2.1. Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Raymond McLeod, Jr, 2001). Informasi adalah data yang telah diproses atau dapat dikatakan sebagai data yang memiliki sebuah arti. Sedangkan data adalah angka dan fakta yang menggambarkan peristiwa yang terjadi dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik yang belum diatur atau diproses. Jadi, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang bekerja sama dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi (Laudon, 2002).
Pengertian secara umum, sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Romney and Steinbart, 2000). Sistem memerlukan sumber daya yang akan mengubah input menjadi output. Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan suatu susunan dari komponen-komponen berhubungan yang saling berinteraksi untuk mendukung kegiatan, manajemen informasi, dan pengambilan informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi.
2.2. Istilah Dalam Properti
Di bidang properti ada beberapa istilah yang biasa digunakan khususnya oleh para broker atau agen properti.
2.2.1. Pengertian Listing
Listing adalah pemilik memberikan hak kepada broker untuk memasarkan propertinya kepada orang lain (Era Sales System Training). Listing juga bisa berarti seorang pemilik properti meminta bantuan dari seorang broker untuk
membantu memasarkan propertinya dengan imbalan komisi tertentu (Tosh, 1992).
Listing terdiri dari 2 jenis yaitu open listing dan exclusive listing. Open listing adalah listing yang terjadi tanpa adanya perjanjian yang resmi. Exclusive listing adalah listing dengan adanya perjanjian terikat dalam jangka waktu tertentu sehingga sebuah properti hanya dapat dipasarkan oleh sebuah agen properti saja.
Era King hanya akan menangani exclusive listing saja sehingga open listing tidak akan dapat dipasarkan oleh Era King. Di Era King tiap marketing associate berhak mencari client yang menjual atau mencari properti. Properti yang dipasarkan bisa didapat dengan mencari melalui iklan di surat kabar, kenalan yang akan menjual properti, ataupun dari para pemilik properti yang telepon ke kantor maupun yang langsung datang ke kantor untuk menitipkan propertinya untuk dipasarkan. Para pemilik properti yang menitipkan properti harus menandatangani Perjanjian Jasa Pemasaran (PJP) dan menyerahkan fotokopi sertifikat properti, fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) pemilik properti dan fotokopi Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). Pemilik properti berhak mendapatkan service dari marketing associate yang menangani properti tersebut sesuai dengan standart dari Era King berupa iklan di surat kabar tiap bulan sekali, iklan di properti guide Era King yang terbit tiap dua bulan sekali, iklan di majalah properti, dan properti tersebut juga dimasukkan dalam properti guide yang diterbitkan oleh Era Indonesia. Selain itu juga para pemilik properti juga tidak perlu repot dalam menangani calon pembeli karena semua sudah termasuk dalam service yang diberikan marketing associate Era King kepada para pemilik properti yang menitipkan propertinya untuk dipasarkan melalui Era King. Jika pemilik properti merasa tidak puas dengan kerja marketing associate Era King yang menangani properti tersebut maka pemilik properti berhak meminta ganti marketing associate Era King yang lain untuk menangani properti tersebut. Data properti yang dipasarkan akan dicatat oleh marketing associate dan diserahkan ke kantor untuk dicatat di dalam buku. Data tersebut selanjutnya dikirim ke Era Indonesia melalui faks. Setelah data masuk ke Era Indonesia maka maketing dapat memasarkan properti tersebut. Calon pembeli berhubungan langsung dengan para marketing associate kantor. Semua urusan mulai dari masalah informasi yang diberikan
kepada calon pembeli, proses negosiasi sampai urusan notaris ditangani oleh marketing associate yang bersangkutan.
2.2.2. Pengertian Selling
Selling adalah menjualkan properti yang sudah di-listing (Era Sales System Training). Calon pembeli yang mencari properti dapat menghubungi kantor Era King atau langsung menghubungi marketing associate yang menangani properti tersebut untuk mencari informasi. Jika properti yang sedang dipasarkan oleh Era King cocok dengan keinginan calon pembeli maka calon pembeli dapat langsung diajak untuk melihat lokasi. Jika tidak ada yang cocok maka dicarikan di Era yang lain karena Era merupakan suatu jaringan sehingga dapat saling memasarkan properti milik kantor Era yang lain. Jika calon pembeli ada yang cocok dengan properti milik kantor Era yang lain maka marketing associate Era King akan menghubungi marketing associate Era yang lain untuk membuat janji kapan akan melihat lokasi. Bila properti milik Era tidak ada yang cocok dengan keinginan dari calon pembeli maka dapat pula dicarikan properti milik agen properti yang lain. Hubungan antara satu agen properti dengan agen properti yang lain sudah diatur oleh AREBI (Asosiasi Real Estate Broker Indonesia).
