i
AKUNTANSI PERSEDIAAN
Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Vinsensia Pratiwi Anjarwati
NIM: 082114015
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
iv
“Orang
-orang yang berhenti belajar akan menjadi
pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus
belajar, akan menjadi pemilik masa depan.”
“
Ada dua hal yang tak bisa kembali dalam hidup: WAKTU &PERKATAAN. Pergunakanlah keduanya secara bijaksana agar
bermanfaat.”
By : Mario Teguh
Kupersembahkan karya tulis ini untuk:
Tuhan Yesus Kristus
Bapakku Libertus Didik dan Ibuku Emirita Karti W. Tercinta, yang tak henti-hentinya berdoa dan mendukungku selama ini
Kedua adikku Anastasia Hilda dan Aurelia Oktatila yang selalu memberikan semangat ketika di rumah
Pacarku R. Danangjaya Haryo yang sudah setia menemani, mendukung dan tak henti-hentinya memberi semangat selama proses penulisan skripsi ini
Tante Nia dan Om Chris yang selalu memberi nasehat dan masukkan
Teman-temanku tersayang dan seperjuangan Sisil, Bayu, Unggara, Christo, Jefri, Hiro, Ucup, Sigit, Sita, Anang, Roni, Amink, Nita, Jati, Wili, Feli.
vi
Puji syukur dan terimakasih kepada Allah Bapa di Surga, Bunda Maria,
Santo Yusuf dan Yesus, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada
penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan
untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program
Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan
dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih
yang tak terhingga kepada:
a. Tuhan Yesus Kristus memberi segala sesuatu dan menuntun penulis
sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
b. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyotamtama, S.J. selaku Rektor
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
c. Dr. Herry Maridjo, M.Siselaku Dekan Fakultas Ekonomi Sanata Dharma
Yogyakarta
d. Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Kepala Program Studi Akuntasi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
e. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt. selaku Dosen Pembimbing
Akademik Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
f. Dr. Francisca Ninik Yudianti, M.Acc.,QIA selaku Dosen Pembimbing
yang telah dengan sabar dan setia membimbing dan mengarahkan saya
vii
nasihat untuk kemajuan skripsi ini.
h. Dosen-dosen serta seluruh Staff karyawan Fakultas Ekonomi Unversitas
Sanata Dharma
i. Ayahku tercinta, atas doa, perhatian, cinta dan dukungan sampai sekarang
hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
j. Ibuku tercinta, perhatian, dukungan dan cintamu yang begitu sempurna
untuk perkembangan dan kemajuan penulis, hingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini
k. Adik-adikku, semangat, tawamu dan dukunganmu membuat penulis
semangat dalam menyelesaikan skripsi ini
l. Kekasihku, kasih sayang, dukungan, semangat dan nasehat selalu
menemani saat penulis menyelesaikan skripsi ini
m. Sahabat-sahabatku, Nita, Tyas, Diah, Diaz, Esti, Hari, Aryo, Rayi, Ongko,
Desi, Ersa, Yuyus, Mas Adi, Riki, Mas Yosi, Andreas, Thomas dan semua
sahabat-sahabatku. Untuk semua persahabatan yang sudah terjalin, tempat
bercanda dan tawa juga semua dukungan yang telah kalian berikan.
n. Kepala Cabang PT Kebayoran Pharma, Kepala Gudang dan Administrasi,
Mbak herti dan Mbak Siti, yang telah memberikan kesempatan untuk
penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran Pharma, untuk masukan,
nasehat, serta pengorbanan waktu yang telah diberikan untuk penulis,
mohon maaf jika pada saat penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran
ix
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS... v
HALAMAN KATA PENGANTAR... vi
HALAMAN DAFTAR ISI... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL... xi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xii
ABSTRAK... xiii
ABSTRACT... xiv
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah... 2
C. Batasan Masalah... 2
D. Tujuan Penelitian... 3
E. Manfaat Penelitian... 3
F. Sistematika Penulisan... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6
A. Sistem... 6
1. Definisi Sistem... 6
2. Karakteristik Sistem... 6
3. Tujuan Penyusunan Sistem... 8
B. Sistem Akuntansi... 8
1. Definisi Sistem Akuntansi... 8
2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi... 8
3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi... 10
C. Sistem Akuntansi Persediaan... 13
1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan... 13
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan... 14
3. Dokumen yang Digunakan... 16
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 18
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan. 19 D. Sistem Pengendalian Intern... 29
1. Definisi Sistem Akuntansi Pengendalian Intern... 29
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern... 29
3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Akuntansi Persediaan... 30
4. Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat Dipercaya... 33
BAB III METODE PENELITIAN... 35
A. Jenis Penelitian... 35
B. Obyek Penelitian... 35
C. Waktu dan Tempat Penelitian... 36
x
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 40
A. Sejarah Singkat Perusahaan... 40
B. Lokasi... 41
C. Struktur Organisasi PT Kebayoran Pharma... 41
D. Job Description... 42
E. Personalia... 45
F. Kegiatan PT Kebayoran Pharma... 45
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN... 47
A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan di PT Kebayoran Pharma... 47
1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT Kebayoran Pharma... 47
2. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan. 47 3. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan... 49
4. Dokumen / Formulir yang digunakan... 51
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 52
6. Bagan Alir Dokumen... 53
B. Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern pada Persediaan yang Diterapkan di PT Kebayoran Pharma... 66
C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan PT Kebayoran Pharma... 73
1. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan... 73
2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan... 73
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan... 74
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas... 75
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan... 76
6. Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi... 76
7. Kompetensi Karyawan yang Memadai... 78
BAB VI PENUTUP... 81
A. Kesimpulan... 81
B. Keterbatasan Penelitian... 82
C. Saran... 82
DAFTAR PUSTAKA... 85
xi
Tabel 5.1: Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan... 66
Tabel 5.2: Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem
Akuntansi Persediaan... 67
Tabel 5.3: Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada
Sistem Akuntansi Persediaan... 68
Tabel 5.4: Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara
Tegas... 69
Tabel 5.5: Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan... 70
Tabel 5.6: Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi..…… 71
xii
Gambar 4.1: Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma... 41
Gambar 5.1: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan... 54
Gambar 5.2: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan (Lanjutan).... 55
Gambar 5.3: Prosedur Pendistribusian Obat... 56
Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)... 57
Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ... 58
Gambar 5.6: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ... 59
Gambar 5.7: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ... 60
Gambar 5.8: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ... 61
xiii
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
(Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta)
VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI
NIM: 082114015
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta sudah sesuai dengan teori.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut adalah: (1) mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta. (2) membandingkan hasil temuan dilapangan dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang sudah dipelajari.
