SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(1)

Business Process Reenginering (BPR) Business Process Reenginering (BPR)

Business Process

R

i

(BPR)

R

i

(BPR)

Reengineering (BPR)

Langkah awal penerapan SIM

(2)

Business Process Reenginering (BPR)

Apakah Organisasi Anda:???

Sering dikeluhkan pelayanannya oleh

blik/k t ? Ini sering terjadi di Ini sering terjadi di publik/kastemer?

Sudah tidak jelas lagi apa yang menjadi tujuan dasar adanya organisasi bagi kepentingan

publik? Sektor Swasta/ Sektor Swasta/ private private publik?

Prosedur/birokrasi yang berbeli-belit/rumit? Banyaknya Sumber daya organisasi yang

terbuang percuma?

Bagaimana

terbuang percuma?

Banyaknya duplikasi kerja serta formulir? Tidak bisa mengikuti perubahan ?

Teknologi (informasi) tidak optimal digunakan? di sektor di sektor

blik/ i t h blik/ i t h di sektor di sektor blik/ i t h blik/ i t h g ( ) p g

Proses kerja dilakukan dengan biaya tinggi? Tidak memilki daya saing dengan kompetitor?

publik/pemerintah publik/pemerintah ???????? ???????? publik/pemerintah publik/pemerintah ???????? ????????

(3)

Kesemuanya itu merupakan

MASALAH YANG BERKAITAN dengan:

(4)

Apa itu

P r o s e s ?

?

Apa itu

P r o s e s ?

?

“

S k

l

k i t

“...Sekumpulan kegiatan

yang menggunakan satu

t l bih

I

t

d

macam atau lebih

Input

dan

menghasilkan sebuah Output

ang memp n ai

nilai(bernilai)

yang mempunyai

nilai(bernilai)

bagi

penggunanya/Kastemer

”

Hammer & Champy (1993)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(5)

MACAM

MACAM--MACAM

MACAM

PROSES

MACAM

MACAM--MACAM

MACAM

PROSES

Proses Utama Proses Utama

Proses yang menghasilkan jasa/produk yang diterima atau mempunyai dampak pada kastemer diterima atau mempunyai dampak pada kastemer external.Contoh:

Promosi produk, customer service, pengembangan produk, produksi, produk.

produk, produksi, produk.

Proses pendukung Proses pendukung

Proses yg biasanya tidak tampak untuk kastemer eksternal, tetapi mendukung proses utama.

p oses u . Contoh:

Manajemen fasilitas, rekruitmen, pengembangan sistem, anggaran, HRD.

Proses manajemen Proses manajemen Proses manajemen Proses manajemen

Proses yang mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memonitor dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi

Contoh:

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Stratejik planning, pengalokasian sumber daya organisasi, manajemen keuangan dll..

(6)

Apa yang biasanya dilakukan untuk

menyelesaikan masalah:

(7)

Permasalahan dengan Continous

I

t

I

t

Improvement……

Tidak menyelesaikan

Permasalahan proses secara fundamental

Proses organisasi Proses organisasi

cenderung tetap merupakan akumulasi dari cenderung tetap merupakan akumulasi dari Proses organisasi Proses organisasi cenderung tetap merupakan akumulasi dari cenderung tetap merupakan akumulasi dari

Permasalahan proses secara fundamental

cenderung tetap merupakan akumulasi dari cenderung tetap merupakan akumulasi dari aktifitas

aktifitas--aktifitas yang ketinggalan jaman, yang aktifitas yang ketinggalan jaman, yang tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan

il i t b h d i i il i t b h d i i

cenderung tetap merupakan akumulasi dari cenderung tetap merupakan akumulasi dari aktifitas

aktifitas--aktifitas yang ketinggalan jaman, yang aktifitas yang ketinggalan jaman, yang tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan

il i t b h d i i il i t b h d i i

nilai tambah pada organisasi. nilai tambah pada organisasi. nilai tambah pada organisasi. nilai tambah pada organisasi.

(8)

Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan

d k t f i d l k i t

pendekatan fungsi dalam merancang kegiatan pendekatan fungsi dalam merancang kegiatan organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi)

organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi)

CEO

(9)

Apa itu BPR ?

Apa itu BPR…?

