PEMANFAATAAN BUKTI REGISTRASI PASIEN (WARNA
KUNING) DALAM DISTRIBUSI REKAM MEDIS POLI
BEDAH RSUP SANGLAH DENPASAR DENGAN
METODE FOCUS PDCA
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANG
PKL
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk
Menyelesaikan Pendidikan Program D-IV Rekam Medik Jurusan Kesehatan
Oleh:
TYA SISTUNING WULANDARI NIM G41120925
HALAMAN PERSEMBAHAN
Hasil Praktek Kerja Lapangan ini saya persembahkan kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di RSUP Sanglah Denpasar
2. Orang tua saya yang selalu mendoakan dan memberi support dalam Praktek Kerja Lapangan dan pembuatan laporan ini
3. dr. Rinda Nurul Karimah, M.Kes, Bapak Dony Setiawan H.P, S.Kep NS., MM dan Ibu Vita Permatasari, S.T., M.T yang selalu membimbing dan memberi semangat.
4. Dr. Ni Luh Dharma Kerti Natih, MHSM selaku kepala instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar yang selalu membimbing dan mengarahkan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini
5. Dosen-dosen dari Politeknik Negeri Jember dan Bapak/Ibu praktisi rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar
6. Seluruh staf dan semua pihak RSUP Sanglah Denpasar yang membantu memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam Praktek Kerja Lapangan ini
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Tya Sistuning Wulandari
NIM : G41120925
Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam Laporan Praktek Kerja Lapangan yang berjudul “Pemanfaataan Bukti Registrasi Pasien (Warna Kuning) Dalam Distribusi Rekam Medis Poli Bedah RSUP Sanglah Denpasar Dengan Metode FOCUS PDCA” merupakan gagasan dan hasil karya sendiri dengan arahan komisi pembimbing, dan belum pernah diajukan dalam bentuk apapun pada perguruan tinggi manapun.
Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas dan dapat diperiksa kebenarannya. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam naskah dan dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Denpasar, 12 April 2016
Tya Sistuning Wulandari NIM G41120432
RINGKASAN
Salah satu kewajiban rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis. Dalam pengelolaan rekam medis di RSUP Sanglah terdapat beberapa kegiatan yaitu mulai dari pengambilan berkas rekam medis, distribusi, pengembalian, penataan, penyortiran, dan penyimpanan. Salah satu kegiatan yang berkaitan dengan respon time terhadap pelayanan pasien adalah distribusi. Saat distribusi, petugas mendapat complain dari pasien karena belum dipangggil ke loket pendaftaran poli bedah setelah menunggu rata-rata 1,5 jam (terdapat 8 pasien complain) serta masih banyak pasien tidak menancapkan bukti registrasi pasien yang mereka terima ke tancapan yang telah disediakan (lebih dari 52 pasien) yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui berkas sudah terdistribusi atau belum dan petugas distribusi kesulitan memilah rekam medis yang sudah didistribusikan ke poli bedah.
Metode yang digunakan untuk pemanfaatan bukti registrasi pasien dalam distribusi rekam medis di poli bedah adalah FOCUS PDCA. FOCUS PDCA yang ditemukan oleh Walter Shewhart dan disempurnakan oleh Edwards Deming merupakan proses perbaikan mutu yang banyak dipakai dan sudah diakui di dunia. Merupakan singkatan yang menggambarkan komponen dari proses peningkatam mutu kinerja
ABSTRAK
Salah satu kewajiban rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis. Dalam pengelolaan rekam medis di RSUP Sanglah terdapat beberapa kegiatan yaitu mulai dari pengambilan berkas rekam medis, distribusi, pengembalian, penataan, penyortiran, dan penyimpanan. Salah satu kegiatan yang berkaitan dengan respon time terhadap pelayanan pasien adalah distribusi. Saat distribusi, petugas mendapat complain dari pasien karena belum dipangggil ke loket pendaftaran poli bedah setelah menunggu rata-rata 1,5 jam (terdapat 8 pasien complain) serta masih banyak pasien tidak menancapkan bukti registrasi pasien yang mereka terima ke tancapan yang telah disediakan (lebih dari 52 pasien) yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui berkas sudah terdistribusi atau belum dan petugas distribusi kesulitan memilah rekam medis yang sudah didistribusikan ke poli bedah. Metode yang digunakan untuk pemanfaatan bukti registrasi pasien dalam distribusi rekam medis di poli bedah adalah FOCUS PDCA. Hasilnya pasien complain berkurang dari 8 pasien menjadi 2 pasien dan pasien yang tidak menancapkan bukti registrasi pasien dari 55 menjadi 39 pasien.