xiv
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL OF INVENTORY ACCOUNTING SYSTEM
(A Case Study at PT KebayoranPharma Yogyakarta)
VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI NIM: 082114015
SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA
2013
This research was aimed to find out whether the internal control of the inventory accounting system carried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta was in accordance with the theory.
The steps made to reach the goal were: (1) describing the internal control of the inventory accounting systemcarried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta. (2) Comparing the results found in the company to the theory of the internal control of the inventory accounting system that had been learned.
1
Bab I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta merupakan salah satu
distributor obat dan alat-alat kesehatan yang bercabang di Yogyakarta. PT.
Kebayoran Pharma memiliki gudang yang berfungsi sebagai
penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan penjualan obat-obatan
yang akan disalurkan kepada beberapa apotik, rumah sakit dan praktik
dokter.
Persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan aktiva
lancar yang jumlahnya cukup besar sehingga sangat rentan terhadap
pencurian dan relatif mudah menimbulkan penyelewengan sehingga perlu
dilindungi dan diawasi. Jika persediaan obat-obatan dan alat-alat
kesehatan mengalami peningkatan volume transaksi dan jumlah yang
banyak, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, dan
kecurangan akan bertambah besar.
Untuk dapat mengelola persediaan PT. Kebayoran Pharma dengan
baik maka dibutuhkan sistem akuntansi yang memadai. Sistem dirancang
dan dibuat untuk menangani aktivitas yang dilakukan berulangkali di PT.
Kebayoran Pharma sebagai contoh pembelian barang, pengambilan barang
di gudang, penjualan barang, dan lain-lain. Sistem akuntansi terdiri dari
beberapa prosedur yang saling terkait sehingga pemanfaatan dan
Menurut Mulyadi (2001:19) salah satu tujuan dibuatnya sistem akuntansi
adalah untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Di dalam
sistem akuntansi terdapat sistem pengendalian intern (SPI). Menurut
Mulyadi (2001:163), sistem pengendalian intern dibentuk untuk menjaga
kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan pertimbangan di atas, penulis tertarik untuk
mengadakan penelitian mengenai sistem pengendalian intern pada sistem
akuntansi persediaan barang dagangan yang dilakukan oleh PT.
Kebayoran Pharma, Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian sebelumnya, maka pokok permasalahan dalam
penelitian ini adalah “Apakah sistem pengendalian intern pada sistem
akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Kebayoran Pharma sudah
dilaksanakan sesuai dengan teori?”
C. Batasan Masalah
Penulis membatasi penelitian hanya pada pelaksanaan prosedur
alat-alat kesehatan yang dijalankan di gudang penyimpanan PT. Kebayoran
Pharma Yogyakarta.
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada masalah yang telah dikemukakan maka dapat
dirumuskan tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menilai apakah
sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan barang
dagangan yang diterapkan pada perusahaan tersebut sudah sesuai dengan
teori.
E. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan berharapkan bermanfaat bagi:
a) PT. Kebayoran Pharma
Hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangan masukan dan bahan
pertimbangan bagi manajemen PT. Kebayoran Pharma yang nantinya
berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian
persediaan barang dagangan dan mengelola sistem persediaan.
b) Universitas Sanata Dharma
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi
pengetahuan yang berguna bagi mahasiswa dan mahasiswi khususnya
terhadap sistem pengendalian intern pada persediaan barang
c) Penulis
Penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan peneliti
tentang analisis persediaan barang dagangan pada perusahaan dagang.
Hasil penelitian ini juga sebagai bahan perbandingan antara ilmu yang
telah didapat selama mengikuti perkuliahan di Universitas dengan
kenyataan yang terjadi di perusahaan-perusahaan dan menambah
pengetahuan yang nyata.
F. Sistematika Penulisan
BAB I. PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian.
BAB II.TINJAUAN PUSTAKA
Menguraikan teoritis dan hasil studi pustaka yang menjadi acuan
dan akan digunakan sebagai landasan berpijak yaitu penjelasan
mengenai sistem dan prosedur, pengertian sistem akuntansi, sistem
akuntansi persediaan dan sistem pengendalian intern.
BAB III. METODE PENELITIAN
Menguraikan jenis penelitian, waktu penelitian, subyek dan obyek
BAB IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Menguraikan secara singkat hasil kunjungan peneliti ke perusahaan
mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, personalia,
produksi, dan penjualan.
BAB V. ANALISIS DATA
Membahas hasil penelitian, baik dari hasil observasi, mengikuti
proses pengolahan data, kemudian menganalisis.
BAB VI. PENUTUP
Menyajikan kesimpulan dari hasil analisis dan pembahasan serta
saran yang ditujukan kepada pengelola gudang penyimpanan PT.
