1
RANCANGAN APLIKASI DATABASE ATAS SIKLUS
PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA
TOKO SINGGAH DULU SORONG
Oleh :
CERIA RISKY ANTARIKSA ROSALIA
NIM : 232009089
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
iv
MOTTO
TAKUT AKAN TUHAN ADALAH PERMULAAN
PENGETAHUAN
“AMSAL 1:7A”
MINTALAH, MAKA AKAN DIBERIKAN KEPADAMU;
CARILAH, MAKA KAMU AKAN MENDAPAT;
KETOKLAH, MAKA PINTU AKAN DIBUKAKAN BAGIMU.
“MATIUS 7:7”
SEGALA PERKARA DAPAT KUTANGGUNG DI DALAM DIA
YANG MEMBERI KEKUATAN KEPADAKU.
v
ABSTRACT
Toko Singgah Dulu was using manual methods in recording and processing the transactions. Along with the development of the store itself, manual methods is no longer adequate to process large number of transactions. Based on the background of this research aims to design database applications for revenue cycle and expenditure cycle on Toko Singgah Dulu by using Microsoft Office Access 2007 and can be accessed by Visual Basic 6.
Methods of collecting data used in this research were using interview method with its store manager and observation. Data source on this research were revenue and expenditure cycle from Toko Singgah Dulu. Analysis technique of the research was using descriptive qualitative.
This worksheet derive computerized system by using database for incoming and outgoing cycle for Toko Singgah Dulu Sorong. By applying this database system, there are some benefits, such as data storage is now centralized, transaction calculation is now automatically and resulting an on-time information. This database system spplication is using Microsoft Office Access 2007 which can be accessed through Visual Basic 6, inclusive of 13 tables, 14 forms, 14 reports and one main menu.
Database system application need the owner to well manage the system, so that giving such a training for the staff is needed. Staff is also should do data backup weekly and doing cash opname and stock opname.
vi
SARIPATI
Toko Singgah Dulu menggunakan cara manual dalam pencatatan dan pengelolaan transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan perkembangan usaha yang terjadi pada toko ini, cara manual sudah tidak memadai lagi untuk memproses transaksi dalam jumlah besar. Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini bertujuan untuk merancang aplikasi database atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Singgah Dulu Sorong dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 yang dapat diakses melalui Visual Basic 6.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara dengan manajer toko dan observasi. Siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dari Toko Singgah Dulu yang menjadi sumber data pada penelitian ini. Teknik analisis yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif.
Kertas kerja ini menghasilkan sistem rancangan aplikasi database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran untuk Toko Singgah Dulu Sorong. Dengan adanya sistem aplikasi database ini, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh yaitu penyimpanan data-data transaksi yang terpusat, perhitungan transaksi yang otomatis dan penyajian informasi yang tepat waktu. Aplikasi sistem database ini dirancang menggunakan Microsoft Office Access 2007 yang dapat diakses melalui Visual Basic 6, yang terdiri dari 13 tabel, 14 form, 14 laporandan sebuah main (menu utama).
Penggunaan aplikasi database ini mengharuskan agar pemilik melakukan pelatihan kepada karyawan supaya dapat menjalankan aplikasi ini. Karyawan juga harus melakukan backup data setiap minggu dan dilakukan cash opname
dan stock opname.
vii
KATA PENGANTAR
Sistem informasi berguna untuk menghasilkan informasi yang dapat diandalkan sehingga dapat membantu manajemen untuk mengambil suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan organisasi perusahaan. Sistem informasi menggunakan aplikasi database akan lebih membantu perusahaan dalam proses pencarian data, penginputan dan pengelolaan data transaksi dan menunjang pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu. Toko Singgah Dulu Sorong menggunakan sistem informasi manual, sehingga masih terdapat beberapa kelemahan dalam penginputan dan pengelolaan data. Oleh sebab itu, penelitian ini dilakukan untuk membuat rancangan aplikasi database.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik diharapkan juga semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan keilmuan di bidang ekonomi bagi pembaca dan pihak lain yang berkepentingan.
Salatiga, 12 Agustus 2013
viii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur atas berkat dan kasih yang Tuhan Yesus berikan sehingga memampukan penulis untuk menyelesaikan tugas akhir dengan judul “Rancangan Aplikasi Database Atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Pada Toko Singgah Dulu Sorong” dengan baik. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari kekurangan, bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu, memotivasi, memberikan doa dan dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1. Bapak Hari Sunarto, SE., MBA., PhD, selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
2. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak., selaku dosen pembimbing yang telah memberi ide, saran, dukungan, dan bimbingan selama penyusunan tugas akhir ini dengan sabar.
3. Ibu Maria Rio Rita SE, MSi., selaku wali studi yang selalu memberi pengarahan dan kemudahan dalam menjalani kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang setia dalam berbagi pengetahuan selama masa kuliah.
ix
6. Papa dan Mama, Paulus Untajana dan Anthoneta Kopong serta adik-adikku tersayang Sabda, Samantha, Virold dan Lia, terima kasih atas cinta dan kasih sayang yang selalu diberikan kepada saya dan juga doa dan semangat setiap saat.
7. Saudara-saudariku yang menemani di kontrakan selama perkuliahan, Usdis, Darma, Denys dan Kak Nita, terima kasih banyak, Tuhan berkati.
8. Sahabat-sahabat di Salatiga, Yusthin, Wenly, Bella, Cintya, Astrid, Monik, Kak Nana, Kak Mitra, Hana, Arvil, Zefa, Marcel dan Hendy, yang telah menemani dalam suka dan duka, terima kasih juga atas bantuan, semangat dan doa selama ini, Tuhan berkati kita semua.
