PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN
PADA APOTEK EKA FARMA
Meilinasari Susanto
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan jaman, untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas usaha agar tetap dapat bertahan, salah satu upaya yang perlu
dilakukan adalah memperbaharui sistem informasi yang berjalan di
perusahaan dengan cara merancang sistem informasi.
Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat memberikan suatu
informasi yang baik pula. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila
informasi tersebut relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat diverifikasi dan
mudah dimengerti (Romney & Steinbart, 2006:12). Informasi merupakan
suatu hal yang penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan karena
informasi digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Apabila
informasi yang tersedia tidak berkualitas dapat menimbulkan masalah dalam
suatu perusahaan. Jadi informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan untuk
Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat lima siklus (Romney &
Steinbart, 2006:29), yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus
penggajian, siklus produksi dan siklus keuangan. Pada penelitian ini hanya
menggunakan dua siklus yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran,
karena kedua siklus tersebut merupakan aktivitas utama pada Apotek Eka
Farma. Siklus pendapatan Apotek Eka Farma berasal dari penjualan
obat-obatan yang dilakukan secara tunai sedangkan siklus pengeluaran Apotek Eka
Farma dengan melakukan pembelian dan pembayaran atas obat-obatan secara
tunai dan kredit.
Dalam proses pencatatan suatu transaksi dapat dilakukan dengan dua
cara yaitu manual dan terkomputerisasi. Pada Apotek Eka Farma proses
pencatatan transaksi yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran masih secara manual. Selama ini tidak setiap transaksi penjualan
obat dicatat pada nota, hal ini yang mengakibatkan tidak lengkapnya
pencatatan transaksi pada buku penjualan. Oleh karena itu laporan data
transaksi penjualan tidak sesuai dengan data obat laku terjual yang membuat
tidak terdeteksinya stok obat-obatan yang telah habis. Sama halnya dengan
transaksi pembelian obat kepada supplier, masih dicatat pada buku pembelian
dan tidak diarsipkan secara teratur. Hal tersebut akan berdampak pada
pembuatan rekapitulasi laporan bulanan. Pada saat akan melakukan
rekapitulasi data penjualan, apabila proses pencatatan dilakukan secara
manual maka Apotek Eka Farma harus mengumpulkan data penjualan pada
administrasi keuangan. Dengan sistem manual yang sekarang berjalan pada
Apotek Eka Farma memungkinkan tidak lengkapnya informasi yang
diperoleh dan informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lama
sehingga mengakibatkan tidak efisiennya kinerja perusahaan. Oleh sebab itu
sistem pencatatan terkomputerisasi digunakan untuk memberikan pelayanan
yang cepat dan tepat, serta untuk memperoleh informasi yang baik,
meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan untuk
menghemat waktu.
Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas, maka pada
penelitian ini mengambil objek penelitian yaitu pada Apotek Eka Farma
dengan merancangkan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran.
Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah Apotek Eka Farma yang ingin mengubah sistem
pencatatan dari manual menjadi terkomputerisai. Dengan demikian rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah Merancang Sistem Informasi Siklus
Pendapatan dan Siklus Pengeluaran.
Persoalan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, maka
persoalan penelitian pada penelitian ini adalah bagaimana Perancangan
Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu
rancangan perbaikan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran yang baik dan sesuai pada Apotek Eka Farma.
Dari hasil penelitian ini dapat memberikan kemudahan bagi pemilik
Apotek Eka Farma dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data secara
terkomputerisasi agar dapat menghasilkan suatu informasi yang baik.
Kajian Teori
Perancangan Sistem Informasi
Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari
input, proses, dan output dengan menggunakan kumpulan elemen-elemen atau
subsistem-subsistem yang saling berhubungan untuk menghasilkan suatu
kegunaan yang penting bagi penerimanya atau pemakainya sebagai dasar dalam
mengambil keputusan untuk masa yang akan datang (Jogiyanto, 2001). Menurut
Indra (2004), Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri
dari input, proses dan output.
Sistem Informasi (Krismiaji, 2005) adalah cara-cara yang diorganisasi
untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data dan
cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan
melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan
informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 2001).
Perancangan Sistem Informasi adalah mendesain atau menggambarkan
kumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Hubungan
antar elemen tersebut terdiri dari empat tahap dalam pemrosesan data atau
transaksi ( Romney & Steibart, 2006:30), yaitu:
1. Input data
Input data merupakan suatu proses memasukkan data ke dalam komputer
dan data tersebut diperoleh dari dokumen yang sudah tersedia di
perusahaan.
2. Pemrosesan data
Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output
atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi.
3. Penyimpanan data
Suatu proses di mana data atau transaksi yang sudah diolah di simpan agar
dapat akses dengan mudah dan efisien
4. Output
Dari data atau transaksi yang sudah diproses dan disimpan, maka akan
mendapatkan suatu output yang berupa informasi yang akan dipakai
sebagai dasar dalam pengambilan suatu keputusan.
Menurut Romney & Steinbart (2006:3), Sistem Informasi memenuhi
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanankan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review)
hal-hal yang terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data
tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
Dalam suatu perancangan sistem informasi sangat diperlukan adanya
informasi yang baik. Karena informasi merupakan sumber daya organisasi
yang sangat penting. Informasi akuntansi berguna untuk mengambil suatu
keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu sistem tersebut.
Karakteristik Informasi yang baik (Romney & Steinbart, 2006:12),
yaitu:
- Relevan
Informasi yang relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki
kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi,
- Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan
secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi
- Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting
dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas
yang diukurnya
- Tepat waktu
Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk
memungkinkan pengabilan keputusan menggunakanya dalam
membuat keputusan
- Dapat dipahami
Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat
dipakai dan jelas
- Dapat diverifikasi
Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang
baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan
menghasilkan informasi yang sama.