Kebayoran Pharma agar dapat membantu menciptakan kebijakan
dan program-program untuk dapat menjalankan kegiatan
6
Bab II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem
1. Definisi Sistem
Menurut Mulyadi (2001:2), “Sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan tertentu.
Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang.”
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1989:3) ada delapan karakteristik sistem, yaitu:
a. Sebuah sistem memiliki komponen-komponen yang saling
berinteraksi satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempunyai pengaruh
terhadap proses sistem secara keseluruhan.
b. Setiap sistem yang memiliki batas berupa daerah yang membatasi
yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan di
luar sistem tersebut. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup dari sebuah sistem tersebut.
c. Lingkungan di luar sistem (di luar batas sistem) ada yang bersifat
d. Media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu
dengan subsistem lainnya dalam sebuah sistem disebut dengan
penghubung sistem. Penghubung sistem ini memungkinkan sumber
daya suatu subsistem mengalir ke subsistem yang lainnya.
Misalnya keluaran (output) suatu sistem tertentu dapat menjadi
masukkan (input) dari sistem yang lainnya.
e. Masukkan (input) sebuah sistem dapat berupa maintanance input
(energi yang dimasukkan supaya sebuah sistem dapat beroperasi)
maupun signal output (energi yang diproses untuk mendapatkan
keluaran).
f. Keluaran (output) sebuah sistem merupakan hasil dari pengolahan
sebuah sistem, dan dapat diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan keluaran yang tidak berguna.
g. Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi
mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sebuah sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang nantinya akan
dicapai. Sasaran dari sebuah sistem tersebut akan menentukan input
yang diperlukan dan output yang akan dihasilkan. Sebuah sistem
dinyatakan berhasil apabila tujuan dan sasaran yang direncanakan
3. Tujuan Penyusunan Sistem
Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum dari pengembangan
sistem adalah sebagai berikut :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik dari mutu, ketepatan soal penyajian, maupun dari
struktur informasinya
c. Untuk memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung-
jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
B. Sistem Akuntansi
1. Definisi Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3) sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:11) sistem informasi memiliki komponen
utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi, yang
a. Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem
informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk
menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.
Masukkan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan,
perintah dan pesan.
b. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang
mengolah masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai
macam cara, untuk memproduksi hasil yang mengkombinasi
unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu
pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data
menjadi suatu laporan ringkas.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang
menentukkan blok-blok lain suatu sistem informasi. Keluaran
sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat
order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban
atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan
keputusan yang deprogram, skenario dan simulasi serta aturan
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi menangkap masukan, menjalankan model,
menyimpan sekaligus mengakses data, menghasilkan dan
menyampaikan keluaran serta mengendalikan seluruh sistem.
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Merupakan perancangan cara untuk menjamin perlindungan,
integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi, karena
sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman
seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem,
kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan,
sabotase orang-orang yang dibayar untuk melakukan.
3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur-unsur suatu sistem akuntansi
adalah:
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Dalam sistem akuntansi secara manual,
media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi
keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem
untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data,
contohnya keyboard. Menurut Mulyadi (2001:82) dalam
merancang suatu formulir, prinsip-prinsip yang perlu
diperhatikan:
1) Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas
mungkin.
4) Masukkanlah unsur internal check dalam merancang
formulir.
5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang
akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7) Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan
formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil
kemungkinan salah pengisian.
9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi
dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan
dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak,
karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan
juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik
10) Cantumkan nomor urut tercetak.
11) Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga
pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan
menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu
pengisiannya.
12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali
pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai,
atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon.
13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi
menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang
saling terkait.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data
keuangan dan data lainnya. Di dalam jurnal data keuangan
digolongkan sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan.
c. Buku pembantu
Buku pembantu merupakan rincian dari buku besar. Transaksi
pertama kali dicatat di buku pembantu dan dipindah ke buku
d. Buku besar
Buku besar terdiri dari berbagai rekening yang digunakan dalam
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam
jurnal.
e. Laporan
Laporan berisi hasil akhir proses akuntansi berupa neraca, laporan
laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga
pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan informasi lain
yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang sudah diolah
terlebih dahulu. Laporan dapat berupa hasil cetak komputer dan
softcopy yang dapat dilihat dari media seperti komputer.
C. Sistem Akuntansi Persediaan
1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan
Menurut Mulyadi (2001:553), Sistem akuntansi persediaan
adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi
persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan merupakan unsur
aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan
bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam
pengolahan produk yang akan dijual. Perusahaan harus dapat
memperkirakan jumlah persediaan yang ada di perusahaannya.
Persediaan di perusahaan tidak boleh ada terlalu banyak dan tidak
boleh ada terlalu sedikit pula karena akan mempengaruhi jumlah biaya
Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting bagi
perusahaan, yaitu:
a. agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi,
b. untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,
c. untuk memperoleh keuntungan dari adanya potongan, karena
membeli dalam jumlah yang banyak maka akan ada diskon,
d. untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi
karena cuaca buruk,
e. untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan
dalam proses.
Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang
langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan
pembelian, penjualan, dan persediaan. Biaya persediaan bahan baku
atau barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali, biaya
termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya
yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab penuh dalam semua kegiatan
penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga
bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi
gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan
b. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggungjawab atas sistem penjualan barang
di perusahaan.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang
yang sudah menipis atau hampir habis kepada suplier.
d. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang
yang diterima dari suplier. Selain itu fungsi penerimaan barang
juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang
diterima dari retur pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar
masuknya uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan.
