BAB 1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Terdapat empat siklus pemrosesan transaksi dalam suatu sistem akuntansi, salah satunya adalah siklus pengeluaran.Siklus pengeluaran umumnya mencakup sistem yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, utang dagang dan gaji.
Pengeluaran kas yang terkendali perlu diperhatikan dengan baik karena merupakan aktiva yang muda dicairkan, karena keadaan itulah terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, untuk memperoleh data keuangan yang layak dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sehingga setiap klaim sebagai salah satu kebutuhan pengeluaran kas dapat dipenuhi dengan cepat dan tepat. (Sumarauw. 2013)
PT Astha Beribis Grafika / Astha Advertising adalah perusahaan yang bergerak di bidang periklanan.Segala bentuk transaksi yang diterapkan disini dilakukan secara konvensional dan adanya tumpang tindih dari tanggung jawab setiap karyawan sehingga satu karyawan memiliki tanggung jawab yang banyak.
Dalam perjalanannya selama tahun 2012 perusahaan mengalami penundaan order dari vendor sekitar 20-30%, kemudian sekitar 35% klien mengeluh kepada perusahaan karena tidak dapat melakukan perpanjangan iklan pada tahun berikutnya dan 50% klien merasa tidak puas terhadap komitmen perusahaan dalam pelayanan jasa yang diberikan.
Penundaan order dari vendor sekitar 20-30% menyebabkan terhambatnya proses produksi produk yang telah dipesan oleh klien. Penundaan order bahan baku tersebut memungkinkan keterlambatan produk untuk sampai pada klien dan memungkinkan terjadinya juga ketidaksempurnaan produk yang diakibatkan karena melewati batas waktu pengiriman produk sampai di tangan klien.
1
Dalam kurun waktu satu tahun terakhir sekitar 35% klien mengeluh karena tidak dapat melakukan perpanjangan iklan pada tahun berikutnya.Pada saat klien telah sepakat untuk melakukan pemasangan iklan dengan memakai jasa perusahaan, semua pembuatan dan pemasangan iklan serta izin pembayaran pajak reklame diurus oleh Astha Advertising. Pada saat klien ingin memperpanjang iklan mereka di tahun berikutnya dengan membayarkan pajak reklame di kantor pajak, nama perusahaan klien tersebut tidak terdaftar di dalam list kantor pajak tersebut. Hal ini yang mengakibatkan klien tidak dapat memperpanjang iklan mereka pada tahun selanjutnya.
50% pelanggan dari klien perusahaan Astha Advertising ini merasa tidak puas dan mengeluhkan kepada klien perusahaan terhadap komitmen perusahaan dalam pelayanan jasa yang diberikan. Ketidakpuasan pelanggan yang menjadi perhatian klien yakni keterlambatan penyelesaian pemasangan dan kurangnya material dalam pemasangan iklan sehingga pelanggan dari klien perusahaan Astha Advertising komplain atas tidak ketidaksesuaian spesifikasi yang diinginkan dengan apa yang terjadi pada lapangan. Hal ini mengakibatkan perusahaan Astha Advertising harus melakukan peninjauan ke lokasi untuk mengecek kondisi di lapangan dan memperbaikinya kembali.
Berdasarkan kondisi perusahaan diatas maka penulis akan melakukan evaluasi terhadap siklus pengeluaran yang diterapkan oleh PT Astha Beribis Grafika dan memberikan saran bagi perusahaan untuk mengatasi kondisi atas masalah yang terjadi.
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan latar belakang sebelumnya, penelitian ini berfokus pada siklus pengeluaran perusahaan dengan ruang lingkup penelitian yang terdiri dari :
1. Penundaan order yang dilakukan perusahaan.
2. Prosedur pembelian perusahaan dan syarat pembelian.
3. Kebijakan yang diterapkan perusahaan.
4. Komplain klien atas perpanjangan pajak 5. Dokumen yang digunakan
6. Komplain klien atas ketidakpuasan pelayanan jasa yang diberikan.
7. Pengendalian yang diterapkan perusahaan.
1.3 Identifikasi Masalah
1. Apakah kebijakan dan prosedur siklus pengeluaran pada PT Astha Beribis Grafika telah berjalan dengan baik?
2. Apakah pengendalian internal siklus pengeluaran telah berjalan secara efektif dan efisien?
3. Apakah pengendalian internal terhadap siklus pengeluaran telah memadai?
4. Apakah rekomendasi yang dapat diterapkan guna melakukan perbaikan atas
penerapan pengendalian internal pada sistem akuntansi pengeluaran PT Astha Beribis Grafika?