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala berkah, rahmat, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan PKL ini dengan baik dan tepat waktu.
Laporan PKL yang berjudul “Pemanfaataan Bukti Registrasi Pasien (Warna Kuning) Dalam Distribusi Rekam Medis Poli Bedah RSUP Sanglah Denpasar Dengan
Metode FOCUS PDCA” dilakukan untuk memenuhi salah satu persyaratan laporan PKL di Politeknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan, Program Studi Rekam Medik. Namun demikian, laporan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan yang tidak lepas dari kesalahan dan kekurangan, sehingga diharapkan dapat diperbaiki dan disempurnakan di kemudian hari.
Dalam kesempatan ini, Penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Dr. Anak Ayu Sri Saraswati selaku Direktur Utama RSUP Sanglah Denpasar
2. Dr. Ni Luh Dharma Kerti Natih, MHSM selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
3. dr. Rinda Nurul Karimah, M.Kes, Bapak Dony Setiawan HP, S.Kep, NS. MM dan Ibu Vita... selaku dosen pembimbing (supervisi) RSUP Sanglah Denpasar
4. Pembimbing lapang PKL RSUP Sanglah Denpasar
5. Seluruh staf dan karyawan RSUP Sanglah Denpasar yang telah membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan.
PERNYATAAN
PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:
Nama : Tya Sistuning Wulandari
NIM : G41120925
Program Studi : Rekam Medik
Jurusan : Kesehatan
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan kepada UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Jember, Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non Exclusive Royalty Free Right) atas Karya Ilmiah berupa Laporan Praktek Kerja Lapang saya yang berjudul :
PEMANFAATAAN BUKTI REGISTRASI PASIEN (WARNA KUNING) DALAM DISTRIBUSI REKAM MEDIS POLI BEDAH RSUP SANGLAH
DENPASAR DENGAN METODE FOCUS PDCA
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini, UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Jember berhak menyimpan, mengalih media atau format, mengelola dalam bentuk Pangkalan Data (database), mendistribusikan karya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis atau pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Politeknik Negeri Jember, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas Pelanggaran Hak Cipta dalam Karya Ilmiah ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jember Pada tanggal : 07 Mei 2016 Yang menyatakan
HALAMAN JUDUL...i
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA...3
2.1 Pemanfaatan...3
2.7 Profil RSUP Sanglah Denpasar...4
2.8 Visi, Misi, Falsafah, Tujuan dan Nilai Dasar Rumah Sakit...6
2.8.1 Visi...6
2.8.2 Misi...6
2.8.3 Falsafah...6
2.8.4 Tujuan...7
2.8.5 Nilai/Keyakinan Dasar...7
2.9 Struktur Organisasi Rumah Sakit...7
2.10 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis...8
2.11 Find-Organize-Clarify-Understand-Select- Plan-Do-Check-Action (FOCUS PDCA) 8 2.11.1 F (Find): Menemukan atau Mengidentifikasi...8
2.11.2 O (Organize): Mengorganisir Tim Kerja...8
2.11.3 C (Clarify): Mengklarifikasi Teori Terbaru Tentang Permasalahan...9
2.11.4 U (Understand): Memahami Penyebab Masalah...9
2.11.5 S (Select): Memilih Proses Potensial Untuk Menyelesaikan Masalah...9
2.11.7 D (Do) : Pelaksanaan...9
2.11.8 C (Check): Pemeriksaan...9
2.11.9 A (Action): Perbaikan...9
BAB 3. METODE KEGIATAN...11
3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan...11
3.2 Prosedur pengumpulan data...11