Di dalam sistem perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga
bertanggungjawab dalam:
1) Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke
dalam daftar hasil perhitungan fisik
2) Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang
tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik
3) Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil
4) Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan
data hasil perhitungan fisik persediaan.
5) Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan
persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan
fisik persediaan.
f. Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan
Fungsi perhitungan fisik persediaan ini melakukan tugasnya
sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil
perhitungannya tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk
nantinya digunakan sebagai penyesuaian terhadap catatan
persediaan dalam kartu persediaan.
3. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan
adalah:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis,
mutu. Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat
permintaan, satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian
sedangkan tembusannya digunakan untuk arsip dari fungsi yang
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian
gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari
pemasok ke kartu gudang.
e. Laporan Pengiriman Barang
Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian
gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan
kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.
f. Memo Debit
Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan
untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang
dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.
g. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk
h. Bukti Pengembalian Barang Gudang
Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan
tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu,
juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan
kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan,
untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk
mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum.
i. Kartu Perhitungan Fisik
Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan
hasil perhitungan fisik dari persediaan.
j. Daftar Hasil Perhitungan Fisik
Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke
bagian dari kartu persediaan fisik.
k. Bukti Memorial
Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening
persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya
perhitungan ulang fisik persediaan.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Kartu Gudang
Kartu gudang berfungsi untuk mencatat persediaan dan mutasi
barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang tidak berisi data
tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu ini disimpan di
gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.
b. Kartu Barang
Kartu ini biasanya diletakkan pada tempat penyimpanan barang.
Kartu ini berfungsi sebagai indentitas barang yang disimpan.
c. Kartu Persediaan
Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok
barang yang disimpan di gudang. Kartu ini juga digunakan sebagai
alat kontrol catatan kuantitas barang di gudang.
d. Kartu Hutang
Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu hutang.
e. Jurnal Umum
Jurnal umum berfungsi untuk mencatat jurnal harga pokok barang
yang dijual.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan
Prinsip-prinsip umum yang harus diperhatikan
(R.Soemita.A.K,1981:38-40)
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Di dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi
pembelian dengan menggunkan surat permintaan pembelian.
Surat permintaan pembelian ini merupakan surat bukti pesanan
pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu
bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan
kondisi persediaan fisik persediaan sebelum menyetujui
permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli
sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang.
b. Prosedur Bagian Penerimaan Barang
Jika perusahaan terlalu kecil untuk menyelenggarakan
administrasi persediaan yang terus menerus, maka harus dibuat
suatu laporan penerimaan. Tiap daftar penerimaan barang harus
dicocokkan dengan pesanan pembelian dan mencatat banyaknya
barang-barang yang diterima, berikut tanggal penerimaannya
dalam surat pesanan pembelian. Karyawan yang diberi tugas
untuk menerima barang-barang tidak diijinkan untuk melihat
surat permintaan pembelian atau catatan-catatan pesanan
pembelian, supaya ia jangan mencatat banyaknya barang yang
dipesan, akan tetapi harus mencatat banyaknya barang-barang
yang benar-benar diterima yang mungkin berbeda dengan barang
yang dipesan, oleh karena adanya kesalahan-kesalahan dari pihak
kuantitas maupun kualitas untuk memperoleh keyakinan bahwa
yang dibayar adalah hanya barang-barang yang telah diterima.
c. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang
(Mulyadi,2001:547)
Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan produk yang
dipakai dalan intern perusahaan. Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang
untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.
Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat
berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena
pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen
sumber dalam jurnal umum.
d. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan
Prosedur perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:575-585):
1) Deskripsi Kegiatan
Bagian kartu persediaan bertanggungjawab atas
terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan
mengenai persediaan yang disimpan di bagian gudang,
sedangan bagian gudang bertanggungjawab atas
penyimpanan fisik persediaan di gudang. Secara periodik,
catatan persediaan yang diselenggarakan di bagian kartu
fisik ada di gudang untuk menanggulangi masalah
kemungkinan kerusakkan barang karena penyimpanan atau
kehilangan barang yang disebabkan karena adanya
penggelapan/pencurian barang digudang.
Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya
digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik
persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya
digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian
gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan
pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai
keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta
untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di
bagian kartu persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem
perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu
unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan.
2) Dokumen
Dokumen digunakan untuk merekam, mencatat, meringkas,
dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah:
a) Kartu Penghitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk merekam dan mencatat
hasil penghitungan fisik persediaan. Di dalam
penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan
pengecek. Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga
bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan
lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses
penghitungan fisik persediaan dilaksanakan.
b) Daftar Hasil Penghitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah
direkam di dalam bagian kartu penghitungan fisik. Data
yang disalin adalah nomor kartu penghitungan fisik,
nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan
satuan.
c) Bukti Memorial
Dokumen ini merupakan suatu dokumen sumber yang
digunakan untuk melakukan pembukuan adjustment
rekening persediaan sebagai akibat dari hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang
digunakan dalam pembuatan bukti memorial adalah
selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar
hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok
persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
3) Catatan Akuntansi yang Digunakan
a) Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas
tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu
persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik
persediaan. Kartu persediaan ini juga merupakan rincian
rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam
buku besar.
b) Kartu Gudang
Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang untuk
mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.
Berfungsi untuk melakukan pencatatan kuantitas
persediaan dan mutasi tiap jenis barang, namun hanya
berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang
disimpan di gudang.
c) Jurnal Umum
Jurnal umum di dalam sistem penghitungan fisik
persediaan digunakan untuk mencatat jurnal adjustment
rekening persediaan. Hal ini dikarenakan adanya
perbedaan antara saldo yang dicatat di dalam rekening
persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.
