SAMBUTAN DIREKSI PT PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO)

(1)

(2)

(3)

iii

SAMBUTAN DIREKSI

PT PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO)

Perkembangan pelabuhan di Indonesia terlebih di dunia semakin pesat dan komplek. Era kontainerisasi mengubah fasilitas dan peralatan pelabuhan, pola distribusi serta diperlukan sistem informasi yang canggih seiring dengan era globalisasi. Peraturan kepelabuhanan pun harus disesuaikan dengan perkembangan pasca ditetapkannya Undang-undang Nomor 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran yang mengarah ke liberalisasi yang memberikan kesempatan kepada pihak swasta Indonesia untuk berperan serta dalam mengelola pelabuhan khususnya sebagai terminal operator dengan harapan menumbuhkan kompetisi yang menghasilkan efisiensi dan efektifitas di pelabuhan.

Untuk mengelola pelabuhan di samping tersedianya fasilitas dan peralatan yang canggih, harus dikelola oleh sumber daya manusia (SDM) pelabuhan yang profesional, yang mempunyai dedikasi dan disiplin tinggi, berkualitas serta berpengetahuan kepelabuhanan yang memadai.

Untuk melahirkan SDM tersebut dapat melalui berbagai jalan, salah satunya adalah melalui knowledge management, yaitu sebuah proses dalam mentrasformasikan kompetensi yang melekat pada individu menjadi kompetensi yang melekat pada perusahaan dan mengelolanya untuk ditransfer kepada anggota perusahaan lainnya. Penyusunan buku referensi kepelabuhanan merupakan salah satu tujuan untuk menambah pengetahuan para pengelola pelabuhan khususnya dan masyarakat pada umumnya di bidang kepelabuhanan.

Di tengah langkanya penerbitan buku-buku yang mengupas tentang kepelabuhanan, maka dengan diterbitkan Edisi II Buku Referensi Kepelabuhanan ini merupakan produk olah pikir insan- insan pegawai PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I, II, III dan IV untuk memberikan sumbangsih kepada masyarakat di dalam mengenalkan hal-hal kepelabuhanan di Indonesia khususnya dan dunia kepelabuhanan pada umumnya.

Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II merupakan pemutakhiran dan penyempurnaan dari Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi I yang telah diterbitkan pada tahun 2000 yang disusun atas prakarsa para Direktur Utama PT Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero), yaitu Bapak (Alm) S.F. Makalew, Ir. A. Harbani, Frans R. Masengi dan Ir. Sumardi dan dilaksanakan oleh Tim Penyusun yang diketuai oleh Bapak Ir. Sumardi, yang saat itu menjabat sebagai Direktur Utama PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero).

Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II merupakan cerminan penyesuaian situasi dan perkembangan, dinamika internal dan eksternal perusahaan, serta pengelolaan, pengembangan dan pentransferan berbagai wawasan, pengetahuan dan kompetensi bidang kepelabuhanan.

Apa yang tertuang dalam 13 (tiga belas) Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II, yang meliputi:

(4)

Manajemen Kepelabuhanan, Pelayaran dan Perkapalan, Perencanaan, Perancangan dan Pembangunan Pelabuhan, Bangunan Fasilitas Pelabuhan, Peralatan Pelabuhan, Pengoperasian Pelabuhan, Alat Bantu Navigasi Kepelabuhanan, Manajemen Sumber Daya Manusia Pelabuhan, Manajemen Keuangan Pelabuhan, Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan, Manajemen Mutu dan Risiko Pelabuhan, Pengelolaan Lingkungan Hidup di Pelabuhan serta Terminologi Kepelabuhanan dan Pelayaran; sesunguhnya merupakan gambaran kondisi saat ini, harapan dan cita-cita kita sebagai insan pelabuhan dalam mengembangkan arah perusahaan menjadi lebih baik.

Selanjutnya, kami atas nama Direksi PT Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) menyampaikan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada Sdr. Dr. A. Edy Hidayat N, SE, MM (Direktur Personalia dan Umum PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero)) selaku Ketua Tim Penyusun Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II beserta dengan segenap anggota tim-nya atas torehan karya gemilang, yang tentunya kami yakin dan percaya penuh bahwa apa yang telah terukir dalam buku ini tidak akan terlaksana apabila tidak dilandasi semangat kebersamaan, kesungguhan, keuletan dan kerja keras serta semangat maju bersama dari para anggota Tim Penyusun.

Diharapkan, dengan diterbitkannya Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II ini dapat dijadikan bahan diskusi dan pembelajaran untuk lebih meningkatkan pemahaman dan kelancaran dalam implementasinya menuju pelabuhan yang lebih baik.

Akhirnya semoga Allah SWT senantiasa memberikan kekuatan serta rahmat kepada kita semua untuk selalu mensyukuri segala nikmat yang telah diberikan kepada kita semua. Amin.

Jakarta, Maret 2009 DIREKSI

PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) DIREKTUR UTAMA,

DIREKSI

PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) DIREKTUR UTAMA,

DIREKSI

PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) DIREKTUR UTAMA,

DIREKSI

PT PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) DIREKTUR UTAMA,

(5)

v

KATA PENGANTAR

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa serta memanjatkan puji syukur kepada-Nya, alhamdulillah Tim Penyusun Revisi Buku Referensi Kepelabuhanan yang dibentuk oleh Direksi PT Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) telah menyelesaikan tugasnya untuk merevisi Buku Referensi Kepelabuhanan ini yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi perkembangan dunia kepelabuhanan dewasa ini yang semakin komplek.

Edisi II Buku Referensi Kepelabuhanan disusun oleh insan-insan pelabuhan yaitu para pegawai PT Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero). Edisi sebelumnya diterbitkan pada tahun 2000.

Pada Edisi I terdapat 11 (sebelas) seri, sedangkan pada Edisi II ini bertambah 2 (dua) seri sehingga jumlahnya menjadi 13 (tiga belas) seri dengan penyesuaian isi, materi dan judul buku.

Buku Referensi Kepelabuhanan ini merupakan buku ilmiah populer tentang kepelabuhanan di Indonesia yang bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang ruang lingkup pengelolaan pelabuhan di Indonesia yang menguraikan tentang apa itu manajemen kepelabuhanan, pelayaran dan perkapalan, perencanaan, perancangan dan pembangunan pelabuhan, bangunan fasilitas dan peralatan pelabuhan, pengoperasian pelabuhan, alat bantu navigasi kepelabuhanan, manajemen SDM pelabuhan, manajemen keuangan pelabuhan, sistem informasi manajemen pelabuhan, manajemen mutu dan risiko pelabuhan, pengelolaan lingkungan hidup di pelabuhan serta terminologi kepelabuhanan dan pelayaran.

Tim Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa buku referensi ini terlalu sederhana dan jauh dari sempurna untuk disebut sebagai pegangan sebuah referensi atau knowledge management bagi para insan pelabuhan ataupun masyarakat umum yang ingin mempelajari pengetahuan kepelabuhanan, namun demikian ini adalah salah satu upaya untuk mengisi kekurangan buku- buku yang mengupas tentang kepelabuhanan di Indonesia.

(6)

Buku Referensi Kepelabuhanan Edisi II ini terdiri dari 13 (tiga belas) seri yaitu :

SERI JUDUL BUKU PENyUSUN

Seri 1 Manajemen Kepelabuhanan Pelindo III

Seri 2 Pelayaran dan Perkapalan Pelindo IV

Seri 3 Perencanaan, Perancangan dan Pembangunan Pelabuhan Pelindo I

Seri 4 Bangunan Fasilitas Pelabuhan Pelindo II

Seri 5 Peralatan Pelabuhan Pelindo IV

Seri 6 Pengoperasian Pelabuhan Pelindo I

Seri 7 Alat Bantu Navigasi Kepelabuhanan Pelindo IV

Seri 8 Manajemen Sumber Daya Manusia Pelabuhan Pelindo II

Seri 9 Manajemen Keuangan Pelabuhan Pelindo III

Seri 10 Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Pelindo II Seri 11 Manajemen Mutu dan Risiko Pelabuhan Pelindo III Seri 12 Pengelolaan Lingkungan Hidup di Pelabuhan Pelindo I Seri 13 Terminologi Kepelabuhanan dan Pelayaran Pelindo III

Disadari pula bahwa buku referensi kepelabuhanan ini masih banyak kelemahan dan kekurangan maka Tim Penyusun mengharapkan saran, masukan dan nasehat dari semua pihak agar bisa diperbaiki pada edisi yang akan datang sehingga menjadi lebih sempurna.

