BAB III
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian
3.1.1 Sejarah Berdirinya Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango.
Pencatatan Sipil sebagai pelaporan dan pencatatan secara terus menerus, permanen dan universal terhadap keberadaan dan karateristik kejadian vital (peristiwa penting) yang terjadi pada populasi masyarakat sebagaimana ditetapkan berdasarkan ketentuan dan peraturan perundangan dalam kaitannya dengan persyaratan dan keperluan dokumen yuridis-legal dalam suatu Negara. Kabupaten Bone Bolango adalah hasil pemekaran dari Kabupaten Gorontalo yang ditetapkan dengan Undang-undang No. 6 tahun 2003. Kantor Catatan Sipil Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Bone Bolango dengan Surat Keputusan (SK) Bupati Nomor 16 tanggal 6 Juni tahun 2003 yang dikepalai oleh Pejabat Eselon II Bapak Dr. Rusli Katili. Kemudian dirubah dengan Perda (Peraturan Daerah) Nomor 6 Tahun 2005 menjadi Badan Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana yang dikepalai oleh Pejabat Eselon II Bapak Drs. Robin H. Daud.
Pada tahun 2007 Badan Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana Kabupaten Bone Bolango sesuai Perda (Peraturan Daerah) Nomor 51 Tahun 2007 berubah lagi menjadi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango yang dikepalai oleh Pejabat Esselon II Bapak Anas Mile, Sm. H yang beralamat di Jalan Nani Wartabone Kelurahan Padengo Kecamatan Kabila Kabupaten Bone Bolango. Bulan Oktober s/d Nopember 2010 dipimpin oleh Pejabat Esselon II Bapak Drs. Hi. Yudhi Ekwanto, MM kemudian mulai bulan Desember 2010 sampai dengan 12 juli 2010 dipimpin oleh Pejabat Esselon II Bapak Taufik Sidiki, SE, MM.Kemudain tanggal 12 Juli 2010 Sampai dengan sekarang Kepala Dinasnya Pejabat Eselon II Bapak Drs. Sofyan
Mohi,MM
3.1.2 Visi dan Misi Dinas Kependuduk an Dan Catatann Sipil Kabupaten Bone Bolango.
Sebagai salah satu SKPD di Kabupaten Bone Bolango, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango mempunyai visi dan misi dalam menjalankan aktivitas dan pekerjaanya. Yang menjadi visi Dinas Kependudukan dan Catatatn Sipil Kabupaten Bone Bolango adalah "Setiap Penduduk Memiliki Dokumen Kependudukan dan Akta Catatan Sipil".
Sedangkan yang menjadi misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, yaitu:
1. Terkoordinasinya penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil, untuk kepentingan pelayanan dan pembangunan sektor.
2. Terjaminya perlindungan terhadap hak - hak sipil melalui penerbitan dokumen. 3. Terlaksananya pengolaan administrasi kependudukan dan catatan sipil, melalui
system informasi administrasi kependudukan (SIAK). 4. Tersedianya data base kependudukan dan catatan sipil.
5. Tertibnya pengolaan administrasi kependudukan dan catatan sipil.
3.1.3 Tugas dan Fungsi Dinas Kependudukkan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango
Setiap instansi maupun lembaga tentunya mempunyai tugas pokok dan fungsi dari aktivitas yang akan dijalankan. Seperti halnya dengan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil sebagaimana diatur dalam peraturan perundang - undangan.
mempunyai fungsi:
1. Merumuskan kebijakan dan bimbingan teknis di Bidang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan yang meliputi : pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi kependudukan.
2. Menyelenggarakan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang meliputi : pindah datang, perubahan alamat, status tinggal dan peristiwa penting (kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, perubahan nama, dan perubahan status kewarganegaraan).
3. Menyediakan data dan informasi kependudukan secara akurat, lengkap, mutakhir yang menjadi acuan bagi perumusan kebijakan di bidang pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.
3.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi menggambarkan mekanisme formal mengenai hubungan - hubungan diantara fungsi - fungsi, bagian - bagian maupun orang -orang yang menunjukkan kedududkkan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango.
