1 1.1. Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini seiring kemajuan perkembangan ilmu teknologi dan informasi (IT) yang sangat pesat, terutama dalam hal pertukaran informasi. Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting untuk memenangkan persaingan dalam bisnis. Hal ini dapat didukung dengan adanya teknologi yang modern. Dalam jurnal Siamak Nejadhosseini Soudani The Usefulness of an accounting Information System for effective Organizational Performance,Volume 4, No.5, 2012 (p.137): “Information is a valuable data processing that provides a basic for making decisions and taking action.” Informasi merupakan data hasil pemrosesan yang bernilai dan mampu menyediakan dasar bagi pembuatan keputusan dan mengambil tindakan. Berdasarkan dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan salah satu indikator penting dalam perkembangan teknologi informasi dan m emberikan suatu nilai keunggulan dalam bersaing.
Menghadapi persaingan bisnis antar perusahaan agar dapat ungul dari kompetitor, salah satu cara yang diambil adalah dengan meningkatkan mutu produk atau jasa dan pelayanan yang ditunjang dengan teknologi, sehingga menghasilkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik. Untuk itu perlu dapat menerapkan sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis, sehingga dengan diterapkan sistem informasi akuntansi pada perusahaan, maka diharapkan perusahaan tidak ketinggalan dalam persaingan bisnis. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan teknologi yang makin meluas di berbagai bidang. Dalam jurnal Elena, U,G., Raquel, P.E., Clara, M.C. The impact of accounting systems (AIS) on performance measures:empirical evidence in Spanish SMEs, Volume 11, No.1, 2012 (p.26): ”Accounting information system are systems used to record the financial transactions of a business or organization that combines the methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry: user interface, computers and sophisticated software.”|
Sistem informasi akutansi adalah system yang digunakan untuk mencatat tranksaksi keuangan bisnis atau organisasi yang mengkombinasikan metodologi, pengendalian, dan teknik akutansi dengan teknologi dari industry IT: user interface, computer, dan sophisticated software. Sangatlah penting bagi setiap perusahaan baik yang berorientasi laba maupun nonlaba untuk mengelola sistem informasi akutansi.
Setiap perusahaan berusaha untuk memiliki strategi bisnis dan sumber data manusia yang berkualitas untuk menjalankan kegiatan operasional agar dapat menghasilkan output yang efektif. Dengan meningkatnya kebutuhan perusahaan akan kebutuhan perusahaan akan informasi maka diperlukannya Sistem Informasi Akutansi agar dapat memudahkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang ingin dicapai, sehingga dengan salah satu bidang penting yang berhubungan dengan system informasi perusahaan adalah bidang pembelian. System pembelian digunakan untuk mendapatkan raw material dari vendor untuk diubah menjadi finish good. Kegiatan pembelian membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang berperan penting didalamnya, biasanya pada perusahaan manufaktur perlu diterapkannya system pembelian dan persediaan yang berguna untuk mengatur system pembelian dan persediaan barang. Serta dapat mensupport kelancaran proses bisnis perusahaan sehingga dapat menyediakan barang atau jasa tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan. Dalam jurnal Mogere, Kennedy, Maeba, Dr. Oloko, Magaret dan Dr. Okibo, Walter. Effect of Inventory Control Systems On Operational Performance Of Tea Processing Firms, Volume 1, No 5, 2013 (p.12-27), Inventory control systems play a crucial role in enhancing effectiveness and efficiency in handling inventory of business firms. Yang terjemahannya adalah sistem pengendalian persediaan memainkan peran penting dalam meningkatkan efektivitas dan efiensiensi dalam menanggani inventarisasi perusahaan bisnis. Sedangkan pembelian dalam jurnal Soemarso S.R, Accounting An Introduction, Volume 5, No 1, 2011 (p.208), Purchasing is account used to record all purchase of merchandise in a period. Yang terjemahanya adalah Akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode.
Dengan adanya system akutansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk keperluan perusahaan sangat membantu untuk proses pembelian dan persediaan barang agar dapat lebih terkomputerisasi. Membahas pentingnya perusahaan manufaktur akan sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang dapat mendukung kelancaran proses produksi agar dapat tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
PT. Trendy Jaya Indonesia merupakan manufaktur yang bergerak dibidang pakaian. Transaksi dan data yang diperlukan untuk kemajuan perusahaan ini sudah semakin banyak sehingga menyebabkan permasalahan dan kelemahan dalam perusahaan untuk dapat lebih unggul dari kompetitor dalam proses pembelian dan persediaan bahan baku. PT. Trendy Jaya Indonesia cukup besar dalam hal pembelian dan persediaan bahan baku karena transaksinya sudah tergolong kompleks. Masalah yang sering dihadapi adalah terlambatnya status barang yang sudah dipesan pelangan dengan surat perjanjian order yang sudah di setujui. bagian gudang sering mengalami kesulitan dalam pencatatan laporan persediaan dan pengecekan jumlah stok yang sering memakan waktu untuk proses pengecekan. Maka dari itu menurut kelompok kami, perusahaan masih kesulitan dan sangat membutuhkan sistem informasi yang dapat menunjang proses bisnis perusahaannya.