Tim Penyusun mengucapkan terima kasih kepada Direksi PT Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) yang telah mempercayakan kepada tim untuk merevisi buku referensi kepelabuhanan ini serta kepada semua pihak yang terlibat di dalam penyiapan, editing dan penyelesaian buku referensi ini.

Semoga sumbangsih yang berharga tersebut dicatat sebagai amal kebaikan di sisi Allah Yang Maha Kuasa dan mendapatkan keberkahan dari-NYA.

Jakarta, Maret 2009 Tim Penyusun

Dr. A. Edy Hidayat N, SE, MM.

Ketua

(7)

vii

TIM PENyUSUN

PENGARAH

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Drs. Harry Sutanto

Drs. I Wayan Bajera PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)

Capt. A. Syaifuddin Capt. Soepadi SW Ir. Satoto Prayasutiksno, MBA.

Drs. Abdulhaq Munawar, Ak.

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Ir. Suprihat, Dipl.HE, MBA.

Drs. Robert H. Sianipar, MM.

Drs. Faris Assagaf Drs. Wahyu Suparyono, MM, Ak.

PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Ir. Djarwo Surjanto, Dpl.HE.

Ir. Alfred Natsir Drs. Mulyono, MBA, Ak.

Ir. Max K. Lumempouw, MPM.

KETUA

Dr. A. Edy Hidayat N,SE,MM. - PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) WAKIL KETUA 1

dr. Wahyu Setiakusumah, MARS. - PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) WAKIL KETUA 2

dr. J.D. Dunda, SKM. - PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) WAKIL KETUA 3

Ir. P. Pudji Hartoyo, MM. - PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) SEKRETARIS

Chiefy Adi K., S.Psi. - PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)

(8)

TIM TEKNIS

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Ir. Iman AS, M.Sc. (Koordinator)

Drs. M. Hamid Wijaya, MM.

Tri Gunadi, SE, MM.

Arief Hutomo, SE, DESS.

Ir. Indra Wijaya, MM.

Basuki Soleh, SE, M.Si.

Ferrial Dunan Sidabutar, ST, MT.

PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) Drs. Sudarsono (Koordinator)

Yeyen M. Bunyamin, S. Kom.

Drs. Nurjadin Surur, MM.

Ir. Ari Basuki Hanung Hamboro, Psi, M.Sc.

Drs. R. Riawan Heru Satrio, ST.

Ir. Dani Rusli, M.Sc.

Drs. Heru Widodo

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Amik Suradji (Koordinator)

Henri Handoko, SH, DESS.

Capt. Fadjar Santoso, M.Sc.

Drs. M. Chairoel Anwar, MM.

Drs. Suryawan, MM.

Ir. Tunggal Tripinto A, DESS.

Drs. Hardjono, M. Sc.

Dothy, ST, M.Sc.

PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Ir. Prasetyadi, DESS. (Koordinator)

Ir. Alif Abadi, MM.

Heru Bakti Fireno, SE, MM.

Ir. Edy D.M. Nursewan, DESS.

Dwi Rahmat Toto S, SE.

Sunarto Jusuf Yunus Rijal Jauhar Rio Y.S. Baan, SE, MM.

(9)

ix

DAFTAR ISI

Halaman

SAMBUTAN DIREKSI iii

KATA PENGANTAR v

TIM PENyUSUN vii

DAFTAR ISI ix

DAFTAR GAMBAR xi

DAFTAR TABEL xii

BAB I P E N D A H U L U A N 1

1.1. Pengertian Dasar Sistem Informasi Manajemen 1 1.2. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Perusahaan 2 1.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen Kepelabuhanan 4 1.4. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Kepelabuhanan 5

BAB II RUANG LINGKUP SIM KEPELABUHANAN 9

2.1. SIM Operasional 9

2.2. SIM Keuangan 21

2.3. SIM Personalia dan Umum 22

2.4. SIM Teknik 23

BAB III TEKNOLOGI INFORMASI PENDUKUNG SIM KEPELABUHANAN 25

3.1. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi 25

3.2. Jenis Teknologi Informasi Pendukung 26

BAB IV ALUR PROSES PELAyANAN JASA KAPAL DAN BARANG 31

4.1. Pelayanan Kapal 31

4.2. Pelayanan Barang Umum (Impor) 33

4.3. Pelayanan Barang Umum (Ekspor) 35

4.4. PelayAnan Petikemas (Impor) 36

4.5. PelayAnan Petikemas (Ekspor) 38

4.6. Pelayanan Delivery 39

4.7. Pelayanan Receiving 40

(10)

BAB V HUBUNGAN APLIKASI KEPELABUHANAN DENGAN INSTANSI TERKAIT

DI PELABUHAN 43

5.1. Instansi di Pelabuhan 43

5.2. Hubungan Antar Komunitas Pelabuhan 47

5.3. National Single Window (NSW) 50

5.4. Standart Operating Procedure (SOP) Pelayanan Kapal

pada Inaportnet 54

BAB VI PENUTUP 63

DAFTAR PUSTAKA 64

(11)

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1. Faktor Sistem Informasi 2

Gambar 1.2. Tingkat Penggunaan Teknologi Informasi 2 Gambar 1.3. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Kepelabuhanan 7

Gambar 2.1. Aplikasi Operasional 10

Gambar 2.2. Siklus Pelayanan Jasa Kapal 11

Gambar 2.3. Tahapan Proses Pelayanan Barang 16

Gambar 2.4. Tahapan Pelayanan Jasa Barang Muat 18

Gambar 2.5. SIM Keuangan 22

Gambar 2.6. SIM Personalia dan Umum 23

Gambar 2.7. SIM Teknik 24

Gambar 4.1. Alur Proses Pelayanan Kapal 33

Gambar 4.2. Alur Proses Pelayanan Barang Umum (Impor) 34 Gambar 4.3. Alur Proses Pelayanan Barang Umum (Ekspor) 36 Gambar 4.4. Alur Proses Pelayanan Petikemas (Impor) 37 Gambar 4.5. Alur Proses Pelayanan Petikemas (Ekspor) 38

Gambar 4.6. Alur Proses Pelayanan Delivery 39

Gambar 4.7. Alur Proses Pelayanan Receiving 41

Gambar 5.1. Arsitektur Keterkaitan NSW dan ASW 51

Gambar 5.2. Dua Pilar Sistem NSW 52

Gambar 5.3. Integrasi Dokumen Pelayanan Kapal & Barang 53

Gambar 5.4. SOP &SLA Pelayanan Kapal Masuk 54

Gambar 5.5. SOP & SLA Pelayanan Kapal Pindah 56

Gambar 5.6. SOP & SLA Pelayanan Kapal Keluar 57

Gambar 5.7. SOP & SLA Pelayanan Bongkar Petikemas Impor 58 Gambar 5.8. SOP & SLA Pelayanan Muat Petikemas Ekspor 61

(12)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1. Isu strategis Jasa Kepelabuhanan dengan Peranan Sistem Informasi 6 Tabel 2.1. Pengajuan, Evaluasi dan Pelayanan PPKB 12

Tabel 5.1 Tahapan Pelayanan Kapal dan Barang 48

(13)

1 Pendahuluan 1.1. PENGERTIAN DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pada setiap organisasi, peran informasi sangatlah penting. Bahkan informasi dianggap sebagai salah satu sumber daya utama organisasi, selain personel, material, mesin dan dana. Ketersedian informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu menjadi faktor kritis dalam pengambilan keputusan, yang pada akhirnya mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Gordon B.Davis dan Margrethe H.Olson (1988) dalam buku Management Information System Conceptual Foundation, structure and Development mendefiniskan sistem informasi manajemen sebagai berikut :

“suatu sistem manusia & mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model-model untuk analisis, perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan, dan sebuah basis data”.