Dalam pelaksanaan tugas pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango terdiri dari 1 orang kepala dinas, 1 orang sekretaris, 3 orang kepala bidang, dan 8 orang kepala sub bidang.
Adapun struktur organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango adalah sebagai berikut:
3.1.5 Deskripsi Tugas dan fungsi Karyawan pada Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabu paten Bone Bolango.
Berikut ini tugas dan fungsi dari masing-masing bidang yang terdapat pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, yaitu :
1.Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, merencanakan penyusunan program, keuangan, perlengkapan, perbekalan dan kepegawaian serta pengelolaan sumber daya di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Dalam menjalankan tugas sekretariat mempunyai fungsi:
a. Melaksanakan administrasi umum Kependudukan dan Catatan Sipil.
b. Penyusunan rencana program dan evaluasi kegiatan di bidang keuangan, kepegawaian, umum, perlengkapan dan pembekalan kependudukan dan catatan sipil.
c. Pengelolaan administrasi keuangan, kepegawaian, administrasi umum, perlengkapan/pembekalan Kependudukan dan Catatan Sipil.
d. Pengelolaan dan pembinaan pegawai serta penelaahan hukum perundang-undangan organisasi dan ketatalaksanaa Kependudukan dan Catatan Sipil.
e. Pelayanan dan pengelolaan urusan kesekretariatan, tata persuratan dan tata kearsipan, urusan dalam, pemeliharaan perkantoran, keamanan dan keprotokoleran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
f. Pengendalian pelaksanaan kesekretariatan program Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
g. Penyusunan, penganalisaan dan pengevaluasian konsep usulan-usulan pengelolaan anggaran program kependudukan dan catatan sipil.
kebutuhan perlengkapan dan perbekalan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. i. Penyusunan, penganalisaan dan pengevaluasian konsep-konsep kebijakan operasional
yang berkaitan dengan peningkatan kesejahteraan pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
j. Penyusunan, penganalisaan dan pengevaluasian konsep-konsep usulan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di wilayah Kabupaten meliputi pengangkatan calon pegawai, kenaikan pangkat, ujian dinas, ujian jabatan, mutasi jabatan, pendidikan dan pelatihan, pemberian penghargaan, pemberhentian dan pensionan.
k. Penyusunan, penganalisaan dan pengevaluasian
konsep-konsep pembentukan panitia/tim pengadaan barang dan jasa, inventarisasi kekayaan negara, pemeriksaan barang, pelaksanaan penghapusan barang, pemeriksaan masa olah kerugian negara (TGR/TP), penerimaan barang dan stock opname barang persediaan dilingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
Sekretariat terdiri atas:
(1) Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan konsep petunjuk-petunjuk teknis operasional dibidang pelaksanaan, pengelolaan dan pembinaan tenaga program kependudukan dan catatan sipil serta penelaahan hukum perundang-undangan, organisasi dan ketatalaksanaan di wilayah kabupaten.
b. Menghimpun, mengklasifikasi dan melakukan dokumentasi peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan program kependudukan dan catatan sipil di wilayah kabupaten.
pelaksanaan program kependudukan dan catatan sipil
d. Menyiapkan bahan-bahan untuk pembahasan masalah hukum, pengelolaan organisasi dan ketatalaksanaan program kependudukan dan catatan sipil di wilayah kabupaten.
e. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan kebijaksanaan operasional dibidang pelaksanaan administrasi kepegawaian Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang meliputi : pengolahan dan pemutakhiran data pegawai, perencanaan kebutuhan pegawai, pengembangan karir, mutasi pegawai, pendayagunaan jurusan pendiudikan, peningkatan kesejahteraan, dokumentasi, pemberian penghargaan, penyiapan purna karya.
f. Menyiapkan bahan-bahan untuk pelaksanaan peningkatan kesejahteraan pegawai. g. Menyiapkan bahan-bahan untuk peningkatan disiplin pegawai, untuk
perencanaan pendidikan pelatihan dan pemberian penghargaan bagi pegawai. h. Melakukan pemantauan dan telaahan masalah-masalah dalam
pelaksanaan pengelolaan, pembinaan kepegawaian, dan melaporkan hasil pemantauan dan telan tersebut dalam format yang baku.
