Tugas Individu 1
Mata Kuliah : Manajemen Lembaga Informasi
Tema : Teknologi dalam Organisasi
Dosen : Drs. Dian Sinaga M.Si.,
Nurmaya Prahatmaja S.Sos.,
Disusun Oleh :
Ashri Nooraida Permana
210210120065
DIIP B
Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi
Teknologi dalam Organisasi
Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi. Teknologi saat ini tidak bisa dipisahkan dari jalannya sebuah organisasi. Karena dengan keberadaan teknologi informasi, menjadi faktor penentu utama dari keberhasilan organisasi (Gordon & Gordon, 2000).
Thomson mengelompokan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu:
a. Teknologi perantara (mediating technology) : digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung. Misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar, ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan
b. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) : pada jenis teknologi ini 31 kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi output bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen
c. Teknologi intensif (intensitive technology) : teknologi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.
Fungsi Teknologi dalam Organisasi
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
a. Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.
b. Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.
c. Strategic Improvement : Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.
Menurut G.R. Terry, terdapat 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
a. Fungsi Operasional : membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping, karena telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
b. Fungsi Monitoring and Control : keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para pimpinan di organisasi terkait.
d. Fungsi Communication : secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
e. Fungsi Interorganisational : merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain.
Produk dan Fasilitas yang disediakan Teknologi dalam Organiasasi
Produk yang dihasilkan teknologi dalam organisasi lebih cenderung kepada produk layanan jasa, yang dimana produk layanan jasa tersebut menjadi fasilitas dari teknologi yang diterapkan pada sebuah organisasi. Layanan jasa tersebut antara lain :
a. Electronic Data Processing Systems (EDP) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari).
b. Management Information System (MIS) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. Para pemimpin dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan, dan sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi para pemimpin organisasi.
c. Decision Support System (DSS) : merupakan sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir. DSS dapat digunakan untuk menganalisis kondisi pasar sekarang atau pasar potensial. DSS juga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
e. Executive Information Systems (EIS) : merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan keputusan strategik.
f. Accounting Information System (AIS) : merupakan sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat keuangan dan non keuangan bagi para pengambil keputusan.
(Bodnar, 1998)
Kompleksitas Teknologi dalam Organisasi
Dengan diteraptaknnya teknologi dalam organisasi, terdapat berbagai dampak bagi organisasi, diantaranya teknologi informasi dapat membawa sejumlah perubahan seperti struktur hirarki organisasi menjadi semakin melebar/flat, kewenangan yang cenderung terdesentralisasi, perubahan struktur kekuasaan yang cenderung terdistribusi; perubahan dalam
job content, dan perubahan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, serta membantu manajer dalam pembuatan keputusan.
Selain dampak-dampak yang telah disebutkan diatas, masih terdapat pengaruh-pengaruh lain yang disebabkan oleh diterapkannya teknologi dalam organisasi. Pengaruh positifnya antara lain :
a. Sebagai media untuk menganalisis kondisi pasar. b. Sebagai media untuk mengawasi kinerja organisasi. c. Sebagai media untuk meningkatkan kualitas informasi. d. Penghematan biaya, waktu, dan peningkatan produktivitas.
e. Sebagai media untuk mengolah data dengan cepat dan akurat.
f. Untuk membantu aktivitas manajemen sumbar daya manusia.
g. Untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan, maupun anggota dan pengurus organisasi itu sendiri.
h. Untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif, seperti E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management Syste, Social Media. i. Sebagai pembuat, pengerat, pemelihara, dan penjaga hubungan komunikasi antar
Selain menghasilkan pengaruh positif, penerapan teknologi dalam organisasi juga dapat menimbulkan beberapa pengaruh negatif bagi organisasi, seperti :
a. Besarnya kemungkinan untuk aksi penyalahgunaan teknologi informasi.
b. Mengurangi sifat sosial manusia, karena cenderung lebih suka berhubungan lewat media sosial daripada bertemu langsung.
c. Besarnya kemungkinan terjadi pada diri individu ketidakpuasan kerja, dehumanisasi dan dampak psikologis, dan information anxiety.
d. Tingginya kemungkinan masalah resistance to change. Masalah ini harus dihilangkan karena hal ini dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas, meningkatkan angka absensi, dan mengurangi motivasi atau pemogokan kerja (Gordon, 1993).
Untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan, Gordon menyarankan agar :
1. Anggota organisasi dilibatkan dalam pelaksanaan tugas tertentu dan menciptakan lingkungan yang mendukung kualitas anggota organisasi. Selain itu perlu memberikan kesadaran pada anggota organisasi bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dan menunjukkan kelemahan sistem lama.
2. Untuk mengurangi resistance to change terhadap perubahan implementasi teknologi informasi, hal-hal yang dapat dilakukan menurut Gordon antara lain adalah : communication, educational program, evolusional change, employee involment, new policies and procedures, staff change, temporary structure dan steering committee.
3. Anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian ketrampilan-ketrampilan yang relevan, untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi.
4. Tetap menjaga keamanan. Misalnya dengan menyimpan komputer pada tempat yang aman, hanya boleh digunakan oleh orang-orang tertentu yang berkepentingan, penggunaan password, dan pembuatan access control matrix. 5. Sebelum pihak manajemen organisasi mengimplementasikan teknologi informasi
informasi lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikan teknologi informasi. Hal ini disebut juga sebagai value of information technology.
Sumber Referensi
Alians, machrus. “Dampak Positif dan Negatif Teknologi Informasi”
http://machrus.student.umm.ac.id/download-as-pdf/umm_blog_article_27.pdf (diakses pada 29 September 2013)
Herawan, Endang . “Handout Teori Organisasi”
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI_PENDIDIKAN/197907122005011-NURDIN/HAND_OUT_TEORI_ORGANISASI.pdf
(diakses pada 29 September 2013)
Isma, Ade, dkk. “Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi Terhadap Masyarakat”
http://bayusembilan.blog.fisip.uns.ac.id/files/2011/12/PENGARUH-PERKEMBANGAN-TEKNOLOGI-INFORMASI-TERHADAP-MASYARAKAT1.doc (diakses pada 29 September 2013)
Kompasiana. “Fungsi Koordinasi dalam sebuah Organisasi”
http://politik.kompasiana.com/2013/06/10/fungsi-koordinasi-dalam-sebuah-organisasi-567462.html
(diakses pada 29 September 2013)
Mukhlis. “Penerapan Teknologi Informasi Berbasis Komputer pada Organisasi” http://blog.mukhlisbersama.web.id/2012/03/teknologi-informasi-pada-organisasi.html
(diakses pada 29 September 2013)
Nurdin, Fatah. “Kesesuaian Mutu Produk dan Berbagai Aspek yang Melingkupinya”
http://dosen.narotama.ac.id/wp-content/uploads/2013/01/Modul-7-KESESUAIAN-Soebijono, Tony. “Organizational Behavior : Teknologi Informasi dan dampaknya terhadap perilaku organisasi “
(diakses pada 29 September 2013)
Universitas Sumatera Utara. “Abstract”
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/33436/5/Abstract.pdf (diakses pada 29 September 2013)
Zakiyatur, dkk. “Peranan Teknologi dalam Organisasi”
