BAB E
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN INFORMATION COMMUNICATION TECHNOLOGY
(ICT) UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI (PKPU)
Dikemaskini pada 22/10/2020
1
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEROLEHAN INFORMATION COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT) UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
TAFSIRAN
1.1 Dengan merujuk kepada PP dan Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2015 tafsiran Projek ICT adalah seperti berikut:
1.1.1 “Pembangunan Projek ICT” merujuk kepada tempoh pembangunan semua aktiviti perolehan projek ICT dan/atau pembangunan sistem aplikasi sehingga projek ICT selesai (Para 8c).
1.1.2 “Projek ICT yang berimpak tinggi” merujuk kepada projek ICT yang berorientasikan pelanggan/rakyat (customer centric project) yang mempunyai kompleksiti yang tinggi serta liputan penggunaan yang luas di pelbagai peringkat pengguna (Para 8g).
1.2 Ciri-ciri Projek ICT adalah seperti pada Lampiran E1.1.
GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PEROLEHAN INFORMATION COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)
2.1 Peraturan Semasa Perolehan ICT
2.2 Perolehan ICT boleh dibahagikan kepada enam (6) proses utama seperti berikut:
2.2.1 Perancangan Perolehan;
2.2.2 Pelaksanaan Perolehan;
2.2.3 Proses Penilaian Perolehan;
2.2.4 Prosedur Pelantikan Rasmi;
2.2.5 Pemantauan dan Pelaksanaan Projek; dan
2.2.6 Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak.
Dikemaskini pada 22/10/2020
2
2.3 Perolehan ICT yang dilaksanakan hendaklah mematuhi peraturan semasa berkaitan ICT seperti berikut:
2.3.1 Kelulusan Teknikal
Dirujuk dan mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Teknikal ICT Universiti, JPICT Kementerian dan Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTICT) Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri (JPM) selaras dengan Surat Pekeliling Am semasa dan pekeliling MAMPU yang berkuat kuasa.
2.3.2 Keutamaan Perkhidmatan Pakar Dalaman
Mengutamakan penggunaan kepakaran dalaman sektor awam untuk pembangunan ICT bagi mengurangkan kebergantungan Universiti kepada kepakaran luar.
2.3.3 Keutamaan Bahan/Barangan/Perkhidmatan Tempatan
Mengutamakan produk keluaran syarikat berstatus Multimedia Super Corridor (MSC) Malaysia dan memastikan perolehan ICT yang diimport hendaklah dilaksanakan selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa.
2.3.4 Penglibatan Perunding Asing Sebagai Perunding ICT
Memastikan semua perolehan ICT yang memerlukan perkhidmatan perunding asing secara outsourcing hendaklah mendapat kebenaran MAMPU, Jabatan Perdana Menteri.
2.3.5 Pemilikan Kod Sumber (Source Code) Dan/Atau Intellectual Property Rights (IPR)
Kod sumber dan/atau Intellectual Property Rights (IPR) bagi pembangunan
sistem aplikasi dan serahan-serahan lain yang berkaitan hendaklah menjadi
Hak Milik Universiti Teknikal Malaysia Melaka.
Dikemaskini pada 22/10/2020
3
2.3.6 Pemindahan Teknologi (Transfer of Technology)
Pemindahan teknologi dan pengetahuan hendaklah dilaksanakan dengan sempurna dalam tempoh kontrak bagi memastikan Pegawai Teknikal Universiti berupaya menyelenggara perkakasan/perisian/rangkaian/sistem aplikasi selepas tamat tempoh jaminan.
2.3.7 Akta Rahsia Rasmi Atau Tapisan Keselamatan
Bagi perolehan yang memerlukan syarikat/perunding mendapat akses kepada data/maklumat/premis Universiti atau kawasan-kawasan sensitif/terperingkat, Universiti hendaklah melaksanakan tapisan keselamatan dan memastikan kakitangan syarikat yang terlibat di dalam projek Kerajaan menandatangani Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam/Syarikat Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].
2.4 Garis Panduan Pengurusan Perolehan ICT Universiti
PTj hendaklah merujuk Garis Panduan Pengurusan Perolehan ICT seperti di Lampiran E2.1 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Surat Pekeliling Am dan Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU, JPM berkaitan ICT, Arahan Perbendaharaan serta Pekeliling lain berkaitan perolehan yang berkuat kuasa.