i. Menyiapkan pembayaran gaji lembur dan penghasilan lainnya kepada pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
j. Menyiapkan pelayanan dan pemenuhan kebutuhan alat tulis kantor, perlengkapan kantor, dan fasilitas lainnya untuk keperluan pelaksaanaan tugas di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
k. Menyiapkan pelayanan administrasi, pelaksanaan perjalanan dinas pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
l. Menyiapkan pelayanan operasional perbaikan dan pemeliharaan gedung, peralatan kantor dan kenderaan dinas di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil.
m. Melakukan inventarisasi kekayaaan barang milik Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
n. Menyiapkan pelayanan administrasi surat menyurat, meliputi : penerimaan dan distribusi surat-surat masuk, pemberian nomor surat, pengagendaan dan pengiriman surat keluar, penggandaan, pengarsipan surat-surat dan dokumentasi, telex dan faxifmile,
o. Menyiapkan bahan-bahan sarana perlengkapan dan fasilitasi lainnya untuk upacara-upacara, pertemuan-pertemuan, dan acara resmilainnya di lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
p. Melakukan penyimpanan, penataan dan pemeliharaan arsip-arsip aktif, dan in aktif program kependudukan dan catatan sipil serta menyiapkan menyiapkan proses penyusutan dokumen.
q. Menyiapkan pertemuan-pertemuan dalam rangka pelaksanaan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil serta membuat notulen hasil pertemuan tersebut dalam format yang baku.
r. Menyampaikan laporan kepada Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mengenai tugas pekerjaan yang telah selesai dikerjakan.
(2) Sub. Bagian Keuangan mempunyai tugas : a. Menyusun rencana anggaran kas.
b. Menyusun petunjuk operasional dan petunjuk pelaksanaan program kependudukan dan catatan sipil.
c. Melakukan analisis pelaksanaan anggaran program kependudukan dan catatan sipil yang bersifat rutin, proyek, pinjaman/hibah luar negeri dan daerah sebagai bahan bulanan pengendalian proyek.
d. Membuat laporan realisasi anggaran setiap bulan.
e. Melakukan pemantauan dan telaahan masalah-masalah dalam pelaksanaan penyusunan anggaran program kependudukan dan catatan sipil.
f. Menyiapkan pertemuan-pertemuan dalam rangka penyusunan anggaran program kependudukan dan catatan sipil.
g. Menyusun perhitungan-perhitungan dan rencana pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor serta perle ngkapan operasional lainnya program kependudukan dan catatan sipil.
h. Menyampaikan laporan -laporan kepada Sekretaris mengenai tugas- tugas yang telah selesai dilaksanakan.
(3) Sub. Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas : a. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan petunjuk teknis di bidang
pelaksanaan penyusunan dibidang rencana program kebijaksanaan operasianal di bidang kependudukan dan catatan sipil.
b. Menghimpun, mengklasifikasi serta mengolah data dan bahan-bahan untuk penyusunan anggaran.
c. Menghimpun, mengklasifikasi dan melakukan telaahan data perencanaan program Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
a. Menyiapkan data fisik dan program untuk menyusun rencana kebutuhan sarana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), perlengkapan kantor, atau peralatan kantor lainnya program kependudukan dan catatan sipil.
b. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan rencana kegiatan bagian perencanaan dan keuangan bulanan, tri wulan dan tahunan.
c. Menyiapkan bahan-bahan untuk petunjuk teknis di bidang pelaksanaan penyusunan anggaran, analisis pelaksanaan anggaran, pembukaan,
perbendaharaan dan verifikasi program kependudukan dan catatan sipil.
d. Menyampaikan laporan -laporan kepada Sekretaris mengenai tugas-tugas yang telah selesai dilaksanakan.