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis melakukan penelitian ini dengan tujuan :
1) Mengevaluasi sistem akuntansi siklus pengeluaran yang diterapkan oleh perusahaan selama kegiatan operasional yang sedang berjalan.
2) Mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan yang dapat dipertahankan dari sistem yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
3) Memberikan solusi atau rekomendasi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
1.4.2Manfaat Penelitian
Berdasarkan latar belakang penelitian diatas, penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat seperti :
1) Penurunan persentase tingkat penundaan pemesanan yang dilakukan perusahaan kepada vendor sehingga produk dapat selesai dan sampai tepat waktu.
2) Penurunanjumlah komplain klien terhadap perpanjangan iklan sehingga klien melakukan perpanjangan iklan pada tahun berikutnya.
3) Menurunnya tingkat ketidakpuasan klien atas kinerja perusahaan dan meningkatnya tingkat kepercayaan klien dalam menggunakan jasa yang diberikan oleh perusahaan.
1.5 Metodologi Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini mengenai masalah yang diangkat dalam penulisan ini, penulis melakukan beberapa metode-metode antara lain sebagai berikut : a. Observasi
Observasi terhadap objek penelitian ini dilakukan di kantor PT Astha Beribis Grafika yang berlokasi di Jalan Anggrek Cakra No 15, Sukabumi Utara, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11540. Observasi ini dilakukan dari bulan Januari 2014 yang diharapkan selama observasi ini dilakukan di PT Astha Beribis Grafika ini penulis mendapatkan informasi dan kondisi yang diperlukan untuk penelitian ini, khususnya mengenai siklus pengeluaran dan pengendalian yang diterapkan perusahaan secara lebih spesifik.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data secara langsung dari narasumber.
Wawancara ini dilakukan di kantor PT Astha Beribis Grafika itu sendiri dengan Bapak Dikdik selaku Kepala Divisi Marketing PT Astha Beribis Grafika. Dalam sesi wawancara tersebut penulis diharapkan mendapatkan kondisi perusahaan yang sedang berjalan, sejarah perusahaan, kegiatan operasional terutama dalam siklus pengeluaran perusahaan yand diterapkan perusahaan selama ini.
c. Library Research
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, penulisjuga melakukanpenelitian kepustakaan / library research dengan mengunjungi perpustakaan Binus University untuk membaca literature, penelitian terdahulu maupun sumber tertulis lainnya yang memiliki kaitannya dengan penelitian ini. Diharapkan dengan melakukan library research ini penulis mendapatkan teori untuk dijadikan landasan untuk melakukan penelitian ini sehingga dapat membantu dalam menganalisa dan juga membandingkan dengan informasi yang diperoleh secara langsung dari perusahaan.
d. Dokumen-dokumen pendukung.
1.5.1Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini dengan menganalisis data yang didapat pada saat pengumpulan data baik dengan cara observasi maupun wawancara lalu dibandingkan dengan data-data yang dijadikan referensi penulis dalam melakukan penelitian. Dalam penelitian ini akan mengevaluasi kondisi yang terjadi pada perusahaan dengan berdasarkan COSO serta literatur dan buku-buku yang berkaitan dengan penelitian ini.
COSO merupakan kerangka yang diterima dan secara luas telah digunakan di dunia.Kerangka ini diakui sebagai pedoman dalam merancang, mengimplementasikan dan melaksanakan internal control dan menilai keefektifan dari internal control tersebut.Internal control diperlukan dalam setiap kegiatan bisnis agar dapat berjalan dengan baik dan benar. Internal control merupakan proses untuk menilai atau mengukur keandalan, efektifitas, efisiensi dan juga kepatuhan/ketaatan dari suatu perusahaan.Untuk mengukur keandalan, efektifitas, efisiensi maupun kepatuhan suatu perusahaan ada beberapa elemen penting yang menjadi fokus dalam internal control yakni :
1. Control Environment 2. Risk Assessment 3. Contol Activities
4. Information/Communication 5. Monitoring
Kelima elemen ini yang menjadi perhatian dalam melakukan internal control suatu perusahaan agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien (Mauldin & Jenkins, 2013).