9. Toko Singgah Dulu, Kak Romis Toisuta, terima kasih karena sudah boleh meneliti tokonya.
10. Teman-teman yang membantu dalam kesulitan selama ini, Prilly, Ryan, Nany dan Mas Erick. Tuhan memberkati.
x
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ... ii
Persetujuan Kertas Kerja ... iii
Motto ... iv
Abstract ... v
Saripati ... vi
Kata Pengantar ... vii
Ucapan Terima Kasih ... viii
Daftar Isi... x
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar ... xiii
PENDAHULUAN ... 1
Latar Belakang Penelitian ... 1
Manfaat Penelitian ... 2
LANDASAN TEORI ... 2
Siklus Pendapatan ... 2
Siklus Pengeluaran ... 3
Database ... 4
METODOLOGI PENELITIAN ... 6
Satuan Pengamatan dan Analisis ... 6
Jenis Data ... 7
xi
PEMBAHASAN ... 8
Gambaran Umum Objek Penelitian ... 8
Struktur Organisasi ... 8
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran ... 9
Perancangan Database ... 28
KESIMPULAN DAN SARAN ... 60
Kesimpulan ... 60
Saran ... 60
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian ... 9
Tabel2 Kelemahan untuk Siklus Pendapatan ... 13
Tabel 3 Kelemahan untuk Siklus Pengeluaran... 18
Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan ... 21
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi ... 8
Gambar2 Flowchart Siklus Pendapatan ... 11
Gambar3 Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan ... 14
Gambar4 Rekomendasi Flowchart Penerimaan Lain ... 15
Gambar5 Flowchart Siklus Pengeluaran ... 17
Gambar6 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran ... 19
Gambar7 Rekomendasi Flowchart Pengeluaran Lain ... 20
Gambar8 ERD Context ... 26
Gambar9 ERD (Fully Atribute) Siklus Pendapatan dan Pengeluaran ... 28
Gambar 10 Desain Tabel Barang ... 29
Gambar 11 Isi Tabel Barang ... 29
Gambar 12 Desain Tabel Kas ... 30
Gambar 13 Isi Tabel Kas... 30
Gambar 14 Desain Tabel Penjualan Barang ... 31
Gambar 15 Isi Tabel Penjualan Barang ... 31
Gambar 16 Desain Tabel Detail Penjualan ... 31
Gambar 17 Isi Desain Tabel Detail Penjualan ... 32
Gambar 18 Desain Tabel Penerimaan Kas... 32
Gambar 19 Isi Tabel Penerimaan Kas ... 33
xiv
Gambar 21 Isi Tabel Penerimaan Lain... 33
Gambar 22 Desain Tabel Pelanggan ... 34
Gambar 23 Isi Tabel Pelanggan ... 34
Gambar 24 Desain Tabel Karyawan ... 35
Gambar 25 Isi Tabel Karyawan ... 35
Gambar 26 Desain Tabel Barang ... 36
Gambar 27 Isi Tabel Barang ... 36
Gambar 28 Desain Tabel Kas ... 37
Gambar 29 Isi Tabel Kas... 37
Gambar 30 Desain Tabel Pembelian Barang ... 38
Gambar 31 Isi Tabel Pembelian Barang ... 38
Gambar 32 Desain Tabel Detail Pembelian Barang ... 38
Gambar 33 Isi Tabel Detail Pembelian Barang... 39
Gambar 34 Desain Tabel Pengeluaran Kas ... 39
Gambar 35 Isi Tabel Pengeluaran Kas ... 39
Gambar 36 Desain Tabel Pengeluaran Lain... 40
Gambar 37 Isi Tabel Pengeluaran Lain ... 40
Gambar 38 Desain Tabel Pemasok ... 41
Gambar 39 Isi Tabel Pemasok ... 41
Gambar 40 Desain Tabel Karyawan ... 42
xv
Gambar 41 Form Barang ... 43
Gambar 42 Form Karyawan ... 44
Gambar 44 Form Pelanggan ... 44
Gambar 45 Form Pemasok... 45
Gambar 46 Form Pembelian Barang... 46
Gambar 47 Form Penjualan Barang ... 47
Gambar 48 Form Hutang ... 47
Gambar 49 Form Piutang ... 48
Gambar 50 Form Penerimaan Lain ... 49
Gambar 51 Form Pengeluaran Lain ... 49
Gambar 52 Form Pencarian Barang ... 50
Gambar 53 Form Retur Pembelian ... 50
Gambar 54 Form Retur Penjualan ... 51
Gambar 55 Form Mutasi Bank ... 51
Gambar 56 Laporan Karyawan ... 52
Gambar 57 Laporan Pelanggan ... 52
Gambar 58 Laporan Pemasok ... 53
Gambar 59 Laporan Pembelian Barang ... 53
Gambar 60 Laporan Penjualan Barang ... 54
Gambar 61 Laporan Penerimaan Kas ... 54
xvi
Gambar 63 Laporan Penerimaan Lain ... 55
Gambar 64 Laporan Pengeluaran Lain ... 55
Gambar 65 Laporan Stok Barang ... 56
Gambar 66 Laporan Kas ... 57
Gambar 67 Laporan Hutang ... 57
Gambar 68 Laporan Piutang ... 57
Gambar 69 Laporan Kas Perbulan ... 58
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Penelitan
Pada perkembangan jaman yang semakin pesat ini, dunia bisnis juga ikut berkembang. Oleh sebab itu, sudah seharusnya pada setiap organisasi perusahaan mempersiapkan sebuah sistem informasi yang akurat untuk menghasilkan informasi yang dapat diandalkan, sebagai langkah awal bagi manajemen untuk mengambil suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan organisasi perusahaan.
Sistem informasi yang telah terkomputerisasi akan lebih membantu perusahaan dalam proses pencarian data, penginputan data transaksi dan menunjang pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu. Serta dapat membantu perusahaan untuk lebih mudah dalam memilih laporan apa yang akan dicetak. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer, maka data-data mengenai aktivitas perusahaan tersimpan dalam data-database pada komputer perusahaan. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat (Romney & Steinbart, 2011).
Toko Singgah Dulu merupakan sebuah usaha yang bergerak dalam bidang penjualan dan pembelian keperluan rumah tangga. Tujuan dari usaha ini yaitu mencari keuntungan dengan menjual keperluan rumah tangga. Toko Singgah Dulu telah berdiri sejak 2007 dan berlokasi di Jalan Sam Ratulangi no 49-51 Sorong. Dalam kurun waktu yang relatif singkat toko ini telah mengalami perkembangan usaha ditandai dengan bertambahnya pelangan tiap saat dan bertambahnya karyawan dari 5 orang menjadi 12 orang. Masalah yang kemudian muncul beriringan dengan perkembangan usaha toko ini adalah menyangkut sistem pencatatan transaksi yang dilakukan karyawan secara manual. Kondisi ini terjadi karena kemampuan karyawan yang terbatas dalam mengelola pencatatan dan melakukan perhitungan. Pencatatan manual serta ketidakefisienan dalam penyimpanan data, menyebabkan proses transaksi di toko ini sulit untuk dikelola dengan baik.
2
kebutuhan perusahaan. Berhubung aktivitas usaha Toko Singgah Dulu lebih banyak terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, maka penulis akan
membuat “Rancangan Aplikasi Database Atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Pada Toko Singgah Dulu Sorong”
Persoalan penelitian yang hendak dikaji adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Singgah Dulu Sorong?
b. Bagaimana rancangan aplikasi database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Singgah Dulu Sorong?
Adapun tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah untuk merancang aplikasi database atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Singgah Dulu Sorong dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007
yang dapat diakses melalui Visual Basic 6.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses pencatatan secara praktis dan otomatis, serta mampu menghasilkan berbagai macam laporan yang dibutuhkan secara cepat dan tepat seperti laporan pembelian, penjualan, stok barang, penerimaan dan pengeluaran kas serta laporan lainnya.
LANDASAN TEORI
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbart, 2011). Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Menurut Romney & Steinbart (2011) ada empat aktivitas dasar bisnis yang terdapat dalam siklus pendapatan, yaitu:
3
Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan kemudian akan dilakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Proses memasukkan pesanan penjualan meliputi pengambilan pesanan pelanggan, persetujuan kredit, memeriksa ketersediaan persediaan dan menjawab permintaan pelanggan.
2. Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan kepada pelanggan. Proses ini terdiri dari dua tahap yaitu mengambil dan mengepak pesanan, dan mengirim pesanan tersebut.
