PENGESAHAN DOKUMEN AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN

(1)

PENGESAHAN DOKUMEN

SEJARAH REVISI DOKUMEN

NO. NO. REVISI TANGGAL REVISI RINCIAN REVISI

1. 01 15 Mei 2017 - Perubahan dan Penambahan Catatan Mutu;

- Penambahan Definisi;

- Perubahan Rincian Prosedur;

- Penambahan Lampiran-lampiran.

AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN

Penyusun Koodinator Administrasi Humas Shania

Pemeriksa

Ka. Biro Humas Listia Nurjanah

Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto

Ka. Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Sihombing

Persetujuan Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document Please contact DC for authorized controlled copy document

(2)

1. Tujuan

Sebagai pedoman bagi staf Humas dan unit-unit terkait dalam melakukan proses promosi kunjungan ke sekolah-sekolah SMU/SMK di Batam dan luar Batam serta proses setelah promosi.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi proses pelaksanaan promosi UIB yang meliputi;

2.1 Penyusunan proposal;

2.2 Menghubungi pihak sekolah;

2.3 Persiapan administrasi promosi;

2.4 Pembekalan pada tim promosi;

2.5 Pelaksanaan promosi di SMU/SMK;

2.6 Pembuatan LPJ promosi.

3. Catatan Mutu

3.1 IK persiapan promosi;

3.2 Proposal kegiatan;

3.3 IK menelepon;

3.4 Purchase Request (PR);

3.5 Form permohonan dana;

3.6 Form surat tugas perjalanan dinas;

3.7 Formulir pendaftaran;

3.8 Form interview;

3.9 Format LPJ keuangan;

3.10 Format LPD promosi;

3.11 Slide pembekalan;

3.12 Slide promosi UIB;

3.13 Rekap excel beasiswa;

4. Definisi

4.1 Pembekalan Tim adalah penyampaiam informasi kepada seluruh tim promosi yang akan bertugas terkait daerah kunjungan, tata cara promosi, serta data mengenai sekolah yang akan dikunjungi;

4.2 Surat Tugas Perjalanan Dinas (STPD) adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu;

(3)

4.3 Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah dokumen yang berisi hasil dari kegiatan promosi yang telah diselenggarakan yang dilengkapi dengan lampiran-lampiran terkait penyelenggaraan promosi;

4.4 Letter of Acceptance (LoA) atau surat penerimaan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak UIB yang menandakan seseorang telah diterima sebagai mahasiswa UIB;

4.5 Purchase Request adalah sebuah formulir yang digunakan untuk melakukan permintaan terhadap pengadaan suatu barang;

4.6 Test Interview atau ujian wawancara adalah ujian yang berisi pertanyaan-pertanyaan umum seputar latar belakang pendidikan, keluarga dan prestasi dari calon mahasiswa baru.

5. Uraian Umum Jelas.

(4)

6. Rincian Prosedur

Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung

Aliran

Dokumen Hal Penting Waktu

1. Staf Humas 1. Membuat jadwal rencana promosi dan membuat proposal kunjungan.

1. IK Persiapan Promosi;

2. Draft proposal.

WR III. 1. Ka.Biro Humas harus menentukan tim promosi yang akan berangkat.

2 hari

1. Staf Humas 1. Staf Humas

memastikan jadwal kunjungan ke setiap sekolah.

1. IK Menelepon 2. Rekap

Konfirmasi Kunjungan

Tim Promosi.

1. Data rekap telepon di laporkan ke PIC promosi.

3 hari

1. Staf Humas 1. Staf Humas

memastikan peralatan dan perlengkapan yang akan dibawa tim promosi.

1. Proposal promosi;

2. Checklist perlengkapan;

3. Form permohonan dana;

4. PR.

1. Ka.Biro Humas;

2. WR III;

3. BAUK;

4. BAK.

1. Pembuatan PR sovenir, PR tiket dan hotel;

2. Form surat tugas dan permohonan dana (H-7).

1 hari Membuat proposal

promosi sekolah

Menyiapkan perlengkapan

promosi Menghubungi

sekolah

2 Mulai

(5)

Aliran

Ka. Biro Humas 1. Mengumpulkan dan

melakukan sosialisasi tentang beasiswa dan ketentuan promosi terbaru.