1.6Sistematika Pembahasan
Dalam proses penelitian ini penulis membagi penelitian ini menjadi 5 (lima) bab yang memiliki keterkaitannya satu sama lain agar pembahasan penelitian ini dapat lebih terarah dan lebih akurat dalam memberikan uraiannya. Dari tiap bab memiliki sub bab- nya dengan sistematika sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Pada bab ini memberikan gambaran secara umum akan penelitian yang akan diteliti tentang isi dari penelitian yang mencakup latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika pembahasan.
BAB 2 : Landasan Teori
Dalam bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan yang memiliki relevansi dengan penelitian yang diteliti guna memberikan manfaat bagi penulis dalam penelitiannya.
BAB 3 : Objek dan Desain Penelitian
Pada bab ini menjelaskan gambaran tentang perusahaan umum akan bidang kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi perusahaan yang sedang berjalan
seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap karyawan dalam perusahaan.
BAB 4 : Pembahasan
Bab ini memuat tentang pembahasan akan masalah yang diteliti oleh penulis dengan melakukan evaluasi pada sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada perusahaan yang diterapkan dan kemudian diuraikan secara terperinci akan evaluasi sistem tersebut.
BAB 5 : Simpulan dan Saran
Bab ini penulis melakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan memberikan saran-saran yang diharapkan dapat menjadi masukan yang dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan dan dapat menjadi pertimbangan perusahaan untuk meningkatkan sistem akuntansi yang diterapkan untuk membantu memperbaiki kinerja perusahaan.
1.7 Tinjauan Pustaka
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Al-Hazmi (2012), penelitian ini menunjukkan pentingnya rutinitas dan lembaga organisasi dalam membentuk pengendalian internal dan kebijakan akuntansi dan prosedur praktik di dua perusahaan Saudi beroperasi di sektor real estate. Sebuah usaha telah dilakukan untuk membedakan lingkungan pengendalian, yang mewakili keseluruhan sikapmanajemen, kesadaran dan tindakan, dari kebijakan pengendalian dan prosedur, yang merupakan seperangkat pedoman dan prosedur yang menstabilkan manajemen atas informasi dan pengolahan transaksi.
Sebagai kesimpulan, pertama, ditemukan bahwa kebijakan pengendalian akuntansi dan praktek prosedur di kedua perusahaan sangat serupa sedangkan lingkungan pengendalian dan sistem informasi akuntansi berbeda. Kedua, studi ini menunjukkan pentingnya rutinitas dan lembaga organisasi dalam membentuk pengendalian internal dan kebijakan akuntansi dan praktek prosedur. Ketiga, ditemukan bahwa pada tingkat
makro pendekatan NIS menjelaskan bagaimana lembaga eksternal mempengaruhi baik lingkungan pengendalian dan sistem informasi akuntansi, sedangkan pendekatan OIE memberikan dasar yang berguna untuk memahami karakteristik kelembagaan dari kebijakan akuntansi yang ada dan praktek prosedur di tingkat mikro.
Selain itu, penelitian yang dilakukan oleh Sultana dan Haque (2011) menyatakan bahwa sebuah evaluasi kritis dari struktur pengendalian internal dalam organisasi diperlukan untuk menentukan kapasitas mereka untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan prosedur yang telah ditetapkan.
Penelitian ini dilakukan pada enam bank swasta yang terdaftar dari Bangladesh.Makalah ini mengembangkan sebuah model konseptual dalam mengevaluasi struktur pengendalian intern.Hasilnya adalah bahwa hampir semua bank-bank dalam sampel kami mencapai sebagian besar komponen tujuan pengendalian di tingkat yang lebih besar dan deviasi mengenai pencapaian ini adalah minimum.Hanya satu atau beberapa bank telah kurang tentang beberapa komponen kontrol.Hal ini menunjukkan bahwa lebih atau kurang struktur pengendalian internal saat ini efektif untuk semua sampel bank yang digunakan dalam penelitian ini.Penelitian ini diakhiri dengan beberapa rekomendasi tentang komponen-komponen dari variabel kontrol ditemukan tidak efektif dalam studi.