3.3 Bahan dan Alat...11
3.4.1 Bahan...11
3.5 Metode penelitian...11
3.6 Alur Penelitian...12
BAB 4. PEMBAHASAN...14
BAB 5. PENUTUP...19
DAFTAR PUSTAKA...20
LAMPIRAN...21
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Alur Penelitian ...12
Gambar 4.1 FOCUS PDCA...14
DAFTAR LAMPIRAN
1. Jumlah Pasien ...22
2. Tanpa kuning sebelum perbaikan sistem...22
3. Tanpa kuning setelah perbaikan system...24
4. Pasien complain sebelum perbaikan system...25
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Di rumah sakit juga mengatur apa yang menjadi hak dan kewajiban pasien serta hak dan kewajiban rumah sakit itu sendiri. Salah satu kewajiban rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang idenditas pasien, pemeriksaan, pemerikasaan penunjang, pengobatan, tidakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Dalam pengelolaan rekam medis di RSUP Sanglah terdapat beberapa kegiatan yaitu mulai dari pengambilan berkas rekam medis, distribusi, pengembalian, penataan, penyortiran, dan penyimpanan. Salah satu kegiatan yang berkaitan dengan respon time terhadap pelayanan pasien adalah distribusi. Dalam SOP tentang distribusi didalamnya menyebutkan bahwa berkas rekam medis di distribusikan ke poli setiap 10 menit atau bila rekam medis sudah penuh di keranjang penuh (sebelum 10 menit) sedangkan dalam SOP respon time disebutkan bahwa target pencapaian 30 menit rekam medis diterima di poliklinik. Dalam SOP waktu pendistribusian rekam medis ke setiap poli adalah sama. Setiap poli letaknya berbeda, ada yang dekat dan juga jauh. Terdapat pasien yang banyak atau pasien yang relatif sedikit. Setiap poli tidak sama jumlah pasiennya. Salah satu poli dengan pasien terbanyak adalah poli bedah dimana pasien berkisar rata-rata 156 perhari dengan 10 sub bedah (bedah umum, digestif, plastik, orthopedi, anak, trauma, onkologi, urologi, thorax, dan saraf).
2
rekam medis dengan membawa bukti registrasi pasien berwarna kuning tersebut untuk mengecek di ruang rekam medis.
Terkadang pasien tidak menancapkan bukti registrasi pasien sehingga disaat mereka complain petugas harus meminta bukti registrasi pasien, mengecek satu persatu berkas yang sudah terdistribusi. Jika rekam medis tidak ada, petugas akan mengecek ke ruang rekam medis. Yang menjadi kendala bagi petugas distribusi adalah saat memilah bukti registrasi pasien untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam pasien sesuai dengan bukti registrasi pasien berwarna putih dalam berkas yaitu hanya terdapat 1 tancapan paku dengan jumlah pasien yang berkisar 156 perhari, petugas merasa kesulitan dan memakan waktu lama.
Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan sistem distribusi di poli bedah agar mempermudah petugas distribusi dalam menjalankan sistem yang ada serta dapat segera menanggulangi jika ada complain dari pasien.
1.2 Rumusan masalah
Bagaimana pemanfaataan bukti registrasi pasien (warna kuning) dalam distribusi rekam medis poli bedah RSUP Sanglah Denpasar ?
1.3 Tujuan
Mengidentifikasi pemanfaataan bukti registrasi pasien (warna kuning) dalam distribusi rekam medis poli bedah RSUP Sanglah Denpasar
1.4 Manfaat 1.4.1 Teoritis
a. Bagi penulis
1) Memberikan pengetahuan bagaimana sistem distribusi rekam medis yang ada di poli bedah RSUP Sanglah Denpasar
1.4.2 Praktis
a. Bagi RSUP Sanglah Denpasar
1) Mempermudah petugas distribusi dalam menjalankan sistem distribusi yang sudah ada.