1. Slide pembekalan;

2. Slide promosi.

Tim Promosi.

1. Tim promosi dilengkapi dengan informasi terakhir promosi (tahun lalu).

1 hari

Tim Promosi 1. Memastikan semua

sekolah terdaftar dikunjungi dan minta waktu untuk

pelaksanaan USM.

1. Form surat tugas;

2. Form pendaftaran;

3. Form interview.

Humas. 1. Tim promosi menentukan target camaba yang akan daftar ulang tiap sekolah.

1 minggu

Tim Promosi 1. Menyelenggarakan

USM berupa Tes Potensi Akademik dan interview.

1. Formulir Pendaftaran;

2. Form interview.

Humas. 1. Booking 1 sekolah untuk pengadaan USM;

2. Berkas yang lengkap dan tidak diberi catatan;

3. Tim promosi membuat rekap excel.

1 hari

Staf Humas 1. Menerima seluruh

berkas camaba dan menginputnya dalam excel.

1. Rekap excel beasiswa.

Ka. Biro. 1. Proses dahulu berkas yang lengkap dan tentukan jenis beasiswanya.

3 hari Memberikan

pembekalan tim

Melakukan kunjungan ke

sekolah

Melaksanakan USM

Merekap hasil promosi

2

3

(6)

Aliran

Staf Humas 1. Memastikan data

dalam excel beasiswa terisi dan rapi serta yang diajukan

dokumennya sudah lengkap.

1. Rekap excel beasiswa;

2. SK beasiswa maba.

1. WR III;

2. WR II.

1. Menentukan jenis beasiswa harus berdasar SK beasiswa yang berlaku;

2. Berkas yang tidak lengkap diberi waktu 1 minggu dan kemudian diajukan susulan.

2 hari

Staf Humas 1. Memastikan LoA diterima oleh camaba tidak lebih dari 1 minggu setelah USM;

2. Membuat surat pengantar/cover letter untuk tiap sekolah (info hasil beasiswanya).

1. Rekap excel beasiswa;

2. SK beasiswa maba;

3. Cover letter beasiswa.

BAUK. 1. Pencetakan LoA di buat oleh BAK;

2. Pengiriman LoA

berkoordinasi dengan PIC promosi;

3. Jika tdk memungkinkan bisa via email dahulu ke camaba masing-masing.

1 hari

Tim Promosi 1. Membuat LPJ keuangan dan LPD (Laporan Perjalanan Dinas) hasil promosi daerah dalam Ms.Word sesuai dengan format dari Humas.

1. LPJ Keuangan;

2. Format LPD promosi.

1. WR III;

2. WR II.

1. LPJ Keuangan harus disertai dengan bukti kwitansi;

2. LPD promosi dilengkapi dengan kontak tiap sekolah.

2 hari Ya Lulus?

Ya

Selesai

Melakukan pengiriman LoA

Melakukan pembuatan LPJ

dan LPD 3

4

Tidak

(7)

Aliran Dokumen

Hal Penting

Waktu Staf Humas 1. Membuat jadwal

follow up hasil promosi;

2. Memastikan janji- janji tim promosi ke sekolah dipenuhi.

1. LPD Promosi. 1. Tim promosi;

2. Prodi.

1. Humas bisa berkooordinasi dalam melakukan follow up hasil promosi, disesuaikan dengan target persekolah yang sudah ditentukan tim promosi.

minggu

Mem-Follow up promosi

Selesai 4

(8)

7. Lampiran 7.1 Proposal

(9)

(10)

(11)

7.2 Checklist kelengkapan Promosi PMB

(12)

7.3 Laporan Perjalana Dinas

(13)

(14)

7.4 Surat Tanda Perjalanan Dinas (STPD)