Rekomendasi dari penelitian tersebut adalah beberapa bank perlu mendesain ulang sistem informasi akuntansi otomatisnya dikarenakan sistem yang ada tidak melakukan rekonsiliasi antara subsidiary dan buku besar. Komputer di bank hanya boleh digunakan oleh pengguna yang telah diotorisasi sehingga tidak digunakan untuk kepentingan pribadi. Fungsi sistem informasi harus benar-benar terpisah dari fungsi yang tidak kompatibel untuk bank-bank di mana fungsi sistem informasi yang tidak benar-benar terpisah dari fungsi yang tidak kompatibel.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Ningsih (2013) yang melakukan penelitian BPR di Madiun, penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi pengendalian intern dalam pelaksanaan sistem dan prosedur penerimaan kas dari deposito berjangka dan pengeluaran kas dari Kredit Modal Kerja untuk wiraswasta.Metode penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian kualitatif melalui prosedur deskiriptif.Sumber data
yang digunakan adalah data primer dan sekunder, dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa dokumentasi dan observasi.
Hasil dari penelitian ini adalah pengendalian intern penerimaan kas dari Deposito Berjangka dan pengeluaran kas dari Kredit Modal Kerja untuk wiraswasta sudah baik dan sesuai dengan teori pengendalian intern atas penerimaan dan pengeluaran kas.
Namun masih sedikit ada kekurangan pada struktur organisasi serta pada formulir slip setoran Deposito dan formulir slip Kwitansi dan slip Tanda Terima Agunan. PD. BPR Bank Daerah Kota Madiun perlu memperbaiki struktur organisasinya dengan menambahkan Satuan Kerja Audit Intern (SKAI). PD. BPR Bank Daerah Kota Madiun hendaknya merekrut karyawan untuk mengisi kekosongan pada Bagian Pengawasan, Seksi Pengawasan Keuangan, Seksi Pengawasan Perkreditan, dan Seksi Rumah Tangga.
Formulir yang terkait dengan penerimaan kas dari Deposito Berjangka dan pengeluaran kas dari Kredit Modal Kerja untuk wiraswasta juga perlu sedikit diperbaiki.
Penelitian yang dilakukan oleh Mannopo (2013) menyatakan bahwa kas merupakan salah satu aktiva yang memiliki peranan penting dalam perkembangan perusahaan.Kas penting karena merupakan aset yang paling cair (liquid).Dalam upaya melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus memiliki sistem pengendalian intern atas kas mulai dari saat penerimaannya hingga penyetorannya ke bank. PT. Sinar Galesong Prima merupakan Perusahaan swasta atau salah satu main dealer khususnya mobil - mobil merk Suzuki. Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya selalu ada transaksi kas.Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan sebuah prosedur pengendalian intern terhadap penerimaan dan pengeluaran kas.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Sinar Galesong Prima Manado. Metode penelitian menggunakan metode analisis deskriptif.Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern penerimaan kas telah efektif, berlawanan dengan pengendalian intern pengeluaran kas. Sedangkan Sistem pengendalian internal pengeluaran kas belum efektif, karena masih terdapat unsur-unsur pengendalian internal di dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan, antara lain penempatan kasir yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya, kas yang ada ditangan dan kasir tidak di asuransikan,
rekonsiliasi bank tidak dilakukan oleh bagian pemeriksaan intern, dan stempel cek dipegang oleh pembuat cek tersebut, yang seharusnya oleh bagian accounting untuk kontrol.
Dalam penelitian ini, yang membedakan dengan penelitian terdahulu adalah membahas tentang evaluasi siklus pengeluaran secara spesifik pada PT Astha Beribis Grafika. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan dengan kelima elemen yang ada dalam COSO yaitu control environment, risk assessment, control activities, monitoring, dan information and communication. Setiap prosedur dalam siklus pengeluaran dievaluasi dengan kelima dari elemen COSO tersebut berdasarkan prinsip dari setiap elemennya.Dari hasil tersebut diambil kesimpulan terhadap evaluasi yang dilakukan terhadap kelima elemen COSO tersebut dalam siklus pengeluaran pada PT Astha Beribis Grafika.Setelah itu dengan adanya hasil evaluasi yang telah dilakukan maka penulis memberikan rekomendasi yang diharapkan dapat memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan memberikan dampak yang lebih baik bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya agar lebih efektif dan efisien.