2.2.3. Pengertian Closing
Closing adalah terjadinya transaksi secara resmi antara dua belah pihak yaitu pemilik properti dan pembeli properti yang menyebabkan terjadinya pergantian hak kepemilikan atas suatu properti (Tosh, 1992). Setelah terjadi kecocokan harga antara calon pembeli dan pemilik properti maka calon pembeli akan menyerahkan uang muka sebagai tanda jadi kepada Era King. Surat-surat yang diperlukan untuk transaksi akan diserahkan kepada notaris. Setelah tanggal yang disepakati dan urusan pembayaran selesai maka calon pembeli beserta pemilik properti dengan didampingi marketing associate Era King akan ke notaris untuk menyelesaikan masalah administrasi. Biaya notaris yang ditunjuk oleh Era King ditanggung oleh Era King. Pemilik properti yang baru mendapatkan asuransi kebakaran selama satu tahun. Transaksi dapat terjadi antara dua kantor Era
maupun hanya terjadi dalam satu kantor saja. Jika marketing associate yang melakukan listing berhasil memasarkan sendiri properti yang ditanganinya atau berhasil dipasarkan oleh marketing associate yang berada dalam satu kantor maka transaksi terjadi dalam satu kantor sendiri. Jika seorang marketing associate berhasil memasarkan properti dari kantor lain atau ada marketing associate dari kantor lain yang berhasil memasarkan properti yang sedang ditangani oleh marketing associate dari kantor lain maka transaksi akan melibatkan dua kantor.
Listing dan selling yang melibatkan dua orang broker disebut co broking (Era Sales System Training). Co broking adalah terjadinya transaksi resmi terhadap suatu properti yang melibatkan dua orang broker properti (Tosh, 1992).
2.2.4. Pengertian Expired Listing
Expired Listing adalah berakhirnya masa Perjanjian Jasa Pemasaran. Jika dalam waktu tiga bulan sesuai dengan waktu dalam Perjanjian Jasa Pemasaran tidak terjadi transaksi maka pemilik properti berhak untuk memperpanjang kontrak pemasaran lagi selama tiga bulan atau tidak memperpanjang. Marketing associate yang bersangkutan harus membuat laporan kepada pemilik properti yang berisi daftar iklan yang dilakukan terhadap properti tersebut dan membuat daftar nama yang pernah menanyakan properti tersebut beserta alasannya sebagai bukti pemasaran yang telah dilakukan.
2.2.5. Perkiraan Harga Rumah Bekas
Harga rumah bekas khususnya di Surabaya sangat bervariasi tergantung dari lokasi rumah dan spesifikasi dari bangunan tersebut serta posisi tanah dari rumah tersebut apakah tusuk sate atau kuldesak atau tidak keduanya. Untuk menghitung harga sebuah rumah diperlukan daftar harga tanah yang ada di Surabaya yang diterbitkan oleh Era Indonesia. Dalam daftar tersebut dapat diketahui pula harga bangunan berdasarkan umur bangunan dan spesifikasi bangunan yang dibagi dalam beberapa kategori yang ada. Cara menghitung harga sebuah rumah bekas di Surabaya yaitu dengan cara:
Harga rumah = ((luas tanah x harga tanah) – posisi tanah) + (luas bangunan x harga bangunan)
Harga rumah yang didapat dapat digunakan sebagai pedoman dalam memasarkan sebuah rumah apakah harga yang diminta oleh pemilik rumah tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah. Selain itu setelah mengetahui perkiraan harga rumah tersebut, marketing associate dapat memberi informasi perkiraan harga kepada pemilik rumah sehingga pemilik rumah dapat mengetahui apakah harga yang diminta untuk rumah tersebut sudah sesuai dengan harga pasar yang berlaku saat itu.
2.2.6. Perhitungan Komisi
Komisi didapat bila sebuah properti telah selesai ditransaksikan. Komisi dibayar oleh pemilik properti yang lama. Komisi dihitung berdasarkan harga properti waktu transaksi dikalikan dengan besarnya persen komisi yang telah disepakati di Perjanjian Jasa Pemasaran. Besar komisi itu kemudian dibagi menjadi dua yaitu komisi listing dan komisi selling. Komisi marketing associate didapat dari komisi listing atau komisi selling dikalikan dengan persentase komisi marketing associatei yang besarnya tergantung dari jabatannya dan sisanya menjadi milik kantor.