Sebagian besar perusahaan melakukan banyak transaksi serupa dan
berulang-ulang. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi
lima siklus dimana tiap siklus merupakan sebuah subsistem dasar dalam
- Siklus Pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan
dalam bentuk uang tunai.
- Siklus Pengeluaran mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran
dalam bentuk uang tunai.
- Siklus Produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah menjadi
produk jadi.
- Siklus penggajian sumber daya manusia mencakup kegiatan
mengontrak dan menggaji pegawai.
- Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari
investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi
secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan
dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan
pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji,
2005:269). Menurut Romney & Steinbart (2006:472), siklus pendapatan
adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan informasi terkait,
yang berhubungan dengan menyediakan barang dan pelayanan ke pelanggan
dan menagih uang pembayaran untuk penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang
pendapatan mencatat empat aktivitas dasar bisnis (Romney & Steinbart,
2006), yaitu:
1. Entitas Pesanan penjualan
Dalam proses melakukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap,
yaitu: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui
kredit pelanggan serta memeriksa ketersediaan persediaan.
2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan
Proses pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak
pesanan dan mengirim pesanan. Yang melakukan aktivitas tersebut
adalah departemen bagian pergudangan dan pengiriman.
3. Penagihan dan piutang usaha
Penagihan dan pembaharuan piutang usaha sebagai proses terpisah
dan dalam praktiknya keduanya dilakukan oleh dua fungsi yang
terpisah dalam departemen akuntansi. Dokumen yang dibuat dalam
proses penagihan adalah faktur penjualan.
4. Penerimaan kas dari pembeli
Penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan
kas sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang, yang
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran merupakan serangkaian kegiatan bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli (Krismiaji, 2005:319).
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9), Siklus pengeluaran
merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari
entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan
jasa tersebut.
Sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran sangat penting dalam
perusahaan karena dengan adanya sistem yang berjalan dalam perusahaan
maka perusahaan dapat mengawasi arus pengeluaran yang terjadi sehingga
pengeluaran perusahaan lebih terkendali. Selain itu menurut Romney dan
Steinbart (2006), siklus pengeluaran juga bertujuan untuk meminimalkan
biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan
berbagai layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi.
Pada dasarnya terdapat tiga aktvitas dasar bisnis dalam siklus
pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu:
1. Pemesanan barang
Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan
dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini
adalah mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang
akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan
2. Menerima dan menyimpan barang
Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang
yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima
kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung
jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan dan
memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan
pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi
pembelian. Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang
tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam
menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat
dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal
yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar
barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan
diperbaharui dengan akurat.
3. Membayar barang dan layanan
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui
nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung
jawab untuk melakukan pembayaran.
ERD ( Entity Relationship Diagram )
Rangkaian elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain
kemudian dirangkai dengan menggunakan pendekatan ERD (Entity Relationship
database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas
yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut (Romney & Steinbart,
2006:134). Sebuah ERD secara grafis menggambarkan isi sebuah database.
Diagram ini menunjukkan berbagai entitas yang terlibat dan pola hubungan antar
entitas (Krismiaji, 2005:146). Yang dimaksud dengan entitas adalah sebuah objek
yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dengan demikian resources, event,
dan agent yang terlibat dalam model data REA semuanya termasuk dalam
pengertian entitas. ERD menggambarkan entitas dengan sebuah kotak dan
hubungan antar entitas digambarkan dengan anak panah dan diamon.
Ada tiga jenis kardinalitas yang menunjukkan hubungan antar entitas,
yaitu:
a. Hubungan satu-ke-satu ( one-to-one relationship) (1:1)
Terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya
adalah 1
b. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N)
Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungannya
adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut
adalah N
c. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (N:M)
Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan
Metode Penelitian
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan
Satuan analisis pada penelitian ini adalah sistem informasi siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma yang beralamat
di JL. Kediri 62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Sedangkan satuan
pengamatan dalam penelitian ini adalah pemilik, bagian keuangan, bagian
pembelian dan bagian penjualan pada Apotek Eka Farma.
Batasan peneliti pada penelitian ini hanya melakukan penelitian pada
siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Apotek Eka
Farma yaitu pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian dimana
informasi data yang diperoleh hanya pada transaksi penjualan dan transaksi
pembelian atas obat saja, tidak termasuk barang dagang yang lain.
Jenis dan Sumber data
Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer berupa informasi tentang gambaran perusahaan
dan penjelasan tentang aktivitas-aktivitas yang terjadi khususnya aktivitas
yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sedangkan
data sekunder berupa dokumen-dokumen yang tersedia di apotek seperti nota,
catatan, dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran. Sumber data diperoleh langsung dari karyawan dan pemilik
Metode Pengumpulan Data
Data primer diperoleh dengan wawancara kepada pemilik dan
karyawan Apotek Eka Farma, sedangkan data sekunder diperoleh dari
dokumen-dokumen yang tersedia pada Apotek Eka Farma. Alat yang
digunakan pada penelitian ini adalah Microsoft Access 2007. Menggunakan
Microsoft Access 2007 karena kemudahannya dalam pengolahan berbagai
jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain
yang lebih menarik.
Teknik Analisis dan Langkah Penelitian
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik
analisis deskriptif kualitatif. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah:
1. Mengumpulkan data-data dari Apotek Eka Farma yang berhubungan
dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
2. Menggambarkan ERD (Entity Relationship Diagram),
mengidentifikasikan entitas yang berhubungan dengan entitas pada siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran.
3. Merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran
Apotek Eka Farma dengan menggunakan Microsoft Access 2007. Dalam
merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran
dibutuhkan beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain:
- Membuat table
- Membuat form
- Membuat report
- Membuat switchboard
4. Melaksanakan uji coba sistem yang telah dirancang.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Pada penelitian ini objek penelitian yang dipilih adalah pada Apotek
Eka Farma. Apotek Eka Farma merupakan jenis perusahaan dagang. Apotek
Eka Farma didirikan sejak tahun 1997 oleh Ny Vitarani Puspita Devi dengan
Surat Ijin Apotek NO.949/SIA/JATIM/X/1997. Apotek Eka Farma berlokasi
di Jalan Kediri no.62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur.
Kegiatan operasional pada Apotek Eka Farma dilakukan setiap hari,
dimana jam kerja dimulai pukul 07.00 sampai dengan pukul 21.00, tetapi
pada pukul 14.00 ada istirahat, kemudian Apotek dibuka lagi pukul 16.00
Apotek Eka Farma memiliki 7orang karyawan yang terdiri dari 2 orang
pramuniaga, 1 orang apoteker, 1 orang asisten apoteker, 1 orang kasir , 1
orang bagian pembelian dan 1 orang bagian administrasi keuangan. Pada
Apotek Eka Farma sistem pencatatan transaksi siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran masih dilakukan secara manual. Pencatatan transaksi penjualan
Apotek Eka Farma hanya mencatat nama, jumlah dan harga barang yang laku
pada buku. Pada saat tutup toko bagian kasir akan menyerahkan laporan
keuangan. Sedangkan untuk sistem pembayaran transaksi pembelian
dilakukan secara tunai dan kredit.
Pada Apotek Eka Farma pembagian tugas karyawan tidak ditulis
secara formal, namun berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui
pembagian tugas yang ada pada Apotek Eka Farma. Berikut ini adalah
pembagian tugas pada Apotek Eka Farma:
1. Apoteker
- Mengawasi apotek
- Memeriksa obat-obatan
- Menandatangani surat pesanan termasuk untuk jenis obat
psikotropika dan narkotika
- Menandatangani salinan resep
2. Asisten Apoteker
- Membuat dan meracik obat-obatan sesuai resep dokter
- Membuat salinan resep dan memberi harga
3. Kasir
- Menerima pembayaran tunai atas penjualan
4. Pramuniaga
- Menerima order dari pembeli sesuai dengan yang diminta
- Menyerahkan obat-obatan kepada pembeli
5. Pembelian
- Memesan obat-obatan yang persediaannya tinggal sedikit atau
habis kepada distributor atau sales yang datang ke apotek
- Menerima obat-obatan yang dipesan dari distributor atau sales
kemudian diperiksa dan disimpan
6. Administrasi keuangan
- Membayar faktur-faktur pembelian
- Membuat laporan keuangan
- Membuat laporan pajak
- Membayar gaji karyawan
Rangkaian aktivitas pada Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan
Rangkaian aktivitas siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma dimulai
ketika menerima pesanan dari pelanggan baik yang menggunakan resep atau
tidak. Apabila pesanan tidak berupa resep, pramuniaga akan memeriksa apakah
pesanan dari pelanggan tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tersedia
maka pramuniaga akan mengambilkan barang sesuai pesanan dan membuatkan
nota penjualan yang kemudian diserahkan ke bagian kasir, ketika pesanan tidak
tersedia atau habis maka pramuniaga akan menginformasikan kepada pelanggan.
Bila pesanan yang diminta berupa resep maka pramuniaga akan menyerahkan
resep terlebih dahulu ke asisten apoteker. Asisten apoteker akan meracik obat
dan obat akan diserahkan ke pramuniaga, resep yang asli akan disimpan oleh
asisten apoteker. Setelah menerima barang dan salinan resep, pramuniaga akan
membuatkan nota penjualan. Salinan resep, obat dan nota penjualan akan
diserahkan ke kasir terlebih dahulu. Bagian kasir menerima barang, nota
penjualan, resep obat apabila menggunakan resep, kemudian pelanggan akan
melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang ditetapkan dan kasir akan
menyerahkan barang, nota penjualan dan resep pada pelanggan.
Berikut adalah gambar flowchart siklus pendapatan pada Apotek Eka
ASISTEN APOTEKER
Gambar 1: Flowchart Siklus Pendapatan
KASIR
Siklus Pengeluaran
Sedangkan rangkaian aktivitas siklus siklus pengeluaran yang terjadi pada
apotek Eka Farma adalah dimulai dengan pramuniaga melakukan pengecekan
pada stok persediaan dan mencatat barang-barang yang sudah habis. Catatan
barang yang sudah habis kemudian diserahkan ke bagian pembelian, bagian
pembelian akan mencatat barang habis pada surat pesanan. Surat pesanan
diserahkan kepada supplier, kemudian supplier akan menyerahkan barang dan
faktur pembelian. Faktur pembelian rangkap 4: faktur warna putih(faktur asli)
untuk tagihan, faktur warna merah muda untuk arsip pabrik atau supplier, faktur
warna hijau untuk retur barang yang rusak atau kadarluarsa dan faktur warna
kuning untuk arsip apotek.
