1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam dunia perkuliahan, tugas merupakan hal wajib bagi mahasiswa. Setiap mahasiswa tanpa terkecuali pasti pernah mendapatkan tugas yang harus dikerjakan, baik itu tugas harian, tugas mingguan ataupun tugas – tugas khusus lainnya yang dikerjakan perorangan ataupun kelompok. Tugas yang diberikan juga bermacam – macam mulai dari mencari artikel terkait tentang suatu topik yang berhubungan dengan mata kuliah, membuat dan menyusun makalah, membuat laporan kegiatan kerja praktek, tugas latihan harian terkait suatu teori hingga tugas membuat presentasi pribadi ataupun kelompok. Dengan kata lain, tugas tak bisa dipisahkan dari dunia perkuliahan dan dunia mahasiswa.
Dalam menyelesaikan tugas – tugas tersebut, seringkali mahasiswa membutuhkan banyak sekali informasi dari sumber yang terpercaya untuk dijadikan landasan teori ataupun sekedar referensi. Sumber - sumber tersebut dapat berupa buku pegangan wajib mahasiswa, buku penunjang, transparansi, diktat, hingga makalah – makalah hasil penulisan mahasiswa terdahulu. Dan tempat yang paling sering dikunjungi mahasiswa untuk mendapatkan sumber – sumber tersebut adalah perpustakaan.
Perpustakaan adalah fasilitas yang disediakan setiap instansi pendidikan mulai dari tingkat dasar hingga tingkat perguruan tinggi yang ditujukan untuk
menunjang kegiatan pendidikan yang diselenggarakan sebuah instansi. Perpustakaan menyediakan bermacam – macam sumber informasi yang dapat digunakan untuk membantu kelancaran kegiatan pendidikan. Di tingkat perguruan tinggi, perpustakaan berperan penting dalam kegiatan perkuliahan. Mahasiswa dan dosen dapat menemukan berbagai macam sumber informasi yang sesuai kebutuhan baik berupa buku, makalah hingga karya ilmiah yang dapat digunakan sesuai kebutuhan mahasiwa ataupun dosen baik untuk menyelesaikan tugas, mencari materi pendukung mata kuliah, memperluas wawasan dan ilmu pengetahuan, hingga mencari bahan – bahan referensi dalam penulisan karya ilmah ataupun penyusunan skripsi.
Dalam mencari dan menemukan sumber – sumber informasi (dalam hal ini adalah buku) yang dibutuhkan di perpustakaan, mahasiswa seringkali mengeluh karena mendapatkan masalah dan kesulitan. Masalah yang sering dikeluhkan tersebut diantaranya sulit menemukan lokasi tempat buku yang dimaksud, hingga sulit mengetahui ketersediaan buku yang dimaksud. Tak jarang mahasiswa sudah mencari – cari keseluruh rak yang ada namun buku yang dimaksud ternyata memang tidak tersedia di perpustakaan tersebut. Selain menimbulkan kebingungan, hal tersebut juga membuang energi dan waktu mahasiswa. Hal ini yang menjadi salah satu faktor mengapa mahasiswa terkadang malas mengunjungi perpustakaan.
Selain dari sisi mahasiswa sebagai pengunjung, dari sisi petugas pengelola perpustakaan juga mengalami banyak masalah. Petugas sering kesulitan ketika menghadapai beberapa mahasiswa yang datang dalam waktu bersamaan dan menanyakan tentang lokasi penyimpanan suatu buku. Petugas
juga sering kesulitan ketika ditanyakan tentang ketersediaan sebuah buku. Seringkali buku tersebut memang merupakan koleksi perpustakaan, namun ketika hendak dipinjam buku tersebut tidak tersedia karena sedang dipinjam oleh mahasiswa lain. Masalah lain adalah ketika hendak membuat laporan, petugas sulit mendata berapa jumlah buku yang tesedia dan berapa jumlah buku yang sedang dipinjam. Masalah – masalah tersebut membuat petugas dan pihak perpustakaan kesulitan untuk meningkatkan kualitas layanan agar mahasiswa tidak malas lagi mengunjungi perpustakaan.
Semua keluhan, masalah dan kesulitan tersebut, baik yang dihadapi mahasiswa sebagai pengunjung ataupun yang dihadapi petugas dari pihak perpustakaan dikarenakan sistem yang digunakan oleh perpustakaan masih menggunakan sistem manual, yaitu mencatat secara manual menggunakan kertas. Adapun perangkat komputer yang digunakan saat ini adalah Microsoft Office Excel. Itupun hanya sebatas untuk menginput detail data – data buku apa saja yang tersedia di perpustakaan tersebut. Selebihnya dilakukan manual, mulai dari pengecekan ketersediaan buku, mencatat data pengunjung, mencatat transaksi peminjaman, mencatat pengembalian buku, hingga transaksi keanggotaan perpustakaan.