Dari definsi tersebut, ditegaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) selalu berhubungan dengan pengolahan sistem informasi yang berbasis komputer (computer- based information system). Elemen non komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin. Kedua elemen tersebut harus digunakan secara terpadu melalui serangkaian dialog antara komputer dan manusia sebagai pengolahnya. Dengan demikian, definisi tersebut mempunyai arti bahwa pakar di bidang SIM harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komputer sebagai mesin pengolahan informasi dan pemahaman tentang kemampuan manusia sebagai pengolah informasi serta perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Yang perlu diketahui adalah pengertian mengenai sistem informasi dan teknologi informasi. Sistem Informasi lebih menekankan kepada sisi kebutuhan akan perlunya sebuah sistem yang dapat menjamin terciptanya arus informasi yang efisien dan efektif.

Sedangkan teknologi informasi berkepentingan untuk menjawab kebutuhan tersebut dengan menyediakan spesifikasi teknologi yang diperlukan. Sistem Informasi lebih memfokuskan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis perusahaan, sementara pada teknologi informasi lebih ditekankan pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan.

P E N D A H U L U A N

1

(14)

Dari pengertian tersebut, sistem informasi mempunyai cakupan lebih luas dibandingkan dengan teknologi informasi sebagaimana terlihat pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1. Faktor Sistem Informasi

1.2. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

Secara garis besar pemanfaatan teknologi informasi dapat dilihat dari dua sudut, yaitu fokus atau harapan manajemen terhadap penggunaan teknologi informasi dan penggunaan atau fungsinya untuk memenuhi harapan tersebut.

FUNCTIONAL USE FUNCTIONAL USE

Remain In Business 5 People Systems,

Home Computers Remain In Business 5 People Systems,

Home Computers

Make Money 4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service Make Money 4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service

Save Money

2 Financial, Manufacturing, Services

1 Administrative Save Money

1 Administrative

Organizational Effectiveness 5 Restructuring of the Industry 4 Restructuring of the Organization 3 Growth and Increase in Market Share Organizational Effectiveness

5 Restructuring of the Industry 4 Restructuring of the Organization 3 Growth and Increase in Market Share

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management

MANAGEMENT FOCUS MANAGEMENT FOCUS

Above the Line

Below the Line

1 2

3 4

5

Reaching the Consumer

Enhancing Products and Services

Leveraging Investment

Reducing Costs

Enhancing Executive Decision Making Make Money

4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service

Save Money

1 Administrative

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Make Money

4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Save Money

1 Administrative Make Money 4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Organizational Effectiveness 5 Restructuring of the Industry 4 Restructuring of the Organization 3 Growth and Increase in Market Share Organizational Effectiveness

Save Money

1 Administrative Make Money 4 Mega Decisions 3 Marketing, Distribution,

Customer Service

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Remain In Business

5 People Systems, Home Computers Remain In Business 5 People Systems,

Home Computers

Customer Service

Save Money

1 Administrative Remain In Business 5 People Systems,

Home Computers

Customer Service

Organizational Effectiveness 5 Restructuring of the Industry 4 Restructuring of the Organization 3 Growth and Increase in Market Share Organizational Effectiveness

Save Money

Home Computers

Customer Service

Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Operational Control 2 Asset Management 1 Process Management Organizational Effectiveness 5 Restructuring of the Industry 4 Restructuring of the Organization 3 Growth and Increase in Market Share Organizational Effectiveness

Save Money

Home Computers

Customer Service

4 5

3 4

5

2 3

4 5

1 2

3 4

5

Gambar 1.2. Tingkat Penggunaan Teknologi Informasi

(15)

3 Pendahuluan Evolusi penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan dapat dikategorikan menjadi lima tingkatan (Keneth Primozic) yaitu :

a. Reducing Cost

Pemanfaatan teknologi informasi bertujuan untuk menunjang perusahaan dalam mencapai efisiensi proses kerja atau aktivitas operasional sehari-hari. Contohnya adalah penggunaan komputer untuk membuat dokumen, serta menyimpan data- data perusahaan dalam bentuk elektronis.

b. Leveraging Investment

Teknologi informasi sudah dianggap sebagai asset perusahaan yang menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan teknologi serupa (value for money). Biasanya perbandingan tersebut dilihat dari seberapa menguntungkan seandainya teknologi informasi menggantikan teknologi terdahulu dalam proses penciptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan perusahaan. Sebagai contoh penggunaan e-mail yang dapat menghemat biaya pengiriman dokumen.

c. Enhancing Product and Services

Teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa sehingga secara alamiah meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Kriteria yang dipakai adalah seberapa jauh tingkat efektifiktas teknologi informasi yang dimiliki . Manajemen akan melihat apakah implementasi teknologi informasi dapat meningkatkan pendapatan(revenue) perusahaan atau tidak. Salah satu ukuran yang dipakai adalah market share. Jenis-jenis teknologi informasi yang dipakai disini secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan seperti call center atau hot line yang dapat melayani pertanyaan-pertanyaan sampai dengan instruksi-instruksi yang diinginkan pelanggan, sehingga para pelanggan tidak harus datang dan antre.

d. Enhancing Executive Decision Making

Pada tahap ini perusahaan yang sudah berkembang mempertimbangkan untuk memperbaiki kinerja internal perusahaan. Caranya adalah dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan keputusan. Decision Support System (DSS) dan Executive Information System (EIS) adalah dua jenis aplikasi teknologi informasi yang mendominasi perusahaan-perusahaan modern yang ingin meningkatkan kualitas manajemen dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Tidak sedikit perusahaan-perusahaan yang memutuskan perubahan besar seperti restrukturisasi, business process reengineering, total quality management, change management dan program manajemen perubahan lainnya untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Teknologi informasi sebagai fasilitas penunjang dalam pengambilan keputusan dilihat sebagai salah satu komponen utama yang menjadi pedoman dalam pendefinisan sistem dan prosedur perusahaan yang baru.

(16)

e. Reaching the Consumer

Pada tahap ini merupakan evolusi terakhir yang dialami, terutama oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Pada tahap ini, perusahaan secara agresif melakukan eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk menjangkau para pelanggan atau calon pelanggan di mana saja, kapan saja 24 jam sehari dan 7 hari seminggu.

Contohnya adalah home banking yang menawarkan kepada nasabah untuk melakukan transaksi pembayaran listrik, telepon, melihat saldo dan sebagainya.

Jika dianalisis lebih jauh, kelima era tersebut dapat dikategorikan menjadi dua bagian. Pada kedua era pertama, terlihat bahwa tujuan perusahaan melibatkan penggunaan teknologi informasi adalah untuk menghemat pengeluaran atau biaya-biaya perusahaan (reducing the cost by saving money). Pada era globalisasi, ketika teknologi informasi merupakan salah satu kunci keberhasilan usaha, perusahaan yang masih berada pada kedua tahap evolusi ini dapat digolongkan sebagai perusahaan tradisional. Sementara golongan kedua adalah tahap-tahap ketika teknologi informasi sudah digunakan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan (make money). Bahkan dalam beberapa industri, teknologi informasi mutlak dibutuhkan

1.3. PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPELABUHANAN

PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa kepelabuhanan dengan kegiatan usaha meliputi : - Perairan dan kolam pelabuhan untuk lalu lintas pelayaran dan tempat kapal

berlabuh

- Pemanduan dan penundaan kapal keluar masuk pelabuhan, olah gerak kapal dalam kolam pelabuhan, serta jasa pemanduan dan penundaan kapal-kapal yang melakukan pelayaran dari suatu pelabuhan ke pelabuhan lainnya, serta jasa angkutan bandar

- Fasilitas untuk kapal bertambat dan melakukan bongkar muat barang dan hewan - Fasilitas pergudangan dan lapangan penumpukan barang

- Terminal petikemas untuk melayani bongkar muat petikemas di pelabuhan - Terminal curah untuk melayani bongkar muat barang curah

- Bongkar muat barang di terminal konvensional

- Terminal penumpang untuk embarkasi dan debarkasi penumpang kapal laut - Fasilitas listrik, air minum dan telepon untuk kapal dan umum dalam daerah

lingkungan kerja pelabuhan

- Sewa lahan untuk industri, bangunan dan ruangan perkantoran umum

Fungsi dan peran pelabuhan dalam menunjang sistem perekonomian nasional sangat penting dan strategis mengingat fungsi pelabuhan sebagai pintu gerbang dan interface intermoda transportasi dalam sistem perdagangan nasional/internasional.