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA kegiatan memanfaatkan atau menggunakan sesuatu.
2.2 Bukti registrasi pasien
Bukti registrasi pasien di RSUP Sanglah Denpasar merupakan suatu kertas rangkap 3 yang terdiri dari warna putih, meah muda, dan kunuing. Warna putih untuk dimasukkan ke dalam rekam medis saat akan didistribusikan, warna merah muda untuk tracer dan diletakkan di dalam rak, sedangkan yang berwarna kuning diserahkan pada pasien sebagai bukti bahwa pasien telah mendaftar. Bukti registrasi pasien ini berisi poli yang dituju, no register pasien,tanggal saat pasien mendaftar, nomor urut, nomor rekam medis, nama pasien, jenis kunjungan, tanggal lahir dan umur pasien, nama asuransi, no peserta asuransi, nama petugas registrasi.
2.3 Rekam medis
Menurut Permenkes nomor 269 tahun 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang idenditas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien .
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang idenditas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit-unit gawat darurat dan unit-unit rawat inap (Mauren, 2011).
Berdasarkakan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa rekam medis merupakan suatu berkas atau dokumen yang berisi keterangan tentang data sosial dan data medis pasien yang diberikan kepada pasien selama mendapatkan perawatan.
2.5 Distribusi rekam medis
4
berkas dilakukan setiap kali ada permintaan dari TPP (Tempat Pendftraran Pasien), berdasarkan keinginan pasien menuju klinik yang diinginkan (Mauren, 2011)
Distribusi rekam medis adalah kegiatan pendistribusian rekam medis ke poliklinik dan IGD yang sesuia dengan tujuan pasien berobat dan dilakukan oleh petugas rekam medis. Distribusi rekam medis ini merupakan salah satu rantai pelayanan rekam medis yang harus diperhatikan sistemnya agar asas kemanan dan kerahasiannya bisa terjaga dengan baik (SPO distribusi rekam medis RSUP Sanglah, 2015)
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa distribusi rekam medis adalah proses pengiriman rekam medis ke poliklinik yang dituju pasien yang dilakukan oleh petugas rekam medis.
2.6 Poli bedah
Poli bedah merupakan poliklinik untuk penderita post operasi, post kecelakaan dan pemeriksaan pasien dengan penyakit bedah (hernia, apendix, prostat, retensi urine, abses, tumor maupun kelainan bawaan) (RSUD Ngudi Waluyo Wlingi, 2016).
Poliklinik bedah memberikan pelayanan pada pasien dengan berbagai macam gangguan/penyakit yang membutuhkan tindakan pembedahan (RS Saiful Anwar, 2015)
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa poliklinik bedah merupakan poliklinik yang memberikan pelayanan bagi pasien yang memerlukan tindakan pembedahan.
2.7 Profil RSUP Sanglah Denpasar
5
Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian tingkat Nasional dan Internasional. Dalam mewujudkan visi tersebut RSUP Sanglah selalu berusaha dengan segala upaya agar pelayanan yang diberikan merupakan pelayanan yang prima sehingga dapat memuaskan masyarakat yang membutuhkan pelayanan. Dimana hal ini dikarenakan RSUP Sanglah yang merupakan rumah sakit rujukan utama untuk wilayah Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur. Di samping itu dengan berlokasi di daerah tujuan wisata dunia, RSUP Sanglah diharapkan untuk terus berupaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dengan mengutamakan quality and safety dan dengan didukung sumber daya manusia yang professional serta fasilitas medis canggih. Dengan demikian diharapkan RSUP Sanglah mampu menjadi rumah sakit Indonesia kelas dunia.
Saat ini RSUP Sanglah memiliki tempat tidur sebanyak 718 tempat tidur yang terbagi dalam beberapa kelas perawatan yaitu kelas VIP, Kelas I, kelas II, dan kelas III. Jenis pelayanan yang diberikan meliputi pelayanan gawat darurat, pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan bedah, pelayanan intensif, haemodialisa, forensik, dan beberapa pelayanan unggulan seperti implant cochlear, pelayanan trauma, pelayanan jantung terpadu, bayi tabung, pelayanan tumbuh kembang, HIV-AIDS. Disamping pelayanan-pelayanan tersebut, terdapat pula pelayanan pasien dengan menggunakan peralatan canggih seperti cath lab, ESWL, ECG, CT Scan, Argon Laser. Colposcopy, Hyperbaric Chamber, dan cobalt.