2.5 Kaedah Pelantikan MIMOS Berhad Atau Perunding Teknologi Bagi Perkhidmatan Perundingan ICT Dan Pembekalan Aplikasi ICT
2.5.1 Universiti hendaklah mendapatkan perkhidmatan perunding teknologi (technology consultancy) daripada satu kumpulan perunding yang ditubuhkan oleh Universiti berhubung aspek ICT atau MIMOS Berhad tertakluk kepada ketetapan:
i. Melaksanakan perolehan ICT meliputi perolehan penyelesaian
(solutions), sistem dan aplikasi ICT yang melebihi RM5,000,000.00
hendaklah merujuk kepada kumpulan perunding yang ditubuhkan oleh
Universiti berhubung aspek ICT atau MIMOS Berhad;
Dikemaskini pada 22/10/2020
4
ii. Sekiranya MIMOS tidak berkemampuan untuk melaksanakan perkhidmatan tersebut, MIMOS hendaklah mengemukakan maklum balas kepada Universiti dalam tempoh 14 hari kalendar daripada tarikh surat Universiti diterima di pejabat MIMOS. Universiti adalah bertanggungjawab memastikan surat tersebut disahkan penerimaan oleh MIMOS sebagai bukti. Jika tiada maklum balas diterima oleh Universiti dalam tempoh tersebut, Universiti dibenarkan untuk melantik sendiri perunding ICT yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan mempunyai kod bidang yang berkenaan melalui kaedah semasa yang berkuat kuasa;
iii. Universiti hendaklah mengemukakan kepada MIMOS maklumat lengkap seperti berikut:
a. Ringkasan projek;
b. Siling projek;
c. Peruntukan tahunan; dan
d. Jadual pelaksanaan projek
iv. Universiti boleh melantik mana-mana perunding/pakar sebagai ahli teknikal kepada Jawatankuasa Teknikal ICT bagi perolehan yang melebihi RM5,000,000.00
v. Universiti adalah digalakkan untuk melaksanakan perolehan aplikasi tersebut daripada MIMOS. MIMOS telah membangunkan aplikasi- aplikasi teknologi berdasarkan beberapa kluster teknologi yang boleh diterima pakai oleh Agensi Kerajaan. Sekiranya Universiti bercadang untuk melaksanakan perolehan aplikasi ICT daripada MIMOS adalah tertakluk kepada ketetapan seperti berikut:
a. Universiti hendaklah memastikan spesifikasi aplikasi yang
ditawarkan oleh MIMOS sekurang-kurangnya memenuhi
keperluan spesifikasi minimum Universiti;
Dikemaskini pada 22/10/2020
5
b. Jika spesifikasi aplikasi yang ditawarkan oleh MIMOS memenuhi keperluan spesifikasi minimum Universiti, Universiti hendaklah mengguna pakai spesifikasi yang ditawarkan oleh MIMOS dan melaksanakan proses pelantikan syarikat berdasarkan tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa.
Universiti perlu melantik syarikat yang berjaya secara Sub- Kontraktor Yang Dinamakan. Ini bagi memastikan hak mendapat bayaran syarikat tersebut terpelihara; dan
c. Jika spesifikasi aplikasi yang ditawarkan oleh MIMOS tidak memenuhi keperluan spesifikasi minimum Universiti, Universiti boleh membuat tawaran kepada syarikat lain tertakluk kepada syarikat tersebut hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan mempunyai kod bidang yang berkenaan melalui kaedah perolehan semasa yang berkuat kuasa.
PROSES PEROLEHAN ICT
3.1 Perancangan
3.1.1 Perolehan ICT dikategorikan sebagai perolehan berisiko tinggi terutamanya apabila mengambil kira kompleksiti dan perubahan teknologi yang begitu pantas.
3.1.2 Dengan merujuk kepada PP/PK2 Lampiran 2.27 pada Garis Panduan Perolehan ICT Kerajaan, perancangan dalam perolehan ICT meliputi:
i. Kenal pasti keperluan
Perolehan ICT hendaklah berasaskan keperluan sebenar yang dikenal pasti dengan teliti serta menetapkan faedah yang diharapkan.
ii. Peruntukan
Penentuan peruntukan mengambil kira semua aspek yang terlibat
seperti skop projek, lokasi, sumber tenaga kerja dan sebagainya.
