BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi pada dasarnya penyelenggaraan pendidikan yang berada dilingkungan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu dalam melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi yang di embanya. Dalam hal ini perpustakaan berperan sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan civitas akademika perguruan tinggi tempatya bernaung.
Menurut Hasugian, (2009: 79) “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang di kelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi”.
Sedangkan Sutarno (2006: 33) menyatakan bahwa “perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuanya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai TriDharma perguruan tinggi”, selain pendapat diatas Sulistyo, Basuki (2000: 51) mengemukakan bahwa “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
Sehubungan dengan hal diatas dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 3) dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah:
Suatu unit pelaksana teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Pendapat lain dikemukakan oleh Syahrial Pamuntjak (2005: 5) bahwa “perpustakaan perguruan tinggi adalah yang bergabung dengan lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perguruan Universitas, Perpustakaan Fakultas, Perpustakaan Akademis dan Perpustakaan Sekolah Tinggi”.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggi yang dan berada dilingkungan tempatnya bernaung yang bertujuan untuk menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum organisasi yang berada dibawah naungan suatu lembaga induk memiliki tujuan yang mendukung pelaksanaan rangkaian kegiatan lembaga induknya. Demikian juga halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan yang disesuaikan dengan tujuan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Sebagai penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan. Dalam buku Standart Nasioanal Perpustakaan (2011: 9) menyatakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Menyediakan bahan perpustakaan dan akses informasi bagi pemustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Mengembangkan, mengorganisasikan dan mendayagunakan koleksi 3. Meningkatkan literasi informasi pemustaka
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi 5. Melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya
Sedangkan menurut Sulistyo, Basuki (2000: 52) secara umum tujuan perpustakaaan perguruan tinggi adalah memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staff pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi:
a. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
b. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan
c. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai
d. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga pada lembaga industri lokal.
Selain pendapat di atas menurut Hasugian, (2009: 80) “Tujuan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi”.
Dari uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa tujuan perpustakaaan perguruan tinggi adalah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan, dengan penyediaan informasi yang memadai bagi lingkungan perguruan tinggi bukan hanya untuk mahasiswa tetapi juga para dosen serta masyarakat.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit kerja penunjang yang bersama-sama dengan unit kerja lainya berperan dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi oleh karena itu perpustakaan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.
Menurut Sutarno (2006: 33) “Perpustakaan berfungsi sebagai sarana yang akan menunjang proses perkuliahan, pelestarian ilmu pengetahuan, kultur, dan penelitian di perguruan tinggi”.
Sedangkan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 3) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan–bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya–karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai
bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan juga selayaknya membantu melakukan publikasi karya yang di hasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni civitas akademik dan staf non akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan Dharmanya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus. Perpustakaan juga berfungsi sebagai pusat belajar mengajar atau sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur penunjang yang berperan sebagai penyedia informasi bagi civitas perguruan tinggi tempatnya bernaung. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 3) dinyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberikan layanan serta melaksanakan administrasi perpustakaan”.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 5) dinyatakan bahwa “Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah menyusun kebijakan dan melaksanakan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas
akademika maupun masyarakat luar kampus”.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada, karena apabila bahan pustaka yang ada di perpustakaan informasinya tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka pengguna akan jarang datang ke perpustakaan. Diketahui informasi pada saat ini sangat cepat berkembang, oleh karena itu perpustakaan harus mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada yang menjadikan pengguna perpustakaan akan sering datang ke perpustakaan dan kebutuhan mereka akan terpenuhi.
2.2 Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Adapun pengertian koleksi perpustakaan menurut Soeatminah (1991: 30) adalah:
Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka yang di himpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang berminat memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya diatur dan ditata sistematis, sehingga setiap pustaka dengan dapat mudah, dicari, dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sedangkan di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa:
Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak atau karya rekam dalam bentuk berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang di himpun diolah dan dilayankan. Selain itu koleksi perpustakaan juga dikatakan sebagai bahan pustaka dikumpulkan, diolah dan dilayankan, disebarluaskan kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan informasinya ataupun disimpan sebagai deposit penerbitan yang telah diterbitkan sebagai koleksi preservasi untuk memudahkan dalam temu
kembali informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan.
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Bahan pustaka yang dibutuhkan setiap perpustakaan berbeda- beda, tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Tujuan penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi, walaupun tujuan penyediaan koleksi untuk memenuhi kebutuhan pengguna, namun tujuan penyediaan koleksi tersebut berbeda- beda untuk semua jenis perpustakaan. Dengan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat, dan berhasil guna.
Koleksi perpustakaan tidak mencakup hanya buku, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman, koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audiovisual, micro film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Menurut Yulia (2010: 6.3) Terbitan berseri khususnya jurnal ilmiah mempunyai peran antara lain:
1. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan.
2. Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru dalam bidang tertentu.
3. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang.
Dari uraian di atas disimpulkan bahwa koleksi khusus merupakan koleksi penting yang berisikan berita-berita yang aktual dan tepat dan kejadian-kejadian yang berhubungan dengan segala bidang, selalu memuat ilmu pengetahuan terbaru serta teknologi terbaru, oleh karena itu sangat di perlukan bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian sebagai media yang menampung gagasan dari setiap pengguna
serta membantu dalam mengembangkan teori –teori ilmu pengetahuan yang sudah ada.
2.2.1 Tujuan dan Fungsi Koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan informasi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung pada jenis dan tugas perpustakaan tersebut. Fungsi koleksi adalah semua bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan untuk menunjang dan memenuhi kebutuhan pengguna yang sangat membutuhkan informasi.
Menurut Siregar (2002: 3) perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan:
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan civitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi yang menyelenggarakan perpustakaan tersebut.
3. Memilki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubunganya dengan program perguruan tinggi tersebut. 4. Memilki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta
pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan perguruan tinggi induknya.
5. Memilki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Sedangkan menurut Sjahrial- Pamuntjak (2000: 5) “Koleksi perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk melayani keperluan para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan kuliah serta peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan”.
Sehubungan dengan hal di atas Siregar (2002: 3) menyatakan bahwa fungsi koleksi perpustakaan adalah:
1. Fungsi pendidikan. Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
2. Fungsi penelitian. Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil
penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir.
3. Fungsi relevan. Fungsi ini melengkapi kedua fungsi di atas dengan menyediakan bahan-bahan yang relevan di berbagai bidang dan alat- alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusuri informasi.
4. Fungsi umum. Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat disekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan salah satu unsur pokok perpustakaan, sebagai penyedia informasi dengan memilki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka koleksi perpustakaan tersebut harus dikembangkan secara berkala untuk menunjang civitas akademika perguruann tinggi tempatnya bernaung.