“

“ Pemikiran ulang secara

Pemikiran ulang secara

fundamental

fundamental dan pendesainan

“

“ Pemikiran ulang secara

Pemikiran ulang secara

dan pendesainan

fundamental

fundamental dan pendesainan

dan pendesainan

fundamental

fundamental dan pendesainan

dan pendesainan

ulang secara

ulang secara radikal

radikal

dari

proses

kerja (kepemerintahan) untuk

fundamental

fundamental dan pendesainan

dan pendesainan

ulang secara

ulang secara radikal

radikal

dari

proses

kerja (kepemerintahan) untuk

mencapai kemajuan secara

dramatis

dalam ukuran

dalam ukuran--ukuran

ukuran

kerja (kepemerintahan) untuk

mencapai kemajuan secara

dramatis

dalam ukuran

dalam ukuran--ukuran

ukuran

dramatis

dalam ukuran

dalam ukuran--ukuran

ukuran

kritis dari kinerja seperti biaya,

kualitas pelayanan kecepatan dll

kualitas pelayanan kecepatan dll””

dramatis

dalam ukuran

dalam ukuran--ukuran

ukuran

kritis dari kinerja seperti biaya,

kualitas pelayanan kecepatan dll

kualitas pelayanan kecepatan dll””

kualitas,pelayanan, kecepatan dll

Hammer & Champy (1993)

(10)

B E B E R A P A I S T I L A H K U N C I

B E B E R A P A I S T I L A H K U N C I . . .

FUNDAMENTAL FUNDAMENTAL

-- Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu beroperasi

beroperasi

-- Tentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannyaTentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannya

RADIKAL RADIKAL RADIKAL RADIKAL

--Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

DRAMATIK DRAMATIK

-- Mencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagianMencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagian--sebagian sebagian atau berkelanjutan.

atau berkelanjutan. jj

PROSES PROSES

-- Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih

Input

Input dan menghasilkan sebuahdan menghasilkan sebuah OutputOutput yang mempunyaiyang mempunyai

Input

Input dan menghasilkan sebuah dan menghasilkan sebuah OutputOutput yang mempunyai yang mempunyai

nilai(bernilai)

(11)

Prinsip fundamental yang dituju BPR……. Struktur O i i f k d PROSES

CEO

Organisasi yang fokus pada PROSES.

Internal Pelayanan Online Eksternal CEO Pengembangan produk Sistem Pendukung Keputusan Eksternal SIMTAP/online service

(12)

BPR dan Continous Improvement

Proses

BPR dan Continous Improvement. . .

Proses Pengembangan C C G _{C: Continous Improvement} B: BPR G C

(13)

Perbedaan antara BPR dan Continous Improvement

( g b g b k l j t )

(pengembangan berkelanjutan)

Faktor BPR Countinous Improvemant

Tingkat Perubahan Radikal Incremental, berkelanjutan

Tujuan Pengembangan dramatis Kecil, peningkatan kumulatif

Karakteristik perubahan Perubahan cepat Gradual perubahan konstan Karakteristik perubahan Perubahan cepat Gradual, perubahan konstan

Dampak thd organisasi Tinggi Rendah

Resiko relatif Tinggi Rendah

Penerapan Diarahkan, Top-down Pemberdayaan, dari bawah

Filsafat Desain /pembangunan ulang Pelihara dan tingkatkan

Keterlibatan Top Manajemen Intensif Hanya permulaan

Pendorong TI, rancangan organisasi Manajamen kualitas

Potensi penggunaan TI Sangat Tinggi Hanya kalau diperlukan

(14)

Motif

Motif--motif untuk menerapkan BPR ?

motif untuk menerapkan BPR ?

Motif

Motif--motif untuk menerapkan BPR ?

motif untuk menerapkan BPR ?

Motif

Motif--motif untuk menerapkan BPR ?

motif untuk menerapkan BPR ?

Motif

Motif--motif untuk menerapkan BPR ?

motif untuk menerapkan BPR ?

• Menambah Pendapatan

• Mengurangi biayaMengurangi biaya

• Meningkatkan pelayanan • Meningkatkan daya saing • Memperbaiki efisiensi kerja • Meningkatkan kapasitas

• Menyesuiakan dengan krisis

• Mengeksploitasi Teknologi baru

M tik i t l

• Menggantikan sistem yang lama

Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu Apakah motif ini juga perlu diraih oleh sektor

diraih oleh sektor publik????

publik????

(15)

Macam-macam Tipe Proyek BPR

Macam macam Tipe Proyek BPR

1

1 Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplierRelokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier

1.

1. Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplierRelokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier

2.

2. Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka)Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka)

3.

3. Integrasi dan menyatukan tugasIntegrasi dan menyatukan tugas

4.

4. Paralelisme alamiahParalelisme alamiah

5.

5. Standarisasi dan kastemisasi Standarisasi dan kastemisasi

6.

6. Mengurangi penggunaan sumber dayaMengurangi penggunaan sumber daya

6.

6. Mengurangi penggunaan sumber dayaMengurangi penggunaan sumber daya

7.