Sebagai rumah sakit pendidikan kelas A sejak tahun 2005, RSUP Sanglah merupakan tempat pendidikan dan penelitian bagi calon dokter spesialis, dokter umum, dan profesi lainnya. Hal ini menjadikan RSUP Sanglah sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. Di samping itu secara ketenagaan, RSUP Sanglah memiliki beberapa jenis tenaga yang secara spesifik sangat menunjang pemberian pelayanan kesehatan yang beragam. Tenaga spesialis yang dimiliki RSUP Sanglah diantaranya adalah:
1. Spesialis bedah,
2. Spesialis penyakit dalam, 3. Spesialis anak,
4. Spesialis obgyn,
5. Spesialis patologi klinik, 6. Spesialis patologi anatomi, 7. Spesialis radiologi,
6
9. Spesialis anaestesi, 10. Spesialis andrologi, 11. Spesialis bedah mulut, 12. Spesialis urologi,
19. Spesialis kulit kelamin, 20. Spesialis mikrobiologi, 21. Spesialis rehab medis, 22. Spesialis gizi klinik, 23. Spesialis bedah onkologi, 24. Spesialis bedah anak, 25. Spesialis bedah saraf, 26. Spesialis onkologi radiologi.
2.8 Visi, Misi, Falsafah, Tujuan dan Nilai Dasar Rumah Sakit
2.8.1 Visi
Visi RSUP Sanglah adalah menjadi rumah sakit Indonesia kelas dunia untuk mewujudkan masyarakat sehat yang mandiri dan berkeadilan.
2.8.2 Misi
RSUP Sanglah sebagai rumah sakit pemerintah berkomitmen untuk:
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan berkeadilan untuk seluruh lapisan masyarakat
b. Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatan yang profesional dan nasionalis
7
2.8.4 Tujuan
Tercapainya tata kelola rumah sakit yang berhasil guna dan berdaya guna dalam rangka mewujudkan pelayanan rumah sakit yang berkelas dunia agar tercapai derajat kesehatan amasyarakat setinggi-tingginya.
2.8.5 Nilai/Keyakinan Dasar
a. RSUP Sanglah adalah rumah kita b. Kepentingan pasien adalah yang utama c. Sinergi pelayanan, pendidikan, dan penelitian d. Insan pembelajar
e. Insan professional f. Insan panutan g. Tat twam Asi
h. Bekerja dalam team work
i. Mempersembahkan kinerja terbaik
2.9 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 167 /Menkes/ Per /XII 2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Pusat, maka RSUP Sanglah Denpasar adalah Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Departemen Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan dan dipimpin oleh seorang kepala yang disebut Direktur Utama (struktur organisasi terlampir).
8
2.10 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Instalasi Rekam Medis berada langsung dibawah Direktorat Umum dan Operasional dan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya Kepala Instalasi Rekam Medis berkonsultasi ke Kepala Bagian Perencanaan dan Evaluasi. Kepala Instalasi dibantu oleh tiga orang koordinator, yaitu Koordinator Pengelolaan Rekam Medis , Koordinator Umum dan Pelaporan dan, Koordinator Pengelolaan Rekam Medis yang dibantu oleh 3 orang Penanggung Jawab, yaitu: PJ Rekam Medis di Instalasi Wing Amerta, PJ. Pencarian, Penyimpanan, dan Peminjaman dan PJ Distribusi, dan Koordinator Umum dan Pelaporan yang membawahi dua orang Penanggung Jawab yaitu: PJ. Inventaris dan PJ. Mutu Rekam Medis. Koordinator Koding, membawahi semua petugas koding, baik rawat jalan, rawat inap dam rawat darurat.