2.2.2 Jenis koleksi
Dalam mengembangkan koleksi perpustakaan perguruan tinggi menyesuaikan dengan TriDharma perguruan tinggi dengan ragam koleksi yang menunjang civitas akademika di perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 14) menyatakan ragam koleksi sebagai berikut:
a. Koleksi Rujukan
Koleksi merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi dan data, fakta, dan lain-lian dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedia umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebgainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.
b. Bahan Ajar
Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi kebutuhan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Disamping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung pada tujuan dan program pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
c. Terbitan Berkala
Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat didalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan dan kecenderungan perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan seogiyanya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tinggi.
d. Terbitan Pemerintah
Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran Negara, himpunan peraturan Negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dsb. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.
Uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan menyediakan informasi dengan berbagai jenis koleksi yang dilayankan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, baik koleksi tercetak dan non tercetak.
2.3 Terbitan Berseri
Terbitan berseri merupakan koleksi yang sangat di butuhkan orang banyak terutama bagi peneliti dan ilmuan yang selalu ingin meningkatkan ilmu pengetahuanya, selain itu frekuensi terbitan berseri lebih cepat dari buku dalam waktu yang sama dengan demikian defenisi terbitan berseri.
Menurut Siregar (2013:1) “Terbitan berseri adalah salah satu koleksi perpustakaan dan merupakan koleksi yang penting di perpustakaan karena terbitan ini merupakan koleksi yang memuat informasi terbaru tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi”.
Sedangkan menurut Yulia (2010: 6) menyatakan bahwa “Terbitan berseri adalah istilah untuk setiap publikasi yang yang di terbitkan bagian demi bagian, tidak di terbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu”.
Pendapat tersebut sesuai dengan yang dinyatakan oleh Harrod, yang mendefinisikan terbitan berseri dalam dua hal yaitu:
1. Setiap terbitan yang di publikasikan dalam bagian-bagian yang berturut-turut, muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur.
2. Satu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara terus-menerus dalam waktu terbit tidak perlu teratur.
Sehubungan dengan hal di atas ALA Glossary of Library Term dalam buku Yulia (1996: 3-4) menyatakan bahwa, “Serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu”.
Pendapat lain Lasa (1994: 3) menyatakan bahwa “Terbitan berseri adalah publikasi yang diterbitkan berurutan, baik dinyatakan dengan angka atau dinyatakan dengan huruf, misalnya buku, majalah, laporan, brosur, prosiding dan lain- lain”.
Dari definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan secara berurutan serta terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu dan pemberian judul, nomor urut yang seragam.
2.3.1 Ciri-ciri terbitan berseri
Terbitan berseri berbeda dengan buku teks memiliki ciri-ciri yang khusus. Untuk dapat mengenali terbitan berseri dengan baik ada beberapa ciri-ciri terbitan berseri yang membedakanya dengan terbitan lainya. Menurut Siregar. (2013: 2.3) ciri-ciri terbitan berseri adalah:
1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang di tulis oleh beberapa orang. Mungkin dengan topik yang sama atau topik yang berbeda dengan gaya bahasa masing-masing.
2. Artikel yang menjadi isi dari terbitan berseri biasanya tidak terlalu panjang malah sangat pendek dibandingkan dengan tulisan yang di muat pada buku atau monograf.
3. Tulisan yang di muat dalam terbitan berseri tersebut menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa, penemuan dan gagasan-gagasan baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat banyak.
4. Terbitan berseri di kelola oleh sekelompok orang yang biasanya dikenal dengan nama redaksi. Redaksi inilah yang mengelola dan bertanggung jawab atas terbitan tersebut.
5. Terbitan berseri merupakan merupakan arsip ilmiah yang telah diketahui masyarakat umum.
6. Terbit secara berkelanjutan dengan memiliki kala terbit, misalnya harian, mingguan, bulanan, enambulanan, tahunan dan sebagainya.
7. Memilki sistem kontrol internasional, ciri ini dapat dikenali dari nomor ISSN (Internasional Standart Serial Number).
Dengan ciri-ciri tersebut di atas akan memudahkan untuk mengetahui dan membagi bahan pustaka menurut jenisnya. Namun perlu diketahui bahwa koleksi terbitan berseri tidak hanya dalam bentuk tercetak tetapi juga dalam bentuk rekaman.
Sedangkan Lasa (1994: 17) menyatakan bahwa ciri atau karakteristik yang dimiliki terbitan berseri yang membedakan dengan publikasi atau koleksi perpustakaan yang lainnya adalah:
1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa tulisan yang ditulis oleh beberapa orang dengan topik dan gaya bahasa yang berbeda.
2. Artikel atau tulisan pada umumnya tidak terlalu panjang sebagaimana pada buku teks.
3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan dan ide baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya.
4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi.
5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang diketahui oleh masyarakat umum. 6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit
tertentu.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahuai bahwa terbitan berseri memilki ciri khas tersendiri dari koleksi perpustakaan lainya. Terbitan berseri merupakan terbitan yang berisi informasi yang penting dan pendek tetapi akurat. Sangat bagus untuk digunakan masyarakat umum untuk memenuhi kebutuhanya akan informasi.
2.3.2 Jenis-Jenis Terbitan Berseri
Ada beberapa jenis terbitan berseri yang di kenal, namun dalam uraian ini pembagian jenis-jenis terbitan berseri akan mengacu kepada defenisi terbitan berseri. Siregar, (2013: 4-9) menyatakan jenis-jenis terbitan berseri antara lain:
1. Surat Kabar/Koran adalah satu terbitan berseri yang sangat kaya akan berita tatau informasi mutakhir. Terbitan ini lebih banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita.
2. Terbitan berkala atau majalah merupakan berisikan sekumpulan artikel yang merupakan kontribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. a. Majalah komersil adalah majalah yang termasuk kelompok yang
terbesar, termasuk majalah yang di perdagangkan, majalah ini berhubungan dengan profesional dan aktivitas lainya.
b. Majalah ilmiah adalah jenis majalah yang kebanyakan di terbitkan oleh lembaga pendidikan maupun lembaga penelitian dan organisasi profesi.
c. Majalah lokal atau lingkungan sendiri adalah jenis majalah yang diterbitkan dengan tujuan sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan sendiri.
d. Buletin adalah suatu terbitan berkala berbentuk majalah yang sebahagian isinya serupa dengan warta maupun artikel dan hasil-hasil penelitian.
3. Advances in…year’s Work in… merupakan jenis majalah yang yang agak berbeda dengan majalah pada umumnya, baik format maupun frekuensi terbitanya. Majalah jenis ini hanya berisi satu atau dua artikel saja dengan kajian yang sangat mendalam.