3. Penagihan dan piutang usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus akuntansi pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihar data piutang usaha.
4. Penagihan kas
Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran dari para pelanggan atas penjualan yang telah dilakukan.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Didalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi (Romney & Steinbart, 2011).
Ada tiga aktivitas dasar bisnis yang terdapat dalam siklus pengeluaran menurut Romney dan Steinbart (2011), yaitu:
1. Pemesanan barang
4
langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli
2. Penerimaan dan penyimpanan barang
Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Akan dilakukan pengecekan dan penerimaan kiriman dari para pemasok
3. Pembayaran barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran
Database
Database dapat diartikan sebagai suatu bentuk penyimpanan informasi yang terpusat agar data-data atau informasi yang ada di dalamnya mudah dicari, dikelola dan digunakan kembali (Priyanto, 2007).
Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah database
adalah agar dapat menentukan kembali data dengan mudah dan cepat. Di samping itu, pemanfaatan data untuk pengolahan data juga memiliki tujuan-tujuan tertentu. Menurut Fathansyah (2007), pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan yaitu:
1. Kecepatan dan kemudahan
Pemanfaatan database dimungkinkan untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan
Database dapat mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan karena dapat mengurangi redundansi data.
3. Keakuratan
5
Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu digunakan sehingga dengan database dapat memilah data utama, data transaksi, data historis dan data kadaluarsa.
5. Kelengkapan
Pada database, selain menyimpan data diperlukan juga menyimpan struktur yang mendefenisikan objek-objek dalam database maupun defenisi detail dari tiap objek, seperti struktur file/tabel atau indeks. Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka selain dapat menambah record-record data, dapat juga mengubah struktur dalam database dalam bentuk penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada satu table.
6. Keamanan
Pada database dapat ditentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan database beserta objek-objek di dalamnya dan mentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.
7. Kebersamaan pemakai
Pemakaian data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai, satu lokasi atau satu sistem saja. Sehingga dibuat database yang dapat dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser.
Diagram Hubungan Entitas
6
Model data REA
Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Dalam model REA ditentukan entitas apa yang harus disertakan dalam database sistem informasi akuntansi dan bagaimana susunan hubungan antara entitas dalam database sistem informasi akuntansi (Romney & Steinbart, 2011).
Tipe entitas dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: sumber daya (resources), kegiatan (events), dan pelaku (agents). Resources
didefenisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Events menunjukan berbagai aktivitas bisnis yang informasinya dikumpulkan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Sedangkan Agents
adalah orang dan organisasi yang terlibat dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan dan pengevaluasian (Romney & Steinbart, 2011).
Menurut Romney dan Steinbart (2011), terdapat kemungkinan tiga jenis hubungan antar-entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.
1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas hubungannya adalah 1. 2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) terjadi saat
kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah banyak.
3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah banyak.
METODE PENELITIAN
Satuan Pengamatan dan Analisis
7
analisis (Ihalauw, 2008). Satuan pengamatan pada penelitian ini adalah siklus pendapatan dan pengeluaran Toko Singgah Dulu Sorong.
Sedangkan satuan analisis adalah aras agregasi dari data yang dianalisis dalam rangka menjawab persoalan-persoalan penelitian (Sekaran, 2006). Satuan analisis pada penelitian ini adalah Toko Singgah Dulu Sorong.
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah mengacu pada informasi yang diperoleh dari tangan pertama oleh peneliti yang berkaitan dengan variabel minat untuk tujuan spesifik studi (Sekaran, 2006). Data primer dalam penelitian ini yaitu dari hasil observasi pada Toko Singgah Dulu dan hasil wawancara dari manajer Toko Singgah Dulu mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi di Toko Singgah Dulu serta struktur organisasi Toko Singgah Dulu.
Sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang telah ada (Sekaran, 2006). Data sekunder dalam penelitian ini adalah catatan atau dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pendapatan dan pengeluaran pada Toko Singgah Dulu seperti nota penjualan, nota pembelian, kartu stok, catatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Teknik dan Langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik deskriptif kualitatif. Langkah analisis yang dilakukan penelitian ini adalah :
a. Membuat flowchart untuk siklus pendapatan dan pengeluaran Toko Singgah Dulu dan merekomendasi perbaikannya.
b. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran pada Toko Singgah Dulu dan menggambarkan relasi antar entitas tersebut.
8
Toko Singgah Dulu merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha jual beli keperluan rumah tangga. Pemilik dari Toko Singgah Dulu adalah Ivon Ralahalu. Perusahaan ini telah berdiri sejak 2007 dan berlokasi di Jalan Sam Ratulangi no 49-51 Sorong, Papua Barat.
Toko Singgah Dulu buka setiap hari Senin-Sabtu pada pukul 08.00-22.00 WIT. Omzet dari perusahaan ini perhari rata-rata Rp. 70.000.000 dan perminggu rata-rata Rp. 400.000.000-Rp. 500.000.000. Terdapat 12 karyawan yang bekerja pada perusahaan ini. Untuk pembelian barang, perusahaan ini memesan barang dari beberapa pemasok yang selama ini telah bekerjasama dengan Toko Singgah Dulu. Konsumen dari perusahaan ini merupakan toko-toko besar maupun kios-kios kecil di Sorong. Pembelian dan penjualan barang dilakukan secara kredit oleh Toko Singgah Dulu.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi Toko Singgah Dulu terbagi menjadi lima bagian yaitu terdiri dari pemilik, manajer, bagian keuangan, bagian penjualan, bagian gudang. Gambar Struktur Organisasi Toko Singgah Dulu:
Beberapa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
9 Tabel 1
Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian Pada Toko Singgah Dulu
Bagian Tugas dan Tanggung jawab
Pemilik Mengawasi aktivitas perusahaan lewat manajer Menerima laporan penerimaan dan pengeluaran kas Manajer Bertanggung jawab terhadap semua aktivitas perusahaan
Mengambil keputusan
Mengurusi tentang hubungan dengan para relasi
Melakukan pembelian perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan perusahaan
Melakukan pembelian persediaan barang pada pemasok Mengecek laporan penerimaan dan pengeluaran kas Bagian
Keuangan
Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan penjualan dan pembelian
Mencatat dan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas
Bagian Penjualan Melayani pesanan pelanggan
Mengambil barang yang dipesan pelanggan
Mengirimkan pesanan pelanggan bersama dengan bagian gudang
Menagih piutang pelanggan
Bagian Gudang Mencatat semua barang yang masuk dan keluar Sumber: Hasil Wawancara Pada Toko Singgah Dulu
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran
Pada Toko Singgah Dulu, terdapat dua aktivitas siklus utama dalam usaha perdagangannya yaitu siklus pendapatan dan pengeluaran.
1. Siklus Pendapatan
a. Siklus dimulai ketika ada pesanan dari pelanggan.
b. Bagian penjualan akan mencatat pesanan sesuai spesifikasi dari pelanggan dalam daftar pesanan pelanggan.