Jika supplier menawarkan barang baru maka bagian pebelian akan
memutuskan apakah akan membeli barang tersebut atau tidak, bila memutuskan
untuk membeli maka bagian pembelian akan menerima barang dan faktur
pembelian yang akan diserahkan ke bagian administrasi keuangan dan apabila
tidak membeli maka bagian pembelian akan menginformasikan dan
mengembalikan barang pada supplier. Kemudian apabila ada barang konsinyasi
dari supplier maka bagian pembelian juga harus memutuskan apakah akan
menerima atau tidak jika diterima maka bagian pembelian akan menerima barang
dan nota konsinyasi yang akan disimpan. Apabila akan melakukan retur maka
bagian pembelian akan memeriksa kecocokan nomor obat pada barang dan faktur
terlebih dahulu setelah itu baru bisa melakukan retur, supplier akan memberikan
bila proses retur selesai maka pihak supplier akan mengganti berupa uang atau
mengganti dengan barang baru dan kemudian tanda terima diserahkan ke supplier.
Setelah melakukan pemesanan menerima barang dan faktur pembelian,
barang akan disimpan dan faktur pembelian diserahkan pada bagian administrasi
keuangan. Bagian administrasi keuangan menerima faktur pembelian. Apabila
apotek melakukan order secara kredit maka dari pihak supplier hanya akan
menyerahkan faktur berwarna kuning dan faktur lainnya menjadi arsip supplier
atau pabrik, pada tanggal akhir pelunasan supplier akan kembali untuk melakukan
penagihan. Jika order dilakukan secara tunai maka pihak supplier akan langsung
memberikan faktur asli. Kemudian bagian administrasi keuangan akan melakukan
pembayaran dan juga akan melakukan pencatatan bukti kas keluar pada buku
PEMBELIAN
Gambar 3: Flowchart Siklus Pengeluaran
PEMBELIAN
Apabila ada retur ( brg kadaluarsa atau salah kirim)
Gambar 4: Flowchart Siklus Pengeluaran
ADMINISTRASI KEUANGAN
Analisis dan pembahasan
Pada Gambar diatas menunjukkan aktivitas yang terjadi pada Apotek
Eka Farma. Saat ini Apotek Eka Farma melakukan proses pencatatan yang
terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih dilakukan secara
manual. Berikut adalah analisis dari aktivitas yang terjadi pada Apotek Eka
Farma:
1. Harga obat pada Apotek Eka Farma hanya dicatat dan ditempel
pada kotak obat saja. Hal ini dapat menyulitkan karyawan yang
akan melakukan update harga obat.
2. Pada transaksi penjualan, karyawan hanya melakukan pencatatan
nama barang dan harga barang saja. Sebaiknya karyawan juga
melakukan pencatatan jumlah barang yang terjual agar
memudahkan dalam melakukan pengecekan barang.
3. Kartu stok barang. Karyawan terkadang lupa dalam melakukan
update kartu stok sehingga mengakibatkan tidak sesuainya jumlah
barang dan jumlah barang yang tercatat pada kartu stok.
Meskipun pencatatan transaksi yang dilakukan masih secara manual,
Mengidentifikasi Entitas dan kardinalitas
Menurut Krismiaji (2005), Entity Relationship Diagram (ERD) secara
grafis menggambarkan isi sebuah database, disebut sebagai ERD karena
menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar
entitas-entitas tersebut. Komponen yang terdapat pada ERD yaitu: Entitas, atribut
dan kardinalitas. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin
dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Atribut adalah karakteristik yang
dimiliki oleh tiap entitas yang datanya akan disimpan. Sedangkan kardinalitas
menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan
ke dalam perumpamaan tertentu dalam entitasnya. Jenis-jenis dari entitas
adalah : Resource adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi suatu
organisasi, Event adalah aktivitas bisnis yang informasinya ingin
dikumpulkan oleh suatu organisasi, dan Agent adalah orang-orang yang
Siklus pendapatan
Berikut ini adalah gambar ERD siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma:
PERSEDIAAN OBAT
Gambar 6 ERD Siklus Pendapatan
PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp
date
PENJUALAN
PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent,
pada Siklus pendapatan Apotek Eka Farma memiliki:
1. Resource yang terdiri dari persediaan obat
2. Event yang terdiri dari penjualan dan penerimaan kas
3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pelanggan
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri
dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan
atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma:
1. Persediaan Obat
Atribut pada persediaan terdiri dari kode obat sebagai primary key.
nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
2. Penjualan
Atribut pada penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai
primary key. Tanggal penjualan, nama karyawan, total, bayar, sisa
bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK sebagai
3. Penerimaan Kas
Atribut pada penerimaan kas terdiri dari nomor bukti penerimaan
sebagai primary key. Tanggal penerimaan, nama karyawan, total
penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Nomor
nota penjualan, nomor akun kas, NIK sebagai foreign key.
4. Karyawan
Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama,
alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
5. Pelanggan
Atribut entitas pelanggan terdiri dari NIP sebagai primary key, nama
pelanggan, alamat, nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
Setiap entitas memiliki hubungan dengan entitas yang lainnya,
untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka
diperlukan kardinalitas, berikut ini adalah penjelasan tiap kardinalitas
yang ada pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma:
1. Hubungan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan
Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak penjualan
dan setiap penjualan dapat berkaitan dengan banyak persediaan.
Sehingga hubungan persediaan dengan penjualan adalah many to
2. Hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan
Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu karyawan dan
setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penjualan.
Sehingga hubungan penjualan dengan karyawan adalan one to
many.
3. Hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas
Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu penerimaan
kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu
penjualan. Sehingga hubungan penjualan dengan penerimaan kas
adalah one to one.
4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas penerimaan kas
Dalam setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penerimaan
kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu
karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan penerimaan kas
adalah one to many.
5. Hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan
Dalam setiap transaksi penjualan berhubungan dengan satu
pelanggan dan setiap pelanggan dapat membeli banyak barang
sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan
Siklus Pengeluaran
Berikut adalah gambar ERD siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma:
PERSEDIAAN
OBAT PEMBELIAN PEMASOK
PENGELUARAN
KAS KARYAWAN
Resource Event Agent
Gambar 8 ERD Siklus Pengeluaran
PERSEDIAAN FK: kode pemasok, NIK,
PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent,
pada Siklus pengeluaran Apotek Eka Farma memiliki:
1. Resource yang terdiri dari persediaan obat dan kas
2. Event yang terdiri dari pembelian dan pengeluaran kas
3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pemasok
Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran
Apotek Eka Farma:
1. Persediaan Obat
Atribut pada persediaan oba terdiri dari kode obat sebagai primary key.
nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
2. Pembelian
Atribut pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai primary
key. Tanggal pembelian, nama pemasok, nama karyawan, total, uang
muka, sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
3. Pengeluaran kas
Atribut pengeluaran kas terdiri dari nomor bukti pengeluaran sebagai
primary key. Tanggal, nama karyawan, nama pemasok dan total
pengeluaran sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK dan
kode pemasok sebagai foreign key.
4. Pemasok
Atribut pemasok terdiri dari kode pemasok sebagai primary key.
Nama, alamat dan nomor telepon pemasok sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
5. Karyawan
Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama,
alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
Hubungan suatu entitas dengan entitas yang lain siklus pengeluaran
pada Apotek Eka Farma, yaitu:
1. Hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian
Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak pembelian
dan setiap pembelian dapat berkaitan dengan banyak persediaan.
Sehingga hubungan persediaan dengan pembelian adalah many to
many.
2. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pembelian
Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pembelian
Sehingga hubungan pemasok dengan pembelian adalah one to
many.
3. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pengeluaran kas
Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pengeluaran
kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan satu
pemasok. Sehingga hubungan pemasok dengan pengeluaran kas
adalah one to many.
4. Hubungan entitas pembelian dengan entitas karyawan
Dalam setiap pembelian dapat berkaitan dengan satu karyawan dan
setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak pembelian.
Sehingga hubungan pembelian dengan karyawan adalah one to
many.
5. Hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas
Dalam setiap pembelian dapat berkaitan dengan banyak
pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas berkaitan dengan satu
pembelian. Sehingga hubungan pembelian dengan pengeluaran kas
adalah one to many.
6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pengeluaran kas
Dalam setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak
pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan
satu karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan pengeluaran
Perancangan Sistem Informasi
Untuk merancang sistem informasi, hubungan many to many perlu dipisahkan
menjadi one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu:
1. Siklus Pendapatan
Entitas persediaan obat dengan entitas penjualan, dimana
pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan
memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk
atribut entitas detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan,
kode obat, nama obat, jumlah dan harga jual.
Berikut ini adalah Gambar ERD Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru dari
pemisahan entitas many to many :
PERSEDIAAN OBAT PENJUALAN
KARYAWAN
PENERIMAAN KAS
Resource Event Agent
DETAIL PENJUALAN
PELANGGAN
PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp
date
PENJUALAN
PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK
Gambar 11 ERD Siklus Pendapatan beserta atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
2. Siklus Pengeluaran
Entitas persediaan obat dengan entitas pembelian, dimana
pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas pembelian
memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk
atribut entitas detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian,
Berikut ini adalah gambar ERD siklus pengeluaran ketika ada entitas baru dari
pemisahan entitas many to many :
PERSEDIAAN
OBAT PEMBELIAN PEMASOK
PENGELUARAN KAS KARYAWAN
Resource Event Agent
DETAIL PEMBELIAN
Gambar 12 ERD Siklus Pengeluaran
PERSEDIAAN FK: kode pemasok, NIK,
PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok FK: no nota pmbelian, kode obat AT: nama obat, jumlah, harga
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Desain Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka Farma
Table
Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi
data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari
masing-masing resource, event, dan agent.
1. Resource
Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat
10 (sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis,
kategori, stok awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired.
Jenis data pada kode obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek
expired dan jenis adalah Text, dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10.
Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stok awal adalah number,
dengan field size Long Integer dan format Standard dan currency. Jenis
data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah gambar field
Gambar 14 Field Entitas Persediaan Obat
Table 1 Entitas Persediaan Obat
2. Event
Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang
disimpan, yaitu table penjualan.
Table Penjualan
Di dalam table penjualan terdapat 12 (duabelas) field, yaitu nomor nota
penjualan, tanggal penjualan, nomor induk karyawan, resep, nama
karyawan, NIK, NIP, nama pelanggan, kode dokter, nama dokter, total
nama karyawan, kode dokter, nama dokter, NIP, nama pelanggan
adalah Text dengan field size 20, 20, 30, 10, 50, 10 dan 10, untuk
tanggal penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk total,
bayar, dan kembali adalah Number dengan field size Long Integer dan
format Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan
table entitas penjualan:
Gambar 15 Field Entitas Penjualan
Table 2 Entitas Penjualan
Table Detail Penjualan
Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu
dan subtotal. Jenis data pada nomor nota penjualan, kode obat, dan
nama obat adalah Text dengan field size 20, 20, dan 30. Untuk
jumlah, harga jual dan subtotal jenis data adalah Number dengan
field size Long Integer format Standart dan Currency. Berikut ini
adalah gambar field entitas detail penjualan dan table entitas detail
penjualan:
Gambar 16 Field Entitas Detail Penjualan
Table 3 Entitas Detail Penjualan
3. Agent
Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (dua) agent yang
disimpan, yaitu table karyawan dan tabel pelanggan.
Tabel Karyawan
Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor
telepon. Jenis data pada nomor induk karyawan, nama karyawan,
alamat karyawan dan nomor telepon adalah Text dengan field size
10 (sepuluh), 20 (dua puluh), 50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh).
Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas
karyawan:
Gambar 17 Field Entitas Karyawan
Table 4 Entitas Karyawan
Tabel Pelanggan
Di dalam tabel pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode
pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon.
Jenis data pada kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan,
dan nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk
kode pelanggan dan nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk
nama pelanggan dan alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field
Gambar 18 Field Entitas Pelanggan
Table 5 Entitas Pelanggan
Siklus Pengeluaran
1. Resource
Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat 10
(sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, stok
awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired. Jenis data pada kode
obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek expired dan jenis adalah Text,
dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10. Jenis data pada harga jual, harga beli,
dan stok awal adalah number, dengan field size Long Integer dan format Standard
dan currency. Jenis data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah
Gambar 19 Field Entitas Persediaan Obat
Table 6 Entitas Persediaan Obat
2. Event
Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang
disimpan, yaitu table pembelian.
Tabel Pembelian
Di dalam tabel pembelian terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota
pembelian, tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor
induk karyawan, nama karyawan, total, uang muka, sisa bayar. Jenis
data pada nomor nota pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor
puluh) untuk nomor nota pembelian, kode pemasok, dan nomor induk
karyawan, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan nama
karyawan. Jenis data untuk tanggal pembelian adalah Date/Time.
Sedangkan jenis data untuk total, uang muka, sisa bayar adalah Number
dengan field size Long Integer, dengan format Currency. Berikut ini
adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian:
Gambar 20 Field Entitas Pembelian
Table 7 Entitas Pembelian
Tabel Detail Pembelian
Di dalam tabel detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor
nota pembelian, kode obat, nama obat, jumlah, harga beli. Jenis data
pada nomor nota pembelian, kode obat, nama obat adalah Text dengan
field size 20 (dua puluh) untuk nomor nota pembelian dan kode obat, 50
beli adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format
Standart untuk jumlah, dan format Currency untuk harga beli. Berikut
ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail
pembelian:
Gambar 21 Field Entitas Detail Pembelian
Table 8 Entitas Detail Pembelian
3. Agent
Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 2 (dua) agent yang
disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan.
Tabel Pemasok
Di dalam tabel pemasok terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pemasok,
nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon. Jenis data pada
kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon
adalah Text dengan field size 15 (lima belas) untuk kode pemasok dan
nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan
alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas pemasok dan
Gambar 22 Field Entitas Pemasok
Table 9 Entitas Pemasok
Tabel karyawan
Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor induk
karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, dan nomor telepon. Jenis
data pada nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan
nomor telepon adalah Text dengan field size 10 (sepuluh), 20 (dua puluh),
50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas
karyawan dan table entitas karyawan:
Table 10 Entitas Karyawan
Query
Langkah kedua di dalam membuat rancangan sistem informasi adalah membuat
query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table untuk
memproses data baru.
Siklus Pendapatan
Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan
obat, query penjualan, query detail penjualan, query penerimaan kas.
Kesembilan query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Query Persediaan Obat
Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang
tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti
kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga
jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date.
Gambar 24 Query Persediaan Obat
2. Query Penjualan
Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang
dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan
merelasikan hubungan antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel
pelanggan dan tabel dokter. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi
penjualan dan pada saat menginput nomor induk karyawan, NIP dan kode
dokter maka secara otomatis nama karyawan, nama pelanggan dan nama
dokter yang ada di tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter akan
muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field NIK dari tabel
dengan NIP dari tabel pelanggan dan field kode dokter dari tabel penjualan
dengan kode dokter dari tabel dokter. Berikut ini adalah gambar query
relasi antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel
dokter :
Gambar 25 Query Penjualan
3. Query Detail Penjualan
Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail obat yang
terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan
merelasikan hubungan antara tabel detail penjualan, tabel persediaan obat,
dengan tabel penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode
persediaan obat akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan
maka pada saat menginput total penjualan pada tabel persediaan obat
secara otomatis stok pada tabel persediaan obat akan berkurang. Didalam
query detail penjualan juga terdapat cek expired, dimana ketika
memasukkan kode obat dapat diketahui apakah obat tersebut sudah
expired atau belum. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota
penjualan dari tabel detail penjualan dengan nomor nota penjualan dari
tabel penjualan, dan kode obat dari tabel detail penjualan dengan field
kode obat dari tabel persediaan obat. Berikut ini adalah gambar query
relasi antara tabel detail penjualan, tabel penjualan, dengan tabel
persediaan obat:
Gambar 26 Query Detail Penjualan
4. Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang masuk atas
terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas merelasikan
karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika
ingin melihat penerimaan kas maka saat menginput nomor nota penjualan
secara otomatis tanggal penjualan, nomor induk karyawan, nama
karyawan, dan total yang ada di tabel penjualan akan muncul. Adapun
field nomor nota penjualan dari tabel penerimaan kas dengan nomor nota
penjualan dari tabel penjualan, NIK dari tabel penjualan dengan NIK dari
tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel
penerimaan kas, tabel penjualan dan tabel karyawan:
Gambar 27 Query Penerimaan Kas
Siklus Pengeluaran
Didalam siklus pengeluaran terdapat 7 (tujuh) query yaitu query persediaan
obat, query pembelian, query detail pembelian, query pesanan pembelian,
query detail pesanan pembelian, query pengeluaran kas, dan query pelunasan
1. Query Persediaan Obat
Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang
tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti
kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga
jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date.