Komisi = Harga transaksi x persentase komisi Komisi listing = Komisi / 2
Komisi selling = Komisi - Komisi listing
Komisi marketing associate listing = Komisi listing x persentase komisi jabatan Komisi marketing associate selling = Komisi selling x persentase komisi jabatan
2.3. System Flow
System Flow merupakan sebuah teknik analitikal yang memberikan gambaran arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem, yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan penentuan fungsi-fungsi yang bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem (Kendall and Kendall, 2004).
Simbol-simbol yang digunakan antara lain:
Gambar 2.1. Simbol-Simbol System Flow
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Sebuah dokumen atau laporan, bisa input maupun output untuk proses manual atau computer
Simbol Nama Keterangan Dokumen-dokumen Banyak dokumen
Tampilan Monitor Tampilan data pada layer monitor
Keyboard Input data melalui komputer (keyboard)
Decision Pengambilan keputusan
Online Data Storage File yang bisa ditampilkan
Data (Input/Output) Data dari komputer ke komputer
Proses manual Sebuah proses yang dilakukan secara manual
Proses komputer Sebuah proses dari operasi program komputer
Arsip/File (manual) Penyimpanan dokumen-dokumen secara manual (Pengarsipan dokumen)
Media penyimpanan (komputer)
Penyimpanan data ke dalam database komputer
Arus dokumen/proses Menunjukkan arah arus dari dokumen atau proses
Gambar 2.1. Simbol-Simbol System Flow (sambungan)
Gambar 2.1. Simbol-Simbol System Flow (sambungan terakhir)
Simbol Nama Keterangan
Konektor/Penghubung Penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
Terminal Permulaan atau akhir dalam suatu proses atau program; Juga menunjukkan entitas eksternal
2.4. Database Management System
Database Management Systems (DBMS) secara sederhana dapat digambarkan sebagai suatu software yang berfungsi untuk sentralisasi data, mengatur data secara efisien, dan menyediakan akses pada data yang disimpan melalui program-program aplikasi (Laudon, 2002). DBMS didefinisikan sebagai suatu software khusus untuk membuat dan memelihara database dimana memampukan tiap-tiap aplikasi bisnis untuk memperoleh data yang diperlukan tanpa harus membuat file-file secara terpisah atau definisi-definisi data dalam suatu program komputer.
DBMS bertindak sebagai interface antara program-program aplikasi dan file-file data fisik. Melalui DBMS, programmer dan end user dibebaskan dari tugas untuk memahami dimana dan bagaimana data sebenarnya disimpan dengan memisahkan antara logical dan physical data.
DBMS memiliki 3 komponen, yaitu:
• Data definition language
Merupakan komponen DBMS yang menjelaskan tiap-tiap elemen data dalam database.
• Data manipulation language
Merupakan suatu bahasa yang terasosiasi dengan DBMS. Data manipulation language digunakan oleh end users dan programmers untuk memanipulasi data dalam database. Data manipulation language yang paling populer saat ini adalah Structured Query Language atau SQL.
• Data dictionary
Merupakan automated atau manual tool untuk menyimpan dan mengorganisasi informasi mengenai data yang terdapat dalam database.
Relational DBMS merupakan tipe dari logical database model yang memperlakukan data seolah-olah tersimpan dalam two-dimensional tables.
Relational DBMS dapat menghubungkan data yang disimpan dalam satu tabel dengan data di tabel yang lain selama dua tabel tersebut saling berbagi elemen data yang sama.
Dalam pembuatan database diperlukan pemahaman relasi antar data, mengerti tipe data dalam database, memahami bagaimana data digunakan, dan bagaimana organisasi perlu mengadakan perubahan untuk mengatur data sesuai perspektif perusahaan.
Untuk membuat database diperlukan pembuatan dua desain, yaitu conceptual design dan physical design. Conceptual atau logical design dari database merupakan model abstrak database sedangkan physical design menunjukkan bagaimana sesungguhnya database diatur melalui akses langsung pada alat penyimpan. Logical design membutuhkan deskripsi lengkap dari informasi bisnis yang diperlukan end users dari database.
2.5. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah penggambaran sistem secara logika yang menggunakan bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan aliran data melalui suatu proses yang saling terkait.