4. Buku tahunan adalah suatu terbitan yang berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskripsi dan statistik yang di terbitkan sekali dalam setahun. 5. Seri monograf adalah merupakan suatu risalah satu subjek atau bagian
subjek atau risalah seseorang yang biasanya sangat terperinci tetapi dalam lingkungan yang tidak terlalu luas.
6. Prosiding menurut Harrod adalah publikasi catatan pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah atau suatu institusi yang pada umumya di lengkapi dengan makalah-makalah atau abstrak dari majalah atau laporan yang di persentasikan dalam pertemuan tersebut.
7. Transaction dan Memoir bentuk terbitan berseri dimana makalah-makalah yang dimuat di dalamnya sudah dipresentasikan atau di bacakan sebelumnya pada suatu pertemuan ilmiah dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah.
Sedangkan Lasa (1994: 14) menyatakan bahwa jenis terbitan berseri adalah: a. Majalah/Magazine
Terbitan yang berisi bacaan untuk umum. b. Buletin/Bulletine
Publikasi yang diterbitkan pada jangka waktu tertentu yang diberi nomor urut.
c. Pamphlet/Phamflet
Terbitan berisi pemberitahuan, maupun berita yang disebarluaskan secara cuma- cuma.
d. Ringkasan/Abstrak
Isi pokok suatu karangan, penelitian, disertasi dan tesis. e. Laporan Tahunan/Annuals Reports
Penerbitan yang berisi tinjauan peristiwa, terbatas pada bidang tertentu. f. Laporan bersejarah/Annuals
Catatan peristiwa ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang tertentu. g. Lembaran/Leaflet
Terbitan berisi informasi tertentu. h. Surat kabar/News paper
Berisi berita, pengumuman, laporan. i. Jurnal/journal
Terbitan yang berisi informasi ilmiah, hasil penelitian, prosiding seminar maupun pertemuan ilmiah lainya.
j. Brosur/Brochure
Pemberitahuan tentang kegiatan yang akan dilakukan
Selain jenis terbitan berseri tersebut di atas masih terdapat jenis lain yaitu acta prosiding, transaction dan majalah dinding.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa jenis terbitan berseri adalah majalah, jurnal, buletin, pamphlet, ringkasan, laporan tahunan, laporan bersejarah, lembaran, surat kabar, brosur.
2.4 Pengadaan Terbitan Berseri
Terbitan berseri, proses pengadaanya seperti pengadaan buku. Pengadaan terbitan berseri dilakukan sesuai dengan ketentuan dan kebijakan perpustakaan yang bersangkutan, mencakup terbitan mana yang menjadi prioritas utama, hal tersebut tergantung kepada kebutuhan pengguna perpustakaan. Ditinjau dari istilah yang biasa digunakan oleh praktisi di dunia perpustakaan, pengadaan terbitan berkala mencakup kegiatan berikut:
a. Seleksi atau pemilihan terbitan berkala.
b. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri.
2.4.1 Pemilihan/Seleksi Terbitan Berseri
Salah satu unsur pokok yang menentukan mutu sebuah perpustakaan adalah koleksi terbitan berseri. Untuk memiliki koleksi terbitan berseri yang bermutu maka pertama yang perlu dilakukan adalah seleksi, begitu banyak terbitan berseri yang ditawarkan oleh penerbit sehingga harus diseleksi dengan baik tentunya perpustakaan tidak akan mampu membeli semua terbitan berseri.
Factor- factor yang perlu di perhatikan sebelum menentukan judul-judul terbitan berkala yang akan dilanggan:
a. Tersedianya anggaran dana.
b. Mengetahui bidang-bidang yang di cakup perpustakaan itu.
c. Mengetahui minat, bidang calon pengguna memperhatikan dan mencek lebih dahulu judul-judul majalah yang telah memiliki, di langgan oleh perpustakaan lain. (Lasa 1994: 25).
Berdasarkan uaraian di atas untuk dapat memiliki koleksi terbitan berseri, suatu perpustakaan harus melakukan pemilihan atau menseleksi terbitan berseri yang di butuhkan. Pemilihan terbitan berseri perlu dilakukan karena koleksi terbitan berseri sangatlah banyak dan tidak semua perlu di lagggan serta tidak semua sesuai dengan kebutuhan dari perpustakaan pemilihan koleksi harus di sesuaikan dengan kebutuhan para pengguna.
2.4.2 Pihak-Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi
Pihak yang berwenang melakukan seleksi tidak lepas dari jenis perpustakaanya. Perpustakaan itu berbeda sehingga pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan seleksi terbitan berkala juga berbeda.
Menurut Yulia (2010: 6.13) “Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dan dosen”.
Akan lebih baik lagi, apabila di bentuk komisi penasehat/pengawas perpustakaan yang di bentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih terbitan berseri yang akan dilagggan. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain, mahasiswa boleh menyarankan, tetapi harus
di pertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
Dengan uraian di atas diketahui bahwa pustakawan adalah orang yang memiliki wewenang memberikan keputusan apakah suatu terbitan berseri yang di pilih dilanggan atau tidak. Sebab pustakawanlah yang lebih mengetahui akan keadaan koleksi, anggaran yang dimiliki dan sarana serta keadaaan di perpustakaan. Agar pemilihan koleksi sesuai dengan yang dibutuhkan dan tujuan perpustakaan perlu di ingat dengan mengikuti prinsip pemilihan terbitan berseri.
Menurut Siregar (2013: 12) prinsip pemilihan terbitan berseri sebagai berikut: 1. Menggunakan alat pemilihan yang dapat memberikan informasi tentang
subjek tertentu.
2. Memilih judul yang ada dalam majalah indeks yang standart. Hal ini dapat dari tinjauan pustaka dan review untuk majalah.
3. Mengutamakan majalah/ jurnal inti dalam bidang tertentu.
4. Dalam memilih sedapat mungkin diusahakan untuk mendapat nomor contoh.
5. Pustakawan sebaiknya mengikuti terbitan “New Serial Style” yang di terbitkan oleh Library Congress, Amerika Serikat.
6. Kerjasama dalam pengadaan. Dalam hal ini di usahakan untuk tidak melanggan majalah yang sudah dilanggan perpustakaan lain.
7. Tidak mengabaikan terbitan lokal.
8. Dalam melanggan majalah diusahakan berkesinambungan,tidak terputus-putus. Dalam hal ini perlu diperhatikan bukan jumlah judulnya saja tetapi tidak berkesinambungan, lebih baik judulnya sedikit tetapi sesuai dengan pengguna dan dapat dilanggan secara berkesinambungan.
9. Untuk kepentingan penelitian, di perpustakaan khusus perlu di pikirkan pengadaan nomor-nomor lama.
10. Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru 11. Memikirkan/mengusahakan petukaran.
12. Peninjauan kembali setiap judul majalah sekali dalam 3 tahun. 13. Melaksanakan seleksi majalah sama dengan seleksi buku.