2. Bidang Pendaftaran Penduduk .
Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang Pendaftaran penduduk dengan memberikan Nomor Induk Kependudukan (NIK) melalui database kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya. Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pendaftaran mempunya fungsi:
a. Memberikan pembinaan dan bimbingan kepada petugas kependudukan tingkat kecamatan dan desa berdasarkan asas tugas pembantuan.
b. Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk.
c. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk.
d. Menyiapkan kebutuhan formulir-formulir peristiwa kependudukan. e. Mencatat biodata penduduk.
f. Menerbitkan Kartu Tanda Penduduk (KTP). g. Menerbitkan Kartu Keluarga (KK).
h. Menerbitkan Surat Keterangan Kependudukan.
i. Menyelenggarakan pendaftaran pindah datang penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) maupun Warga Negara Asing (WNA). j. Menyelenggarakan pendaftaran pindah datang antar negara.
k. Menyelenggarakan pendaftaran pindah datang penduduk antar lintas batas.
l. Menyelenggarakan pendaftaran penduduk rentan administrasi kependudukan.
m. Membantu pelaporan penduduk yang tidak mampu mendaftarkan diri terhadap peristiwa kependudukan yang dialaminya. Bidang Pendaftaran Penduduk terdiri atas :
(1) Seksi Identitas Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pendaftaran penduduk melalui pencatatan biodata penduduk, mendistribusikan formulir - formulir isian biodata penduduk, melakukan pemutakhiran data penduduk secara berkelanjut an untuk memperoleh data yang lengkap dan akurat, pendafatran penduduk rentan administrasi kependudukan dan penduduk lintas batas, melakukan pelaporan penduduk
yang tidak mampu mendaftarkan diri,
menerbitkan dokumen kependudukan, serta tugas-tugas lain sesuai fungsi kedinasan.
(2) Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai tugas mencatat perpindahan penduduk bagi yang datang dan pindah ke daerah lain dengan menunjukkan bukti-bukti yang sah, melaksanakan pendaftaran perubahan alamat, memverifikasi laporan atau pengaduan dari orang atau badan hukum tentang adanya dugaan tindak pidana status pindah seseorang, serta tugas-tugas lain sesuai fungsi kedinasan.
3.Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pencatatan kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status
kewarganegaraan, penerbitan dokumen akta catatan sipil serta penyimpanan dan pemeliharaan register akta catatan sipil.
Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi: a. Mencatat dan menerbitkan akta catatan sipil.
c. Menyiapkan kebutuhan formular-formulir peristiwa penting.
d. Melakukan verifikasi dan validasi data yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan akta catatan sipil.
e. Berkoordinasi dengan Kantor Urusan Agama untuk mendapatkan data hasil perkawinan.
f. Menyimpan dan memelihara register akta catatan sipil dengan baik. Bidang Pencatatan Sipil terdiri atas :
(1)Seksi Pelaporan Peristiwa Penting mempunyai tugas melaksanakan pembinaan penyelenggaraan pencatatan kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
2) Seksi Legalitas dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan verifikasi dan validasi data dari Peristiwa Penting yang dialami penduduk dalam hal penerbitan akta catatan sipil serta mendokumentasikannya, menyusun aturan yang mendukung legalitas dokumen akta catatan sipil.
4. Bidang Pengelolaan Informasi Kependudukan, Perkembangan dan Proyeksi Penduduk.
Bidang Pengelolaan Informasi Kependudukan, Perkembangan dan Proyeksi Penduduk mempunyai tugas menghimpun data dari pendataan biodata penduduk, pendaftaran dan pencatatan kejadian vital serta pendataan lainnya.
Untuk menyelenggarakan tugas, Bidang Pengelolaan Informasi Kependudukan, Perkembangan dan Proyeksi Penduduk mempunyai fungsi:
a. Menghimpun dan mengadministrasikan data penduduk melalui implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) off line/ on line.
c. Menyelenggarakan layanan data dan informasi yang berkaitan dengan administrasi kependudukan dan data agregat.
d. Memelihara data base kependudukan yang telah tersimpan menjadi data dinamis. Bidang Pengelolaan Informasi Kependudukan, Perkembangan dan Proyeksi Penduduk terdiri atas:
(1) Seksi Sistem dan Teknologi Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan SIAK, melakukan pemeliharaan semua perangkat, menangani masalah pelayanan SIAK, mencetak dokumen kependudukan, melaporkan ke pusat apabila terjadi kerusakan system, mengarahkan dan mengawasi kinerja operador.