10
d. Bagian penjualan akan mengambil pesanan pelanggan dan mengantar pesanan ke pelanggan dan memberikan nota rangkap 2 dan pesanan pada pelanggan, sedangkan nota rangkap 3 disimpan urut nomor.
e. Setelah jatuh tempo, bagian penjualan akan menagih pelanggan dengan membawa nota rangkap 1 ke pelanggan. Setelah pelanggan menyerahkan uang ke bagian penjualan, maka akan diberikan tanda lunas pada nota rangkap 1 dan 2, nota rangkap 1 akan diberikan pada pelanggan sedangkan rangkap 2 dan uang akan diberikan pada bagian keuangan.
f. Bagian keuangan akan membuat laporan penerimaan kas yang akan diberikan pada manajer sedangkan nota rangkap 2 akan disimpan urut nomor.
Dalam siklus pendapatan ini menggunakan dokumen daftar pesanan pelanggan, nota penjualan (awal) dan laporan penerimaan kas. Daftar pesanan pelanggan berisi nama toko, alamat toko, tanggal pemesanan, nama barang dan banyak barang. Nota penjualan (awal) berisi nama toko, alamat toko, tanggal transaksi, nomor nota, banyak barang, nama barang, harga per unit, jumlah, total dari penjualan dan tanda tangan dari karyawan yang menangani transaksi tersebut. Laporan penerimaan kas berisi tanggal penerimaan, nomor nota, nama toko dan jumlah penerimaan.
11
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN TOKO SINGGAH DULU
Bagian Keuangan
Flowchart Siklus Pendapatan Toko Singgah Dulu
12
Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus pergi ke gudang dan mengecek persediaan barang terlebih dahulu saat pelanggan memesan barang untuk melihat persediaan yang ada. Jika tidak tersedia barang tersebut maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah mengunakan database, maka karyawan hanya cukup mengecek melalui database stock barang, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Jika barang yang dipesan pelanggan masih tersedia, maka barang akan diambil dan dibuatkan nota penjualan 2 rangkap. Nota penjualan rangkap 2 dan barang akan diberikan kepada pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 1 akan disimpan urut nomor nota dalam tumpukan map nota-nota. Setelah menggunakan database maka transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput ke dalam file penjualan barang untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Nota penjualan (awal) pada toko ini masih menggunakan atribut yang belum lengkap. Tidak terdapat keterangan mengenai pelanggan yang membeli barang beserta alamatnya, tidak terdapat nomor telepon yang dapat dihubungi dari toko Singgah Dulu, tidak ada keterangan mengenai nomor apakah yang tertera dalam nota penjualan tersebut adalah nomor nota penjualan atau nomor nota lainnya dan tidak terdapat tanda terima yang dapat membuktikan bahwa si pelanggan setuju dengan nota yang dibuat oleh karyawan toko. Oleh sebab itu, maka nota penjualan (rekomendasi) akan dibuat untuk memperjelas nota penjualan baik untuk pihak pelanggan maupun pihak toko.
13
Terdapat empat kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama yang dapat diperbaiki dengan rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Toko Singgah Dulu yaitu:
Tabel 2
Kelemahan untuk Siklus Pendapatan Toko Singgah Dulu
Kelemahan
- Karyawan membutuhkan waktu lebih lama dalam memberikan informasi kepada pelanggan karena harus mengecek langsung barang yang
diinginkan pelanggan masih ada atau tidak.
- Nota penjualan rangkap 2 disimpan dalam sebuah map sehingga sering hilang dan tidak ada backup data.
- Nota penjualan hanya berisi nama toko, alamat toko, tanggal penjualan, nomor, banyak barang yang dijual, nama barang, harga barang per unit, jumlah penjualan, total penjualan, dan tanda tangan karyawan yang melakukan penjualan.
- Laporan penerimaan kas tersimpan dalam buku dan penyimpanannya tidak rapi, sehingga memerlukan waktu untuk mencarinya.
14
FLOWCHART (REKOMENDASI) SIKLUS PENDAPATAN TOKO SINGGAH DULU
Bagian Keuangan
Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Toko Singgah Dulu
* Lihat Lampiran 4 : Nota Penjualan (setelah rekomendasi)
15
Bagian keuangan yang menangani penerimaan lain ini digambarkan dalam
flowchart berikut ini.
FLOWCHART (REKOMENDASI)
BAGIAN KEUANGAN UNTUK PENERIMAAN LAIN TOKO SINGGAH DULU SORONG
Mulai
File penerimaan lain
Pemilik menyetor uang tunai, dll
N
Nota Transaksi Membuat nota
transaksi Bukti penerimaan
lain
Input
Gambar 4
Rekomendasi Flowchart Bagian Keuangan Untuk Penerimaan Lain
16 2. Siklus Pengeluaran
a. Siklus ini dimulai dengan bagian gudang mengecek persediaan pada kartu stok, bila ada persediaan yang kurang maka bagian gudang akan memberitahu manajer dan manajer akan melakukan pesanan kepada pemasok.
b. Pemasok menerima pesanan pelangganaan dan memberikan nota pembelian rangkap 2 pada bagian keuangan yang disimpan urut nomor. c. Bagian gudang menerima pengiriman barang dari pemasok dan
memperbaharui kartu stok.
d. Setelah jatuh tempo, bagian keuangan akan membayar utang kepada pemasok dan akan menerima nota pembelian yang diberi tanda lunas yang akan disimpan urut nomor, dan membuat laporan pengeluaran kas yang akan diberikan pada pemilik.
Dalam siklus pengeluaran ini menggunakan dokumen kartu stok, daftar pesanan pembelian, nota pembelian dan laporan pengeluaran kas. Kartu stok berisi nama barang, tanggal, keterangan dan jumlah barang. Daftar pesanan pembelian berisi nama pemasok, tanggal pemesanan, nama toko pelanggan, alamat toko pelanggan, nama barang dan jumlah barang yang dipesan. Nota pembelian berisi nama pemasok, alamat pemasok, nomor telepon pemasok, nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor telepon pelanggan, nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode karyawan, nomor urut, nomor barang, nama barang, kuantitas, harga per unit, jumlah, total serta tanda tangan pemasok maupun pelanggan dengan menuliskan nama terang. Laporan pengeluaran kas berisi tanggal pengeluaran, nomor nota, nama toko dan jumlah pengeluaran.
17
Flowchart Siklus Pengeluaran TOKO SINGGAH DULU
Bagian Keuangan Pengeluaran Kas, Kartu stok , Nota Pembelian
Kelemahan dan rekomendasi siklus pengeluaran
18
informasi mengenai persediaan barang dengan langsung melihat laporan persediaan dalam file persediaan barang.
Bagian keuangan akan meneriman nota pembelian dari pemasok yang akan disimpan urut nomor. Transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang terdapat dalam nota pembelian dan laporan pengeluaran kas akan diinput dalam
file pembelian dan file pengeluaran kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalan database.