Dikemaskini pada 22/10/2020
6
Universiti hendaklah memastikan peruntukan telah diluluskan dan mencukupi.
iii. Kajian pasaran
Kajian pasaran dibuat bertujuan untuk mendapatkan maklumat berhubung dengan teknologi terkini, produk yang ditawarkan, harga pasaran serta maklumat pembekal.
iv. Penentuan skop dan cost benefit analysis
a. Universiti hendaklah mengambil kira peruntukan dan prinsip perbelanjaan berhemat dalam menentukan skop perolehan ICT.
b. Perolehan yang dicadangkan hendaklah dapat memberi nilai faedah terbaik dengan mengambil kira keupayaan sistem bagi tempoh sekurang-kurangnya tiga (3) tahun selepas tarikh siap projek serta mengambil kira total cost of ownership.
v. Penentuan perkhidmatan penyelenggaraan dan sokongan
a. Universiti hendaklah memastikan kos penyelenggaraan dan sokongan diperincikan dan tidak ditetapkan secara lump sum.
Kos alat ganti perlu diasingkan dan ditetapkan siling. Bayaran hendaklah dibuat berdasarkan kepada kerja sebenar yang disiapkan.
b. Bagi pembangunan sistem aplikasi, Universiti hendaklah memastikan kos penyelenggaraan sistem aplikasi tidak dimasukkan dalam kos kontrak projek pembangunan sistem aplikasi.
c. Bagi perkhidmatan penyelenggaraan dan sokongan yang
melibatkan kekangan teknologi, design atau infrastruktur
seperti perkhidmatan rangkaian, Universiti disaran supaya
menetapkan tempoh kontrak minimum dua (2) tahun.
Dikemaskini pada 22/10/2020
7
vi. Pemilihan produk
Universiti hendaklah memastikan produk yang dipilih berasaskan open standard serta memberi keutamaan kepada produk yang berasaskan teknologi sumber terbuka (open source).
vii. Penentuan jangka masa/jadual pelaksanaan.
Universiti hendaklah mengenal pasti skop dan jadual pelaksanaan projek dan memastikan tempoh penyerahan yang ditetapkan adalah munasabah.
viii. Penentuan kaedah pelaksanaan
Universiti hendaklah mengenal pasti sama ada pelaksanaan projek ICT mampu dilaksanakan secara in-house atau secara outsourcing/co.sourcing.
ix. Kenal pasti impak
x. Kenal pasti kekangan
xi. Kenal pasti risiko
Aspek-aspek risiko yang perlu diberi perhatian ialah dari segi pengurusan kakitangan, keperluan projek, pengurusan perubahan, teknikal, pengujian dan integrasi, pemilihan pembekal dan lain-lain.
xii. Laporan kajian
Laporan kajian hendaklah dibentangkan dalam Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti untuk kelulusan sebelum proses perolehan dilaksanakan.
xiii. Kelulusan Pelaksanaan
Universiti hendaklah memastikan kelulusan diperolehi dari pihak-pihak
yang berkaitan sebelum proses perolehan dilaksanakan.
Dikemaskini pada 22/10/2020
8
3.1.3 Pelaksanaan
i. Pasukan Projek.
a. Setiap projek ICT perlu mewujudkan Pasukan Projek yang mesti diterajui oleh personel ICT yang kompeten dan berkemahiran dalam pengurusan projek ICT.
b. Pasukan Projek ICT ini adalah juga Jawatankuasa Spesifikasi dan Pasukan Penyedia Terma Rujukan.
c. Spesifikasi yang disediakan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal ICT untuk kelulusan sebelum perolehan dilaksanakan. TOR bagi perkhidmatan perunding ICT yang disediakan hendaklah disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP) terlebih dahulu sebelum proses perolehan dilaksanakan.
d. Keahlian dan bidang tugas pasukan projek ICT adalah seperti berikut
:Pengerusi Ketua PTj Ahli-ahli Personel ICT
Pegawai-pegawai dari PTj yang berkaitan Urus setia Pentadbiran PTj
e. Bidang Tugas
a) Menyediakan spesifikasi bagi perolehan bekalan/perkhidmatan ICT dan menyediakan TOR untuk perkhidmatan perunding.
b) Skop bidang tugas Pasukan Projek untuk menilai spesifikasi adalah seperti berikut:
i) Merancang serta menyediakan arah tuju dan
strategi projek.