14. Pelatihan untuk memilih judul-judul majalah yang sesuai dengan kebutuhan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pemilihan terbitan berseri tidak sembarangan, harus berpengalaman serta memiliki keahlian dalam mempertimbangkan dengan matang dan mampu memilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.3 Pembelian
Setelah pemilihan akan terbitan berseri yang akan dilanggan maka proses selanjutnya adalah pemesanan terbitan berkala, namun dalam pemesanan perlu ada pertimbangan dengan seksama karena menyangkut tugas perpustakaan dan harus mengikuti prosedur pemesanan. Dalam hal itu perlu di putuskan apakah terbitan berkala yang akan di beli dari penerbit langsung atau agen untuk terbitan berkala dari luar negeri namun biaya pengiriman di tanggung oleh perpustakaan tersebut maupun dari dalam negeri.
Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain menurut siregar (2013: 15) adalah:
1. Melanggan langsung pada penerbit, baik di dalam maupun di luar negeri. Keuntungan melanggan langsung pada penerbit:
a. Majalah dapat diterima dengan cepat.
b. Penerbit bertanggung jawab penuh jika ada klaim atau keterlambatan. c. Harga lebih murah karena penerbit sering memeberikan potongan
harga, dan keuntungan harga dapat di hindarkan.
d. Perhitungan pembayaran cukup sekali dilakukan dalam setahun. e. Dengan adanya alamat yang jelas pengiriman akan mudah dilakukan
Kelemahan:
- Pengurusan langganan terbitan berkala ke penerbit di luar negeri memang rumit.
- Setelah melakukan proses pembayaran maka pustakawan harus mengecek kepada semua penerbit itu untuk mengetahui apakah kiriman uang sudah terkirim dan mereka sudah tau kiriman uang itu adalah pembayaran terbitan berkala tertentu.
- Pustakawan harus terus memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala.
2. Pemesanan melalaui agen, penyalur setempat atau importir atau toko buku. Hal ini dapat dilakukan dengan:
a. Penyalur yang bertanggung jawab penuh atas diterimanya majalah oleh perpustakaan.
b. Agen atau toko buku hanya merupakan perantara dalam pemesanan, namun majalah langsung dikirimkan ke perpustakaan. Dengan pemesanan seperti ini majalah dapat diterima dengan cepat.
3. Pemesanan melalui keanggotaan suatu organiasasi yang menerbitkan majalah tersebut. Pembayaran dilakukan dengan iuran, jika iuran di bayar maka pelaggan punya hak atas nomor terbitan tersebut.
perpustakaan menggunakan agen luar negeri. Karena mereka mengerti masalah ekspor impor maupun hal- hal yang berhubungan dengan valuta asing. Keuntungan dengan cara ini antara lain:
a. Menghemat waktu
b. Agen/penyalur menguasai hal-hal yang berhubungan dengan cara berlagganan majalah apakah pertahun atau per volume.
c. Penyalur/agen lebih mengetahui cara mengatasi kesulitan pembayaran.
d. Agen/penyalur bertanggung jawab atas klaim.
e. Pembayaran dapat dilakukan untuk semua majalah yang dilanggan. f. Penyalur/agen dapat mengatur pembuatan kwitansi dan faktur
pembayaran sesuai dengan keinginan pelaggan perpustakaan.
Terbitan berseri yang berkesinambungan maka diperlukan tindakan untuk memperbaharui langganan majalah/jurnal. Dalam hal memperbaharui langganan tersebut perpustakaan/ pustakawan harus lebih teliti dalam pertimbangan kembali keteraturan terbitnya majalah/jurnal yang sudah dilanggan, jika majalah/jurnal yang di terbitkan tidak teratur serta bukan merupakan koleksi yang dibutuhkan maka perpanjangan tidak dilakukan.
Yulia (2010: 6.35) menyatakan bahwa langkah-langkah yang di tempuh untuk pembaruan langganan jurnal/majalah sebagai berikut:
1. Catatan faktur pada jajaran penjual: nomor faktur, jumlah tagihan, dan tanggal terima.
2. Cocokkan faktur dengan catatan penerimaan, untuk melihat apakah: a. Judul yang dimaksud memang di langgan
b. Judul yang dimaksud memang di perbaharui langganannya
c. Judul yang dimaksud bukan termasuk yang dibatalkan langganannya d. Judul yang di maksud masih terbit
e. Judul yang di maksud diterima secara teratur
3. Apabila semua judul pada semua faktur telah di teliti dan tidak ada masalah, catat pada kartu registrasi, yaitu nomor, faktur, harga, dan tanggal. Ini akan berguna waktu melakukan klaim di kemudian hari. 4. Setelah semua selesai, faktur dapat di teruskan untuk di bayar. Andaikan
terdapat penagihan pembayaran berlangganan dua kali, beritahukan kepada penagih disertai keterangan bukti- bukti pembayaran yang telah dilakukan.
memperhatikan faktur-faktur dengan teliti, apabila terdapat kesalahan dalam langganan maka waktu melakukan klaim disertai dengan bukti-bukti keterangan yang jelas.
2.4.4 Hadiah
Suatu perpustakaan dapat menerima majalah/jurnal melalui sumbangan perorangan atau lembaga, baik diperoleh dari instansi pemerintah maupun swasta. Dan bisanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa newsletter atau warta. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan yang memberi hadiah/sumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan.
A. Hadiah Atas Permintaan
Permintaan dapat dilakukan dengan mengirim daftar terbitan yang di inginkan kepada lembaga/instansi atau badan lainya dan perorangan, baik di dalam maupun luar negeri.
Menurut Yulia (2010: 6.41) prosedur pengadaan terbitan berseri hadiah melalui permintaan sebagai berikut:
a. Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dimintakan sebagai hadiah dari pihak lain di dalam maupun di luar negeri. Alamat- alamat lembaga tersebut dapat di cari dari direktori, bulletin, lembaga, dan lain-lainya.
b. Daftar permohonan di kirimkan kepada alamat yang di tuju di sertai dengan surat pengantar.
c. Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai permintaan tersebut, anda perlu menguhungi pihak calon pemberi hadiah untuk melakukan penelusuran sampai dimanakah surat telah diproses. Hal itu bermanfaat untuk mendapat kepastian soal permintaan yang anda ajukan. d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas perpustakaan
memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantarnya. e. Kirimkan surat ucapan terimakasih.
f. Selanjutnya terbitan berkala yang diterima sebagai hadiah diproses untuk inventarisasi dan seterusnya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi terbitan berseri dapat di peroleh dengan permintaan kepada lembaga atau badan terbitan untuk dilaggan berdasarkan kemampuan dana dari perpustakaan.