(2) Seksi Pengolahan Data, Perkembangan dan Proyeksi Penduduk mempunyai tugas mengolah, menganalisa serta menyajikan data kependudukan untuk dimanfaatkan dalam pelayanan publik, pemerintahan dan pembanguna
3.1.6 Keadaan Karyawan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango
Pada dasarnya setiap instansi maupun swasta mengharapkan pegawainya memiliki keterampilan dan keahlian dari setiap pekerjaan atau tugas yang diberikan. Begitu pula halnya dengan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, yang sangat memperhatikan latar belakang pendidikan dari setiap masing-masing pegawai, sehingga tidak terjadi simpang siur antara keterampilan dan keahlian dalam menjalankan tugas atau pekerjaan yang diembannya.
Latar belakang pendidikan dari masing-masing pegawai yang bekerja pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kabupaten Bone bolango sangat bervariasi, yakni dari tingkat Sekolah Menangah Pertama (SMP) sampai dengan tingkat Strata 2 (Magister). Adapun latar belakang pendidikan, jenis kelamin dan status pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, dapat dilihat pada tabel 1, 2
dan 3
Tabel 1
Keadaan pegawai di lihat dari jenjang pendidikan
NO JENJANG PENDIDIKAN STATUS JUMLAH PNS NON PNS 1. S2 3 - 3 2. SI 18 2 20 3. D3 2 - 2 4. Dl - 1 1 5. SMA 10 19 29 6. SMP - - - 7. SD - - - Total 55
Sumber Data : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. bone bolango 2012
Dari tabel diatas jumlah karyawan yang bekerja pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango berjumlah 55, yaitu terdiri dari PNS 33 orang, dan honor 22 orang. Jadi, dapat disimpulkan bahwa jenjang pendidikan karyawan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango lebih didominasi oleh SMA sebanyak 29 orang, SI sebanyak 20 orang, D3 2 orang, Dl 1 orang, SMA 29 orang.
Table 2 Keadaan pegawai di lihat dari jenis kelamin
NO JENIS KELAMIN JUMLAH PRESENTASE
1 Laki-laki 19 34,54 %
2 Perempuan 36 65,45 %
Total 55 100 %
Sumber Data: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. Bone Bolango 2012
Berdasarkan tabel di atas dapat di presentasekan bahwa pegawai vang bekerja pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango di domonasi oleh perempuan vaitu 65 % sedangkan laki-laki vaitu 34 %.
Tabel 3 Keadaan pegawai di lihat dari status
NO STATUS JUMLAH PRESENTASE
1 PNS 33 60%
2 Honorer 22 40%
Total 55 100%
Sumber Data: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. Bone Bolango 2012
Dari tabel di atas dapat di presentasekan bahwa pegawai yang bekerja pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango di Dominasi oleh PNS yaitu 60 % sedangkan honorer 40 %.
3.2 Deskripsi Hasil Penelitian
3.2.1 Sistem Administrasi Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango
adanya pelayanan yang baik terhadap pengguna atau calon pengguna jasa tersebut. Untuk menarik perhatian dan minat calon pengguna jasa, instansi ataupun perusahaan tersebut lebih memerhatikan system administrasi dan pelayanan yang di berikan. Sebagaimana tugas pokok dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango yang bergerak di bidang pelayanan Kependudukan, bidang Pengelolaan Data dan Dokumen Penduduk serta bidang Pencatatan Sipil adalah mengusahakan kepuasan masyarakat dalam pengolahan data, dokumen penduduk serta pencatatan sipil.
Dengan adanya system administrasi yang yang baik dapat memajukan instansii atau perusahaan kearah yang lebih baik, meningkatkan efisiensi dan efektifitas dapat menguntungkan instansi/perusahaan itu sendiri.