Pada saat jatuh tempo, karyawan akan membayar sejumlah uang pada pemasok dan karyawan akan mencatat dalam buku laporan pengeluaran kas. Setelah menggunakan database maka akan langgung diinput dalam file
pengeluaran kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Terdapat tiga kelemahan dalam siklus pengeluaran yang lama yang dapat diperbaiki dengan rekomendasi yang tertera dalam siklus pengeluaran yang baru bagi Toko Singgah Dulu yaitu:
Tabel 3
Kelemahan untuk Siklus Pengeluaran Toko Singgah Dulu
Kelemahan
- Setiap hari bagian pembelian harus mengecek persediaan barang pada kartu stok satu per satu untuk melihat persediaan barang yang kosong.
- Penyimpanan bukti transaksi masih belum rapi sehingga sering hilang dan tercecer serta belum terdapat backup data.
- Laporan pengeluaran kas tersimpan dalam buku dan penyimpanannya tidak rapi, sehingga memerlukan waktu untuk mencarinya.
19
FLOWCHART (REKOMENDASI) SIKLUS PENGELUARAN TOKO SINGGAH DULU
Bagian Keuangan
Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Toko Singgah Dulu
* Lihat lampiran 2 dan 8 : Daftar Pesanan dan Kartu Stok
20
toko dan pengeluaran lainnya. Bagian keuangan yang menangani pengeluaran lain ini digambarkan dalam flowchart berikut ini.
FLOWCHART (REKOMENDASI)
BAGIAN KEUANGAN UNTUK PENGELUARAN LAIN TOKO SINGGAH DULU SORONG
Mulai
File pengeluaran
lain
Bagian keuangan membayar listrik, air dll
N
Nota Transaksi Membuat nota
transaksi Bukti pengeluaran
lain
Input
Gambar 7
Rekomendasi Flowchart Bagian Keuangan Untuk Pengeluaran Lain
* Lihat lampiran 7 (tujuh) : Nota Transaksi Lain-lain
Database Toko Singgah Dulu
21
yang terdapat dalam kedua siklus beserta gambaran hubungan antar entitas tersebut.
1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan pada Toko Singgah Dulu memiliki beberapa entitas yaitu:
1. Agent yang terdiri dari pelanggan dan karyawan
2. Event yang terdiri dari penjualan barang, penerimaan kas dan penerimaan lain
3. Resource yang terdiri dari barang dan kas
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari Primary Key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Toko Singgah Dulu.
Tabel 4
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pendapatan Toko Singgah Dulu
.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas lainnya. Untuk menghubungkan entitas satu dengan yang lainnya maka diperlukan kardinalitas.
Entitas Atribut
Pelanggan kode pelanggan (Primary Key); nama pelanggan; alamat pelanggan; dan nomor telepon pelanggan
Karyawan kode karyawan (Primary Key); nama karyawan; alamat karyawan; dan nomor telepon karyawan
Penjualan barang
nomor nota penjualan (Primary Key); kode pelanggan; nama pelanggan; alamat pelanggan; kode karyawan; nama karyawan; tanggal penjualan; dan total bayar
Penerimaan kas
nomor nota penerimaan (Primary Key); nomor nota penjualan; kode pelanggan;nama pelanggan; kode karyawan; nama karyawan; tanggal penerimaan kas; dan total penerimaan.
Penerimaan lain
nomor penerimaan lain (Primary Key ); tanggal; kode karyawan; nama karyawan; kode akun; jumlah; keterangan
Barang kode barang (Primary Key); nama barang; harga barang; dan jumlah barang
22
1. Hubungan entitas penjualan barang dengan entitas pelanggan.
Dalam setiap satu transaksi penjualan selalu berhubungan dengan pelanggan dan setiap satu pelanggan bisa membeli banyak barang terkait dengan transaksi penjualan sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one to many.
2. Hubungan entitas penerimaan kas dengan entitas pelanggan.
Dalam setiap satu transaksi penerimaan kas selalu berhubungan dengan pelanggan dan setiap satu pelanggan dapat membayar banyak barang sekaligus terkait dengan transaksi penerimaan kas sehingga hubungan entitas penerimaan kas dengan entitas pelanggan adalah one to many. 3. Hubungan entitas penjualan barang dengan entitas penerimaan kas.
Dalam setiap satu transaksi penjualan selalu berhubungan dengan transaksi penerimaan kas dan setiap satu transaksi penerimaan kas selalu berhubungan dengan transaksi penjualan sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to one.
4. Hubungan entitas penjualan barang dengan entitas karyawan.
Dalam setiap transaksi penjualan selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi penjualan sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan adalah one to many. 5. Hubungan entitas penerimaan kas dengan entitas karyawan.
Dalam setiap transaksi penerimaan kas selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi penerimaan kas sehingga hubungan entitas penerimaan kas dengan entitas karyawan adalah one to many.
6. Hubungan entitas penjualan barang dengan barang
23
7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan kas
Dalam setiap penerimaan kas selalu berhubungan dengan kas dan setiap kas dapat diterima dari banyak penerimaan kas sehingga hubungan entitas penerimaan kas dengan kas adalah one to many.
8. Hubungan entitas penerimaan lain dengan entitas kas
Dalam setiap transaksi penerimaan lain selalu berhubungan dengan kas dan setiap kas dapat berasal dari banyak transaksi penerimaan lainnya sehingga hubungan antar kedua entitas ini adalah one-to-many.
9. Hubungan entitas penerimaan lain dengan entitas karyawan
Dalam setiap transaksi penerimaan lain selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi penerimaan lain sehingga hubungan antar kedua entitas ini adalah one-to-many.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Toko Singgah Dulu memiliki beberapa entitas yaitu: 1. Agent yang terdiri dari pelanggan dan pemasok
2. Event yang terdiri dari pembelian barang, pengeluaran kas dan pengeluaran
3. Resource yang terdiri dari barang dan kas
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari Primary Key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Toko Singgah Dulu.
Tabel 5
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pengeluaran Toko Singgah Dulu
Entitas Atribut
Pemasok kode pemasok (Primary Key); nama pemasok; alamat pemasok; dan nomor telepon
Karyawan kode karyawan (Primary Key); nama karyawan; alamat karyawan; dan nomor telepon karyawan
24
barang pemasok; nomor telepon pemasok; kode karyawan; nama karyawan; tanggal pembelian; dan total
Pengeluaran kas
nomor nota pengeluaran sebagai Primary Key; nomor nota pembelian; kode pemasok; nama pemasok; kode karyawan; nama karyawan; tanggal pengeluaran; dan total pengeluaran.
Pengeluaran lain
nomor pengeluaran lain (Primary Key ); tanggal; kode karyawan; nama karyawan; kode akun; jumlah; keterangan
Barang kode barang (Primary Key); nama barang; harga barang; dan jumlah barang
Kas dari kode akun (Primary Key); saldo awal; keterangan; dan saldo akhir
Kardinalitas untuk siklus pengeluaran pada Toko Singgah Dulu: 1. Hubungan entitas pembelian barang dengan entitas pemasok.
Dalam setiap satu transaksi pembelian barang selalu berhubungan dengan pemasok dan setiap satu pemasok bisa menjual banyak barang terkait dengan transaksi pembelian sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas pemasok adalah one to many.
2. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok.
Dalam setiap satu transaksi pengeluaran kas selalu berhubungan dengan pemasok dan setiap satu pemasok dapat menerima banyak pembayaran sekaligus terkait dengan transaksi pengeluaran kas sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to many. 3. Hubungan entitas pembelian barang dengan entitas pengeluaran kas.
Dalam setiap satu transaksi pembelian barang selalu berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dan setiap satu transaksi pengeluaran kas selalu berhubungan dengan transaksi pembelian barang sehingga hubungan entitas pembelian barang dengan entitas pengeluaran kas adalah one to one.
4. Hubungan entitas pembelian barang dengan entitas karyawan.
25
Dalam setiap transaksi pengeluaran kas selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi pengeluaran kas sehingga hubungan entitas pengeluran kas dengan entitas karyawan adalah one to many.
6. Hubungan entitas pembelian barang dengan barang
Dalam setiap barang bisa berkaitan dengan banyaknya pembelian dan setiap pembelian bisa terdiri dari beberapa barang sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas barang adalah many to many.
7. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan kas
Dalam setiap pengeluaran kas selalu berhubungan dengan kas dan setiap kas dapat diterima dari banyak pengeluaran kas sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan kas adalah one to many.
8. Hubungan entitas pengeluaran lain dengan entitas kas
Dalam setiap transaksi pengeluaran lain selalu berhubungan dengan kas dan setiap kas dapat berasal dari banyak transaksi pengeluaran lainnya sehingga hubungan antar kedua entitas ini adalah one-to-many.
9. Hubungan entitas pengeluaran lain dengan entitas karyawan
Dalam setiap transaksi pengeluaran lain selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi pengeluaran lain sehingga hubungan antar kedua entitas ini adalah one-to-many.
26
Barang Pembelian Barang
Pemasok
Karyawan Pengeluaran Kas
Kas
Penjualan Barang
Pelanggan
Penerimaan Kas Penerimaan Lain Pengeluaran Lain
Gambar 8
Hubungan Antar Entitas (ERD Context ) Siklus Pendapatan dan Pengeluaran
Toko Singgah Dulu
Untuk melakukan perancangan basis data maka hubungan entitas many-to-many perlu dipisahkan menjadi one-to-many, pemisahan ini akan memunculkan
entitas baru yang akan disebut “junction table”. Hal ini dikarenakan setiap record
27
sehingga tipe seperti ini hanya dapat ditegaskan dengan junction table, yang akan memiliki dua foreign key dari entitas A dan B (Pramana, 2003).
Gambar 8 menunjukkan bahwa terdapat entitas yang memiliki hubungan
many-to-many yaitu entitas barang dengan entitas penjualan dan entitas barang dengan entitas pembelian. Pemisahan entitas barang dengan entitas penjualan akan memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan sedangkan entitas barang dengan entitas pembelian juga akan memunculkan entitas baru yaitu detail pembelian.
Untuk detail penjualan terdapat beberapa atribut yaitu no nota penjualan, kode barang, nama barang, dan jumlah barang dijual. Atribut entitas detail pembelian yaitu no nota pembelian, kode barang, nama barang, dan jumlah barang dibeli.
28
No. Nota Pembelian (PK), Tanggal Pembelian, Kode Pemasok (FK), Nama Pemasok, Alamat Pemasok, Kode Karyawan (FK), Nama Karyawan, ,Total Beli
No. Nota Pengeluaran (PK), No. Nota Pembelian (FK), Kode Pemasok (FK), Nama Pemasok Kode Karyawan
No. Nota Penjualan (PK), Tanggal Penjualan, Kode Pelanggan (FK), Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Kode Karyawan (FK), Nama Karyawan, Total Bayar
No. Nota Penerimaan (PK), No. Nota Penjualan (FK), Kode Pelanggan (FK), Tanggal, Kode Karyawan (FK), Nama Karyawan, Kode akun Jumlah, keterangan
Pengeluaran Lain
No. Pengeluaran Lain(PK), Tanggal, Kode Karyawan (FK), Nama Karyawan, Kode akun, Jumlah, keterangan
Detail Penjualan
No. Nota Penjualan (FK), Kode Barang (FK), Nama Barang,
Jumlah Barang Dijual Detail Pembelian
No. Nota Pembelian (FK), Kode Barang (FK), Nama Barang,
Jumlah Barang Dibeli
Gambar 9
ERD (fully atribute)
Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Perancangan Database
A. Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek tertentu dalam kolom (field) dan baris (record). Berikut adalah tabel dari masing-masing resource, events, dan
29 I. Siklus pendapatan
1. Resources
Pada siklus pendapatan Toko Singgah Dulu terdapat 2 (dua) resources
yang disimpan yaitu tabel barang dan tabel kas : - Tabel barang
Di dalam tabel barang terdapat enam field, yaitu kode barang (Primary Key), nama barang, harga beli, harga jual, stock dan satuan. Jenis data pada kode barang adalah text dengan field size 15; jenis data pada nama barang adalah text dengan field size 50; jenis data pada harga beli adalah currency; jenis data pada harga jual adalah currency; jenis data pada stock adalah
number dengan field size long interger dan jenis data pada satuan adalah text
dengan field size 6
Berikut ini adalah gambar desain tabel barang :
Gambar 10
Gambar Desain Tabel Barang
Berikut ini adalah tabel barang setelah data di masukkan ke dalam tabel.
30 - Tabel kas
Di dalam tabel kas terdapat empat field, yaitu kode akun (Primary Key), nama akun, tanggal dan saldo. Jenis data pada kode akun adalah text dengan
field size 4; jenis data pada nama akun adalah text dengan field size 15; jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format short date; dan jenis data pada saldo adalah number dengan field sizelong integer.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas:
Gambar 12
Gambar Desain Tabel Kas
Berikut ini adalah tabel kas setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 13 Gambar Isi Tabel Kas 2. Event
Pada siklus pendapatan Toko Singgah Dulu terdapat empat event yang disimpan yaitu tabel penjualan barang, tabel detail penjualan, tabel penerimaan kas dan tabel penerimaan lain:
- Tabel Penjualan Barang
Di dalam tabel penjualan barang terdapat tujuh field, yaitu nomor nota penjualan (Primary Key), tanggal penjualan, kode pelanggan, kode karyawan,
31
pelanggan adalah text dengan field size 5; jenis data pada kode karyawan adalah text dengan field size 4; jenis data pada DP adalah currency; jenis data pada keterangan adalah text dengan field size 20 dan jenis data pada tanggal pelunasan adalah date/time dengan format short date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel penjualan barang :
Gambar 14
Gambar Desain Tabel Penjualan Barang
Berikut ini adalah tabel penjualan barang setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 15
Gambar Isi Tabel Penjualan Barang - Tabel Detail Jual
Di dalam tabel detail penjualan terdapat empat field, yaitu nomor nota penjualan, kode barang, jumlah dan harga jual. Jenis data pada nomor nota jual adalah text dengan field size 10; jenis data pada kode barang adalah text
dengan field size 15; jenis data jumlah adalah number dengan field sizeinteger
dan jenis data harga jual adalah currency.