Karena semua dilakukan manual, maka dalam pengoperasian harian dan manajemen data perpustakaan membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan juga tenaga yang tidak sedikit. Hal ini membuat kinerja petugas dan fungsi perpustakaan menjadi kurang efektif. Oleh karena itulah perpustakaan memerlukan implementasi perkembangan Teknologi Informasi (TI) di dalamnya. Diperlukan sebuah sistem informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi (TI)
dimana sistem tersebut dapat mengatasi masalah – masalah yang dihadapi, tidak hanya untuk petugas tetapi juga bisa mengatasi masalah yang dihadapi mahasiswa sebagai pengunjung perpustakaan. Hal ini akan meningkatkan efektifitas kinerja petugas dan fungsi perpustakaan serta menigkatkan kualitas layanan perpustakaan sehingga mampu mendorong mahasiswa agar tidak malas mengunjungi perpustakaan karena sistem yang berbasiskan Teknologi Informasi (TI) ini memberikan kemudahan baik dari mahasiswa sebagai pengunjung ataupun dari pihak petugas selaku pengelola perpustakaan.
Salah satu perpustakaan yang masih mengalami situasi dan keadaan seperti uraian di atas adalah Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, dimana seluruh kegiatan operasionalnya masih menggunakan cara yang konvensional dan manual, yaitu pencatatan dilakuakn dengan buku (kertas). Keadaan ini sangat berbeda jauh dengan keadaan Perpustakaan pusat Universitas Negeri Jakarta dimana perpustakaan pusat (biasa disebut perpustakaan universitas) sudah menggunakan suatu sistem yang disebut electronic library (e-library). Perpustakaan universitas sudah menggunakan sistem online dimana bisa diakses melalui jaringan internet. Selain itu, kegiatan operasional perpustakaan universitas juga sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan yang dihadapi perpustakaan yang masih menggunakan cara – cara manual dan konvensional dalam kegiatan operasionalnya terutama Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, perlu diadakan dan dibuat suatu sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem tersebut sudah menggunakan sistem
basis data. Sehingga data – data yang disimpan dalam basis data tersebut dapat tersimpan dengan baik dan aman. Juga data tersebut dapat diakses dengan mudah kapanpun saat dibutuhkan.
Berdasarkan uraian – uaraian diatas, maka kami menyusun skripsi ini dengan judul : ” ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN PADA JURUSAN BIMBINGAN KONSELING FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA ”.
1.2 Ruang Lingkup
Agar lebih terarah dan terfokus, maka dalam penyusunan skripsi ini kami membatasi pada hal – hal berikut :
1. Analisa sistem yang saat ini sedang berjalan pada Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
2. Perancangan sistem yang akan diusulkan yang meliputi pada aktifitas penambahan jumlah buku, pemesanan peminjaman (booking) buku, pelayanan, dan pengelolaan (termasuk didalamnya adalah transaksi peminjaman buku, pengembalian buku, dan pendaftaran anggota) pada Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
3. Menjaga keamanan dengan menggunakan autentifikasi (login) username dan password.
4. Pada penelitian ini kami tidak membahas tentang tipe jarigan dan keamanan jaringan serta keamanan lainnya selain autentifikasi (login) username dan password.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah merancang suatu sistem informasi baru berbasiskan Teknologi Informasi (TI) yang user friendly sehingga dapat menggantikan sistem lama yang sebagian besar kegiatannya masih dilakukan manual agar dapat memudahkan pihak perpustakaan dalam melakukan pengelolaan perpustakaan dan juga meningkatkan kepuasan pengunjung karena meningkatnya kualitas pelayanan. 1.3.2. Manfaat
Manfaat yang diperoleh: 1. Bagi pihak perpustakaan :
a. Kemudahan dalam mengelola perpustakaan mulai dari pengelolaan buku, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian hingga pendaftaran anggota.
b. Meningkatkan kualitas layanan karena dengan menggunakan sistem informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi (TI) pelayanan dapat dilakukan lebih cepat.
c. Memberikan hasil yang lebih akurat terhadap informasi yang dicari.
2. Bagi Penulis :
a. Penyelesaian Tugas Akhir / Skripsi.
b. Pengimplementasian ilmu yang telah didapat pada Universitas Bina Nusantara.
c. Penambah pengalaman dalam perancangan, pembuatan, pendokumentasian suatu aplikasi komputer.
d. Sarana bagi penulis sebelum memasuki kondisi kerja yang sebenarnya.