B. Hadiah Diterima Tidak Atas Permintaan
Terbitan berkala yang diterima tidak atas permintaan diterima dengan mencocokkanya dengan surat pengantar , psosedur penerimaan hadiah yang tidak melalui permintaan. Menurut Yulia (2010: 6.42) prosedur penerimaan hadiah tidak atas permintaan adalah:
a. Terbitan berkala yang diterima diteliti dan dicocokkan dengan surat pengantar.
b. Perpustakaan menulis surat ucapan terimakasih.
c. Periksa terbitan berkala yang diterima bersangkutan dengan kesesuaian subjek yang di koleksi perpustakaan, periksa mutu terbitan itu, periksa bahasa terbitan itu ke koleksi perpustakaan, lakukan pengecekan terhadap kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
d. Apabila terbitan berkala yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan segera proses inventarisasi dan seterusnya.
e. Apabila tidak layak untuk dimasukkan ke koleksi, terbitan itu disisihkan dahulu untuk ditukarkan atau di hadiahkan ke perpustakaan lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa penerimaan koleksi terbitan berseri tidak atas permintaan perlu di teliti dengan baik, apabila koleksi tidak mendukung untuk pengembangan pepustakaan sehingga hadiah tersebut di disimpan sementara untuk ditukarkan atau di hadiahkan pada perpustakaan lain.
2.4.5 Tukar Menukar
Pertukaran terbitan berseri yang dapat dilakukan untuk menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pertukaran ini dapat dilakukan oleh dua perpustakaan dengan mengirim contoh majalah yang akan di pertukarkan untuk dinilai, agar dapat di ketahui mutu majalah yang akan diterima sesuai dengan majalah yang akan dikirimkan. Setelah proses pertimbangan yang dilakukan sesuai dan memadai maka dibuat persetujuan pertukaran.
Menurut Siregar (2013: 17) dinyatakan bahwa prosedur tukar menukar dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Menyusun daftar terbitan berseri yang akan dipertukarkan
- Jika bahan yang akan dipertukarkan adalah majalah maka daftar dibuat menurut abjad judul, disertai dengan tahun dan nomor terbitan.
- Jika bahan yang di pertukarkan berupa terbitan berseri dengan judul-judul yang berbeda, maka daftar disusun menurut subjek, diikuti oleh pengarang.
2. Mengirimkan daftar majalah/jurnal yang akan di pertukarkan tersebut terhadap perpustakaan di anggap membutuhkan koleksi tersebut, dan memiliki koleksi untuk di pertukarkan dan disertai dengan syarat untuk tukar menukar.
3. Perpustakaan mempelajari daftar terbitan berseri yang ditawarkan oleh perpustakaan lain, serta persyaratan yang ditentukan untuk pertukaran, dan membandingkan daftar tersebut dengan daftar yang akan di tukarkan. 4. Setelah di pertimbangkan dan dipilih, maka perpustakaan membuat daftar
terbitan berseri yang di inginkan dan daftar bahan pustaka yang di tawarkan sebagai penukar.
5. Daftar terbitan berseri dikirimkan beserta daftar terbitan yang dijadikan sebagai penukar.
6. Setelah ada kesepakatan antara kedua perpustakaan maka pertukaran dilaksanakan, dan setelah pertukaran selesai maka proses selanjutnya adalah pencatatan.
Lasa (994: 37) menyatakan bahwa pengadaan koleksi dengan proses tukar menukar terbitan dengan perpustakaan lainya, cara ini merupakan usaha untuk:
1. Pemerataan dalam penyebaran informasi
2. Memupuk kerjasama antara perpustakaan dalam pelayanan informasi 3. Saling membantu di antara sesama pusat informasi
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa proses tukar menukar koleksi terbitan berseri lebih baik sebab perpustakaan melakukan permintaan penawaran pada sejumlah perpustakaan dan memperkirakannya koleksi perpustakaan tersebut mutunya sama dengan koleksi yang ditawarkan.
2.4.6 Penerbitan Sendiri
Perpustakaan tidak hanya memiliki koleksi yang dilanggan, dibeli, hadiah dan yang ditukar tetapi halnya perpustakaan juga mampu memiliki koleksi terbitan sendiri yang penerbitnya adalah perpustakaan tersebut.
Menurut Siregar (2013: 18) pengadaan dengan penerbitan sendiri mencakup pengertian:
1. Penerbitan dari lembaga dimana perpustakaan itu bernaung. Dalam hal ini:
- Perpustakaan menjadi tempat penyimpanan semua terbitan lembaga induknya.
- Perpustakaan sebagai penyalur semua terbitan lembaga induknya. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti bulletin, daftar tambahan
koleksi, bibliografi, abstrak, indeks, dan lain-lain.
Terbitan berseri merupakan koleksi dengan informasi yang sangat penting dan sangat berguna bagi setiap kalangan namun disamping itu ada beberapa kesulitan yang di hadapi oleh perpustakaan dan persoalan yang di hadapi pustakawan dalam pengadaanya secara berlangganan sebagaimana dinyatakan oleh Siregar (2013:19):
a. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh
Dibutuhkan lebih banyak waktu, biaya dan tenaga karena majalah ilmiah dan jurnal lebih banyak diterbitkan di Amerika dan di Eropa.
b. Masalah klaim
Perpustakaan sering menerima terbitan berseri secara tidak lengkap, sedangkan untuk mengadakan klaim memakan waktu yang lama.
c. Masalah pos
Jika majalah dikirim melalui pos udara biayanya mahal, sedangkan melalui pos laut waktunya lama sekitar 2-3 bulan sehingga sering terlambat.
d. Informasi
e. Informasi tentang majalah/ jurnal yang diterbitkan sulit diketahui, tertutama jurnal dalam negeri dan jurnal yang diterbitkan oleh instansi pemerintah.
f. Harga
Harga majalah mahal dan cenderung naik pada tahun berikutnya, oleh sebab itu perpustakaan sering berhenti berlangganan karena dana terbatas.
sama dikemukakan oleh, Yulia (2010: 6.28- 6.29) bahwa persoalan yang di hadapi pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka antara lain:
1. Dana yang tersedia tidak selalau tersedia pada waktu diperlukan, terutama untuk perpustakaan pemerintah.
2. Terbitan berkala serta informasinya dari Asia lebih sulit di dapat daripada terbitan Eropa Barat atau Amerika.
3. Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari asal Negara pemberi dana. 4. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk
pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah bisa di permudah.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikemukakan bahwa dalam pengadaan terbitan berseri harus diperhatikan kendala-kendala yang akan dihadapi.
2.5 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan.
Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur dicocokkan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan 2. ISSN 3. Penerbit 4. Alamat 5. Kala terbit 6. Harga langganan
7. Asal/sumber.
Untuk mencatat terbitan berseri yang diterima perpustakaan dikenal beberapa sistem seperti yang dapat dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan .
Menurut Sulistyo, Basuki (1991: 247-254) bahwa untuk pencatatan terbitan antara lain:
a. Sistem register
Jika perpustakaan hanya menerima sedikit majalah secara teratur maka perpustakaan dapat menggunakan sistem register. Dalam sistem ini, majalah yang terbit bulanan kuartalan atau terbit tahunan dapat dicatat selembar kertas saja dibuatkan seperti dibawah ini.
Nomor Jumlah Volume Tahun
Penerbit Agen Periode Harga Nomor Surat
Catatan
Bulan
b. Sistem buku besar
Pada sistem buku besar keteranganya mengenai majalah yang dilaggan dimasukkan ke dalam buku besar. Susunan buku besar dapat berdasarkan abjad, dapat pula berdasarkan numerik.
Judul Penerbit Agen
Harga
Vol /bl Harga No surat
Tahun Volume
J F M S M Jn Ju A S O N D
c. Sistem dua kartu
Dalam sistem ini perpustakaan menggunakan dua buah kartu yang berbeda ukuran, masing-masing untuk kartu register dan kartu uji. Ukuran kartu yang digunakan 7,5x12,5 cm. kartu register memuat informasi tentang judul, penerbit, agen, tahun dan volume, harga dan lain-lain.
Sedangkan kartu uji memuat informasi tentang judul, frekuensi, volume, nomor majalah, tanggal peringatan pada pialang/ toko buku dan paraf pustakawan yang bertanggung jawab atas majalah tersebut.
d. Sistem tiga kartu
Perpustakaan menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas. Kartu register dan kartu uji sama seperti 2 kartu. Sedangkan kartu indeks berkelas memuat informasi tentang nomor kelas, langganan tahunan, frekuensi, judul, pialang, agen, penerbit, volume dan nomor yang ada, indeks, suplemen, dan sebagainya. Penyusunan kartu indeks berkelas dilakukan menurut DDC (Dewey Decimal Classification) atau kalsifikasi lain.
e. Kardex
Kardex merupakan alat untuk mencatat terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat dari baja serta rekaman lain dan dibagi dalam beberapa laci tergantung pada kebutuhan ukuran laci lebar 10,5 cm, panjang 24 cm, tinggi 20.5 cm. setiap kadex terdiri dari 10 laci yang mampu mencatat 504 kartu. Untuk setiap terbitan berseri tersedia 2 kartu yaitu kartu atas dan kartu bawah. Kartu bawah memuat informasi tentang nama perpustakaan, frekuensi, tahun, volume, halaman judul, indeks, catatan, volume per tahun, lokasi, keterangan tentang pejilitan, nomor volume yang berada dalam pejilidan, volume yang dimiliki perpustakaan, nomor yang tidak dimiliki, judul dan bulan. Kartu di bawah ini disusun menurut abjad judul. Kartu tersebut berguna:
- Mengetahui pemilikan majalah
- Mengetahui nomor terakhir yang diterima perpustakaan - Kesenjangan dalam pemilikan majalah
- Lokasi volume dan nomor
- Catatan mengenai peringatan tentang nomor yang belum diterima Kartu atas merupakan saran untuk mencatat pembayaran langgan pada penjaja, agen, toko buku. Kartu atas berisi informasi tentang volume, nomor, tahun terbit, tanggal terima, nomor tagihan, dan nama agen. Namun system kartu atas bawah sudah diubah menjadi 1 kartu, dan di perpustakaan Indonesia, kardex hanya menjadi laci penyimpanan kartu pencatatan majalah, dengan format dan kolom yang berlainan.
f. System Ing-griya
System ini merupakan formulir pencatatan majalah, ukuran kartu bervariasi antara ukuran kwarto hingga ukuran kartu pos. Informasi yang dicatat dalam kartu tersebut adalah:
Judul :
Penerbit : frekuensi :
ISSN : dana : harga:
Judul lain sebelumya : keterangan: Volume
Tahun
2.6 Pengolahan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang diperoleh atau diterima pepustakaan harus segera diproses untuk dilayankan kepada pengguna perpustakaan, agar koleksi tersebut di manfaatkan oleh pengguna. Jika koleksi terbitan berseri diproses dengan lambat maka kesenjangan informasi akan terjadi pada pengguna perpustakaan sehingga tujuan perpustakaan tersebut tidak tercapai dalam mendorong perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi.
Menurut Lasa (1994: 39- 56) bahwa terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni:
1. Pemeriksaan Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu, apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi kesalah fahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.
3. Pencatatan Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain judul terbitan berseri, ISSN atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek.
b. Pencatatan dalam buku inventarisasi
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain.
4. Pembuatan kartu katalog Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku katalog maupun kartu katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan memerlukan sumber informasi pengatalogan.
2.6.1 Masalah Pengatalogan Terbitan Berseri
Dalam proses pengatalogan tidak semua dalam pelaksanaan dapat berjalan baik dan mulus seperti yang kita inginkan kadang timbul masalah-masalah yang harus di hadapi. Menurut siregar (2013: 24) beberapa masalah yang dihadapi kataloger antara lain:
A. Masalah Yang Berkaitan Dengan Kondisi Perpustakaan
Hal ini berkaitan dengan kondisi keuangan perpustakaan di Indonesia yang mempunyai dana terbatas. Hal ini mengakibatkan kemungkinan akan terjadi beberapa hal antara lain:
1. Melanggan majalah/jurnal tidak dimulai dari nomor terbitan yang pertama.
2. Melaggan terbitan berseri tidak berkelanjutan, hal ini berpengaruh pada data kepemilikan dalam deskripsi bibliografi terbitan tersebut dalam katalog.
B. Masalah Yang Berkaitan Dengan Ciri dan Sifat Dari Sistem Penerbitan Terbitan Berseri
1. Judul
a. Tampilan Judul
Dalam setiap terbitan sudah dikenal apa yang disebut dengan judul sebenarnya, judul paralel, dan judul tambahan.
b. Perubahan Judul
Ada kalanya penerbit mengganti sebahagian atau seluruh judul terbitanya.
c. Split/Perpecahan
Suatu terbitan berseri dapat saja di pecah menjadi dua judul atau lebih tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.
d. Merge/Penggabungan
terbitan baru.
2. Badan Penanggun jawab a. Ganti penanggung jawab
Dalam perjalanan waktu tertentu kemungkinan dapat terjadi peralihan penerbitan dari suatu lembaga ke lembaga yang lain.
b. Badan/Lembaga penaggung jawab berganti nama
Ada kemungkinan lembaga penanggung jawab suatu terbitan berganti nama.
3. Perubahan Lain
a. Frekuensi penerbitan
Pada umumnya penerbitan terbitan berseri dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setiap hari, mingguan, dua mingguan, bulanan, dua bulanan, triwulan, tengah tahun dan sebagainya.
b. Sistem penomoran
Setiap terbitan mempunyai sistem penomoran tertentu, baik volume, musim, tahun atau kombinasi penomoran tersebut.
