PENGENDALIAN MESYUARAT KIK

(1)

DEFINISI KIK

“

“Sekumpulan kecil pekerjaSekumpulan kecil pekerja--pekerja daripada unit yangpekerja daripada unit yang sama, bermesyuarat secara regular untuk

sama, bermesyuarat secara regular untuk mengenalpasti, memilih, menganalisis masalah

mengenalpasti, memilih, menganalisis masalah--masalahmasalah yang berkaitan dengan kerja mereka dan

yang berkaitan dengan kerja mereka dan mengemukakan cadangan

mengemukakan cadangan--cadangan penyelesaiancadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan

keputusan, dan mereka melaksanakan sendiri keputusan, dan mereka melaksanakan sendiri

keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan””

(2)

OBJEKTIF KIK

Kebolehan pekerja menyelesaikan masalah

Semangat bekerja sebagai satu kumpulan

Penyesuaian dan penerapan nilai menerusi

etika kerja yang positif

Penglibatan dan minat terhadap kerja

Dorongan kerja yang tinggi

Kesedaran tanggungjawab terhadap diri

sendiri, kumpulan, jabatan dan negara

(3)

FAEDAH KIK

Mengeratkan perhubungan antara staf dan

pengurusan

Memupuk kerjasama di kalangan staf

Memberi kepuasan bekerja

Menambah motivasi untuk bekerja

Meningkatkan keyakinan diri

Mengasah bakat kepimpinan di kalangan staf

Menggalakkan daya kreatif dan inovasi di

kalangan staf

(4)

PENGENDALIAN MESYUARAT KIK

Memilih Ketua (Pengerusi)

Memilih Setiausaha

Mengadakan agenda mesyuarat

Memantapkan prosedur yang perlu dipatuhi

oleh ahli

Menentukan tujuan mesyuarat dengan jelas

Mengagihkan tindakan kepada ahli kumpulan

Menyediakan minit mesyuarat

Mesyuarat mengikut jadual yang telah

ditetapkan

(5)

PROSES KIK

Data, bantuan nasihat, Pakar rujuk, fasilitator, ketua dan pengurusan

Mengenalpasti masalah Mengenalpasti masalah ( (kumpulankumpulan)) Menganalisa masalah Menganalisa masalah (kumpulan) (kumpulan) Pemilihan masalah Pemilihan masalah (kumpulan) (kumpulan) Cadangan penyelesaian Cadangan penyelesaian (kumpulan) (kumpulan) Persembahan kepada Persembahan kepada pengurusan

pengurusan (kumpulan(kumpulan))

Pertimbangan dan

keputusan

keputusan (kumpulan(kumpulan))

pelaksanaan

(

(kumpulankumpulan))

Penilaian

(6)

STRUKTUR KIK

Jawatankuasa PemanduJawatankuasa Pemandu

FasilitatorFasilitator

KetuaKetua--Ketua Ketua

AhliAhli--Ahli Ahli

Pengurusan Atasan

Pengurusan pertengahan

Penyelia / Ketua Unit Penyelia / Ketua Unit

Pekerja

(7)

JAWATANKUASA PEMANDU

Jawatankuasa yang merangka dasar

pelaksanaan KIK dan memberi

pertimbangan serta keputusan kepada

cadangan- cadangan penyelesaian

masalah dan penambahbaikan yang

(8)

PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU

Menyediakan peruntukan kewangan

untuk aktiviti latihan termasuk kaedah

pemikiran kreatif, pelaksanaan projek,

persembahan projek, promosi,

penyertaan dalam konvensyen, lawatan,

penghargaan dan pengiktirafan

Menentukan objektif dan hala tuju KIK

Menentu dan melantik fasilitator

(9)

PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU

Mendaftar kumpulan dan keahliannya

Menilai dan memantau keberkesanan

Program KIK

Menyelaras penyeragaman cadangan

penyelesaian daripada Program KIK ke

dalam Perkhidmatan Awam

Mengenal pasti output yang berpotensi

untuk tujuan pendaftaran hak cipta dan

pengkomersilan

(10)

FASILITATOR

Fasilitator adalah terdiri daripada

pegawai kanan atau anggota

yang dipilih oleh Jawatankuasa

(11)

PERANAN FASILITATOR

Berhubung dengan semua peringkat

pengurusan serta mendapat sokongan dan

bantuan mereka

Memberi latihan kepada ketua-ketua

kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli

kumpulan apabila diperlukan

Mengekalkan suasana yang terbuka dan

(12)

PERANAN FASILITATOR

Memastikan kumpulan menumpukan

aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek

yang berkaitan dengan kerja mereka

Sebagai perantara dalam mengekalkan

keharmonian kumpulan

Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan

Mengesan dan memastikan kemajuan

(13)