7. Mempercepat proses pengambilan keputusanMempercepat proses pengambilan keputusan

(16)

1. Relokasi pekerjaan 1. Relokasi pekerjaan

Memecahkan masalah:

• Dapatkah organisasi mengambil alih pekerjaan

yang saat ini dipegang ke pihak lain

• Maukah publik/kastemer mengambil alih

beberapa pekerjaan dari organisasi.

Contoh: ATM VS Bank

Sh i li P B i

Shoping online, Pom Bensin Swalayan, Dll.

Pertimbangan:

Kesedian untuk membayar VS kesediaan untuk

• Kesedian untuk membayar VS kesediaan untuk

melakukan sendiri

• Relatifitas lebih mudah/susah untuk

kastemer/organisasi untuk dilakukan

(17)

2 Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) 2. Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka)

Memecahkan masalah:

• Dapatkah beberapa interface terpisah antara organisasi dan kastemer dikurangi?

• Dapatkan solusi-solusi otomatis diperoleh p p untuk mengurangi kebutuhan besar dari interface

Contoh: Otomatisasi information desk (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk, (contoh dial 109 untuk Contoh: Otomatisasi information desk, (contoh dial 109 untuk menanyakan informasi tagihan telp)

menanyakan informasi tagihan telp)

Pertimbangan:g

• Kehilangan keintiman dan kontak personal

• Sulit mengkoordinasikan &

Sulit mengkoordinasikan & memelihara konsistensi

(18)

Ata

Kas s B s a

• Atau……..Kasus Busway

(19)

3. Intergrasi dan menyatukan tugas

Memecahkan masalah:

• Dapatkan jalur prosedur dikurangi untuk mengurangi kesalahan dan keterlambatan mengurangi kesalahan dan keterlambatan

Sampaikan _{Periksa Persyaratan} Persiapan

Contoh IBM credit ProsesSebelum BPR

Kastemer telp.

Sampaikan

permintaan Cheking kredit Periksa Persyaratan pemenuhan

20 menit 30 menit

10 menit _{30 menit}

7 hari rata-rata (terburuk 2 minggu)( gg )

effektif= Waktu sebenarnya

waktu menunggu

= 90 Menit 7x8X 60 menit

(20)

Proses setelah BPR…… T Ahli Tenaga Ahli Kastemer telp. 90% _10% Pemeriksa Kredit Pemeriksa persyaratan p y 90% Database& Pemeriksa K i

Waktu bernilai/waktu menunggu 90/4 jam

14 K li l bih t

Database& Expert sistem

Kesiapan

(21)

4. Paralelisme alamiah Apakah kegiatan Proses sebelum BPR dapat dilakukan secara bersamaan (dibuat secara l l) dib di parelel) dibanding secara bersambung/sekuen/ serial? Merketing Desainer serial?

Contoh: Kodak Engineering

Pertimbangan: Pertimbangan:

Proses yang panjang dengan banyak tugas yang saling

Insinyur/teknisi

y g g

ketergantungan

(22)

Proses dengan BPR Proses dengan BPR….. Desainer Merketing Desainer Desain terintegrasi

(23)

5. Standarisasi & Kastemisasi

Kastemisasi: Menyesuaikan dengan keinginan pelanggan

Memecahkan masalah: Memecahkan masalah:

Bagimana kebutuhan akan sesuatu yang saling bertentangan yaitu standarisasi dan b k ilih di l ik

banyak pilihan diselesaikan

Contoh: IKEA (perusahaan Mebel)

M j l k d i k b li d k

Menjual komponen standar tetapi kastemer membeli produk yang unik

Pertimbangan: Pertimbangan:

•Komponen yang standar tetapi memberikan kebebasan untuk mengkombinasikan

•Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan

•Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan untuk membayar

(24)

6. Mengurangi Penggunaan Sumber Daya 6. Mengurangi Penggunaan Sumber Daya

Memecahkan masalah:

Bagaimana mengurangi pengunaan sumber daya g g g p g y tetapi dapat lebih memuaskan pelanggan/publik

Contoh:

Komite Pemilihan Umum India

Prosedur pemilu sama Masalah utama: Prosedur pemilu sama

dengan di Indonesia (menggunakan kertas ) -Logistik -Kerumitan - waktu suara) waktu -manfaat

(25)

(26)

(27)

(28)

7. Mempercepat proses pengambilan keputusan 7. Mempercepat proses pengambilan keputusan

Memecahkan masalah:

Dapatkah perbaikan proses dihasilkan dari Dapatkah perbaikan proses dihasilkan dari perubahan alur pengambilan keputusan

Example: p

UNITED COLOR OF BENETTON

id i

Considerations:

• Kelebihan stock VS kekurangan stocking /terlambat mengirim •Seberapa cepat kastemer dapat menyebutkan kebutuhannya

p p p y y

(29)