Dikemaskini pada 22/10/2020
9
ii) Mengenal pasti aktiviti projek dan jadual pelaksanaan secara terperinci.
iii) Melaksanakan projek mengikut skop dan jadual yang telah ditetapkan. Mencadangkan penguatkuasaan terma-terma kontrak kepada Jawatankuasa Teknikal ICT.
iv) Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan projek dan cadangan penyelesaian.
v) Memantau kemajuan pelaksanaan projek berdasarkan kontrak serta jadual-jadual yang telah dipersetujui.
vi) Menyemak dan memastikan serahan projek melalui jaminan kualiti serta menepati standard yang ditetapkan.
vii) Melaporkan status projek kepada Jawatankuasa Teknikal ICT.
ii. Jawatankuasa Teknikal ICT
a. Carta alir pelaksanaan projek ICT yang memerlukan kelulusan Kementerian Pendidikan Malaysia dan MAMPU adalah seperti di Lampiran E3.1.
b. Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sebulan sekali sepanjang tempoh projek atau mengikut keperluan.
c. Jawatankuasa Teknikal ICT dikehendaki untuk menandatangani surat pelaksanaan Integrity Pact selesai tugas.
d. Setiap ahli akan dicalonkan oleh Dekan/Ketua PTj untuk
mewakili Fakulti/PTj dan tempoh lantikan adalah selama 2
tahun.
Dikemaskini pada 22/10/2020
10
e. Jawatankuasa Teknikal ICT boleh menjalankan tanggungjawab dengan kehadiran empat (4) ahli Jawatankuasa termasuk Pengerusi dalam satu-satu masa.
f. Ahli Jawatankuasa Teknikal ICT dilantik oleh Naib Canselor, yang terdiri daripada:
Pengerusi Ketua Pegawai Maklumat.
Pengerusi Ganti/Ahli
Timbalan Ketua Pegawai Maklumat.
Ahli J/kuasa 3 orang Wakil Kumpulan Pengurusan dan Profesional dari :
- Pusat Pengetahuan dan Perkhidmatan Komunikasi (PPPK).
- Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK).
- Pejabat Bendahari.
- Wakil Pejabat Keselamatan Pekerja Dan Kelestarian Alam Sekitar.
- Wakil dari salah seorang Pengurus COE.
- Wakil pakar dari pihak luar (sekiranya perlu).
Setiausaha Wakil dari PPPK
Urus setia Unit Perolehan, Pejabat Bendahari
g. Berdasarkan kepada skop dan fungsi yang berbeza, adalah dicadangkan untuk Jawatankuasa Teknikal ICT diwujudkan bagi menggantikan Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti dengan skop dan fungsi seperti berikut:
a) Menentukan spesifikasi teknikal bagi setiap perolehan
projek ICT yang ingin dilaksanakan berdasarkan
kelulusan dari Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti.
Dikemaskini pada 22/10/2020
11
b) Memperakukan perolehan projek ICT bagi tujuan kelulusan oleh Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Pemandu ICT Kementerian mengikut had nilai.
c) Menyemak dan memastikan serahan projek memenuhi keperluan yang ditetapkan.
d) Mengkaji isu-isu dasar yang timbul semasa pelaksanaan projek dan memperakukan cadangan penyelesaian kepada Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti untuk kelulusan.
e) Mengkaji dan memperakukan cadangan penguatkuasaan terma-terma kontrak kepada Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti.
f) Memberi penyelesaian kepada isu-isu teknikal yang timbul semasa pelaksanaan projek.
g) Memperakukan serahan projek kepada Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti dan Kementerian untuk kelulusan.
h) Melaporkan status kemajuan projek kepada Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti dan Kementerian.
iii. Jawatankuasa Pemandu ICT Universiti
a. Bertanggungjawab dalam melulus dan mengesahkan pelaksanaan setiap peringkat projek berdasarkan kepada cadangan dan perakuan yang dikemukakan oleh Jawatankuasa Teknikal ICT dan Pasukan Projek.
b. Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya dua (2)
kali setahun.