(17)

5 Pendahuluan Dalam kegiatan operasionalnya, PT Pelabuhan Indonesia (Persero) mengemban 2 tugas dan misi utama pemerintah yaitu sebagai salah satu sumber pendapatan negara yang harus memberikan kontribusi laba yang sebesar-besarnya dan sekaligus memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna pelabuhan untuk menjaga kelancaran arus kapal dan barang. Beberapa peran utama dari pelabuhan yang dapat diwujudkan untuk memberikan pelayanan dengan kualitas prima antara lain

a. Peran pelabuhan di masa depan sebagai :

- Pusat informasi kapal, barang, dan penumpang yang lengkap, up to date yang mampu melayani kebutuhan mitra usahanya di seluruh dunia,

- Pusat logistik dan distribusi barang pada tingkat nasional dan regional,

- Simpul pertemuan di antara kapal, barang, penumpang dan moda angkutan lain yang efisien, mudah dan nyaman.

b. Pelayanan kepelabuhanan dimana pelabuhan berperan sebagai

- Penyediaan jasa pelayanan kepelabuhanan yang mampu menjamin lalu lintas kapal, barang dan penumpang yang lancar dan cepat dengan nilai pelayanan yang sesuai dengan harapan mitra usaha

- Konservator barang dan fasilitas dari mitra usaha yang efektif, aman dan terpercaya

- Pengelola dan penjaga kelestarian lingkungan pelabuhan yang bertanggung jawab.

c. Kemitraan usaha, dimana pelabuhan berperan sebagai

- Pelopor pengembangan komunitas pelabuhan yang terpadu, serta

- Pelopor pengembangan jaringan kerja sama antar pelabuhan pada tingkat nasional dan internasional yang proaktif .

Untuk mewujudkan peran tersebut, diperlukan peranan penggunaan Sistem Informasi Manajemen secara terpadu dengan pertimbangan digambarkan dalam tabel 1.1.

1.4. ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPELABUHANAN

PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Indonesia telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Terpadu baik untuk menunjang kegiatan operasional sehari-hari dan memenuhi kebutuhan penyedian informasi internal perusahaan maupun eksternal.

Gambaran umum mengenai arsitektur Sistem Informasi Manajemen di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) dapat dilihat pada Gambar 1.3.

(18)

Tabel 1.1. Isu strategis Jasa Kepelabuhanan dengan Peranan Sistem Informasi

ISU STRATEGIS DESKRIPSI

1. Peranan strategis sumber daya informasi

Persaingan usaha jasa yang ketat di masa mendatang memerlukan



pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya informasi secara efektif dan efisien.

Ketergantungan usaha jasa pada sumber daya informasi

 (hardware,

software, brainware) sangat besar dan menentukan keberhasilan usaha perusahaan.

Kontribusi terpenting dari penerapan Sistem Informasi Manajemen



adalah jasa pelayanan yang cepat, murah, berkualitas tinggi dan semakin baik serta interaksi dengan pelanggan secara mudah.

Dalam hal ini telah terjadi pergeseran peranan Sistem Informasi



Manajemen, yang sebelumnya hanya berfungsi sebagai “back office processing” dalam bentuk dukungan administrasi perkantoran, menjadi

“enabler” dalam bisnis jasa kepelabuhanan.

2. Perekonomian dan perdagangan yang semakin global

Globalisasi ekonomi dan perdagangan yang semakin meningkat setiap



tahunnya sebagian besar dipengaruhi oleh peran teknologi informasi dalam menyediakan informasi yang diperlukan dalam proses pembuatan keputusan, memperbaiki dan menyempurnakan proses bisnis (peningkatan efektifiktas dan efisiensi), kegiatan inovatif dan menjadi kontributor penentu serta signifikan dalam proses membangun dan memelihara keunggulan kompetitif.

3. Posisi dan Peran Teknologi Informasi dalam jasa kepelabuhanan

Posisi dan peran teknologi informasi dalam kegiatan jasa, termasuk jasa



kepelabuhanan menjadi makin signifikan dan menentukan, khususnya dalam pengelolaan jasa terminal petikemas, dimana dibutuhkan sistem yang mampu menyediakan semua informasi tentang petikemas, mulai dari asal, tujuan, pemilik, status, sampai dengan posisi petikemas di lapangan penumpukan secara akurat, tepat waktu dan tepat tempat.

Penggunaan teknologi

 electronic data interchange (EDI) pada jasa kepelabuhanan dan kepabeanan.

Kapal petikemas generasi terbaru

 (post panamax) berdampak pada

kebutuhan prasarana dan sarana bongkar muat termasuk teknologi informasi.

Penggunaan teknologi canggih seperti

 Vessel Traffic Information System

(VTIS) dan Radio Frequency Identification Device (RFID) agar mampu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan melalui teknologi informasi.

4. Jaminan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

Isu dan visi dari peran pelabuhan di masa mendatang adalah menjamin



pelayanan jasa kepelabuhanan yang cepat, tepat dan akurat, memuaskan dan berfokus pada pelanggan.

5. Implementasi Good Corporate Governance

Untuk menerapkan prinsip-prinsip GCG yaitu transparansi, akuntabilitas,



responsibility, independent dan fairness memerlukan persyaratan penyediaan informasi dalam bentuk berbagai pelaporan manajemen secara cepat, tepat dan akurat. Hal ini hanya dapat diperoleh dengan bantuan Sistem Informasi yang terpadu.

(19)

7 Pendahuluan

Pelayanan Jasa Pelabuhan Pelayanan PelabuhanJasa

Seleksi, Validasi SimpanDan Data Seleksi, Validasi

Dan Simpan

Data Electronic

Data Interchange Electronic

Data Interchange

Akses Basis Data

Eksternal Akses Basis Data

Eksternal Bisnis

Jasa Pelabuhan

Mitra Usaha

Informasi Eksternal

WAREHOUSEDATA TERPADU

DATA WAREHOUSE

TERPADU IntranetIntranet

Mitra Usaha, Stackholder,

NSW Mitra Usaha, Stackholder, Internet NSW

Internet Sarana Akses Analisis dan Penyajian

Sarana Akses Analisis dan Penyajian

Pembuat Keputusan Pembuat Keputusan ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

PT. ( PERSERO ) PELABUHAN INDONESIA II

Gambar 1.3. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Kepelabuhanan

Penjelasan tentang model arsitektur tersebut adalah sebagai berikut :

- Data dan informasi di lingkungan perusahaan akan disimpan dan dikelola dalam sebuah data warehouse, yaitu sebuah sistem yang mampu mendukung kebutuhan informasi para eksekutif dan mempunyai 2 (dua) komponen pokok yaitu :

(1) informasi tentang peristiwa yang telah terjadi misalnya transaksi pelayanan kapal, pelayanan petikemas dan pelayanan barang

(2) sarana (tools) untuk melakukan analisa strategi dari informasi tersebut, misalnya sistem pendukung keputusan (decision support system ) dan sistem informasi eksekutif (executive information system).

