materi penggandaan dokumen.docx

(1)

JUL

13

13 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

v

vIndikator:

Indikator:

1. 1.Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas

Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas

2. 2.Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan

Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan

v

vTu

Tu

juan

juan Pembelajaran:

Pembelajaran:

Setelah berdiskusi siswa dapat:



Menjelaskan pengertian penggandaan

Menjelaskan pengertian penggandaan



Menjelaskan fungsi penggandaan

Menjelaskan fungsi penggandaan



Menyebutkan Jenisjenis alat pengganda!

Menyebutkan Jenisjenis alat pengganda!



Menyebutkan bagianbagian dari jenis mesin pengganda

Menyebutkan bagianbagian dari jenis mesin pengganda



Menjelaskan fungsi masingmasing bagian dari berbagai mesin pengganda!

Menjelaskan fungsi masingmasing bagian dari berbagai mesin pengganda!



Menjelaskan halhal yang

Menjelaskan halhal yang harus diperhatikan

harus diperhatikan untuk

untuk

memilih peralatan pengganda

v

vPengertian Penggandaan:

Pengertian Penggandaan:



Menurut "amus #esar #ahasa Indonesia #alai Pustaka$ ditulis arti kata penggandaan$yakni

Menurut "amus #esar #ahasa Indonesia #alai Pustaka$ ditulis arti kata penggandaan$yakni

: proses$ cara$ perbuatan menggandakan!



Jadi kata menggandakan dapat diartikan$ usaha memperbanyak atau melipatkanbeberapa k

Jadi kata menggandakan dapat diartikan$ usaha memperbanyak atau melipatkanbeberapa k

ali dokumen!



%apat diartikan pula penggandaan dokumen$ berarti suatu perbuatan menggandakanatau m

%apat diartikan pula penggandaan dokumen$ berarti suatu perbuatan menggandakanatau m

emperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alatpengganda!

v

v&ungsi Penggandaan

&ungsi Penggandaan

1. 1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen$ untuk pimpinan demi kelancarantugas rutin

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen$ untuk pimpinan demi kelancarantugas rutin

2. 2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen$ untuk bagianbagian lainnya

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen$ untuk bagianbagian lainnya

3. 3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar$ daridokumen$ ses

Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar$ daridokumen$ ses

uai keinginan pimpinan

4. 4.#ertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

#ertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

5. 5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

v

vJenisJenis Alat Pengganda:

JenisJenis Alat Pengganda:

1. 1.Mesin foto copy biasa$ yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasidengan

Mesin foto copy biasa$ yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasidengan

menggunakan cahaya$ panas$ bahan kimia$ atau muatan listrik statis!

2. 2.Mesin rissograph$ yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar denganmenggunakan

Mesin rissograph$ yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar denganmenggunakan

master

copy$ dapat memperbesar dan memperkecil$ serta dapatmerubah warna sesuai keinginan!

(2)

3. Mesin stensil$ yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheetstensil$ koreksi

lak

v

Mesin &oto 'opy



Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkanpada p

ermukaan kaca! "emudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yangberjalan!



#agian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yangberwarna$

untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagianbagian dari mesin fotocopy$ sebagai be

rikut :

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

Tutup asli (original cover, original holder, platen cover )! #erfungsi untuk menutup atau

memegang lembaran asli yang akan dicopy

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

"aca tempat asli (original glass)! #erfungsi untuk meletakkan lembar asli$ pada bagian tepi

kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah! Skala ini berfungsi untuk

mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

Papan tempat asli (original tray, original support )! #erfungsi untuk meletakkan lembar asli

yang belum dicopy atau yang sudah dicopy

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

Tombol on*off (on-off switch, power switch)! #erfungsi untuk menghidupkan dan mematikan

mesin!

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

Papan hasil penggandaan (copy tray)! #erfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

"erangka mesin! Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah

dibuka untuk mengganti tinta$ memperbaiki kertas yang menggulung roll dan ser+ice

mesin

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

Papan kertas untuk operasi manual ( by pass feed table, manual feed table, by pass base)!

#erfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

v

#agian#agian Mesin &otokopi

v

#aki kertas kaset (cassette)! Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan)! Tiap

baki memuat ,-.-.. lembar kertas dengan ukuran sendirisendiri$ seperti : A/$ A0$ #/

dan

#-v

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi$ yakni :

vLembar kertas. Untk menem!atkan !erse"#aan kertas $%!&

(3)

v

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi$ yakni

v

Papan dokumen otomatis! 1ntuk memasukkan dokumen2lembar asli secara otomatis$ sangat

bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

v

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi$ yakni

v

Papan penyortir (sorter )! 1ntuk memisahMisahkan hasil penggandaan yang terdiri dari

lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula! Sorter ini terdiri atas 3. rak

dan ,. rak

v

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi$ yakni

v

Papan kertas besar (large capacity)! 1ntuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak$ dapat

menampung sampai 3!... lembar kertas dengan ukuran A/ dan #/

v

Mesin foto copy kecil (Portable)

v

Mesin foto copy kecil (Portable)$ 'iricirinya antara lain : mudah dijinjing$ kecepatan

menyalin -3. lembar per menit$ dengan ukuran kertas A/ (,3. 4 ,56 mm)

v

Mesin foto copy sedang (standar)

v

Mesin foto copy sedang (standar)$ berat mesin 7 6. kg kecepatan menyalin 3-,- lembar per

menit$ dengan ukuran kertas A0 (,564/,. mm) dan #/ (,-6408/ mm)

v

Mesin foto copy besar

v

Mesin foto copy besar$ berat mesin di atas 6. kg kecepatan menyalin minimal 0 lembar per

menit$ dapat memperbesar dan memperkecil$ menggandakan pada kertas berwarna$ serta

dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis

v

Mesin Stensil

v

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah

banyak dengan menggunakan pembantu 9kertas master yang Cash Register disebut

dengan stensil sheet atau sit stensil.

v

Ada , macam mesin stensil

v

Mesin stensil

v

manual

v

Mesin stensil manual

v

dan elektrik

v

'ara perawatan mesin stensil

v

Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu$ serbuk kertas dan lainlain!

v

%iletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung!

v

;ol perataan tinta2cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil

jangan menggunakan bensin atau minyak tanah)!

v

"ain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin

v

Setelah dibersihkan$ pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas!

v

Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai:



Spesifikasi alat2mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen! dalam memilihperalat

an pengganda dokumen$ perlu memperhatikan halhal berikut:

1.Jm'a( sa'#nan &an) "#bt(kan

2.Jen#s "an ka'#tas kertas &an) "#)nakan

3.Per' t#"akn&a !en"!'#kas#an *arna

(4)

4.Mes#n "#!er)nakan ntk !emaka#an &an) #ntens#+ ata &an) b#asa

v

Indikator:

1. %okumen digandakan dan dikumpulkan !

2. %okumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan

3. Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi

4. Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

v

Tujuan Pembelajaran:

Melalui pengamatan siswa dapat:



Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book



Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masingmasing bagian dari berbagai

mesin pengganda!



Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

<idupkan mesin dengan menekan tombol =>

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

?etakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis

skala pada posisi yang tepat di tengah

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

%engan menekan tombol pengatur hasil copy!

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

Tekan tombol cetak (start )

v

Pengoperasian Mesin &oto 'opy

v

Jika sudah selesai tekan tombol =&&

v

'ara pengoperasian mesin stensil

3! Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebihdahulu deng

an sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbonatau tip-eks.

,! Sit stensil harus benarbenar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikanyang

baik di sit stensil!

0! Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesagesa! <al ini

dikarenakankesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi$ tetapi akan

menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan!

/! %i dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra

kuat$ tetapi denga normal hentakan saja sudah

cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik!

v

'ara pengoperasian mesin stensil

(5)

8! Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta! Stensil digores$

entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari

menggunakan pena khusus! Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian

pemindahanpanas atau dengan pemotong stensil elektronik!

6! Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat! Mesin putar$

kemudian dioperasikan$ bisa menggunakan tangan atau listrik!

v

Penjilidan %okumen:

v

%alam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat

diperlukan kerapian! Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang

besar untuk buku atau diklat! Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples$

dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang

mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples$

namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik

berbentuk spiral!

v

Mesin binding manual

v

Penggunaan mesin ini lebih praktis$ mengingat kemampuan menampung yang besar$ karena

penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 3. halaman hingga 3..

halaman atau dengan perkiraan ketebalan / cm! >amun$ hal ini tergantung dari

kemampuan besar atau kecilnya kawat2plastik spiral yang akan dipergunakan

v

Penjilidan %okumen:



Mesin Jilid (#inding Machine)

Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku$ diktat$ kalender meja$ boolet$ dan sebagainya!

#erdasarkan jenisnya$ mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:

1. Mesin penjilid buku

2. Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral2wire ring)



#erdasarkan tenaga penggeraknya$ mesin penjilid dibagi dua yaitu:

1. Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)

2. Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)

v

'ara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :

1. Susun %okumen yang akan dijilid sesuai nomor atau 1rutannya

2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis

3. @igi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubanglubang kertas sampai seluruhnya

rapi

4. 1ntuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid

v

'ara mempergunakan mesin penjilid :

1. Posisi gagang (handle) tegak lurus$ kertas yang akan dijilid diratakan$ penuntunan kertas

diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak

(6)

2. Tangan kiri memegang kertas$ tangan kanan menarik

dan menekan gagang ke depansampai kertas itu berlubang$ kemudian posisi gagang dikem

balikan tegak lurus!

3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di

depan dengan punggung di belakang!

v

'ara mempergunakan mesin penjilid :

4. @agang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastikpenjilid!

5. "ertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiaptiap lubangkertas t

epat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan co+er menghadapkedepan!

,.

"ertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan co+er dibawah dan gagang ditarikkembali

pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutuplagi!

-.

Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas!

v

'ara pemeliharaan mesin penjilid:

1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat!

2. Setelah dipergunakan$ laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan

3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas!

v

Indikator:

1. %okumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu

yang telah ditentukan

2. %okumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya

v

Tujuan Pembelajaran:

Siswa dapat:



Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan



Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya



v

Prosedur %istribusi

v

Ada , macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal

dan prosedur distribusi eksternal

v

Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 5 kegiatan$ yaitu :

v

a! Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan / cara :

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2. Meneliti ketepatan alamat pengirim

3. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya

4. Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima

v

b! Penyortiran

(7)



Pekerjaan penyortiran meliputi 0 tugas 

1. Memisahkan suratsurat untuk pimpinan$ sekertaris$ karyawan dan suratsurat dinaslainnya

2. Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin$ surat dinas penting dan suratdinas rahas

ia

3. Memisahkan suratsurat yang memerlukan penanganan khusus$ seperti surattercatat2terdaftar$

kilat$ rahasia$ pribadi$ wesel pos$ dan sebaginya!Mencatatnya dalam buku penerimaan ters

endiri agar dapat diterima oleh orangyang memeng berhak!

c! Pembukaan sampul

d! Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran sebelum dicatat ke dalam

agenda$ terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time

stamps) pada ruang kosong! Setelah stempelagenda dibubuhkan$ kegiatan selanjutnya adal

ah pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :



Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop



Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul)! #ila alamat pengirim tid

ak ada$ satukan surat dengan sampulnya



Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu$ sertakan surat yang dimaksud



Apakah lampirannya sudah cocok

v

%istribusi eksternal

v

adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar

perusahaan atau organisasi!

v

Proses distribusi eksternal mencakup - macam kegiatan$ yaitu :

a! "onsep dibuat oleh sekertaris2kepala tata usaha

b! Persyaratan dari konsep

#eberapa persyaratan dari konsep surat antara

lain sebagai berikut :

B #ersifat formal2dinas

B =bjektif

B ;ingkas dan jelas maksudnya

B Sopan dan ramah bahasanya

B Seragam dalam bentuknya

B ;apih dalam pengetikan

v

Penyimpanan %okumen



Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem

filing )$ nama yangumum dipakai ada lima macam yaitu :

a! Penyimpanan sistem abjad

b! Penyimpanan sistem tanggal

c! Penyimpanan sistem wilayah

(8)