Oleh karena itu, penting bagi PT.Trendy Jaya Indonesia untuk menerapkan sistem informasi yang dapat membantu proses bisnis perusahaan, terutama pada fungsi pembelian dan persediaan bahan baku, maka dari itu kelompok kami mengangkat topik ”PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT.TRENDY JAYA INDONESIA”. Sebagai judul penelitian kami.
1.2. Ruang Lingkup
Dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku, kami membatasi ruang lingkup penulisan sebagai berikut :
a. Pembelian
1. Prosedur permintaan bahan baku 2. Prosedur permintaan pembelian 3. Prosedur pemesanan bahan baku 4. Prosedur penerimaan bahan baku 5. Prosedur retur
6. Prosedur penerimaan tagihan 7. Prosedur pembayaran
8. Prosedur laporan pembelian
b. Persediaan
1. Prosedur pencatatan persediaan 2. Prosedur penerimaan bahan baku 3. Prosedur pengeluaran bahan baku 4. Prosedur update bahan baku
5. Prosedur laporan prosedur persediaan
1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan ruang lingkup di atas, maka tujuan kami dalam penyusunan skripsi ini diantaranya sebagai berikut :
1. Melakukan analisis sistem yang sedang berjalan 2. Mengidentifikasi masalah yang ada pada sistem 3. Merancang sistem yang diusulkan
1.3.2. Manfaat
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini antara lain:
1. Membantu perusahaan untuk meningkatkan system informasi terutama pada aplikasi yang digunakan berkaitan dengan proses pembelian dan persediaan bahan baku agar lebih efektif.
2. Diharapkan dapat meningkatkan fungsi pengendalian di dalam perusahaan, baik pengendalian umum dan pengendalian aplikasi perusahaan .
1.4. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan sebagai berikut : 1.4.1. Metode pengumpulan data
Untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan, saya mempergunakan metode observasi berupa:
a. Studi Pustaka
Sumber data yang diperoleh studi pustaka adalah membaca dari jurnal-jurnal referensi yang terkait Sistem Informasi Akutansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku yang berkaitan dengan pokok-pokok pembahasan yang kemudian dikembangkan dari data dan informasi yang sebelumnya.
b. Studi Lapangan
Melakukan peninjauan secara langsung ke PT Trendy Jaya Indonesia dengan tujuan mendapatkan informasi mengenai pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan Informasi mengenai struktur organisasi, operasional perusahaan, pembagian wewenang dan tanggung jawab, aturan perusahaan yang berlaku, dan proses bisnis yang telah dijalankan.
Untuk memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan identifikasi masalah, metode yang digunakan yaitu :
1. Wawancara (Interview)
Melakukan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak terkait (narasumber) yang berhubungan dengan pembahasan skripsi ini.
2. Pengamatan (Observation)
Pengamatan langsung terhadap proses pembelian dan persediaan bahan baku yang dilakukan sehari hari oleh PT Trendy Jaya Indonesia.
3. Dokumentasi (Documentation)
Metode mempelajari dokumen tertulis dan terkait dengan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Trendy Jaya Indonesia.
1.4.2. Metode Analisis
Metode analisis dilakukan berdasarkan konsep OOA menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), yaitu “mendefinisikan seluruh tipe objek yang melakukan kerja dalam sistem dan menunjukkan use case apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas”.
1.4.3. Metode perancangan
Metode perancangan dilakukan berdasarkan konsep OOD menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), yaitu “mendefinisikan semua tipe objek yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan mendefinisikan setiap tipe objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan yang spesifik”. Metode perancangan berorientasi object oriented analysis and desaign (OOAD) yang di notasikan dalam bentuk Unifed Modeling Language (UML) seperti :
1. Event Table
2. Overview Activity Diagram 3. Domain Model Class Diagram 4. State Machine Diagram 5. Use Case
6. CRUD Matrix
8. System Sequence Diagram 9. Activity Diagram for Use Case 10. Rancangan Sistem Informasi 11. Use case Realization
12. First Cut Design Model Class Diagram
13. Data Access Layer Design System Sequence Diagram 14. Communication Diagram
15. Update Design Class Diagram 16. Package Diagram 17. Rancangan Database 18. Interface 19. User Interface 20. Storyboard 21. Rancangan Implementasi 22. Matrik 1.5. Sistimatika Penulisan
Sistematika penulisan yang disusun berupa penjelasan singkat berupa bab dalam pembuatan laporan skripsi. Secara garis besar laporan yang disusun ini dibagi atas lima bab, yaitu :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan Skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan sebagai acuan didalam penulisan skripsi. Teori tersebut dibagi dua bagian yaitu teori umum dan teori khusus yang menyangkut dengan topik skripsi.
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menjelaskan secara singkat sejarah perusahaan, struktur organisasi, sistem informasi yang sedang berjalan, analisis temuan hasil survey, identifikasi kebutuhan informasi, tugas dan wewenangnya dari masing masing bagian pada prosedur pembelian dan persediaan bahan baku di PT Trendy Jaya Indonesia.
BAB 4 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Bab ini menjelaskan rancangan dari proses bisnis yang diusulkan seperti narasi Event Table, Overview Activity Diagram, Detailed Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Rancangan Data Base, Rancangan Formulir, Rancangan Laporan, Rancangan Layar, Navigation Diagram, dan Matriks Rencana Penerapan Sistem.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan berdasarkan hasil analisis dan saran yang perlu diambil oleh perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan mengakuratkan perhitungan retur barang pada perusahaan.