- Informasi yang masuk bisa berasal dari lingkungan eksternal dan dari basis data terdistribusi di lingkungan perusahaan, akan diseleksi dan divalidasi terlebih dahulu sebelum disimpan ke dalam data warehouse. Informasi yang berasal dari lingkungan internal bisa berupa keluaran dari operasional pelayanan, kebijaksanaan, dan informasi sumber daya. Informasi yang berasal dari lingkungan eksternal misalnya informasi pasar, pesaing, transaksi pelanggan dan pemasok.

- Teknologi electronic data interchange (EDI) serta teknologi internet yang saat ini sudah digunakan untuk keperluan administrasi kepabeanan dan kepelabuhanan, merupakan sarana yang efektif dan efisien dalam melakukan transaksi dengan pengguna jasa.

- Pemakai dari sistem informasi PT Pelabuhan Indonesia (Persero) terdiri atas pemakai internal (manajemen dan para decision maker) dan pemakai eksternal (pengguna jasa, masyarakat umum, pemegang saham dan para stakeholder lainnya). Pemakai internal dapat mengakses data perusahaan yang terdapat dalam data warehouse seperti : sarana akses, analisis dan penyajian melalui intranet (jaringan internet di lingkungan perusahaan),

(20)

sedangkan para pemakai eksternal dapat mengakses data melalui jaringan internet dengan batas kewenangan tertentu, misalnya untuk melihat informasi pelayanan jasa kapal dan barang.

- Teknologi internet memberi peluang kegiatan usaha di lingkungan perusahaan, khsususnya meningkatkan image atau profil perusahaan melalui pembuatan website perusahaan serta meningkatkan hubungan komunikasi dengan pengguna jasa dan stakeholder lainnya. Sedangkan penggunaan intranet memberi peluang untuk meningkatkan produktivitas, komunikasi antar unit kerja (collaborative work & cross functional), penyajian kegiatan usaha, perencanaan dan mendukung proses pembuatan keputusan

(21)

9 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan Sistem Informasi Manajemen yang ada di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) dapat dikategorikan sebagai berikut :

 SIM Operasional, yaitu aplikasi yang digunakan untuk transaksi pelayanan jasa kepelabuhanan meliputi pelayanan kapal, barang umum, terminal petikemas dan rupa- rupa usaha(pas, sewa lahan/bangunan, penyediaan air dan listrik).

 SIM Keuangan, yaitu aplikasi yang digunakan untuk membantu pencatatan data-data keuangan seperti pendapatan, biaya, hutang-piutang, penggajian, perpajakan, gudang persediaan, anggaran dan pencatatan aktiva.

 SIM Administrasi Kepegawaian & Umum, yaitu aplikasi yang digunakan untuk mencatat data-data kepegawaian seperti data diri pegawai, data keluarga, riwayat pendidikan, riwayat jabatan dan kondite serta otomatisasi administrasi perkantoran.

 SIM Teknik, yaitu aplikasi yang digunakan pencatatan spesifikasi teknis aktiva, pemeliharaan alat/fasilitas (planned maintenance system), serta untuk memantau progress pekerjaan / pengendalian proyek.

2.1. SIM OPERASIONAL

Sesuai dengan bidang usaha kepelabuhanan, SIM Operasional digunakan sebagai sarana bantu untuk mencatat bukti transaksi yaitu :

o Pelayanan kapal, meliputi jasa labuh, jasa pandu, jasa tunda dan jasa kepil o Pelayanan Barang, meliputi usaha terminal, barang umum dan barang petikemas o Pelayanan Rupa-rupa usaha meliputi persewaan tanah/bangunan, penyediaan air

bersih, sambungan listrik, pengusahaan alat.

Sedangkan untuk pelaporan kegiatan kepelabuhanan kepada instansi pemerintah, menggunakan format SIMOPPEL (Sistem Informasi Manajemen Operasional Pelabuhan) yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut. Gambaran mengenai lingkup aplikasi operasional, dapat dilihat pada Gambar 2.1.

2.1.1 Sub sistem Pelayanan Kapal

Merupakan Sub sistem yang digunakan untuk membantu proses permintaan pelayanan, perencanaan, realisasi pelayanan dan penerbitan nota atas pelayanan jasa kapal meliputi jasa labuh, tambat, tunda, kepil, air kapal dan sampah kapal.

RUANG LINGKUP SIM KEPELABUHANAN

2

(22)

Gambar 2.1. Aplikasi Operasional

Gambaran mengenai proses yang ada dalam Sub sistem pelayanan kapal dapat dilihat pada gambar 2.2 dengan penjelasan sebagai berikut.

1) Pendaftaran Pelanggan

Pendaftaran pelanggan merupakan proses untuk mencatat dan verifikasi data-data calon pelanggan. Hasil verifikasi kemudian di entry ke dalam database pelanggan. Pada database komputer, setiap pelanggan diberi kode unik untuk membedakan satu pelanggan dengan lainnya.

2) Pendaftaran Data Master Kapal

Perusahaan pelayaran harus menyerahkan data-data master kapal yang akan berkunjung ke suatu pelabuhan. Setiap kapal diberi kode kapal yang sifatnya unik. Data kapal tersebut kemudian dientry ke dalam tabel referensi master kapal seperti kode kapal, nama kapal, GT (gross tonnage) kapal, bendera, jenis pelayaran, agen dan lain sebagainya. Beberapa field pada tabel referensi master kapal merupakan penentu besarnya tarif jasa pelayanan kapal seperti besaran GT Kapal dan bendera kapal (US$ atau rupiah).

(23)

11 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan Gambar 2.2. Siklus Pelayanan Jasa Kapal

3) Pemberitahuan Kedatangan Kapal

Dapat berupa PKK (Pemberitahuan Kedatangan Kapal) atau istilah yang digunakan oleh Bea Cukai yaitu Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP)/Jadwal Kedatangan Sarana Pengangkut (JKSP). Dokumen tersebut harus disampaikan kepada PT Pelabuhan Indonesia (Persero) oleh perusahaan/agen pelayaran 2 x 24 jam sebelum kapal tiba.

4) Rencana Penambatan Kapal & Operation planning (RPK/OP)

Dokumen RPK/OP dibuat oleh agen perusahaan pelayaran untuk pemesanan/booking tambatan kepada Terminal Operator(TO)/Tempat Penimbunan Sementara(TPS). Dokumen RPK/OP yang sudah diapproved oleh TO/TPS diajukan ke PPSA/cabang pelabuhan, dan ditembuskan ke Adminstrator Pelabuhan dilampiri dengan dokumen barang yaitu manifest dan bayplan.

Oleh Cabang Pelabuhan, dokumen RPK/OP merupakan bahan evaluasi untuk pengalokasian tambatan dengan memperhatikan aspek:

ketersediaan tambatan, kecukupan draft dan apakah peruntukan sesuai/

tidak. Bila semuanya memenuhi syarat, cabang pelabuhan menetapkan dokumen RPK/OP dan disampaikan kepada TO/TPS dengan tembusan Adpel.

(24)

Pada Pelabuhan Cabang Tanjung Priok, mekanisme penyampaian dokumen RPK/OP sudah menggunakan media internet, sehingga mempercepat penyampaian dokumen dan mengurangi kontak person. Database RPK/OP digunakan sebagai bahan referensi dalam penetapan dokumen Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang (PPKB).

5) Pengajuan, Evaluasi dan Pelayanan PPKB

Perusahaan pelayaran mengajukan permintaan pelayanan terlebih dahulu kepada PT Pelabuhan Indonesia (Persero) melalui dokumen Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang (PPKB)/bentuk formulir 1A. Jenis pelayanan kapal (service code)meliputi : labuh/tambat, pandu/tunda, dan air kapal.

Perusahaan pelayaran yang tidak mengajukan PPKB, dikenakan denda sebesar 200% dari tarif dasar.

Pada masing-masing cabang pelabuhan, ditentukan batas waktu jam minimum pengajuan. Keterlambatan pengajuan PPKB dikenakan denda sebesar 25%. Sebagai contoh adalah batas waktu permohonan/pembatalan pelayanan kepanduan.