Dikemaskini pada 22/10/2020
12
c. Keahlian:
Pengerusi Naib Canselor
Ahli-ahli
Timbalan Naib Canselor (Akademik &
Antarabangsa)
Timbalan Naib Canselor (Penyelidik &
Inovasi)
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) Penolong Naib Canselor (Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti)
Ketua Pegawai Operasi Bendahari
Ketua Pegawai Maklumat Dekan FTMK
Dekan FKEKK
Pengarah Pusat Pengurusan Strategik, Kualiti & Risiko
Penasihat Undang-Undang
Setiausaha Pengarah Pusat Perkhidmatan Pengetahuan dan Komunikasi
Urus setia PPPK
d. Bidang Tugas
a) Menetapkan arah tuju dan strategi untuk pembangunan dan pelaksanaan ICT Universiti.
b) Merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber seperti kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang diperlukan bagi melaksanakan arah tuju / strategi ICT Universiti.
c) Merancang dan menyelaras pembangunan dan pelaksanaan program / projek ICT Universiti.
d) Memastikan pembangunan ICT selari dengan pelan
strategik Universiti.
Dikemaskini pada 22/10/2020
13
e) Menilai dan meluluskan projek ICT Universiti berdasarkan kepada keperluan sebenar dan dengan perbelanjaan yang berhemat serta mematuhi peraturan-peraturan semasa.
f) Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT Universiti serta memahami keperluan, masalah dan isu-isu yang dihadapi dalam pembangunan dan pelaksanaan ICT.
g) Memantau hal berkaitan keselamatan ICT.
h) Mengemukakan kertas cadangan perolehan ICT Universiti kepada JPICT Kementerian dan JTISA untuk kelulusan teknikal berdasarkan had nilai kelulusan yang ditetapkan.
i) Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT Universiti yang telah diluluskan oleh JTISA kepada JPICT Kementerian mengikut tempoh-tempoh yang telah ditetapkan.
e. Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) adalah
bertanggungjawab untuk menetapkan arah tuju dan strategi
untuk pembangunan dan pelaksanaan ICT Universiti selain
merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber
seperti kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang
diperlukan bagi melaksanakan arah tuju/strategi ICT Universiti
sebelum permohonan bajet dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Melulus. Setelah bajet diluluskan, proses perolehan
perlu dilaksanakan berdasarkan kaedah perolehan yang
ditetapkan mengikut had nilai. proses kerja yang perlu melalui
JPICT UTeM adalah seperti di Lampiran 3.3.
Dikemaskini pada 22/10/2020
14
iv. Jawatankuasa Teknikal ICT Kementerian
a. Bidang Tugas
a) Memproses dan menilai semua permohonan perolehan projek ICT Kementerian dan agensi di bawahnya.
b) Mengesyorkan perakuan teknikal projek ICT kepada JPICT Kementerian
c) Memantau kemajuan pembangunan dan pelaksanaan projek ICT agensi yang diluluskan oleh JPICT Kementerian dan JTISA dan melapor kepada JPICT Kementerian.
d) Mengenal pasti masalah dan isu semasa dalam pembangunan atau pelaksanaan projek ICT agensi di bawah Kementerian serta mengesyorkan cadangan penyelesaian kepada JPICT Kementerian.
e) Menyediakan laporan kepada JPICT Kementerian mengikut keperluan.
v. Jawatankuasa Pemandu ICT Kementerian
a. Bidang Tugas
a) Menetapkan arah tuju dan strategi untuk pembangunan dan pelaksanaan ICT Kementerian
b) Merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber seperti kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang diperlukan bagi melaksanakan arah tuju/strategi ICT Kementerian.
c) Merancang dan menyelaras pembangunan
program/projek ICT Kementerian dan semua agensi di
Dikemaskini pada 22/10/2020
15
bawahnya supaya selaras dengan pelan strategik organisasi dan pelan strategik ICT.
d) Menyelaras dan menyeragamkan pembangunan dan pelaksanaan ICT antara Kementerian dan semua agensi di bawahnya dengan pelan strategik organisasi dan pelan strategik ICT sektor awam.
e) Mempromosi dan menggalakkan perkongsian pintar projek ICT antara Kementerian dan smeua agensi di bawahnya.
f) Merancang dan menentukan langkah-langkah keselamatan ICT.
g) Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT Kementerian dan semua agensi di bawahnya, serta memahami keperluan, masalah dan isu-isu yang dihadapi dalam pembangunan dan pelaksanaan ICT.