Simbol-simbol DFD dapat digambarkan sebagai berikut:
a. External entity (Entitas Luar)
Gambar 2.2. External Entity
External entity berada di luar sistem. Elemen melambangkan kesatuan di lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lain yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem (Kendall, 2004).
b. Proses
1 Proses
Gambar 2.3. Proses
Proses melambangkan kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses (Kendall, 2004). Sebuah proses juga harus diberikan sebuah nomor identifikasi yang unik yang menunjukkan level dari diagram.
c. Data flow (Aliran Data)
Gambar 2.4. Data Flow
Data flow melambangkan aliran data yang dapat berupa masukan untuk proses atau keluaran dari proses (Kendall, 2004).
d. Data storage
Data Storage
Gambar 2.5. Data Storage
Data storage adalah tempat untuk menyimpan data untuk digunakan sebagai referensi. Data storage tidak menjelaskan detail karakteristik seperti bagaimana pengaturannya ataupun pengaksesannya.
Tahap pertama dalam pembuatan DFD adalah membuat context diagram.
Context Diagram menggambarkan ruang lingkup dari sistem perusahaan yang menunjukkan batasan sistem, external entities yang berinteraksi dengan perusahaan, dan aliran informasi yang ada antara entities dengan sistem. Pada context diagram hanya ada satu proses dan entitas yang terlibat dalam sistem.
Dari context diagram, proses dapat dijabarkan lebih detail lagi. Dari sebuah context diagram dapat dibuat sejumlah DFD level 1, demikian pula dari setiap DFD level 1 dapat dijabarkan lagi menjadi DFD level 2, 3, dan seterusnya. Sebuah DFD minimal dijabarkan sampai level 1.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan DFD, yaitu:
a. Nama proses dalam context diagram harus sama dengan nama sistem tersebut.
b. Setiap DFD harus terletak dalam satu halaman.
c. Setiap simbol harus diberi nama yang unik, namun harus konstan atau tidak boleh berubah jika berpindah ke level berikutnya.
d. Hindari garis berpotongan jika mungkin.
e. DFD pasti selalu mempunyai output.
f. Setiap proses dalam DFD harus mempunyai output dan input.
g. Setiap data storage hanya boleh menerima input dari proses dan juga memberikan output ke proses saja.
h. Data flow tidak boleh menghubungkan external entity dengan data storage atau dengan entity lain secara langsung.
i. Data flow tidak boleh menghubungkan data storage yang satu dengan data storage yang lain secara langsung.
2.6. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah penggambaran logika entity, asosiasi dan elemen data untuk sebuah perusahaan atau bisnis (Nickerson, 2001).
ERD dipersiapkan untuk proses pembuatan sistem.
Dalam ERD terdapat tiga elemen penting, yaitu:
a. Entity
Entity adalah segala hal yang nyata maupun abstrak yang berhubungan dengan masukan dan keluaran data (Ramakrishnan, 1998). Entity merupakan suatu bentuk dari orang, tempat, kejadian, atau konsep dari suatu informasi yang dijadikan suatu data bagi database yang digunakan.
b. Atribut
Atribut merupakan identifikasi dari suatu entity (Ramakrishnan, 1998) atau disebut juga field dari sebuah relasi yang menjelaskan karateristik dari suatu entity.
c. Kunci.
Merupakan sebuah satuan minimimal dari atribut dimana memiliki nilai unik yang mengidentifikasi sebuah entity dalam satuan (Ramakrishnan, 1998).
Macam-macam kunci:
• Kunci Primer (Primary Key):
Satu atribut atau satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Misalnya: Kode Barang, karena unik, tidak mungkin ganda dan mewakili secara menyeluruh terhadap entity barang, setiap barang pasti mempunyai kode barang (Ramakrishnan, 1998).
• Kunci Kandidat (Candidate Key):
Satu atribut atau satu set atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifikasi dari entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi kunci primer, tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entity yang ada (Ramakrishnan, 1998). Misalnya File Master_barang yang terdiri dari kode barang, nama barang, dan harga jual. Kunci kandidat yang bisa menjadi kunci primer adalah kode barang, karena unik dan tidak mungkin ganda.
• Kunci tamu (foreign Key)
Satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu hubungan yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer induk relasinya. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (Ramakrishnan, 1998). Misalnya : File penjualan yang terdiri dari No_nota, kode_customer. Kunci primer (Primary Key) untuk file penjualan adalah No_nota. Sedang kunci tamu (foreign key) adalah kode_customer, karena kode_customer sudah ada di file customer.
• Relationship
Relationship adalah hubungan antara entity yang satu dengan entity yang lain. Ada dua istilah yang berkaitan erat dengan relationship, yaitu cardinality dan mandatory. Cardinality adalah jumlah maksimum atau minimum dari elemen yang diizinkan pada setiap sisi dari suatu relationship. Sedangkan mandatory menandai apakah semua record dari sebuah entity harus berelasi dengan record pada entity lain atau tidak. Bila semua record harus berelasi maka akan diberi tanda “|” atau disebut juga mandatory, tetapi bila tidak semua record harus berelasi maka diberi tanda lingkaran atau disebut juga non-mandatory.