Tabel 2.1. Pengajuan, Evaluasi dan Pelayanan PPKB MINIMUM WAKTU PERMINTAAN/PEMBATALAN

Kapal Tiba Kapal Keluar Gerakan Tersendiri

Permintaan Pembatalan/

Perubahan Permintaan Pembatalan/

Perubahan

12 Jam 2 Jam 6 Jam 2 Jam 6 Jam 2 Jam

6) Penetapan Rencana Kegiatan Pelayanan Jasa Kapal

Setiap permohonan PPKB kemudian diteliti dan diverifikasi oleh petugas PPSA/Divisi Jasa untuk kemudian ditetapkan waktu pelayanan dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk pelayanan kapal. Hal-hal yang diperhatikan dalam penetapan PPKB adalah :

• Kesesuaian agen

• Apakah kapal terdaftar

• Apakah waktu pelayanan lewat

• Apakah pengajuan dilakukan dua kali

• Apakah terdapat dokumen : RKSP, free patique, kelaikan kapal/SIB, RPK/OP, manifest dan bayplan

• Apakah agen mempunyai piutang

• Apakah agen sudah membayar uang jaminan

• Apakah tersedia fasilitas yang cukup 7) Pelayanan Jasa Labuh

Urutan proses perekaman kegiatan jasa labuh adalah sebagai berikut:

(25)

13 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan

• Petugas menara melakukan monitoring atas kapal yang akan berlabuh;

• Setelah kapal tiba, petugas menara segera mengisi form bukti labuh secara manual;

• Data bukti labuh kemudian dientry ke dalam komputer, dan menghasilkan database labuh;

• Berdasarkan database labuh, dapat dibuat laporan harian posisi kapal yang sedang berlabuh;

8) Pelayanan Jasa Pandu dan Tunda

Urutan proses perekaman kegiatan jasa pandu/tunda/kepil adalah sebagai berikut:

• Divisi Kepanduan mengisi nama pandu dan nama kapal tunda pada form 2A1 sebagai Surat Perintah Kerja (SPK);

• Dilaksanakan pelayanan pemanduan dan penundaan;

• Petugas pandu mencatat jam pelayanan pandu pada form 2A1 serta jam gerak kapal tunda;

• Hasil pencatatan petugas pandu harus diketahui oleh nakhoda kapal yang dipandu;

• Data-data yang ada pada form 2A1 kemudian dientry ke dalam komputer menghasilkan database pandu/tunda/kepil;

• Berdasarkan database pandu/tunda/kepil, dapat dibuat laporan harian pelayanan pemanduan dan gerakan kapal tunda;

9) Pelayanan Jasa Tambat

Urutan proses pengentrian jasa penambatan kapal adalah sebagai berikut:

• Petugas di pangkalan mencatat jam ikat tali pada saat kapal masuk ke tambatan, serta jam pandu turun kapal.

• Petugas di pangkalan mencatat jam lepas tali pada saat kapal masuk ke tambatan, serta jam pandu naik kapal.

• Hasil pencatatan petugas di pangkalan, ditulis dalam formulir 2A2;

• Data-data yang ada pada form 2A2 kemudian di entry ke dalam komputer menghasilkan database tambat;

• Berdasarkan database tambat, dapat dibuat laporan harian posisi kapal di tambatan;

10) Pelayanan Air

Urutan proses pengentrian jasa pengisian air kapal adalah sebagai berikut:

• Berdasarkan permintaan pengisian air kapal, dibuatkan Surat Perintah (SPK) pengisian air kapal.

• Dilakukan pelayanan pengisian air kapal.

(26)

• Dilakukan pencatatan atas realisasi pengisian air kapal pada formulir 2A3;

• Data-data yang ada pada form 2A3 kemudian dientry ke dalam komputer menghasilkan database air kapal;

• Berdasarkan database air kapal, dapat dibuat laporan harian realisasi pengisian air kapal;

11) Pelayanan Sampah

Urutan proses pengentrian jasa pembersihan sampah kapal adalah sebagai berikut:

• Dilakukan pelayanan pembersihan sampah kapal.

• Dilakukan pencatatan atas realisasi pembersihan sampah kapal pada formulir 2A3;

• Data-data yang ada pada form 2A3 kemudian di entry ke dalam komputer menghasilkan database sampah kapal;

12) Cetak Daftar Kapal Keluar

Proses cetak daftar kapal keluar dilakukan secara harian untuk mengetahui kapal mana saja yang sudah berangkat keluar pelabuhan, untuk dibuatkan nota tagihan pelayanan jasa kapal.

Sumber data untuk proses cetak daftar keluar adalah database 2A1 yang berisi pelayanan jasa pemanduan dan penundaan. Hasil cetak daftar keluar harus dikoordinasikan dan dikonfirmasikan dengan Divisi Pemanduan untuk memastikan bahwa daftar kapal yang keluar adalah benar.

13) Cetak Daftar Transaksi Jasa Kapal (DTJK)

Apabila hasil cetak daftar kapal keluar (DKK) sudah benar, dapat dilanjutkan dengan proses cetak data transaksi jasa kapal (DTJK). Fungsi proses ini adalah untuk mengecek apakah semua transaksi pelayanan jasa kapal sudah dientry ke dalam komputer, serta untuk memastikan bahwa hasil pengentrian ke dalam komputer adalah benar.

Proses cetak DTJK dilakukan secara harian dan dilakukan oleh Divisi Pelayanan Jasa. Apabila terdapat kesalahan/data tidak lengkap, harus dilakukan perbaikan/koreksi data.

14) Cetak Pranota Tagihan Jasa Kapal (Bentuk 3A)

Apabila hasil cetak data transaksi jasa kapal (DTJK) sudah benar, dapat dilanjutkan dengan proses cetak pranota kapal (bentuk 3A). Pranota kapal merupakan rincian atas aktivitas kapal mulai dari kapal berlabuh, masuk ke tambatan, tambat, shifting, dan keluar dari pelabuhan. Berdasarkan ketentuan tarif yang berlaku, maka dapat dihitung total tagihan untuk pelayanan jasa kapal.

(27)

15 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan 15) Verifikasi Pranota

Proses cetak pranota kapal dilakukan secara harian dan dilakukan oleh Divisi Pelayanan Jasa. Hasil cetak pranota harus diverifikasi secara cermat untuk menghindari kesalahan perhitungan. Apabila sudah benar, dapat dilanjutkan dengan proses cetak nota (bentuk 4A).

16) Cetak Nota Tagihan Jasa Kapal (Bentuk 4A)

Apabila proses cetak pranota sudah diverifikasi dan dinyatakan benar, Divisi Keuangan mencetak nota tagihan jasa kapal (bentuk 4A). Pada bentuk 4A, hanya tercantum jumlah uang sesuai jasa kapal yang harus dibayar oleh pengguna jasa.

17) Cetak Laporan Harian Penerbitan Jasa Kapal

Divisi Keuangan mencetak laporan harian nota yang diterbitkan sebagai pengendalian dan monitoring atas nota yang terbit.

18) Transfer Nota Kapal ke Jurnal Penjualan Jasa

Transfer nota merupakan proses pencatatan pendapatan jasa kapal pada Jurnal Penjualan Jasa (JPJ) pada aplikasi Keuangan (general ledger). Sumber datanya adalah data nota kapal yang sudah diterbitkan.

19) Cetak Ekspedisi Pengiriman Nota Kapal per Agen

Divisi Keuangan mencetak ekspedisi nota per agen agar memudahkan dalam proses pengiriman nota kepada pihak agen.

20) Entry Tanda Terima Nota Kapal

Setiap nota kapal yang disampaikan kepada agen, harus dicatat tanggal diterimanya nota tersebut oleh agen. Pencatatan tersebut sebagai dasar perhitungan umur piutang (aging) apabila nota-nota tersebut belum dilunasi.