Berikut ini adalah gambar query persediaan obat:
Gambar 28 Query Persediaan Obat
2. Query Pembelian
Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian yang
merelasikan hubungan antara tabel pembelian, tabel karyawan dan tabel
pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dan pada
saat menginput kode pemasok maka akan secara otomatis nama pemasok
yang ada di tabel pemasok akan muncul tanpa harus menginput
satu-persatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara
otomatis juga nama karyawan yang ada di tabel karyawan akan muncul.
Adapun field yang direlasikan adalah field kode pemasok dari tabel
pembelian dengan kode pemasok dari tabel pemasok dan field NIK dari
tabel pembelian dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel
Gambar 29 Query Pembelian
3. Query Detail Pembelian
Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail obat
yang dibeli per tanggal terjadinya transaksi pembelian. Query detail
pembelian merelasikan hubungan antara tabel detail pembelian, tabel
persediaan obat, dengan tabel pembelian. Hal ini dilakukan agar ketika
memasukkan kode obat maka secara otomatis nama obat dan harga obat
yang ada di tabel persediaan obat akan muncul. Selain itu ketika terjadi
persediaan obat secara otomatis stock pada tabel persediaan obat akan
bertambah. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota
pembelian dari tabel detail pembelian dengan nomor nota pembelian dari
tabel pembelian, dan kode obat dari tabel detail pembelian dengan field
kode obat dari tabel persediaan obat. Berikut ini adalah gambar query
relasi antara tabel detail pembelian, tabel pembelian, dengan tabel
persediaan obat:
4. Query Pengeluaran Kas
Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas yang
dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query pengeluaran kas
merelasikan hubungan antara tabel pengeluaran kas, tabel pembelian, tabel
pemasok, dan tabel karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi
pembelian terjadi dan ketika ingin melihat pengeluaran kas maka saat
menginput nomor nota pembelian secara otomatis tanggal pembelian, kode
pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan
uang muka yang ada di tabel pembelian akan muncul. Adapun field yang
direlasikan adalah field nomor nota pembelian dari tabel pengeluaran kas
dengan nomor nota pembelian dari tabel pembelian, NIK dari tabel
pengeluaran kas dengan NIK dari tabel karyawan, dan kode pemasok dari
tabel pengeluaran kas dengan kode pemasok dari tabel pemasok. Berikut
ini adalah gambar query relasi antara tabel pengeluaran kas, tabel
Gambar 31 Query Pengeluaran Kas
5. Query Pelunasan Hutang
Query pembayaran hutang betujuan untuk menampilkan total hutang yang
terjadi atas transaksi pembelian. Query pembayaran hutang merelasikan
hubungan antara tabel hutang dengan tabel pembelian, tabel pemasok, dan
tabel karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan
ingin melihat jumlah hutang maka saat menginput nomor nota pembelian,
induk karyawan, nama karyawan, dan sisa bayar yang ada di tabel
pembelian muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota
pembelian dari tabel hutang dengan nomor nota pembelian dari tabel
pembelian, kode pemasok dari tabel pembelian dengan kode pemasok dari
tabel pemasok, dan NIK dari tabel pembelian dengan NIK dari tabel
karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel hutang, tabel
pembelian, tabel pemasok, dan tabel karyawan:
Gambar 32 Query Hutang
6. Query cek expired date
Query cek expired date bertujuan untuk mengetahui obat-obatan yang
sudah kadaluarsa. Query cek expired date merelasikan tabel persediaan
obat, tabel detail pembelian dan tabel detail penjualan. Hal ini dilakukan
ketika menginput kode obat maka kita akan mengetahui apakah obat
tersebut expired atau belum dan dapat diketahui juga jumlah obat yang
relasi antara tabel persediaan obat, tabel detail pembelian dan tabel detail
penjualan :
Form
Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk mempermudah
user dalam menginput data ke dalam database. Di dalam membuat form penulis
membagi form menjadi 2 (dua) bagian, yaitu form master dan form transaksi.
Kedua form tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Form Master
Form master digunakan untuk mempermudah menginput data-data yang
bersifat permanen dan menambah atau mengedit data baru. Form master
terdiri dari 5 (lima) form, yaitu form Persediaan Obat, form pemasok,
form pelanggan, form cek expired date dan form karyawan. Ketiga form
tersebut dapat dibahas sebagai berikut:
1). Form Persediaan Obat
Form persediaan obat berguna untuk mempermudah menginput
data obat, baik obat masuk maupun obat keluar. Data obat yang
sudah diinput bisa dijadikan informasi pada form-form lainnya
seperti form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form
Gambar 34 Form Persediaan Obat
2). Form Pemasok
Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga
data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form
pembelian dan form pemesanan. Berikut ini adalah gambar desain
Gambar 35 Form Pemasok
3). Form Karyawan
Form karyawan berguna untuk menginput data karyawan, sehingga
data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form
penjualan dan form pesanan. Berikut ini adalah desain form
Gambar 36 Form Karyawan
4). Form Pelanggan
Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan,
sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk
Gambar 37 Form Pelanggan
5). Form cek expired date
Form cek expired date berguna untuk mengetahui apakah
persediaan obat yang tersedia expired atau belum. Berikut adalah
Gambar 38 Form Cek Expired Date
2. Form Transaksi
Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam menginput semua
transaksi pembelian dan penjualan agar pencatatan transaksi dapat
dilakukan dengan cepat. Didalam form transaksi terdapat 4 (empat) form,