Sumber Informasi
Yang dimaksud sumber informasi dalam pengatalogan deskriptif adalah bagian dari bahan pustaka yang mencantumkan informasi yang dibutuhkan untuk membuat suatu deskripsi katalog sebuah bahan pustaka.
1. Halaman judul
Halaman judul merupakan sumber informasi utama. 2. Cover/ Sampul
Cover adalah bagian depan sebuah terbitan berseri yang biasanya disain, gambar, dan tulisan dibuat menarik.
3. Caption
Caption adalah judul dan informasi lainya yang diletakkan pada bagian atas dari halaman pertama yang berisi teks.
4. Mashead
Mashead adalah penyataan judul, kepemilikan, editor, tariff, harga berlangganan dan sebagainya dari sebuah terbitan berseri.
5. Halaman editorial
Halaman yang mencantumkan informasi bibliografis terbitan tersebut, yang mencakup judul, kepemilikan penerbit, tim editor, frekwensi, terbitan dan sebagainya.
6. Kolofon
Sebuah pernyataan yang terdapat pada halaman akhir sebuah terbitan. Sumber informasi menurut prioritasnya
1. Judul dan keterangan penaggung jawab : Halaman judul atau pengganti halaman judul
Pengganti halaman judul
3. Penomoran : Halaman judul atau
pengganti halaman judul, halaman lain,
halaman permulaan/ pendahuluan
4. Penerbitan dan distribusi : Halaman judul,
Halaman lain dan halaman pendahuluan
5. Deskripsi fisik :Terbitan itu sendiri
6. Seri :Terbitan itu sendiri
7. Catatan :Sumber apa saja
8. Nomor Sandar (ISSN) :Sumber apa saja
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri.
2.6.2 Struktur Katalogisasi Deskriptif Terbitan Berseri
Peraturan katalogisasi adalah AACR2 deskripsi terbitan berseri disusun dalam 8 daerah terdiri dari berbagai informasi yang disebut unsur. Setiap unsur deskripsi dipisahkan dengan tanda baca yang sudah ditentukan. Menurut Siregar (2013: 30- 31) susunan deskripsi katalog antara lain:
1. Daerah judul dan keterangan penaggung jawab terdiri dari Judul sebenarnya
= judul paralel atau judul setara ;judul lain atau judul tambahan / pernyataan tanggung jawab pertama ;tanggung jawab kedua dan seterusnya 2. Daerah edisi terdiri dari
.- - keterangan edisi
= keterangan edisi paralel, bila ada / peryataan tanggung jawab pertama
; pernyataan tanggung jawab kedua dan seterusnya
3. Daerah penomoran dan/ atau penanda urutan huruf, kronologis .- - daerah penomoran ini sebelumnya disebut pernyataan kepemilikan.
Hal ini hanya di temukan pada pengatalogan terbitan berseri, urutan penomoran hanya diikuti tanda hubung ( - ) jika terbitan tersebut masih terbit.
, volume dan nomor pertama yang dimiliki perpustakaan - Bulan dan tahun
- Pada akhir daerah ini diberi tanda kurung ( - ) untuk menandakan bahwa terbitan berseri tersebut masih kecil.
. - - tempat penerbitan dan distribusi
: tempat penerbitan kedua dan sterusnya bila ada : nama penerbit/ distributor
, tahun penerbit
5. Daerah deskripsi fisik terdiri dari: . - - jumlah jilid atau jumlah halaman : keterangan ilustrasi
; ukuran
+ keterangan bahan yang di ikut sertakan 6. Daerah seri
. - - judul biasa seri = judul paralel seri
: judul tambahan berhubungan dengan seri atau sub seri
/ keterangan penanggung jawab pertama yang berhubungan dengan seri atau sub seri
, ISSN
; penomoran di dalam seri
Setiap keterangan seri dimasukkan di dalam kurung biasa 7. Daerah catatan
8. Daerah nomor standar Tanda baca
Pengguna tanda baca dalam pembuatan deskripsi bibliografi sangat penting karena dengan tanda baca berbagai unsur yang ada dalam katalog dapat dengan mudah dikenali.
Katalog sangat berguna membantu para pengguna perpustakaan untuk mencari informasi. Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia (1996: 51) menyatakan bahwa dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu dicantumkan dalam pembuatan kartu katalog yaitu:
1. Judul majalah, judul paralel, anak judul.
2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN (International Standard Serial Number). 5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan. 8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
oleh kalangan luas. 9. Ukuran tinggi majalah. 10. Edisi.
Contoh kartu catalog terbitan berseri
Majalah pertanian Indonesia.--- Volume I no 1 (2000 -)
Bogor : Institut Pertanian Bogor, 2000 Jil. : il.; 22 cm.
Kuartalan ISSN. 126-1207
Tahun Volume Nomor 1996 12 1,2,3,4 1997 13 1,2,3,4 1998 14 1,2,3,4 1999 15 1,2,3,4
Seletah proses deskripsi katalog maka dilakukan pengkasifikasian secara umum, yaitu mengumpulkan dalam satu kelompok atau klas, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan. Pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali.
Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid diangggap sebagai monograf oleh karena itu harus diproses pengklasifikasiannya menurut subjek sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaannya.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 60) menyatakan ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut :
1. Dewey Decimal classification (DDC). 2. Universal Decimal Classification (UDC).
3. Daftar perluasan DDC yang di kembangkan khusus untuk Indonesia Untuk subjek terbitan berseri tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya digunakan adalah:
1. Library of Congress Subject Heading (LCSH) 2. Sears Lists Subject Headings
3. Medical Subject Headings (MESH)
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa terbitan berseri salah satu koleksi perpustakaan, yang memiliki karakteristik tersendiri dimana tata cara pengadaanya dan pengolahanya memerlukan pengetahuan dan keterampilan tersendiri, pengatalogan pada prisipnya sama untuk semua jenis dokumen, namun ada peraturan khusus yang mengatur pengatalogan setiap dokumen. Perpustakaan perlu memerikasa terlebih dahulu setiap terbitan yang diterima sebelum diolah, agar tidak terjadi kesalahan dalam pemrosesan.
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara judul dengan subjeknya. Hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain yang di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri tersebut, bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya.
2.7 Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Lasa (1994:85) dinyatakan bahwa terdapat beberapa cara atau sistem pejajaran terbitan berseri yaitu:
1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
2. Disusun perkelompok bidang dalam sistem ini lebih dititikberatkan. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
3. Disusun Kronologis Penerimaan Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk, misalnya majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Dengan tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan dan pemanfaatan koleksi, karena setiap saat untuk dibutuhkan baik untuk melihat terbitan berseri yang ada/tidak ada ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.