21) Pelunasan Nota Kapal

Pelunasan nota adalah proses pembayaran nota tagihan jasa kapal oleh agen pelayaran, yang dapat dilakukan melalui bank/kasir. Beberapa cabang di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) sudah melakukan kerjasama dengan pihak bank untuk menerapkan aplikasi Cash Management System (CMS), yaitu aplikasi pendebetan rekening perusahaan pelayaran oleh pihak PT Pelabuhan untuk pelunasan tagihan pelayanan jasa kapal.

22) Cetak Laporan dan Evaluasi

Cetak laporan dan evaluasi merupakan sarana untuk menyajikan informasi yang terkait dengan transaksi jasa kapal sampai dengan pelunasan nota.

Informasi yang disajikan misalnya laporan produksi dan pendapatan, laporan bulanan produksi pandu dan tunda, laporan harian gerakan kapal dan sebagainya.

(28)

2.1.2. Sub sistem Pelayanan Barang

Merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu proses perencanaan, realisasi dan penerbitan nota atas pelayanan jasa barang meliputi jasa dermaga dan jasa penumpukan.

Jasa barang terbagi atas dua kategori yaitu pelayanan barang non petikemas (general cargo,curah cair, curah kering dsb) dan barang petikemas.

2.1.2.1 Tahapan Pelayanan Jasa Barang Bongkar

Gambaran mengenai proses dalam Sub sistem pelayanan jasa barang dapat dilihat pada gambar 2.3. dengan penjelasan sebagai berikut :

Gambar 2.3. Tahapan Proses Pelayanan Barang

1) Penerimaan & Evaluasi Permintaan Pelayanan Barang

Perusahaan pelayaran mengajukan permintaan pelayanan barang kepada pengelola cargo terminal dengan melampirkan dokumen Stowage Plan, dan Manifest.

2) Penyusunan Rencana Kegiatan Bongkar

Berdasarkan Manifest, pengelola cargo terminal menyusun rencana kegiatan bongkar berupa Operation Planning (OP), Daftar Urutan Barang dan Rencana Distribusi Barang (angkutan langsung/gudang/penumpukan), kesiapan alat kesiapan tenaga buruh dan ketersediaan ruang penumpukan.

(29)

17 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan 3) Pelaksanaan Bongkar Barang

Perusahaan Bongkar muat melakukan kegiatan bongkar barang berdasarkan rencana yang telah disusun. Setelah realisasi bongkar, harus dilakukan pencatatan kegiatan meliputi tally sheet, time sheet, cargo damage list, short & over landed list dan daily report.

4) Pemindahan Muatan

Untuk angkutan langsung dilakukan pemindahan muatan langsung ke kendaraan. Sedangkan angkutan tidak langsung dilakukan pemindahan muatan dari dermaga ke lapangan/gudang penumpukan.

5) Pelaksanaan Penumpukan

Berdasarkan manifest dan Rencana Alokasi Penumpukan, dilakukan realisasi penumpukan ke gudang/lapangan. Setelah kegiatan penumpukan harus dilakukan pencatatan kegiatan berupa tally gudang/lapangan serta pembuatan laporan Realisasi Penumpukan Gudang/Lapangan dan entry Bukti Pemakaian Ruang Penumpukan (BPRP – IN).

6) Pembayaran Jasa Penumpukan

Pemilik barang/EMKL mengajukan permintaan delivery barang dengan dilengkapi delivery order dan BPRP-IN. Berdasarkan permintaan tersebut kemudian diterbitkan BPRP-OUT dan dibuat Nota Penumpukan. Pemilik barang/EMKL harus melunasi nota penumpukan sebelum proses delivery dilaksanakan melalui bank.

7) Pelaksanaan Delivery

Berdasarkan surat permintaan delivery dan pelunasan nota penumpukan, diterbitkan Surat Persetujuan Delivery (SPD). Pemilik barang/EMKL yang telah mendapat SPD, harus memberitahukan kepada pihak Terminal Operator sebelum pelaksanaan delivery.

8) Evaluasi Kinerja

Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan, dilakukan pembuatan laporan mengenai realisasi kegiatan baik produksi maupun kegiatan, serta pelaporan yang terkait dengan Key Perfomance Indicator (KPI).

(30)

2.1.2.2 Tahapan Pelayanan Jasa Barang Muat

Gambaran proses kegiatan barang muat, dapat dilihat pada Gambar 2.4 dengan penjelasan sebagai berikut :

Penerimaan Pelayanan Muat Barang

Penyusunan Penerima Muat

Pelaksanaan Receiving

Pelaksanaan Penumpukan &

Entry BPRP-in

Pelunasan Nota Pemindahan Muatan

dari penumpukan Pelaksanaan

Muat Evaluasi Kinerja

Operasional

Via Penumpukan

1 2 3

4

5

6 7

8 9

Gambar 2.4. Tahapan Pelayanan Jasa Barang Muat

1) Penerimaan Pelayanan Muat Barang

Pemilik barang mengajukan permintaan pelayanan barang kepada pengelola cargo terminal dengan melampirkan dokumen shipping order/shipping instruction, loading list, stowage plan muat.

2) Penyusunan Rencana Kegiatan Muat

Berdasarkan permintaan pelayanan muat, dibuat operation planning. Penyusunan rencana kegiatan muat harus memperhatikan daftar kesiapan alat, kesiapan SDM/TKBM dan ketersediaan ruang penumpukan. Perencanaan muat harus menyajikan jadwal kerja (work scheduling) dan perkiraan waktu bekerja (Estimating Operational Time/EOT).

3) Dilakukan pemilahan apakah barang muat tersebut melalui penumpukan atau angkutan langsung.

4) Pelaksanaan Receiving

Untuk yang melalui penumpukan, dilakukan proses penerimaan barang di gudang/lapangan dengan memperhatikan resi gudang/

lapangan dan shipping instruction.

(31)

19 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan 5) Pelaksaanaan Penumpukan

Dilakukan proses penumpukan barang muat berdasarkan rencana yang telah dibuat. Pada kegiatan ini dilakukan pembuatan BPRP- IN sebagai awal perhitungan masa penumpukan

6) Pelunasan Nota Penumpukan

Berdasarkan permintaan Surat Muat, dibuat BPRP-OUT dan tagihan atas penumpukan dengan masa penumpukan dari BPRP- IN sampai dengan BPRP-OUT.

7) Pemindahan Muatan dari Penumpukan ke Dermaga

Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, dilakukan pemindahan muatan dari gudang/penumpukan ke sisi dermaga untuk dilakukan pemuatan barang ke kapal .

8) Pelaksanaan Muat

Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, dilakukan pemuatan ke kapal . Pada kegiatan ini harus dilakukan pencatatan kegiatan meliputi tally sheet, time sheet, cargo damage list, daily report.

9) Evaluasi Kinerja

Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan, dilakukan pembuatan laporan mengenai realisasi kegiatan baik produksi maupun kegiatan, serta pelaporan yang terkait dengan Key Perfomance Indicator (KPI).

2.1.3 Sub Sistem Pelayanan Rupa-rupa Usaha

Sub Sistem Pelayanan Rupa-rupa Usaha meliputi transaksi penerbitan nota tagihan atas persewaan lahan/bangunan, pencatatan pendapatan pas pelabuhan, penagihan pemakaian listrik dan penagihan pemakaian air dan persewaan alat.

Pada beberapa pelabuhan, Untuk memonitor penggunaan lahan/bangunan yang disewa, telah digunakan aplikasi berbasis web yang dapat menampilkan informasi dalam bentuk Geographical Information System (GIS).

2.1.4 Sub Sistem Pelaporan Operasional

Sistem Informasi Manajemen Operasional Pelabuhan (SIMOPPEL) adalah tata cara pengumpulan, pengolahan data dan penyajian informasi kegiatan pelabuhan baik pada pelabuhan yang diselenggarakan oleh PT Pelabuhan Indonesia (Persero) maupun yang diselenggarkan oleh pemerintah.