Berdasarkan hasil penelitian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango masih terdapat beberapa permasalahan yang ada diantaranya profesionalitas kerja para pegawai yang belum maksimal, terlebih masih banyaknya pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer sehingga memperlambat proses pelayanan yang ada. Disamping itu, adanya beberapa fasilitas kantor yang tidak beroperasi dikarenakan rusak, juga mempengaruhi proses pelayanan di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango.
3.3 PEMBAHASAN
3.3.1 Peranan SDM Terhadap Pengelolaan Sistem Administrasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabu paten Bone Bolango
Beberapa kendala yang di hadapi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango dalam memberikan pelayanan masyarakat yang membutuhkan jasa dari kantor tersebut berkaitan erat dengan SDM.
Berdasrkan penelitian bahwa pegawai belum mampu memahami seoptimal mungkin tentang tugas yang yang diembankan selain itu pula berkaitan erat dengan pihak
manajemen dari pimpinan,bahwa kurangnya pengawasan yang diberikan kepada pegawai melakukan tugas dan tanggung jawabnya.
Tersedianya Sumber Daya Manusia sangat menentukan pelaksanaan system administrasi baik perusahaan maupun Dinas pemerintahan, berbicara tentang SDM bertitik tolak pada mutu dan kualitas pendidikan seseorang, yang pada dasarnya dipandang sebagai investasi yang imbalanya dapat di peroleh selang beberapa tahun kemudian. Imbalan yang diperoleh adalah pertambahan kualitas dan kuantitas, serta peningkatan hasil kerja. Peningkatan mutu dan jenjang pendidikan pada seseorang akan memberikan hasil yang positif dalam hal ini menghasilkan perbaikan tingkat pelayanan administrasi dan perbaikann etos kerja. Oleh karena itu hubungan tingkat pendidikan dan SDM sangat erat, dalam arrti produktifitas kerja tercermin dalam tingkat penghasilan atau hasil pekerjaan.
Jadi dari suatu dinas yang terdiri dari beberapa orang dengan menduduki jabatan yang berbeda, tentunya memerlukan tenaga kerja sesuai dengan persyaratan SDM dan sesuai tuntutan pekerjaan serta tuntutan zaman, tersedianya sarana dan prasaran (fasilitas) yang memada, kerja sam tim, dan kesanggupan pimpinan untuk mengkoordinasi, mempengaruhi aktivitas serta memberikan dorongan pada aggotanya dalam melaksanakan tugas pada instansi tersebutdapat memberikan dan kualitas yang adapat dipertanggung jawabkan sehingga apa yang di rencanakan dan tujuan dari suatu instansi tersebut akan memberikan hasil yang maksismal sesuai dengan harapan dan tujuan dari instansi itu sendiri.
Untuk itu dalam meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango harus melakukan : 1. Pembinaan Pegawai
agar dapat mengelola dan mampu menangani masalah -masalah administrasi secara professional.Selanjutnya pembinaan dapat di lakukan dengan pola bimbingan dan penyuluhan yang di lakukan secara pofesional dengan bobot penguatan. Pola pembinaan ini berupa bimbingan dan penyuluhan ini adalah untuk membantu pegawai dalam berbagai persoalan, baik menyangkut masalah administrasi di dinas atau masalah pribadi pegawai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Apabila di katakan bahwa SDM merupakan faktor yang terpenting yang dimiliki suatu instansi, maka salah satu implikasinya adalah bahwa investasi terpenting yang mungkin dilakukan oleh suatu Dinas adalah SDM. SDM merupakan faktor penunjang untuk mencapai tujuan dari suatu instansi. Untuk para pegawai yang ada dalam sebuah Dinas/Instansi dalam hal ini adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango masih perlu mengikut sertakan pegawai – pegawainya dalam berbagai pelatihan atau pendidikan guna memaksimalkan kualitas SDM yang dimiliki. Hal ini di lakukan karena dengan adanya penyelenggaraan program pendidikan dan pelatihan para pegawai akan memiliki pengetahuan, keterampolan, dan kemampuan baru.
Melalui pelatihan dan keterampilan yang sesuai dengan keahlian, khususnya dalam bidang administrasi maka seseorang akan mendapatkan pengalaman yang lebih efisien dengan tujuan akan membawa perubahan dan peningkatan kinerja pegawai.
