pegawai, akan dapat menimbulkan salah faham dan rasa tertekan dan pada
gilirannya dapat memberi pengaruh kepada prestasi kerja bawahan.
E. KESIMPULAN
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini menjelaskan bahwa proses manajemen dalam aktivitas komunikasi adalah menjadikan aktivitas komunikasi dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Karena, eksistensi suatu organisasi ditentukan oleh interaksi dari seluruh anggotanya, yang disebut dengan komunikasi organisasi. Maka, interaksi tersebut harus dikelola dengan menerapkan manajemen komunikasi. Sedangkan implementasi manajemen dan komunikasi organisasi adalah dengan menyelaraskan fungsi
manajemen yaitu fungsi merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan melakukan pengawasan dengan komunikasi dalam organisasi (baik itu dalam posisi sebagai atasan maupun bawahan), antara lain forward communication yang mengalir secara downward (dari atas ke bawah, dalam bentuk tugas, perintah, pendelegasian dan lain-lain), sehingga menghasilkan suatu bentuk komunikasi yang efektif dan mencapai tujuan organisasi.
F. DAFTAR PUSTAKA
Adler, Ronald B, G. R. (2006).
Understanding Human
Communication. Oxford University Press.
Barker, L. L. (1987). Communication. Prentice Hall.
Cornelissen, J. (2004). Corporate Communications Theory and Practice. Sage Publications Ltd.
Cutlip, S. M. (2007). Effective Public Realtions (2nd ed.). Kencana Prenadamedia Group.
Diwan, P. (1999). Communication Management. Erlangga.
Effendy, O. U. (2017). Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek. PT. Remaja Rosdakarya.
https://rosda.co.id/komunikasi/249-
ilmu-komunikasi-teori-dan-praktek.html
Fattah, N. (2014). Landasan Manajemen Pendidikan. Remaja Rosdakarya. Firliandoko, Robby, Muhammad Luthfie, A.
K. (2018). Strategi Manajemen Komunikasi pada Bogor Ngariung. Jurnal Komunikatio, 4(1), 13–26. https://ojs.unida.ac.id/files/journals/7/ar ticles/1208/submission/review/1208-3564-1-RV.pdf
Gutama, T. A. (2010). Perana Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Sosiologi
Dilema, 25(2), 107–113.
https://eprints.uns.ac.id/820/1/Peran_K omunikasi_Dalam_Organisasi.PDF Handoko, T. H. (2011). Manajemen
Personalia dan Sumberdaya Manusia. Penerbit BPFE.
Komunikasi. Jurnal Al Idarah, 5(6), 76–86.
https://doi.org/10.37064/ai.v5i6.4830 Indarto, M. J. (2012). Manajemen
Komunikasi Pemerintah dalam Kebijakan Transparansi Informasi. Universitas Indonesia.
Irwin, H. (1994). Managing corporate communication. Allen & Unwin Business and Management.
Katuuk, Oktaviani Margareta , Nourma Mewengkang, E. R. K. (2016). Peran Komunikasi Organisasi dalam Meningkatkan Eksistensi Sanggar Seni Vox Angelica. Jurnal Acta Diurna
Komunikasi, 5(5), 1–10. https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/a ctadiurnakomunikasi/article/view/1354 6 Kaye, M. (1994). Communication Management. Erlangga.
Liliweri, A. (2014). Sosiologi & Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara.
Mathis, Robert L., J. H. J. (2010). Human Resource Management. Cengage Learning.
Morreale, Sherwyn P , Brian H. Spitzberg, J. K. B. (2007). Human
Communication: Motivation,
Knowledge, and Skills. Thomson Wadsworth.
Muhammad, A. (2014). Komunikasi organisasi. Bumi Aksara.
Mulyana, D. (2017). Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Remaja Rosdakarya.
Pace, R. W. and D. F. F. (2013). Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan
(Dedy Mulyana (ed.)). Remaja Rosdakarya.
Ruliana, P. (2018). Komunikasi Organisasi.
Rajagrafindo Persada.
http://www.rajagrafindo.co.id/produk/k omunikasi-organisasi/
Ruslan, R. (2018). Manajemen Publik Relation dan Media Komunikasi (14th ed.). Rajagrafindo Persada. http://www.rajagrafindo.co.id/produk/ manajemen-publik-relation-dan-media-komunikasi-rosady-ruslan/ Shockley-Zalabak, P. S. (2006). Fundamentals of Organizational Communication. Pearson. Simmons, R. E. (1990). Communication Campaign Management, A System Approach. Longman.
Stoner, J. A. F. (1992). Manajemen. Erlangga.
Sugiono, A. (2009). Manajemen keuangan untuk praktisi keuangan. Gramedia Widiasarana Indonesia.
Sugiyono. (2019). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta.
http://cvalfabeta.com/product/metode- penelitian-kuantitatif-kualitatif-dan-rd-mpkk/
Sukarna. (2011). Dasar-Dasar Manajemen. Mandar Maju.
Sutapa, M. (2006). Membangun Komunikasi Efektif di Sekolah. Jurnal Manajemen Pendidikan, 2(2), 69–76. ttps://media.neliti.com/media/publicati
