vi
ABSTRACT
This analysis discusses the case study on the application of information systems audit to assess the control output and administrative control on information technology faculty at Maranatha Christian University. The objectives of this study was to assess whether the control output on administrative information technology faculty at Maranatha Christian University is adequate or not. Data collection methods used were: interviews, observation, and documentation. For the basis of analysis using the theory of Ron Weber - Output Controls. Results showed that the control output on administrative information technology faculty at Maranatha Christian University is still inadequate. The main weakness found during the making of the output documents, which there are no standards for each document created.
vii
ABSTRAK
Analisis ini membahas mengenai studi kasus tentang penerapan audit sistem informasi untuk menilai pengendalian output control pada tata usaha fakultas teknologi informasi di Universitas Kristen Maranatha. Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah, untuk menilai apakah pengendalian output pada tata usaha fakultas teknologi informasi di Universitas Kristen Maranatha sudah memadai atau belum. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: wawancara, observasi, dan dokumentasi. Untuk landasan analisis menggunakan teori Ron Weber –
Output Controls. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengendalian output
pada tata usaha fakultas teknologi informasi di Universitas Kristen Maranatha masih kurang memadai. Kelemahan utama terdapat pada saat pembuatan
output yang berupa dokumen, dimana tidak terdapat standar untuk setiap dokumen yang dibuat.
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian... 3
BAB II KAJIAN TEORI ...4
2.1 Auditing ... 4
2.1.1 Information System Auditing ... 4
2.1.2 Tujuan Audit Sistem Informasi ... 6
ix
2.1.4 Kontrol Output ... 7
2.2 Inference Controls ... 7
2.2.1 Conceptual Foundations ... 9
2.2.2 Restriction Controls ... 10
2.2.3 Pertubation Control ... 12
2.3 Batch Output Production and Distribution Controls ... 13
2.3.1 Stationery Supplies Storage Controls ... 14
2.3.2 Report Program Execution Controls ... 16
2.3.3 Queuing/Spooling/ Printer File Controls ... 16
2.3.4 Printing Controls ... 17
2.3.5 Report Collection Controls ... 19
2.3.6 User/Client Services Review Controls ... 20
2.3.7 Report Distribution Controls ... 20
2.3.8 User Output Controls ... 21
2.3.9 Storage Controls ... 22
2.3.10 Retention Control ... 22
2.3.11 Destruction Controls ... 23
2.4 Batch Report Design Controls ... 24
2.5 Audit Trail Controls ... 25
2.5.1 Accounting Audit Trail ... 26
2.5.2 Operations Audit Trail ... 26
BAB III HASIL ANALISIS ... 27
3.1 Rancangan Penelitian ... 27
3.2 Instrumen dan Metode Pengumpulan Data ... 27
x
3.4 Gambaran Umum Sistem Informasi Tata Usaha Fakultas Teknologi
Informasi... 29
3.5 Deskripsi Data ... 31
3.5.1 Inference Control ... 31
3.5.2 Batch Output Production and Distribution Controls ... 37
3.5.3 Batch Report Design Controls ... 54
3.5.4 Audit Trail Controls ... 58
3.6 Analisis dan Pembahasan ... 61
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 65
4.1 Simpulan ... 65
4.2 Saran ... 65
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Database Sederhana ... 10
Gambar 2 Alur batch output control ... 14
Gambar 3 Melakukan pemilihan printer ... 18
xii
DAFTAR TABEL
Tabel I Statistik Database ... 9
Tabel II Contoh kontrol inventaris ... 15
Tabel III Informasi yang ada pada laporan yang baik ... 24
Tabel IV Conceptual Foundation ... 32
Tabel V Restriction Control ... 33
Tabel VI Pertubation Control ... 35
Tabel VII Stationary Supplies Storage Controls ... 39
Tabel VIII Report Program Execution Control ... 41
Tabel IX Queing/Spooling/Printer File Controls... 42
Tabel X Printing Controls ... 44
Tabel XI Report Collection Controls ... 45
Tabel XII User/Client Service Review Controls ... 46
Tabel XIII Report Distribution Controls ... 46
Tabel XIV User Output Controls ... 48
Tabel XV Storage Controls ... 49
Tabel XVI Retention Controls... 51
Tabel XVII Destruction Controls ... 53
Tabel XVIII Batch Report Design Controls ... 55
Tabel XIX Accounting Audit Trail ... 59
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada era ini, peranan teknologi informasi di dunia semakin berkembang. Hampir seluruh bidang usaha menggunakan teknologi informasi untuk membantu dalam pengolahan data maupun pembuatan data. Hampir seluruh perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk membantu dalam pembuatan data, baik data berupa dokumen, laporan, ataupun berupa file di dalam komputer. Terkadang banyak pengguna yang seringkali mengabaikan data-data apa saja yang akan dihasilkan ke dalam suatu dokumen/file, sehingga terkadang data yang bersifat rahasia diberikan begitu saja dan dapat dilihat atau diakses oleh pihak yang seharusnya tidak menerima data tersebut. Atau karena kurangnya kesadaran dalam pembuatan dokumen/file, data-data di dalam dokumen dapat dimanipulasi, seperti terdapat halaman yang dibuang, terdapat perbedaan data di dalam sistem dengan keadaan yang sebenarnya, pencurian data perusahaan, dan lain-lain. Pembagian hak akses ke dalam data-data juga harus dibatasi, agar tidak terjadi perubahan ataupun pengambilan data oleh pihak yang tidak diinginkan.