4) Fungsi yang Terkait
Fungsi yang dibentuk untuk melakukan perhitungan fisik
persediaan hanya bersifat sementara, yang biasanya
berbentuk komite atau panitia. Anggotanya dipilih dari
persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia
perhitungan fisik terdiri dari:
a) Pemegang kartu perhitungan fisik
b) Penghitung
c) Pengecek
Sehingga fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik
persediaan adalah:
a) Panitia penghitungan fisik persediaan
b) Fungsi akuntansi
c) Fungsi gudang
5) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Perhitungan Fisik
Persediaan
Menurut Mulyadi (2001:580), Jaringan prosedur yang
membentuk sistem perhitungan fisik persediaan antara lain:
a) Prosedur Penghitungan Fisik
Dalam prosedur ini, tiap jenis persediaan di gudang
dihitung oleh penghitung dan pengecek secara
independen yang hasilnya dicatat dalam kartu
penghitungan fisik
b) Prosedur Kompilasi
Dalam prosedur ini, pemegang kartu perhitungan fisik
melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian
melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian
ke-2 kartu perhitungan fisik ke dalam daftar perhitungan
fisik.
c) Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan
Dalam prosedur ini, bagian kartu persediaan mengisi
harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang
tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan
informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan
serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan
kuantitas hasil perhitungan untuk mendapatkan total
harga pokok persediaan yang dihitung.
d) Prosedur Adjustment
Di prosedur ini, bagian kartu persediaan melakukan
adjustment terhadap data persediaan yang tercantum
dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil
perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam
daftar hasil perhitungan fisik persediaan. Daftar prosedur
ini juga bagian gudang melakukan adjustment terhadap
data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu
6) Unsur Pengendalian Intern pada Sistem Perhitungan Fisik
Persediaan
Menurut Mulyadi (2001:581), unsur pengendalian intern
dalam sistem perhitungan fisik persediaan digolongkan ke
dalam tiga kelompok, yaitu:
a) Organisasi
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh
suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu
penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi
pengecek.
2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan
selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi
persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah
yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas
persediaan.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan
ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan
Fisik Persediaan
2. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan
ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan
3. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan
didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah
diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu
penghitungan fisik.
4. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil
perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang
bersangkutan.
5. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan
pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total)
tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar
perhitungan fisik.
c) Praktik yang Sehat
1. Kartu penghitung fisik benomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik.
2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan
dua kali secara independen, pertama kali oleh
penghitung dan kedua kali oleh pengecek.
3. Kuantitas data persediaan yang lain yang tercantum
dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu
penghitungan fisik dicocokkan oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data
penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil
penghitungan fisik.
4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk
mengukur dan menghitung kuantitas persediaan
harus dijamin ketelitiannya.
D. Sistem Pengendalian Intern
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Definisi sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163),
adalah “Sistem pengendalian intern merupakan sistem yang meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran, yang dikoordinasikan
untuk menjaga kelayakan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.”
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163), ada 4 tujuan sistem pengendalian
intern, yaitu:
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c. Mendorong efisiensi
3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
a. Organisasi
Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem
pengendalian intern seperti:
1) Harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
2) Tidak ada transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu fungsi saja.
Unsur pokok sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi
persediaan:
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
4) Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi
5) Tidak satupun departemen diberi tanggungjawab untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Daftar kebutuhan barang dan surat permintaan barang diotorisasi
oleh kepala bagian gudang
2) Surat penawaran yang dikirim kepada supplier diotorisasi oleh
kepala bagian pembelian
3) Formulir order pembelian persediaan barang diotorisasi oleh
4) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian
penerimaan barang
5) Memo debit untuk retur pembelian barang diotorisasi oleh
bagian keuangan
6) Register bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala bagian
keuangan
7) Surat tanda penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian
gudang
c. Praktik yang sehat
1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang.
2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian
3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
barang
4) Memo debit dan retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian.
5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan
barang jika bagian ini telah menerima tembusan surat order
6) Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
membandingkan dengan tembusan surat order pembelian.
7) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
d. Karyawan yang kompeten
1) Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan
tertentu
2) Pemberian latihan kerja kepada calon karyawan
3) Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
Pengendalian intern mempunyai arti penting bagi
manajemen dan auditor independen. Pengendalian intern
merupakan alat untuk mengendalikan aktifitas entitas sehingga
setiap aktifitas yang dilakukan dapat dikontrol agar dapat mencapai
tujuan yang diharapkan. Bagi auditor, dibutuhkan suatu
pemahaman pengendalian intern yang mencukupi untuk
merencanakan audit dan untuk menentukan sifat, waktu, serta
Dalam tujuan mencapai pengendalian akuntansi terdapat 6
(enam) prinsip dasar yang dimiliki oleh suatu sistem yaitu:
1. Pemisahan fungsi
2. Prosedur pemberian wewenang
3. Prosedur dokumentasi
4. Prosedur dan catatan akuntansi
5. Pengawasan fisik atas aktiva dan catataan akuntansi
6. Pemeriksaan intern secara bebas
4. Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat
dipercaya
Sifat atau karakteristik sistem pengendalian intern yang dapat
dipercaya ada 5 (lima), yakni:
1. Kualitas karyawan sesuai dengan tanggungjawab
2. Rencana organisasi yang memberi pemisahan tanggungjawab
fungsi secara layak
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik, dan pengawasan
yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva, utang,
penghasilan dan biaya.
4. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta
formulir yang penting
5. Perbandingan catatan-catatan aktiva dan utang dengan yang
senyatanya ada dan mengadakan tindakan koreksi bila terdapat
Semua poin pada sifat/karakteristik sistem pengendalian intern ini
tercakup dalam komponen-komponen sistem pengendalian intern.
Dengan kata lain, komponen-komponen sistem pengendalian intern
merupakan pengembangan dari sifat/karakteristik sistem pengendalian
35
Bab III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus di PT. Kebayoran
Pharma dengan cara mengamati langsung kegiatan yang terjadi di PT.
Kebayoran Pharma kemudian membandingkannya dengan teori yang
ada.
B. Objek Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Kebayoran Pharma sebuah
perusahaan distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan
Timoho di kota Yogyakarta. Peneliti mengambil persediaan distributor
obat-obatan dan alat-alat kesehatan berdasarkan pertimbangan bahwa
distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan tersebut mempunyai
investasi yang cukup besar dan tenaga kerja yang cukup banyak, serta
mutasi persediaan yang cepat, sehingga masalah pengendalian intern
menjadi sangat penting.
Objek penelitian dalam penulisan ini yaitu:
1. Aktivitas/kegiatan pokok yang dilakukan di PT. Kebayoran
Pharma.
2. Bagian–bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern
pada sistem akuntansi persediaan.
4. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam kegiatan
sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
5. Bagan alir dokumen.
C. Waktu dan tempat penelitian:
1. Waktu penelitian dilakukan pada bulan Oktober 2012 sampai
dengan bulan Januari 2013.
2. Tempat penelitian pada PT. Kebayoran Pharma sebuah distributor
obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan Timoho
D. Subjek Penelitian:
1. Pimpinan Perusahaan PT. Kebayoran Pharma
2. Bagian Gudang Penyimpanan Barang
3. Bagian Administrasi
4. Staff Gudang
E. Data yang Dicari
1. Gambaran umum PT. Kebayoran Pharma
2. Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma
3. Job Description jabatan yang terkait dalam sistem pengendalian
intern pada sistem akuntansi persediaan
4. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem pengendalian
intern pada sistem akuntansi persediaan
6. Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Kebayoran
Pharma
7. Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem pengendalian intern
pada sistem akuntansi persediaan yang telah ada.
F. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara:
1) Teknik wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi
secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan
bagian yang berhubungan langsung dengan sistem pengendalian
intern pada sistem akuntansi persediaan dan mendapatkan sejarah
serta gambaran PT. Kebayoran Pharma.
2) Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung
terhadap aktivitas yang berhubungan dengan sistem pengendalian
intern pada sistem persediaan pada PT. Kebayoran Pharma.
3) Teknik dokumentasi, yaitu metode pengumpulan data dengan
melihat dokumen, catatan, dan formulir-formulir yang digunakan
dalam kegiatan yang berkaitan langsung dengan sistem
pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan di PT.
Kebayoran Pharma.
G. Teknik Analisis Data
Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode
yang dilakukan perusahaan berdasarkan fakta-fakta atau kejadian
dalam perusahaan tersebut, kemudian diolah menjadi data, dan
selanjutnya diadakan suatu analisis sehingga akhirnya menghasilkan
suatu kesimpulan.
Teknik analisis data yang digunakan untuk mengetahui apakah sistem
pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilakukan
di PT. Kebayoran Pharma sudah sesuai dengan teori. Langkah-langkah
yang digunakan sebagai berikut:
1. Mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi
persediaan yang dilaksanakan oleh PT. Kebayoran Pharma,
meliputi:
a. Kegiatan pokok yang dilakukan
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern
pada sistem akuntansi persediaan
c. Prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern pada
sistem akuntansi persediaan
d. Dokumen-dokumen yang digunakan
e. Catatan akuntansi yang digunakan
f. Bagan alir dokumen
2. Membandingkan hasil temuan lapangan pada PT. Kebayoran
Pharma dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem
akuntansi persediaan. Komponen-komponen yang dibandingan
a. Bagian-bagian yang terkait meliputi : bagian gudang, bagian
pengiriman/penjualan, dan bagian akuntansi.
b. Dokumen-dokumen yang digunakan meliputi : surat order
pembelian, memo debit, bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang, daftar hasil perhitungan fisik persediaan.
c. Catatan akuntansi yang digunakan meliputi : kartu gudang dan
kartu hutang.
d. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas.
e. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
f. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit
organisasi.
40
Bab IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A.Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta berkedudukan di Jalan Melati Wetan No.
6A Yogyakarta. Kebayoran Pharma terdiri dari bagian keuangan dan
administrasi, bagian logistik, dan bagian marketing. PT. Kebayoran Pharma
adalah sebuah perusahaan nasional yang berpusat di Jakarta dan memiliki
banyak cabang di kota-kota besar, contohnya: Solo, Makasar, Bandar
Lampung, Malang dan Surabaya. PT. Kebayoran Pharma bergerak di bidang
distribusi obat-obatan (farmasi). Pada PT. Kebayoran Pharma ini Kepala
Cabang bertanggungjawab atas semua kegiatan yang berlangsung pada
perusahaan tersebut. Tugas Supervisor diperusahaan ini merangkap sebagai
bagian marketing atau pemasaran. Supervisor disini juga memasarkan dan
mengenalkan produk-produk lama atau baru yang dijual diperusahaannya
kepada beberapa apotek dan rumah sakit bahkan memasarkannya ke rumah
praktik dokter. Beberapa marketing perusahaan ini juga memasarkan
barangnya sampai ke luar kota, contohnya: Solo, Semarang, Klaten, Magelang,
Purworejo, dan lain-lain. Sehingga jaringan pemasaran yang ada pada PT.