2.11 Find-Organize-Clarify-Understand-Select- Plan-Do-Check-Action (FOCUS PDCA) FOCUS-PDCA yang ditemukan oleh Walter Shewhart dan disempurnakan oleh Edwards Deming merupakan proses perbaikan mutu yang banyak dipakai dan sudah diakui di dunia. Merupakan singkatan yang menggambarkan komponen dari proses peningkatam mutu kinerja. Siklus FOCUS-PDCA digunakan dalam pelayanan kesehatan untuk penyelesaian masalah dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Adapaun pengertian dari masing-masing siklus F-O-C-U-S P-D-C-A yang terdiri dari sembilan tahapan (Spath, 2009 dalam Peraturan Direktur Utama RSUP Sanglah Denpasar, 2015) yaitu:
2.11.1 F (Find): Menemukan atau Mengidentifikasi
Menemukan/mengidentifikasi merupakan kegiatan mencari proses yang perlu perbaikan. Mementukan proses dan komponen yang terlibat dalam proses tersebut. Mencatat keuntungan yang dapat diterima bila dilaksanakan perbaikan pada proses tersebut. Memahami bagaimana proses tersebut sesuai dengan ketentuan dan prioritas Rumah Sakit.
2.11.2 O (Organize): Mengorganisir Tim Kerja
9
2.11.3 C (Clarify): Mengklarifikasi Teori Terbaru Tentang Permasalahan
Memperjelas pengetahuan terkini dalam proses. Tim yang telah terbentuk harus mengulas pengetahuan terkini yang kemudian menghubungkan dengan proses yang telah terlaksana untuk dapat menganalisa dan membedakan kesenjangan dalam proses tersebut.
2.11.4 U (Understand): Memahami Penyebab Masalah
Memahami penyebab variasi/kesenjangan/permasalah. Tim akan mengukur proses dan mempelajari penyebab variasi/kesenjangan/permasalahan. Mereka kemudian akan merumuskan rencana untuk pengumpulan data (indikator), dengan menggunakan informasi spesifik tentang permasalahan pada proses untuk membangun gambaran proses yang terukur dan terkendali.
2.11.5 S (Select): Memilih Proses Potensial Untuk Menyelesaikan Masalah
Memilih proses perbaikan yang potensial. Menentukan tindakan yang perlu diambil untuk meningkatkan proses (harus didukung oleh bukti yang terdokumentasi).
2.11.6 P (Plan) : Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu upaya menjabarkan cara penyelesaian masalah yang ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah. Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah tersusunnya rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang akan diselenggarakan.
2.11.7 D (Do) : Pelaksanaan
Melaksanakan rencana yang telah disusun. Jika pelaksanaan rencana tersebut membutuhkan keterlibatan staf lain di luar anggota tim, perlu terlebih dahulu diselenggarakan orientasi, sehingga staf pelaksanaan tersebut dapat memahami dengan lengkap rencana yang akan dilaksanakan.
2.11.8 C (Check): Pemeriksaan
Yang dilakukan dalam tahap ini ialah secara berkala memeriksa kemajuan dan hasil yang dicapai dan pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2.11.9 A (Action): Perbaikan
10
11
BAB 3. METODE KEGIATAN
3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Kegiatan dilaksanakan di loket pendaftaran poli bedah RSUP Sanglah Denpasar pada 2 Maret-18 Maret 2016.
3.2 Prosedur pengumpulan data
Pengumpulan data menggunakan kegiatan observasi dan dokumentasi di loket pendaftaran poli bedah RSUP Sanglah Denpasar
3.3 Bahan dan Alat 3.4.1 Bahan
Bahan yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi : a. Data jumlah pasien poli bedah
b. Data pasien yang tidak menancapkan bukti registrasi pasien (warna kuning) 3.4.2 Alat
Alat yang digunakan dalam penelitian ini meliputi :
a. Tancapan paku sebanyak 9 buah
b. Papan kecil sebanyak 9 buah
3.5 Metode penelitian
12
3.6 Alur Penelitian
Berikut alur penelitian pemanfaatan bukti registrasi pasien (warna kuning) dalam distribusi rekam medis di poli bedah RSUP Sanglah Denpasar dapat dilihat pada gambar 3.1.