yaitu form penjualan, form pesanan pembelian, form pembelian, dan form
1). Form Penjualan
Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan
dan mempermudah dalam menginput data yang berhubungan
dengan transaksi penjualan barang kepada pelanggan. Berikut ini
adalah gambar desain form penjualan:
Gambar 39 Form Penjualan
2). Form Pembelian
Form pembelian berguna untuk mempermudah dalam menginput
data yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang kepada
Gambar 40 Form Pembelian
3). Form Pelunasan Hutang
Form pelunasan hutang berguna untuk mengetahui jumlah
hutang kepada pemasok atas transaksi pembelian. Berikut ini
Gambar 41 Form Pelunasan Hutang
Report
Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah
disimpan dalam database. Didalam membuat report penulis membagi report
menjadi 2 (dua) bagian, yaitu report master dan report transaksi. Kedua report
tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Report Master
Report master digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal
dari transaksi yang bersifat permanen. report master terdiri dari 5 (lima)
report cek expired date dan report karyawan. Ketiga report tersebut dapat
dibahan sebagai berikut:
1) Report Persediaan Obat
Report persediaan obat digunakan untuk melihat atau mengecek
data rekap saldo akhir persediaan obat yang telah tersimpan di
table persediaan. Berikut ini adalah gambar desain report rekap
persediaan:
2) Report Pemasok
Report pemasok digunakan untuk melihat atau mengecek data
pemasok yang telah tersimpan di table pemasok. Berikut ini adalah
gambar desain report pemasok:
3) Report Karyawan
Report karyawan digunakan untuk melihat atau mengecek data
karyawan yang telah tersimpan di table karyawan. Berikut ini
adalah gambar desain report karyawan:
4) Report Pelanggan
Report pelanggan digunakan untuk melihat atau mengecek data
pelanggan yang telah tersimpan di table pelanggan. Berikut ini
adalah gambar desain report pelanggan:
Gambar 45 Report Pelanggan
5) Report Cek Expired Date
Report cek expired date digunakan untuk mengecek persediaan
obat apakah ada obat yang sudah expired atau belum. Berikut ini
adalah gambar desain report cek expired date:
2. Report Transaksi
Report transaksi digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal
dari transaksi penjualan dan pembelian. report transaksi terdiri dari 7
(tujuh) report, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report
pesanan pembelian, report pembelian, report pengeluaran kas, report
pelunasan hutang, dan report saldo kas. Ketujuh report tersebut dapat
dibahas sebagai berikut:
1) Report Penjualan
Report penjualan digunakan untuk melihat atau mengecek data
penjualan yang telah tersimpan di table penjualan. Berikut ini
adalah gambar desain report penjualan:
Gambar 47 Report Penjualan
2) Report Penerimaan Kas
Report penerimaan kas digunakan untuk melihat dan mengecek
penjualan yang telah tersimpan di table penerimaan kas. Berikut ini
adalah gambar desain report penerimaan kas:
Gambar 48 Report Penerimaan Kas
3) Report Pembelian
Report pembelian digunakan untuk melihat atau mengecek data
pembelian yang telah tersimpan di table pembelian. Berikut ini
Gambar 49 Report Pembelian
4) Report Pengeluaran Kas
Report pengeluaran kas digunakan untuk melihat dan mengecek
data total pengeluaran kas yang dikel. Didalam laporan
pengeluaran kas terdapat 1 (satu) subreport yang diambil dari
report pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report
Gambar 50 Report Pengeluaran Kas
5) Report Pelunasan Hutang
Report pelunasan hutang digunakan untuk melihat dan mengecek
data pelunasan hutang kepada pemasok yang telah tersimpan di
table hutang. Berikut ini adalah gambar desain report pelunasan
Gambar 51 Report Pelunasan Hutang
6) Report Saldo Hutang
Report saldo hutang digunakan untuk melihat atau mengecek data
saldo akhir hutang perusahaan. Didalam report saldo hutang
terdapat beberapa subreport yang diambil dari report pembelian,
report detail pembelian, dan report pelunasan hutang. Berikut ini
Menu Utama Switchboard
Menu utama switchboard digunakan untuk menampilkan dan menjalankan
seluruh aplikasi database yang telah di rancang pada Microsoft Access, seperti
form dan report. Didalam menu switchboard terdapat 3 (tiga) bagian, yaitu:
1. Menu Input
Menu input digunakan untuk mengakses seluruh form yang telah
dirancang dalam database. Didalam menu input terdapat form master,
form transaksi penjualan, dan form transaksi pembelian.
2. Menu Output
Menu output digunakan untuk mengakses seluruh report yang telah
dihasilkan setelah membuat table dan query. Didalam menu output
terdapat report master, report transaksi penjualan, dan report transaksi
pembelian.
3. Exit Application
Exit application adalah perintah yang digunakan untuk menutup atau
keluar dari aplikasi Microsoft Access.
Berikut ini adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Apotek Eka Farma:
Menu Utama
Menu Input
Menu Output
Exit Application
Menu Input
Form Persediaan Obat
Form Cek Expired Date
Form Pemasok
Form Karyawan
Form Pelanggan
Kembali ke Menu Input
Form Transaksi Penjualan
Form Penjualan
Kembali ke menu input
Form Transaksi Pembelian
Form Pembelian
Form Pengeluaran Kas
Form Pelunasan Hutang
Kembali ke Menu Utama
Menu Output
Report Master
Report Persediaan Obat
Report Cek Expired Date
Report pemasok
Report karyawan
Report pelanggan
Report Transaksi Pembelian
Report Pembelian
Report Pengeluaran Kas
Report Pelunasan Hutang
Report Saldo Hutang
Kembali ke Menu Output
Report Transaksi Penjualan
Report Penjualan
Report Penerimaan Kas
Kembali ke Menu Output
Kembali ke Menu Utama
Exit Application
Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu utama yang terdiri dari 3 (tiga)
Gambar 53 Menu Utama Switchboard
Di dalam menu input terdapat 3 (tiga) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form
master, form transaksi pembelian, form transaksi penjualan, dan kembali ke menu