B.Lokasi
PT. Kebayoran Pharma yang bergerak dalam bidang distribusi obat terletak di
Jalan Melati Wetan No. 6A Yogyakarta.
C.Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma
PT.Kebayoran Pharma mempunyai struktur Kepala Cabang mengepalai seluruh
kegiatan di PT. Kebayoran Pharma dan Kepala Cabang bertanggungjawab atas
semua kegiatan yang berlangsung, Superviser Umum berada di tengah-tengah,
yaitu diantara Kepala Cabang atau atasan (pembuat kebijakan) dan karyawan
atau bawahan yang berhubungan langsung dengan proses operasional
(pelaksana lapangan).
D.Job Description
1. Kepala Cabang
a. Mengontrol semua kegiatan yang berada dalam perusahaan Kebayoran
Pharma.
b. Mengawasi dan merumuskan pelaksanaan kegiatan di Perusahaan
Kebayoran Pharma.
c. Mengkoordinasikan semua kebutuhan dan mengawasi kegiatan di
perusahaan.
d. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh kepala pusat perusahaan.
2. Supervisor
a. membuat rencana pekerjaan untuk kedepanya yaitu rencana kerja harian,
mingguan, bulanan,dan tahunan.
b. memberikan arahan atau petunjuk, mengawasi serta memberikan training
untuk bawahannya untuk mencapai hasil yang maksimal.
c. Membantu memberikan jalan keluar jika bawahannya mengalami suatu
masalah.
d. Ikut menawarkan barang apabila ada obat-obatan dan alat-alat kesehatan
yang baru kepada pelanggan (apotek, Rumah Sakit, Praktik Dokter).
3. Kasir
a. Bertanggungjawab untuk menghitung total yang harus dibayar oleh
perusahaan konsumen.
4. Administrasi Umum
a. Mengkoordinasi semua kegiatan administrasi di PT. Kebayoran Pharma.
b. Merekap pelaporan dari pelanggan.
c. Mengelola surat menyurat.
d. Membuat laporan secara berkala.
5. Piutang
a. Membuat jadwal salesman untuk penagihan faktur.
b. Membuat syarat-syarat pembayaran.
c. Mengurus semua retur.
d. Bertanggungjawab terhadap semua surat pesanan yang dterima.
6. Operator Sales (Fakturis)
a. Mengetik semua faktur yang berkaitan dengan penjualan dan
pendistribusian barang dagang.
7. Administrasi Faktur Pajak dan Faktur Kembali
a. Bertanggungjawab atas faktur tagihan barang kepada pembeli.
b. Bertanggungjawab terhadap surat-surat pajak.
c. Bertanggungjawab terhadap faktur kembali yang dikirim dari
perusahaan pelanggan atas pengiriman barang.
8. Apoteker
a. Bertanggungjawab pada faktur-faktur yang akan dikirim ke perusahaan
konsumen.
9. Kepala Gudang
a. Bertanggungjawab atas keluar masuknya barang dagang.
b. Membantu Kepala Cabang dalam Pengelolaan Materiil obat di gudang.
c. Membuat laporan berkala di bagian gudang.
d. Bertanggungjawab atas pembelian dan penerimaan barang.
10. Salesman Etch/ Hoslab
a. Menawarkan alat-alat kesehatan langsung ke dokter praktik, Rumah
Sakit, dan Apotek. Contohnya: jarum suntik, alat pengukur tekanan
darah, alat untuk mengukur gula darah, kursi roda, kursi praktik dokter
gigi, termometer, stethoscope, Elbow Crutch (alat bantu berjalan), dll.
b. Menawarkan alat-alat kesehatan tersebut tidak terbatas.
11. Salesman Offer The Counter (OTC)
a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan
biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di
apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu,
Procold, dll.
b. Menawarkan obat-obat tersebut didalam kota.
12. Salesman
a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan
biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di
apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu,
Procold, dll.
13. Staf Gudang
a. Membantu dalam mengatur barang yang masuk ke gudang.
b. Membantu mengambil barang dari gudang sesuai dengan surat pesanan.
c. Membantu kepala gudang dalam menghitung barang.
14. Loper/Salesman Gudang
a. Bertugas untuk mengantar barang sesuai alamat pemesan.
b. Bertanggungjawab mengantar penagih/salesman.
15. Driver
a. Bertanggungjawab dalam pengiriman barang sampai ketempat tujuan.
b. Bertanggungjawab atas kerusakan barang saat pengiriman dikeculiakan
apabila terjadi kecelakaan.
E.Personalia
Karyawan yang dimiliki oleh PT. Kebayoran ini terdiri dari 24 orang, yang
terdiri dari Kasir, Administrasi Umum, Piutang, Operator Sales, Administrasi
Faktur Pajak dan Faktur Kembali, Apoteker, Kepala Gudang, Salesman yang
terdiri dari 6 orang karyawan, Salesman OTC, Salesman Gudang, Staf Gudang
terdiri dari 2 orang karyawan, Loper terdiri dari 3 orang karyawan dan Driver
terdiri dari 2 orang karyawan. Jam kerja PT. Kebayoran Pharma yaitu pukul
08.00-16.00 WIB.