KETUA KUMPULAN

Ketua Kumpulan adalah terdiri

daripada anggota yang dipilih

oleh alhi

(14)

PERANAN KETUA KUMPULAN

Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian

masalah/penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator dimana perlu

Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti

-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni

Membantu kumpulan menyimpan rekod dan

membuat persediaan bagi persembahan pengurusan

(15)

PERANAN KETUA KUMPULAN

Mengelola dan mempengerusi mesyuarat

dengan teratur dan berkesan

Menunjukkan minat dan sokongan kepada

kumpulan

Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli Membantu menyelesaikan masalah-masalah

ahli

Menguatkuasakan disiplin bekerja secara

(16)

PERANAN AHLI KUMPULAN

Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada

waktunya waktunya

Menumpukan usaha menyempurnakan projek Menumpukan usaha menyempurnakan projek

kumpulan kumpulan

Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea,

menjalankan kajian, melaksanakan cadangan menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-

-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan cadangan penyelesaian dan penambahbaikan

serta memantau keberkesanan pelaksanaan serta memantau keberkesanan pelaksanaan

projek projek

Mengambil bahagian semasa persembahan Mengambil bahagian semasa persembahan

pengurusan berdasarkan pembahagian tugas pengurusan berdasarkan pembahagian tugas

yang telah ditetapkan yang telah ditetapkan

(17)

LANGKAH

(18)

TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH

Percambahan fikiran (brainstorming)

Analisis sebab akibat (cause dan effect

analysis)

Lembaran semakan

(19)

LANGKAH 1 :

MENGENAL PASTI MASALAH

Sebab

Akibat / Masalah

Tuntutan elaun cuti

belajar lambat

(20)

LANGKAH 2 :

SEBAB

-

SEBAB UTAMA MASALAH

Peralatan Manusia

Mesin Kaedah

Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar

(21)

LANGKAH 3 :

SEBAB

-

SEBAB KECIL MASALAH

MESIN Mesin lama/ mudah rosak Tidak cukup komputer Gangguan elektrik Mesin lama/ mudah rosak Kurang bekalan kertas Kekurangan peruntukan Peralatan / Wang Tiada SMK KAEDAH MANUSIA

Borang tidak jelas Tiada MPK&FM Tiada peraturan yang

jelas _{Tiada sistem rekod}

Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar

Tuntutan tidak jelas Kurang staf Pegawai sibuk Tiada latihan Bukan prioriti Kakitangan kerap bertukar

Terlalu terlibat dengan aktiviti luar

Sikap - terlalu banyak cuti kecemasan

(22)

LANGKAH 4 :

MENGENALPASTI MASALAH SEBENAR

Mengenalpasti sebab-sebab sebenar.

Gunakan data untuk mencari sebab sebab

yang sebenar. Bulatkan pada

sebab sebab-sebab sebenar berdasarkan data

yang dipungut (lihat rajah di atas)

(23)

KAEDAH PENGUMPULAN KAEDAH DATA

i.

i. PemerhatianPemerhatian –– kaedah paling mudah dan cepat kaedah paling mudah dan cepat

untuk mendapatkan maklumat

ii.

ii. RekodRekod--rekod yang lepasrekod yang lepas –– periksa dan analisis periksa dan analisis

rekod yang lepas

iii.

iii. Soal selidikSoal selidik –– gunakan borang yang gunakan borang yang

mengandungi beberapa soalan yang ditujukan

kepada mereka yang terlibat dengan kajian

iv.

iv. TemudugaTemuduga –– apabila kita perlu maklumat yang _{apabila kita perlu maklumat yang}

lebih terperinci dan mendalam

(24)

LANGKAH 5 :

PUNCA MASALAH MENGIKUT KEUTAMAAN

Peralatan Manusia

Mesin Kaedah

Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Tidak cukup komputer Suasana pejabat tidak kondusif Tiada MPK & FM Tuntutan tidak jelas

(25)

CONTOH PROJEK KIK

1. Kerja yang berulang-ulang e.g. Fail hilang,

mesin rosak berkali-kali, kehilangan alat di asrama dll

2. Kesesakan (bottleneck) e.g. perkhidmatan

kaunter

3. Pembaziran (tenaga elektrik, air, bahan kertas

dan masa)

4. Kos yang tinggi – penyelenggaraan kenderaan 5. Mutu kerja yang rendah/tidak berkualiti e.g.

lambat dicetak / diterbit

6. Kadar kemalangan yang tinggi – di makmal, di

(26)

CONTOH

-

_-

CONTOH SLIDE

_{CONTOH SLIDE}

PERSEMBAHAN KIK 2012 UIA

UTHM

-

Kumpulan IP.ME

UTM

-

Kumpulan 5K

UniMAP

-

Kumpulan Eviron

(27)