Ada beberapa macam cardinality, antara lain:
a. One-to-one relationship
One-to-one relationship merupakan suatu hubungan dimana satu anggota entity mempunyai hubungan dengan satu anggota entity yang berbeda. Contoh:
satu petugas hanya memiliki dengan satu login dan satu login hanya dimiliki oleh satu petugas.
Relation_4
Ent_1 Ent_2
Gambar 2.6. One to One relationship
b. One-to-many relationship
One-to-many relationship merupakan suatu hubungan antara suatu anggota entity yang satu dengan beberapa anggota entity pada entity yang berbeda.
Contoh: setiap barang harus memiliki satu kategori dan satu kategori dapat dimiliki oleh beberapa barang. Tetapi tidak semua kategori berhubungan dengan barang.
Relation_3
Ent_1 Ent_2
Gambar 2.7. One to Many relationship
c. Many-to-many relationship
Many-to-many relationship merupakan hubungan antara beberapa anggota entity yang satu dengan beberapa entity pada entity yang lain. Jadi kedua belah pihak bisa mempunyai hubungan lebih dari satu dengan beberapa anggota entity.
Contoh: satu customer dapat membeli lebih dari satu produk dan satu produk dapat dibeli oleh beberapa customer. Tetapi karena pada customer dan produk bersifat non-mandatory, maka tidak semua customer harus membeli produk dan tidak semua produk harus dibeli oleh customer.
Relation_4
Ent_1 Ent_2
Gambar 2.8. Many-to-Many Relationship
d. Dependent
Dependent merupakan hubungan antar entity, dimana salah satu entity tidak memiliki atribut kunci. Sehingga entity tersebut diidentifikasikan oleh entity lain yang dengan kombinasi nilai atribut (Elmasri, 2003). Entity yang dependent biasa disebut weak entity.
Gambar 2.9. Dependent relationship.
Terdapat 7 langkah yang dilakukan dalam mempersiapkan sebuah ERD yaitu sebagai berikut:
1. identifikasi entitas 2. identifikasi relasi
3. persiapkan sebuah ERD secara garis besar
4. memetakan elemen-elemen data ke dalam entitas-entitas 5. melakukan analisa data.
6. mempersiapkan ERD yang telah dimodifikasi
7. memeriksa ERD bersama user dan melakukan perbaikan
2.7. Aplikasi Penunjang
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, digunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 sebagai bahasa coding dan design interface serta MySQL untuk menyimpan database.
a. Borland Delphi 7
Borland Delphi 7 merupakan salah satu program aplikasi database yang berbasis obyek Pascal dari Borland. Bahasa pemrograman ini memberikan fasilitas pembuatan aplikasi visual seperti Visual Basic.
Adapun alasan digunakannya Borland Delphi 7, yaitu:
• Borland Delphi 7 mendukung pembuatan aplikasi menggunakan MySQL sebagai mediator menyimpan database.
• Borland Delphi 7 adalah bahasa pemrograman yang berorientasi obyek (object oriented) dan menghasilkan aplikasi yang sifatnya user-friendly sehingga mudah bagi operator untuk menggunakannya.
b. MySQL
MySQL merupakan sebuah database developer yang juga bersifat free, MySQL banyak digunakan sebagai database karena mudah digunakan dan juga sangat banyak tersedia. MySQL menggunakan bahasa SQL yang sudah banyak digunakan saat ini. MySQL merupakan database yang sederhana karena tidak mendukung snapshot. Di Linux ada juga database PostGrest tetapi sudah cukup canggih karena mendukung snapshot. Jadi MySQL merupakan bahasa pemrograman yang sederhana.
MySQL merupakan software database yang termasuk paling populer di lingkungan Linux atau Unix, kepopuleran ini ditunjang karena performansi query dari database-nya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat, dan juga memiliki sedikit permasalahan
MySQL telah tersedia juga di lingkungan Windows. PHP untuk Windows secara default telah mendukung MySQL. Untuk mengaktifkan MySQL di lingkungan Windows maka harus dijalankan software server MySQL. Software server MySQL di lingkungan Windows dibedakan menurut sistem operasi
Windows yang digunakan, secara umum ada dua jenis yaitu mysqld.exe dan mysqld-nt.exe.
Untuk lingkungan Windows NT atau Windows 2000 software ini dapat berjalan sebagai service, sehingga dapat secara otomatis hidup pada saat server dijalankan. Jika belum dijalankan maka mysqld sebagai software server database harus dijalankan terlebih dahulu.