Berikut ini adalah gambar desain tabel detail penjualan :
Gambar 16
32
Berikut ini adalah tabel detail penjualan setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 17
Gambar Isi Tabel Detail Penjualan - Tabel Penerimaan Kas
Di dalam tabel penerimaan kas terdapat tujuh field, yaitu nomor nota penerimaan (Primary Key), nomor nota penjualan, kode pelanggan, kode karyawan, tanggal penerimaan, kode akun dan jumlah. Jenis data pada nomor nota penerimaan adalah text dengan field size 10; jenis data pada nomor nota penjualan adalah text dengan field size 10; jenis data pada kode pelanggan adalah text dengan field size 5; jenis data pada kode karyawan adalah text
dengan field size 4; jenis data pada tanggal penerimaan adalah date/time
dengan format short date; jenis data pada kode akun adalah text dengan field size 4; dan jenis data pada jumlah adalah currency.
Berikut ini adalah gambar desain penerimaan kas :
Gambar 18
Gambar Desain Tabel Penerimaan Kas
33 Gambar 19
Gambar Isi Tabel Penerimaan Kas - Tabel Penerimaan Lain
Di dalam tabel penerimaan lain terdapat enam field, yaitu nomor penerimaan lain (Primary Key), tanggal, kode karyawan, kode akun, jumlah penerimaan dan keterangan. Jenis data pada nomor penerimaan lain adalah
text dengan field size 10; jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format short date; jenis data pada kode karyawan adalah text dengan field size
4; jenis data pada kode akun adalah text dengan field size 4; jenis data pada jumlah penerimaan adalah number dengan field size long integer; dan jenis data pada keterangan adalah text dengan field size 100.
Berikut ini adalah gambar desain penerimaan lainnya :
Gambar 20
Gambar Desain Tabel Penerimaan Lain
Berikut ini adalah tabel penerimaan lain setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 21
Gambar Isi Tabel Penerimaan Lain 3. Agent
34 - Tabel Pelanggan
Di dalam tabel pelanggan terdapat empat field, yaitu kode pelanggan (Primary Key), nama pelanggan, alamat pelanggan dan nomor telepon pelanggan\. Jenis data pada kode pelanggan adalah text dengan field size 5; jenis data pada nama pelanggan adalah text dengan field size 30; jenis data pada alamat pelanggan adalah text dengan field size 50; dan jenis data pada nomor telepon pelanggan adalah text dengan field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pelanggan:
Gambar 22
Gambar Desain Tabel Pelanggan
Berikut ini adalah tabel pelanggan setelah data di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 23
Gambar Isi Tabel Pelanggan - Tabel Karyawan
35
pada alamat karyawan adalah text dengan field size 50; dan jenis data pada nomor telepon adalah text dengan field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel karyawan:
Gambar 24
Gambar DesainTabel Karyawan
Berikut ini adalah tabel karyawan setelah data di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 25
Gambar Isi Tabel Karyawan II. Siklus Pengeluaran
1. Resources
Pada siklus pengeluaran Toko Singgah Dulu, terdapat 2 (dua) resources
yang disimpan yaitu tabel barang dan tabel kas : - Tabel barang
36
number dengan field size long interger dan jenis data pada satuan adalah text
dengan field size 6
Berikut ini adalah gambar desain tabel barang :
Gambar 26
Gambar Desain Tabel Barang
Berikut ini adalah tabel barang setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 27 Gambar Isi Tabel Barang - Tabel kas
37
field size 4; jenis data pada nama akun adalah text dengan field size 15; jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format short date; dan jenis data pada saldo adalah number dengan field sizelong integer.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas:
Gambar 28
Gambar Desain Tabel Kas
Berikut ini adalah tabel kas setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 29 Gambar Isi Tabel Kas 2. Event
Pada siklus pengeluaran Toko Singgah Dulu, terdapat empat event yang disimpan yaitu tabel pembelian barang, tabel detail pembelian, tabel pengeluaran kas dan tabel pengeluaran lain:
- Tabel Pembelian Barang
Di dalam tabel pembelian barang terdapat tujuh field, yaitu nomor nota pembelian (Primary Key), tanggal pembelian, kode pemasok, kode karyawan,
downpayment (DP), keterangan dan tanggal pelunasan. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah text dengan field size 10; jenis data pada tanggal pembelian adalah date/time dengan format short date jenis data pada kode pemasok adalah text dengan field size 5; jenis data pada kode karyawan adalah
38
Berikut ini adalah gambar desain tabel pembelian barang :
Gambar 30
Gambar Desain Tabel Pembelian Barang
Berikut ini adalah tabel pembelian barang setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 31
Gambar Isi Tabel Pembelian Barang
- Tabel Detail Pembelian
Di dalam tabel detail pembelian terdapat empat field, yaitu nomor nota pembelian, kode barang, jumlah dan harga beli. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah text dengan field size 10; jenis data pada kode barang adalah
text dengan field size 10; jenis data jumlah adalah number dengan field size long integer dan jenis data harga beli adalah currency.
Berikut ini adalah gambar desain tabel detail pembelian :
Gambar 32
39
Berikut ini adalah tabel detail pembelian setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 33
Gambar Isi Tabel Detail Pembelian - Tabel Pengeluaran Kas
Di dalam tabel pengeluaran kas terdapat tujuh field, yaitu nomor nota pengeluaran (Primary Key), nomor nota pembelian, kode pemasok, kode karyawan, tanggal pengeluaran, kode akun dan jumlah. Jenis data pada nomor nota pengeluaran adalah text dengan field size 10; jenis data pada nomor nota pembelian adalah text dengan field size 10; jenis data pada kode pemasok adalah text dengan field size 5; jenis data pada kode karyawan adalah text
dengan field size 4; jenis data pada tanggal pengeluaran adalah date/time
dengan format short date; jenis data pada kode akun adalah text dengan field size 4; dan jenis data pada jumlah adalah currency.
Berikut ini adalah gambar desain pengeluaran kas :
Gambar 34
Gambar Desain Tabel Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah tabel pengeluaran kas setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 35
40 - Tabel Pengeluaran Lain
Di dalam tabel pengeluaran lain terdapat enam field, yaitu nomor pengeluaran lain (Primary Key), tanggal, kode karyawan, kode akun, jumlah pengeluaran dan keterangan. Jenis data pada nomor pengeluaran lain adalah
text dengan field size 10; jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format short date; jenis data pada kode karyawan adalah text dengan field size
4; jenis data pada kode akun adalah text dengan field size 4; jenis data pada jumlah pengeluaran adalah number dengan field size long integer; dan jenis data pada keterangan adalah text dengan field size 100.