Identifikasi Masalah
Studi Pendahuluan Studi Literatur
Rumusan Maslah
Menentukan Tujuan Penelitian
Kesimpulan dan saran
Find Organize
Clarify Understanding
Hasil dan Pembahasan (FOCUS PDCA)
Select Plan
Do Check Action
Gambar 3.1 Alur Penelitian
13
bukti registrasi pasien (warna kuning) dalam distribusi rekam medis poli bedah RSUP Sanglah Denpasar.
2. Studi Pendahuluan
Tahap ini peneliti melakukan studi pendahuluan di RSUP Sanglah Denpasar.
3. Studi Literatur
Studi literatur adalah tahapan dimana peneliti memperoleh teori-teori yang mendukung dan menjadi dasar peneliti untuk menyelesaikan masalah yang ada rumusan masalah.
4. Tujuan Penelitian
Tahap ini peneliti menentukan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian. 5. Hasil dan Pembahasan (FOCUS PDCA)
Tahap ini peneliti membahas hasil FOCUS PDCA pemanfaatan bukti registrasi pasien (warna kuning) dalam distribusi rekam medis di poli bedah RSUP Sanglah Denpasar.
6. Kesimpulan dan Saran
BAB 4. PEMBAHASAN
LAPORAN KEGIATAN FOCUS-PDCA
NAMA : Tya Sistuning Wulandari
NIM : G41120925
JUDUL : Pemanfaatan Bukti Registrasi Pasien (Warna
Kuning) Dalam Distribusi Rekam Medis Poli Bedah RSUP Sanglah Denpasar Dengan Metode FOCUS PDCA
INSTALASI : Rekam Medis
BULAN-TAHUN : Tahun 2016
F (Find)
- Pasien complain karena belum dipangggil ke loket pendaftaran poli bedah setelah menunggu rata-rata 1,5 jam (terdapat 8 pasien complain)
- Pasien tidak menancapkan bukti registrasi pasien yang mereka terima ke tancapan yang telah disediakan (lebih dari 52 pasien)
- Petugas distribusi kesulitan memilah rekam medis yang sudah didistribusikan ke poli bedah
O (Organized)
- Kepala Instalasi rekam medis
- Kepala poliklinik bedah
- Petugas distribusi rekam medis
- Petugas loket penerima rekam medis di poliklinik bedah C
(Clarify) - SPO monitoring respons time pelayanan rekam medis bahwa target pencapaian 30 menit sampai rekam medis diterima di poliklinik.
- SPO distribusi rekam medis belum mengatur hal-hal lebih detail bahwa setelah rekam medis sampai di poli, bukti registrasi pasien(berwarna kuning) yang telah ditancapkan di tempat pendaftaran poli diletakkan di rekam medis sesuai bukti registrasi pasien berwarna putih sebagai bukti bahwa rekam medis telah terdistribusi dan berada di loket penerima rekam medis
U
(Understand)
15 memudahkan petugas distribusi mengecek keberadaan dan memilah rekam medis di poli bedah.
P
(Plan) 1. Perbaiki sistem distribusi rekam medis yang telah ada di poliklinik
- Tambah jumlah paku tancapan dan memberikan papan tulisan kecil didepannya sebanyak 9 buah (sub anak dan umum menjadi satu paku karena pasien tidak terlalu banyak)
2. Sosialisasi kepada pasien dan petugas loket poli bedah D
(Do) 1. Menambah jumlah paku tancapan 7 buah paku tancapan dan 2
buah paku yang sudah ada dipoli bedah serta memberikan papan tulisan kecil didepannya sebanyak 9 buah (bedah thorax, digestif, anak, umum, plastik, onkologi, urologi, trauma, orthopedi, dan saraf) sub anak dan umum menjadi satu paku karena pasien tidak terlalu banyak telah dilaksanakan pada 11 Maret 2016.