F. Kegiatan PT. Kebayoran Pharma
Kegiatan yang dilakukan di PT. Kebayoran Pharma Timoho meliputi :
membeli obat-obatan, mengelola materiil obat-obatan (menata barang sesuai
supplier), membuat laporan secara berkala, membuat data pendukung untuk
perencanaan pengadaan maupun pembelian obat, mengelola administrasi
pergudangan secara tertib (pemasukan, pengeluaran, pertanggungjawaban, dll),
memberikan informasi kesediaan obat kepada Kepala Cabang PT. Kebayoran
Pharma yang selanjutnya untuk pendistribusian obat kepada para pelanggan
47
Bab V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi
Persediaan di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta
Berikut ini akan dideskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem
akuntansi persediaan yang ada di PT. Kebayoran Pharma
1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT. Kebayoran Pharma
Yogyakarta
Kegiatan yang dilakukan di Perusahaan Kebayoran Pharma meliputi:
menyediakan obat-obatan dan alat-alat kesehatanbagi apotek dan
rumah sakit serta praktik dokter. Mengelola materiil obat-obatan dan
alat-alat kesehatan bagi konsumen, membuat laporan berkala,
mengelola administrasi pergudangan secara teratur (pemasukan,
penyimpanan, pengeluaran, dll), membuat perencanaan pengadaan
maupun pembelian persediaan obat.
2. Fungsi / Bagian yang Terkait Dalam Sistem Pengendalian Intern pada
Sistem Akuntansi Persediaan
a. Bagian Gudang Obat
Bagian gudang obat ditangani oleh petugas gudang.
Tanggungjawab fungsi gudang antara lain: mengelola dan
menyimpan barang gudang, menuliskan persediaan obat hampir
mengarsipkan dokumen-dokumen, seperti: kartu hutang, kartu
gudang, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat
order pembelian, dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan.
Dalam sistem perhitungan fisik persediaan, bagian ini
bertanggungjawab untuk:
1. Melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat
dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik
persediaan.
2. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan
data hasil perhitungan persediaan.
b. Bagian Pembelian
Bagian pembelian ditangani oleh Kepala Gudang dengan cara
memesan obat-obatan yang sudah hampir habis dan yang
diperlukan kepada pemasok dengan membuat surat pesanan dan
mengirimkan melalui Salesman. Pemesanan obat dilakukan dalam
waktu yang cukup sering dan jumlah yang relatif banyak.
c. Bagian Pengiriman dan Penerimaan Barang
Bagian ini ditangani oleh Kepala Gudang. Bagian tersebut
bertanggungjawab atas pengiriman barang kembali ke pemasok
apabila terdapat retur pembelian, maupun pemeriksaan terhadap
d. Bagian Pembukuan
Bagian pembukuan ini untuk pengelolaan persediaan ditangani
oleh petugas administrasi. Bagian ini bertanggungjawab atas
pencatatan transaksi, penyimpanan dokumen dan pembuatan
laporan-laporan yang bersangkutan dengan pembelian dan
pendistribusian obat.
e. Bagian Perhitungan Fisik
Bagian ini dilakukan oleh Kepala Gudang dan beberapa Staf
Gudang.
3. Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Intern pada Sistem
Akuntansi Persediaan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern sistem
akuntansi persediaan yang dilaksanakan dalam Perusahaan Kebayoran
Pharma antara lain:
a. Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan
Alat-alat Kesehatan
1) Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat
Kesehatan
Biaya yang diperlukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan
persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan bersumber dari
kantor pusat dan beberapa laba yang didapat dari penjualan.
Maka untuk pemesanan dan pembelian obat-obatan dan
pada saat obat dan alat-alat kesehatan hampir habis dengan cara
memesan obat dan alat-alat kesehatan secara langsung kepada
supplier obat. Bagian Gudang menuliskan jenis-jenis obat yang
sudah hampir habis dalam buku pengadaan kemudian
ditindaklanjuti dengan memesan obat-obatan dan alat-alat
kesehatanyang hampir habis tersebut kepada supplier obat.
Pemesanan obat bisa dalam jumlah yang banyak. Surat pesanan
tersebut kemudian di serahkan kepada salesman untuk
dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan.
2) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat
Kesehatan
Obat-obatan dan alat-alat kesehatan yang dibeli dari supplier
jumlahnya relatif banyak dan pemesanan barang selalu
dilakukan jika persediaan barang sudah hampir habis. Setelah
itu dilakukan pemeriksaan, antara lain mengecek kecocokan
antara pesanan dan barang yang diterima secara fisik beserta
surat pesanan. Kemudian bagian pembelian akan mencatat
daftar harga pokok persediaan barang yang dibeli. Bagian
pembelian akan mengarsipkan surat pesanan, sedangkan daftar
harga pokok persediaan, buku pengadaan dan barang akan
b. Prosedur Pendistribusian Obat dan Alat-alat Kesehatan
Pendistribusian obat dan alat-alat kesehatan yang dilakukan oleh
PT. Kebayoran Pharma ini dilakukan dengan menggunakan sistem
pendistribusian satu pintu, yaitu semua pesediaan obat dan alat-alat
kesehatan dimasukkan ke gudang terlebih dahulu, disimpan, dan
kemudian dari gudang obat dan alat-alat kesehatan didistribusikan
ke pelanggan sesuai permintaan.
c. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan
Prosedur ini dilakukan setahun sekali oleh Kepala Gudang dan
Sfatt Gudang. Data yang dicatat dalam proses perhitungan fisik
persediaan ini antara lain: nama barang persediaan, jumlah
persediaan, nomer batch, dan tanggal kadaluarsa. Hasil perhitungan
fisik ini ditulis dalam selembar kertas. Setelah itu dilakukan
pencocokan antara data yang diperoleh dari perhitungan fisik
dengan catatan/data yang ada sebelumnya. Apabila terdapat selisih,
maka jumlah akan disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik
persediaan.
4. Dokumen / Formulir yang Digunakan:
a. Surat Pesanan
b. Formulir Surat Permohonan Obat dan Alat-alat Kesehatan
c. Formulir Bukti Penyerahan Obat dan Alat-alat Kesehatan dari