Berikut ini adalah gambar desain pengeluaran lainnya :
Gambar 36
Gambar Desain Tabel Pengeluaran Lain
Berikut ini adalah tabel pengeluaran lain setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 37
Gambar Isi Tabel Pengeluaran Lain 3. Agent
Pada siklus pengeluaranToko Singgah Dulu, terdapat 2 (dua) agent yang disimpan yaitu tabel pemasok dan tabel karyawan:
- Tabel Pemasok
41
pemasok adalah text dengan field size 50; dan jenis data pada nomor telepon pemasok adalah text dengan field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pemasok:
Gambar 38
Gambar Desain Tabel Pemasok
Berikut ini adalah tabel pemasok setelah data di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 39
Gambar Isi Tabel Pemasok - Tabel Karyawan
Di dalam tabel karyawan terdapat empat field, yaitu kode karyawan (Primary Key), nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon karyawan. Jenis data pada kode karyawan adalah text dengan field size 4; jenis data pada nama karyawan adalah text dengan field size 30; jenis data pada alamat karyawan adalah text dengan field size 50; dan jenis data pada nomor telepon adalah text dengan field size 13.
42 Gambar 40
Gambar DesainTabel Karyawan
Berikut ini adalah tabel karyawan setelah data di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 41
Gambar Isi Tabel Karyawan
B. Form
Form berfungsi untuk memudahkan karyawan dalam menginput data ke dalam
database. Form yang terdapat dalam toko ini ada 14 (empat belas) buah yaitu :
form barang, form karyawan, form pelanggan, form pemasok, form pembelian barang, form penjualan barang, form hutang, form piutang, form penerimaan lain,
form pengeluaran lain, form stok barang, form retur pembelian, form retur penjualan dan form mutasi bank.
1. Form Barang
Form barang ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data barang. Form ini berisi kode barang, nama barang, harga beli, harga jual, stok sisa dan satuan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data dantombol keluar untuk menutup form ini.
43 Gambar 42
Form Barang 2. Form Karyawan
Form karyawan ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data karyawan. Form ini berisi kode karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon karyawan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
Berikut contoh dari form karyawan:
Gambar 43
44
Form pelanggan ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pelanggan. Form ini berisi kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan dan nomor telepon pelanggan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus datadantombol keluar untuk menutup form ini.
Berikut contoh dari form pelanggan:
Gambar 44
Form Pelanggan 4. Form Pemasok
Form pemasok ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pemasok. Form ini berisi kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok dan nomor telepon pemasok. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah untuk mengisi data baru, tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data dantombol keluar untuk menutup form ini.
45 Gambar 45
Form Pemasok 5. Form Pembelian Barang
Form pembelian barang ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pembelian barang. Form ini berisi nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, kode karyawan, nama karyawan, kode barang, nama barang, harga beli, kuantitas, satuan, jumlah dan total pembelian. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol nota baru untuk membuka nota baru dan tombol keluar untuk menutup form
ini.
46 Gambar 46
Form Pembelian Barang 6. Form Penjualan Barang
Form penjualan barang ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data penjualan barang. Form ini berisi nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, kode karyawan, nama karyawan, kode barang, nama barang, harga jual, kuantitas, satuan, jumlah dan total penjualan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol nota baru untuk membuka nota baru dan tombol keluar untuk menutup form
ini.
47 Gambar 47
Form Penjualan Barang 7. Form Hutang
Form hutang ini digunakan untuk memudahkan pengguna melihat data hutang pada pemasok dan memproses pembayaran hutang tersebut. Form ini berisi kode pemasok, nama pemasok, nota pembelian, kode kas, nama kas, kode karyawan, nama karyawan, jumlah terutang, tanggal pembelian dan tanggal pelunasan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tandai pelunasan untuk menandai bahwa telah lunas, tombol batalkan pelunasan untuk membatalkan pelunasan, tombol lunas untuk melihat hutang yang telah lunas dan tombol belum lunas untuk melihat hutang yang belum lunas.
Berikut contoh dari form hutang:
Gambar 48
48 8. Form Piutang
Form piutang ini digunakan untuk memudahkan pengguna melihat data piutang dari pelanggan dan memproses pelunasan piutang tersebut. Form ini berisi kode pelanggan, nama pelanggan, nota penjualan, kode kas, nama kas, kode karyawan, nama karyawan, jumlah terutang, tanggal penjualan dan tanggal pelunasan. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tandai pelunasan untuk menandai bahwa telah lunas, tombol batalkan pelunasan untuk membatalkan pelunasan, tombol lunas untuk melihat hutang yang telah lunas dan tombol belum lunas untuk melihat hutang yang belum lunas.
Berikut contoh dari form piutang:
Gambar 49
Form Piutang 9. Form Penerimaan Lain
Form penerimaan lain ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data penerimaan selain dari penjualan barang. Form ini berisi nomor penerimaan lain, tanggal, kode karyawan, nama karyawan, kode akun, nama akun, keterangan, jumlah penerimaan dan total penerimaan. Dalam form
ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dantombol keluar untuk menutup form ini.
49 Gambar 50
Form Penerimaan Lain 10. Form Pengeluaran Lain
Form pengeluaran lain ini digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menginput data pengeluaran selain untuk pembelian barang. Form ini berisi nomor pengeluaran lain, tanggal, kode karyawan, nama karyawan, kode akun, nama akun, keterangan, jumlah pengeluaran dan total pengeluaran. Dalam
form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol simpan untuk menyimpan data yang diisi, tombol hapus untuk menghapus data, tombol tambah untuk menambah data baru, dan tombol keluar untuk menutup form
ini.
Berikut contoh dari form pengeluaran lain:
Gambar 51
50 11. Form Pencarian Barang
Form pencarian barang ini digunakan untuk men-shortlist data stok barang sehingga memudahkan pengguna untuk mencari dan melihat sisa stok suatu barang. Form ini berisi kode barang (sebagai kata kunci pencarian), dan stok barang sebagai data yang tersedia dalam database . Dalam form ini terdapat tombol tutup untuk menutup form ini.
Berikut contoh dari form pencarian barang:
Gambar 52
Form Pencarian Barang 12. Form Retur Pembelian
Form retur pembelian ini digunakan untuk memudahkan pengguna memproses retur pembelian kepada pemasok. Form ini berisi nota pembelian, tanggal retur, kode pemasok, nama pemasok, kode karyawan, nama karyawan, kode barang, jumlah barang yang diretur dan jumlah dalam rupiah yang diretur.
Berikut contoh dari form retur pembelian:
Gambar 53
51 13. Form Retur Penjualan
Form retur penjualan ini digunakan untuk memudahkan pengguna memproses retur penjualan dari pelanggan. Form ini berisi nota penjualan, tanggal retur, kode pelanggan, nama pelanggan, kode karyawan, nama karyawan, kode barang, jumlah barang yang diretur dan jumlah dalam rupiah yang diretur. Berikut contoh dari form retur penjualan:
Gambar 54
Form Retur Penjualan 14. Form Mutasi Bank
Form mutasi bank ini digunakan untuk memudahkan pengguna memproses perpindahan kas dari kas ditangan ke kas di bank dan sebaliknya. Form ini berisi tanggal, dari kas, ke kas, nama karyawan dan jumlah mutasi.
Berikut contoh dari form mutasi bank:
Gambar 55
Form Mutasi Bank C. Laporan