Laporan SIMOPPEL dimaksudkan untuk memperoleh kesatuan pengertian data dan informasi kegiatan operasional pelabuhan guna menghindarkan

(32)

penafsiran yang berbeda serta menciptakan keseragaman pelaksanaan teknis pengumpulan, pengolahan data, dan penyajian informasi serta analisis dan evaluasi kegiatan operasional pelabuhan.

Berdasarkan Keputusan Direktuer Jendral Perhubungan Laut No.PP 72/2/6-00 tanggal 12 September 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Operasional Pelabuhan (SIMOPPEL), Laporan SIMOPPEL disusun menurut jenjang dan tingkatan yang terdiri atas :

 Laporan SIMOPPEL Tingkat I merupakan tatacara penyajian data dan informasi serta analisis dan evaluasi kegiatan operasional pelabuhan. Untuk pelabuhan yang diselenggarakan oleh pemerintah dan pelabuhan khusus disusun oleh KANWIL, sedangkan untuk pelabuhan yang diselenggarakan oleh PT Pelabuhan Indonesia (Persero) disusun oleh Adpel;

 Laporan SIMOPPEL Tingkat II merupakan tata cara pengumpulan, pengolahan data dan penyajian informasi kegiatan operasional pelabuhan untuk pelabuhan yang diselenggarakan oleh pemerintah dan PELSUS(Pelabuhan Khusus) disusun oleh KANPEL (Kantor Pelabuhan) meliputi SATKER(Satuan Kerja) dan POSKER (Pos Kerja), sedangkan untuk pelabuhan yang diselenggarakan oleh PT Pelabuhan Indonesia (Persero) disusun oleh cabang pelabuhan dan kawasannya, PBM serta perusahaan pelayaran;

 Laporan SIMOPPEL Tingkat III merupakan tatacara pengumpulan, pengolahan data dan penyajian informasi kegiatan operasional pelabuhan yang berasal dari data dasar cabang pelabuhan dan kawasannya, PBM serta perusahaan pelayaran;

Laporan SIMOPPEL meliputi informasi trafik, kinerja, produksi jasa dan kekuatan alat produksi pelabuhan untuk dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam pembinaan pelabuhan. Sumber data untuk informasi SIMOPPEL berasal dari data dasar kegiatan operasional suatu cabang pelabuhan.

Informasi Trafik bertujuan untuk mengetahui

 Gambaran atas kunjungan kapal, arus dan distribusi barang, penumpang petikemas dan hewan yang melalui suatu pelabuhan.

 Tingkat perkembangan trafik di pelabuhan Informasi kinerja bertujuan untuk mengetahui

 Gambaran waktu pelayanan kapal, produktivitas bongkar muat, pemakaian fasilitas pelabuhan, tingkat kesiapan dan pemakaian peralatan pelabuhan.

 Tingkat efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa kepelabuhanan.

Informasi produksi bertujuan untuk mengetahui

 Gambaran jumlah satuan pelayanan jasa kepelabuhanan sesuai struktur tarif yang berlaku.

 Tingkat produksi pelayanan jasa kepelabuhanan

(33)

21 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan Informasi Kekuatan alat produksi bertujuan untuk mengetahui

 Gambaran posisi kekuatan alat produksi masing-masing jenis pelayanan jasa kepelabuhanan.

 Kondisi kekuatan alat produksi.

2.2. SIM KEUANGAN

SIM Keuangan terdiri atas Sub sistem yang digunakan untuk membantu pencatatan transaksi di bidang keuangan meliputi :

 Akuntansi Umum, digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang dapat dikelompokkan meliputi :

o Jurnal Kas Masuk (JKM) o Jurnal Kas Keluar (JKK) o Jurnal Penjualan Jasa (JPJ) o Jurnal Pengeluaran Barang (JPB)

o Jurnal Pembelian dan Pemborongan (JPP) o Jurnal Rupa-rupa (JRR)

Untuk akuntasi umum, kode rekening yang dipakai harus mengacu kepada Pedoman Akuntansi Perusahaan Pelabuhan Indonesia (PAPPI) yang telah berlaku mulai tanggal 1 Januari 2008.

Disamping itu Sub sistem akuntansi umum harus dapat menyajikan laporan keuangan seperti neraca lajur, laba rugi, dan arus kas sesuai format serta pelaporan lainya sesuai dengan PAPPI.

 Anggaran, digunakan untuk proses penyusunan anggaran meliputi aggaran triwulanan dan tahunan serta untuk pengendalian anggaran.

 Hutang piutang, digunakan untuk menyimpan dan menyajikan data hutang/piutang para debitur/kreditor.

 Penggajian, digunakan untuk menghitung penghasilan berupa gaji bulanan maupun penghasilan di luar gaji.

 Perpajakan (Pasal 21), digunakan untuk menyimpan seluruh data penghasilan yang dijadikan sebagai sumber data untuk pembuatan SPT pajak karyawan.

 Aktiva Tetap, digunakan untuk menyimpan data-data aktiva tetap terkait dengan keuangan seperti harga beli dan nilai penyusutan

 Gudang Persediaan, digunakan untuk menyimpan data persediaan barang serta transaksi data barang yang keluar/masuk gudang persediaan.

 Akuntansi biaya, digunakan untuk penerbitan laporan akuntansi biaya dengan sumber data berupa jurnal pendapatan dan biaya sebagai bahan evaluasi atas kontribusi pendapatan/biaya per segmen usaha.

(34)

Gambaran keterkaitan antar Sub sistem Keuangan dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut ini.

Anggaran Anggaran

Laporan Keuangan Laporan Keuangan

Akutansi Umum Akutansi Umum Akutansi

Biaya Akutansi Biaya

NotaNota

Hutang Piutang Hutang

Piutang InventoryInventory Perpajakan (Pasal 21) Perpajakan

(Pasal 21) Penggajian Penggajian Produksi Jasa

- Kapal - Barang - Rupa-Rupa Usaha Produksi Jasa - Kapal - Barang - Rupa-Rupa Usaha

Debitur Kreditur Debitur Kreditur

Gambar 2.5. SIM Keuangan

2.3. SIM PERSONALIA DAN UMUM

Sub sistem Personalia digunakan untuk mencatat data dan administrasi kepegawaian meliputi :

o Data kepegawaian seperti data diri pegawai, keluarga, riwayat pendidikan dan latihan, riwayat jabatan dan kondite.

o Penilaian Karya Pegawai (PKP).

o Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

o Data administrasi kepegawaian meliputi cuti, kenaikan gaji/penghasilan berkala, kehadiran, pelayanan kesehatan dan pembayaran asuransi.

o Data Pensiun.

Data pokok kepegawaian digunakan sebagai dasar untuk perhitungan gaji bulanan pada sistem penggajian.

Gambaran mengenai keterkaitan SIM personalia dan umum dapat dilihat pada gambar 2.6.

(35)

23 Ruang Lingkup SIM Kepelabuhanan Gambar 2.6. SIM Personalia dan Umum

2.4. SIM TEKNIK

SIM Teknik terdiri atas modul :

o Sarana & prasarana, digunakan untuk menyimpan spesifikasi data teknis alat dan fasilitas, perencanaan pemeliharaan (Planned Maintenance System) dan realisasi perawatan. Untuk peralatan, modul SIM Teknik dilengkapi dengan laporan kesiapan dan utilisasi alat.

o Pengendalian Proyek, digunakan untuk merekam data-data investasi baik yang sifatnya fisik maupun non fisik dan membuat laporan kemajuan investasi.

Kodefikasi alat/fasilitas yang ada pada SIM Teknik harus sinkron dengan kodefikasi alat/

fasilitas yang ada pada SIM Keuangan/aktiva tetap

sehingga memudahkan dalam pencatatan transaksi yang terkait dengan perubahan nilai alat/fasilitas.

Gambaran mengenai keterkaitan SIM Teknik dapat dilihat pada gambar 2.7.

(36)

Gambar 2.7. SIM Teknik