3.3.2 Sarana dan Prasarana Terhadap Pengelolaan Sistem Administrasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, sarana dan prasarana terbilang belum
memadai. Sehingga pelayanan masih kurang optimal di karenakan ada salah satu sarana dan prasarana khusunya computer mengalami kerusakan,sedangkan jumlah komputer yang yang ada masih minim sehingga menghambat pelayanan itu sendiri.
Sarana dan prasarana ini berfungsi untuk mempercepat dan memudahkan penyelesaian pekerjaan. Dinas di tuntut memiliki sarana dan prasarana yang menunjang pelkasanaan kegiatanya. Terutama dalam pengelolaan system administrasi yang dititik bertkan pada pengoperasian komputer dalam menginfut, memasukkann data - data yang menyangkut administrasinya untuk itu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolang agar bias menambah jumlah computer sehingga pelayanan di Kantor tersebut bias Berjalan dengan lancar. Adapun jumlah computer yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango ada 9 unit dan operatornya 12 orang. Dnnas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango sudah demikian tersedianya sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan tuntutan pekerjaan dan tuntutan zaman yang semakin lama semakin canggih.
Sarana dan prasarana pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango dapat di lihat pada table di bawah ini:
NO SARANA DAN PRASARANA
JUMLAH
1 Komputer 11 unit
2 Lemari arsip 9 unit
3 Meja dinas 33 unit
4 Kursi dinas 42 unit
5 Mobil dinas 1 unit
6 Sepeda motor 10 unit
Sumber Data : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. Bone Bolango
Kabupaten Bone Bolango.
Kerja sama yang baik berperan dalam pelaksanaaan kegiatan hams bersifat professional. Salah satunya Kepala Dinas mendistribusikan pelaksanaan tugas perencanaan kepada bawahan sesuai bidang, kemudian lagi kepala bidang mendistribusikan tugas sesuai sub bagian.. sebaliknya tugas dikerjakan maka melaporkan hasil kerja yang diperroleh kepada atasan. Namun berdasarkan hasil wawancara dengan salah seorang pegawai bahwa kerja sama yang ada belum terlihat karena kurangnya kesadaran dari kepala dinas dan pegawai itu sendiri.
Adapun kerja sama yang baik yang hams diterapkan pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango, yaitu :
1) Kerja sama menyiapkan kebijakan teknis administrasi sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanaan tugas.
2) Kerja sama memerlukan penyusunan rencana pengelolaan administrasi Dinas berdasarkan pedoman untuk kelancaran tugas nanti.
3) Kerja sama melakukan pengelolaan sistem administrasi kepegawaian melalui daftar.
4) Kerja sama dalam mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut.
5) Kerja sama dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem administrasi melalui rapat pertemuan untuk memperoleh penyatuan pendapat.
3.3.4 Motivasi Pimpinan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango.
Seorang pemimpin adalah orang melakukan sesuatu melalui orang Iain, dengan membagi dan mengalokasikan tugas - tugas kepada bawahannya. Keberhasilan dari
seorang pimpinan di tentukan oleh seberapa jauh pegawainya dalam menjalankan tugas yang telah diberikan dikerjakan dengan baik.
Namun, berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa kurangnya motivasi dari pimpinan itu sendiri. sehingga pegawai itu tidak mampu menyelesaikan pekerjaanya, kedua, pegawai itu tidak mempunyai motivasi untuk bekerja dengan baik, maka dari itu pimpnan harus peka terhadap masalah -masalah seperti itu.
Maka bentuk motivasi yang diberikan oleh pimpinan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bone Bolango berupa uang misalnya memberikan bonus atau kompensasi atau membayar gaji pada tepat waktunya Hal ini di lakukan tidak lain adalah untuk memicu peningkatan kerja pegawai agar lebih efektif dan efisien dalam bekerja.
Adapula pimpinan memberikan motivasi kepada pegawai yang kinerjanya buruk (prestasi rendah) dengan cara memberikan hukuman agar pegawai prestasi pegawai yang buruk bisa meningkat.