Peranan TI di BPR

The REAL power of technology is The REAL power of technology is

NOT NOT NOT NOT

To make the old process work To make the old process work

faster faster

BUT BUT

Enables the organisation to Enables the organisation to

Break old rules and Break old rules and Break old rules and Break old rules and

CREATE new ways of working CREATE new ways of working

K k t b d i t k l i BUKAN d b i

Kekuatan sebenarnya dari teknologi BUKAN pada bagaimana membuat proses kerja lama menjadi lebih cepat

TETAPI membuat mampu organisasi untuk merombak aturan

(30)

O

NT

O

NT

O

₂₂

+ NT

O

₂₂

+ NT

=

CO

=

CO

₂₂

CO

₂₂

OLD Organisation + New Technology =

Costly Old Organisation

OLD Organisation + New Technology =

Costly Old Organisation SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

y g

(31)

TAHAPAN PERENCANAAN BPR TAHAPAN PERENCANAAN BPR TAHAPAN PERENCANAAN BPR TAHAPAN PERENCANAAN BPR pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan

(32)

pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan Review pendahuluan Review pendahuluan

• Apakah pelaksanaan BPR mempunyai keuntungan yang signifikan

• Proses apa yang harus di reenginering

• Berapa besar scope dari proses reengineering

• Prioritas apa yang harus diberikan untuk proses yang p y g p y g berbeda

(33)

pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan Analisis proses Analisis proses

• Bagaimana kinerja proses yang sekarang?

• Apa permasalahan dan kekurangan dalam proses?

• Kebutuhan apa yang perlu dipuaskan dari kastemer dan • Kebutuhan apa yang perlu dipuaskan dari kastemer, dan bagaimana memuaskannya?

• Apakah ada peluang untuk memperbaiki proses? • Apa tujuan khusus yang harus dicapai oleh BPR

(34)

pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan Perancangan Proses Perancangan Proses

• Pengkoleksian Ide-ide yang besar untuk proses reenginering • Spesifikasi detail proses reenginering, pengorganisasian dan struktur kerja, sistem manajemen dan pengukuran, budaya organisasi dll.

(35)

pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Perencanaan penerapan Validasi Validasi

• Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk merubah organisasi dari kondisi sekarang menujua kondisi yang diharapkan melalui BPR

diharapkan melalui BPR

•Dengan prioritas apa dan dengan urutan seperti apa perubahan akan diambil?

• Sumber daya apa yng dibutuhkan untuk implementasi dan y p y g p bagaimana itu diperoleh dan dikoordinasikan

(36)

pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan Perancangan

proses Validasi PenerapanPenerapan

Tahap Penerapan Tahap Penerapan

• Implementasikan BPR

• Kembangkan Sistem yang dibutuhkan • Kembangkan Sistem yang dibutuhkan

• Kelola proses perubahan (management change)

(37)

Cheklist dari Desain BPR

Mengurangi Proses

-Kurangi persetujuan yang multiple -Mengurangi jumlah penangananMengurangi jumlah penanganan -Mengurangi jumlah pelimpahan

-Hilangkan formulir dan database duplikat -Hapuskan data yang tidak bergunap y g g

-Hapuskan penggadaan

Outsource

-Perlakukan partner sebagai partner yang sesungguhnya -Investasi dan pengembangan bersama

P ti b k K tid k ki Pertimbangkan Ketidakmungkinan

-Apa yang kastemer inginkan tetapi tidak mungkin untuk dimiliki? -Bagaimana juka kastemer dijadikan partner

Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang?

-Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang? -Pertimbnagkan industri yang lain

(38)

M

Mempercepat proses

-Gabungkan kegiatan sejenis -Paralelkan kegiatan-kegiatan

Rubah alur kegiatan -Rubah alur kegiatan -Kurangi gangguan

-Tingkatkan ketepatan/kecepatan -Kurangi penggerakan dari hasilKurangi penggerakan dari hasil -Standarisasi

-Otomatiskan kegiatan di jalur kritis bila memungkinkan

Kejelasan Proses

-Tingkatkan penggunaan data/informasi/pengetahuan

Aspek geografis

-Pindah ke lokasi yang lain -Kurangi gerakan fisik

K di ik t b j k j h

(39)

K t i i Kastemerisasi:

-Kastemerisasi secara masal (manufakturing maupun jasa) Keunggulan bersaing Melalui sumber yang berbeda-beda: -Memperbaiki mutu dari nilai pendukung (tingkatkan

hubungan dan integrasi) hubungan dan integrasi)

-Ciptakan alat yang dpat mengikat kuat pelanggan (menyediakkan pelayanan bernilai tambah)

(40)