h) Menilai dan meluluskan semua perolehan ICT Kementerian dan semua agensi di bawahnya berdasarkan kepada keperluan sebenar dengan perbelanjaan yang berhemat serta mematuhi peraturan-peraturan semasa yang berkaitan.
i) Menyelaras dan mengemukakan kertas cadangan perolehan ICT bagi Kementerian dan semua agensi di bawahnya kepada JTISA untuk kelulusan teknikal.
j) Mengemukakan laporan projek ICT yang diluluskan di peringkat JPICT Kementerian dan dibuat perolehan kepada JTISA.
k) Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT bagi
Kementerian dan semua agensi di bawahnya yang
Dikemaskini pada 22/10/2020
16
telah diluluskan oleh JTISA kepada JTISA mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
vi. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA)
a. Kelulusan JTISA ini terpakai bagi semua projek ICT agensi sektor awam yang dibiayai oleh peruntukan kewangan kerajaan Persekutuan atau projek ICT yang dilaksanakan melalui kaedah Inisiatif Pembiayaan Swasta (PFI).
b. Had nilai dan peringkat kelulusan teknikal projek ICT adalah seperti pada Lampiran E3.2.
c. Skop Projek ICT yang perlu mendapatkan kelulusan teknikal JTISA adalah seperti berikut:
a) Projek Baharu
i) Projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti perolehan, perkakasan, perisian, rangkaian, pengurusan data, pembangunan sistem aplikasi serta perkhidmatan berasakan ICT untuk membangunkan projek ICT agensi sektor awam yang merangkumi:
ii) Pembangunan sistem aplikasi - Pembangunan sistem aplikasi menggunakan perisian pembangunan, customization dan/atau integrasi.
iii) Perkakasan ICT – merangkumi semua jenis
perkakasan atau peranti elektronik yang
diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek
ICT iaitu peralatan input/output.
Dikemaskini pada 22/10/2020
17
iv) Perisian ICT – merangkumi semua jenis perisian sistem (sistem operasi, pangkalan data dan perisian untuk membangunkan sistem), perisian aplikasi (perisian yang digunakan untuk menyokong kerja-kerja harian dalam urusan pengurusan dan pentadbiran pejabat serta pengajaran dan pembelajaran) dan lesen perisian (pembelian dan pembaharuan).
v) Rangkaian sistem – merangkumi perolehan perkakasan, perisian dan perkhidmatan bagi menyediakan kemudahan rangkaian luas (WAN), rangkaian setempat (LAN) dan rangkaian tanpa wayar.
vi) Perkhidmatan-perkhidmatan lain – merangkumi semua jenis perkhidmatan teknikal yang diperolehi daripada syarikat perunding swasta, kontraktor dan syarikat- syarikat lain yang berkaitan
b) Peningkatan Sistem
Memperingkatkan keupayaan, perubahan dan/atau pertambahan skop, tempoh, change request atau menaik taraf perkakakan, perisian, rangkaian, aplikasi dan/atau perkhidmatan ICT.
c) Pertambahan Peralatan
Menambahkan bilangan bagi mana-mana perkara di
bawah kategori perkakasan, perisian dan/atau
rangkaian bagi projek ICT.
Dikemaskini pada 22/10/2020
18
d) Peluasan Skop
Memperkembangkan pelaksanaan projek ICT dari lokasi sedia ada ke lokasi-lokasi lain atau dengan menambah bilangan pengguna di lokasi yang sama atau pun kedua-duanya sekali.
d. Perolehan yang dikecualikan dari mendapat kelulusan JTISA:
a) Perkhidmatan penyelenggaraan peralatan ICT dan sistem aplikasi.
b) Perkhidmatan ICT yang memerlukan pelanjutan seperti langganan maklumat dalam talian, sewaan talian dan perkhidmatan hosting yang tiada perubahan kepada skop asal tidak perlu memohon kelulusan JTISA.
c) Perolehan peralatan teknologi baharu dan peralatan dalam bidang penyelidikan dan pembangunan (R&D)
d) Perolehan bagi peralatan bukan ICT yang digabung dengan peralatan ICT untuk tujuan khas
e) Dan lain-lain.
3.1.4 Penentuan kaedah perolehan
i. Universiti boleh menentukan kaedah perolehan secara pembelian terus, Sebut Harga, Tender Terbuka, Tender Terbuka Pra Kelayakan atau Request For Proposal (RFP).
ii. Sekiranya Universiti memerlukan syarikat mengadakan
demonstrasi/benchmarking/prototype/proof of concept (POC) ke atas
tawaran yang dikemukakan, keperluan tersebut hendaklah dinyatakan
di dalam dokumen tender/sebut harga.
