LOGO
KEBIJAKAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PAN DAN RB
2013
Standar Operasional Prosedur (SOP)
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai
proses
penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
Administrasi Pemerintahan
pengelolaan
proses
pelaksanaan
tugas
dan
fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.
PENGERTIAN
SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
standar operasional prosedur
dari
berbagai
proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN
Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
(19 Juni 2012)
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025
(21 Desember 2010)
Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang
Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014
SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH
SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).
SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada
bidang perkebunan).
POS : Prosedur Operasional Standar.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan).
SOB : Standar Operasional Baku.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri).
Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian).
Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
SOP : Standar Operasional Prosedur.
(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan
Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)
.
HAKEKAT SOP
SOP diartikan
sebagai "petunjuk organisatoris
yang menetapkan suatu tindakan baku".
SOP ditetapkan untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
Secara menyeluruh
SOP akan
menggambarkan secara detail
cara instansi
beroperasi (bekerja).
SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING
RASIONALISASI
(EFEKTIVITAS)
PENYEDERHANAAN
(EFISIENSI)
PENGUATAN (DASAR
HUKUM)
SOP
SEBAGAI
ACUAN
BERTINDAK
PROSEDUR YANG
BERLANGSUNG SAAT INI
(EXISTING CONDITION)
RE-ENGINEERING
(PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG IDEAL
(EXPECTED CONDITION)
KESENJANGAN
(GAP)
PEMBAKUAN
(STANDARDISASI)
OPERASIONALISAS
I
(REALISTIS)
INVALID
TIDAK
REALISTIK
KEPASTIAN
(PROSES, WAKTU)
SOP: SAFETY ASSURANCE
RASIONAL
(EFEKTIVITAS)
SEDERHANA
(EFISIENSI)
KUAT
(DASAR HUKUM)
TUNTUTAN
PENGADILAN
OLEH USERS
(MASYARAKAT)
TAAT SOP
SAFETY ASSURANCE
(JAMINAN PERLINDUNGAN
DARI INSTITUSI)
TIDAK TAAT SOP
PELAKSANAAN
TUGAS DAN
FUNGSI
BAKU
(STANDARDISASI)
RESIKO
DITANGGUNG
SENDIRI
AMAN
RAWAN
PASTI
(PROSES, WAKTU)
SOP:
KEBUTUHAN ORG. & RB
SOP MAKRO
SOP TEKNIS
SOP MIKRO
SOP
ADMINISTRASI
REFORMASI
BIROKRASI
KEBUTUHAN
ORGANISASI
Tugas & Fungsi
Aktivitas Penunjang
SOP ADM. PEM.
UTK RB
JENIS SOP
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
a. SOP TEKNIS
SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan
satu peran.
Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pengoperasian Komputer.
- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.
- SOP Pengagendaan Surat.
JENIS SOP
Lanjutan …
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
b. SOP ADMINISTRATIF
SOP umum yang menggambarkan
langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana.
Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.
- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di
Laboratorium.
- SOP Penanganan Surat Masuk.
JENIS SOP
Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN
KEGIATAN:
a. SOP MAKRO
SOP yang merupakan integrasi dari beberapa
SOP (mikro) yang membentuk serangkaian
kegiatan.
Tidak menggambarkan kegiatan yang riil
dilakukan oleh pelaksananya.
b. SOP MIKRO
SOP yang gambaran kegiatannya merupakan
bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
JENIS SOP
Lanjutan …MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN
KEGIATAN:
a. SOP FINAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling
akhir atau final.
Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.
b. SOP PARSIAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
belum menghasilkan produk utama yang
paling akhir atau final.
Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki
rangkaian kegiatan lanjutan yang
JENIS SOP
Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:
a. SOP GENERIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kesamaan langkah.
SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.
b. SOP SPESIFIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kekhususan langkah.
FORMAT SOP
“SOPs should be organized to ensure ease
and efficiency in use and to be specific to
the organization which develops it. There is
no one
“correct” format; and internal
formatting will vary with each organization
and with the type of SOP being written”.
Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing
Standard Operating Procedures
FORMAT SOP
Lanjutan …
FORMAT SOP
Tidak Ada Format SOP yang Baku;
Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.
FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN
Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan.
Tidak Ada Format SOP Administrasi
Pemerintahan lainnya.
FORMAT SOP
Lanjutan …
Format umum SOP:
SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)
GRAPHIC (Grafik)
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor
PK-C11
Tanggal
4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1.
Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2.
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3.
Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4.
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C11
Tanggal 4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan; 3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan
satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh: Kepala
Isi formulir
1. Pegawai yang mengajukan cuti, mengisi formulir cuti tahunan
2. Serahkan formulir ke Bagian Kepegawaian 3. Bagian Kepegawaian meneliti ketersediaan cuti bagi pegawai yang meng-ajukan dan menyerahkan kepada yang bersangkutan 4. Pegawai menandatangani formulir dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Persetujuan
1. Pegawai mengajukan kepada atasan langsung 2. Atasan langsung
menandatangani dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang memberikan cuti
menandatangani pengajuan dan
menyampaikan kembali kepada atasan langsung pegawai yang bersangkutan 4. Atasan langsung menyampaikan kepada yang bersangkutan 1. Pegawai yang mengajukan cuti menyampaikan formulir kepada Bagian Kepegawaian, copy untuk unit
kerjanya dan copy untuk yang bersangkutan 2. Pegawai yang mengajukan cuti wajib melaporkan kemajuan pekerjaannya sebelum cuti. 3. Pelaksanaan cuti oleh yang bersangkutan Cuti
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05 Tanggal : 4 Maret 2005
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang
jaminan ke loket penaksir
Penaksir memeriksa barang jaminan.
Apabila tidak dapat diterima barang
jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengisi formulir
permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Nasabah mengambil uang
pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah pulang
Menghimpun data laporan
yang sudah masuk ke Div
Propam Polri
Berkoordinasi dengan
satuan pengemban fungsi
dan pelaksana pelayanan
penegakan hukum bagi
anggota/PNS Polri
Laporan Analisis dan
evaluasi Pelanggaran
Anggota/PNS Polri
PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN
EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1)
BAGIAN REHABILITASI
Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.
Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah
1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima
barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan
seperlunya
3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan
fotocopy KTP
4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang
5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan
menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan
6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan
kepada nasabah
7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan
SBK
8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang
tercantum
9. Nasabah menerima uang pinjaman
Penaksir Nasabah Penaksir Man.Cab Nasabah Penaksir Kasir Nasabah
Flowchart
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering
Disposisi 15 menit Disposisi
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid
Disposisi 1 hari Bahan Laporan,
Disposisi
SOP
Pengumpul-an Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Konsep Laporan
1 jam Draft Laporan, Disposisi
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
Draft Laporan 1 jam Laporan,
Disposisi
7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
Laporan 10 menit Disposisi
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan.
Laporan 10 menit Disposisi
9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti
Dokumentasi SOP Pen-dokumentasi-an Dokumen Tidak Tidak Ya Ya
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal
Pembuatan 4 September 2012
Tanggal Revisi 4 September 2013
Tanggal Efektif 7 September 2012
Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB
Bidang Tata Laksana
Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001 DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN
Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi Kementerian Negara;
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;
2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan;
3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian
1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,
2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. KAK,
4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah
Kegiatan Konsinyering dilakukan. Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