2
Universitas Kristen Maranatha
1.2
Rumusan Masalah
Beberapa masalah yang akan dibahas secara garis besar adalah sebagai berikut:
1. Apa saja jenis-jenis output yang terdapat pada tata usaha fakultas teknologi informasi Maranatha?
2. Apa saja kontrol output yang sudah diterapkan pada tata usaha fakultas teknologi informasi Maranatha?
3. Bagaimana kekuatan/efektifitas dari kontrol output pada tata usaha teknologi informasi Maranatha?
1.3
Tujuan Pembahasan
Tugas akhir ini dilaksanakan dengan beberapa tujuan, yaitu:
1. Menganalisis jenis-jenis output yang ada pada tata usaha fakultas teknologi informasi Maranatha.
2. Menganalisis kontrol output apa saja yang sudah diterapkan pada tata usaha fakultas teknologi informasi Maranatha.
3. Menganalisis seberapa efektif kontrol output yang sudah dijalankan oleh tata usaha fakultas teknologi informasi Maranatha.
1.4
Ruang Lingkup Kajian
Secara garis besar analisis yang dilakukan akan memiliki beberapa ruang lingkup sebagai berikut.
1. Inference Controls
Menjelaskan mengenai bagaimana pembagian hak akses terhadap suatu data, serta data apa saja yang dapat diakses di dalam sistem.
2. Batch Output Production and Distribution Controls
3
Universitas Kristen Maranatha 3. Batch Report Design Controls
Menjelaskan informasi apa saja yang sebaiknya terdapat didalam suatu laporan.
4. Audit Trail Controls
Menjelaskan bagaimana pencatatan alur perjalanan dari suatu dokumen/laporan dibuat sampai dokumen/laporan tersebut dihancurkan.
1.5
Sumber Data
Sumber data maupun informasi yang diperoleh dalam penyusunan laporan ini berasal dari tempat dilakukannya tugas akhir, yaitu berasal dari tata usaha fakultas teknologi informasi Universitas Kristen Maranatha. Sedangkan sumber data sekunder juga didapatkan dari beberapa referensi buku, internet, dan sumber-sumber lainnya.
1.6
Sistematika Penyajian
Bab I. Pendahuluan
Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian laporan tugas akhir.
Bab II. Kajian Teori
Bagian ini digunakan untuk menjelaskan teori-teori maupun metode yang berkaitan dengan analisis kontrol keluaran.
Bab III. Analisis dan Perencanaan
Berisi tentang rancangan penelitian, instrumen dan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang diperoleh dari perusahaan, teknik analisis data, gambaran umum sistem informasi, dan hasil analisis.
Bab IV. Kesimpulan dan Saran
65
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1
Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Output yang dihasilkan oleh tata usaha fakultas teknologi informasi terdiri dari output dokumen dan output berupa informasi digital (data).
2. Kontrol output yang telah diterapkan oleh tata usaha fakultas teknologi informasi adalah:
a. Pengawasan untuk penggunaan alat tulis kantor. b. Pengawasan otoritas aplikasi.
c. Pengawasan penyimpanan output.
d. Standar operasi untuk menghancurkan dokumen/laporan.
3. Efektifitas kontrol pada tata usaha fakultas teknologi informasi Universitas Kristen Maranatha masih kurang baik, terutama belum terdapatnya kontrol batch report design control dan audit trail control.
4.2
Saran
66
DAFTAR PUSTAKA
Webber, R. 1998. Information System Controls and Audit. New Jersey: Prentice Hall, inc.
Hall, J. A. (2000). Information systems auditing and assurance (2nd ed). Oklahoma: South-Western College.
Schorer, Jan. (1975). Identification and Retrieval of Personal Records from a Statistical Database. Method information mediation.