1.4 Metodologi
Metode yang di gunakan dalam pembuatan skripsi ini meliputi : 1.4.1 Metode Pustaka
Mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan aplikasi yang dirancang untuk ketepatan dalam proses analisis. Informasi didapat dari media cetak, buku-buku, dan situs web di internet yang mendukung penyusunan skripsi ini.
1.4.2 Metode Analisis
a. Survei dan wawancara langsung dengan pihak perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
b. Menganalisis masalah perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
1.4.3 Metode Perancangan
Perancangan sistem infomasi perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta dilakukan melalui :
A. Perancangan Basis data
Metode perancangan basis data yang meliputi tiga tahapan utama yaitu :
1. Perancangan Basis Data Konseptual
Proses membangun model dari semua informasi yang digunakan di dalam organisasi, bebas dari semua pertimbangan fisik.
Langkah-langkah perancangan basis data konseptual adalah sebagai berikut:
1) Membangun model data konseptual 1.1) Identifikasi tipe entitas 1.2) Identifikasi tipe relasi
1.3) Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entitas dan relasi
1.4) Tentukan domain atribut
1.5) Tentukan atribut-atribut candidate key, primary key dan alternate key.
1.6) Periksa model terhadap redudansi
1.7) Validasi model konseptual terhadap transaksi pengguna 2. Perancangan Basis Data Logikal
Proses membangun sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan berbasis pada rancangan data yang spesifik, tetapi masih bebas dari penentuan DBMS dan pertimbangan fisikal yang lain .
Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah sebagai berikut:
1) Bangun dan validasi model data logikal
1.1) Turunkan relasi untuk model data logikal.
Adapun gambaran relasi apa saja yang dapat diturunkan dari struktur model konseptual yang ada adalah sebagai berikut:
• Tipe entiti kuat • Tipe entiti lemah
• One – to – many (1:*) tipe relasi binary • One – to – one (1:1) tipe relasi binary • One – to – one (1:1) tipe relasi rekursif • Superclass / subclass tipe relasi
• Many – to – many (*:*) tipe relasi binary • Tipe relasi kompleks
• Atribut multi – valued
1.2) Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi 1.3) Validasi relasi terhadap transaksi pengguna 1.4) Memeriksa integrity constraint
1.6) Menggabungkan model data logikal menjadi model global (langkah ini bersifat pilihan)
1.7) Memeriksa pertumbuhan yang akan datang 1.8) Pemilihan DBMS
3. Perancangan Basis Data Fisikal
Perancangan basisdata fisikal adalah proses untuk menghasilkan penjelasan dari pengimplementasian suatu basisdata pada media penyimpanan kedua, juga menjelaskan base relation, pengaturan file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien, integrity constraint. serta ukuran keamanan.
Langkah – langkah perancangan basis data fisikal adalah sebagai berikut:
1) Menterjemahkan model data logikal terhadap DBMS yang telah ditentukan.
1.1) Mendesain relasi dasar
1.2) Mendesain representasi dari data yang telah didapat 1.3) Mendesain general constraint
2) Mendesain file organizations dan indexes 2.1) Menganalisa transaksi
2.2) Memilih indexes
2.3) Memperkirakan kebutuhan disk space 3) Mendesain user views
Medesain user views yang diidentifikasi pada tahap pengumpulan kebutuhan dari analisa pada daur hidup pengembangan basisdata.
4) Mendesain mekanisme keamanan
Merancang mekanisme keamanan pada basisdata seperti yang dispesifikasikan pengguna pada tahap pengumpulan kebutuhan dan daur hidup pengembangan basisdata.
B. Perancangan tampilan layar
Merancang tampilan layar aplikasi sistem informasi perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta yang user friendly.
C. Perancangan aplikasi
Merancang aplikasi sistem informasi dan menghubungkannya dengan dengan basis data yang sudah dirancang sebelumnya.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini menjabarkan teori-teori yang berhubungan dengan topik skripsi yang telah dipilih, yaitu pengetahuan dasar tentang sistem informasi, basis data dan perpustakaan yang digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penyusunan skripsi ini.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Bab ini membahas mengenai sejarah, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, sistem yang sedang berjalan, dan analisis kebutuhan sistem.
BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM BASIS DATA Berisi tahap-tahap dalam perancangan sistem informasi perpustakaan. Bab ini juga membahas tentang perancangan aplikasi dan implementasi dari sistem informasi perpustakaan yang telah dirancang.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari hasil analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan pada jurusan bimbingan konseling fakultas ilmu pendidikan Universitas Negeri Jakarta untuk pengembangan sistem lebih lanjut.