2.8 Pelayanan Terbitan Berseri 2.8.1 Sistem pelayanan
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada seluruh aktivitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, peneliti, dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan pustaka merupakan
sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas penelitian yang sedang dilakukannya. Sistem layanan yang diterapkan suatu perpustakaan tergantung pada ketentuan serta kebijakan perpustakaan tersebut.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 71) bahwa: “Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya”.
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access) Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Sistem ini menyimpan koleksi tesis, karya ilmiah serta koleksi audiovisual, sehingga pengguna tidak mengambil sendiri koleksi tersebut tetapi akan dibantu oleh petugas bagian sirkulasi.
Sistem layanan terbuka
Sistem layanan terbuka merupakan salah satu siatem layanan perpustakaan. Menurut Lasa (1994: 5), “Suatu layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem layanan terbuka adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguan perpustakaan untuk mencari, memilih dan menggunakan koleksi sesuai yang dibutuhkannya.
Dalam menjalankan sistem terbuka perpustakaan ada kemungkinan hal yang terjadi di dalam pelaksanaannya. Sistem layanan terbuka memiliki keuntungan dan kerugian antara lain:
Keuntungan:
1. Kartu- kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang
menggunakanya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan, Pustakawan hanya mencatat dan kemudian
mengembalikan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari ini.
3. Judul-judul yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang sedang di pinjam, nama dan alamat peminjam.
5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam
Kerugian:
1. Frekuensi kerusakan lebih besar
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung. (Lasa, 1994: 5)
Berdasarkan uraian di atas dapat dikemukakan bahwa sistem layanan terbuka adalah dengan memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari, memilih dan menggunakan koleksi sesuai dengan kebutuhanya. Sehingga tugas petugas layanan perpustakaan menjadi ringan karena petugas tidak lagi megambil koleksi dari rak. Namun dengan sitem layanan terbuka perpustakaan membutuhkun ruangan yang luas dan keamanan yang aktif dan baik untuk mengatasi kemungkinan koleksi hilang. Sistem layanan tertutup
Perpustakaan juga dapat menerapkan sistem layanan tertutup di perpustakaan yaitu bahwa didalam perpustakaan tidak memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari, memilih serta menggunakan koleksi sesuai dengan kebutuhannya. Petugas layanan yang berperan penuh dalam mencari, mengambil serta melayani sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan.
Menurut Lasa (1994: 5) “Layanan tertutup adalah suatu layanan yang tidak kemungkinan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi ingin di pinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia koleksinya akan diambil oleh petugas.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem layanan tertutup adalah petugas layanan yang bertugas penuh dalam melayani sesuai kebutuhan akan koleksi pengguna, pengguna hanya mencatat pada kertas form yang disediakn berdasarkan data dari katalog.
Keuntungan dan kerugian dalam pelaksanaan sistem tertutup antara lain: Keuntungan:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku lebih teratur dan tidak mudah rusak
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem layanan terbuka
4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi Kerugian:
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar atau dipinjam
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak di inginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam
4. Antrian peminjam maupun mengembalikan buku di bagiana ini sering berjubel, keadaan ini berarti membuang waktu. (Lasa, 1994: 4)
Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa dalam pelaksanaan sistem layanan tertutup dengan tidak memperbolehkan pengguna mengambil koleksi yang dibutuhkan harus melalui petugas. Hal ini kerapian dan keamanan koleksi lebih terjamin, namun pelayanan ini membutuhkan energi yang banyak dan kurang memberikan kepuasan bagi pengguna perpustakaan.
2.8.2 Jenis-Jenis Pelayanan Perpustakaan: 1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi sangat penting disuatu perpustakaan karena berhubungan secara langsung dan banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung kepada pengguna dalam hal peminjaman serta pengembalian bahan pustaka. Layanan sirkulasi yang memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk di pergunakan di luar perpustakaan serta mengkoordinir kegiatan peredaran bahan pustaka.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 73) menyatakan bahwa tujuan dari layanan sirkulasi antara lain:
- Memungkinkan pengguna menggunkan bahan pustaka secara tepat guna. - Memungkinkan pengguna mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan. - Mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka tersebut.
- Menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam.
- Mendapatkan data-data yang kuantitatif kegiatan layanan sirkulasi.
Untuk melaksanakan pelayanan sirkulasi, hendaknya perpustakaan memperhatikan dasar- dasar pelyanan berikut ini:
a. Pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat b. Prosedur dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana c. Keamanan bahan pustaka dapat terjamin
d. Pelanggaran dapat diketahui dengan segera
e. Pencatatan kegiatan dilakukan secara teratur. ( Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004: 81)
Layanan sirkulasi diperpustakaan dapat dibedakan berdasarkan sistem penyelenggaraan dan jenis pekerjaan layanan sirkulasi tersebut, antara lain:
a. Menurut sistem penyelenggaraanya, layanan sirkulasi dapat dibedakan ke dalam dua jenis:
1. Layanan dengan sistem terbuka
Pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan para pemakai secara langsung memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki.
2. Layanan dengan sistem tertutup
Pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang disediakan. Pengambilan bahan pustaka yang dikehendaki dilakukan oleh petugas.
b. Menurut jenis pekerjaanya, layanan sirkulasi dapat dibedakan 1. Peminjaman
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai meminjam bahan pustaka.
2. Pengembalian
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamkanya.
3. Penagihan
Layanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman dilampaui.
4. Pemberian sanksi
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai serta pemberian sanksi
5. Bebas pinjam
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pemeriksaan tanda bukti bahwa pemakai tidak lagi mempunyai pinjaman.
6. Statistik sirkulasi
Layanan sirkulasi berupa pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk pembuatan statistik perpustakaan.
Untuk mencapai tujuan pelayanan sirkulasi tersebut di atas, pelayanan sirkulasi harus dapat melaksanakan fungsinya secara baik, menurut Sulistyo, Basuki (2000: 257) fungsi sirkulasi adalah:
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku serta memperpanjang waktu peminjaman.
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan buku, khusunya buku rusak dan hilang. g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
h. Membuat statistik peminjaman. i. Peminjaman antar perpustakaan.
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas , mantel, dan sebagainya. k. Tugas lainya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi penting pada perpustakaan karena layanan sirkulasi bertugas bertanggungjawab tas semua berkas peminjaman dan pengembalian buku atau bahan pustaka baik di dalam maupun di luar perpustakaan dan segala yang berkaitan dengan buku bahkan antar perpustakaan.
2. Pelayanan Referensi
Para pengguna datang ke perpustakaan dengan tujuan untuk mencari informasi yang beraneka ragam serta memperoleh kepuasan akan informasi yang dibutuhkan dari koleksi yang disediakan olek perpustakaan. Untuk dapat menemukan