Dikemaskini pada 22/10/2020
19
iii. Perolehan perkhidmatan perunding ICT boleh dilaksanakan secara Lantikan terus Berserta Kos Siling/Tender Terhad/Tender Terbuka tertakluk kepada had nilai yang ditetapkan.
iv. Kaedah perolehan adalah seperti berikut:
a. Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel
b. Perolehan Secara Sebut Harga
c. Perolehan Secara Tender
d. Perolehan Secara RFP
a) Universiti boleh melaksanakan perolehan ICT secara tender mengikut kaedah RFP bagi mencari penyelesaian yang paling tepat mengikut keperluan sesuatu projek.
b) Universiti hendaklah menjelaskan kepada semua syarikat yang menyertai tender RFP dan memasukkannya di dalam dokumen RFP, syarat- syarat khusus seperti berikut:
i) Universiti berhak memilih satu cadangan RFP atau kombinasi RFP untuk dijadikan satu spesifikasi baru tanpa melibatkan sebarang bayaran atau pampasan kepada syarikat.
ii) Universiti tidak terikat untuk melantik mana- mana syarikat berdasarkan cadangan RFP yang dikemukakan.
iii) Syarikat bertanggungjawab (accountable)
terhadap apa-apa representasi dan dokumen
RFP yang dikemukakan adalah sulit.
Dikemaskini pada 22/10/2020
20
c) Dokumen RFP perlu mengandungi sekurang- kurangnya perkara-perkara berikut:
i) Ringkasan eksekutif mengenai pendekatan pelaksanaan projek
ii) Proses pelaksanaan projek, project milestone dan serahan projek.
iii) Cadangan Skop projek
iv) Maklumat korporat syarikat termasuk saiz syarikat dan keupayaan kewangan.
v) Kepakaran/keupayaan tenaga kerja syarikat
vi) Pengalaman syarikat dalam bidang berkaitan termasuk senarai projek/pelanggan
vii) Cadangan prosedur menangani risiko seperti kelewatan projek, isu-isu pelaksanaan dan risiko kewangan yang terlibat.
viii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
d) Laporan hasil penilaian hendaklah dibentangkan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan.
e. Perolehan Perkhidmatan Perunding ICT
3.2 Penilaian
3.2.1 Penilaian teknikal
3.2.2 Penilaian harga
3.2.3 Penilaian POC (tertakluk kepada keperluan)
Dikemaskini pada 22/10/2020
21
i. Penilaian POC dilaksanakan bagi menunjukkan membuktikan produk atau solutions yang dicadangkan oleh syarikat boleh berfungsi dan beroperasi seperti mana yang diperlukan dalam persekitaran sebenar.
ii. Penilaian POC adalah bergantung pada kriteria sesuatu projek.
iii. Penilaian Perunding
3.3 Prosedur Pelantikan Rasmi
3.3.1 Dokumen-dokumen yang perlu dikeluarkan adalah selaras dengan tatacara perolehan berkuatkuasa seperti berikut:
i. Surat Niat
ii. Surat Pelawaan
iii. Surat Setuju Terima
iv. Bon Pelaksanaan
v. Penyediaan dan tandatangan kontrak
vi. Satu ikatan kontrak di antara Universiti dan syarikat dengan segera tidak melebihi empat (4) bulan dari tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh syarikat.
vii. Perkara-perkara asas yang perlu dimasukkan dalam kontrak adalah seperti berikut:
a. Definisi
b. Obligasi UTeM dan syarikat
c. Nilai kontrak dan pecahan harga terperinci
d. Tempoh projek
e. Jadual bayaran dan dokumen sokongan
Dikemaskini pada 22/10/2020
22
f. Perincian komponen
g. Isu-isu teknikal yang khusus
h. Prosedur penyediaan, penerimaan dan pengesahan
i. Kaedah kawalan dan pemantauan projek
j. Tanggungjawab syarikat
k. Pemilikan hak harta intelek
l. Kaedah penyelesaian isu/masalah
m. Kaedah risk management
n. Penetapan jaminan
o. Perkara-perkara berhubung tahap perkhidmatan
p. Hal komersil
q. Kerahsiaan
r. Sumber-sumber dan kemudahan yang disediakan oleh kedua- dua pihak
s. Kebenaran memasuki premis
t. Pemindahan teknologi
viii. Tempoh jaminan
a. Tempoh jaminan bagi sistem aplikasi adalah sekurang- kurangnya dua belas (12) bulan dari tarikh penerimaan akhir.