16
- Petugas distribusi tidak merasa kesulitan dalam memilah berkas rekam medis yang didistribusikan dari instalasi rekam medis ke poli bedah karena paku tancapan sudah sesuai dengan sub bedah. Petugas langsung mencari bukti registrasi pasien berwarna kuning di paku tancapan sesuai yang tertera di bukti registrasi pasien berwarna putih yang ada di berkas rekam medis.
- Jika ada pasien complain petugas langsung bisa melihat ke paku tancapan sesuai sub bedah yang disebutkan pasien untuk memeriksa apakah bukti registrasi yang berwarna kuning masih tertancap atau sudah tidak ada. Jika masih tertancap petugas akan mengambil bukti registrasi tersebut lalu mengecek ke instalasi rekam medis.
- Pasien masih salah menancapkan bukti registrasi pasien yang seharusnya sesuai sub bedah yang dituju.
2. Hasil
a. Masih terdapat pasien yang tidak menancapkan bukti registrasi pasien
- Pada 2 Maret 2016 terdapat 49 pasien yang tidak menancapkan bukti registrasi pasien dari 136 pasien. Setelah perbaikan sistem yang dilakukan pada tanggal 11 Maret 2016 masih terdapat 40 pasien yang tidak menancapkan bukti registrasi pasien dari 229 pasien
17
Maret 2016 pasien complain menjadi 2 orang dari 144 pasien.
A (Action)
1. Koordinasi dengan petugas penerima rekam medis di poli bedah agar memberikan informasi jika petugas distribusi kembali ke instalasi rekam medis
2. Menambah informasi berupa tulisan dan gambar agar pasien lebih memahami sistem baru yang sedang diterapkan di poli bedah.
Denpasar, 12 April 2016
BAB 5. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
a. Memperbaiki sistem distribusi rekam medis yang telah ada di poliklinik
- Menambah jumlah paku tancapan dan memberikan papan tulisan kecil didepannya sebanyak 9 buah (sub anak dan umum menjadi satu paku karena pasien tidak terlalu banyak)
b. Sosialisasi kepada pasien dan petugas loket bedah
4.2 Saran
a. Koordinasi dengan petugas penerima rekam medis di poli bedah agar memberikan informasi jika petugas distribusi kembali ke instalasi rekam medis
19
DAFTAR PUSTAKA
SPO Pelayanan rekam medis RSUP Sanglah no. UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/11400a/2015. Distribusi Rekam Medis. Denpasar : RSUP Sanglah
SPO Pelayanan rekam medis RSUP Sanglah no. UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/11404/2015. Monitoring Respon Time Pelayanan Rekam Medis. Denpasar : RSUP Sanglah
Fibriyanti, Y., & Murtiningsih, W. 2013. Efektivitas Pemanfaatan Layanan Perpustakaan Sekolah Oleh Siswa Kelas VIII Th. Ajaran 2013/2014 SMPN 2 Kerjo Kabapaten Karanganyar. http://id.portalgaruda.org. Diakses pada 14 April 2016
Mauren, F. 2011. Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Dilihat Dari Lokasi Penyimpanan Di Rsj Dr. Soeharto Heerdjan Karya. http://digilib.esaunggul.ac.id. Diakses pada 13 April 2016
RSUD Ngudi Waluyo. 2015. Layanan Rawat Jalan Poli Bedah. http://rsudngudiwaluyo.blitarkab.go.id. Diakses pada 14 April 2016
20
1. Jumlah pasien
2. Pasien tidak menancapkan bukti registrasi pasien a. Sebelum perbaikan sistem dilakukan
23
24
02-Mar-16
No RM Jam mendaftar Jam complain
16003269 09.13 09.50
16005724 08.47 09.50
1648585 08.18 09.50
16000716 08.35 10.05
1232935 08.42 10.45
16004966 10.31 11.05
16006211 10.07 11.30
1464471 08.23 11.30
b. Setelah perbaikan sistem dilakukan
18-Mar-16
No RM Jam Mendaftar Jam complain
15054963 07.39 10.40
15037082 09.53 12.40