b. Tempoh jaminan perkakasan dan perisian adalah sekurang-
kurangnya dua belas (12) bulan dari tarikh penerimaan akhir
ataupun mengikut tempoh jaminan yang dinyatakan oleh
syarikat pengeluar/pembuat.
Dikemaskini pada 22/10/2020
23
3.4 Pemantauan Dan Pelaksanaan Projek
3.4.1 Bekalan ICT – dalam tempoh yang telah dipersetujui
3.4.2 Perkhidmatan ICT – Memastikan klausa SLA termaktub dalam kontrak dan memantau tahap pencapaian SLA tersebut.
3.4.3 Perkhidmataan Perunding ICT - Hasil kajian adalah memenuhi keperluan Universiti dan disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan berdasarkan TOR yang dipersetujui.
3.4.4 Pembangunan Sistem Aplikasi
i. Memastikan Jawatankuasa Pemandu ICT dan Jawatankuasa Teknikal Projek mengadakan mesyuarat secara berkala bagi memantau dan mengawal kemajuan projek.
ii. Universiti hendaklah melaksanakan pengujian bagi menentusahkan semua perkakasan/perisian/sistem aplikasi dan lain-lain yang berkaitan memenuhi keperluan spesifikasi dan fungsi yang ditetapkan.
3.4.5 Jaminan kualiti
3.4.6 Latihan pemindahan teknologi
3.4.7 Serahan
3.4.8 Laporan
3.4.9 Perubahan kuantiti/spesifikasi dan pelanjutan tempoh kontrak
i. Diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang asal tertakluk kepada had nilai dan kuasa yang ditetapkan.
ii. Bagi projek pembangunan sistem aplikasi, sebarang perubahan
kuantiti/spesifikasi dan pelanjutan tempoh kontrak perlu diperakukan
oleh Jawatankuasa Pemandu ICT sebelum dikemukakan kepada
Pihak Berkuasa Melulus untuk kelulusan.
Dikemaskini pada 22/10/2020
24
3.4.10 Penyerahan Projek - Universiti hendaklah mendapatkan kelulusan ke atas laporan akhir projek daripada Jawatankuasa Pemandu ICT bagi tujuan penyerahan/penamatan projek.
3.5 Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak
3.5.1 Penyediaan Jadual/Rekod Pemantauan Kontrak
3.5.2 Memantau Pentadbiran Kontrak
3.5.3 Pelanggaran/Percanggahan Syarat Kontrak
Sebarang pelanggaran/percanggahan kontrak, kelewatan penyerahan, perubahan skop dan sebagainya hendaklah mendapat pandangan daripada pihak berkaitan seperti Jawatankuasa Pemandu ICT, Jawatankuasa Teknikal ICT dan Penasihat Undang-Undang dan mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus bagi sebarang tindakan yang akan diambil selaras dengan peraturan kewangan semasa.
3.5.4 Tindakan Liquidated Ascertained Damages (LAD)/Denda
i. Kelewatan menyiapkan projek yang tidak mengikut jadual yang ditetapkan dalam kontrak berkenaan.
ii. Kelewatan membekal atau gagal membekal atau mutu barang/perkhidmatan ICT yang dibekalkan tidak mengikut spesifikasi/kualiti dalam kontrak.
3.6 Penamatan Kontrak.
3.7 Bayaran Kemajuan.
3.7.1 Universiti hendaklah membuat bayaran berdasarkan kemajuan pelaksanaan
projek mengikut jadual bayaran dan dokumen sokongan yang ditetapkan
dalam dokumen kontrak
Dikemaskini pada 22/10/2020
25
3.7.2 Universiti hendaklah mendapatkan pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal ICT bahawa kerja-kerja tersebut telah disempurnakan dan semua dokumen telah diserahkan sebelum bayaran boleh dibuat.
3.8 Pelepasan Bon Pelaksanaan.
3.9 Penilaian Projek.
Dikemaskini pada 22/10/2020
